Procédures pour l’élaboration des plans de durabilité de projets TIDC post-APOC : projets de 5ème et 3ème année

PROCEDURES POUR L'ELABORATION DE PLANS DE DURABILITE DE PROJETS TIDC POST .APOC (PROJETS DE 5ème ET 3ème année) Mai 2OO3 @ÿ @ PROORAM,T E AFRTCAIN DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE OR6ANTSATTON âAONDIALE DE LA SANTE Fî.:I l- ITflÇ:' -'_dÈ PROCEDURES POUR L'ELABORATION DE PLANS POST.APOC DE DURABILITB DES PROJETS TIDC (Projets de 5è-" et 3è.. année) PROJETS TIDC DE TANZANIE Note d'information VEUILLEZ UTILISER CE GUIDE PENDANT LA REUNION DE PLANIFICATION DE LA RESTITUTION ET POUR FINALISER UN PLAN DE DURABILITE DU TIDC A TRANSMETTRE A LA DIRECTION DE L'APOCIMMEDIATEMENT APRES I-A REMISE DU RAPPORT D'EVALUATION. RAPPELEZ-VOUS DE SOUMETTRE LE PLAN DE DURABILITE AVEC LES PLANS SANITAIRES ANNUELS DE LA PROVINCE ET DES DISTRICTS ENDEMIQUES. VEUILLEZ NOTER QUE LA DIRECTION EXAMINERA LE PLAN DE TRAVAIL ET LE BUDGET POUR LASIXIEME ANNEE A CONDITION QU'UN PLAN DETAILLE DE DURABILITE SOIT APPROUVE PAR LA DIRECTION DE L'APOC, DEFINI TION AMENDEEDELADURABILITE DURABILITE: la capacité d'un projet de continuer à fonctionner effïcacement en utilisant aussi bien ses propres ressources que celles fournies de I'extérieur - à condition que toutes ces ressources, en particulier celles du gouvernement soient fiables. (La direction d'ApOC, Avril 2003) GUIDE Le but de ce guide est de mettre en relief les éléments clés d'un plan de durabilité du TIDC. Il vise à aider les évaluateurs et les Coordonnateurs Nationaux à diriger une réunion des parties prenantes afin d'élaborer un plan triennal post-APOC de durabilité du TIDC pour soumission à la direction de I'APOC. Rappel: Le but de la réunion de planification NE doit PAS être de remplacer le financement de I'APOC par celui d'un autre donateur externe au partenariat de t;,tpoc. Il revient au gouvernement et aux communautés de prendre la relève. A. Pour élaborer un plan de durabilité du TIDC, it est essentiel d'adopter le Processus recommandé. Quel est le processus recommandé? Tous les partenaires qui soutiennent un projet TIDC doivent participer à la réunion et élaborer conjointement le plan. un plan ne doit pas être développé par une seule partie des partenaires d'appui, le GTNO ou l'équipe régionale/de district de lutte contre l'Onchocercose. L'Equipe Sanitaire Cadre de la région/du district doit présider la réunion d'élaboration du plan. iii. Les partenaires à chaque niveau - Les membres aux niveaux National (GTNO), Régional et District doivent discuter et avoir une bonne compréhension de l'imporlance du Plan de durabilité. iv. Les éléments suivants doivent être mis à la disposition de la réunion: (a) Les plans de développement sanitaire précédents et actuels du district (b) La ôafte REMO de la zone de projet. Le nombre de communautés éligibles pour le traitement de masse et celles qui sont en train d'être traitées; la population totale et le nombre de personnes traitées annuellement de l'An I à l'An 5 0u de I'an I à I'an 3 selon le cas. (c) Les lettres d'Accord (An 1-5 ou An 1-3) et les informations sur la contribution financière du gouvernement et des autres partenaires (d) Le rapport d'évaluation de la durabilité v. Après qu'un plan ait été élaboré, tous les partenaires doivent confirmer par écrit, leur engagement à financer ce plan. Une copie SIGNEE doit être transmise au siège de I'APOC vi. Les partenaires doivent très bien comprendre la nécessité d'élaborer un plarr quinquennal ou décennal de durabilité du TIDC Presque immédiatement après cet exercice. Les du groupe qui doit élaborer le plan de durabilité TIDC au niveau du pavs Au niveau District a. Administrateur régional ou son Représentant b. Le Médecin Chef de la Région c. Les Médecins Chefs (MCD) des Districts d. Le Chef de l'Administration & des Finances des districts endémiques e. Les Responsables de la planification au niveau des Districts f. Les équipes de coordination de la lutte contre I'onchocercose au niveau distnct g. Le Grôupe de Travail National de lutte contre I'Onchocercose (GTNO) de la Tanzanie h. Le représentant de l'ONGD et toute ONG locale qui participe activement au TIDC Il est prévu qu,ensuite, lors des réunions du personnel régional /de district, un plan commun de durabilité soit élaboré. B. Liste de contrôle des informations CLES qui. doivent figurer dans un plan de durabilité post-APOC (après la seme ou la 3eme Année)' (voii l'Appendice 7 pour un guide supplémentaire sur le canevas du plan) Informations de base du Projet a. Carte REMO b. Période de financement de I'APOC c. Mise en oeuvre du TIDC- acquis et défis d. Formation du personnel de santé et des DDC- Objectifs Annuels de Formation et Résultats (1*' à 5è'' ou de la 1è" à la 3è-'Année) (i) 2 WHO/APOC 03 mai 2003 e. Couverture .(géographique et thérapeutique) - Objectifs Annuels de Traitement et Résultats (1t'" -5''' ou l"' à la 3'" Année) (ii ) Définition du Rôle de chaque oartenaire d'aooui dan l'ère post-APOC Il serait nécessaire lors de la réunion de discuter /examiner les rôles que les différents partenaires ont joués au cours des cinq dernières années et de savoir si une modification est nécessaire. Les rôles doivent être clairement définis dans le plan: a. Rôle de la communauté - leurs taches doivent rester inchangées b. Rôle du Centre de Santé/Service Sanitaire de Première Ligne (SSPL), des Districts c. Rôle des autorités Régionales et Nationales. d. Rôle de I'ONGD partenaire d'appui (s'il y en a) (iii) Les plans doivent montrer des preuves que tous les problèmes fondamentaux soulevés dans le rapport d'évaluation ont été traités par le gouvernement à tous les niveaux. (iv) Les plans doivent remplir les conditions d'obtention d'un appui supplémentaire de l'APOC définies au paragraphe D (iii) ci-dessous. (v) Un accord écrit stipulant que les contributions triennales du MINSAN et de I'ONGD d'appui au budget du TIDC seront libérées par le gouvernement (Région et District) et si nécessaire par I'ONGD. (vi) Le plan s de District. a. Yéifiez si les activités de lutte contre l'onchocercose ont été incluses et budgétisées dans le plan Provinciall de District (Plan Sanitaire). Si tel n'est pas le cas, cette faute doit être corrigée dans les plans actuels et futurs. b. Le plan de durabilité du TIDC doit faire partie intégrante du Plan Sanitaire du MINSAN. Cela signifie que les activités de TIDC doivent figurer dans les Plans Sanitaires Régionaux et de District et que le ol de durabilité siené doit être soumis à la direction de I'APOC en même temos que le Plan de dével Sanitaire du District C. Budget du Plan de Durabilité du TIDC a) La première étape et la plus importante est que les partenaires définissent les ACTMTES DE BASE requises pour que le processus de TIDC réussisse, par exemple, maintenir la distribution de I'ivermectine à une couverture géographique de 1007o et une couverture thérapeutique de plus de 657o de la population totale.b) Ensuite, l'équipe devra préparer un plan d'action détaillé basé sur les activités de base définies (voir (h) ci-dessous) c) Il faut prendre le temps pendant la réunion de définir le soutien financier requis et de se mettre d' accord là-dessus. d) Etudier et comprendre les critères de I'APOC pour l'octroi d'un appui supplémentaire avant de procéder à l'élaboration du budget. Ces critères sont présentés ci-dessous pour référence (pour les projets de 5"'année uniquement). e) Le Plan doit être au moins un plan triennal de durabitité. ., WHO/APOC 03 mai2003 0 Intégrer dans le Plan annuel, un tableau montrant la somme que le projet a reçu du Fonds Spécial de l'APOC et d'autres partenaires au cours de chacune des cinq dernlères années de vie du projet (lère, Zème,3ème, 4ème et 5è*' année) et le montant total. g) La iustification du budget du plan triennal de durabilité doit être suffisante et détaillée. h) Un plan de travail détaillé doit accompagner le budget pour la durabilité. Ce plan de travail doit comporter des objectifs, des activités, des résultats attendus, une période/programmation, des personne(s) responsables et une source de financement. D. CRITBRES D'OBTENTION D'UN APPUI SUPPLEMENTAIRE DE L'APOC (pour tes projets de 6è-" année uniquement) Après la cinquième année du projet, I'APOC NE doit plus fÏnancer des activités de programme. Il s'agit des coûts suivants: - Les allocations sur les salaires - Les activités de routine du TIDC telles que la formation des DDC, le suivi et la supervision ainsi que la distribution du Mectizan - Les coûts de fonctionnement des véhicules à moteur - Le coût des consommables - L'enlèvement interne et le transport du Mectizan l. ii. Les coûts des activités ci-dessus ne doivent pas apparaître dans la colonne réservée à I'APOC dans le Plan de durabilité mais doivent être pris en charge principalement par le gouyernement ou si absolument nécessaire par I'ONGD. iii. L,APOC pourrait fournir un appui supplémentaire pendant trois autres années de mise en oeuvre du TIDC si les projets remplissent les conditions suivantes: o Existence d'un plan triennal de durabilité post-APOC . Il y a des preuves irréfutables que les problèmes soulevés pendant l'évaluation à mi- parcours ont (et sont en train d'être) attentivement et systématiquement résolus. . Il y a des preuves que les ressources ont été utilisées pour les activités planifiées comme prévu. o Il y a des preuves qu'une couverture géographique de 1007o et une couverture thérapeutique acceptable (plus de65Vo) ont été réalisées. o Un engagement écrit stipulant que le plan triennal post-APOC sera suivi d'un plan décennal de durabilité post-APOC. iv. L'APOC POURRAIT soutenir les activités suivantes : L'APOC peut envisager de fournir une assistance technique et un appui en plaidoyer après la cinquième année, pour les années 6-8, si et seulement si certains critères sont réunis. Ce soutien pour les projets après leur cinquième année inclut: 4 WHO/APOC 03 mai 2003 v- Le remplacement des biens d'investissement - Le renforcement des capacités pour consolider la durabilité du projet, en ce qui concerne en particulier la gestion efficace des ressources rares, le plaidoyer et la mobilisation des ressources locales ainsi que le développement du leadership, la gestion des données /informations - Le plaidoyer visant à encourager l'engagement du gouvernement à continuer à soutenir le TIDC - L'assistance technique pour le suivi et l'évaluation externes - La cartographie REMO La recherche opérationnelle pour améliorer la mise en oeuvre de la durabilité du TIDC Il ne doit pas y avoir de colonne réservée à I,APOC dans le budget, à moins que cela ne soit absolument nécessaire (par exemple - les biens d'investissement NON remplacés au cours de la 5"-" année peuvent être demandés; le plaidoyer de haut niveau et les activités citées ci-dessus). Les facilitateurs doivent guider la réunion et s'assurer que les éléments cités ci-dessus sont conformes aux critères d'obtention d'un appui supplémentaire. PERSONNEL ET FONCTIONS POUR LA DURABILITE DU TIDC. Après la CINQUIEME année de mise en oeuvre du TIDC, le personnel requis pour maintenir les activités à chaque niveau et ses fonctions doivent être réduits au minimum. Veuillez décrire ci- dessous le personnel et les fonctions qui doivent demeurer pour pernettre au projet d'atteindre le but ultime de I'APOC Appendice I Un certain nombre de plans de durabilité soumis à la direction de l'APOC manque d'informations vitales sur les projets, qui doivent précéder la section sur le plan de travail de la durabilité post-APOC du TIDC. Nous recommandons par conséquent le canevas ci-dessous dans la préparation des plans. Le canevas doit comporter quatre parties (parties I-IV). Partie I (i) Introduction Faire une description succincte du lieu et de ra géographie du projet. Décrire brièvement l'onchocercose dans la zone du projet et se référer aux publications ou rapports sur l'endémicité de la maladie (un paragraphe). (ii) Informations de base. Donner des informations de base sur le début des efforts de lutte contre l'onchocercose dans le (s) district(s), les partenaires qui étaient 5 WHO/APOC 03 mai2003 Partie II Partie III Partie IV impliqués dans la distribution de l'ivermectine et les rôles qu'ils ont joués. cartographie Rapide de l,Epidémiologie de l'onchocercose (REMO) Fournir des informations sur la REMO; quand l'exercice a été mené et joindre la carte REMO décrivant les résultats. Fournir un tableau avec le nombre de communautés dans les districts éligibles pour le traitement de masse sur la base des résultats de la REMO. Au cas où le GTNO a besoin d'une autre copie de la carte, n'hésitez pas à contacter la Direction de l'APOC. Mise en æuÿre et résultats du TIDC Dans cette section -(a) Discuter de la méthode précédente utilisée pour la distribution de masse du Mectizan dans les districts avant le lancement de la stratégie de TIDC.(b) Indiquer la date de lancement de l'approche TIDC dans les districts et les partenaires impliqués. si le traitement de masse n'a pas commencé dans toutes les communautés éligibles en même temps, il faut le dire et donner les raisons de cette situation.(b) Fournir des informations et des chiffres sur les réalisations importantes du projet dans les activités centrales du TIDC: ex : la formation du personnel de santé et des DDC et chiffres de traitement des cinq dernières années' Ajouter des tableaux sur la formation et le traitement. Le tableau sur les chiffres de traitement de chaque district doit contenir des informations vitales telles que atlon bre personnes traitées et la couverture.(d) be même, faire une brève description accompagnée d'un tableau quinquennal de la couverture géographique montrant le nombre total de communautés éligibles pour le traitement de masse sur la base des résultats de REMO, et le nombre réel de communautés qui ont été traitées au cours de l'an 1,2,3,4 e|5. Gestion Financière des Fonds Spéciaux de I'APOC Dans cette section, veuillez foumir des informations et un tableau montrant les montants totaux décaissés au projet pour les activités de TIDC de l'An 1 à l'année en cours. Ajoutez dans ce tableau des informations concernant les fonds reçus de l'ONGD partenaire et d'autres partenaires pendant la même période. 6 WHO/APOC 03 mai2003 Partie V Plan de durabilité post - APOC Décrire succinctement dans la Partie IV le nouveau rôle de leadership de la Province et des Districts dans le financement des activités de TIDC et les nouveaux rôles (s'il en existe) des autres partenaires participants. Discuter de l'intégration du TIDC dans le plan sanitaire du district. Dans les sections appropriées, une référence doit être faite au plan de travail, au plan de durabilité post -APOC, aux plans sanitaires Provincial et de District. Ces documents doivent être transmis avec le plan de durabilité. 1 V/HO/APOC 03 mai 2003