Отчет Внешнего ревизора: доклад Генерального директора

Всемирная организация здравоохранения СЕМЬДЕСЯТ ПЕРВАЯ СЕССИЯ ВСЕМИРНОЙ АССАМБЛЕИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ A71/32 Пункт 16.1 предварительной повестки дня 7 мая 2018 г. Отчет Внешнего ревизора Доклад Генерального директора Генеральный директор имеет честь препроводить Семьдесят первой сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения отчет Внешнего ревизора о финансовых операциях Всемирной организации здравоохранения за финансовый год, завершившийся 31 декабря 2017 г. (см. Приложение). A71/32 3 ПРИЛОЖЕНИЕ Республика Филиппины АУДИТОРСКАЯ КОМИССИЯ Кесон–Сити [Печать Аудиторской комиссии Республики Филиппины] Отчет Внешнего ревизора Семьдесят первой сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения о финансовых операциях Всемирной организации здравоохранения За финансовый период, закончившийся 31 декабря 2017 г. A71/32 Приложение 4 ОТЧЕТ ВНЕШНЕГО РЕВИЗОРА СЕМЬДЕСЯТ ПЕРВОЙ СЕССИИ ВСЕМИРНОЙ АССАМБЛЕИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ О ФИНАНСОВЫХ ОПЕРАЦИЯХ ВСЕМИРНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЗА ФИНАНСОВЫЙ ПЕРИОД, ЗАКОНЧИВШИЙСЯ 31 ДЕКАБРЯ 2017 г. Содержание ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ .................................................................................................. 8 A. МАНДАТ, ОБЪЕМ И МЕТОДОЛОГИЯ РЕВИЗИИ ................................................ 14 B. РЕЗУЛЬТАТЫ РЕВИЗИИ ........................................................................................... 16 1. ПЕРЕДОВЫЕ МЕТОДЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ РУКОВОДСТВОМ ВОЗ ................. 17 1.1 Глобальная система управления товарно-материальными запасами ............ 17 1.2 Положительные изменения, связанные с Заявлением о системе внутреннего контроля 2017 г. ............................................................................ 17 1.3 Расширение возможностей жесткого кодирования расходов ......................... 18 1.4 Передовая практика в ЗТОРБ ............................................................................. 18 2. ФИНАНСОВЫЕ ВОПРОСЫ ....................................................................................... 19 2.1 Проверка финансовых отчетов .......................................................................... 19 2.2 Дебиторская задолженность – добровольные взносы .................................... 20 2.3 Расходы ................................................................................................................ 21 2.3.1 Распределение расходов по категориям ........................................................... 21 2.3.2 Отчет о присуждении контрактов на закупки .................................................. 22 2.3.3 Обработка выплат пособий персоналу ............................................................. 23 2.4 Прямое финансовое сотрудничество ................................................................ 23 3. ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНИЯ ........................................................................................ 24 3.1 Управление активами и товарно-материальными запасами ........................... 25 3.1.1 Стандартные операционные процедуры по управлению активами и товарно-материальными запасами .................................................................... 25 3.1.2 Функции Группы управления активами в штаб-квартире .............................. 26 3.1.3 Управление парком транспортных средств ...................................................... 28 3.1.4 Управление оконечным пользовательским ИТ-оборудованием .................... 29 3.1.5 Порядок инвентаризации материальных активов и соответствующая отчетность ............................................................................................................ 31 3.2 Заявление о системе внутреннего контроля ..................................................... 32 3.2.1 Политика и руководящие принципы подготовки ЗСВК ................................. 33 Приложение A71/32 5 3.3 Управление служебными поездками ................................................................. 33 3.3.1 Общие принципы политики ВОЗ в отношении служебных поездок ............. 33 3.3.2 Планирование служебных поездок .................................................................... 35 3.4 Обзор механизмов стратегического и управленческого контроля в региональных и страновых бюро ....................................................................... 36 3.4.1 Управление рисками............................................................................................ 37 3.4.2 Механизмы управленческого контроля ............................................................. 37 3.4.2.1 Прямое осуществление ................................................................................... 37 3.4.2.2 Управление проектами ................................................................................... 38 3.4.2.3 Управление денежными средствами ............................................................. 38 3.4.2.4 Управление активами и товарно-материальными запасами....................... 38 3.4.2.5 Управление кадровыми ресурсами ............................................................... 39 3.4.2.6 Управление закупками ................................................................................... 39 3.4.2.7 Управление служебными поездками ............................................................ 39 C. Информация, раскрытая Руководством ...................................................................... 40 D. Выполнение рекомендаций Внешней ревизии .......................................................... 41 E. Выражение признательности ....................................................................................... 41 Добавление – Состояние выполнения рекомендаций по итогам внешней ревизии за предыдущие годы ....................................................................................... 42 A71/32 Приложение 6 СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ CPPC Департамент по вопросам политики корпоративных закупок и координирования деятельности CRE Бюро по обеспечению соблюдения, управлению рисками и этике FNM Департамент финансов HRD Департамент по управлению кадровыми ресурсами IMT Департамент информационного обслуживания и технологий OSS Департамент служб операционной поддержки SCCM System Center Configuration Manager SMART Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный, ограниченный временными рамками АМРБ Региональное бюро для стран Америки АФРБ Региональное бюро для стран Африки БСВК Бюро служб внутреннего контроля БЦ Бюджетный центр ВАЗ Всемирная ассамблея здравоохранения ВОЗ Всемирная организация здравоохранения ВСРБ Региональное бюро для стран Восточного Средиземноморья ГАКР Глобальный администратор кадровых ресурсов (Глобальный центр обслуживания) ГКР Отдел глобальных кадровых ресурсов (Глобальный центр обслуживания) ГСЗЛ Глобальная система закупок и логистики ГСУ Глобальная система управления ГСУТМЗ Глобальная система управления товарно-материальными запасами ГУА Группа управления активами ГУВ Глобальное управление взаимодействием ГЦО Глобальный центр обслуживания ДСС Долгосрочное соглашение ЗСВК Заявление о системе внутреннего контроля ЗНЗ Заявка на закупку ЗП Заказ на покупку ЗТОРБ Региональное бюро для стран Западной части Тихого океана ИКТ Информационно-коммуникационные технологии ИТ Информационные технологии ИТТ Информационные технологии и телекоммуникации КИ Комитет по инвентаризации МАИР Международное агентство по изучению рака МВК Механизм внутреннего контроля МВЦ Международный вычислительный центр Организации Объединенных Наций МОФ Модуль основных фондов МСА Международные стандарты аудита Приложение A71/32 7 МСС Медицинское страхование сотрудников МСУГС Международные стандарты учета в государственном секторе НКНКЭ Независимый консультативный надзорный комитет экспертов НС Незавершенное строительство НУИБ Начальник управления информационной безопасности ОВО Общее внешнее обслуживание ОПК Отчет о присуждении контрактов ОС Основные средства ОУП Отдел управления проектами ОУФО Окончательные удостоверенные финансовые отчеты ПАОЗ Панамериканская организация здравоохранения ПГСУ Преобразование Глобальной системы управления ПО Прямое осуществление ПФС Канцелярия юрисконсульта РИС Руководитель информационной службы РУОФ Реестр учета основных фондов СБ Страновое бюро СБ ВОЗ Страновое бюро ВОЗ СОП Стандартная операционная процедура СУОИР Система управления общеорганизационными информационными ресурсами ТО ВОЗ Транспортное обслуживание ВОЗ ЮВАРБ Региональное бюро для стран Юго-Восточной Азии A71/32 Приложение 8 ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ Введение 1. Настоящий отчет Внешнего ревизора о ревизии финансовых отчетов и операций Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) был подготовлен в соответствии с Положением XIV Положений о финансах ВОЗ и препровождается Семьдесят первой сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения (ВАЗ) через Исполнительный комитет. 2. Настоящий документ представляет собой второй развернутый отчет, подготовленный для Всемирной ассамблеи здравоохранения Председателем Аудиторской комиссии Республики Филиппины на основании нового мандата Внешнего ревизора ВОЗ на четырехгодичный период 2016–2019 гг., предоставленного Шестьдесят восьмой сессией Всемирной ассамблеи здравоохранения в соответствии с резолюцией WHA68.14. 3. Цель ревизии заключается в предоставлении государствам-членам независимого подтверждения достоверности представленной в финансовых отчетах информации, в повышении транспарентности и укреплении подотчетности внутри Организации и в оказании поддержки целям работы Организации посредством внешнего ревизионного процесса. В данном отчете мы подробно описали финансовые вопросы и вопросы управления, на которые, по нашему мнению, Всемирной ассамблее здравоохранения следует обратить внимание. Общий результат ревизии 4. На основании нашего мандата мы провели ревизию финансовых отчетов ВОЗ в соответствии с Положениями о финансах и Международными стандартами аудита (МСА), выпущенными Комитетом по международным стандартам аудита и подтверждения достоверности информации. 5. Мы пришли к выводу, что финансовые отчеты достоверно представляют по всех существенных аспектах финансовое положение ВОЗ за финансовый период, закончившийся 31 декабря 2017 г., а также ее финансовую деятельность, изменения в чистых активах/ собственном капитале, движение денежных средств и сверку бюджета с фактическими суммами в соответствии с Международными стандартами учета в государственном секторе (МСУГС). На основе сделанного вывода мы вынесли безоговорочное аудиторское заключение в отношении финансовых отчетов Организации за период, закончившийся 31 декабря 2017 года. 6. Мы также пришли к выводу, что принципы учетной политики применялись в порядке, согласующемся с тем, что имел место в предыдущем году, а операции ВОЗ, на которые мы обратили внимание или которые были проверены нами в ходе ревизии финансовой отчетности, во всех существенных отношениях соответствуют Положениям о финансах и решениям директивных органов ВОЗ. 7. В дополнение к ревизии финансовых отчетов (в штаб-квартире и ГЦО) мы также провели ревизию в Региональном бюро для стран Западной части Тихого океана Приложение A71/32 9 (ЗТОРБ) и страновых бюро (СБ) ВОЗ в Анголе, Египте, Индонезии, Кении, Лаосской Народно-Демократической Республике и Непале. Кроме того, в целях совершенствования финансового руководства и управления ВОЗ мы рассмотрели практику управления основными средствами и товарно-материальными запасами, а также вопросы управления служебными поездками и мероприятия по подготовке к выпуску Заявления о системе внутреннего контроля 2017 года. Результаты проведенной ревизии в этих областях были доведены до сведения руководства ВОЗ и освещаются в настоящем отчете. Основные выводы по итогам ревизии 8. Ниже кратко излагаются наиболее важные наблюдения, сделанные по результатам проведенной нами ревизии: Обработка и учет финансовых операций (a) Мы отметили, что завершенное в декабре 2017 г. расширение функциональных возможностей жесткого кодирования на странице оформления заявок на закупку в ГСУ будет способствовать учету корректных счетов расходов. Однако, поскольку расширение возможностей было реализовано в декабре, в ходе ревизии еще отмечались ошибки в отнесении расходов. В ходе обработке закупочных операций были зарегистрированы случаи несоблюдения предписанных параметров при подготовке отчетов о присуждении контрактов. При обработке выплат персоналу пособий на аренду жилья было выявлено слабое место в алгоритме контроля подтверждений внесения арендной планы на этапе учета операции. Добровольные взносы (b) Мы отметили, что из 1291 млн. долл. США конечного сальдо дебиторской задолженности по добровольным взносам на 31 декабря 2017 г. 135 млн. долл. США числились в составе дебиторской задолженности на протяжении более 360 дней. Из этой суммы 101 млн. долл. США был обусловлен порядком перечисления денежных средств по соглашениям с донорами. Значительная часть остающейся суммы в 34 млн. долл. США объяснялась проблемой задержек с представлением отчетов донорам, которая должна решаться на уровне распорядителя выделенных средств в рамках выполнения им своих обязанностей по контролю, получению средств и ведению отчетности. Все это дает основания говорить о необходимости укрепления функции распоряжения выделенными средствами. Прямое финансовое сотрудничество (ПФС) (c) Мы установили, что, хотя число не представленных в срок отчетов по ПФС снизилось на 42%, с 738 в ноябре 2016 г. до 430 в феврале 2018 г. (что является самым низким из когда-либо зарегистрированных показателей задержек с отчетностью), в общей сложности 430 отчетов до сих пор не представлены, и это представляется нам значительной проблемой. Хронические задержки с A71/32 Приложение 10 представлением отчетов были отмечены в целом ряде посещенных нами страновых бюро, при этом в одном случае мы обратили внимание на то, что перечисление средств ПФС утверждалось, несмотря на задержки с представлением отчетов по ПФС. ВОЗ необходимо применить надлежащие стратегии и провести соответствующие мероприятия для устранения коренной причины такого положения дел. Управление основными средствами и товарно-материальными запасами (d) Мы отметили, что для повышения эффективности управления основными средствами и товарно-материальными запасами Организации необходимо достичь большего синергизма в этой области. Следует дополнительно конкретизировать стандартные операционные процедуры (СОП), регламентирующие управление основными средствами и товарно-материальными запасами, с тем чтобы они четко оговаривали сферы ответственности, особенно в отношении функций финансовой отчетности. Неясными также остаются функции Группы управления активами (ГУА) в вопросах глобального управления активами и товарно- материальными запасами. В том что касается управления транспортными средствами, мы пришли к выводу, что инициатива по транспортному обслуживанию ВОЗ (ТО ВОЗ) является перспективной и способна значительно повысить эффективность и экономичность управления парком транспортных средств Организации, однако апробация данной инициативы была отложена, что привело к задержкам и дополнительным расходам. По вопросам управления оконечным пользовательским ИТ-оборудованием мы отметили возможности для улучшений на различных этапах жизненного цикла активов, особенно на этапах закупки, установки и эксплуатации оборудования, в том числе в плане передачи и обеспечения доступности информации об активах для целей управления активами ИТ в масштабе всей Организации. Заявление о системе внутреннего контроля (ЗСВК) (e) В отношении ЗСВК, впервые выпущенного в 2016 г., мы выявили следующие области, в которых возможны улучшения: ВОЗ официально не формулировала политики и не создавала структур, обеспечивающих практическое использование Заявления (Комитет по рискам уже формально учрежден); имеются возможности для улучшения некоторых содержательных аспектов Заявления; а также для более четкого документального отражения фактических данных и инструментов, привлеченных при подготовке ЗСВК, в частности, письма-представления. Большинство этих проблем остались в ЗСВК 2017 г., при этом следует также упомянуть и о некоторых улучшениях, которые отмечаются в пунктах 28–30 ниже. Управление служебными поездками (f) Мы отметили, что внесенные в Электронное руководство ВОЗ изменения, касающиеся служебных поездок, пока не отражены в существующих СОП, регламентирующих такие поездки. Мы также отметили необходимость обновить Электронное руководство в соответствии с положениями Информационной Приложение A71/32 11 записки 07/2017, касающейся утверждения служебных поездок. Для эффективного распространения информации сложная структура из большого числа СОП может быть упрощена путем создания единого электронного документа со ссылками на соответствующие правила ВОЗ. В том что касается выбранного Организацией курса на обеспечение экологической устойчивости, мы отметили, что соответствующая политика к настоящему моменту устарела, является недостаточно последовательной и не устанавливает полномочий по ее осуществлению. Мы также отметили, что в соответствующих положениях Электронного руководства и СОП не определяются и не конкретизируются обстоятельства, служащие основаниями для совершения срочных поездок. Деятельность региональных и страновых бюро (g) В посещенных нами региональных и страновых бюро мы отметили несколько недостатков в отношении целого ряда рабочих процессов. Эти недостатки включают в себя: (a) задержки с представлением отчетности по проектам в рамках прямого осуществления; (b) отсутствие планов закупочной деятельности; (c) высокую долю вакантных должностей в бюро и неоптимальный характер задач, предусмотренных планами работы некоторых СБ ВОЗ; (d) несоблюдение установленных сроков утверждения заявок на командировки; (e) неоформление актов о приемке активов; (f) неправильное или непоследовательное указание состояния выполнения задач в отчетах о техническом мониторинге выполнения основных задач по проектам; и (g) несвоевременное представление отчетов донорам. В области управления рисками мы отметили, что в шести бюро выявленные риски не были исчерпывающим образом описаны в соответствующих реестрах рисков и что компетенции в области управления рисками нуждались в дальнейшем совершенствовании. Резюме рекомендаций 9. Мы вынесли ряд рекомендаций, которые подробно обосновываются в настоящем отчете и в общих чертах излагаются ниже. a. усилить требования к управлению выделенными средствами для обеспечения своевременного взыскания дебиторской задолженности с доноров; b. предусмотреть регулярный анализ кодирования расходов для обеспечения правильного указания типов расходов в интересах достоверного отражения счетов расходов в финансовых отчетах; c. разработать и ввести в обращение типовую форму отчета о присуждении контракта и контролировать ее использование различными подразделениями Организации для обеспечения транспарентности закупок; d. укрепить процедуру рассмотрения и проверки заявлений на выплату средств, представляемых сотрудниками, и рассмотреть возможность A71/32 Приложение 12 внесения изменений в соответствующую СОП для включения в нее новых типовых форм/ контрольных перечней, разработанных Отделом глобальных кадровых ресурсов (ОГКР) и позволяющих усилить контроль за обработкой операций с авансами по арендной плате; e. продолжить отмеченный процесс совершенствования правил, регламентирующих прямое финансовое сотрудничество (ПФС), и мониторинг общего сокращения числа просроченных отчетов по ПФС путем борьбы с коренными причинами задержки представления отчетов по ПФС для уменьшения воздействия этих причин благодаря применению более эффективных стратегий и мер по повышению подотчетности соответствующих лиц; f. доработать структуру СОП по управлению товарно-материальными запасами и активами для повышения их ценности в плане контроля путем уточнения сфер подотчетности и ответственности за исполнение СОП в интересах четкого распределения функций и обязанностей; рассмотрения и усиления функций и обязанностей субъектов, ответственных за процессы; и отражения в СОП операционных рисков, связанных с управлением активами и товарно-материальными запасами; g. конкретизировать функции Группы управления активами (ГУА) и повысить эффективность мер контроля за счет разделения несовместимых между собой функций; h. проанализировать нынешний потенциал ГУА, а также других подразделений в области управления активами и товарно-материальными запасами во всех бюро, с тем чтобы обеспечить более эффективное выполнение ими своих функций и обязанностей; i. проанализировать факторы, препятствующие сотрудничеству в рамках проекта ТО ВОЗ, в частности его зависимость от других внутренних партнеров по осуществлению, и устранить любые имеющиеся пробелы для обеспечения беспрепятственной реализации проекта и повышения тем самым эффективности управления транспортными средствами в Организации; j. совместно с Департаментом информационного обслуживания и технологий (IMT), ГУА и Департаментом по вопросам политики корпоративных закупок и координирования деятельности (CPPC) принять меры по повышению эффективности управления оконечным ИТ-оборудованием путем: введения требования о предоставлении обоснований и получении разрешения со стороны IMT в случае закупки ИТ-оборудования без учета стандартов, принятых для повышения транспарентности и подотчетности; регулярного информирования структурных подразделений о продолжительности эксплуатации ИТ-оборудования в целях планирования закупок и принятия решений о Приложение A71/32 13 замене и приобретении ИТ; стандартизации глобальных конфигураций программного обеспечения для настольных систем, которые должны устанавливаться на предприятии-изготовителе для дальнейшего сокращения продолжительности цикла «заказ–поставка»; и предоставления ГУА доступа к таким инструментам управления мобильными устройствами, как System Center Configuration Manager (SCCM) и AirWatch для ускорения инвентаризации оборудования; k. подробно изучить причины, по которым из состава учтенных в 2017 г. основных средств были исключены некоторые позиции, а выведенные из эксплуатации/ утилизированные/переданные в дар объекты числились в перечне обслуживаемых полностью амортизированных активов, и применить надлежащие корректирующие стратегии для устранения выявленных коренных причин; l. разработать политику и руководящие принципы подготовки ЗСВК, которые: определяют сферу, механизм и порядок оценки эффективности внутренней системы контроля; устанавливают порядок обоснования выводов и назначения лиц, ответственных за подготовку Заявления; и обеспечивают доведение ЗСВК до сведения заинтересованных сторон и его надлежащий мониторинг; m. повысить эффективность политики и процедур ВОЗ в отношении командировок путем: приведения положений соответствующих СОП и информационных записок в соответствие с Электронным руководством для более четкого распределения полномочий в отношении служебных поездок сотрудников; включения в СОП электронных ссылок на все соответствующие правила о поездках для более эффективного представления указаний; включения в политику в отношении служебных поездок экологических критериев, согласующихся с принятой в 2007 г. стратегией климатической нейтральности Организации Объединенных Наций, с тем чтобы продемонстрировать приверженность Организации делу уменьшения «климатического следа» системы Организации Объединенных Наций и ее вклад в эту деятельность; и включения в ее политику в отношении поездок положения, определяющее срочные поездки, для обеспечения единообразного применения правил в рамках всей Организации, повышения транспарентности и четкого распределения соответствующих сфер подотчетности; n. модернизировать технические возможности модуля служебных поездок ВОЗ за счет совершенствования средств информационно-технологической поддержки от этапа планирования поездок и контроля их соответствия критериям служебных командировок вплоть до четкого распределения обязанностей по утверждению поездок, для оптимизации процесса планирования поездок и повышения качества планов поездок; и A71/32 Приложение 14 o. прилагать усилия для первоочередного рассмотрения и выявления бюджетных центров, подверженных операционным рискам, и принимать меры по их уменьшению для обеспечения адекватного функционирования систем управления и мониторинга, с тем чтобы предусмотренные ими конкретные механизмы контроля выполняли поставленные задачи и способствовали достижению общих целей деятельности бюро. Осуществление рекомендаций Внешнего ревизора, сделанных в прошлые годы 10. Мы подтвердили выполнение рекомендаций внешней ревизии, содержащихся в отчетах ревизии за предыдущие годы. Мы отметили, что из 26 рекомендаций были выполнены 15 (58%), 5 рекомендаций (19%) были отменены в связи с тем, что они были обновлены и включены в настоящий отчет, и 6 рекомендаций (23%) все еще находятся в процессе выполнения. A. МАНДАТ, ОБЪЕМ И МЕТОДОЛОГИЯ РЕВИЗИИ Мандат 11. В мае 2015 г. Шестьдесят восьмая сессия Всемирной ассамблеи здравоохранения в резолюции WHA68.14 предоставила Председателю Ревизионной комиссии Республики Филиппины новый мандат на осуществление функций Внешнего аудитора ВОЗ на четырехгодичный период 2016–2019 годов. В Положении XIV Положений о финансах ВОЗ и Дополнении к ним конкретизируется круг ведения, определяющий порядок проведения внешних ревизий Согласно Положениям о финансах Внешний ревизор обязан представлять Всемирной ассамблее здравоохранения доклад о результатах ревизии ежегодной финансовой отчетности и другую информацию, которая должна быть доведена до сведения Ассамблеи здравоохранения в соответствии с Положением 14.3 и Дополнительным кругом ведения. Объем и содержание ревизии и ее цели 12. Наша ревизия представляет собой независимое рассмотрение фактической информации, подтверждающей суммы и данные, содержащиеся в финансовых отчетах. Она также включает в себя оценку соблюдения ВОЗ Положений о финансах и решений директивных органов. Основные цели ревизии заключаются в предоставлении независимого заключения по следующим вопросам: a. достоверно ли финансовые отчеты отражают финансовое положение ВОЗ, результаты ее финансовой деятельности, изменения в чистых активах/ собственном капитале, движение денежных средств и сверку фактических сумм с ее бюджетом за финансовый год, закончившийся 31 декабря 2017 г., в соответствии с МСУГС; b. применялись ли основные принципы учетной политики, изложенные в Примечании 2 к финансовым отчетам, на той же основе, что и в предшествующий финансовый период; Приложение A71/32 15 c. соответствовали ли операции, ставшие объектом нашего внимания или проверявшиеся нами в рамках ревизии, во всех существенных отношениях Положениям о финансах и решениям директивных органов. 13. Мы также выполнили проверку операций ВОЗ на предмет их соответствия Положению о финансах 14.3, согласно которому от Внешнего ревизора требуется представить замечания, касающиеся эффективности финансовых процедур, системы учета, внутреннего финансового контроля и в целом административного руководства и управления операциями ВОЗ. 14. Аналогичным образом мы провели ревизию финансовых отчетов и операций пяти структур, функционирующих при ВОЗ, а именно: Объединенной программы Организации Объединенных Наций по ВИЧ/СПИДу (ЮНЭЙДС), Международного вычислительного центра Организации Объединенных Наций (МВЦ); Международного агентства по изучению рака (МАИР); ЮНИТЭЙД; и Фонда медицинского страхования сотрудников (МСС). Для руководящих органов этих структур подготовлены отдельные отчеты. 15. В целом задача ревизии заключается в том, чтобы предоставить государствам- членам независимое подтверждение достоверности представленной в финансовых отчетах информации, способствовать повышению прозрачности и укреплению подотчетности внутри Организации и посредством внешнего ревизионного процесса содействовать достижению Организацией своих целей. Методология и ответственность ревизора 16. Мы провели нашу ревизию в соответствии с МСА. Согласно этим стандартам, мы должны планировать и проводить ревизию таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что финансовая отчетность не содержит существенных искажений. Ревизия включала в себя выборочную проверку фактической информации, подтверждающей суммы и данные финансовых отчетов. В рамках ревизии были также проанализированы используемые принципы учетной политики и существенные оценки, сделанные Руководством ВОЗ, а также оценена форма представления финансовой отчетности в целом. 17. Для проведения ревизии финансовых отчетов был принят метод, основанный на учете факторов риска. Этот метод требует выполнения оценки риска наличия существенных искажений в финансовых отчетах и в утверждениях на основе надлежащего понимания субъекта и условий его деятельности, включая его механизмы внутреннего контроля. 18. Обязанность ревизора заключается в том, чтобы выразить мнение о представленной финансовой отчетности на основе проведенной ревизии. Ревизия проводится с целью получить разумную, но не абсолютную уверенность в том, что финансовая отчетность не содержит существенных искажений, являющихся следствием недобросовестных действий или ошибок. A71/32 Приложение 16 19. При рассмотрении операций ВОЗ в соответствии с выполненной нами оценкой риска мы сосредоточили внимание на механизмах административного контроля в бюро, информационно-коммуникационных технологиях и реализации стратегии закупочной деятельности. Мы также проанализировали использование механизма управления рисками в посещенных бюро. 20. В течение 2017 финансового года мы, в дополнение к проверке финансовых отчетов в штаб-квартире, провели также ревизию ГЦО; ЗТОРБ; и СБ ВОЗ в Анголе, Египте, Индонезии, Кении, Лаосской Народно-Демократической Республике и Непале. Кроме того, в целях совершенствования финансового руководства и управления ВОЗ мы рассмотрели практику управления основными средствами и товарно- материальными запасами, а также вопросы управления служебными поездками и мероприятия по подготовке к выпуску Заявления о системе внутреннего контроля 2017 года. 21. В настоящем отчете отсутствуют какие-либо замечания в отношении финансовых отчетов Панамериканской организации здравоохранения (ПАОЗ)/ Регионального бюро для стран Америки (АМРБ), проверка которых проводится Счетной палатой Испании. Мы доверяем их ревизии, основываясь на письме-поручительстве от 15 марта 2018 года. Счетная палата Испании проинформировала нас о том, что проводимая ею ревизия за 2017 г. пока не выявила никаких существенных ошибок, искажений или каких-либо иных фактов, неблагоприятно отражающихся на ревизионном заключении о финансовых отчетах ПАОЗ. Она также проинформировала нас о том, что сможет предоставить окончательное заверение в отсутствии существенных искажений только после полного завершения ревизии финансовых отчетов за 2017 г. и составления отчета по ее итогам. Не содержащее оговорок заключение по результатам ревизии было вынесено также по годовым отчетам за 2016 год. 22. Мы согласовали запланированные объекты ревизии с Бюро служб внутреннего контроля (БСВК), чтобы избежать излишнего дублирования усилий и определить, в какой мере мы можем полагаться на работу БСВК. Мы также сотрудничали с Независимым консультативным надзорным комитетом экспертов (НКНКЭ) в целях повышения эффективности нашей ревизионной деятельности. 23. Мы продолжали сообщать о результатах ревизии Руководству ВОЗ, направляя ему письма и замечания с подробным изложением замечаний и рекомендаций. В течение 2017 финансового года мы составили 18 писем о проведении ревизии для руководства бюро и различных структур ВОЗ. Такая практика позволяет нам поддерживать постоянный диалог с руководством. B. РЕЗУЛЬТАТЫ РЕВИЗИИ 24. В данном отчете представлена информация, которую, по мнению Внешнего ревизора, необходимо довести до сведения Всемирной ассамблеи здравоохранения. Руководству ВОЗ были предоставлены широкие возможности прокомментировать наши замечания по результатам ревизии. Представленные руководству ВОЗ рекомендации призваны содействовать Организации в достижении целей, Приложение A71/32 17 установленных ее мандатом, а также в улучшении и повышении эффективности финансового руководства и управления Организацией. 1. ПЕРЕДОВЫЕ МЕТОДЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ РУКОВОДСТВОМ ВОЗ 25. Мы признаем и высоко оцениваем использование Организацией описанных ниже передовых методов финансового управления, которые позволили усовершенствовать управление товарно-материальными запасами, повысить осведомленность о системе внутреннего контроля, упростить регистрацию расходов и обеспечить действенное применение установленных механизмов контроля. 1.1 Глобальная система управления товарно-материальными запасами 26. Глобальная система управления товарно-материальными запасами (ГСУТМЗ), создание которой было рекомендовано Внешним ревизором в интересах управления товарно-материальными запасами, представляет собой новый модуль Глобальной системы управления (ГСУ), при помощи которого технические подразделения и специалисты по снабжению будут осуществлять заказ, приемку и отгрузку учетных единиц. Глобальное внедрение ГСУТМЗ было осуществлено в 2017 году. Система, в частности, обеспечивает: (a) интеграцию управления складскими операциями с закупочной и финансовой деятельностью; (b) оперативное составление отчетов о глобальном состоянии запасов; (c) согласованные поставки основных предметов снабжения в рамках всей Организации; (d) полуавтоматическое ведение учетных записей; и (e) расчет стоимости остатков товарно-материальных ценностей в соответствии с МСУГС. 27. В процессе внедрения ГСУТМЗ в 48 пунктах хранения запасов в регионах и странах 80 пользователей прошли обучение по вопросам представления отчетности о состоянии запасов. Благодаря установке и вводу в действие ГСУТМЗ операции с запасами регистрируются по ходу их выполнения, что позволяет всегда иметь актуальную информацию об уровне запасов. Система обеспечивает прозрачность операций для технических подразделений и ГУА, а также прослеживаемость уровня запасов в реальном времени в рамках всей Организации. Склады имеют возможность проверять уровни запасов на других складах, и это упрощает перераспределение единиц запасов между точками хранения и, соответственно, позволяет более эффективно распоряжаться существующими запасами. 1.2 Положительные изменения, связанные с Заявлением о системе внутреннего контроля 2017 г. 28. По итогам рассмотрения ЗСВК, выпущенного в 2016 г., мы рекомендовали руководству улучшить содержание ЗСВК и привлекаемые при его составлении фактические данные и инструменты, такие как письмо-представление и контрольный перечень для самооценки МВК, а также обеспечить укрепление потенциала представителей ВОЗ и руководителей бюджетных центров. В ЗСВК, прилагаемом к финансовым отчетам за 2017 г., уже приводится дополнительная информация в разделе «Сфера ответственности»; отмечаются значительные проблемы в области контроля, A71/32 Приложение 18 выявленные по результатам анализа мер внутреннего контроля; указываются серьезные недостатки системы внутреннего контроля, зарегистрированные ее Внешним ревизором; освещаются стратегии устранения значимых недостатков и уменьшения рисков в системе контроля; и раскрывается более полная информация в разделе «Механизм внутреннего контроля и управление рисками». 29. Содержание письма-представления было расширено и охватывает серьезные риски, выявленные в результате оценки эффективности системы внутреннего контроля; кластерам и региональным бюро было вменено в обязанность хранить подтверждающие документы, которые могут быть использованы в процессе рассмотрения и проверки сведений, содержащихся в письмах-представлениях; при этом процесс подготовки письма-подтверждения был стандартизирован для обеспечения более эффективной оценки их механизмов внутреннего контроля. В процессе работы над контрольными перечнями для самооценки МВК руководство использовало принципы внутреннего контроля МВК ВОЗ; отслеживало и поддерживало процессы обзора и сотрудничества между представителями ВОЗ, руководителями бюджетных центров и их группами; повысило качества процесса оценки за счет более эффективной обратной связи; и сверяло заполненные перечни для самооценки МВК с другими отчетными документами по этим вопросам для выявления расхождений. Кроме того, с представителями ВОЗ и руководителями бюджетных центров проводились мероприятия по наращиванию потенциала, посвященные таким механизмам управления, как обеспечение подотчетности, управление рисками и внутренний контроль, для совершенствования их умений и навыков и, соответственно, повышения эффективности проводимой ими оценки. 30. С учетом достигнутых улучшений выпуск ЗСВК как отчетно-справочного документа, освещающего состояние систем внутреннего контроля в ВОЗ, дает возможность Генеральному директору судить о надежности систем внутреннего контроля в рамках всей Организации и позволяет лицам, принимающим решения, и надзорным органам делать значимые выводы в отношении представленных в нем утверждений. 1.3 Расширение возможностей жесткого кодирования расходов 31. В 2016 г. Внешний ревизор рекомендовал руководству ускорить расширение функциональных возможностей жесткого кодирования на странице оформления заявок на закупку (ЗНЗ) в ГСУ и продолжать предоставлять пользователям методические указания и проводить их обучение в связи с введением новой процедуры определения видов расходов в ГСУ, с тем чтобы обеспечить учет корректных кодов счетов расходов по хозяйственным операциям. В 2017 г. ВОЗ завершила работу по расширению этих функциональных возможностей. Расширенные возможности упростили корректный учет и кодирование расходов. 1.4. Передовая практика в ЗТОРБ 32. Нами было отмечено, что в ЗТОРБ и лаосском СБ ВОЗ эффективно и согласованно применяются установленные механизмы контроля за ключевыми Приложение A71/32 19 рабочими процессами и обеспечивается соблюдение правил и положений ВОЗ. Мы с удовлетворением отмечаем усилия ЗТОРБ по управлению ПФС и связанными с этим действиями по обеспечению гарантий ПФС. Хотя общей проблемой ВОЗ, побудившей ее ввести прямое осуществление в качестве альтернативного ПФС механизма выделения средств, является несвоевременная подготовка отчетов по ПФС (наряду с задержками с подготовкой отчетов по процедурам прямого осуществления), ЗТОРБ, по нашим наблюдениям, не применял прямое осуществление уже на протяжении двух двухгодичных периодов (2014–2015 гг. и 2016–2017 гг.), но при этом по состоянию на 31 декабря 2017 г., не имеет просроченных отчетов по ПФС. Руководство ЗТОРБ обеспечило четкое соблюдение положения пункта 40 раздела XVI.5.1 Электронного руководства ВОЗ и прямом осуществлении: «Оформление заказа на закупку с использованием подотчетных сумм для целей прямого осуществления может быть начато только после установления невозможности использовать другие типы стандартных контрактов (например, ПФС, СВР, ОВО)». Отсутствие процедур прямого осуществления объясняется тем, что руководство находит возможности для удовлетворения запросов со стороны министерств здравоохранения при помощи других механизмов, рекомендованных в Электронном руководстве (обычные заказы на закупку услуг в ГСУ). Мы были проинформированы о том, что такая практика создает некоторую административную нагрузку, но позволяет эффективно исполнять и применять правила и положения ВОЗ. Мы высоко оцениваем деятельность руководства ЗТОРБ в этой области. Примеру ЗТОРБ могут последовать другие бюро ВОЗ при решении проблем в области ПФС и прямого осуществления. 33. Мы также положительно оцениваем работы ЗТОРБ и лаосского бюро ВОЗ в других областях, которые были объектами нашей ревизии; на основании аудиторских проверок мы пришли к выводу о последовательном и эффективном применении механизмов мониторинга и контроля в следующих областях: (i) управление электронной системой подотчетных сумм (банковские операции с наличностью); (ii) управление закупками; (iii) управление служебными поездками; (iii) управление выделенными средствами; и (iv) представление отчетности донорам. В рамках этих рабочих процессов мы наблюдали удовлетворительное функционирование механизмов контроля. 2. ФИНАНСОВЫЕ ВОПРОСЫ 2.1 Проверка финансовых отчетов 34. Мы пришли к выводу, что финансовая отчетность во всех существенных аспектах верно отражает финансовое положение ВОЗ за финансовый год, закончившийся 31 декабря 2017 г., результаты ее финансовой деятельности, изменения в чистых активах/собственном капитале, движение денежных средств и сверку бюджета с фактическими суммами в соответствии с МСУГС. Таким образом, мы вынесли безоговорочное аудиторское заключение в отношении финансовых отчетов ВОЗ. Объектами ревизии были следующие отчеты: A71/32 Приложение 20 (a) Отчет I. Отчет о финансовом положении; (b) Отчет II. Отчет о финансовых результатах деятельности; (c) Отчет III. Отчет об изменениях в чистых активах/собственном капитале; (d) Отчет IV. Отчет о движении денежных средств; и (e) Отчет V. Отчет о сравнении бюджетных и фактических сумм. 35. Мы с удовлетворением отмечаем усилия руководства ВОЗ по выполнению ряда рекомендаций, вынесенных в ходе промежуточной и итоговой ревизий финансовых отчетов ВОЗ за 2017 г. для точного представления остатков средств на указанных счетах и повышения степени соблюдения требований по форме представления отчетности и раскрытию информации в соответствии с МСУГС. Как показывают финансовые отчеты за период, закончившийся 31 декабря 2017 г., баланс указанных счетов был скорректирован, и в отчеты были добавлены дополнительные примечания и исправления. 36. Кроме того, в соответствии с требованиями Положений о финансах ВОЗ мы пришли к заключению о том, что применявшиеся методы ведения бухгалтерского учета согласуются с методами, применявшимися в предыдущем году. Мы также пришли к выводу, что операции ВОЗ, на которые мы обратили внимание или которые мы проверили в рамках ревизии финансовой отчетности, во всех существенных отношениях соответствуют Положениям о финансах и решениям директивных органов ВОЗ. 37. Несмотря на вынесение нами безоговорочного аудиторского заключения в отношении финансовых отчетов, мы отметили следующие возможности для усовершенствований, которые необходимо осуществить руководству в целях: (a) дальнейшего улучшения учета и обработки финансовых операций и составления отчетности; и (b) обеспечения достоверного представления финансовых отчетов за следующий отчетный период. 2.2 Дебиторская задолженность – добровольные взносы 38. В ходе анализа Отчета о финансовом положении мы установили, что конечное сальдо дебиторской задолженности по добровольным взносам на 31 декабря 2017 г. составило 1291 млн. долл. США, из которых 1055 млн. долл. США относятся к краткосрочной и 236 млн. долл. США к долгосрочной задолженности. Мы также отметили, что в общей сложности 135 млн. долл. США, составляющие 13% от доли краткосрочной дебиторской задолженности, отражалось в качестве дебиторской задолженности на протяжении более 360 дней. Как пояснило руководство, 101 млн. долл. США из этой суммы обусловлено порядком перечисления денежных средств по соглашениям с донорами. Значительная часть остальной суммы в размере 34 млн. долл. США объясняется проблемой несвоевременного представления отчетов донорам, которая должна быть решена путем улучшения порядка сдачи отчетов. Приложение A71/32 21 39. Электронное руководство ВОЗ и другие соответствующие СОП оговаривают обязанности распорядителя выделенных средств, которые в первую очередь включают контроль за использованием выделенных средств и обеспечение своевременного представления отчетов донорам. Однако в ходе проверок мы установили, что основной причиной невзыскания просроченной задолженности являлись задержки с представлением отчетов донорам, для предупреждения которых следовало принять меры на уровне распорядителя выделенных средств, отвечающего за мониторинг расходования выделенных средств, представление отчетности и обеспечение выплаты причитающейся задолженности. Специалист по финансам также пояснил, что контроль дебиторской задолженности ведется в соответствии с требованиями и все отмеченные проблемы доводятся до сведения распорядителей выделенных средств для получения от донора причитающихся сумм. 40. Мы согласны с тем, что обязанности распорядителя выделенных средств в отношении их использования и контроля предстоящих поступлений от доноров в целом регламентируются целым рядом СОП, однако с учетом значительной доли просроченных платежей в составе долгосрочной дебиторской задолженности по добровольным взносам было бы целесообразным пересмотреть эти СОП, предусмотрев более четкий и строгий контроль за выполнением обязанностей распорядителями выделенных средств, с тем чтобы обеспечить своевременное погашение дебиторской задолженности и соблюдение условий донорских соглашений. 41. Мы рекомендовали ВОЗ усилить требования к управлению выделенными средствами для обеспечения своевременного взыскания дебиторской задолженности с доноров. 2.3 Расходы 2.3.1 Распределение расходов по категориям 42. В 2016 г. мы рекомендовали руководству: (a) ускорить расширение функциональных возможностей жесткого кодирования на странице оформления заявок на закупку (ЗНЗ) в ГСУ; и (b) продолжать предоставлять пользователям методические указания и проводить их обучение в связи с введением новой процедуры определения видов расходов в ГСУ, с тем чтобы обеспечить учет корректных кодов счетов расходов по хозяйственным операциям в 2017 году. 43. В соответствии с этим в 2017 г., в ходе промежуточной ревизии в Глобальном центре обслуживания (ГЦО), Малайзия, мы проверили выполнение вышеуказанной рекомендации. В 44 выборочно проверенных операциях мы вновь обнаружили ошибки в указании типов расходов (счетов) на закупку товаров и услуг. В связи с этим мы рекомендовали при подведении баланса за 2017 г. внести необходимые корректировки в соответствующие счета, а также завершить работу по расширению функциональных возможностей новой системы. Мы продолжали проверку правильности записей в ходе итоговой ревизии в штаб-квартире. Нами было выявлено 18 нескорректированных ЗНЗ на общую сумму 1,5 млн. долл. США. A71/32 Приложение 22 44. В ходе отслеживания мер по выполнению рекомендаций промежуточной ревизии 2017 г. мы отметили, что в рамках проверочных мероприятий руководством были постфактум внесены корректировки на уровне штаб-квартиры. Несмотря на стремление руководства полностью ликвидировать данную проблему, мы, тем не менее, выявили еще три ЗНЗ с отнесением средств на ошибочный счет на общую сумму 739 000 долл. США. 45. В целом, мы убедились в том, что расширенные функциональные возможности системы были введены в действие в декабре 2017 г. и надеемся на повышение точности учета в 2018 году. За исключением остающихся недостатков, описанных в предыдущих пунктах, типы расходов по всем категориям приобретаемых услуг уже выбираются опосредованно через категории услуг. 46. Мы рекомендовали ВОЗ предусмотреть регулярный анализ кодирования расходов для обеспечения правильного указания типов расходов в интересах достоверного отражения счетов расходов в финансовых отчетах. 2.3.2 Отчет о присуждении контрактов на закупки 47. Отчет о присуждении контрактов является служебным документом, в котором описывается процедура, использованная для выбора партнера, вступившего в договорные отношения с ВОЗ, и приводятся доказательства того, что эта процедура была реализована справедливо и непредвзято в соответствии с требованиями Электронного руководства ВОЗ. Выбор партнеров может определяться несколькими критериями, такими как качество работы, стоимость услуг, доступность, надежность и способность соблюсти установленные конечные или промежуточные сроки, и они должны быть четко и исчерпывающим образом заявлены закупающей стороной. 48. Мы выявили в выборке восемь ЗНЗ, подготовленных без тщательного соблюдения этого требования СОП. В связи с этим создается общее впечатление, что подразделения, ведущие закупочную деятельность, не привыкли строго придерживаться данного требования. Следует подчеркнуть, что отчет о присуждении контрактов включен в валидационную матрицу, которая используется в качестве справочного документа специалистом по закупкам при рассмотрении запроса на приобретение услуг перед оформлением ЗНЗ. Представители ГСЗЛ подтвердили, что в случае заявок на приобретение услуг на сумму 15 000 долл. США и более они удостоверяются в наличии отчета о присуждении контрактов, но не проверяют его содержание и не подвергают сомнению решение автора запроса, поскольку не имеют для этого технических возможностей. Такое же наблюдение было сделано в ходе ревизии двух страновых бюро. 49. Подобная практика нарушает установленный порядок совершения операций и противоречит принятому ВОЗ принципу рационального расходования средств при закупочной деятельности. В частности, отчеты о присуждении контрактов не содержали достаточных сведений о том, как был выбран партнер по контракту, как рассчитывалось вознаграждение или затраты, и насколько обоснованным является размер вознаграждения в сопоставлении со стоимостью такого же приобретения Приложение A71/32 23 на открытом рынке. Иными словами, такая практика не обеспечивает транспарентного учета закупающей стороной вышеуказанных факторов в ходе их закупочной деятельности. 50. Мы рекомендовали ВОЗ разработать и ввести в обращение типовую форму отчета о присуждении контракта и контролировать ее использование различными подразделениями Организации для обеспечения транспарентности закупок. 2.3.3 Обработка выплат пособий персоналу 51. В ходе проверки операций с расходами на персонал, в частности обработки кадровым отделом ГЦО субсидий на аренду жилья, была обнаружена ошибка при обработке в июле 2017 г. заявки одного из сотрудников на выплату аванса по арендной плате. Данный инцидент имел место из-за ошибки, допущенной самим сотрудником, который в качестве валюты платежа указал американский доллар, а не местной валюты или валюты, согласованной в договоре найма помещения между сотрудником и арендодателем. Ошибка осталась незамеченной на трех уровнях рассмотрения, от специалиста по пособиям/ национального специалиста кадрового отдела на региональном уровне; до администратора Отдела глобальных кадровых ресурсов (ОГКР); и удостоверяющего сотрудника ОГКР. Если бы она не была обнаружена и исправлена администратором системы расчета заработной платы, то только этому сотруднику Организация переплатила бы средств на сумму 2,411 млн. долл. США. 52. ОГКР признал эту ошибку и отметил, что во избежание повторения данного инцидента был разработан новый контрольный перечень шагов по обработке авансов по арендной плате. Данный контрольный перечень требует перепроверки коллегой проверяющего сотрудника соответствия суммы и валюты операции сумме и валюте, указанным в договоре найма. Запрашиваемая сумма не может превышать указанную в договоре найма. 53. Мы рекомендовали ВОЗ укрепить порядок рассмотрения и проверки платежных заявок и рассмотреть возможность внесения изменений в соответствующие СОП, с тем чтобы включить в них новые типовые формы/ контрольные перечни, разработанные Отделом глобальных кадровых ресурсов (ОГКР), что обеспечит укрепление системы контроля за обработкой операций с авансами по арендной плате. 2.4 Прямое финансовое сотрудничество 54. ПФС непосредственно способствует достижению целей ВОЗ. Отчетность по результатам программ, реализуемых посредством ПФС как механизма достижения запланированных результатов в рамках той или иной стратегической задачи Организации, заслуживает не меньшего внимания, чем финансовые показатели и отчетность по расходам. В 2017 г. Организация понесла расходы на сумму 151,585 млн. долл. США, что на 25% меньше расходов предыдущего года, составивших 203,695 млн. долл. США. A71/32 Приложение 24 55. Мы сразу отметили, что число просроченных отчетов по ПФС сократилось на 42%, с 738 в ноябре 2016 г. до 430 в феврале 2018 г., в основном благодаря значительному сокращению задержек с представлением отчетов в Африканском регионе. Кроме того, укрепление мер руководства по подтверждению достоверности информации постфактум способствовало более своевременному представлению и повышению качества отчетов. Тем не менее, на февраль 2018 г. число просроченных отчетов остается значительным и составляет 430. Это положение дел подтвердилось в ходе ревизии, проведенной в трех СБ ВОЗ. 56. Осуществление ПФС, в том числе представление обязательных отчетов, является важнейшим условием поддержания репутации Организации, о чем свидетельствует ее обязанность отчитываться перед государствами-членами и другими заинтересованными сторонами. Необходимо подчеркнуть, что, хотя зарегистрированный в 2017 г. показатель в 430 просроченных отчетов представляет собой заметный шаг вперед по сравнению с предыдущими годами, он, тем не менее, говорит о необходимости улучшения координации, мониторинга и даже прямых мер вмешательства с учетом возникающих институциональных рисков. Факты запоздалого представления отчетов по ПФС также свидетельствуют, хотя и не с такой очевидностью, о необходимости укрепления мониторинга на всех уровнях Организации, поскольку, если задержки остаются без должного внимания, они приводят к непредставлению отчетов. 57. Мы рекомендовали ВОЗ продолжить отмеченный процесс улучшения правил в отношении ПФС и процесс мониторинга общего сокращения числа просроченных отчетов по ПФС путем борьбы с коренными причинами задержки представления отчетов по ПФС для уменьшения воздействия этих причин благодаря применению более эффективных стратегий и мер по повышению подотчетности соответствующих лиц. 3. ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНИЯ 58. Для выполнения своих операционных задач организация должна обеспечивать оптимальное выполнение управленческих функций в соответствии с тремя основополагающими принципами: подотчетность, управление рисками и внутренний контроль. В сущности, осуществление планов организации зависит о того, как в ней распределяются полномочия и как выстроена система внутреннего контроля для управления рисками. Поскольку управление является слишком расплывчатым понятием, его лучше рассматривать на более конкретном уровне, в виде деятельности по управлению рисками и механизмов контроля рисков, предусмотренных различными процессами. В течение 2017 г. мы проанализировали наиболее важные аспекты управления активами и товарно-материальными запасами, подготовку Заявления ВОЗ о системе внутреннего контроля, вопросы управления служебными поездками и несколько примеров операционной деятельности на уровне регионов и стран, чтобы в конечном счете оценить, насколько общие схемы управления отдельными бюро и Организацией в целом воздействуют, посредством правил и процедур, на имеющиеся механизмы контроля рисков. Такой анализ согласуется с нашим мандатом Приложение A71/32 25 в соответствии с Положением 14.3 Положений о финансах ВОЗ. Основные результаты проведенного нами анализа изложены в разделах ниже. 3.1 Управление активами и товарно-материальными запасами 59. Важность защиты активов ВОЗ и обеспечения подотчетности за использование этих активов напрямую подчеркиваются в ее Политике учета активов, одним из основных компонентов которой считается финансовое управление и управление активами. Этот компонент однозначно устанавливает обязанности сотрудников и руководителей Организации по защите вверенных им активов, предполагающие эффективное, результативное и экономичное распоряжение финансовыми ресурсами. Таким образом, ВОЗ крайне важно иметь систему управления активами и товарно- материальными запасами, которая обеспечивает синергетическую связь между финансами и бухгалтерским учетом, материально-техническим снабжением и операционной деятельностью, а также технологиями информационных систем. Соответственно, ВОЗ необходимо уделять повышенное внимание методам и процедурам обеспечения отчетности и контроля для повышения качества управления ее активами и товарно-материальными запасами в интересах выполнения общеорганизационных задач и достижения запланированных результатов. Наш анализ данных вопросов управления также основывался на этих принципах, и его результаты освещаются в пунктах ниже. 3.1.1 Стандартные операционные процедуры по управлению активами и товарно- материальными запасами 60. Применение СОП по управления активами и товарно-материальными запасами в ВОЗ объясняется ее первоочередной обязанностью защищать свои активы и обеспечивать эффективное, результативное и экономичное распоряжение своими ресурсами. СОП, по сути дела, стали логическим продолжением общеорганизационного комплекса мер ВОЗ по управлению рисками. 61. Вместе с тем, мы отметили, что, хотя за разработку СОП отвечает Департамент служб операционной поддержки (OSS), они обычно предусматривают совместную ответственность и подотчетность OSS и FNM. Это, в частности, следует из раздела СОП «Свойства документа», где регистрируются действия, совершаемые или утверждаемые представителями OSS и/или FNM. Кроме того, мы обратили внимание на то, что СОП, посвященные управлению товарно-материальными запасами/ активами в основном содержат разъяснения о применении МСУГС при отражении активов в финансовой отчетности ВОЗ. 62. Мы также отметили, что в СОП признаются только риски, непосредственно связанные с искажением данных в финансовой отчетности. Кроме того, в тех же СОП подробно излагаются меры связанные с управлением активами, и принимаемые на этапе до преобразования какой-либо информации об активах в финансовую информацию. Следует признать, что существенное значение для процесса управления активами имеет целый ряд таких рисков, как устаревание и утрата активов. В СОП также необходимо уточнить конкретные функции и обязанности каждого A71/32 Приложение 26 субъекта, ответственного за процесс, которые должны описываться в более логичной последовательности, приведенной к стандартному формату. 63. На самом базовом уровне СОП используются в целях коммуникации и контроля. Аналогичным образом, СОП ВОЗ по управлению активами и товарно-материальными запасами предназначены для осуществления контроля и предоставления руководящих указаний ответственным за процессы в интересах обеспечения единообразия и повышения эффективности и результативности процессов. В частности, СОП должны сообщать следующую информацию: (a) четкое описание задач по контролю рисков, (b) полномочия и обязанности, установленные в соответствии с критериями Организации, (c) способы разделения несовместимых между собой обязанностей, (d) механизмы ограничения и контроля доступа и (e) порядок выдачи разрешений на внесение изменений в процессы. Поскольку СОП также используются для оценки эффективности деятельности, эти аспекты должны быть сформулированы точно и четко, предусматривая достижение определенного показателя, позволяющего уменьшать риски недостаточной результативности процесса и ликвидировать факторы низкой эффективности. 64. Мы рекомендовали ВОЗ доработать структуру СОП по управлению товарно- материальными запасами и активами для повышения их ценности в плане контроля путем: a. уточнения сфер подотчетности и ответственности за исполнение СОП в интересах четкого распределения функций и обязанностей; b. рассмотрения и усиления функций и обязанностей ответственных за процессы субъектов, определенных в каждой СОП, и обеспечения того, чтобы шаги процесса были описаны в хронологической последовательности, помогающей анализировать коренные причины проблем, возникающих при реализации процесса; и c. отражения в СОП операционных рисков, связанных с управлением активами/товарно-материальными запасами, для предоставления всеобъемлющих указаний ответственным за процессы и более четкого разъяснения их функций и обязанностей в отношении рисков искажения информации в финансовой отчетности. 3.1.2 Функции Группы управления активами в штаб-квартире 65. Функция управления активами и товарно-материальными запасами штаб- квартиры ВОЗ поручена Группе управления активами (ГУА), входящей в состав OSS. Закрепленные за ГУА функции включают в себя прием товаров и их регистрацию в ГСУ, в том числе: проверку документации по таможенному оформлению; ежегодную инвентаризацию основных средств (оборудования) штаб-квартиры; подробный учет утраченного, похищенного и недостающего оборудования, в том числе передачу информации в Комитет штаб-квартиры по инвентаризации (КИ); отслеживание объектов незавершенного строительства и составление финансовых Приложение A71/32 27 отчетов по ним; и отслеживание и ведение финансовой отчетности в отношении стоимости продолжающихся и завершенных проектов с использованием нематериальных активов, а также другие задачи. Мы также отметили, что, помимо этого, ГУА выполняет такие важнейшие обязанности, как: a) подготовка глобальной финансовой отчетности о состоянии основных средств и товарно-материальных запасов ВОЗ, в том числе управление модулем основных средств ГСУ; и b) выполнение функций координатора по предоставлению поддержки и консультаций пользователям модуля основных средств ГСУ, включая оказание поддержки регионам и контроль данных о новых основных средствах в ГСУ. 66. Мы пришли к выводу о необходимости улучшить организационную структуру и набор задач ГУА исходя из осуществляемых ею функций и обязанностей, а также выполняемых рабочих процессов. В том что касается функций и обязанностей, мы отметили, что некоторые финансовые операции свидетельствуют о нерациональном распределении обязанностей, при котором сотрудники ГУА занимается не только физическим обращением с активами и их списанием, но и регистрацией финансовых операций, скорее относящейся к функциям финансовой отчетности FNM. Более того, нынешняя схема организации работы в ГУА не позволяет ей осуществлять эффективный мониторинг и надзор именно в силу выполняемой ей финансово- отчетной функции. При рассмотрении ситуации с точки зрения рабочих процессов мы отметили, что реализуемые ГУА рабочие процессы представляют собой сочетание административной работы и деятельности по подготовке финансовой отчетности, хотя последняя и не входит в задачи, поставленные перед OSS. В действительности на рабочий процесс, связанный с финансовой отчетностью, в связи с внедрением МСУГС приходилась наиболее значительная часть рабочей нагрузки ГУА в период с 2012 по 2017 год, и это привело к усложнению ее функций. 67. Согласно нашим наблюдениям, ГУА выполняла свой мандат по предоставлению гибких управленческих и административных услуг, установлению глобальных правил, имеющих значение для всех регионов и созданию условий для эффективной совместной работы не только в границах деятельности штаб-квартиры, но и на глобальном уровне, уделяя особое внимание содействию Организации в составлении финансовых отчетов, соответствующих требованиям МСУГС. Глобальный масштаб выполняемых ГУА функций означает, что она должна также обладать достаточным потенциалом для более эффективного и результативного выполнения своих задач. В связи с недостаточной численностью кадровых ресурсов для удовлетворения потребностей в глобальной поддержке мандат ГУА на нынешнем этапе должен быть дополнительно конкретизирован. 68. Упомянутые выше недостатки свидетельствуют о том, что взаимосвязь между распределением функций и обязанностей и в организации и тем, как люди их выполняют, определяется организационной структурой, которая при ненадлежащем управлении может привести к неопределенности и ослаблению подотчетности. Однако в еще большей степени функционирование соответствующих департаментов зависит от передачи информации и распределения полномочий по принятию решений. Необходимо прямо и четко определить взаимосвязи между функциями в интересах разграничения сфер подотчетности и упрощения порядка подчинения. A71/32 Приложение 28 69. Мы рекомендовали ВОЗ: a. уточнить функции ГУА для усиления подотчетности, а также контроля эффективности работы и повышения эффективности контроля за счет разделения несовместимых между собой функций; и b. проанализировать нынешний потенциал ГУА, а также других подразделений в области управления активами и товарно-материальными запасами во всех бюро, с тем чтобы обеспечить более эффективное выполнение ими своих функций и обязанностей. 3.1.3 Управление парком транспортных средств 70. Мы отметили, что на 31 декабря 2017 г. в парке транспортных средств Организации числилось в общей сложности 2019 транспортных средств общей стоимостью 15,917 млн. долл. США, при этом в АФРБ их было больше всего — 1048 автомобилей, а за ним следовали ЮВАРБ, где автопарк состоял из 459 автомобилей и ВСРБ (382 автомобиля). При таких параметрах автопарка возникает необходимость в политике, направленной на эффективное и ответственное управление транспортными средствами. Мы отметили, однако, что Электронное руководство не содержит такой политики, поэтому региональные бюро разработали собственные правила управления транспортными средствами, отдельные компоненты которых различаются в зависимости от потребностей бюро. 71. Преобразование и обновление практики управления транспортными средствами в ВОЗ было продиктовано пониманием необходимости задать стратегическую направленность этой деятельности и началось с проведения в 2016 г. оценки наиболее распространенных методов управления парком транспортных средств в Организации. Результаты оценки свидетельствовали о неудовлетворительном качестве управления и контроля за передвижением транспортных средств, которое сказывалось на осуществлении мандата ВОЗ, безопасности персонала и управлении активами в целом. Особое внимание в ходе оценки было обращено на неэкономичное управление затратами по причине отсутствия механизмов контроля и устаревания автопарка. В ответ на это, ВОЗ в рамках проекта «Транспортное обслуживание ВОЗ» (ТО ВОЗ) создала механизмы, необходимые для управления ее парком транспортных средств во всем мире. Мы были проинформированы о том, что начиная с июля 2017 г. ВОЗ и Форум по вопросам управления парками транспортных средств планировали апробировать рабочую модель управления парком транспортных средств в Африканском регионе и Регионе Восточного Средиземноморья. По имеющимся данным, расходы на осуществление этой инициативы с июля 2017 г. по март 2018 г. оценивались на уровне 310 000 долл. США. 72. Исходя из графика и контрольных показателей инициативы ТО ВОЗ мы сделали вывод о том, что на 2017–2018 гг. было запланировано еще 12 ключевых мероприятий. Мы также отметили, что уже достигнуты основные контрольные показатели подготовительного этапа ТО ВОЗ, за исключением ее апробации в первых странах Африканского региона. Мы были проинформированы о том, что задержка с началом Приложение A71/32 29 апробации в странах возникла в связи с необходимостью завершить работу по модернизации всей системы управления основными средствами, которая была одной из самых приоритетных задач всех страновых бюро в Регионе и требовала участия тех же сотрудников, которые будут заниматься осуществлением проекта по управлению парком транспортных средств. Руководитель проекта ТО ВОЗ сообщил нам, что начало его апробации в странах Африканского региона было изначально запланировано на 1 апреля 2018 г., но теперь может быть отложено на 2–3 месяца из-за вышеуказанных ограничений по ресурсам. Из плана реализации проекта следует, что для беспрепятственного осуществления дальнейших мероприятий потребуется внести корректировки в модель работы исходя из результатов пробных испытаний, а также опыта глобальной реализации результатов проекта в целом. 73. Транспортные средства Организации имеются во многих местах, и их особенно много в трех регионах. Один из сложных вопросов, неизбежно возникающих в связи с такими рассредоточенными активами, состоит в том, как обеспечить экономичное и эффективное управление ими. С учетом этих трудностей можно сформулировать две цели, а именно: обеспечить, чтобы подготовка и выполнение планов и операционная деятельность основывались на правилах, подкрепляли и усиливали работу Организации; и добиться экономии времени и более эффективной эксплуатации активов. В этой связи решающее значение имеют координация и управление этими активами в масштабе всей Организации. Хотя реализация инициативы ТО ВОЗ конкурирует за ресурсы и внимание с другими инициативами, она должна приносить пользу в более широком контексте, а для этого высшему руководству необходимо поддерживать тесные связи между участниками в тех областях, где должны произойти изменения, и понимать, как обеспечить эффективность инициативы в существующих реалиях. 74. Мы рекомендовали ВОЗ проанализировать факторы, препятствующие сотрудничеству в рамках проекта ТО ВОЗ, в частности его зависимость от других внутренних партнеров по осуществлению, и устранить любые имеющиеся пробелы для обеспечения беспрепятственной реализации проекта и повышения тем самым эффективности управления транспортными средствами в Организации. 3.1.4 Управление оконечным пользовательским ИТ-оборудованием 75. Мы отметили, что в настоящее время у ВОЗ имеется примерно 9000 комплексов оконечного пользовательского информационно-технологического (ИТ) оборудования, находящихся в эксплуатации у 10 750 пользователей по всему миру. Важнейшее значение в этой связи имеет управление жизненным циклом активов, поскольку управление соответствующими товарно-материальными запасами во многом определяется сложившимися условиями, в которых существуют определенные центры принятия решений в отношении закупки, установки, эксплуатации и списания активов. Оптимизация управления ИТ-активами, в том числе лицензионными соглашениями на программное обеспечение к ним, разработка плана замены или модернизации аппаратного обеспечения требуют принятия решений, которые могут означать значительные расходы для Организации. Запланировав такое решение на ранних этапах A71/32 Приложение 30 жизненного цикла актива, можно избежать «ловушек принятия решений» на его более поздних этапах. 76. В отношении первого этапа жизненного цикла ИТ-актива, то есть его закупки, мы отметили, что, когда ВОЗ инициирует закупку ИТ-оборудования, стандартам в отношении продукции обычно соответствуют поставщики, состоящие в долгосрочных соглашениях (ДСС) с ВОЗ. Вместе с тем наш анализ ситуации показал, что некоторые закупки ИТ-активов производятся без учета установленных стандартов. Мы также обратили внимание на то, что заявки на закупки не проверяются по плану закупок в тех случаях, когда последний отсутствует, хотя и должен был быть подготовлен соответствующим структурным подразделением. IMT сообщил нам, что время от времени информирует структурные подразделения об отработанных сроках службы их ИТ-оборудования для содействия техническим отделам в планировании замен и закупок. Мы также получили информацию о том, что доставка закупленного ИТ-оборудования поставщиком может занимать до трех недель. 77. В том что касается второго этапа жизненного цикла, или установки оборудования на объектах ВОЗ, мы выяснили, что при вводе ИТ-оборудования в эксплуатацию в систему вносятся новые данные о местоположении оборудования, ответственных сотрудниках Организации, продавце, гарантии и другие сведения, которые могут быть полезны для управления этим объектом имущества, в том числе его конфигурацией. В принципе, для выполнения этих действий достаточно нескольких часов, однако они требуют определенных ресурсов и удлиняют процесс поставки на один-два дня. Такой порядок увеличивает время простоя, в течение которого приобретенный актив не используется производительным образом, и его можно оптимизировать за счет придания оборудованию стандартных конфигураций на предприятии-изготовителе. Использование стандартной конфигурации будет способствовать прослеживаемости всех ИТ-активов в глобальном масштабе и может принести многочисленные преимущества, такие как стандартизация интерфейса ВОЗ для всех пользователей, повышение качества поддержки, совместимость с глобальными приложениями, повышение уровня безопасности и т.д. 78. Третий этап заключается в эксплуатации активов в ходе операционной деятельности. На этом этапе выполняется инвентаризация и отслеживание оборудования. Мы обратили внимание на то, что в распоряжении IMT имеются такие программные приложения, как System Center Configuration Manager (SCCM) и AirWatch, которые могут упрощать инвентаризацию запасов и одновременно обеспечивать защиту и сводить к минимуму вероятность несанкционированного доступа к данным. Мы, однако, выяснили, что ГУА проводит инвентаризацию ИТ-оборудования вручную, совместно с ответственными за них лицами из соответствующих структурных подразделений на основе данных из Реестра учета основных фондов. Мы, однако, считаем, что процесс инвентаризации этого имущества можно улучшить и ускорить, предоставив ГУА доступ к SCCM и AirWatch либо к отчетам IMT за более длительный срок до начала инвентаризации. 79. Для решения вышеуказанных проблем IMT недавно разработал политику по вопросам замены и жизненного цикла оборудования, которая устанавливает стандарты Приложение A71/32 31 физического обращения с техническими средствами, выделяемыми авторизованным пользователям, и руководство по повышению эффективности и безопасности эксплуатации ИТ-оборудования ВОЗ. С нашей точки зрения, данная политика нуждается в доработке, с тем чтобы она отвечала существующим в Организации реалиям управления ИТ-оборудованием. Кроме того, управление ИТ-оборудованием неизбежно создает значительные риски того, что данная структура: (a) окажется неспособна отслеживать данные о жизненном цикле актива и не сможет сопоставлять их с данными финансовой системы; и (b) окажется уязвима с результате получения заведомо недостоверной информации и будет не в состоянии хранить данные об обслуживании оборудования. По этим причинам для управления такими активами и развития инноваций в Организации существенно важно иметь полную картину всех ее ИТ-активов и единую платформу для управления ими. 80. Мы рекомендовали ВОЗ повысить эффективность управления оконечным пользовательским оборудованием совместно с IMT, ГУА и Департаментом по вопросам политики корпоративных закупок и координирования деятельности (CPPC) путем: a. введения требования о предоставлении обоснований и получении разрешения со стороны IMT в случае закупки ИТ-оборудования без учета стандартов, принятых для повышения транспарентности и подотчетности; b. регулярного информирования структурных подразделений о продолжительности эксплуатации ИТ-оборудования в целях планирования закупок и принятия решений о замене и приобретении ИТ; c. стандартизации глобальных конфигураций программного обеспечения для настольных систем, которые должны устанавливаться на предприятии- изготовителе для дальнейшего сокращения продолжительности цикла «заказ–поставка»; и d. предоставления ГУА доступа к таким инструментам управления мобильными устройствами, как System Center Configuration Manager (SCCM) и AirWatch для ускорения инвентаризации оборудования. 3.1.5 Порядок инвентаризации материальных активов и соответствующая отчетность 81. Положения СОП содержат требование о проведении в течение года инвентаризации имущества в региональном бюро (РБ) и во всех СБ ВОЗ в Регионе в целях: (a) подтверждения того, что оборудование ВОЗ, зарегистрированное в модуле основных средств (МОФ), продолжает находиться в эксплуатации, храниться в запасе для будущего использования или находиться на складе в ожидании утилизации; и (b) внесения в модуль обновленной информации об оборудовании, которое числится недостающим, утраченным, похищенным, поврежденным и т.д. Та же СОП требует от соответствующего РБ/СБ обновлять результаты инвентаризации в ГСУ, в том числе данные о прекращении эксплуатации объектов имущества, которые были утеряны, A71/32 Приложение 32 похищены, повреждены, не могут быть обнаружены, не подлежат дальнейшему использованию, подлежат утилизации или продаже/ реализации на торгах/ передаче в дар либо находятся на хранении в целях будущей утилизации. 82. В ходе проверки актов реальных инвентаризаций за 2017 г., подготовленных различными бюро ВОЗ, мы отметили, что в акте инвентаризации материальных активов СБ ВОЗ в Нигерии из состава учтенного имущества на сумму 277 084 долл. США было исключено 18 единиц основных фондов балансовой стоимостью не менее 100 000 долл. США, при этом их исключение никак не обосновывалось. Мы также отметили, что в актах инвентаризации материальных активов ряда СБ ВОЗ Африканского региона указано 28 единиц основных фондов, которые были выведены из эксплуатации/утилизированы/переданы в дар, однако продолжали числиться в составе обслуживаемого полностью амортизированного оборудования, общая численность которого составила 3339 единиц. 83. Принимая во внимание утверждение руководства о том, что по сравнению с предыдущими годами качество проведения инвентаризации материальных активов и последующего внесения обновленных данных в ГСУ значительно повысилось во всех бюро ВОЗ, мы, тем не менее, не можем не отметить тот факт, что для совершенствования существующих механизмов контроля поток информации с мест регистрации данных нуждается в еще более критическом анализе и отслеживании, особенно в РБ и СБ. 84. Мы рекомендовали ВОЗ подробно изучить причины, по которым из состава учтенных в 2017 г. основных средств были исключены некоторые позиции, а выведенные из эксплуатации/утилизированные/переданные в дар объекты числились в перечне обслуживаемых полностью амортизированных активов, и применить надлежащие корректирующие стратегии для устранения выявленных коренных причин. 3.2 Заявление о системе внутреннего контроля 85. В ЗСВК излагается вопрос о том, какое место в Организации занимают механизмы внутреннего контроля и как осуществляется их мониторинг и улучшение в увязке принятыми методами управления рисками и обеспечения подотчетности. При этом ЗСВК будет приносить ожидаемую пользу только тогда, когда он будет являться результатом применения сложившейся, отражающей реальное положение дел политики и процессов. Для упрощения подготовки и дальнейшего повышения полезности ЗСВК в нем должны также четко указываться те меры внутреннего контроля, которые нуждаются в дальнейшем улучшении в интересах эффективного смягчения выявленных рисков и достижения большей транспарентности и подотчетности. Чтобы Заявление отражало реальное положение дел, оно должно быть основано на фактических данных, которые должны тщательно собираться при помощи других используемых для этой цели инструментов. Наш анализ процесса подготовки ЗСВК 2016 г., приложенного к финансовым отчетам ВОЗ, соответствовал этим базовым принципам и затрагивал три основные области, а именно: политика и руководящие Приложение A71/32 33 принципы, обеспечивающие подготовку ЗСВК, содержание ЗСВК и инструменты и способы получения фактических данных. 3.2.1 Политика и руководящие принципы подготовки ЗСВК 86. Мы отметили, что ВОЗ официально не принимала стандартного порядка действий, который определял бы роли и обязанности по подготовке ЗСВК, а также основания для вынесения заключения об эффективности системы внутреннего контроля в Организации. Руководство подтвердило, что в настоящее время не существует документа, который подробно описывал бы все правила и руководящие указания в отношении составления ЗСВК, функции, обязанности и сферы ответственности лиц, которым поручается его подготовка, а также функциональные связи и линии подчинения. При этом мы были проинформированы о том, что ЗСВК готовится при активном участии FNM, Бюро по обеспечению соблюдения, управлению рисками и этике (CRE) и Бюро служб внутреннего контроля (БСВК) с привлечением их знаний о состоянии механизмов внутреннего контроля. Руководство подчеркнуло, что все процессы подготовки документа действительно имеют место, хотя и не оговариваются официальной документацией. 87. В интересах четкого распределения сфер подотчетности следует сформулировать конкретные основания для разработки ЗСВК, четко определяющие его статус и обязанности по его подготовке. Кроме того, политика и руководящие принципы подготовки ЗСВК будут служить алгоритмом, помогающим пользователям документа понять порядок его подготовки, и ориентиром, задающим ожидания надзорных органов. 88. Мы рекомендовали ВОЗ разработать политику и руководящие принципы подготовки ЗСВК, которые: определяют сферу, механизм и порядок оценки эффективности внутренней системы контроля; устанавливают порядок обоснования выводов и назначения лиц, ответственных за подготовку Заявления; и обеспечивают доведение ЗСВК до сведения заинтересованных сторон и его надлежащий мониторинг. 3.3 Управление служебными поездками 89. Служебные поездки имеют непосредственное отношение к тому, как ВОЗ осуществляет свой мандат. Управление служебными поездками является неотъемлемой частью деятельности Организации в целом и имеет важнейшее значение, поскольку связанные с ними издержки составляют одну из крупнейших категорий ее регулируемых расходов. Общие путевые расходы, понесенные в 2017 г., составили 201,9 млн. долл. США (200,3 млн. долл. США в 2016 г.), что примерно соответствует 8% совокупных расходов, понесенных в течение 2017 года. 3.3.1 Общие принципы политики ВОЗ в отношении служебных поездок 90. ВОЗ требуется гибкий и оперативный механизм организации поездок в силу динамичного характера ее деятельности, особенно когда речь идет о командировках, непосредственно связанных с чрезвычайными операциями. Поэтому крайне важно, A71/32 Приложение 34 чтобы для повышения эффективности руководства и контроля в рамках всей Организации у нее имелась надежная, всеобъемлющая и четкая политика в отношении служебных поездок, одновременно укрепляющая подотчетность и повышающая качество управления. 91. Мы отметили, что у ВОЗ имеется 19 СОП, касающихся управления служебными поездками, если не считать изданных информационных записок. Мы отметили также, что в существующих СОП о служебных поездках пока еще не отражены изменения, внесенные в положения Электронного руководства ВОЗ о командировках. Кроме того, было отмечено, что Информационная записка 07/2017 об утверждении служебных поездок не согласуется с положениями Электронного руководства ВОЗ. В интересах эффективного распространения информации сложную структуру из большого числа СОП можно упростить, создав единый электронный документ со ссылками на соответствующие правила ВОЗ. 92. Мы отметили, что в соответствии с курсом ВОЗ на обеспечение экологической устойчивости Секретариат в выпущенной в 2010 г. информационной записке обязался сократить путевые расходы и экологическое воздействие организуемых им поездок. Данная политика, однако, уже устарела, является недостаточно последовательной и не устанавливает полномочий по ее осуществлению. Мы также отметили, что среди изменений, внесенных в изложение политики в отношении служебных поездок в Электронном руководстве, не было положения, требующего сокращать выбросы углекислого газа, которое позволило бы Организации отслеживать эти выбросы и определять, как ее политика меняет тенденции совершения поездок. Все это указывает на первостепенную важность соблюдения ВОЗ Стратегии климатической нейтральности Организации Объединенных Наций 2007 года. Кроме того, поскольку Организация уже ввела в действие положение о возможности использования улучшенного экономического класса при поездках воздушным транспортом, это положение должно быть также отражено в ее политике в отношении служебных поездок. 93. Мы также отмечаем, что в соответствующих положениях Электронного руководства и СОП не определяются и не уточняются обстоятельства, служащие основаниями для совершения срочных поездок. Хотя принятый Организацией Механизм реагирования на чрезвычайные ситуации (МРЧС) содержит перечень событий, требующих мониторинга и возможных ответных мер, они не увязаны с правилами совершения экстренных и других служебных поездок. Кроме того, экстренные поездки могут потребоваться в рамках других программ, которые необязательно подпадают под действие МРЧС. Четкое определение экстренной поездки и охватываемых им обстоятельств в сочетании с общими критериями использования ресурсов ВОЗ позволит соблюсти баланс между гибкостью, позволяющей быстро принимать ответные меры в различных кризисных ситуациях или в рамках других не менее важных программ, и поддержанием контроля и подотчетности за использование этих ресурсов перед заинтересованными сторонами/ донорами. Приложение A71/32 35 94. Мы рекомендовали ВОЗ повысить эффективность ее политики процедур в отношении служебных поездок путем: a. приведения положений соответствующих СОП и информационных записок в соответствие с Электронным руководством для более четкого распределения полномочий в отношении служебных поездок сотрудников; и включения в СОП электронных ссылок на все соответствующие правила о поездках для более эффективного представления указаний на этот счет; b. включения в политику в отношении служебных поездок экологических критериев, согласующихся с принятой в 2007 г. стратегией климатической нейтральности Организации Объединенных Наций, с тем чтобы продемонстрировать приверженность Организации делу уменьшения «климатического следа» системы Организации Объединенных Наций и ее вклад в эту деятельность; и c. включения в ее политику в отношении поездок положения, определяющего срочные поездки, для обеспечения единообразного применения правил в рамках всей Организации, повышения транспарентности и четкого распределения соответствующих сфер подотчетности. 3.3.2 Планирование служебных поездок 95. Планирование поездок является важными видом деятельности в рамках общего административного управления поездками в ВОЗ. Ее важность подчеркивается в Электронном руководстве, согласно которому в целях улучшения планирования и содействия приобретению более дешевых авиабилетов заявки на международные служебные поездки сотрудников воздушным транспортом должны окончательно утверждаться не позднее чем за 14 календарных дней до даты вылета, за исключением ситуаций, когда поездка организуется в связи с установленными чрезвычайным событием/ в рамках соответствующей программы. Кроме того, согласно СОП оформление заявки на командировку на основе плана поездки сотрудника в ГСУ возможно только после одобрения плана поездки. В связи с этим мы отметили снижение числа просроченных заявок на командировки, однако доля случаев несоблюдения заданного параметра, составила, по нашим наблюдениям, в среднем 43%. Мы также отметили, что в СБ ВОЗ и даже некоторых подразделениях штаб-квартиры все еще распространена практика утверждения заявок на командировки в ГСУ, когда план поездки либо отсутствует, либо не был утвержден. 96. Проведенная нами проверка функций составления планов поездки в модуле служебных поездок в ГСУ показала, что они не оптимальны, предназначены только для предварительного утверждения индивидуальных поездок и явно недостаточны для инструмента, предназначенного для гибкого планирования на уровне не только департаментов, но и кластеров. Нам также представляется, что в модуле имеет место дублирование функций с точки зрения совершающего поездку: в частности, уже введенная в план поездки информация должна быть введена еще раз при выборе A71/32 Приложение 36 параметров заявки на поездку и вновь одобрена в рамках стандартного процесса обработки заявок на командировки. Мы также отметили, что в настоящее время подразделение по оформлению поездок штаб-квартиры изучает альтернативные варианты более эффективного планирования поездок, поскольку также считает инструмент планирования поездок в ГСУ слишком трудоемким и не соответствующим своему назначению. Департамент информационного обслуживания и технологий (IMT) сообщил нам, что доработка функциональных возможностей плана поездки в настоящее время не планируется, однако выразил намерение в скором времени заняться этой проблемой. 97. Планы поездок не только содержат информацию о том, сколько ресурсов должна выделить Организация, но и служат инструментами обеспечения подотчетности, позволяющими судить о том, внесет ли та или иная поездка значимый вклад в выполнение поставленных перед ВОЗ стратегических задач. В процессе планирования поездки также повышается ценность информации, которая содержится в плане поездки. Поскольку план поездки является результатом этого процесса, основные встроенные в процесс механизмы контроля должны разрабатываться с расчетом на выполнение общеорганизационных задач. Процесс, вспомогательные правила и руководящие принципы, применяемые информационные технологии и обязательства Организации по соблюдению определенных норм должны быть выражены конкретно и должны соблюдаться, особенно с учетом: (a) глобальной географии ее бюро и вытекающих из этого широких задач контроля; и (b) необходимости обеспечивать максимальное соответствие между расходами на поездки и создаваемыми ими преимуществами. 98. Мы рекомендовали ВОЗ модернизировать технические возможности модуля служебных поездок ВОЗ за счет совершенствования средств информационно- технологической поддержки от этапа планирования поездок и контроля их соответствия критериям служебных командировок вплоть до четкого распределения обязанностей по утверждению поездок, для оптимизации процесса планирования поездок и повышения качества планов поездок. 3.4 Обзор механизмов стратегического и управленческого контроля в региональных и страновых бюро 99. Эффективное стратегическое руководство ВОЗ может воплощаться в столь же эффективные механизмы внутреннего контроля только при наличии механизма обеспечения подотчетности, который, в свою очередь, является результатом работы внутренних операционных механизмов, в частности обеспечивающих управление рисками и задающих основные параметры внутреннего контроля. Эти механизмы обеспечивают надлежащее планирование и должное выполнение мероприятий по управлению рисками и контролю; соблюдение правил, положений, политики и процедур; беспрепятственное функционирование информационной и коммуникационной инфраструктур; оценку на ожидаемом уровне эффективности работы, процессов мониторинга и отчетности. При этом предполагается, что стратегический контроль и оперативный контроль представляют собой динамичные и непрерывные процессы. Приложение A71/32 37 100. Исходя из этих предпосылок, мы провели в 2017 г. обзор имеющихся механизмов стратегического и внутреннего контроля критичных процессов управления в ЗТОРБ, а также в СБ ВОЗ в Анголе, Египте, Индонезии, Кении, Лаосской Народно- Демократической Республике и Непале. Обзор приобрел особую значимость в связи со вторым выпуском Организацией ЗСВК, приложенного к ее финансовой отчетности, в котором были заявлены определенные гарантии эффективности ее механизмов управленческого контроля. Для информирования глав бюро о результатах ревизии выпускается письмо руководства. Результаты нашего обзора обобщаются в пунктах ниже. 3.4.1 Управление рисками 101. Мы обратили внимание на то, что в шести бюро реестры рисков не содержали исчерпывающего описания выявленных рисков, в частности, в них отсутствовали такие компоненты, как показатели, причины и последствия рисков, и это отрицательно сказалось на качестве информации о рисках. Мы также отметили, что навыки и умения в области управления рисками должны подкрепляться надлежащей подготовкой и мероприятиями по укреплению потенциала, с уделением особого внимания использованию веб-инструмента по управлению рисками и способности эффективно идентифицировать риски. Это серьезные недостатки, поскольку они во многом влияют на разработку стратегий уменьшения рисков, что в свою очередь, негативно сказывается на характеристиках механизмов уменьшения рисков. 102. Мы рекомендовали ВОЗ повысить качество информации о рисках в реестрах рисков региональных и страновых бюро путем углубленного анализа надежности и актуальности этой информации и в дальнейшем предоставить их сотрудникам необходимую техническую поддержку для развития их умений и навыков и культуры рисков в целом. 3.4.2 Механизмы управленческого контроля 103. Механизмы управленческого контроля охватывают различные аспекты каждого процесса и служат первой линией защиты, позволяющей противодействовать рискам и обеспечивать получение ожидаемых промежуточных и конечных результатов процесса. Такой тип контрольного механизма может иметь вид либо набора правил, либо мониторингового мероприятия, гарантирующего функционирование процесса ожидаемым образом. При рассмотрении таких механизмов мы руководствуемся задачей определить, были ли они разработаны надлежащим образом и функционируют ли так, как запланировано. В частности, мы проанализировали механизмы управленческого контроля, используемые в нескольких важнейших процессах управления, и результаты этого анализа представлены ниже. 3.4.2.1 Прямое осуществление: мы выяснили, что данный механизм выделения ресурсов используется ВОЗ для того, чтобы избежать проблемы несвоевременного предоставления отчетов в рамках ПФС. В 2017 г. общие расходы, понесенные Организацией, составили 258 млн. долл. США (233 млн. долл. США в 2016 г.). На декабрь 2017 г. количество просроченных отчетов по процедурам прямого A71/32 Приложение 38 осуществления составило 924. Если в 2016 г. больше всего просроченных отчетов приходилось на три СБ ВОЗ в Африке, то в 2017 г. в начале списка стояли три других СБ ВОЗ из того же региона. В качестве причины несвоевременного представления некоторых отчетов ВОЗ называла политическую ситуацию в этих странах. Другими недостатками процедур прямого осуществления, которые были отмечены в двух СБ ВОЗ, были начало деятельности до оформления заказа на закупку с использованием подотчетных сумм либо совпадение начала деятельности с датой создания такого заказа на покупку. В одном СБ ВОЗ не велось достаточного надзора за процессом подготовки отчета по процедурам прямого осуществления. В другом СБ ВОЗ в ходе подготовки не обеспечивалось разделение несовместимых между собой функций из-за отсутствия ответственного за такой надзор руководителя программы. Эти недостатки ослабевали меры контроля за процедурами прямого осуществления. 3.4.2.2 Управление проектами: мы отметили, что наиболее распространенным недостатком в СБ ВОЗ была некорректная или непоследовательная идентификация состояния выполнения задачи в отчетах о техническом мониторинге основных задач. Данный отчет служит инструментом мониторинга состояния задач и хода проектов исполнительными подразделениями. Кроме того, мы обнаружили некоторые выделенные средства с истекшим сроком освоения, но неосвоенными суммами или непогашенными обязательствами. Аналогичным образом, в одном СБ ВОЗ мы в нескольких случаях выявили низкий уровень освоения выделенных средств. Что касается представления отчетности донорам, мы обнаружили задержки с представлением отчетов или задолженности по отчетам в четырех СБ ВОЗ, при этом наибольший уровень нарушений был зарегистрирован в одном бюро, в котором лишь каждый двенадцатый отчет представлялся донорам вовремя. 3.4.2.3 Управление денежными средствами: мы отметили, что в ведомости выверки банковских счетов одного из СБ ВОЗ были зарегистрированы операции по возврату наличных средств без указания назначения этих операций. Мы установили, что в другом СБ ВОЗ не обеспечивалось регулярное ежемесячное проведение обязательного внезапного подсчета наличности, а еще в одном СБ ВОЗ пополнение банковских и кассовых счетов расчетов по авансам производилось в объеме, значительно превышающем установленный лимит. Было отмечено, что наличие отрицательных остатков по счетам расчетом по авансам является почти что повсеместным явлением в бюро, где проводилась ревизия, что, по словам руководства, объяснялось сроками пополнения средств. 3.4.2.4 Управление активами и товарно-материальными запасами: в трех бюро мы отметили, что некоторые единицы имущества не были отражены в акте приемки. Кроме того, в одном СБ ВОЗ были выявлены некоторые пробелы в учете утилизации непригодных для использования активов, а в одном РБ — инвентарные единицы с истекшим сроком хранения. Еще в одном бюро не обеспечивалась немедленная регистрация фактов утери или отсутствия основных средств, а в ведомостях учета материальных ценностей в локальной системе не отражалось учетной стоимости имущества. В одном СБ ВОЗ было невозможно установить местонахождение имущества. Приложение A71/32 39 3.4.2.5 Управление кадровыми ресурсами: в некоторых СБ ВОЗ мы отметили высокую долю вакантных должностей, которая объяснялась кризисом финансирования, наличием плана реструктуризации и повышением сотрудников по службе, что негативно сказывалось на способности этих бюро эффективно функционировать. Мы также установили, что план по кадровым ресурсам одного из СБ ВОЗ не отвечает требованиям планам обеспечения преемственности сотрудников и негативно сказывается на непрерывности работы по проектам. Кроме того, мы отметили, что в формулировках задач в планах работы двух CБ ВОЗ не уделялось должного внимание критериям, касающимся оценки результатов и соблюдения сроков, и просто перечислялись функции и обязанности без указания ожидаемых/ запланированных промежуточных результатов и показателей успеха. Это затрудняло мониторинг и оценку результатов работы. 3.4.2.6 Управление закупками: мы отметили ненадлежащее качество планирования закупок товаров в двух СБ ВОЗ, о чем свидетельствуют их годовые планы закупок (ГПЗ), которые ставят эти бюро в невыгодное положение из-за отсутствия согласованного и всеобъемлющего плана действий по снабжению необходимыми товарами своевременно и по разумным ценам. 3.4.2.7 Управление служебными поездками: в СБ ВОЗ нами были отмечены такие недостатки, как ненадлежащее составление планов поездок, несоблюдение установленных сроков утверждения заявок на командировки и задержки с представлением отчетов о командировках. В частности, мы установили, что несколько служебных поездок, совершенных сотрудниками трех СБ ВОЗ, не были зарегистрированы в их годовом плане командировок, а в двух СБ ВОЗ отсутствовал единый план поездок. Кроме того, в пяти СБ ВОЗ заявки на командировки не утверждались в сроки, предусмотренные разделом VII.1.4.40 Электронного руководства ВОЗ. Другие отмеченные недостатки, характерные для всех СБ ВОЗ, включали в себя непредставление отчетов о командировках, а также заявок на возмещение дорожных расходов. 104. Хотя в региональных и страновых бюро были отмечены эффективные методы работы и механизмы контроля, многие вопросы еще требуют улучшения путем принятия корректирующих мер. В качестве общей базовой причины отмеченных потребностей в улучшениях можно назвать недостаточную эффективность механизмов контроля, которые применяются ответственными за процессы субъектами для отслеживания хода определенных видов деятельности, призванных обеспечивать выполнение установленных целей Организации в области внутреннего контроля и управления рисками. Условием реализации необходимых мер контроля является сбор и анализ фактических данных о характеристиках деятельности. В целом, если контрольная деятельность осуществляется в недостаточном объеме, это ведет к несоблюдению установленных правил и положений и появлению неэффективных процессов, порождающих операционные риски. Система внутреннего контроля и управления рисками ВОЗ разработана таким образом, чтобы помогать Организации выполнять задачи своей работы, однако имеющиеся механизмы контроля за выполнением этих задач требуют затрат, и эти затраты возрастают при ослабевании механизмов контроля. Таким образом, для устранения отмеченных пробелов и A71/32 Приложение 40 недостатков необходимо сформировать у бюджетных центров более четкое понимание своей подотчетности и ответственности. 105. Мы рекомендовали ВОЗ прилагать усилия для первоочередного рассмотрения и выявления бюджетных центров, подверженных операционным рискам, и принимать меры по их уменьшению для обеспечения адекватного функционирования систем управления и мониторинга, с тем чтобы предусмотренные ими конкретные механизмы контроля выполняли поставленные задачи и способствовали достижению общих целей деятельности бюро. C. ИНФОРМАЦИЯ, РАСКРЫТАЯ РУКОВОДСТВОМ 106. Списание денежных средств. Руководство сообщило, что, в соответствии с пунктом 13.6 Положения XIII Положений о финансах, в 2017 г. было утверждено списание в общей сложности 453 915 долл. США (328 434 долл. США в 2016 г.). Указанную сумму составили (i) авансы на покрытие путевых расходов бывших сотрудников и участников совещаний, а также давно выплаченные авансы сотрудникам, с которых их взыскание было признано невозможным — на сумму 388 620 долл. США; (ii) авансы поставщикам и кредитовые авизо, остатки средств по которым не представлялось возможным возвратить – в сумме 40 478 долл. США; и (iii) авансы в счет окладов либо неполученные пенсионные взносы от бывших сотрудников, с которых взыскание остающихся сумм представлялось невозможным — на сумму 24 817 долл. США. Мы отметили, что соответствующие процедуры списания были соблюдены. 107. Добровольные выплаты. В 2017 г. добровольных выплат не производилось. 108. Административное освобождение от уплаты. В 2016 г. были утверждены два административных освобождения от уплаты – одно для Сьерра-Леоне в Африканском регионе, на сумму 390 951 долл. США, и одно для Сирийской Арабской Республики, в Регионе Восточного Средиземноморья, на сумму 14 003 долл. США. Оба освобождения относились к старым и просроченным отчетам по прямому осуществлению и ПФС, которые уже не представлялось возможным получить от правительств. 109. Случаи мошенничества и предполагаемого мошенничества. В соответствии с Международным стандартом аудита 240 мы планируем проведение ревизии финансовой отчетности в целях получения разумной уверенности в выявлении существенных искажений и несоответствий (в том числе вызванных мошенничеством). Результаты нашей ревизии, однако, не могут служить основанием для выявления всех случаев искажений и несоответствий. Основную ответственность за предупреждение и выявление фактов мошенничества несет руководство. Руководство подтвердило отсутствие известных ему случаев мошенничества или предполагаемого мошенничества, оказывающих влияние на финансовую отчетность. Все случаи мошенничества отражены Внутренним ревизором в его отчете Всемирной ассамблее здравоохранения. Приложение A71/32 41 D. ВЫПОЛНЕНИЕ РЕКОМЕНДАЦИЙ ВНЕШНЕЙ РЕВИЗИИ 110. Мы подтвердили выполнение рекомендаций внешней ревизии, содержащихся в отчетах ревизии за предыдущие годы. Мы отметили, что из 26 рекомендаций были выполнены 15 (58%), пять рекомендаций (19%) были отменены в связи с тем, что они были обновлены и включены в настоящий отчет, и шесть рекомендаций (23%) все еще находятся в процессе выполнения. Ход выполнения шести рекомендаций, которые на текущий момент продолжают выполняться, будет подтвержден и описан в отчетном докладе за следующий финансовый период. Ожидаемые контрольные сроки выполнения представлены руководством. Подробный анализ выполнения рекомендаций представлен в Добавлении. E. ВЫРАЖЕНИЕ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТИ 111. Мы хотели бы выразить признательность Генеральному директору, заместителю и помощникам Генерального директора, региональным директорам, директорам штаб- квартиры, контролеру, страновым представителям и их сотрудникам за сотрудничество и помощь, оказанную нашим сотрудникам в ходе нашей ревизии. 112. Мы выражаем также признательность Всемирной ассамблее здравоохранения за ее постоянную поддержку и интерес к нашей работе. Аудиторская комиссия Республика Филиппины Внешний ревизор 4 апреля 2018 г. Кесон-Сити, Филиппины A71/32 Приложение 42 Добавление СОСТОЯНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ИТОГАМ ВНЕШНИХ РЕВИЗИЙ ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ ГОДЫ (ДОКУМЕНТЫ A70/43, A69/50, A68/41 И A66/34) 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором Документ А70/43 1 Управление цепочками поставок и товарно- материальными запасами Содействовать завершению решения складских проблем в масштабах всей Организации посредством анализа существующих механизмов контроля товарно-материальных запасов, их оценки и отчетности, с последующим формулированием общеорганизационной политики в области управления цепочками поставок и товарно- материальными запасами, которая составит основу для разработки СОП управления запасами с истекшими сроками хранения. В процессе выполнения В рамках Программы ВОЗ по чрезвычайным ситуациям в области здравоохранения начат процесс и выделены ресурсы для разработки политики СОП по вопросам управления цепочками поставок. С учетом пристального внимания различных подразделений ВОЗ к вопросам совершенствования цепочек поставок в 2018 г. данная область будет ключевым приоритетом для всей Организации. 2 Жесткое кодирование в заявках на закупку Ускорить расширение функциональных возможностей жесткого кодирования на странице оформления ЗНЗ в ГСУ; и продолжать предоставлять пользователям методические указания и проводить их обучение в связи с введением новой процедуры определения видов расходов в ГСУ, с тем чтобы обеспечить учет корректных кодов счетов расходов по хозяйственным операциям. Выполнена Данное расширение возможностей было реализовано в декабре 2017 г. и сопровождалось обучением и предоставлением методических указаний по использованию типологии расходов в ГСУ. 3 Признание расходов на объекты незавершенного строительства В целях отнесения к надлежащим счетам расходов на объекты НС и программное обеспечение, находящееся на этапе разработки, правильным образом отображать счет корректировок соответствующих учетных статей расходов во избежание распространения в финансовых отчетах аналогичных ошибок в отнесении расходов. Выполнена В финансовых отчетах 2017 г. были устранены неточности в отнесении расходов на счета. 4 Порядок учета удерживаемых сумм Выработать политику и процедуры, касающиеся порядка учета сумм, удерживаемых по заключенным ВОЗ контрактам, в целях составления методических указаний и достижения единообразия в вопросах учета удерживаемых сумм и обеспечения их учета в том же финансовом периоде, к которому они относятся. Выполнена Политика учета удерживаемых сумм была отражена в СОП, а согласованный порядок учета внедрен в практику. 5 Рассмотрения документов на выплату пособий по месту службы сотрудников Ужесточить требования, касающиеся обновления данных и заявлений о выплате пособий, Отменена «Модуль адаптации новых сотрудников в новой системе найма» начал работать в 2017 г. и обеспечивает выполнение Приложение A71/32 43 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором посредством введения процедур рассмотрения и проверки документов на иждивенцев по месту службы сотрудников, где информация может быть легко получена и проверена до передачи в систему управления общеорганизационными информационными ресурсами, с тем чтобы обеспечить точность информации, служащей основанием для осуществления запрашиваемых выплат. большинства рекомендаций на этот счет, поскольку документация о назначении сотрудника должна быть удостоверена отделом кадров местного уровня, т.е. штаб-квартиры, регионального/странового бюро. Кроме того, в нынешней структуре ВОЗ Отдел глобальных кадровых ресурсов выполняет контрольные функции в этих вопросах и при возникновении сомнений обращается к сотрудникам местных отделов кадров, обеспечивая тем самым единообразное утверждение выплаты пособий по всему миру. Мы продолжим дальнейшее наблюдение за действиями руководства в отношении этой рекомендации в зависимости от результатов ревизии ГЦО в следующем финансовом году. 6 Реализация и контроль ПФС Укрепить оперативный контроль для обеспечения целостности ПФС во всех его аспектах и отчетности при постоянной активизации мониторинга и последующей работы с бюро, своевременно не предоставившими отчеты по ПФС, в целях обеспечения своевременности представления и дальнейшего уменьшения числа просроченных отчетов. Выполнена Реализованные в последние два года дополнительные меры контроля обеспечили рассмотрение отчетов по ПФС до загрузки в систему. Было достигнуто дальнейшее сокращение числа просроченных отчетов по ПФС. 7 Контроль процедур прямого осуществления Усилить контроль за оценкой требуемой документации, осуществлением расходов и соблюдением контрольных сроков для обеспечения соответствия прямого осуществления действующим СОП; а также продолжить принятие мер, направленных на сокращение и, возможно, даже ликвидацию причин задержек с представлением отчетов по процедурам прямого осуществления для дальнейшего сокращения числа просроченных отчетов. Выполнена Дополнительно усилен контроль за мониторингом и отчетностью в рамках процедур прямого осуществления. Ведется регулярное отслеживание и принятие мер в отношении просроченных отчетов. Были выработаны дополнительные рекомендации в отношении отчетности и подробного анализа, а также конкретные рекомендации относительно соблюдения требований СОП. Мы продолжали отмечать наличие просроченных отчетов, и этот вопрос обсуждается в ходе обзора механизмов стратегического и управленческого контроля в региональных и страновых бюро. 8 Удовлетворение требований по возмещению путевых расходов Продолжить работу по решению проблемы долгосрочной дебиторской задолженности, обеспечивая оперативное закрытие/ удовлетворение требований по возмещению Выполнена Были внесены корректировки соответствующие СОП по транспортным операциям и улучшены процедуры обработки операций и проведения выверки в связи со A71/32 Приложение 44 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором путевых расходов для сведения к минимуму воздействия соответствующих счетов на финансовую отчетность и занимаясь, как предусматривалось, внедрением новых процессов и совершенствованием контроля за возмещением авансов на покрытие путевых расходов в целях недопущения накопления значительных остатков средств на счете «Подлежащие возмещению авансы на покрытие путевых расходов». случаями увольнения сотрудников. Для отслеживания дебиторской задолженности по путевым расходам был введен упорядоченный процесс ежемесячного рассмотрения, сверки и устранения любых выявленных несоответствий путем дальнейшей проверки и корректировки. 9 Отслеживание основных средств (ОС) Стремиться, в целях обеспечения полного соответствия МСУГС, к достижению полноты и точности отслеживания и отчетности в отношении объектов ОС как на региональном, так и на страновом уровне, в частности в Африканском регионе. Выполнена Были выделены ресурсы для обеспечения полноценного соблюдения ВОЗ требований МСУГС. 10 Инструмент составления отчетности по ОС Внедрить, в целях обеспечения соответствия МСУГС, более надежный инструмент для контроля и отслеживания данных об активах и расширения функциональности существующего программного обеспечения Oracle, используемого при составлении финансовых отчетов по ОС. Выполнена В октябре 2017 г. был успешно введен в действие инструмент бизнес-аналитики для составления отчетов по ОС. 11 Балансовая стоимость полностью амортизированных ОС Придерживаться принципа признания, согласно пункту 14 , а также, согласно пункту 94.(b) МСУГС 17, соблюдать требование о раскрытии информации о балансовой стоимости полностью амортизированных, однако по-прежнему находящихся в эксплуатации ОС, по факту признания остальных категорий активов по завершении переходного периода. Выполнена Информация о полностью амортизированных ОС была внесена в финансовые отчеты за 2017 год. 12 Раскрытие информации об ОС в примечаниях Раскрывать в примечаниях к финансовой отчетности, в соответствии с пунктом 30.(b) МСУГС 17, использование нормативной ставки для непредвиденных расходов на приобретение ОС, и обновлять упомянутую ставку для приблизительного определения прямых затрат на доставку актива к месту назначения и приведение его в состояние, пригодное для использования. Выполнена Дополнительная информация была приведена в финансовых отчетах 2017 года. 13 Механизмы внутреннего контроля Расширить использование существующего механизма внутреннего контроля и политики в данной области для содействия повышению эффективности мониторинга встроенных средств управленческого контроля за всеми операционными процессами, а также максимально повысить эффективность механизма внутреннего управления для целей внутреннего контроля Отменена Этот вопрос подробно освещается в информации о ревизии Заявления о системе внутреннего контроля. Отдельные бюро занимались устранением недостатков в системе контроля, отмеченных в ходе ревизии региональных бюро и бюро на местах. Мы продолжим отслеживать действия Приложение A71/32 45 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором посредством предоставления более точных руководящих указаний, с тем чтобы обеспечить высокий уровень доверия к Заявлению о внутреннем контроле, приложенному к финансовым отчетам. руководства по выполнению этой рекомендации и вынесем новую рекомендацию, касающуюся механизмов контроля, по итогам ревизии штаб-квартиры, региональных и страновых бюро. 14 Стратегический план IMT Разработать конкретный официальный стратегический план действий в сфере информационных технологий (ИТ): (i) предусматривающий определенные временные рамки в качестве продукта формализованного процесса стратегического планирования для установления общей направленности всех инициатив (как тех, что будут разработаны, так и уже реализуемых); (ii) содержащий минимальные требования в отношении, в частности, стратегических направлений и регламентирующих принципов, целей и задач развития ИТ, ключевых показателей эффективности, инвестиций в ИТ и выполнения контрольных показателей; и (iii) гарантирующий, что передача и установление приоритетности ключевых бизнес-решений на основе использования выделенных ресурсов и управления ограничениями базируются на официально принятых стратегиях. В процессе выполнения У IMT уже имеется концепция, миссия, стратегия и тактика, но он согласился доработать стратегический план, который будет включать рекомендованные элементы, а также учитывать предложения, изложенные в письме о ревизии. 15 Совет по ИТ Создать (i) Совет по ИТ, с четким распределением функций и обязанностей, для осуществления им функций надзора за проектами в сфере ИТ с межфункциональной точки зрения и обеспечения соотнесения стратегии ИТ со стратегическими целями Организации и (ii) механизм управления эффективностью деятельности в сфере ИТ с установлением показателей функционирования ИТ, позволяющих должным образом определять качество ИТ-услуг и предоставлять полезную информацию для принятия решений; а также пересмотреть структуру управления проектом преобразования ГСУ для обеспечения более четкого распределения ролей и функций в качестве основы для формирования членского состава Руководящего комитета и Совета проекта. В процессе выполнения Совет по ИТ был учрежден в январе 2017 г. и в настоящее время уделяет данному проекту приоритетное внимание, выделяя ему финансирование. Продолжается процесс укрепления структуры управления. 16 Деятельность IMT по идентификации рисков Расширить деятельность по идентификации рисков, повысив качество анализа основных причин выявленных рисков, с тем чтобы избегать допущений и логических ловушек и обеспечить, чтобы стратегии принятия корректировочных мер обусловливали, в соответствующем контексте, применение более эффективных средств контроля рисков. В процессе выполнения IMT согласился в сотрудничестве с Бюро по обеспечению соблюдения, управлению рисками и этике расширить деятельность по идентификации рисков в рамках проектов и текущей работы. A71/32 Приложение 46 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором 17 Обязанности ОУП IMT Обеспечить возложение на Отдел управления проектами ответственности за все основные проекты или инициативы IMT, в том числе проект преобразования ГСУ (ПГСУ), с тем чтобы гарантировать более упорядоченное и вызывающее доверие выполнение предусмотренных мандатом функций и укрепить стабильность в отношении предписанных обязанностей и сфер ответственности, что может в конечном счете способствовать повышению эффективности управления и процесса контроля качества проектов. В процессе выполнения Инициативы, одобренные в рамках ПГСУ и Глобального фонда информационных технологий, были объединены в один портфель. В результате этого была прекращена работа Руководящего комитета ПГСУ. Инициативы осуществляются при стратегическом руководстве со стороны Совета по ИТ и под управлением руководителя программ/ управляющего портфелем проектов. 18 Повышение эффективности служб информационной безопасности Признать приоритетную и сквозную роль должности начальника управления информационной безопасности (НУИБ), упростить соответствующий порядок субординации и наделения полномочиями, а также установить прямую подотчетность НУИБ руководителю информационной службы (РИС) в целях повышения эффективности службы информационной безопасности и поддержания в работоспособном состоянии информационных ресурсов Организации. Выполнена После ухода бывшего НУИБ из ВОЗ его обязанности теперь выполняет руководитель отдела общеорганизационной архитектуры и безопасности, подчиняющийся напрямую РИС. 19 Механизм контроля за управлением ИТ Придать официальный статус механизмам контроля важнейших процессов управления ИТ, обращая приоритетное внимание на: (i) договоренности о внешнем подряде; (ii) критерии классификации критически важных ИТ-активов; и (iii) механизм управления эффективностью деятельности в сфере ИТ, документально оформив эти механизмы контроля и распространив их по всей Организации для обеспечения эффективного управления и мониторинга; а также соотнести эти механизмы контроля с деятельностью по идентификации рисков, которую необходимо активизировать, сосредоточившись на определенных областях, где должны быть достигнуты основные результаты В процессе выполнения В рамках пересмотренной Стратегии IMT и улучшенной системы стратегического управления IMT совершенствует способы привлечения проектных ресурсов путем использования надлежащей стратегии работы с поставщиками и источниками снабжения, управления ресурсным потенциалом и уделения внимания качеству обслуживания. 20 Стратегия закупочной деятельности ВОЗ Усовершенствовать план осуществления и реализации Стратегии закупочной деятельности ВОЗ со сведением к минимуму разрыва между запланированными и фактическими видами деятельности посредством: (i) более эффективного управления рисками, связанными с задержками поставок и непоставкой продукции; (ii) более точного установления приоритетности результатов своей работы на основе более логичного определения последовательности видов деятельности с учетом сжатости сроков и Выполнена Двухэтапный план осуществления был переработан в единый план, и было вновь выполнено ранжирование видов деятельности по приоритетности. План пересматривается на ежемесячной основе и при необходимости корректируется; ход работы регулярно доводится до сведения руководящих органов с описанием прогресса, достигнутого в запланированных направлениях деятельности, в частности Приложение A71/32 47 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором сложности планируемой к выпуску продукции; и (iii) уделения большего времени деятельности по координации и более тесным договоренностям, включающим исходные данные заказчиков, с тем чтобы учесть их требования в рамках всего плана осуществления. в области осуществления, а также освещением последних важных достижений и представлением обновленной информацию по любым существующим проблемам. 21 Уделение внимания разработке компонента планирования закупок Уделить более пристальное внимание разработке компонента планирования Стратегии закупочной деятельности на основе определения приоритетов в соответствующей политике, а также подготовке конкретных процедур и сопутствующих типовых форм для обеспечения своевременного осуществления запланированной закупочной деятельности. Выполнена Компонент планирования закупочной деятельности был включен в общий план реализации Стратегии. Кроме того, в общий план было включено отдельное обоснование необходимости политики планирования закупок. 22 Политика закупок в чрезвычайных ситуациях Разработать механизм реализации политики закупок в чрезвычайных ситуациях, в том числе соответствующие СОП, для оказания поддержки действиям Организации в чрезвычайных ситуациях, с интеграцией этих процедур в план реализации Стратегии закупочной деятельности ВОЗ в целях усиления контроля и мониторинга осуществления соответствующих видов деятельности и задач. Выполнена Политика закупок в чрезвычайных ситуациях была включена в общий план реализации Стратегии. Эта политика была опубликована в составе Электронного руководства и сопровождается специальной типовой формой отчета о присуждении контрактов. Пересмотренная политика закупок в чрезвычайных ситуациях была представлена после обновления СОП, обеспечивающих ее реализацию. 23 Процесс управления рисками Продолжить активизацию деятельности по мониторингу процесса управления рисками на всех уровнях управления, уделяя первоочередное внимание идентификации рисков и их формальной увязке с определенными условиями; а также рассмотреть уровень зрелости Организации в плане оценки рисков в целях выявления стратегических возможностей для совершенствования. Выполнена В настоящее время в глобальном масштабе применяется пакет учебных материалов по вопросам управления рисками, в котором особое внимание уделяется идентификации и описанию рисков (причина вызванное риском событие – воздействие) и условиям, в которых они возникают. По тематике управления рисками проводятся учебные мероприятия и разработан новый онлайновый инструмент. Новый онлайновый инструмент управления рисками (представленный в сентябре 2017 г.) содержит также формализованный рабочий алгоритм, в соответствии с которым назначенному координатору по рискам поручается проверять поступающую из бюджетных центров информацию о рисках, в том числе описания рисков. Наконец, при содействии внешнего консультанта начат процесс пересмотра подхода ВОЗ к управлению рисками. Ключевая задача пересмотра заключается в том, A71/32 Приложение 48 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором чтобы оценить уровень зрелости ВОЗ в отношении управления рисками и предложить план действий по ее дальнейшему укреплению. Документ A69/50 1 Соглашение с донорами — централизованный механизм отслеживания Ускорить создание централизованного инструмента отслеживания соглашений с донорами в рамках проекта глобального управления взаимодействием (ГУВ) в целях безотлагательного решения проблемы задержки с созданием записей о поступлениях, что позволит вести своевременный учет поступающих денежных средств. Отменена Проект ГУВ в настоящее время приостановлен до принятия дальнейшего решения в отношении стратегии мобилизации ресурсов в целом. Продолжается работа по решению проблемы задержек с получением заявок на создание записи о поступлениях; до окончания года была распространена информационная записка, согласно которой любые заявки в отношении соглашений/ записей о поступлениях, полученные более чем через 30 дней после даты подписания последней стороной, подвергаются сомнению и должны обосновываться. Среднее время задержки с получением заявок на создание записей о поступлениях было значительно сокращено с 47 дней в 2015 г. и 2016 г. до 31 дня в 2017 году. Мы продолжим дальнейшее наблюдение за действиями руководства в отношении этой рекомендации и, возможно, вынесем новую рекомендацию в зависимости от результатов ревизии счетов в следующем финансовом году. Документ A68/41 36 Комплектование персоналом Разработать подлежащую внедрению в рамках текущего цикла планирования трудовых ресурсов модель планирования трудовых ресурсов в соответствии с рекомендацией Всемирной ассамблеи здравоохранения и с внедрением надлежащих инструментов, таких как составление квалификационного перечня сотрудников, анализ пробелов в комплектовании персоналом и в представленных специальностях, а также оценка рисков, связанных с трудовыми ресурсами, включая разработку политики планирования замещения освобождающихся должностей. Отменена Принятие модели планирования трудовых ресурсов, аналогичной описанной в рекомендациях ревизии, является крайне трудной задачей. ВОЗ распределяет свои финансовые и кадровые ресурсы на основании приоритетов, определенных государствами-членами и задающих общие направления программам ВОЗ в области здравоохранения, которые эволюционируют на протяжении двухгодичного периода либо при переходе от одного двухгодичного периода к другому. В процессе операционного Приложение A71/32 49 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором планирования финансовые и кадровые ресурсы распределяются в соответствии с согласованными государствами- членами приоритетами в области здравоохранения. Бюджетные центры на своем уровне пересматривают свои планы по кадровым ресурсам и оценивают расходы на их осуществление исходя из требуемых результатов и имеющихся бюджетных средств. Этот процесс осуществляется на основе прямых консультаций с контрагентами, партнерами и должностными лицами ВОЗ, отвечающими за планирование. Известно, что на процесс кадрового планирования накладываются ограничения в виде: (a) программных приоритетов; (b) выделенных на каждую категорию/ программу бюджетных средств; (c) видов деятельности, которые определены в качестве приоритетных страновыми и региональными бюро; и (d) потребностей страны или региона. Руководители бюджетных центров уполномочены пересматривать свои планы по кадровым ресурсам в соответствии с потребностями сложившейся обстановки; вводить и упразднять должности; определять потребности вверенных им коллективов в профессиональном развитии; и при необходимости инициировать процессы реструктуризации. При необходимости они получают политическую и операционную поддержку со стороны Департамента по управлению кадровыми ресурсами (HRD). HRD признает важность составления перечня профессиональных навыков сотрудников и анализа пробелов в комплектовании персоналом и в представленных специальностях. В этой связи новая система найма и адаптации персонала Stellis, представленная в феврале 2017 г., содержит эталонные данные для управления кадровой структурой штатных и внештатных сотрудников. Благодаря Stellis руководители будут иметь доступ к данным о квалификации и значимых областях специализации сотрудников, поскольку она имеет функцию A71/32 Приложение 50 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором систематизации навыков в соответствии с мандатом ВОЗ. Полученные из системы данные перечней профессиональных навыков могут впоследствии использоваться в качестве основы для оценки пробелов в представленных специальностях и решения насущных задач в области развития персонала или переукомплектования кадров. В заключение следует отметить, что HRD не считает практически возможным использовать одну универсальную модель планирования трудовых ресурсов в силу особенностей нынешнего механизма финансирования и стратегического руководства ВОЗ. Вместе с тем HRD продолжает решать вопросы, связанные с составлением перечней квалификации сотрудников и анализом пробелов в представленных специализациях. Наконец, HRD обращает внимание на то, что в связи с окончанием разработки проекта тринадцатой общей программы работы и осуществлением преобразовательной повестки дня Генерального директора ведется поиск новой модели планирования программ. Это повлияет на планирование трудовых ресурсов и в будущем может способствовать решению проблемы. В настоящий момент разработка модели планирования трудовых ресурсов была бы несвоевременной ввиду многочисленных изменений, предусмотренных преобразовательной повесткой дня. HRD предлагает отменить эту рекомендацию и вернуться к ней в ближайшем будущем. В данном случае мы также продолжим отслеживать действия руководства в отношении данной рекомендации и, возможно, вынесем новую рекомендацию в зависимости от итогов ревизии управления кадровыми ресурсами в следующем финансовом году. Документ 66/34 40 Обновление Стандартных операционных процедур ВОЗ для действий в чрезвычайных ситуациях Включить конкретные операционные стандарты в Отменена Разработан набор СОП по управлению цепочками поставок в чрезвычайных ситуациях для включения в Приложение A71/32 51 2017 г. Рекомендация Подтверждение Внешним ревизором области логистики в Механизм реагирования на чрезвычайные ситуации, учитывая подотчетность при управлении ресурсами и риски, связанные с конкретными соглашениями с поставщиками и донорами. Электронное руководство, которые охватывают принципы ВОЗ по управлению системами снабжения и способы их применения на уровне штаб-квартиры, региональном и страновом уровнях в целях определения потребностей, планирования, представления запросов, ведения закупочной деятельности, транспортировки и таможенного оформления поставок, управления запасами и их распределения. Особое внимание уделяется принципу подотчетности при управлении ресурсами, а также рискам, и определяются надлежащие механизмы. Мы продолжим отслеживать действия руководства в отношении данной рекомендации, особенно в том, что касается отражения СОП в Электронном руководстве. = = =