AFR/RC60/INF.DOC/1 9 juillet 2010
COMITÉ RÉGIONAL DE L’AFRIQUE Soixantième session Malabo, Guinée équatoriale, 30 août – 3 septembre 2010 Point 8.1 de l’ordre du jour provisoire
ORIGINAL : ANGLAIS
RAPPORTS D’AUDIT INTERNE ET EXTERNE DE L’OMS : RAPPORT DE SITUATION POUR LA RÉGION AFRICAINE
Document d’information
SOMMAIRE Paragraphes CONTEXTE ...................................................................................................................................... 1–3 PROGRÈS RÉALISÉS/MESURES PRISES ....................................................................................... 4 PROCHAINES ÉTAPES .................................................................................................................. 5–6
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CONTEXTE 1. Conformément au rapport de la cinquante-septième session du Comité régional tenue à Brazzaville en août 2007, qui préconisait de tenir les Membres du Comité régulièrement informés des progrès réalisés dans l’atténuation des risques financiers et la mise en œuvre des recommandations des audits internes et externes, le présent document d’information fait le point sur l’état de mise en œuvre de ces recommandations, ainsi que sur les perspectives à ce sujet. 2. Depuis la dernière session du Comité régional tenue en septembre 2009, deux audits internes ont été conduits : l’un au Bureau de Représentation de l’OMS en Zambie, et l’autre au Bureau régional à Brazzaville. Aucun audit externe n’a été conduit au cours de cette période. 3. Les recommandations non encore suivies d’effet des rapports de quatre audits internes,1 de deux audits de performance2 et de cinq rapports de supervision3 sont actuellement examinées par les bureaux de pays respectifs et les divisions concernées du Bureau régional. Par ailleurs, dix recommandations non encore suivies d’effet, formulées par les audits externes conduits en 2008, sont en cours d’examen au bureau de pays du Nigéria et au Bureau régional. PROGRÈS RÉALISÉS/MESURES PRISES 4. À la suite du document d’information AFR/RC59/INF.DOC/4 soumis à la cinquante-neuvième réunion du Comité régional de l’Afrique, le Bureau régional voudrait faire rapport comme suit sur les progrès réalisés: a) Au cours de l’année précédente, le Bureau régional a fourni à tous les bureaux de pays soumis aux audits internes et externes, une assistance directe pour la préparation des missions d’audit et le suivi des observations et recommandations des audits antérieurs. b) Le taux de mise en œuvre des recommandations des audits internes et externes formulées depuis septembre 2009, et de celles qui n’avaient pas encore été suivies d’effet depuis 2007, était de 48 % au mois de juin 2010. c) Le cadre de responsabilités adapté au Bureau régional, mis en place en 2008, sera finalisé vers la fin de 2010, lorsque les rôles et responsabilités auront été assignés en fonction des postes à tous les niveaux, parallèlement au démarrage de l’opérationnalisation du Système global de gestion (GSM) dans la Région africaine. Une fois finalisé, ce cadre sera mis à la disposition de tous les Directeurs de division, Représentants de l’OMS dans les pays, Coordinateurs des Équipes d’appui interpays, Responsables des programmes, Fonctionnaires de la gestion et Administrateurs, afin d’assurer le suivi et de clarifier la répartition des responsabilités entre tous les membres du personnel du Bureau régional. d) Le personnel de la Division Administration et Finances a fourni un appui pour la gestion financière ainsi qu’une formation par les pairs lors des visites effectuées en République démocratique du Congo et en Tanzanie.
1. 2. 3.
Bureau régional, Kenya, Niger et Ghana. Afrique du Sud et Unité paludisme. Nigéria, Tchad (trois rapports) et Kenya.
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e) La mise au point et l’actualisation d’outils de gestion adaptés au Bureau régional se sont poursuivies en attendant le lancement du Système global de gestion (GSM) en janvier 2011. Ces outils seront mis à la disposition de tous les Administrateurs du Bureau régional afin de renforcer leurs capacités opérationnelles. Il s’agit notamment des outils suivants : i) un outil pour les «dépenses contestables», pour alerter les Administrateurs sur les risques potentiels de conformité insuffisante avec les règles et règlements en vigueur. Ces outils ont déjà été distribués et utilisés dans les Bureaux de Représentation de l’OMS en Afrique du Sud, en Angola, en Guinée équatoriale et en Éthiopie, ainsi qu’à l’ancienne Division du Développement des Services et des Systèmes de Santé du Bureau régional ; ii) un système de suivi permettant de contrôler la mise en œuvre des recommandations d’audit non encore suivies d’effet ; iii) un système de suivi de la mise en œuvre et de suivi en temps voulu des cadres de coopération financière directe (DFC) avec les gouvernements au niveau des pays; iv) une liste de contrôle à jour de l’état de préparation des bureaux de pays aux audits. PROCHAINES ÉTAPES 5. Le Bureau régional continuera à assurer le suivi et veillera à une plus large utilisation des outils de gestion déjà mis au point ou en cours d’élaboration, dans le cadre du GSM. Il œuvrera également au renforcement des compétences générales du personnel des services administratifs et financiers aussi bien au Bureau régional que dans les bureaux de pays. Ces mesures s’accompagneront d’initiatives visant à assurer ou à suivre étroitement : a) la finalisation du cadre de responsabilités adapté au Bureau régional ; b) la poursuite de la revue des dépenses contestables par le Responsable de la conformité, en cas de risque de conformité insuffisante avec les règles et règlements; c) la mise en œuvre des cadres de coopération financière directe (DFC) et la présentation de rapports en temps voulu à ce sujet; d) l’exécution du budget par le biais de la tenue de réunions mensuelles du Comité de développement de la gestion du Bureau régional, composé de tous les Directeurs et de certains cadres supérieurs de la planification et des finances; e) la mise au point et l’utilisation régulière d’outils innovants de suivi de l’exécution du budget par le Groupe de suivi de l’exécution du budget nouvellement mis en place et composé de neuf Fonctionnaires de la gestion du Bureau régional, dont trois des Équipes d’appui interpays, du Responsable de la conformité, et d’agents du Bureau régional chargés du budget et de la planification; f) la poursuite de la formation par les pairs, dans le cadre des visites qu’effectuera dans les pays le personnel de la Division Administration et Finances du Bureau régional;
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g) la poursuite de la fourniture d’une assistance directe aux bureaux de pays et aux divisions, afin de leur permettre d’examiner et de mettre en œuvre d’une manière appropriée et en temps voulu les recommandations des audits internes et externes. 6. Le Comité régional est invité à prendre note du présent rapport.