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Comprendre les règles du fonctionnement institutionnel de l’OMS : manuel à l’usage des ministères de la santé dans la Région africaine

9 сентября 2016 г. Всемирная организация здравоохранения

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COMPRENDRE LES RÈGLES DU FONCTIONNEMENT INSTITUTIONNEL DE L’OMS Manuel à l’usage des ministères de la Santé dans la Région africaine

Comprendre les règles du + Family fonctionnement Healthinstitutionnel Plans de l’OMS

Catalogage à la source Bibliothèque OMS/AFRO

Comprendre les règles du fonctionnement institutionnel de l’OMS : Manuel à l’usage des ministères de la Santé dans la Région africaine 1. 2. 3. 4. Organisation mondiale de la Santé – organisation et administration – standards Coopération internationale – organisation et administration – standards Politique organisationnelle Compréhension I. Organisation mondiale de la Santé. Bureau régional de l’Afrique II. Titre

ISBN: 978-929031230-7 (NLM Classification: WA 541 MW6)

© Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique, 2016 Les publications de l’Organisation mondiale de la Santé bénéficient de la protection par les dispositions du protocole n° 2 de la Convention pour la Protection du Droit d’Auteur. Tous droits réservés. Il est possible de se procurer la présente publication auprès de la Bibliothèque du Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique, B.P . 6, Brazzaville, République du Congo (téléphone : +47 241 39100; télécopie : +47 241 39507 ; courriel : afrgoafrobooks@who.int). Les demandes relatives à la permission de reproduire ou de traduire la présente publication – que ce soit pour la vente ou une diffusion non commerciale – doivent être envoyées à la même adresse. Les appellations employées dans la présente publication et la présentation des données qui y figurent n’impliquent de la part de l’Organisation mondiale de la Santé aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorités, ni quant au tracé de leurs frontières ou limites. Les lignes en pointillé sur les cartes représentent des frontières approximatives dont le tracé peut ne pas avoir fait l’objet d’un accord définitif. La mention de firmes et de produits commerciaux n’implique pas que ces firmes et ces produits commerciaux sont agréés ou recommandés par l’Organisation mondiale de la Santé, de préférence à d’autres de nature analogue. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique qu’il s’agit d’un nom déposé. L’Organisation mondiale de la Santé a pris toutes les raisonnables pour vérifier l’exactitude des informations contenues dans la présente publication. Toutefois, cette publication est diffusée sans aucune garantie, fut-elle expresse ou sous-entendue. Le lecteur est responsable de l’interprétation des informations qu’elle contient et de l’utilisation qui en est faite. L’OMS ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages qui pourraient découler de l’utilisation de ces informations. Conception, graphique et impression : Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique, République du Congo

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TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 1 Mandat de l’OMS 1 Structure et présence de l’OMS 1 Rôles et responsabilités des différents niveaux de l’organisation 2

Partie : 1 - Coopération Financière Directe

1.1 Principes généraux 5 1.2 Aperçu du déroulement du processus de coopération financière directe depuis l’élaboration de la proposition de projet jusqu’à l’établissement du rapport 6 1.3 Élaboration de la proposition de projet et de la répartition du budget 9 1.4 Exigences contractuelles 13 1.5 Paiement lié à la coopération financière directe 15 1.6 Prorogation des accords de coopération financière directe 15 1.7 Exigences en matière de rapport et de conformité aux politiques de l’OMS sur la 16 coopération financière 1.8 Remboursements 24 1.9 Activités liées à l’assurance et à la responsabilisation 24 1.10 Problèmes récurrents de non-conformité 28 1.11 Bonnes pratiques 29 1.12 Risques de non-conformité aux règles et politiques de coopération financière 29 directe de l’OMS

Partie : 2 - Gestion des missions

2.1 Principe général 32 2.2 Catégories de voyages en mission 32 2.3 Conditions à remplir pour effectuer un voyage en mission 33 2.4 Demandes de remboursement des frais de voyage 38 2.5 Risques de non-conformité aux règles et politiques de l’OMS en matière de voyage 40

iii

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Partie : 3 - Approvisionnement de L’OMS

3.1 Définition de l’approvisionnement á’ l’OMS 42 3.2 Approvisionnements non urgents effectués par l’OMS pour le compte des États 42 Membres 3.3 Approvisionnements d’urgence effectués par l’OMS pour le compte des États 43 Membres 3.4 Cycle d’approvisionnement de l’OMS (Procure-to-Pay) 44 3.5 Principes lies à l’approvisionnement de l’OMS 45 3.6 Processus de sélection des fournisseurs de biens et services 46 3.7 Autres méthodes de passation des marchés applicables aux États Membres 48

Partie : 4 - Bourses d’études 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

Aperçu du programme de bourses d’études 50 Types et durée des bourses 51 Admissibilité aux bourses 51 Demandes de bourses 51 Mandat du Comité national de sélection 51 Acceptation des demandes 52 Lettre d’attribution 53 Dispositions financières relatives aux bourses d’études 54 Rapports 54 Formation en groupe 56

Annexes

1. Exemple de budget ventilé 58 2. Modèle de justification de coopération financière directe 59 3. Exemple d’accord de coopération financière directe et formulaire d’Autorisation de 60 financement et de certification des dépenses (FACE) 4. Exemple de feuille de présence 72 5. Coopération financière directe - Liste de contrôle d’auto-évaluation du ministère de 73 la Santé 6. Proposition de liste de contrôle à l’usage des ministères de la Santé 78 afin d’améliorer la gestion de la coopération financière directe

Références Liste des références

80 80

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Sigles AFRO BC DFC ECM ERP GSM OMS SCP Bureau régional de l’Afrique Bon de commande Coopération financière directe Enterprise Content Management (système d’archivage électronique de l’OMS) Planification des ressources d’entreprise Système mondial de gestion Organisation mondiale de la Santé Stratégie de coopération avec le pays

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Objet du présent manuel

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Objet du présent manuel Le présent manuel a été élaboré afin d’informer le personnel du ministère de la Santé partenaire sur les politiques et procédures de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) applicables dans plusieurs volets importants où les deux organisations œuvrent de concert à l’obtention de résultats sanitaires. Il s’agit des aspects suivants : dispositions contractuelles pour la mise en œuvre du programme, ce qui inclut la coopération financière directe, les conventions de services techniques, les lettres d’entente, les bourses, les voyages et les achats. Ce manuel a pour but de mieux faire connaître les règles de fonctionnement de l’OMS, d’établir clairement les attentes, de définir les rôles et les responsabilités, et d’accroître l’efficacité de la coopération entre l’OMS et les ministères de la Santé de la Région africaine. Ce manuel n’est pas exhaustif, et n’a pas vocation à édicter des interprétations strictes des politiques de l’OMS ; il vise plutôt à présenter une vue d’ensemble du fonctionnement de l’OMS. L’Organisation se réserve le droit, à sa seule discrétion, de réviser, suspendre, révoquer, abroger ou modifier toute politique, en partie ou dans son intégralité, que cette dernière figure ou non dans le présent manuel. En cas de divergence entre le manuel et toute politique actuelle de l’organisation, cette dernière aura préséance et il conviendra de s’y conformer.

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Introduction

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Introduction Mandat de l’OMS L’Organisation mondiale de la Santé est l’institution du système des Nations Unies chargée de diriger et de coordonner les questions de santé au niveau international en veillant à : a) b) c) d) e) jouer un rôle moteur dans les domaines essentiels pour la santé et à nouer des partenariats lorsqu’une action conjointe est nécessaire ; définir les priorités de la recherche et inciter à acquérir, appliquer et diffuser des connaissances utiles ; fixer des normes et des critères, et encourager et surveiller leur application ; définir des politiques conformes à l’éthique et fondées sur des bases factuelles ; fournir un appui technique, se faire l’agent du changement et renforcer durablement les capacités institutionnelles ;

f) suivre la situation sanitaire et évaluer les tendances en matière de santé. L’OMS intervient dans les domaines suivants : • • • • • • Systèmes de santé Maladies non transmissibles Promotion de la santé à toutes les étapes de la vie Maladies transmissibles Préparation, surveillance et riposte Services généraux.

Structure et présence de l’OMS L’OMS intervient à travers ses 149 bureaux situés dans des pays, territoires et zones. Elle compte six Bureaux régionaux et un Siège basé à Genève. Les six bureaux régionaux couvrent les régions suivantes : l’Afrique, les Amériques, la Méditerranée orientale, l’Europe, l’Asie du Sud-Est et le Pacifique occidental. Le Centre mondial de services de l’OMS (GSC) basé à Kuala Lumpur constitue l’un des bureaux extérieurs relevant du Siège.

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Rôles et responsabilités des différents niveaux de l’Organisation

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Rôles et responsabilités des différents niveaux de l’Organisation Le rôle du bureau de pays de l’OMS (WCO) consiste à piloter la mise en œuvre de la Stratégie de Coopération avec le Pays (SCP), à assurer une coopération technique, à mettre en œuvre les engagements, conventions et instruments juridiques internationaux et à en assurer le suivi. Le bureau de pays est également chargé de promouvoir la collaboration intersectorielle et de diriger les activités interinstitutions des Nations Unies de l’OMS. Il s’emploie par ailleurs à intégrer les priorités nationales en matière de santé dans le programme de développement et le Plan-cadre des Nations Unies pour l’aide au développement (UNDAF). Les bureaux de pays apportent leur concours à l’adaptation et à la mise en œuvre des lignes directrices et outils au niveau national ; ils promeuvent la recherche et renforcent les capacités nationales de recherche et fournissent des données factuelles nationales à des fins d’établissement de normes ou de critères mondiaux. En outre, le bureau de pays joue un rôle moteur dans le dialogue politique sur la santé et prodigue à la partie nationale des conseils en matière de politique sanitaire. Il conduit aussi le processus de suivi et évaluation des politiques et programmes nationaux et apporte son soutien à la collecte, à l’analyse, à la diffusion et à l’utilisation des données aux fins de surveillance de la situation sanitaire nationale. Le Bureau régional de l’OMS fournit un appui technique aux bureaux de pays en plus de diriger la collaboration technique dans les pays où il n’y a pas de présence physique de l’OMS. Il procure également une capacité d’appoint en situation d’urgence, et offre une assistance aux États Membres pour assurer une réelle participation de ces derniers aux organes directeurs de l’Organisation, ainsi qu’aux initiatives internationales. Il convoque les réunions intergouvernementales régionales et celles des groupes de travail et finance la participation des États Membres aux initiatives internationales. Il suit la mise en œuvre des normes et critères au niveau régional et coordonne la définition et la mise en œuvre du programme de recherche régional. Le Bureau régional adapte les politiques au contexte régional et pilote l’élaboration de politiques et stratégies régionales, le cas échéant. Il surveille également la situation sanitaire et ses tendances en procédant à l’agrégation, à la validation, à l’analyse, à la diffusion et à l’utilisation des données relatives à la santé. Le Siège de l’OMS fournit un appui technique aux bureaux régionaux en plus d’élaborer des orientations institutionnelles pour la Stratégie de Coopération avec les Pays (SCP) et de promouvoir l’application des bonnes pratiques au niveau mondial. Le Siège joue un rôle moteur pour fixer les priorités mondiales en matière de santé et formuler les instruments juridiques, tout comme les conventions et engagements internationaux dans ce domaine. Il organise et coordonne les initiatives et forums mondiaux en matière de santé. En outre, il édicte les normes et des critères techniques, et met au point des méthodologies, des lignes directrices et des outils. Il pilote la définition et la promotion des priorités mondiales en matière de recherche et innovation et formule les politiques, stratégies et plans de santé publique au niveau mondial. Le Siège suit de près la situation sanitaire mondiale et ses tendances, en plus d’élaborer des lignes directrices et méthodologies pour évaluer les programmes et les politiques nationales de santé et renforcer les systèmes d’information sanitaire. Le Centre mondial de services (GSC) fournit un ensemble de services administratifs pour le compte du secrétariat de l’OMS, notamment : la gestion des fournisseurs, des ressources humaines et des services de paie, la gestion des congés, le traitement des bons de commande, le paiement des factures, le paiement de frais de voyage aux membres et non-membres du personnel, et la gestion des contributions.

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PARTIE : 1 COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

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Coopération Financière Directe 1.1 Principes généraux Au titre de la coopération financière directe, l’OMS effectue des paiements destinés à financer des produits ou des activités qui devraient autrement être financés par les États. Ce financement vise à renforcer les capacités des États à développer le secteur de la santé, à prendre une part plus active à la coopération technique de l’OMS au niveau national ou à honorer leurs engagements en la matière. Les accords de coopération financière directe doivent répondre aux critères suivants : Figure 1: Critères à remplir par les accords de coopération financière directe

Les accords de coopération financière directe doivent contribuer directement à la réalisation du programme de travail dans le pays

Pertinence

Planification

Tous les accords de coopération financière directe doivent être planifiés et chiffrés au début de chaque exercice biennal

Ces accords devront clairement démontrer dans quelle mesure les activités prévues contribueront à la réalisation des principaux résultats/produits livrables des programmes de l’OMS et expliquer pourquoi la coopération financière directe a été retenue comme mode de mise en œuvre

Justification

Conformité

Avec les exigences des donateurs

Les activités relevant de la coopération financière directe sont soumises aux critères d’évaluation et de responsabilisation relatifs à la pertinence, à l’efficience, à l’efficacité et à l’impact du programme de santé, au même titre que tout autre programme, projet ou activité de coopération technique que l’OMS mène au niveau national. Le type d’activités entrant dans le cadre d’un accord de coopération financière directe doit être convenu à l’avance entre l’OMS et le ministère de la Santé et présenté en détail dans le budget approuvé.

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La politique de l’OMS en matière de coopération financière directe définit les types de frais autorisés et non autorisés susceptibles d’être engagés en vertu d’un accord de coopération financière directe, comme l’illustre la figure ci-dessous: Figure 2: Types de frais autorisés et non autorisés susceptibles d’être engagés en vertu d’un accord de coopération financière directe • Formations/séminaires nationaux. • Déplacements sur le terrain pour les programmes de l’OMS (c’està-dire compléments de perdiems, paiement d’indemnités de subsistance spéciales, frais de transport locaux). • Coûts opérationnels des activités de santé publique, telles que les campagnes de vaccination à grande échelle. • Acquisition d’actifs. • Frais de construction/de Dépenses nonrénovation.

Dépenses autorisées

autorisées

• Entretien d’équipements médicaux. • Salaires ou compléments de salaire/subventions. • Frais de voyage à l’étranger.

Tous les frais à imputer au titre d’un accord de coopération financière directe mais ne figurant pas dans l’illustration ci-dessus ne seront acceptés que moyennant une autorisation exceptionnelle du Directeur régional. Il est important de noter que l’accord de coopération financière directe n’a pas vocation à servir de mécanisme d’achat. Toutefois, pour les petits achats de biens et services nécessaires pour mettre en œuvre une activité de coopération financière directe approuvée (par exemple, la location de salles de réunion, l’impression de matériels de formation, l’achat de fournitures de bureau, entre autres), l’achat se fera conformément aux procédures internes du ministère de la Santé. Pour ces achats autorisés, les procédures du ministère de la Santé respecteront les principes généralement admis en la matière, notamment : le meilleur rapport qualité-prix, l’équité, l’intégrité, la transparence et la mise en concurrence des fournisseurs.

1.2 Aperçu des étapes du processus de coopération financière directe depuis l’élaboration de la proposition de projet jusqu’à l’établissement du rapport final Le processus de signature, de mise en œuvre et de rapport des accords de coopération financière directe fait intervenir plusieurs parties prenantes, dont le ministère de la Santé, le bureau de pays de l’OMS, le Bureau régional de l’OMS, et le Centre mondial de services de l’OMS (à Kuala Lumpur). Le tableau ci-dessous présente les étapes du mécanisme de coopération financière directe, depuis l’élaboration de projet jusqu’au rapport final. On pourra noter quelques légères variations d’un pays à l’autre, mais ce processus s’applique globalement à la plupart des cas. Le déroulement des tâches ci-dessous montre que le processus de coopération financière directe peut être long et faire intervenir plusieurs parties prenantes. Par conséquent, il est primordial de débuter tôt le processus de planification, et de veiller à une bonne communication et une coordination étroite entre le ministère de la Santé et l’OMS.

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Tableau 1 : Déroulement des étapes du processus de coopération financière directe, de la proposition de projet jusqu’au rapport final

Partie responsable Étape Étape 1

Processus de coopération financière directe Le ministère de la Santé élabore et soumet une proposition au Bureau régional de l’OMS

Unité de programme au sein du ministère de la Santé

• Prépare un projet d’activités à venir en concertation avec le chargé de programme responsable au Bureau de pays de l’OMS. • Fais circuler la proposition en interne pour approbation. • Le fonctionnaire autorisé du Ministère de la Santé approuve la proposition et adresse une demande officielle de coopération financière directe au Bureau de pays de l’OMS. Étape 2 Le bureau de pays de l’OMS examine la proposition du ministère de la Santé puis l’approuve ou la rejette

Bureau de pays de l’OMS

Le fonctionnaire chargé de programme au Bureau de pays de l’OMS examine la demande du ministère de la Santé et en évalue l’exactitude, la faisabilité et la pertinence au regard du Plan d’action et des objectifs fixés du programme. Il vérifie également s’il n’existe pas de rapports en souffrance relatifs à des accords de coopération financière directe antérieurs avant d’autoriser la proposition du ministère de la Santé et de prendre les mesures appropriées, comme suit : • Confirmer qu’il n’existe pas de rapports en souffrance, préparer un document justifiant la mise en œuvre de l’activité dans le cadre d’une coopération financière directe et recommander son approbation par le signataire autorisé de l’OMS qui est généralement le Représentant résident de l’OMS; • Recommander le rejet de la demande en cas de rapports en souffrance et veiller à ce que le Ministère de la Santé soit notifié en conséquence; • En cas de rapport en retard et uniquement si l’activité proposée a trait à une situation d’urgence, il convient de présenter une justification adéquate avant d’obtenir une autorisation exceptionnelle du Directeur régional (si les rapports sont dus depuis moins d’un an) ou du Contrôleur financier du Siège (si les rapports sont dus depuis plus d’un an). Étape 3 Traitement de l’accord de coopération financière directe dans le système PRE de l’OMS (GSM) et déblocage des fonds

Bureau de pays de l’OMS

Centre mondial de services de l’OMS (GSC)

• Le personnel administratif du Bureau de pays de l’OMS introduit une «demande » (« Requisition ») de service dans le système GSM accompagnée de toutes les pièces justificatives. • Une fois la demande approuvée, le GSC génère un bon de commande et envoie l’accord de coopération financière directe définitif au Bureau de pays de l’OMS pour signature. • Dès signature de l’accord par les fonctionnaires autorisés représentant le Ministère de la Santé et l’OMS, un reçu est introduit dans GSM indiquant que le « Produit livrable 1 de l’accord de coopération financière directe : contrat de coopération financière directe contresigné » a été reçu et que les fonds peuvent être débloqués en faveur du ministère de la Santé. • Le GSC procède au paiement par virement bancaire sur le compte du Ministère de la Santé. 7

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Partie responsable

Étape Étape 4

Processus de coopération financière directe Mise en œuvre de l’activité

Unité de programme au sein du ministère de la Santé Bureau de pays de l’OMS

• Le Ministère de la Santé lance la mise en œuvre des activités prévues dès réception des fonds et en coordination avec le Bureau de pays de l’OMS. • Le Bureau de pays de l’OMS suit la mise en œuvre des activités par le biais de réunions de suivi et de visites sur le terrain afin de s’assurer que les activités sont mises en œuvre comme convenu. Étape 5 Soumission des rapports techniques et financiers

Unité de programme au sein du ministère de la Santé

Bureau régional et de pays de l’OMS

Centre mondial de services de l’OMS (GSC)

• Le ministère de la Santé élabore et soumet les rapports techniques et financiers qui doivent être conformes à l’accord et au budget approuvé, et certifiés par les autorités compétentes. Tous les soldes restants doivent être remboursés, et les bordereaux de versements déposés au Bureau de pays de l’OMS en même temps que les rapports certifiés. • Le fonctionnaire chargé du programme examine les rapports soumis et complète le formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) en remplissant la colonne «D» sur les dépenses acceptées par l’OMS et la colonne « E » sur les soldes restants. • Les remboursements doivent être suivis de près et le BC clos uniquement après réception des remboursements dans le compte bancaire de l’OMS. • Le formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) est certifié par le fonctionnaire chargé du programme et le Représentant de l’OMS. • Dans le cas où le Bureau de pays de l’OMS estimerait que les rapports ne sont pas élaborés de façon satisfaisante, ces derniers sont rejetés. Le Ministère de la Santé en est notifié et invité à les revoir et à les soumettre de nouveau. • Le fonctionnaire de l’administration chargé du dossier au Bureau de pays de l’OMS fait parvenir les rapports certifiés au ministère de la Santé et en télécharge une copie dans le système électronique de l’OMS avant d’accuser réception dans GSM dans la rubrique «Produit livrable 2 de l’accord de coopération financière directe : rapport de coopération financière directe». • L’Unité chargée du Budget et des Finances du Bureau régional de l’OMS examine les rapports soumis pour en vérifier la qualité avant d’approuver la mention Reçu. • Le Bureau de pays de l’OMS demande au GSC de procéder à la clôture du BC.

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1.3

Élaboration de la proposition de projet et du budget détaillé

Avant de demander à l’OMS de financer un nouveau projet grâce à la modalité de coopération financière directe, le ministère de la Santé doit élaborer une proposition décrivant les aspects techniques et financiers du projet. Il convient de noter que toute activité sollicitée dans le cadre de la modalité de coopération financière directe doit être approuvée dans le budget programme et le plan opérationnel. Ceci s’applique également aux activités liées aux flambées et aux situations d’urgence. Les requêtes ponctuelles ne seront pas approuvées. Les fonctionnaires du ministère de la Santé devront œuvrer en étroite collaboration avec l’équipe de pays de l’OMS à l’élaboration de la proposition de projet, avant de soumettre cette dernière à approbation interne et ce, afin d’assurer la solidité technique et la précision du budget proposé. 1.3.1 Composante technique de la proposition de projet Toute proposition de projet solide doit normalement renfermer les informations suivantes: 1) Termes de référence : dont des informations détaillées sur le programme ou la description de l’activité, les interventions proposées et les résultats escomptés. 2) Chronogramme : notamment les phases de mise en œuvre, le calendrier de suivi des activités, les dates de présentation des rapports, etc. 3) Site(s) où les interventions seront mises en œuvre. 4) Renseignements sur d’autres partenaires (par exemple, autres institutions du système des Nations Unies, ONG, etc.) associés à la mise en œuvre de l’activité et leurs contributions ou rôles respectifs. 5) Résultats concrets mesurables : c’est-à-dire le nombre de personnes formées ou le nombre d’enfants vaccinés, par exemple. 6) Hypothèses et risques. 7) Enseignements tirés des précédents projets similaires mis en œuvre (si applicable). 8) Indicateurs cible et de référence qui serviront à évaluer la performance. 9) Précisions sur tout appui supplémentaire, autre que le financement attendu de l’OMS. 10) Informations de contact des gestionnaires de programme responsables de la mise en œuvre au sein du ministère de la Santé et de l’OMS. Outre ce qui précède, le fonctionnaire du bureau de pays de l’OMS chargé du dossier devra remplir un modèle-type de justification de coopération financière directe fournissant les informations suivantes : a) les raisons pour lesquelles la coopération financière directe est le mécanisme le plus approprié pour l’activité ; b) une brève description des motifs pour lesquels les activités seront conformes aux exigences des donateurs ; c) des résultats concrets et mesurables ; d) les résultats escomptés.

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1.3.2 Volet financier de la proposition de projet — budget ventilé • Le budget est un élément important de la proposition de projet. La composition du budget doit être fondée sur une estimation réaliste des ressources humaines et financières nécessaires pour mettre en œuvre les activités convenues. Il convient de rappeler que l’OMS n’accepte que les budgets détaillés, ce qui signifie que le ministère de la Santé doit déterminer tous les postes budgétaires à financer au cours de l’exécution de l’activité (par exemple : indemnité journalière de subsistance, transport, impression, carburant, etc.) et évaluer le coût de chaque poste budgétaire. • Pour chaque poste budgétaire, des détails précis doivent être fournis, notamment les dates, la durée, l’emplacement, le nombre de participants, l’indemnité journalière, les taux d’indemnité journalière de subsistance, la nature des déplacements, le montant estimatif des frais de déplacement, les frais de fonctionnement y compris l’essence et l’entretien, le nombre de documents devant être imprimés ou traduits. • Le paiement de compléments d’indemnité journalière et d’indemnités de subsistance spéciales doit être, autant que possible, décidé en concertation avec le Représentant résident des Nations Unies ou le PNUD ou avec l’État, et être inférieur au taux d’indemnité journalière pour le voyage de l’OMS ou à celui de l’État concerné. Dans le cas où l’équipe de pays des Nations unies a adopté le taux de l’État, ce dernier devient le taux standard à appliquer aux accords de coopération financière directe. Il est conseillé aux ministères de la Santé de se renseigner auprès des bureaux de pays de l’OMS afin d’être certains d’appliquer le taux d’indemnité journalière en vigueur. Tableau 2 : Exemple de budget ventilé Postes du budget Nombre d’intrants nécessaires pour mettre en œuvre une activité X Coût unitaire • Quelle est le taux en vigueur de l’indemnité journalière de subsistance (DSA) par vaccinateur/superviseur ? • À combien s’élève la location d’un véhicule ? • Quel est le prix d’une salle de réunion et de la pause-café par personne par jour ? X Unités temporelles (Nombre de jours, nombre d’heures, de semaines) 10

Exemples • Combien de vaccinateurs/superviseurs sont nécessaires pour mettre en œuvre une campagne de lutte contre la poliomyélite ? • Combien de véhicules sont nécessaires pour acheminer les vaccinateurs et les superviseurs ? • Combien de salles de réunion sont nécessaires pour l’atelier ?

• Combien de jours les vaccinateurs/superviseurs doivent-ils travailler pour achever la campagne de vaccination de la population cible ? • Pour combien de journées le véhicule sera-t-il loué ? • Pour combien de jours la salle de réunion sera-t-elle réservée et combien de pauses café sont prévues ?

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Ne pas oublier que chaque poste budgétaire doit être estimé avec précision ; l’OMS se servira par la suite de ce budget détaillé comme point de repère pour examiner les rapports financiers et acceptera ou rejettera les dépenses à la lumière de ce budget. Tout écart important par rapport au budget de départ doit être justifié par écrit et autorisé par le bureau de pays de l’OMS avant d’engager les dépenses. Cela devra faire partie des justificatifs que le ministère de la Santé conservera dans ses dossiers et qu’il communiquera au bureau de pays de l’OMS pour ses archives. Avant de parachever le budget, assurez-vous qu’il est exempt de toute erreur de calcul et établi en se fondant sur une estimation réaliste des coûts. Le budget ventilé doit être libellé en devise locale. Il convient d’éviter les postes budgétaires peu précis tels que « frais administratifs/autres/divers/frais généraux ». Il faut également expliquer comment ces éléments ont été chiffrés. Par ailleurs, l’OMS applique désormais les Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) et la comptabilité d’exercice. Le « principe de livraison » est l’un des principes importants des normes IPSAS ; il signifie que les dépenses ne sont comptabilisées qu’une fois les biens réceptionnés ou les services rendus. Le ministère de la Santé ne peut imputer les coûts d’une activité comme dépense à moins que cette dernière n’ait été mise en œuvre ; ceci est particulièrement important pour les organisations qui appliquent une comptabilité de caisse. L’OMS est exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cette taxe ne peut donc pas être imputée au budget de projets financés par l’OMS. Un exemple de budget rejeté, ainsi que les motifs du rejet de la demande, est présenté ci-après : Tableau 3 : Exemple de budget rejeté, ainsi que les motifs du rejet de la demande Rubrique du budget # 1 2 3 4 5 6 Coût en US $ 3 000 2 000 5 000 4 500 10 000 1 500 27 000

Description

Motifs du rejet • Le budget ventilé est libellé en US $ • Le budget ventilé n’est pas suffisamment détaillé • L’achat d’actifs n’est pas autorisé dans le cadre des accords de coopération financière directe • Les frais divers ne sont pas justifiés • Le montant total demandé n’est pas exact

Formation Réunions Indemnité journalière Transport Achat d’imprimante et d’ordinateur portable Divers

Montant total demandé

S’il n’existe pas de modèle-type imposé pour l’élaboration du budget détaillé, un exemple est néanmoins proposé à l’annexe 1. 11

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Tableau 4 : Critères à remplir par la proposition de projet Avant de parachever la proposition de projet, le ministère de la Santé doit veiller à ce qu’elle soit : Critères Exigences La proposition doit fournir tous les renseignements nécessaires (programmatiques et financiers) pour permettre aux gestionnaires de programme de l’OMS de prendre une décision éclairée avant d’approuver ou de rejeter la demande. Elle doit établir le lien entre la mise en œuvre de l’activité et les priorités nationales en matière de santé. La proposition doit être suffisamment détaillée pour répondre aux questions suivantes : quelle est la nature des activités qui seront financées ? Qui sont les bénéficiaires visés et combien sont-ils ? Quels sont les résultats escomptés du projet ? Pourquoi l’OMS devrait-elle financer ce projet ? Le montant demandé estil accompagné d’un budget ventilé et détaillé ? Quel est le calendrier de mise en œuvre ? Quel autre intervenant contribuera à la mise en œuvre du projet ? Quels indicateurs seront appliqués pour évaluer la performance du projet ? Quels sont les hypothèses et les risques ? Quelles activités de suivi doivent être menées ? Quels sont les délais de présentation des rapports ? Le traitement des accords de coopération financière directe est un processus de longue haleine. Aussi importe-t-il de le planifier bien à l’avance, de soumettre des propositions complètes et de prévoir suffisamment de temps pour le traitement en interne de ces accords, avant que les fonds ne soient débloqués et que la mise en œuvre ne puisse démarrer. Il est conseillé d’introduire la proposition de projet dès que possible et au plus tard un mois avant la date de début de l’activité de manière à disposer de suffisamment de temps pour l’examen et le traitement du dossier. Toute proposition soumise à l’OMS doit être approuvée en interne et autorisée par un haut fonctionnaire du ministère habilité à représenter le ministère de la Santé. Les activités du projet doivent être en accord avec les priorités de santé de l’OMS et les conditions stipulées dans les conventions des donateurs. Dans le cas où l’activité proposée est d’un coût substantiel ou alors doit être mise en œuvre en plusieurs phases, il est judicieux, à des fins de bonne planification, de présenter une proposition globale à l’OMS. Un accord global de coopération financière directe peut alors être établi et le déblocage des fonds s’effectuer en paiements échelonnés, selon un échéancier. Globale La fragmentation d’une activité sur plusieurs accords sans réelle justification se traduit par une considérable augmentation des coûts de transaction et constitue un fardeau administratif pour l’OMS. Les accords de coopération financière directe portant sur de petits montants qui ensemble contribuent à la réalisation d’un même résultat doivent être regroupés, par souci d’efficacité.

Exhaustive et détaillée

Introduite bien à l’avance

Approuvée

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Une fois présentée au bureau de pays de l’OMS, la proposition sera examinée et jugée recevable par les fonctionnaires techniques et administratifs chargés du dossier qui vérifieront si le budget est raisonnable et le type d’activités à financer. En outre, les gestionnaires de programme de l’OMS prépareront une justification pour expliquer pourquoi la coopération financière directe doit être retenue comme mode de mise en œuvre pour l’activité souhaitée (veuillez consulter le modèle de justification figurant à l’annexe 2). Boîte 1 : Raisons de rejet d’une demande de coopération financière directe L’OMS peut rejeter une demande de DFC pour l’une quelconque des raisons ci-après : • Les rapports de DFC n’ont pas été établis. • Les propositions de DFC ont été soumises hors délai ou sont incomplètes. • La proposition technique manque de justesse ou le budget proposé n’est pas raisonnable. • L’activité demandée n’était pas prévue dans le plan de travail approuvé ni alignée sur les exigences des donateurs. • L’activité n’est pas autorisée aux fins de l’accord de DFC (par exemple, les voyages internationaux, l’acquisition d’actifs, entre autres). • Il manque des fonds pour financer l’activité proposée. • La mise en œuvre directe de l’activité par l’OMS générera des résultats plus efficaces.

1.4 Exigences contractuelles • La coopération financière directe doit faire l’objet d’un accord formel lié à un plan de travail de l’OMS approuvé au niveau national. Ce dernier doit indiquer clairement les activités à réaliser, le calendrier de mise en œuvre, ainsi que les sources de financement. • Il convient d’utiliser l’accord standard de coopération financière directe produit par le système de planification des ressources d’entreprise de l’OMS (GSM). Les accords parallèles hors ligne doivent être interrompus. • L’accord de coopération financière directe doit être signé par les fonctionnaires autorisés représentant l’OMS et le ministère de la Santé avant que les fonds ne soient débloqués et les activités mises en œuvre (un exemple d’accord de coopération financière directe figure à l’annexe 3). • Le ministère de la Santé doit communiquer officiellement à l’OMS la liste des fonctionnaires autorisés à signer les accords de coopération financière directe et les rapports d’autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) pour le compte du ministère et à prendre rapidement les mesures qui s’imposent pour informer l’OMS de tout changement éventuel. • Le contrat doit stipuler la période au cours de laquelle les dépenses seront engagées. Les activités financées par le biais des accords de coopération financière directe doivent débuter dans un délai de trois mois à compter de la date de l’accord et doivent être achevées dans un délai maximal d’un an à compter de leur début, ou dans la période de disponibilité des fonds, selon la situation intervenant en premier. Le bureau de pays de l’OMS doit s’assurer que l’activité est achevée et les rapports reçus avant la date de fin de la contribution (source de financement).

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• L’exercice financier de l’OMS couvre une période de deux ans (exercice biennal), et commence par un nombre pair ; par exemple 2014-2015, 2016-2017, etc. Les engagements imputés au cours d’un exercice financier correspondent à des activités qui doivent débuter durant cet exercice financier. Les accords de coopération financière directe doivent être programmés de façon à s’achever à la date de fin de la contribution ou à la fin de l’exercice biennal, selon la date qui survient la première. • Les accords de coopération financière directe donnent lieu à des obligations contractuelles que l’OMS et le ministère de la Santé doivent honorer et qui peuvent se résumer comme suit : Tableau 5 : Obligations contractuelles du ministère de la Santé et de l’OMS Obligations du ministère de la Santé • Soumettre une proposition de projet solide, accompagnée d’une description des activités prévues ainsi que d’un budget détaillé. • Utiliser les fonds pour mettre en œuvre les activités conformément aux conditions de l’accord de coopération financière directe et de la proposition retenue. • Engager des dépenses uniquement en fonction du budget approuvé. • Soumettre à temps des rapports financier et technique précis dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité. • Renvoyer tous fonds inutilisés à l’OMS dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité. • Conserver les justificatifs financiers pendant cinq ans après la fin de l’activité et les mettre à disposition de l’OMS, à sa demande, pour des besoins d’inspection. • Sur demande, mettre à la disposition de l’OMS les sections pertinentes des états financiers vérifiés. • Coopérer avec les représentants de l’OMS lors de la tenue de réunions de coordination, des missions de vérification, des visites sur le terrain. Obligations de l’OMS • Fournir l’assistance technique nécessaire et un appui au ministère de la Santé conformément à l’accord signé. • Transférer rapidement les fonds au ministère de la Santé conformément à l’accord conclu. • Mener des activités de suivi, évaluation et supervision des activités. • Planifier et réaliser des activités d’assurance.

Figure 3 : Chronogramme de gestion des accords de coopération financière directe Présentation de la proposition de coopération financière directe à l’OMS Mise en œuvre de l’activité Doit démarrer dans un délai de 3 mois à compter de la date de début du contrat de coopération financière directe

Remboursement des montants non utilisés et soumission des rapports de coopération financière directe Dans un délai de 3 mois à compter de la date d’achèvement de l’activité

Aussitôt que possible, mais au plus tard un mois avant la date de début de l’activité

Date de début de l’activité Conformément à la proposition approuvée et à l’accord de coopération financière directe signé

Date d’achèvement de l’activité Conformément à la proposition approuvée et à l’accord de coopération financière directe signé l’activité doit être achevée dans un délai d’un an suivant la date de début ou à la date d’expiration des fonds selon celle de ces dates qui survient la première

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine 1.5 Paiement lié à la coopération financière directe • Les conditions de paiement sont stipulées dans l’accord de coopération financière directe. Le paiement peut être effectué au moment de la signature du contrat, ou en plusieurs versements liés à des produits livrables, ou sous forme de remboursement au ministère de la Santé dès achèvement des activités. • Le paiement intégral au moment de la signature du contrat est autorisé ; toutefois l’accord du Directeur Général de l’administration du Bureau régional est nécessaire pour tout paiement intégral supérieur à US $50 000 ; autrement, les paiements doivent être effectués en plusieurs tranches, tel que stipulé dans l’accord. • Les paiements sont effectués par virement bancaire sur le compte du ministère de la Santé et non pas en faveur d’un fonctionnaire donné. • Les paiements se font en monnaie locale ou, le cas échéant, dans la devise fonctionnelle du pays. • Les montants dus au ministère de la Santé au titre de la coopération financière directe sont retenus en cas de retard de soumission des rapports techniques ou financiers. Des exceptions peuvent être accordées dans des situations d’urgence moyennant réception d’une explication suffisante justifiant le retard de soumission des rapports et l’approbation de la demande par le Directeur régional ou le contrôleur du Siège/de l’OMS, le cas échéant. • Il est recommandé d’ouvrir un compte en banque distinct pour les projets financés par l’OMS pour faciliter le suivi des fonds. • Les paiements au titre de la coopération financière directe sont traités au niveau mondial par le Centre mondial des services de l’OMS à Kuala Lumpur ; il est donc très important de prévoir un délai suffisant pour le traitement de ces paiements. • Autant que faire se peut, les accords de coopération financière directe portant sur de petits montants doivent être regroupés pour alléger le travail administratif.

1.6

Prorogation des accords de coopération financière directe

• Une fois le contrat de coopération financière directe établi, il est préférable d’éviter de proroger la date d’achèvement de l’activité, surtout si ladite prorogation amène à dépasser l’exercice biennal en cours. • Si la prorogation est inévitable, le ministère de la Santé doit en informer le bureau de pays de l’OMS bien à l’avance et fournir la documentation suivante : a) b) Point de la situation actuelle de l’activité ; Proposition indiquant les nouvelles dates d’achèvement (et calendrier révisé, si nécessaire) ;

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Justification du retard ;

• Le fonctionnaire de l’OMS chargé du dossier évaluera la faisabilité d’une prorogation en fonction de la disponibilité des fonds, de la date d’expiration des fonds (date de fin de contribution) et des activités programmées. • Une fois obtenue l’autorisation de prorogation par le fonctionnaire de l’OMS, le bureau de pays de l’OMS doit : (a) Télécharger tous les documents énumérés ci-dessus dans le système d’archivage électronique de l’OMS (ECM) ; (b) Informer l’unité Budget et finances du Bureau régional ; (c) Entrer la prorogation dans le GSM ; • En cas de retards injustifiés et si le bureau de pays de l’OMS estime que la mise en œuvre devient peu probable, le bureau de pays de l’OMS demande au ministère de la Santé de rembourser les fonds avancés au titre de l’accord de coopération financière directe.

1.7 Exigences en matière de rapports et de conformité aux politiques de l’OMS pour la coopération financière directe • • Après achèvement de l’activité, le ministère de la Santé doit présenter des rapports techniques et financiers dans un délai de trois mois à compter de la date d’achèvement de l’activité. Soumettre les rapports dans les délais est essentiel car cela constitue un bon indicateur de la volonté de rendre des comptes et renforce la confiance des donateurs et des États Membres dans la capacité de l’OMS à gérer ses ressources et à mettre en œuvre ses programmes. Les États Membres et les organes directeurs de l’OMS continuent d’attirer l’attention sur les retards dans la présentation des rapports liés aux accords de coopération financière directe. L’OMS a donc décidé de renforcer ses systèmes de suivi et activités d’assurance afin de garantir la qualité des rapports et leur soumission dans les délais.

• Ainsi, en cas de retard dans la réception des rapports, l’OMS retiendra tout financement d’activités futures avec le ministère de la Santé.

1.7.1 1.7.1.1

Rapport financier Le rapport FACE (Autorisation de financement et de certification des dépenses)

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• Le formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) est l’outil à employer pour l’établissement de rapports financiers portant sur les activités exécutées à l’aide de la modalité de coopération financière directe. • Cet outil permet également à l’OMS de certifier que les dépenses déclarées sont recevables et que l’activité a été mise en œuvre conformément à l’accord signé. Il comprend un « bref résumé » du rapport technique qui ne saurait se substituer au rapport technique complet et détaillé. • Le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) doit être accompagné d’une ventilation détaillée des dépenses par catégorie de dépenses, conformément au budget approuvé. • Le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) doit être certifié par un haut fonctionnaire autorisé à représenter le ministère de la Santé, par le fonctionnaire chargé du programme au bureau de pays de l’OMS, ainsi que par le Représentant de l’OMS. • Le formulaire de rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) fait partie de l’accord de coopération financière directe qui sera envoyé au ministère de la Santé pour signature (veuillez-vous consulter l’annexe 3). 1.7.1.2 Processus d’élaboration du rapport FACE

La figure ci-dessous présente le processus de remplissage du formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) : Figure 4: Processus de remplissage du formulaire FACE 2. Le formulaire FACE signé est envoyé au Bureau de pays de l’OMS pour examen. Les modifications sont communiquées au ministère de la Santé le cas échéant

1. Le formulaire FACE est rempli et signé par des fonctionnaires autorisés du ministère de la Santé

3. Le rapport FACE est révisé et soumis de nouveau au Bureau de pays de l’OMS comme requis

7. Clôture du BC

6. L’accusé de réception du rapport est enregistré dans le système GSM de l’OMS

5. Le formulaire FACE est signé par le fonctionnaire chargé de programme de l’OMS et le Représentant de l’OMS

4. Le gestionnaire de programme de l’OMS remplit le formulaire FACE

1.7.1.3

Quelles sont les différentes parties du rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ? Le formulaire FACE comprend les principales parties suivantes :

a) Renseignements généraux : référence de l’OMS (numéro de BC, référence de l’unité, date et pays, fonctionnaire responsable), information sur le financement (P : Projet, T : Tâche, A : Award (contribution), E : Expenditures 17

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(Dépenses) et O : Organisation), devise, date de début et de fin du BC b) Rapport financier ; c) Résumé du rapport technique ; d) Parties relatives à la certification ;

1.7.1.4

Qui doit préparer le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ? Le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) est préparé conjointement par l’OMS et le ministère de la Santé. Les équipes chargées des programmes et de l’administration/finances doivent collaborer pour remplir le formulaire FACE afin de garantir l’exactitude et la fiabilité des rapports financiers. Le tableau ci-dessous explique en détail quelles sont les personnes chargées de remplir les différentes parties du FACE :

Tableau 6 : Désignation des personnes chargées de remplir les différentes parties du FACE

Ministère de la Santé 1. Tableau de rapport financier, colonne « ligne budgétaire » : il s’agit de la catégorie de dépenses, (par exemple DSA, carburant, impression de matériel, etc.) conformément à la proposition approuvée et à l’accord signé. 2. Tableau de rapport financier, « montant autorisé conformément au budget » (colonne A) : le montant des fonds autorisés par l’OMS et transférés au ministère de la Santé pour mettre en œuvre l’activité. 3. Tableau de rapport financier, « dépenses effectives au titre des projets » (colonne B) : les montants réels versés pour couvrir les dépenses encourues pour la mise en œuvre de l’activité. Les dépenses du projet doivent correspondre au budget détaillé convenu figurant dans la proposition approuvée. Indiquer les dépenses encourues sous forme de montant global n’est pas recevable. 4. Tableau de rapport financier, « Différence entre dépenses autorisées et dépenses réelles » (colonne C) : cette colonne correspond à la différence entre le « Montant autorisé conformément au Budget » figurant à la colonne A et les « dépenses réelles du projet » figurant à la colonne B. 18

OMS 1. Référence OMS : il s’agit d’informations générales permettant de retracer l’accord (date, pays, référence OMS, numéro de bon de commande, fonctionnaire responsable et nom du partenaire contractuel) 2. Information PTAEO et devise : il s’agit de la source de financement sur laquelle les dépenses seront imputées dans le système financier de l’OMS et la devise utilisée pour le paiement.

3. Tableau de rapport financier, « dépenses acceptées par l’OMS » (colonne D) : l’OMS utilisera cette colonne pour accepter ou rejeter les dépenses déclarées à la colonne B.

4. Tableau de rapport financier, « Solde » (colonne E) : il constitue la différence entre le montant autorisé (colonne A) et les dépenses acceptées par l’OMS (colonne D).

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine 5. Résumé du rapport technique : décrit brièvement l’activité, sa durée, et les résultats obtenus par rapport à la proposition du projet approuvée. Dans le cas où l’activité a été sousexécutée et les résultats pas complètement atteints, il convient d’en indiquer les raisons et justifications. Il convient de noter que le résumé du rapport technique ne remplace pas le rapport technique complet. Un rapport technique complet doit en effet être fourni par le ministère de la Santé et approuvé par les fonctionnaires responsables de l’OMS. 5. Partie relative au remboursement : les fonctionnaires de l’OMS rempliront cette partie qui correspond au total des fonds reçus de l’OMS, et au total des dépenses acceptées par l’OMS afin de vérifier si un remboursement est dû. Selon les règles de l’OMS, tout reliquat inutilisé doit être remboursé sur le compte bancaire de l’OMS et ne peut être affecté à d’autres activités. Les remboursements doivent être effectués sur le compte bancaire de l’OMS dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité. Les bordereaux de virement doivent être communiqués au bureau de pays de l’OMS et mis en ligne dans le Système d’archivage électronique de l’OMS (ECM), avant de pouvoir clore le BC.

Partie relative à la certification : le gestionnaire de programme du ministère de la Santé certifie que :

6. Partie relative à la certification ; La certification de l’OMS est nécessaire à deux niveaux : - Le fonctionnaire chargé de programme de l’OMS certifie qu’il :

a) les dépenses réelles déclarées dans le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ont été effectuées conformément à la proposition de projet et au budget détaillé approuvé au titre de la coopération financière directe ; b) les pièces justificatives de ces dépenses seront disponibles pour examen, le cas échéant, pour une durée de cinq ans à compter de la date d’achèvement de l’activité c) tout solde restant sera remboursé à l’OMS dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité ; d) le rapport technique et son résumé fournissent une description précise des activités menées, des résultats obtenus et de la durée du projet mené au titre de la coopération financière directe, et que ces activités sont en conformité avec la proposition de projet approuvée pour cette coopération financière directe.

a) a examiné le dernier rapport technique de la coopération financière directe et constaté que le rapport est suffisant pour démontrer que les activités ont été mises en œuvre, conformément à l’accord et au budget approuvé, et que les objectifs fixés ont été atteints ; b) s’est rendu sur le terrain là où les activités ont été mises en œuvre et constaté que les activités progressaient comme prévu au cours de sa visite ; c) a examiné le rapport d’Autorisation de financement et de cer tification des dépenses (FACE) et confirme que ce rapport a été correctement rempli et dûment certifié par le ministère de la Santé. - Le Représentant de l’OMS/ chef de bureau certifie qu’il a examiné le rapport technique de la coopération financière directe et le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) et confirme que ces activités ont été menées à bien, et les résultats escomptés obtenus selon l’accord conclu avec le ministère de la Santé et le budget approuvé de la coopération financière directe. - La certification est effectuée en apposant la date, la signature, le nom et le titre.

La certification est effectuée en apposant la date, la signature, le nom et le titre.

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Il convient de noter que l’unité Budget et finances du Bureau régional examinera les rapports soumis pour s’assurer de leur qualité avant qu’ils ne soient approuvés et que le bon de commande puisse être clos. Des exemples de formulaires FACE satisfaisants et non satisfaisants sont présentés ci-après : Exemple de rapport FACE satisfaisant Tableau 7 : Exemple de rapport FACE satisfaisant RAPPORT FINANCIER Ligne budgétaire (catégorie de dépenses) Location de salles de réunion pour 3 jours Honoraires des formateurs pour 4 jours Impression de documents de formation Pauses café/déjeuner Indemnité journalière de subsistance des participants non-résidents Location de matériel informatique Total À remplir par le partenaire opérationnel Montant autorisé conformément au budget (A) 300,000 1,080,000 600,000 1,080,000 900,000 3,960,000 Dépenses réelles du projet (B) 400,000 1,080,000 750,000 900,000 630,000 400,000 4,160,000 Différence entre dépenses autorisées et réelles (C =A-B) -100,000 0 -150,000 180,000 270,000 -400,000 -200,000 À remplir par l’OMS Dépenses acceptées par l’OMS (D) 400,000 1,080,000 750,000 900,000 630,000 0 3,760,000 Solde E = A-D -100,000 0 -150,000 180,000 270,000 0 200,000

Justification des variations de budget le cas échéant: la salle de réunion a dû être louée pour une journée supplémentaire afin d’organiser

une réunion préparatoire d’une journée avec les deux formateurs. L’atelier d’impression qui a présenté l’offre la moins disante a expliqué, après excuses, qu’il n’était pas en mesure de respecter les délais fixés à cause de problèmes opérationnels. Le ministère de la Santé a été contraint de se rabattre sur la deuxième meilleure offre, ce qui explique l’augmentation des coûts d’impression. Le budget présenté dans la proposition de projet était basé sur un nombre estimatif de 30 participants, dont 10 non-résidents. Vingt-cinq participants seulement ont pris part à l’atelier, dont 7 non-résidents, ce qui explique la réduction des coûts. La location d’équipement informatique n’était pas prévue dans le budget approuvé car le ministère de la Santé était censé fournir l’équipement informatique, ce qui n’a pas été fait. Nous espérons que, si des fonds sont disponibles, l’OMS pourra rembourser cette dépense. Les pièces justificatives (devis des fournisseurs, liste provisoire des participants et feuille de présence sont disponibles sur demande). À remplir par l’OMS : 1. Total des fonds reçus par l’OMS (à remplir manuellement) 2. Total des dépenses (colonne D ci-dessus) Solde restant (1-2) 3,960,000 3,760,000 200,000 Partenaire doit rembourser à l’OMS 200,000 Solde à payer par l’OMS au partenaire opérationnel (total max dans la colonne A ci-dessus) 0

RÉSUMÉ DU RAPPORT TECHNIQUE (à remplir par le partenaire opérationnel) Résumé du rapport technique, comprenant la description, la durée et objectifs (résultats) des activités au titre de la coopération financière directe. Le résumé devra confirmer que les résultats décrits dans la proposition de projet approuvée ont été atteints et le cas échéant, donner les motifs de la sous-exécution du projet. Compte tenu de la nécessité de renforcer la surveillance nutritionnelle systématique et de renforcer les capacités des équipes du ministère de la Santé en matière de collecte et d’analyse des données, un stage de formation de formateurs a été organisé du 15 au 17 août 2015. La formation a été suivie par 27 participants qui dispenseront des formations au niveau district au cours du premier trimestre 2016, afin de former plus de 300 collecteurs ou analystes de données dans tout le pays. Un rapport technique complet est joint au présent rapport financier.

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Exemple de rapport d’autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) non satisfaisant : Tableau 8 : Exemple de rapport FACE non satisfaisant RAPPORT FINANCIER À remplir par le partenaire opérationnel Montant autorisé conformément au budget A 3,960,000 Différence entre les dépenses autorisées et les dépenses réelles C =A-B -200,000 À remplir par l’OMS Dépenses acceptées par l’OMS D 3,760,000

Ligne budgétaire (catégorie de dépenses)

Dépenses réelles du projet B

Solde E = A-D

4,160,000

200,000

Total

3,960,000

4,160,000

-200,000

3,760,000

200,000

Justification des variations de budget le cas échéant : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… À remplir par l’OMS : 1. Total des fonds reçus par l’OMS (à remplir manuellement) 2. Total des dépenses (colonne D ci-dessus) Solde restant (1-2) Partenaire doit rembourser à l’OMS 200,000 Solde à payer par l’OMS au partenaire opérationnel (total max dans la colonne A ci-dessus) 0

3,960,000 3,760,000 200,000

Ce rapport FACE n’est pas recevable pour les raisons suivantes : 1. 2. 3. Les dépenses sont déclarées sous forme de montant global sans être ventilées par rubriques conformément au budget détaillé approuvé. Aucune justification n’est fournie pour les variations entre le montant autorisé et les dépenses réelles du projet. Le résumé du rapport technique est insuffisant; en outre il n’y a aucune mention de la version intégrale du rapport technique.

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1.7.2

Rapport technique

• Le degré de détail du rapport technique doit être proportionnel au montant du contrat de coopération financière directe. • Le « bref résumé du rapport technique » figurant dans le formulaire FACE ne peut en aucun cas se substituer à la présentation d’un rapport technique complet et détaillé. • Les fonctionnaires chargés du programme et des finances doivent travailler en étroite collaboration à la préparation des rapports financiers et des rapports techniques pour en assurer la cohérence. • Les fonctionnaires chargés de programme à l’OMS s’appuieront sur les rapports techniques pour déterminer ou non si l’activité a été mise en œuvre selon les conditions déterminées. Le rapport technique devra être également jugé recevable par le Représentant de l’OMS et le fonctionnaire chargé du programme au bureau de pays de l’OMS. • Le rapport technique satisfaisant doit fournir à l’OMS les informations suivantes : (a) Une description de l’activité ; (b) La durée et le lieu où l’activité a été exécutée ; (c) L’état de mise en œuvre de l’activité (entièrement ou partiellement mise en œuvre) avec des précisions sur les volets de l’activité qui n’ont pas été mis en œuvre et les explications y-afférentes. (d) Les résultats concrets des activités et dans quelle mesure ils contribuent à la réalisation des objectifs programmatiques de l’OMS ; (e) Difficultés rencontrées ou au contraire facteurs favorables dont a bénéficié le ministère de la Santé lors de la mise en œuvre de l’activité ; (f) Enseignements tirés ; • Les rapports techniques qui se contentent de formules telles que : « les activités ont été mises en œuvre comme convenu », « formation réalisée comme prévu » ne sont pas acceptables et seront rejetés.

1.7.3

Exigences relatives aux pièces justificatives et aux dépôts de documentation à des fins de pistes d’audit

• Les pièces justificatives sont des documents qui font office de preuves à l’appui des engagements ou des transactions financières. Pour chaque poste de d épense, il est indispensable de disposer d’un justificatif prouvant que les dépenses ont été effectuées tel que déclaré. Les justificatifs apportent à la direction de l’OMS et aux bailleurs de fonds l’assurance que les fonds confiés à l’Organisation ont été utilisés à bon escient et conformément aux objectifs fixés.

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• Les pièces justificatives peuvent inclure : - Les documents de projet, par exemple, la proposition du projet approuvée, le budget ventilé, l’accord de coopération financière directe signé, les rapports financiers et techniques, les autorisations de révisions budgétaires et de prorogation de la coopération financière directe ;

- Les devis des fournisseurs et les bons de commande (pour de plus amples détails sur les achats, veuillez-vous référer à la partie du présent manuel consacrée aux achats) ; - Les contrats, factures et bordereaux de livraison des fournisseurs ; - Les bordereaux de versement ; - Les relevés bancaires ; - Les copies des virements et chèques bancaires ; - Liste des participants, feuilles de présence (voir exemple à l’annexe 4) ; - Bons d’essence ; - Les reçus de caisse ; - Pièces de journal ; • Les dossiers du ministère de la Santé doivent être organisés, complets et fournir une piste de vérification : autrement dit, les dépenses déclarées dans le formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) peuvent être clairement retracées dans les livres ou systèmes comptables du ministère de la Santé et les pièces justificatives conservées dans un dossier réservé au projet. • Les dossiers du ministère de la Santé doivent contenir les originaux des pièces justificatives, datés et signés. • Le ministère de la Santé n’est pas tenu de remettre les justificatifs avec le formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ; toutefois, conformément aux conditions usuelles de l’accord de coopération financière directe, les documents financiers liés aux activités financées par l’OMS doivent être conservés cinq ans après la fin de l’activité. • Les pièces justificatives et les écritures comptables doivent, sur demande, être mises à la disposition des vérificateurs ou de l’OMS pour inspection à tout moment. Des contrôles inopinés des pièces justificatives seront régulièrement effectués par le Bureau régional et le bureau de pays de l’OMS. • Pour faciliter les opérations de vérification par l’OMS, il est recommandé d’adopter un système de classement centralisé, où le ministère de la Santé conservera au niveau central, les originaux des rapports techniques et financiers de la coopération financière directe, ainsi que les documents justificatifs correspondants. Les fonctionnaires chargés de programme conserveront également des copies de ces documents.

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1.8

Remboursements • En vertu des règles de l’OMS, tout montant inutilisé doit être remboursé et ne pourra être réaffecté à d’autres activités. • Il incombe au fonctionnaire chargé du programme concerné de l’OMS et du personnel administratif du bureau de pays d’assurer le suivi avec le ministère de la Santé afin de veiller au prompt règlement de tous les remboursements dus à l’OMS. • Les remboursements doivent être reçus au plus tard trois mois après la date d’achèvement de l’activité. • Les bordereaux de virement doivent être transmis au bureau de pays de l’OMS afin de faciliter le suivi des remboursements.

1.9

Activités liées à l’assurance et à la responsabilisation L’OMS et les ministères de la Santé se partagent la responsabilité de rendre des comptes. La nouvelle démarche de l’OMS fondée sur le risque pour gérer la coopération financière directe exige d’effectuer une évaluation des risques des ministères de la Santé, de renforcer les activités d’assurance, de veiller à la conformité avec la politique de l’OMS, de mettre en place un système de suivi plus rigoureux afin de garantir la qualité et la présentation des rapports dans les délais, d’effectuer régulièrement des visites et missions de bilan auprès des ministères de la Santé et de renforcer les capacités des équipes du ministère de la Santé dans des domaines tels que l’élaboration de projets, la gestion financière des projets, et l’établissement de rapports. Dans ce contexte, le Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique (OMS/AFRO) a entrepris un certain nombre d’initiatives visant à améliorer la gestion du mécanisme de coopération financière directe dans la Région. L’objectif est de renforcer la responsabilisation afin d’atteindre les résultats escomptés du programme, de renforcer la conformité avec les règles et règlements de l’OMS, d’assurer une gestion efficace des ressources de l’organisation et de mieux répondre aux attentes des donateurs et des États Membres. Pour atteindre cet objectif, l’OMS a revu son système de contrôle interne des modalités de mise en œuvre de la coopération financière directe et un ensemble complet d’activités d’assurance sera mis en place pour garantir que :

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•

L’activité prévue est exécutée conformément à l’objectif du programme énoncé dans l’accord, à l’appui de la stratégie nationale de développement de la Santé et du programme concerné. Les dépenses déclarées du projet correspondent assez fidèlement au montant des fonds déboursés au titre de la coopération financière directe.

•

1.9.1 1.9.1.1

Les activités d’assurance prévues sont : Évaluation des risques des partenaires de l’OMS Elle est effectuée par le bureau de pays de l’OMS en collaboration avec l’unité Budget et finances du Bureau régional et le Siège dans le but d’évaluer le risque financier du ministère de la Santé, compte tenu des facteurs suivants : • Les recommandations d’audit existantes ; • Le nombre et volume des accords de coopération financière directe financés au cours des douze derniers mois ; • Le nombre de rapports en souffrance ; • Le montant du financement requis pour la nouvelle activité ; • Le nombre de nouveaux accords de coopération financière directe établis au cours de l’exercice financier courant ; • L’historique des rapports notamment en ce qui concerne la ponctualité et la pertinence des rapports techniques et financiers transmis par le ministère de la Santé ; • D’autres considérations : les urgences sanitaires, les changements structurels, etc.

1.9.1.2

Liste de contrôle d’auto-évaluation du ministère de la Santé : Grâce à la liste de contrôle d’auto-évaluation (annexe 5), le ministère de la Santé sera en mesure d’évaluer les risques existants au sein de son propre organisme dans différents domaines tels que la comptabilité, les effectifs, l’établissement de rapports, les achats, le contrôle interne, etc.

1.9.1.3

Activités de suivi sur place et contrôles inopinés : Les fonctionnaires chargés de programme à l’OMS au bureau de 25

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pays se rendront sur le terrain afin de vérifier que les activités progressent conformément au programme établi.

1.9.1.4

Il existe trois niveaux de certification des rapports FACE et techniques comme suit : Le fonctionnaire autorisé représentant le ministère de la Santé certifie que : • Les dépenses réelles déclarées dans le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ont été effectuées conformément à la proposition de projet et au budget détaillé approuvés. • Les pièces justificatives de ces dépenses seront disponibles pour examen, le cas échéant, pour une durée de cinq ans à compter de la date d’achèvement de l’activité ; • Tout solde restant sera remboursé à l’OMS dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité. • Toutes les activités sont en conformité avec la proposition de projet approuvée. • Le rapport technique soumis fournit une description précise des activités menées et démontre que les résultats ont été atteints.

Le fonctionnaire chargé du programme au bureau de pays de l’OMS certifie : • avoir examiné de manière approfondie la version finale du rapport technique de l’accord de coopération financière directe et constaté que le rapport est suffisant pour démontrer que les activités ont été mises en œuvre, conformément à l’accord et au budget approuvé, et que les objectifs fixés ont été atteints ; • s’être rendu sur le terrain pour vérifier que les activités progressaient comme prévu. • avoir examiné le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE), et confirme que ce rapport a été correctement rempli et dûment certifié par le ministère de la Santé.

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Le Représentant de l’OMS atteste qu’il a : • examiné le rapport technique de la coopération financière directe et le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) et confirme que ces activités ont été menées à bien, et les résultats escomptés obtenus selon l’accord conclu avec le ministère de la Santé et le budget approuvé au titre de la coopération financière directe.

1.9.1.5

Évaluations techniques : elles seront effectuées de manière aléatoire à partir d’un échantillon (environ 10 %) de l’ensemble des accords de coopération financière directe, etsur l’ensemble des accords de coopération financière directe portant sur un montant supérieur à US $50 000.

1.9.1.6

Vérifications de la conformité par le Bureau régional : toutes les demandes d’accord de coopération financière directe seront examinées par l’unité Budget et finances du Bureau régional avant toute approbation et traitement des paiements. En outre, tous les rapports FACE des accords de coopération financière directe seront transmis à l’unité Budget et finances du Bureau régional pour vérification avant de confirmer l’acceptation des rapports relatifs à la coopération financière directe.

1.9.1.7

Activités d’assurance et vérifications a posteriori : elles consistent notamment à effectuer des missions de vérification sur un échantillon d’accords de coopération financière directe conclus, déterminés en fonction du risque qu’ils présentent. Les missions de vérification sont généralement menées par le personnel de l’OMS bien que, si cela est jugé plus pratique, des entités externes indépendantes telles que des cabinets d’audit peuvent également être sollicités pour exécuter ses activités d’assurance. Comme indiqué au paragraphe 1.7, le ministère de la Santé doit conserver les justificatifs financiers pendant cinq ans au moins après la date de fin de l’activité et pouvoir les mettre à disposition sur demande, pour inspection par l’OMS et/ ou par des parties agissant pour le compte de l’OMS. Le ministère de la Santé doit pouvoir également sur demande, mettre à disposition de l’OMS les extraits pertinents des états financiers vérifiés de l’État.

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1.10

Problèmes récurrents de non-conformité Les problèmes de non-conformité suivants ont été constatés de manière récurrente à l’occasion du suivi et de l’examen des rapports relatifs aux accords de coopération financière directe qui ont été soumis : • Utilisation des fonds pour financer des activités non autorisées en vertu de la modalité de coopération financière directe (par exemple l’achat d’actifs ou le paiement de déplacements à l’étranger) ; Budget pas suffisamment détaillé ou fourni avec des renseignements manquants ou des erreurs de calcul ; Estimations de coûts peu réalistes ; Taux de DSA supérieurs aux taux établis par l’équipe de pays des Nations Unies (EPNU) ; Pièces justificatives inexistantes ou insuffisantes, entraînant un manque de garantie que les dépenses déclarées ont réellement été effectuées ; Erreurs de calcul constatées dans le formulaire FACE soumis ; Dépenses déclarées mais non effectuées au cours de l’exercice financier visé ; Dépenses déclarées pour des activités qui n’ont pas réellement été mises en œuvre ou pour des activités qui n’étaient pas approuvées au départ dans l’accord ; Présentation hors-délais des rapports techniques et financiers ; Mauvaise qualité des rapports reçus ; Formulaire FACE mal rempli (dépenses déclarées sous forme de montant global et non détaillées par ligne budgétaire) ; Formulaire FACE n’est pas correctement signé, daté ou cacheté ; TVA appliquée aux dépenses du projet.

• • • • • • • • • • • •

La mauvaise qualité des informations communiquées peut s’expliquer par la précarité des systèmes de contrôle interne qui résultent de l’absence de politiques et de procédures financières solides, du manque de séparation adéquate des fonctions, de l’absence de procédures de mise en compétition pour l’attribution de marchés à des fournisseurs, de la mauvaise tenue des dossiers et du recours excessif aux paiements en espèces.

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1.11 Bonnes pratiques Les pratiques exemplaires suivantes peuvent améliorer la mise en œuvre des accords de coopération financière directe et conduire à un partenariat concluant entre le ministère de la Santé et l’OMS : • Désignation de points focaux pour assurer une bonne communication ainsi qu’une coordination et un suivi conjoints. Il est préconisé de désigner le fonctionnaire chargé des opérations/administration au bureau de pays de l’OMS comme point focal des accords de coopération financière directe. Il est également recommandé au ministère de la Santé de désigner un point focal pour les projets de l’OMS. La liste des points focaux et leurs coordonnées respectives devra être officiellement communiquée. Une planification concertée et une bonne communication sont des ingrédients essentiels à la réussite de tout partenariat. Les accords de coopération financière directe doivent être planifiés conjointement. Il convient de prévoir suffisamment de temps pour les procédures administratives et assurer ainsi une mise en œuvre sans heurts. Il est recommandé de programmer régulièrement des réunions de bilan et de coordination entre l’OMS et le ministère de la Santé afin d’assurer un échange prompt et régulier d’informations et d’expériences au cours des phases de planification et de mise en œuvre. En fonction de l’envergure du programme, de la portée des activités prévues, du volume de financement, et des précédentes performances, le bureau de pays de l’OMS et le ministère de la Santé pourront décider ensemble de la fréquence des réunions de coordination. En règle générale, il est conseillé de tenir une réunion de planification au début de l’année (ou au début de la période de mise en œuvre si elle ne coïncide pas avec le début de l’exercice financier), puis des réunions mensuelles ou trimestrielles de suivi et de bilan, en fonction des besoins. Pour être plus fructueuses, les réunions conjointes devront réunir le personnel administratif et de programme. Les procès-verbaux de ces réunions doivent être consignés, communiqués au bureau de pays de l’OMS et une copie versée au dossier du projet conservé par le ministère de la Santé. Les listes de contrôle peuvent aider à minimiser les erreurs et éviter le rejet des propositions de projets et de rapports. Une liste de contrôle indicative figure à l’annexe 6.

•

1.12 Risques de non-conformité aux règles et politiques de coopération financière directe de l’OMS Le tableau ci-dessous présente les principaux risques associés aux mécanismes de coopération financière directe et les mesures d’atténuation des risques correspondantes.

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Tableau 9 : Risques associés aux mécanismes de coopération financière directe et mesures d’atténuation des risques correspondants

Risques

Mesures d’atténuation des risques -

La présentation tardive des rapports de coopération financière directe se solde par la rétention des fonds destinés à d’autres accords ultérieurs de coopération financière directe et n’offre aucune garantie à l’OMS que les activités ont été mises en œuvre comme convenu.

Le bureau de pays de l’OMS doit contrôler régulièrement les rapports de coopération financière directe qui n’ont pas été soumis et effectuer un suivi étroit avec ses interlocuteurs du ministère de la Santé afin de garantir la présentation des rapports coopération financière directe dans les délais. En fonction des antécédents du ministère en ce qui concerne la transmission des rapports, le bureau de pays de l’OMS a la possibilité d’effectuer des remboursements après la mise en œuvre de l’activité ou des versements échelonnés, le cas échéant. Veiller à ce que les propositions de coopération financière directe soient complètes et comprennent une description claire de l’activité ainsi qu’un budget détaillé.

La soumission de propositions incomplètes entraîne des retards dans la mise en œuvre des activités prévues et l’impossibilité d’atteindre les résultats escomptés.

Utiliser des fonds à des fins non conforme à la politique de coopération financière directe ou au Plan d’action établi fait courir le risque de porter atteinte à la réputation de l’OMS et de ses partenaires.

- -

Certification du formulaire FACE et des rapports techniques par le ministère de la Santé, le fonctionnaire responsable du programme au bureau de pays de l’OMS et le Représentant de l’OMS. La liste détaillée des dépenses doit figurer sur le formulaire FACE. Le fonctionnaire chargé du programme/le Chef du bureau de pays suit l’utilisation des fonds sur le site de l’activité et effectue des contrôles inopinés des décaissements. Mission de vérification et visites sur place au ministère de la Santé.

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PARTIE: 2 GESTION DES MISSIONS

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Gestion des Missions 2.1 Principe général Le voyage en mission désigne un déplacement effectué pour le compte de l’Organisation ou sur invitation de l’Organisation pour une mission donnée.

Les voyages en mission couvrent également les voyages effectués à l’invitation d’institutions extérieures ou d’autres parties pour une activité ou dans un but précis liés aux activités de l’OMS, et dont les frais peuvent être pris en charge en partie ou en totalité par la partie concernée.

2.2 Catégories de voyages en mission Le voyage en mission concerne les catégories suivantes de personnes voyageant pour le compte de l’Organisation : • Les membres du personnel de l’OMS ; les personnes titulaires de contrats temporaires, ce qui inclut le personnel de conférence et les interprètes. • Les consultants et employés d’autres organismes détachés auprès de l’organisation ; et les personnes en mission pour l’organisation ou représentant l’Organisation lorsqu’ils sont invités par des parties tierces. • Les délégués à l’Assemblée mondiale de la Santé : tout Membre et Membre associé de l’OMS classé dans la catégorie des pays les moins avancés. • Les représentants aux Comités régionaux : tout Membre ou Membre associé dont la contribution au budget ordinaire de l’OMS correspond au taux minimum dans le barème des quotes-parts. • Les membres du Conseil exécutif. • Les membres des comités d’experts et leurs sous-comités, et ceux des groupes scientifiques et d’étude. • Les conseillers temporaires : les personnes invitées pour de courtes périodes ne dépassant pas soixante jours consécutifs afin de prodiguer des conseils ou une assistance à l’Organisation. En principe, cette catégorie ne s’applique pas aux personnes recrutées pour fournir des conseils ou une assistance à un État Membre. 32

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• Les participants aux réunions, ateliers et autres activités de groupe en vue de l’échange d’informations scientifiques et techniques. • Boursiers : la bourse de l’OMS englobe toute une gamme de modalités de formation spécialement conçues pour les individus et les groupes dans le cadre du renforcement des capacités nationales. Ces formations peuvent être de courte ou de longue durée et se dérouler dans un établissement de formation approprié, ou sur terrain dans le pays d’origine du boursier ou dans un autre pays.

2.3 Conditions à remplir pour effectuer un voyage en mission

2.3.1.

Autorisation de voyage

• L’autorisation de voyage est nécessaire pour les non-membres du personnel de l’OMS voyageant pour le compte ou à l’invitation de l’OMS. • Le ministère de la Santé doit envoyer la demande au bureau de pays de l’OMS, avec une liste définitive des participants afin de permettre à ce dernier de traiter la Demande de voyage dans les délais. Les noms des participants doivent parvenir à l’OMS au moins 21 jours ouvrables avant la date de voyage ; dans le cas contraire, le voyage ne peut être organisé par l’OMS. Les participants doivent correspondre au profil requis. • Une autorisation de voyage doit être préparée et approuvée par le fonctionnaire chargé d’autoriser le voyage (personnel de l’OMS) chaque fois qu’un voyage est entrepris pour l’Organisation, ou que le voyageur représente l’OMS. • L’autorisation de voyage ne doit mentionner que l’itinéraire officiel. • L’autorisation de voyage doit être approuvée et achevée au plus tard dix jours ouvrables avant la date de départ. Là encore, aucun voyage ne peut être entrepris avant que la demande d’autorisation de voyage ne soit dûment approuvée. • Le voyageur n’a pas besoin d’autorisation de voyage pour les déplacements locaux qui n’entraînent aucun frais de voyage.

2.3.2

Billet d’avion

• Pour les ateliers et réunions normales, le voyage se fera par l’itinéraire le plus direct et un billet en classe économique le moins couteux sera fourni selon l’itinéraire approuvé. • Les conseillers temporaires, les membres des comités d’experts et les consultants : une fois autorisés par le Directeur général adjoint concerné au Siège ou le directeur de l’Administration et des Finances (DAF) dans les bureaux régionaux, ils recevront un billet 33

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en classe affaire au tarif le moins couteux, lorsque le voyage dure plus de neuf heures. • Pour les pays de la catégorie des pays les moins avancés de l’OMS : - Les délégations à l’Assemblée mondiale de la santé recevront un billet aller-retour en classe économique de la capitale du pays vers le lieu de la session pour un délégué ou un délégué associé ressortissant de chacun des pays désignés. Les représentants aux comités régionaux recevront un billet aller-retour en classe économique de la capitale du pays vers le lieu de la session pour un délégué ou un délégué associé ressortissant de chacun des pays désignés. Les membres du Comité exécutif de l’OMS recevront un billet en classe économique, escales comprises, depuis leur lieu de résidence jusqu’au lieu de la réunion

Lorsque la durée de voyage est supérieure à six heures, ils • recevront un billet aller-retour en classe affaires, escales comprises, depuis leur lieu de résidence jusqu’au lieu de la réunion. • Le Président du Conseil exécutif de l’OMS recevra un billet aller- retour en première classe entre son lieu de résidence et le lieu de la réunion indépendamment de la durée du voyage. • Le ministère de la Santé devra respecter les critères de l’OMS pour sélectionner les personnes désignées pour assister aux réunions de l’OMS. Tout changement dans les désignations se fera à titre exceptionnel. • Une fois les désignations confirmées, il incombe au bureau de pays de l’OMS de prendre les dispositions nécessaires au voyage des participants. • Le bureau de pays de l’OMS fait émettre un billet d’avion une fois finalisée l’autorisation de voyage. • Pour les déplacements internes/locaux, le billet d’avion n’est pas nécessaire sauf s’il se justifie exceptionnellement (par exemple : vaste territoire, raisons de sécurité, autre mode de transport inexistant, impraticable ou trop coûteux).

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine 2.3.3 Paiement d’une indemnité journalière

L’indemnité journalière est versée aux membres du personnel de l’OMS et aux nonfonctionnaires voyageant pour le compte ou à l’invitation de l’OMS. L’indemnité journalière de voyage est destinée à couvrir tous les frais encourus lors d’un voyage en mission, notamment l’hébergement, les repas, les taxes, les frais de service obligatoires, les pourboires et les communications locales (ce qui inclut les connexions Internet), le transport, et autres petites dépenses personnelles. L’indemnité journalière est payable à 100 % pour les membres du personnel à tous les niveaux, pour une période allant jusqu’à 60 jours ; un taux inférieur s’applique après 60 jours, (à l’exception de New York, où le taux est réduit après les 30 premiers jours). Les taux d’indemnité journalière sont déterminés en collaboration avec l’Organisation des Nations Unies et les institutions spécialisées. Les montants des indemnités journalières du système des Nations Unies sont révisés régulièrement et, le cas échéant, mis à jour, afin de refléter les frais réels encourus pour loger dans un hôtel de «bonne renommée commerciale».

2.3.3.1

Voyages en mission à l’étranger • L’intégralité de l’indemnité correspondant à l’itinéraire approuvé peut être versée à un voyageur non-membre du personnel de l’OMS, une à deux semaines avant le voyage, au taux de l’indemnité journalière en vigueur au moment du paiement, par transfert électronique du bénéficiaire et dans la devise dudit compte. Les paiements au profit de voyageur non-membres du personnel de l’OMS peuvent également être effectués en espèces à l’arrivée, sur le lieu de la réunion ou de la conférence, ou avant le départ via le bureau de pays de l’OMS. Toutefois, les paiements électroniques seront privilégiés pour des raisons de coût, de commodité et de sécurité. Par conséquent, on réservera les paiements non électroniques uniquement aux situations où le voyageur ne dispose pas de compte en banque, lorsque le compte bancaire du fournisseur ne permet pas de transactions internationales, ou lorsque la participation d’un voyageur ne peut être confirmée avant la réunion. Dans le cas d’un nouveau participant, il conviendra de créer un profil dans le système GSM pour permettre à l’OMS d’effectuer des paiements électroniques. Il faut compter au maximum 2 semaines pour la création d’une fiche fournisseur dans le système. Les frais imprévus liés au voyage, tels que les frais de conférence, sont remboursables et peuvent être inclus dans l’autorisation de voyage. Pour les dépassements de frais de voyage, seuls les frais essentiels et inévitables seront autorisés. Toutefois, l’OMS ne remboursera pas les frais de visa des voyageurs qui ne sont pas des membres de son personnel.

•

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2.3.3.2

Indemnité journalière réduite • L’indemnité journalière sera réduite pour tous repas ou logement officiellement fournis dans l’autorisation de voyage. Le module de voyage du PRE (GSM) calculera automatiquement les retenues de 50 % sur l’indemnité journalière de subsistance pour le logement et de 10 % sur l’indemnité journalière de subsistance pour chaque repas enregistré dans l’autorisation de voyage. Ces dispositions sont résumées dans le tableau ci-après :

Tableau 10 : Éléments de l’indemnité journalière *

Description Hôtel/hébergement Petit déjeuner Déjeuner Dîner Faux frais**

Éléments de l’indemnité journalière (%) 50 10 10 10 20

* Le total de l’indemnité journalière est automatiquement ajusté en fonction des éléments énumérés ci-dessus qui sont offertes. ** Les faux frais servent à couvrir les petites dépenses personnelles telles que l’achat de cartes SIM locales ou autres communications locales, etc.

2.3.3.3

Voyages en mission locaux • Une indemnité journalière de subsistance pour les voyages en mission locaux est habituellement versée aux partenaires locaux du ministère de la Santé afin de prendre part à des séminaires, réunions ou de superviser d’autres activités (par exemple des activités de surveillance de la poliomyélite). Le montant des indemnités journalières et autres frais (par exemple les frais de transport) sont déterminés en collaboration avec d’autres institutions du système des Nations Unies dans les pays respectifs (EPNU- Équipe de pays des Nations Unies). Lorsqu’aucune nuitée n’est requise sur place, seuls les frais de transport sont couverts au taux fixé par l’Équipe de pays des Nations Unies.

•

Le bureau de pays de l’OMS doit verser l’indemnité journalière de subsistance aux voyageurs nationaux, 2 à 3 jours avant le voyage.

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2.3.3.4

Paiement d’indemnités journalières de subsistance pour des réunions spéciales (i) Assemblée mondiale de la Santé et Comités régionaux • Les délégués à l’Assemblée mondiale de la Santé et au Comité régional ne perçoivent pas d’indemnités journalières de subsistance en vertu des résolutions WHA 30.10 et 55.22.

(ii)

Membres du Conseil exécutif • Les membres du Conseil exécutif perçoivent 140 % de l’indemnité journalière de base pendant les réunions du Conseil et les déplacements nécessaires au lieu de réunion. Une autre journée d’indemnité journalière de subsistance est versée aux membres qui doivent arriver au moins une journée entière avant l’ouverture de la réunion, et jusqu’à deux journées supplémentaires d’indemnité journalière pour les membres dont le nombre d’heures de vol prévu pour se rendre au lieu de la réunion excède huit heures, qui font une escale pendant le voyage ou arrivent deux journées entières au moins avant l’ouverture de la réunion. Aucune indemnité journalière n’est octroyée aux membres résidant de l’endroit de la réunion.

• (iii)

Experts et conseillers temporaires • Les fonctionnaires du ministère de la Santé voyageant en qualité de conseillers temporaires et membres de comités d’experts, de souscomités de ces derniers et de groupes scientifiques et d’études perçoivent une allocation correspondant au taux de base de l’indemnité journalière pour le pays où se déroule la rencontre, au cours du voyage autorisé et pendant tout le temps où leur présence est nécessaire à la réunion. Pour les membres résidant à distance raisonnable de l’endroit de la réunion, l’allocation est réduite de 50 % pour chaque journée de réunion du comité ou du groupe. L’indemnité est généralement versée par virement électronique sur le compte en banque du bénéficiaire, dans la devise du compte. À titre exceptionnel, des versements pourront être effectués en espèces, sur le lieu de la réunion, lorsque le paiement électronique n’est pas possible ou n’est pas commode. Cette indemnité n’est pas considérée comme une rémunération. L’autorisation préalable du Contrôleur financier (ou du Directeur de l’administration et des finances à AFRO) est requise pour tout dépassement du taux normal de l’indemnité journalière. 37

•

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(iv) Habilitation de sécurité • Conformément à la politique de sécurité de l’ONU et de l’OMS, une habilitation de sécurité est requise pour tous les voyages à l’étranger des membres du personnel de l’OMS, et d’autres personnes voyageant au nom de l’OMS en qualité de : - - - • • Consultant ; Personnes recrutées par l’Organisation et via des accords de services spéciaux (SSA) ; Conseillers temporaires ;

Pour ces catégories, il incombe au membre du personnel gérant le voyage de veiller à introduire les demandes d’habilitation de sécurité appropriées. Dans la plupart des cas, il s’agira de membres du personnel de la Représentation de l’OMS dans le pays. Pour accéder au site du Département de la sûreté et de la sécurité de l’Organisation des Nations Unies (UNDSS) suivre le lien : https://dss.un.org Les autres voyageurs (non-membres du personnel de l’OMS) n’entrant pas dans la catégorie ci-dessus ne sont pas tenus d’obtenir une habilitation de sécurité.

•

2.4 Demandes de remboursement des frais de voyage • Les demandes de remboursement de frais de voyage sont introduites à l’arrivée, après le voyage. Pour le personnel de l’OMS : les demandes de remboursement de frais de voyage doivent être déposées dans les 30 jours suivant l’achèvement du voyage en mission accompagnées des copies des factures d’hôtel et des cartes d’embarquement. Pour toutes demandes non accompagnées de factures d’hôtel, le taux d’indemnité journalière est réduit à 50 % et le recouvrement de paiement d’avance effectué en conséquence. Les demandes de remboursement de frais de voyage ne sont généralement pas nécessaires pour les voyageurs non-membres du personnel de l’OMS, ce qui inclut les délégués aux réunions des organes directeurs. Toutefois, pour les non-membres du personnel de l’OMS, il convient d’introduire une demande de remboursement lorsque le voyage effectif diffère du voyage autorisé et entraîne des frais supplémentaires ou surcoûts qui doivent être récupérés. À titre d’exemple, un non-membre du personnel de l’OMS peut avoir été payé avant la réunion, mais n’y a pas pris part, ou alors peut avoir effectué des dépenses supplémentaires imprévues, et donc introduire une demande de remboursement.

•

2.4.1

Les trop-perçus : • ils sont directement recouvrés auprès du non-membre du personnel en

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine espèces, par chèque ou par virement électronique et déposés dans le compte de l’OMS ou déduits des montants dus pour un prochain voyage. Si le voyageur est titulaire d’un contrat avec l’OMS, le montant dû peut être déduit des futurs paiements au titre dudit contrat.

2.4.2

Les moins-perçus : • les dépenses officielles supplémentaires ou imprévues peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement au retour du voyage, dès lors qu’elles sont accompagnées des reçus correspondants. Une fois approuvée la demande de remboursement de frais de voyage pour le montant supplémentaire, le paiement est généralement effectué par voie électronique sur le compte bancaire du voyageur (c’est-à-dire le prestataire).

2.4.3

Achat du billet d’avion par le voyageur : • Dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque l’organisation n’a pas la possibilité d’acheter le billet d’avion, une demande de remboursement de frais de déplacement peut être déposée au nom du non-membre du personnel afin de lui rembourser le montant du billet qu’il a acheté, et que le voyageur doit présenter accompagné des reçus y afférents, par voie électronique et joint à la demande de remboursement. Il incombe au Bureau qui a établi l’autorisation de voyage de préparer la demande de remboursement de frais de voyage des non-fonctionnaires (personnel du ministère de la Santé), lorsque nécessaire. Le participant doit conserver tous les documents justificatifs pertinents y compris les cartes d’embarquement, reçus d’hôtel et reçus de toutes les dépenses supplémentaires. Figure 5 : Circuit de traitement des voyages en mission :

•

Désignations officielles envoyées par le ministère de la Santé et approuvées par l’OMS

Vérification de l’existence d’un profil fournisseur du «voyageur» dans le GSM et création du profil fournisseur si nécessaire

Demande de réservation de billets par le Bureau de pays de l’OMS (uniquement pour les déplacements à l’étranger)

6 Émission du billet d’avion

Approbation de la TA par le Représentant de l’OMS ou le responsable du budget (au moins 10 jours avant le départ)

Création d’une autorisation de voyage (TA)

Paiement d’une indemnité journalière par l’OMS/GSC

Présentation de la demande de remboursement des frais de voyage (le cas échéant)

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2.5

Risques de non-conformité aux règles et politiques de l’OMS en matière de voyage • L’OMS s’emploie constamment à renforcer les procédures qui lui permettent d’atteindre les résultats escomptés, de garantir la responsabilisation et la bonne administration de ses ressources. Il appartient donc au ministère de la Santé, au voyageur et à l’OMS de veiller à ce que les règles et politiques relatives au voyage soient respectées ; que les ressources soient utilisées de façon efficiente et efficace et que les ressources soient utilisées de façon efficiente et efficace et que chaque voyageur puisse rendre compte des ressources (fonds) qui lui ont été confiées. En cas de non-respect des règles par les partenaires de l’OMS, l’Organisation s’expose aux risques suivants :

•

Tableau 11 : Risques liés au non-respect des règles et politiques de l’OMS en matière de voyage Risques Mesures d’atténuation des risques

1. Autorisation de voyage non établie en temps voulu, ce qui peut empêcher le voyageur de voyager dans les délais ou entraîner un prix excessif des billets d’avion.

Le ministère de la Santé doit envoyer les demandes au Représentant de l’OMS dans le pays au plus tard 21 jours ouvrables avant le départ, en joignant la liste définitive des participants désignés. Il faut prévoir suffisamment de temps (au moins 10 jours) pour permettre aux GSC de traiter le paiement ; soit par transfert électronique soit par paiement en espèces par le bureau de pays de l’OMS. Le voyageur doit informer le bureau de pays de l’OMS de toute annulation ou de la réduction des frais de voyage ; il incombe au requérant (fonctionnaire de l’OMS) de veiller à ce que le voyageur rembourse les fonds.

2. Traitement tardif du paiement de l’indemnité journalière

3. Pas de remboursement reçu en raison de l’annulation du voyage après paiement de la demande de voyage ou pour des frais de voyage inférieurs au montant approuvé dans la demande de voyage, ce qui peut entraîner une mauvaise utilisation des ressources financières de l’OMS

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PARTIE: 3 APPROVISIONNEMENT DE L’OMS

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Approvisionnement de L’OMS 3.1 Définition des approvisionnements de l’OMS Les approvisionnements désignent toutes les mesures prises afin d’acquérir par l’achat ou le crédit-bail, des biens immobiliers, des marchandises, des travaux ou des services professionnels. L’OMS prête assistance aux États Membres pour l’achat de très nombreux produits, dont : • Médicaments et vaccins • Chaîne du froid et vaccination • Équipement de laboratoire • Équipement audio-visuel • Produits biologiques et de diagnostics • Fournitures et matériel hospitalier • Trousses médicales • Transport, y compris les véhicules

3.2 Approvisionnements non urgents que peut effectuer l’OMS pour le compte des États Membres Les services d’approvisionnement ne peuvent être fournis qu’aux administrations sanitaires des États Membres ou des États Membres associés et aux organismes intervenant sous leur juridiction qui sollicitent ces services. Par conséquent, si la demande de services d’approvisionnement n’émane pas en premier lieu de l’administration sanitaire elle-même ou d’une autorité comparable, l’organisme demandeur doit indiquer dans sa lettre de demande qu’il opère sous la tutelle de l’administration sanitaire et transmettre la demande par le truchement de l’administration sanitaire pour aval. Les demandes de renseignements au sujet de l’achat de fournitures contre remboursement sont à adresser directement au Siège ou par l’intermédiaire des Bureaux régionaux et de pays. Dès réception d’une demande, les approvisionnements souhaités sont examinés de façon ponctuelle, une facture pro forma (estimation de coût) est établie et envoyée au gouvernement requérant le dépôt de fonds. Les Bureaux régionaux et les bureaux de pays de l’OMS à qui le pouvoir d’acheter a été délégué approuvent les approvisionnements pour le compte du gouvernement, de l’Organisation des Nations Unies, des agences spécialisées et des organisations non gouvernementales, conformément aux spécifications fournies par le gouvernement. 42

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Les approvisionnements de produits génériques sont effectués, dans la mesure du possible, via des procédures de mise en compétition, conformément aux procédures de l’OMS. À la suite d’une procédure de mise en compétition, l’OMS a conclu des accords à long terme (LTA) fixant le prix d’achat de biens et de services récurrents auprès de certains fournisseurs. Toutefois, pour les produits de marque destinés au gouvernement, l’OMS acquiert le type d’équipement dont la marque et le modèle ont été précisés, et auprès de la source d’approvisionnement indiquée par le gouvernement.

3.3 Approvisionnements d’urgence effectués par l’OMS pour le compte des États Membres Cela s’applique à l’achat de fournitures et d’équipements médicaux essentiels demandés par un État en situation d’urgence. La délégation de pouvoirs des Directeurs régionaux aux Chefs de bureaux de l’OMS prévoit la possibilité d’effectuer des approvisionnements directs et sur place pour autant qu’ils répondent aux critères d’achat de l’OMS concernant la délégation de pouvoirs pour l’acquisition de biens et de services. L’OMS peut également acquérir des fournitures, du matériel et des services pour le compte d’un gouvernement, d’un organisme des Nations Unies ou d’une organisation non gouvernementale en relation officielle avec l’OMS, dès lors que ledit gouvernement ou ladite organisation dépose ou s’engage à l’avance à déposer des fonds dans une devise recevable à cette fin (approvisionnement contre remboursement). Lorsque le fonctionnaire de l’OMS au niveau du pays ne peut pas acheter les articles nécessaires sur place ou lorsqu’un achat centralisé est jugé plus avantageux, une assistance à l’achat prioritaire sera fournie par le Bureau régional ou par les services d’achat et de passation de marchés (CPS) du Siège. La délégation de pouvoirs en matière d’approvisionnement d’urgence accordée par les Directeurs régionaux aux chefs des bureaux de pays de l’OMS prévoit une dérogation à l’obligation d’appel d’offres concurrentiel pour tout montant inférieur ou égal à US $100 000. Toutefois, les obligations liées au rapport d’attribution du marché restent valables ; ces rapports d’adjudication peuvent être soumis a posteriori. Les chefs des Bureaux de l’OMS peuvent à leur tour transférer leur délégation d’autorité aux Bureaux de l’OMS des pays voisins qui sont en mesure d’acheter les fournitures nécessaires pour faire face à la situation d’urgence. Les Bureaux régionaux et de pays de l’OMS sont chargés de s’assurer que les produits pharmaceutiques, vaccins et produits biologiques achetés sur place, sont acquis dans le respect des règles de l’OMS en matière d’achat. Le CPS fournira des conseils aux Bureaux régionaux et aux bureaux de pays concernant les approvisionnements de ces produits sur place car ils sont exclus de l’autorité d’achat déléguée en situation d’urgence.

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3.4 Cycle d’ approvisionnement «Procure-to-Pay» de l’OMS Figure 4 : Cycle d’ approvisionnement «Procure-to-pay» de l’OMS

Les États membres soumettent la demande d’achat à l’OMS

La demande est examinée par l’unité de programme au sein du Bureau de pays de l’OMS concerné Planification et définition des caractéristiques de biens ou de services

La demande est transmise à l’unité des approvisionnements pour traitement

Identification de fournisseurs potentiels

Processus d’évaluation et de sélection des offres

Approbation de la recommandation pour l’attribution du marché

Validation du fournisseur retenu avant émission du BC

Traitement et autorisation du BC

Livraison de biens et de services aux utilisateurs finals, y compris les processus de transfert

Paiement des fournisseurs

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3.5 Principes liés aux approvisionnements de l’OMS L’OMS applique les principes suivants pour ses approvisionnements :

3.5.1

Meilleur rapport qualité-prix

Nous retenons l’offre recevable qui répond le mieux aux exigences techniques, de qualité et de prix. Pour s’assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, le processus d’appel d’offres et de sélection du prestataire doit : • • • encourager la concurrence ; assurer une évaluation exhaustive et impartiale des offres ; veiller à ce que l’offre retenue soit la plus adaptée et la mieux à même de répondre aux exigences de l’OMS telles qu’indiquées dans l’appel à propositions ou l’invitation à soumissionner au prix le plus bas.

3.5.2

Équité, intégrité et transparence

Nous prémunissons le système d’achat contre toute collusion frauduleuse et menons les processus en appliquant des règles claires et précises, des critères d’évaluation objectifs, des spécifications impartiales et en ayant recours à des documents standard d’appel d’offre. Ce code de conduite prévoit également que : • • • • • Aucun prestataire potentiel n’est autorisé à accéder à des informations relatives à un achat donné avant que ces informations ne soient communiquées à l’ensemble des soumissionnaires potentiels. Les renseignements confidentiels et relatifs à la sélection des fournisseurs ne sont pas divulgués, directement ou indirectement, à toute personne non autorisée à recevoir de telles informations. Des spécifications d’ordre générique sont utilisées, plutôt que des descriptions inutilement restrictives ou des cahiers des charges susceptibles de décourager la concurrence. Ceci est essentiel pour garantir la transparence et l’égalité des chances et doit être aussi clair que possible pour permettre aux soumissionnaires éventuels de répondre favorablement à l’invitation à soumissionner. En cas de besoin d’assistance pour élaborer les cahiers des charges, les bureaux de pays de l’OMS doivent consulter le service qui s’occupe des approvisionnements au Bureau régional. Les membres du personnel ont pour obligation de ne pas solliciter ou accepter, directement

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ou indirectement, toute gratification, don, faveur, divertissement ou toute promesse d’emploi futur de toute personne qui détient ou cherche à obtenir des contrats de l’OMS. • Tout membre du personnel ayant un intérêt financier, ou une connexion personnelle à tout fournisseur répondant à un appel d’offre de l’OMS ne doit en aucun cas participer à la procédure de passation des marchés, ainsi qu’à la gestion et au contrôle dudit contrat. • Les membres du personnel ayant une « relation personnelle ou familiale » avec tout fournisseur ne doivent pas participer aux processus de passation de marché ou de gestion des contrats.

3.5.3

Concurrence Effective

Nous transmettons à tous les fournisseurs potentiels des informations pertinentes et en temps opportun, et garantissons une égalité des chances dans la participation aux activités de passation de marchés grâce à : • • • • • une planification des approvisionnements afin d’élaborer une stratégie globale d’achat et des méthodologies d’approvisionnement ; une étude de marché pour recenser les fournisseurs potentiels ; une concurrence sur un rayon géographique aussi vaste possible et adaptée aux circonstances du marché ; la prise en compte de pratiques commerciales prudentes, dont la diligence raisonnable appropriée en ce qui concerne les éventuels fournisseurs ; et le recours aux méthodes formelles d’appel d’offres, notamment l’invitation à soumissionner ou les appels à proposition, afin de garantir une concurrence ouverte et totale.

3.5.4

Meilleur intérêt pour L’OMS et ses partenaires

Les activités d’achat sont menées de manière à ce que l’OMS et ses partenaires puissent atteindre leurs buts et objectifs. Il s’agit de veiller à ce que tous les approvisionnements et acquisitions effectués soient toujours en accord avec les objectifs et les résultats escomptés de l’OMS.

3.6 Processus de sélection des fournisseurs de biens et services Les approvisionnements pour des montants inférieurs à US $25 000 doivent faire l’objet d’au moins trois offres écrites provenant de fournisseurs potentiels pour chaque transaction. Pour les marchés d’un coût estimatif compris entre US $25 000 et US $200 000, les règles suivantes s’appliquent : Une demande d’offre ou invitation à soumissionner accompagnée d’une description des biens ou services requis par l’Organisation est adressée aux prestataires potentiels qui sont invités à présenter une offre ;

•

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine • • Les offres sont réceptionnées et évaluées ; Immédiatement après la date de clôture des offres et leur évaluation, le fonctionnaire responsable prépare un rapport d’adjudication et un contrat est émis en faveur du prestataire retenu. Pour la procédure d’offres scellées, les différentes étapes et conditions relatives aux approvisionnements d’un montant supérieur à US $200 000 sont : Les appels à propositions sont adressés à des fournisseurs potentiels qui ont la capacité technique de fournir les biens ou services requis. Les prestataires potentiels sont informés dans l’appel à propositions du lieu et de l’heure où aura lieu de dépouillement public des offres ; Les fournisseurs potentiels sont invités à envoyer, au plus tard à l’heure et à la date précisées, une offre sous pli scellé adressée à l’attention du fonctionnaire responsable ; Les plis contenant les offres sont conservés scellés par l’unité désignée dans les Bureaux régionaux, et uniquement ouverts sur le lieu et au moment indiqués dans l’invitation ; Si à titre exceptionnel, il est nécessaire d’ouvrir les offres scellées dans les bureaux de pays, l’approbation préalable du Directeur de l’Administration et des Finances (DAF) sera nécessaire pour ce faire.

• • • • •

Figure 6 : Récapitulatif des modalités d’appel d’offres

< = US $ 25 000

Trois devis

US $25 001 à US $ 199 999

Invitation formelle à soumissionner (ITB)/ appel à propositions (RFP)

Au-dessus de >= US $ 200 000

ITB/RFP & offres scellées

3.6.1

Propriété et contrôle des biens

L’Organisation conserve la propriété et le contrôle de tous les biens acquis à moins que : • • • • Le titre de propriété des biens ait été officiellement cédé à un État conformément à un plan opérationnel ou tout autre accord de coopération technique ; ou Tout équipement ait été acquis en vertu d’un accord de services techniques (TSA), auquel cas ledit matériel devient la propriété de l’institution ; ou Les biens aient été acquis en vertu de modalités d’achat contre remboursement pour le compte d’États Membres, d’institutions spécialisées du système des Nations Unies ou d’organisations non gouvernementales ; ou Les biens aient été vendus ou mis au rebut. 47

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3.6.2

Exigences et spécifications relatives aux biens

L’Unité des approvisionnements du bureau de pays et du Bureau régional doit disposer de suffisamment de temps avant la date de livraison des produits à leur destination finale, sachant qu’il n’est pas toujours possible de calculer de manière précise le temps requis. Il convient, autant que faire se peut, d’introduire les demandes d’achat au début de chaque exercice ou exercice biennal en cours ou le plutôt possible. Le délai nécessaire pour la préparation et l’envoi des invitations à soumissionner et pour les autres étapes conduisant à effectuer une commande varie, mais ne dépasse généralement pas deux mois. Le délai de livraison des biens varie également d’un fournisseur à l’autre. La devise locale s’impose pour les approvisionnements locaux tandis que pour les approvisionnements internationaux la devise applicable dépendra du pays d’origine du fournisseur.

3.7 Autres méthodes de passation des marchés applicables aux États Membres 3.7.1 Lettres d’entente (LOA) pour l’achat de services

Les lettres d’entente sont utilisées pour l’achat de services, lorsqu’il n’est pas approprié d’utiliser l’un des contrats de service standard. En outre, cela est également applicable aux subventions, en vertu desquels, l’OMS agit en tant qu’organisme de financement et octroie un appui financier aux projets d’organisations tierces. Le financement au moyen des subventions doit se faire dans le cadre des priorités programmatiques globales de l’OMS. Par conséquent, le département proposant d’octroyer une subvention doit préparer un Mémorandum de justification accompagnant le dossier de subvention et expliquant : (i) (ii) (iii) Pourquoi une subvention est appropriée et décrivant le processus de revue ; Comment les bénéficiaires de cette subvention ont été évalués et sélectionnés ; Le caractère raisonnable et économique des propositions financières.

3.7.2

Accord de services techniques pour l’achat de services

L’Accord de services techniques (TSA) désigne un accord pour les projets de recherche ou autres projets/ études techniques. Il n’est pas nécessaire d’appliquer les règles OMS relatives aux approvisionnements par mise en concurrence et à l’examen par le Comité d’examen des contrats (CRC) pour les accords de services techniques examinés et recommandés pour un financement par un comité de pilotage établi ou par un organisme d’examen scientifique ou technique analogue. L’examen par un comité directeur établi ou un organe d’examen prévoit en effet une évaluation du budget et/ou de la proposition de coûts de l’Accord de services techniques.

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PARTIE: 4 BOURSES D’ÉTUDES

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Bourses d’études 4.1 Aperçu du programme des bourses d’études Les Bourses d’études octroyées à des individus sont accordées sur recommandation des États dont sont ressortissants ces boursiers afin de les préparer et de renforcer leurs capacités puis de les affecter à des postes où ils rempliront une fonction précise dans leur pays d’origine après l’achèvement du programme d’étude. Les bourses pour une formation de groupe sont aussi accordées à des individus désignées par leur gouvernement pour leur permettre de prendre part à un cours de formation ou à un voyage d’étude (souvent appelé aussi « Séminaire itinérant ») ; il s’agit d’une visite effectuée par un groupe de scientifiques ou professionnels de la santé afin d’étudier la situation d’un ou plusieurs pays, de se pencher sur les problèmes dudit pays et les méthodes employées pour les surmonter. Les conclusions et les impressions peuvent être décrites dans un rapport dont l’ensemble des participants assume la responsabilité collective ou dans un rapport signé par un ou plusieurs d’entre eux. L’attribution d’une bourse de l’OMS signifie qu’un programme de formation approprié, qui peut inclure l’enseignement à distance, est prévu et organisé en coordination avec les administrations nationales en charge de la santé. Le programme est retenu, les dispositions prises pour qu’un individu ou un groupe puisse y participer, et l’assistance financière nécessaire est accordée pour l’exécuter. Lorsque les bourses sont accordées pour une formation de groupe, le type de programme de formation, son contenu et la composition du groupe sont déterminés avant la sélection des boursiers qui répondent aux critères fixés. Dans les deux cas, une analyse des besoins en matière de formation et de perfectionnement doit être présentée et toutes les demandes doivent reposer sur un plan de formation et de perfectionnement. L’octroi de bourses concerne tous les domaines d’activité dans le cadre du budget-programme et fait partie du plan de travail. L’OMS apporte un appui aux États pour l’administration des bourses. Ainsi, les infrastructures de l’Organisation sont mises à la disposition des États pour l’administration des bourses d’études, partielles ou complètes, dans le cadre des programmes nationaux de santé. Les formations et les voyages d’étude peuvent être cofinancés par l’OMS et d’autres organisations. De plus amples renseignements concernant les possibilités de bourses sont disponibles auprès des Bureaux de l’OMS dans les pays.

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4.2 Types et durée des bourses Les bourses sont normalement octroyées à des personnes qualifiées pour leur permettre de : (a) (b) (c) Assister à des cours ou à des activités de formation en groupe analogues, organisés ou appuyés par l’OMS ; Assister à d’autres cours, en particulier ceux qui sont sanctionnés par un certificat ou tout autre diplôme d’études postuniversitaires ; Observer des pratiques et techniques avec lesquelles ils ne sont pas familiers, ou effectuer des recherches.

4.3

Admissibilité aux bourses Ces bourses sont offertes aux ressortissants des États Membres et Membres associés de l’OMS et aux ressortissants des territoires sous tutelle et autres, dont les relations internationales relèvent de la responsabilité des États Membres de l’OMS, ou qui sont administrés par des autorités internationales établies par l’Organisation des Nations Unies. La préférence est accordée aux candidats souhaitant participer à des formations indispensables pour mener à bien un projet de santé financé par les pouvoirs publics.

4.4 Demande de bourses Les Bureaux régionaux et de pays de l’OMS doivent recevoir toutes les demandes au moins six mois avant la date de début de la formation. Les Bureaux régionaux et de pays aideront les États à élaborer les plans de formation et de perfectionnement qui couvriront : (a) (b) L’évaluation des besoins en bourses d’études nécessaires pour disposer de personnel qualifié pour effectuer des tâches particulières et L’étude des dossiers des candidats potentiels.

Les demandes doivent être effectuées à l’aide du formulaire de demande de bourses de l’OMS (formulaire WHO52). Ces formulaires sont disponibles auprès des administrations nationales de la santé ou des bureaux de pays de l’OMS.

4.5

Mandat du comité national de sélection Le Comité de sélection est établi par l’administration sanitaire nationale, en consultation avec le représentant de l’OMS dans le pays. Les administrations nationales de la santé doivent transmettre les dossiers de demandes à un Comité national de sélection qui fera passer un entretien aux candidats afin de retenir les plus qualifiés.

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Le comité est composé des membres suivants : • Les représentants de l’administration sanitaire nationale ; • Les représentants de l’organisme national chargé de la formation du personnel médical et sanitaire ; • Les représentants des associations professionnelles compétentes ; et • Un représentant de l’OMS siégeant, à titre consultatif, sans droit de vote. Le comité doit compter entre trois et cinq membres avec droit de vote. Pour sélectionner les candidats, le comité évalue les dossiers en tenant compte des critères suivants : • les études souhaitées font partie d’un programme soutenu par l’OMS ; • les qualifications des candidats ; • l’expérience pertinente du candidat dans le sujet d’études souhaité ; • compétences linguistiques ; • la santé des candidats ; et • la durée souhaitée des études.

L’administration sanitaire nationale doit transmettre les dossiers de demandes des candidats retenus au Bureau régional de l’OMS par l’intermédiaire des bureaux de pays. Ces dossiers seront accompagnés de la fiche d’approbation de la demande de bourse d’études ; les informations figurant sur cette fiche doivent correspondre au domaine d’étude que souhaite poursuivre le candidat.

4.6

Acceptation des demandes Le fonctionnaire du Bureau régional chargé des bourses examine toutes les demandes à la lumière des observations formulées par le personnel du Bureau régional ou de pays, ou le représentant de l’OMS le cas échéant, en se référant au plan relatif aux besoins de formation et de perfectionnement du pays. En se fondant sur la recommandation du fonctionnaire chargé des bourses, le Directeur régional, peut rejeter une demande si : (a) La bourse demandée n’est pas justifiée au regard du programme d’étude ;

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b) Les qualifications, la formation technique et les connaissances de la langue d’étude du candidat ne lui permettent pas de tirer pleinement profit de la bourse ; c) d) L’état de santé du candidat est sujet à caution ; ou La demande ne doit pas être acceptée ou doit être reportée pour d’autres motifs.

Une fois la demande acceptée, un programme d’étude provisoire est élaboré pour le boursier. Si le Programme d’études préconisé est radicalement différent du projet du requérant ou de celui de l’administration sanitaire nationale, il est communiqué au candidat et à l’administration sanitaire nationale pour observations éventuelles avant la prise de décision définitive. Les fonctionnaires du Bureau régional chargés des bourses tiendront les candidats et leurs gouvernements informés du statut de leur demande tout au long de la période nécessaire à l’acceptation, au traitement du dossier, aux négociations de placement des candidats, etc.

4.7 Lettre d’attribution Une fois le placement du candidat organisé et les fonds engagés, le fonctionnaire du Bureau régional chargé des bourses prépare une lettre d’attribution (formulaire WHO53) signée par le Directeur régional. La lettre d’attribution est accompagnée d’un exemplaire de la publication sur le Programme de bourses de l’OMS, et le cas échéant des rapports des boursiers (formulaire WHO54).

Figure 7 : Processus de planification et d’octroi des bourses :

Formuler le plan décrivant les besoins en matière de formation et de perfectionnement du pays

Dossiers de demande via les administrations nationales de la santé ou les Bureaux de pays de l’OMS

Examen des candidatures par le Comité national de sélection

Le fonctionnaire du Bureau régional chargé des bourses examine toutes les demandes

le Directeur régional approuve ou rejette la demande

Lettre d’attribution élaborée pour les candidats retenus

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4.8 Dispositions financières relatives aux bourses d’études La bourse d’étude couvre : (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) les frais de voyage, tant à l’étranger que dans le pays d’étude ; une allocation ou indemnité de subsistance mensuelle ; les frais de scolarité, y compris les frais d’inscription aux cours et les frais liés à la thèse ; l’indemnité de cessation d’emploi ; l’assurance-maladie ; l’allocation pour l’achat de livres ; et, si nécessaire, d’autres matériels éducatifs.

Elle peut également couvrir les frais de participation à des conférences professionnelles liées au programme d’étude et les frais liés à l’enseignement à distance. Toutes les autres dépenses sont à la charge du boursier.

4.8.1

Allocation mensuelle

L’allocation mensuelle est une indemnité versée pour couvrir les frais de logement, les repas et les faux frais encourus par un boursier pendant toute la période de la bourse. Le montant de l’allocation varie d’un lieu à l’autre en raison des différences de coût de la vie, mais ne varie pas entre boursiers situés au même endroit. Pour que l’allocation de l’ensemble des boursiers d’un lieu donné puisse être versée uniformément et équitablement, indépendamment de l’organisme des Nations Unies ou de la source des fonds, les montants de l’allocation sont établis par un accord interinstitutions.

4.8.2 Frais de scolarité et frais de thèse L’OMS prend en charge les frais de scolarité pour les cours inclus dans le programme d’études. Ces frais, normalement libellés en devise locale, ne sont pas à régler par le boursier ; les factures doivent être directement adressées au Bureau régional de la Région d’étude.

4.9 Rapports Les rapports relatifs aux bourses d’études sont à élaborer par le boursier au cours de la période de bourse et à la fin de cette dernière ; les institutions de formation au cours de la période de la bourse ; et par le boursier et le gouvernement sur l’utilisation ultérieure des services du boursier. 54

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4.9.1 Rapports au cours de la période de bourse L es boursiers reçoivent des instructions expresses sur la rédaction des rapports qui varient en fonction du pays d’étude. Les boursiers qui poursuivent des études d’une durée de plus de six mois sont tenus de soumettre des rapports en double exemplaire à l’issue de chaque session universitaire, ou tous les six mois, au moyen du formulaire WHO54. Ces rapports doivent être adressés au Bureau régional d’origine du boursier, par le biais du Bureau régional du pays d’étude. Les institutions de formation sont priées de soumettre un rapport intérimaire confidentiel sur les boursiers poursuivant des études universitaires d’une durée supérieure ou égale à six mois dans leur établissement. Afin de tenir les autorités nationales de la santé informées de l’évolution des boursiers, le Directeur régional communique aux États, en tant que de besoin, toute information pertinente figurant dans les rapports sur les boursiers ou provenant de la Région d’étude ou de l’institution dans laquelle ils étudient.

4.9.2 Rapports à la fin de la période de bourse Les boursiers sont tenus de soumettre un rapport de fin d’études, à l’aide du formulaire WHO 635, dans un délai d’un mois à compter de la fin de leur bourse. Ce rapport doit être adressé au Bureau régional de la Région d’origine, qui transmettra des exemplaires dudit rapport au(x) Bureau(x) régional (aux) de la/des Région(s) d’étude ; ces derniers peuvent à leur tour transmettre un exemplaire à l’institution de formation.

4.9.3

Rapports sur l’utilisation ultérieure des services des boursiers

Pour toutes les bourses d’une durée de trois mois ou plus, un rapport sur l’utilisation des services des boursiers (formulaire WHO55) doit être rempli en double exemplaire par le boursier et l’administration sanitaire nationale douze mois après la fin de la période de bourse. Pour les bourses d’une durée de six mois ou plus, un autre rapport d’utilisation est exigé au bout de 24 mois ou de 36 mois selon que la durée des études a été inférieure ou supérieure à deux ans, conformément à l’engagement du boursier à accomplir une période de service minimum. L’administration sanitaire nationale envoie en temps opportun, le formulaire WHO55 au boursier qui remplit la face 2 du formulaire et le renvoie au gouvernement. Le gouvernement ajoute ses commentaires sur la face 1 du document, conserve un exemplaire et envoie l’autre au Bureau régional du pays d’origine.

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4.10 Formation en groupe Les personnes désignées par leurs pouvoirs publics pour prendre part à des cours de formation en groupe ou des voyages d’étude peuvent bénéficier de bourses d’études auquel cas, les mêmes conditions que pour l’octroi des bourses d’étude individuelles s’appliquent. Ceci est valable que les boursiers participent à un cours indépendant ou à un cours organisé ou financé par l’OMS. Les personnes désignées, mais qui n’ont pas obtenu de bourse sont considérées comme participants et sont traitées comme des délégués assistant à des réunions telles que des séminaires ou des colloques. Dans de tels cas, ni comité de sélection, ni examen médical ne sont exigés et une simple lettre d’invitation leur est adressée. À la fin du cours ou du voyage d’étude, les participants sont invités à remplir soit un court formulaire d’appréciation (pour les participants) soit un rapport final comme dans le cas d’une bourse individuelle. L’organisateur du cours ou du voyage d’étude prépare également, en collaboration avec les participants et le personnel enseignant, un rapport évaluant la réussite ou l’échec du cours en fonction des objectifs fixés, et, le cas échéant, formule des suggestions sur les améliorations à apporter à l’organisation ou aux programmes de cours des futurs voyages d’étude ou cours similaires.

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Annexes

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Annexes Annexe 1 : Exemple de budget ventilé* Activité : Date:

Campagne de vaccination contre la poliomyélite, (région), (pays) 15–31 janvier 2015 Emplacement géographique (……) Devise : (……….) Coût unitaire (a) Nombre d’unités (b) Nombre de jours (c) Total d = (a) * (b) * (c)

INDEMNITÉ JOURNALIÈRE DE SUBSISTANCE Vaccinateurs Superviseurs Chauffeurs Personnel de saisie des données Sous-total TRANSPORT Location de voiture Carburant Sous-total IMPRESSION Carnets de vaccination Sous-total FOURNITURES Rames de papier Crayons Marqueurs Sous-total TOTAL

7,000 7,000 7,000 7,000

100 10 20 30 160

5 5 5 5

3,500,000 350,000 700,000 1,050,000 5,600,000

100,000 2,000

15 400

5 5

7,500,000 4,000,000 11,500,000

750

1,000

750,000 750,000

4,500 200 200

15 200 2,500

67,500 40,000 500,000 607,500 18,457,500

Élaboré par : Nom : Intitulé du poste : Signature : Date Courrier électronique/ téléphone :

Certifié par : Nom : Intitulé du poste : Signature : Date Courrier électronique/ téléphone :

* Note : il s’agit d’un exemple donné à titre indicatif, les chiffres ne sont pas représentatifs et les postes budgétaires non exhaustifs. 58

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Annexe 2 : Modèle de justification de coopération financière directe MODÈLE DE JUSTIFICATION DE COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE - TECHNIQUE

[Interlocuteur national] Projet d’urgence : [oui/non] Numéro de catégorie : [ajouter information] Domaine programmatique : [ajouter information] Référence au plan de travail approuvé : [ajouter information] Fonctionnaire technique responsable au bureau de pays de l’OMS : [indiquer nom et fonction] Fonctionnaire technique responsable au Bureau régional : [indiquer nom et fonction] Bureau responsable au sein du ministère de la Santé : [indiquer nom et personne de contact] Référence PTAEO : [ajouter information] Date de début de la coopération financière directe : [ajouter information] Date de fin de la coopération financière directe : [ajouter information] JUSTIFICATION DE L’ACCORD DE COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

Objectif de l’activité [ajouter information] Expliquer pourquoi la coopération financière directe est la modalité de mise en œuvre la plus appropriée: [ajouter information] Brève description de la mesure dans laquelle les activités seront conformes aux exigences des donateurs: [ajouter information] Résultats concrets mesurables : [ajouter information] Exemple : A élaboré des lignes directrices pour xxx Résultats escomptés : [ajouter information] Exemple : Renforcer la capacité à exécuter xxx Référence à la proposition/accord du ministère de la Santé : [Référence au justificatif téléchargé] Un budget détaillé par catégorie de dépenses est joint. AUTORISATION

Fonctionnaire technique responsable Représentant de l’OMS/Chef du bureau de l’OMS (Signature): (Nom):....................................................... (Date):......................................................... (Signature): (Nom):...................................................... (Date):....................................................... 59

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Annexe 3 : Exemple d’accord de coopération financière directe et formulaire d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE)

COVERING LETTER LETTRE D’ACCOMPAGNEMENT Return Address/Adresse de retour:

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

88/20 PERMANENT SECRETARY BUILDING 3, 4TH FLOOR MINISTRY OF PUBLIC HEALTH, TIWANON RD., TARAD KWANG, AMPHUR MUANG NONTHABURI THAILAND,11000 Telephone/Téléphone: +66 2 590 1524 Email / Courriel: sethalpo@who.int

Dr Amphon Jindawatthana NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE, NONTHABURI 88/37 TIWANIN 14 Road, Mueng District, Thailand, 11000

Re:

The support for HIA experts, practitioners, authorities and academic to attend 1st ASEAN Conf on Impact Assessment

We are enclosing the Agreement For Direct Financial Cooperation (DFC) between the World Health Organization and NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE, NONTHABURI, in the amount of THB 735,000.00 (Seven Hundred Thirty-Five Thousand), for conducting abovementioned work. We also attach two document(s) referenced in the Agreement. We kindly request that you return, duly signed, one copy of the Agreement, keeping one for your files. Upon completion of the activity, a technical report and financial statement must be sent to the WHO Representative within 90 days. Please be aware that future DFC funding will be withheld to partners with overdue DFC reports. For any technical or programmatic questions relating to this agreement, please contact Nima ASGARI-JIRHANDEH, asgarin@who.int. On behalf of the World Health Organization, we thank you for your collaboration. CC: WHO Representative, Thailand WHO Global Service Centre

Concerne: The support for HIA experts, practitioners, authorities and academic to attend 1st ASEAN Conf on Impact Assessment Veuillez trouver ci-joint l’Accord pour Coopération Financière Directe (CFD) entre l’Organisation Mondiale de la Santé et NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE, NONTHABURI, pour un montant de THB 735,000.00, vous permettant de mener à bien le travail susmentionné. Veuillez également trouver 2 piéce(s) jointe(s) dont il est fait référence dans l’Accord. Veuillez nous retourner, dûment signée, une copie de l’Accord et en conserver un pour vos dossiers. À l’accomplissement du travail, un rapport technique et un relevé financier doivent être envoyés au représentant de l’OMS dans les 90 jours. Veuillez noter que de futures coopérations financières seront retenues pour cause de rapport en retard. Pour toutes questions techniques ou sur les programmes ayant trait à cet Accord, veuillez contacter Nima Asgari-JIRHANDEH, asgarin@who.int. Au nom de l’Organisation Mondiale de la Santé, nous vous remercions de votre collaboration. CC: Représentant de l’ OMS, Thailand Centre de Soutien Administratif Mondial de l’OMS

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550 135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

The WORLD HEALTH ORGANIZATION hereby agrees to provide to L ’ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ s’engage par la présente à fournir à NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE NONTHABURI Nonthaburi Thailand Contact/ Contact: Telephone/Téléphone: Fax: Email/ Courriel: Dr Amphon Jindawatthana 662 832 9082 662 832 9001 - 2 nationalhealth@nationalhealth.or.th

The Amount of/Un Montant de: THB 735,000.00 (Seven Hundred Thirty-Five Thousand) For/en vue de: the support for HIA experts, practitioners, authorities and academic to attend 1st ASCEN Conf on Impact Assessment For the period financed by this Agreement Période du projet financée par le présent accord Start Date/De Completion date/A :07-SEP -2015 :07-DEC -2015 :06-MAR-2016 Yes / Oui No / Non

Due Date of the techical report and financial statement (90 days after completion) Echéance du rapport technique et relevé financier (90 jours aprés la fin de l’activité) Any overdue technical and financial report/refunds form the same party? (In case of Yes, details and reaosns to be attached) Rapports techniques et financiers/remboursements en retard du même bénéficiaire ? (Si oui, inclure les details et raisons) Summary of Work / Description sommaire des travaux: Description of work under this Agreement/ Description des travaux faisant l’objet du présent accord:

The Support for HIA experts, practitioners, authorities, and academic to attend the 1st ASEAN Conference on impact Assessment Under the Theme of Impact Assessment and Mitigation: Towards ASCEAN Engagement and Sustainable Development.

Financial Terms/ Dispositions financières:

Payments will be made as follows/Les versements seront effectués comme suit: Deliverable/Résultat . 1 2 3 Upon receipt of signed contract Upon receipt of technical and finacial report Upon receipt of DFC report Due date/Date Remise 10-SEP-2015 07-DEC-2015 07-DEC-2015 Currency Amount/ Montant en Devise 367,500.00 367,500.00 0.00.00

% 50.00 50.00 0.00

WHO Workplan References/ Références de l’OMS sur les programmes: Project 1 SETHA1408783 Task 6.1 Award 61774 Expenditure Type 511-DFC Expenditure Organization SE_THA WR Office, Thailand % 15.4 USD 3,222.95

AGREEMENT FOR DIRECT FINANCIAL COOPERATION/ ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

Project 2 3 4 SETHA1408783 SETHA1408767 SETHA1408767

Task 7.2 3.1 2.1

Award 61774 61774 61774

Expenditure Type 511-DFC 511-DFC 511-DFC

Expenditure Organization SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand

% 16.82 42.06 25.72 3,520.13 8,802.42 5,382.75

USD

Additional Conditions, if any, to the General DFC Conditions noted here / Conditions additionnelles, le cas échéant, aux conditions générales: Annexes The following annexes form an integral part of this Agreement: Les annexes listées ci-dessous font partie intégrante de cet accord:

Annex/Annexes 1 2 2015/550 135 2015/550 135

File name/Nom du fichier Contractual - Terms of Reference Contractual - Budget Breakdown Budget Breakdown

In the event that the terms of the annexes contain any provisions which are contrary to the provisions of this Agreement, the terms of this Agreement shall take precedence/ En cas de contradiction entre les termes apparaissant sur les annexes et ceux de l’Accord, les dispositions de l’Accord prévaudront dans tous les cas.

WHO Official Responsible for the project: Représentant de l’OMS responsable du projet:

ON BEHALF OF THE INSTITUTION/ POUR L ’INSTITUTION Responsible Administrative Authority Autorité administrative responsable Signature:………………………………………………… Name/Nom:……………………………………………… Division:…………………………………………………… Date:…………………………………………………………

Signature:……………………………………...………… Date:………………………………………………………… Authorized Signatory: Signataire autorisé:

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE GENERAL CONDITIONS (revised December 2014)

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550 135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

Conditions générales (révisées en décembre 2014) Les conditions générales ci-après s’appliquent au présent Accord de coopération financière directe et doivent être rigoureusement respectées par l’autorité gouvernementale compétente dans la mise en œuvre du programme financé au titre de l’Accord. 1. L’activité décrite dans l’Accord doit débuter dans les trois mois suivant la date de l’accord et doit être accomplie dans un délai maximum d’un an après son commencement. 2. Les dépenses doivent être engagées selon le budget approuvé pour l’activité ou les activités prévues au titre de l’accord. 3. Les paiements sont effectués suivant le calendrier indiqué dans l’Accord de coopération financière directe et à réception des produits ou services à livrer aux termes de l’Accord. Des avances ( Totales ou partielles selon le cas) ne peuvent être consenties qu’après signature de l’Accord par le gouvernement concerné et par l’OMS et enregistrement de l’Accord signé dans le Système mondial de gestion (GSM). 4. Le versement d’avances égales au montant complet du financement prévu au titre de l’accord, n’est autorisé que pour des activités ponctuelles et de courte durée (jusqu’à trois mois) ou dans les limites de US $50 000, si cette dernière valeur est inférieure. 5. Les paiements sont effectués en monnaie locale. 6. Les chéques et virements bancaires doivent être établis à l’ordre de l’autorité gouvernementale compétente et non à l’ordre de particuliers. Les informations bancaires doivent être enregistrées dans le registre des fournisseurs du GSM. 7. Un rapport final sur l’accord de coopération financière directe comprenant: 1) un rapport technique précisant les activités entreprises et les résultats obtenus par rapport au mandat et au budget prévus dans l’Accord, et 2) une certification financière établie à l’aide du formulaire d’autorisation de financement et certification des dépenses (FACE) doit être soumis à l’OMS dans un délai de trois mois suivant l’achèvement de l’activité. 8. Le rapport doit établir une correspondance entre l’activité et ses résultats et les activités, produits et résultats escomptés prévus dans le plan de travail approuvé et il doit être signé par le représentant du gouvernement compétent et vérifié par le responsable de l’OMS. 9. Le formulaire FACE doit comporter une ventilation détaillée des dépenses par catégories et indiquer le détail des montants non dépensés par rapport au budget initialement approuvé. Les fonds non utilisés doivent être consignés sur le formulaire FACE et restitués à l’OMS dans les trois mois suivant la fin de l’activité. 10. En cas de retard dans la présentation des rapports prévus par l’Accord pour coopération financière directe, le versement des sommes dues aux autorités gouvernementales concernées sera suspendu. 11. Les documents financiers justificatifs doivent être conservés par l’autorité gouvernementale concernée pour une durée minimale de cinq ans à compter de la date de fin de l’activité et doivent pouvoir être communiqués, sur demande, à l’OMS et/ou aux parties agissant en son nom pour inspection. 12. Les extraits pertinents des états financiers vérifiés du gouvernement doivent également pouvoir être communiqués à l’OMS sur demande.

The following general conditions apply to this Direct Financial Agreement, and should be strictly adhered to by the relevant governmental authority in implementing the programme funded hereunder. 1. The activity described in the agreement must commence within three months from the date of the agreement and must be completed within a maximum of one year from commencement. 2. Expenditure should be incurred according to the approved budget for the activity(ies) under this agreement. 3. Payments will be made according to the payment schedule set forth in the DFC agreement, in each case upon receipt of the deliverables mentioned therein. Any advance payment (full or part as the case may be) will be made only upon signature of both the government and WHO to the agreement and upon recording receipt of the signed agreement in the Global Management System (GSM). 4. Advance payments equal to the full amount of the funding provided hereunder are permitted only for one time activities of a short duration (up to 3 months only) or USD 50,000 whichever is less. 5. Payment will be made in local currency. 6. Cheques and bank transfers will be made to the relevant government authority, not individuals. Bank particulars must be recorded in the supplier record in GSM. 7. A final DFC report comprising: 1) a technical report specifying the activities undertaken and outcomes achieved, as against the terms of reference and budget set forth in the agreement, and 2) a financial certification using the funding Authorization and Certification of Expenditure (FACE) form, shall be submitted to WHO within three (3) months of completion of the activity. 8. The report must relate the activity and its outcome to the relevant activities, products and expected results in the approved Work Plan, and be signed by the appropriate government official, and verified by the responsible officer of WHO. 9. The FACE form must include a detailed expenditure breakdown by category of expense and details of unspent balances following the original approved budget. Any funds not utilized must be reported on in the FACE form and returned to WHO within three months of completion of the activity. 10. Further payments will be withheld from governmental authorities which have not submitted DFC reports on a timely basis. 11. Supporting financial documents must be retained by the relevant governmental authority for a period of at least five years from the end date of the activity and be made available for inspection by WHO and/or parties acting on behalf of WHO, upon request. 12. The relevant extract of the government’s audited financial statements must also be made available to WHO upon request.

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550 135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

Funding Authorization and Certification of Expenditure (FACE) and Technical Report of Outcomes Date: 06-AUG-15 Country: THAILAND WHO Ref: 2015/550135-0 PO number(s): 201296167-1 Responsible Officer: Dr Amphon Jindawattana Implementing Partner: NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE

PTAEO INFORMATION (to be filled in by WHO): Project 1. 2. 3. 4. SETHA1408783 SETHA1408783 SETHA1408767 SETHA1408767

Task 6.1 7.2 3.1 2.1

Award 61774 61774 61774 61774

Expenditure Type 511-DFC 511-DFC 511-DFC 511-DFC

Expenditure Organization SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand

% 15.4 16.82 42.06 25.72

USD 3,222.95 3,520.13 8,802.13 5,382.75

Currency: THB PO No. (Start date - end date) Budget line (category of expenditure) FINANCIAL REPORTING To be filled in by Implementing Partner Authorized amount Actual Project Diff. between authorized as per budget Expenditure and actual A B C =A-B 0 0 0 0 0 0 To be filled in by WHO Expenditures Balance Accepted by WHO E = A-D D 0 0 0 0

Total Justification for variations to budget if any: To be filled in by WHO 2. Total expenses (column D Above) Balance remaining (1-2)

1. Total funds received from WHO (To be filled in manually

Partner to refund to WHO

Balance to be paid to IP by WHO (max total in Column A above)

TECHNICAL REPORT SUMMARY (to be filled in by Implementing Partner)

Summary of technical report including the description, duration and outcomes (i.e. results) from DFC activities. The summary should confirm that the outcomes as described in the approved project proposal have been achieved and should include reasons for under implementation if applicable.

CERTIFICATION BY IMPLEMENTING PARTNER: The undersigned Programme Manager hereby certifies that: - The actual expenditures reported above for the period stated herein have been disbursed in accordance with the approved project proposal and detailed budget for this DFC agreement. The supporting documents for these expenditures will be made available for examination, when required, for a period of five years from the date of the completion of the activity above. Any balance remaining from an activity will be refunded to WHO within three months of completion of the activity. - The technical report and its summary above represent an accurate description of the activities undertaken, the results achieved and the duration of the DFC project, and that these activities are in conformity with the approved project proposal for this DFC. Date submitted:……………………………………… Name:…………………………...............…………… For WHO certification, please see overleaf: AGREEMENT FOR DIRECT FINANCIAL COOPERATION/ ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE

Signature:……………………………………………… Title:……………………………………………………

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE For WHO USE ONLY:

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550 135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

Certification by WHO Responsible Technical Officer: I hereby certify that: I have reviewed the final DFC technical report and have verified that the report is adequate to evidence that the activities were implemented according to the agreement and the approved budget, and that the agreed outputs were achieved. I or another responsible WHO staff member have visited the site(s) where the activities were implemented and verified that the activities were progressing according to plan during the site visit(s). I have reviewed the FACE report and confirm that it has been correctly filled out and duly certified by the implementing partner. (Only if relevant) I have the following comments to add: ………………………………………………………………………………

Certification by WHO Representative/ Head of Office:

I hereby certify that I have reviewed the DFC technical report and the FACE report, and confirm that the activities were carried out, and the planned outputs achieved according to the agreement with the implementing partner and the DFC approved budget. (Only if relevent) I have following comments to add:

………………………………………………………………………………

Responsible Technical Officer: Name:………………………………………………………………… Signature:…………………………………………………………… Date:……………………………………………………………………

WHO Representative/ Head of WHO Office: Name:…………………………………………………………… Signature:…………………………………………………..… Date:……………………………………………………..……...

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DIRECT FINANCIAL COOPERATION AGREEMENT ACCORD POUR COOPÉRATION FINANCIÈRE DIRECTE Date: Pays: Réf.OMS: Numéro de bon de commande: Officier responsable: Parternaire Opérationnel:

WHO/GSC/GPL BLOCK 3510 JALAN TEKNOKRAT 6 CYBERJAYA 63000 Malaysia

WHO Reference/Référence OMS: WHO Reference Purchase Order Reg. file Unit Reference 2015/550 135-0 201296167-1 140130 CAT3, 4 AC

Autorisation de financement et certification des dépenses (FACE) et Rapport technique sur les résultats 06-AUG-15 THAILAND 2015/550135-0 201296167-1 Dr Amphon Jindawattana NATIONAL HEALTH COMMISSION OFFICE

INFORMATION PTAEO (à remplir par l’OMS): Project 1. 2. 3. 4. SETHA1408783 SETHA1408783 SETHA1408767 SETHA1408767 Task 6.1 7.2 3.1 2.1 Award 61774 61774 61774 61774

Expenditure Type 511-DFC 511-DFC 511-DFC 511-DFC

Expenditure Organization SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand SE_THA WR Office, Thailand

% 15.4 16.82 42.06 25.72

USD 3,222.95 3,520.13 8,802.13 5,382.75

Devise: THB N° bon de commande (date de début- fin) RAPPORT FINANCIER À remplir par Partenaire Opérationnel Montant autorisé Dépense réelle Ecart entre le montant Ligne budgétaire (catégorie de dépenses) par le budget du projet autorisé et la dépense réelle A B C =A-B 0 0 0 Total 0 0 0 Justification des variations de budget, s’il en existe : À remplir par l’OMS: 1. Fonds totaux reçus d’OMS (à remplir manuellement) 2. Dépenses totales (colonne D au-dessus) Le solde restant (1-2) Résumé du Rapport Technique (à remplir par le Partenaire Opérationnel) Partenaire à rembourser à l’OMS

À remplir par l’OMS Dépense accepté Solde par l’OMS E = A-D D 0 0 0 0

Solde à payer par l’OMS à PO (maximum colonne A au-dessus)

Le résumé du rapport technique inclus les descriptions, la durée et les objectifs atteints (ex. résultats) relatif aux activités de DFC . Le résumé devrait confirmer que les résultats décrits dans la proposition du projet approuvé ont été atteints et doivent comporter les motifs de la sous-exécution si c’est applicable.

CERTIFICATION PAR PARTENAIRE OPÉRATIONNEL: Le directeur du programme soussigné, certifie par la présente que: - Les dépenses réelles indiquées ci-dessus pour la période indiquée ci-dessus ont été déboursés conformément à la proposition de projet approuvée et le budget détaillé de cet accord de DFC. Les pièces justificatives de ces dépenses seront disponibles pour le contrôle, si nécessaire, pour une période de cinq ans à compter de la date de l’achèvement de l’activité ci-dessus. Tout solde restant d’une activité sera remboursé à l’OMS dans les trois mois suivant l’achèvement de l’activité. - Le rapport technique et le résumé ci-dessus représente une description précise des activités menées, les résultats obtenus, la durée de l’ activité de DFC et l’activité sont conforme à l’activité approuvée. Date de soumission:........………………….………… Nom:…………………………...............………………… Pour la certification d’OMS, veuillez consulter au verso: Signature:……………………………………………………… Position:…………………………………………………………

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Seulement pour l’usage de l’OMS: Certification par Officier responsable de l’OMS: Je certifie par les présentes que : J’ai examiné le rapport technique du DFC et ai vérifié qu’il est suffisant pour preuve que les activités qui ont été mises en place sont selon l’accord et le budget approuvé et que les objectifs fixés ont été atteints. Je, ou un autre responsable membre du personnel de l’OMS, ai/a visité le site(s) où les activités ont été mises en œuvre et j’ai vérifié que les activités progressaient conformément au plan au cours de la visite du site(s). J’ai examiné le FACE rapport et confirme qu’il a été correctement rempli et dûment certifié par le partenaire opérationnel . (Seulement si c’est pertinent) J’ai les observations suivantes à ajouter: ...................................................................................................... Je certifie par les présentes que j’ai examiné le rapport technique de DFC et le FACE rapport et confirme que les activités ont été réalisées, et les objectifs fixés ont été atteints selon l’accord conclu avec le partenaire opérationnel et le DFC budget approuvé. (Seulement si c’est pertinent) J’ai les observations suivantes à ajouter:

Certification par Représentant de l’OMS/ Chef du Bureau:

....................................................................................................

Officier responsable:

Représentant de l’OMS/ Chef du Bureau de l’OMS Nom:……………………………………………………… Signature:………………………………………………… Date:………………………………………………………

Nom:………………………………………………………………… Signature:…………………………………………………………… Date:…………………………………………………………………

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Project

Task

Award

Expenditure Type

Expenditure Organization

USD

Currency: PO No. (Start date - end date) Budget line (category of expenditure) FINANCIAL REPORTING To be filled in by Implementing Partner Authorized amount Actual Project Diff. between authorized as per budget Expenditure and actual A B C =A-B 0 0 0 0 0 0 To be filled in by WHO Expenditures Balance Accepted by WHO E = A-D D 0 0 0 0

Total Justification for variations to budget if any: To be filled in by WHO 2. Total expenses (column D Above) Balance remaining (1-2)

1. Total funds received from WHO (To be filled in manually

Partner to refund to WHO

Balance to be paid to IP by WHO (max total in Column A above)

TECHNICAL REPORT SUMMARY (to be filled in by Implementing Partner)

CERTIFICATION BY IMPLEMENTING PARTNER: The undersigned Programme Manager hereby certifies that: - The actual expenditures reported above for the period stated herein have been disbursed in accordance with the approved project proposal and detailed budget for this DFC agreement. The supporting documents for these expenditures will be made available for examination, when required, for a period of five years from the date of the completion of the activity above. Any balance remaining from an activity will be refunded to WHO within three months of completion of the activity. - The technical report and its summary above represent an accurate description of the activities undertaken, the results achieved and the duration of the DFC project, and that these activities are in conformity with the approved project proposal for this DFC. Date submitted:……………………………………… Name:…………………………...............…………… For WHO certification, please see overleaf: Signature:……………………………………………… Title:……………………………………………………

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For WHO use only:

Certification by WHO Representative / Head of Office

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Responsible Technical Officer: Name:………………………………………………… Signature:……………………………………………. Date:………………………………………………….

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Project

Task

Award

Expenditure Type

Expenditure Organization

USD

Devise: N° bon de commande (date de début- fin) À remplir par l’OMS Dépense accepté Solde par l’OMS E = A-D D 0 0 0 0 RAPPORT FINANCIER À remplir par Partenaire Opérationnel Montant autorisé Dépense réelle Ecart entre le montant par le budget du projet autorisé et la dépense réelle A B C =A-B 0 0 0 0 0 0

Ligne budgétaire (catégorie de dépenses) Total À remplir par l’OMS:

Justification des variations de budget, s’il en existe : Partenaire à rembourser à l’OMS Solde à payer par l’OMS à PO (maximum colonne A au-dessus)

1. Fonds totaux reçus d’OMS (à remplir manuellement) 2. Dépenses totales (colonne D au-dessus) Le solde restant (1-2)

Résumé du Rapport Technique (à remplir par le Partenaire Opérationnel)

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Certification par Représentant de l’OMS/ Chef du Bureau:

....................................................................................................

Officier responsable:

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Annexe 4 : Exemple de feuille de présence Activité : Date: Localisation géographique : Zone/ Région/pays Nom / Titre 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Coordonnées de contact Numéro de BC : (Se référer à l’Accord de coopération financière directe) Signature Jour 1 Signature Jour 2 Signature Jour 3

Cette feuille de présence a été tenue par : Nom: Titre: Signature / Date: N° de mobile: ……………………………………………… ……………………… ………………………………… ……………………………………………… Courier électronique: ……………….....………………

+ Family Manuel à l’usage des ministères de la Plans Santé Health dans la Région africaine Annexe 5 : Coopération financière directe — Liste de contrôle d’auto-évaluation du ministère de la Santé Domaine thématique Oui 1. Circulation des fonds 1.1 Pouvez-vous aisément recevoir et transférer des fonds de l’OMS ? Dans l’affirmative, veuillez décrire brièvement le processus Avez-vous déjà rencontré des problèmes majeurs à recevoir des fonds de l’OMS, si les fonds vous sont virés de l’OMS par l’intermédiaire du ministère ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire. Si certaines activités financées par la coopération financière directe sont mises en œuvre par d’autres entités, par exemple si vous recrutez une autre entité pour effectuer une partie du travail, disposez-vous des mécanismes de rapport et de suivi nécessaires pour suivre l’utilisation des fonds ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire.

Non

Sans objet

Commentaires

1.2

1.3

2. Organigramme et effectifs 2.1 L’organigramme du service comptabilité/finances est-il suffisant pour effectuer toutes les tâches nécessaires ? Cet organigramme indique-t-il clairement les voies hiérarchiques et de responsabilisation ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire. Joindre un organigramme si disponible 2.2 Le personnel du service comptabilité/finances est-il familier des procédures de l’OMS relatives aux virements de fonds liés à la coopération financière directe ? Disposez-vous de politiques de formation pour le personnel du service comptabilité/finances ? Les formations nécessaires sontelles dispensées afin de maintenir à niveau les compétences du personnel ? Dans l’affirmative, veuillez fournir des détails. Y-a-t-il eu une forte mobilité du personnel au cours des cinq dernières années ? Dans le cas où cela constitue un réel problème, quelles sont les mesures prises pour y remédier ?

2.3

2.4

3. Politiques et procédures comptables 3.a Généralités 3.1 Disposez-vous d’un système comptable permettant l’enregistrement adéquat des transactions financières de l’OMS, ce qui inclut l’allocation des dépenses conformément aux budgets de l’accord coopération financière directe ?

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3.2

Existe-il des contrôles relatifs à la préparation et à l’approbation des transactions, afin de s’assurer que toutes les opérations sont correctement approuvées et accompagnées des justificatifs nécessaires ? Le plan comptable est-il adapté pour correctement prendre en compte et faire état des activités et des catégories de dépenses budgétisées au titre de la coopération financière directe ? Les comptes sont-ils rapprochés tous les mois ? Des explications sont-elles fournies pour les postes de rapprochement importants ? Tous les documents comptables et pièces justificatives sont-ils conservés pendant un minimum de 5 ans dans un système facile d’accès pour les utilisateurs ? Disposez-vous de politiques et de procédures de suivi et de rapport pour les fonds octroyés par l’OMS au titre de la coopération financière directe ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire.

3.3

3.4

3.5

3.6

3.b Répartition des tâches 3.7 Les responsabilités fonctionnelles ci-après sont-elles exécutées par des unités ou des personnes différentes : (a) autorisation d’exécuter une transaction ; (b) enregistrement de la transaction ; et (c) conservation des biens concernés par la transaction ? Les fonctions de commande, de réception, de comptabilité et de paiement de biens et de services sont-elles séparées de façon appropriée ?

3.8

3.c Budgétisation 3.9 Les budgets fixent-ils des objectifs techniques et financiers ?

3.10 Les dépenses réelles sont-elles comparées au budget à intervalles raisonnables ? Des explications sont-elles demandées en cas d’écart important par rapport au budget ? 3.11 Des approbations sont-elles nécessaires avant tout écart important par rapport au budget ? 3.12 Existe-t-il une personne désignée pour s’occuper de la préparation et de l’approbation des budgets liés aux fonds de l’OMS ?

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3.d Paiements 3.13 Les procédures de traitement des factures prévoient-elles : • La comparaison des quantités, prix et conditions de la facture avec ceux qui figurent sur le bon de commande et avec les enregistrements des biens effectivement reçus ? Vérification de l’exactitude des calculs, le cas échéant ? Certification de l’accusé de réception de la livraison des marchandises/services ?

• •

3.14

Existe-t-il des contrôles de la préparation et de l’approbation des dépenses salariales ? Les changements sont-ils dûment autorisés ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire. Existe-t-il un contrôle des catégories de dépenses qui ne proviennent pas de paiements, telles que les indemnités journalières de subsistance ou les voyages par exemple ?

3.15

3.e Politiques et procédures 3.16 Disposez-vous d’un manuel comptable pour assurer le contrôle des actifs et la bonne utilisation des fonds ? Les normes comptables internationalement admises sont-elles respectées ? Dans l’affirmative, lesquelles ? Disposez-vous de politiques et de procédures internes écrites couvrant l’ensemble des opérations de gestion financière de routine et autres activités administratives y-afférentes ? Veuillez les décrire. Les instructions et manuels sont-ils disponibles et facilement accessibles pour le personnel concerné ?

3.17

3.18

3.f Trésorerie et opérations bancaires 3.19 Qui sont les signataires autorisés des comptes bancaires utilisés pour les fonds de l’OMS ? Combien de signataires sont autorisés pour le compte en banque et combien sont nécessaires pour exécuter les transactions ? Les comptes bancaires et les livres de caisse sont-ils rapprochés tous les mois ? Des explications sont-elles fournies pour les postes de rapprochement importants et inhabituels ? L’argent liquide et les chèques sont-ils conservés en lieu sûr, par exemple dans un coffre verrouillé ? Qui a accès à cet emplacement sécurisé ?

3.20

3.21

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4. Autres bureaux ou entités 4.1 D’autres bureaux/entités participent-ils à la mise en œuvre des activités financées par la coopération financière directe ? Dans l’affirmative, existe-il des politiques et des processus en place pour assurer un contrôle et un suivi de la mise en œuvre ? Avez-vous conclu des accords contractuels avec ces autres bureaux/entités ?

4.2

5. Audit 5.1 Vos états financiers sont-ils régulièrement vérifiés par un vérificateur indépendant ? Dans l’affirmative, veuillez expliquer de qui il s’agit. La vérification de vos états financiers est-elle effectuée selon des normes internationales d’audit ? Les rapports d’audit ont-ils mis en évidence tout problème majeur de responsabilité comptable au cours de ces trois dernières années ? Existe-t-il des recommandations formulées par les commissaires aux comptes au cours de ces trois dernières années qui n’ont pas encore été mises en œuvre ?

5.2

5.3

5.4

6. Rapports et suivi 6.1 Préparez-vous des états financiers spécialement pour les accords de coopération financière directe de l’OMS ? dans l’affirmative, à quelle fréquence ? Votre système de rapport offre-t-il la possibilité de faire le lien entre l’information financière et les informations sur les progrès de la mise en œuvre technique ? Veuillez élaborer.

6.2

6.3

Vos rapports financiers permettent-ils de comparer les dépenses réelles avec les chiffres budgétisés par catégorie de dépenses ? Les rapports financiers sont-ils directement établis par un système de comptabilité automatisé ? S’ils sont préparés à l’aide de tableurs ou d’autres moyens, veuillez les décrire.

6.4

7. Systèmes d’information 7.1 Votre système de gestion financière est-il informatisé ?

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7.2

Avez-vous établi des politiques qui limitent l’accès au système informatisé de gestion financière au personnel approprié ?

8. Achats 8.1 Appliquez-vous les principes internationalement admis en matière d’approvisionnement ? Ces principes visent-ils à favoriser une large participation des soumissionnaires potentiels ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire. 8.2 Disposez-vous de politiques et procédures d’achat écrites ? Dans l’affirmative, veuillez en fournir un exemplaire. Dans la négative, veuillez joindre une description de vos procédures d’appels d’offres en précisant la méthodologie, les seuils, les critères d’approbation. 8.3 Êtes-vous dotés de politiques spécifiques de lutte contre la fraude et la corruption ? Dans l’affirmative, veuillez les décrire. Les exceptions aux procédures sont-elles consignées et autorisées par le directeur compétent ? Disposez-vous d’une commission de passation des marchés chargée d’examiner et d’autoriser les contrats ? Dans l’affirmative, veuillez la décrire. À partir de quel montant faut-il une autorisation écrite de la haute direction pour effectuer un achat ?

8.4

8.5

8.6

8.7 8.8

Utilisez-vous des contrats et dossiers d’appel d’offres standard ? Combien de fonctionnaires doivent donner leur approbation avant qu’un contrat ne soit signé, un achat effectué, ou un paiement exécuté ?

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Annexe 6 : Proposition de liste de contrôle à l’usage des ministères de la Santé afin d’améliorer la gestion de la coopération financière directe Coopération financière directe Liste de vérification du ministère de la Santé

Phase de planification Planifier bien à l’avance : Les accords de coopération financière directe déclenchent un processus administratif faisant intervenir plusieurs unités et directeurs à différents niveaux que ce soit dans les ministères de la Santé ou au sein de l’OMS. Il est donc □ important de planifier à l’avance et de soumettre la proposition de coopération financière directe suffisamment tôt. Plan de mise en œuvre : S’assurer que les dates de début et de fin indiquées dans votre proposition sont réalistes, sachant que les activités doivent débuter dans un délai de 3 mois à compter de la date de l’accord et doivent s’achever au plus tard un an après le □ début de l’activité ou dans la période de disponibilité des fonds, selon celle de ces dates qui survient la première. Veiller à ce que votre proposition soit accompagnée d’un budget détaillé couvrant les □ différents composantes de l’activité et les frais y-afférents. Associer votre équipe des finances à l’élaboration de la proposition, vérifier le caractère □ raisonnable des frais et la précision du budget ventilé. S’assurer que les activités prévues excluent les dépenses suivantes qui ne sont pas autorisées en vertu des accords de coopération financière directe : achat □ d’immobilisations, médicaments ou équipements médicaux, paiement de salaires, financement de voyages à l’étranger. Si les activités prévues impliquent le paiement de compléments d’indemnité journalière ou d’une indemnité journalière de subsistance, veiller à ce que les montants appliqués □ soient conformes aux taux établis par l’équipe de pays des Nations Unies. Associer l’équipe du bureau de pays de l’OMS à l’élaboration des projets et les consulter □ chaque fois que nécessaire. S’assurer que la proposition comprend des produits livrables clairs. □

7. 8.

Autant que faire se peut, les demandes « d’accords de coopération financière directe portant sur de petits montants » doivent être regroupés pour réduire les frais □ administratifs et de transaction.

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Le contrat de coopération financière directe est un document juridiquement contraignant pour l’OMS et ses partenaires. Il est automatiquement généré par le système ERP de □ l’OMS (GSM) ; familiarisez-vous avec les termes et conditions du contrat. Phase de mise en œuvre

11.

Veiller à l’alignement des activités mises en œuvre sur le projet approuvé et le contrat □ signé. Toute dépense engagée au titre d’un accord de coopération financière directe doit être justifiée par une preuve de paiement et les pièces justificatives y afférentes (factures, □ reçus, bons de commande, bordereaux de paiement, relevés bancaires, bons d’essence, listes de présence, reçus de caisse et pièces de journal, etc.). Les documents justificatifs doivent être conservés par les partenaires contractuels pendant au moins 5 ans et mis à disposition sur demande de l’OMS à des fins de □ vérification. En cas de retard ou d’annulation des activités prévues, veuillez immédiatement en □ informer le bureau de pays de l’OMS afin qu’il prenne les mesures nécessaires. Phase d’établissement des rapports

12.

13.

14.

15.

S’assurer que des rapports techniques et financiers de qualité sont soumis à temps (dans les 3 mois suivant la fin des activités). Rappelez-vous le formulaire d’Autorisation □ de financement et de certification des dépenses (FACE) est le seul outil de présentation de rapports financiers. Remplir et soumettre le formulaire FACE au bureau de pays de l’OMS dans les 3 mois à compter de la date d’achèvement de l’activité. Ne pas oublier que tout retard dans la □ soumission des rapports se traduira par la retenue de toute nouvelle avance. Le formulaire FACE doit être exempt d’erreurs de calcul ; les dépenses doivent être déclarées par catégorie de dépenses et conformément au budget original (et non sous □ forme de total). En remplissant le formulaire FACE ne pas oublier que : - la colonne A « Montant autorisé » et la colonne B « Dépenses réelles du projet » doivent être remplies par le ministère de la Santé, alors que la colonne C « Dépenses acceptées par le bureau » et la colonne D « Solde » sont à compléter par l’OMS ; - le formulaire FACE doit être uniquement signé et cacheté par les fonctionnaires autorisés. Tout solde inutilisé doit être remboursé sur le compte bancaire de l’OMS. Le «Résumé du rapport technique» figurant dans le formulaire FACE ne peut se substituer à un rapport technique complet. Le degré de détail du rapport technique doit □ être proportionnel au montant du contrat de coopération financière directe.

16.

17.

18.

□

19.

20.

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Références 1. 2. 3. Douzième programme général de travail de l’OMS : http://apps.who.int/iris/ bitstream/10665/131703/1/GPW_2014-2019_fre.pdf Présence de l’OMS dans les pays, territoires et zone : rapport 2015 - en anglais : http:// www.who.int/country-cooperation/publications/who-presence-report-2015/en/ Rapport du Groupe de travail sur les rôles et fonctions des trois niveaux de l’OMS – en anglais : http://www.who.int/about/who_reform/task_force_report_three_levels_ who_2013.pdf Manuel électronique de l’OMS.

Основные сведения

Организация Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ / WHO)

Тип документа Publications

Дата принятия 9 сентября 2016 г.

Источник Всемирная организация здравоохранения