Actualización sobre la estrategia relativa al Fondo para Infraestructura: gestión y tecnologías de la información: informe del Director General

 CONSEJO EJECUTIVO EB146/40 146.ª reunión 11 de diciembre de 2019 Punto 23.3 del orden del día provisional Actualización sobre la estrategia relativa al Fondo para Infraestructura Gestión y tecnologías de la información Informe del Director General 1. En enero de 2017, el Comité de Programa, Presupuesto y Administración del Consejo Ejecutivo, en su 25.a reunión, tomó nota del tercer informe anual de la Secretaría sobre tecnologías de la información.1 El presente informe responde a la solicitud formulada en la decisión WHA70(16) (2017) de que se informe al Consejo, en sus futuras reuniones, sobre la ejecución del Fondo para Infraestructura y sobre la financia- ción del Fondo, así como a la solicitud formulada por el Comité de que la Secretaría aporte información actualizada sobre los progresos realizados en materia de gestión y tecnologías de la información.2 INFORME SOBRE LOS PROGRESOS REALIZADOS EN LA ESTRATEGIA DE GESTIÓN Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (2017) 2. Desde que presentó su informe ante el Comité de Programa, Presupuesto y Administración, en enero de 2017, la Secretaría ha mantenido su orientación estratégica. La labor en materia de gestión y tecnologías de la información se centra en cuatro esferas clave: a) Gestión de la información. La Secretaría ha comenzado a desarrollar la plataforma digital integrada mediante la creación de un portal sobre emergencias que tiene por objeto vigilar los brotes y las emergencias sanitarias. Además, en 2018 entró en funcionamiento la versión actuali- zada del sitio web de la OMS y en la actualidad se ha incorporado el uso de instrumentos de conocimientos institucionales en el modelo de prestación de servicios y en las rutinas de trabajo de la Secretaría. Se han puesto en marcha plataformas actualizadas de redes sociales instituciona- les para facilitar una interacción ágil y oportuna entre el personal. b) Infraestructura (servicios compartidos). La Secretaría se está orientando cada vez más hacia las aplicaciones basadas en la nube, a fin de permitir ampliaciones y facilitar el acceso desde cualquier parte del mundo. Igualmente importante es el hecho de que este cambio fundamental también contribuirá a reducir los costes de equipo y mantenimiento a lo largo del tiempo. En el marco de esta transición, se ha llevado a cabo la migración de los servicios de correo electrónico 1 Véanse los documentos EBPBAC25/3 y EB140/5. 2 Documento EB140/5, párrafo 15. EB146/40 2 a la nube. Además, se están utilizando nuevos métodos para almacenar archivos de forma segura y se han comenzado a introducir servicios de colaboración en la nube para agilizar el intercambio de información. c) Protección de la información. Tras la introducción de la política de computación en la nube, la Secretaría ha puesto en marcha un programa de ciberseguridad dirigido a detectar puntos débiles, gestionar riesgos y hacer frente a las amenazas efectivas. La Secretaría ha introducido un curso de sensibilización sobre ciberseguridad y lo ha declarado obligatorio para todo el personal. Se está trabajando en el fortalecimiento de las capacidades para la gestión de eventos y la res- puesta ante incidentes, un proceso que se prevé completar a finales de 2019. d) Apoyo a los procesos institucionales. A finales de 2017 concluyó el programa de trans- formación del Sistema Mundial de Gestión, que incluía más de 15 iniciativas encaminadas a me- jorar los procesos y la experiencia de los usuarios en los ámbitos de la gestión institucional y las emergencias sanitarias. 3. Además, la Secretaría ha seguido desempeñando su labor transversal de apoyo en las siguientes esferas clave de obtención de resultados: a) La Oficina de Gestión de Proyectos ha creado un centro de excelencia en la gestión de proyectos para ayudar a institucionalizar este tipo de gestión como disciplina en el conjunto de la Organización, a través del desarrollo de marcos e instrumentos y de actividades de asesora- miento y capacitación. Se ha introducido una herramienta de gestión de carteras y proyectos para facilitar el seguimiento del progreso de las iniciativas. b) Se han reforzado los servicios operacionales gracias al mayor grado de madurez de los procesos que se llevan a cabo en la Oficina Mundial de Servicios de Kuala Lumpur, un progreso que ha sido acreditado por una empresa externa y que ha revertido en una mejor colaboración con los asociados en la prestación de servicios con miras a poder prestarlos a tiempo completo. c) La gestión y la comunicación del cambio forman parte actualmente de todas las iniciativas de la Secretaría, garantizando así que los funcionarios conozcan los cambios introducidos y pue- dan beneficiarse de ellos. 4. A pesar de los logros alcanzados en años anteriores, todavía queda mucho por hacer. Hay varias iniciativas en curso y algunas todavía no se han puesto en marcha, pero es importante considerar esos proyectos en el contexto de la estrategia revisada de la Secretaría en materia de gestión y tecnologías de la información. ESTRATEGIA REVISADA DE GESTIÓN Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 5. En el 13.º Programa General de Trabajo, 2019-2023 se reconoce el nuevo e importante papel que desempeñan las tecnologías digitales en los ámbitos de la prestación de servicios, los sistemas de salud, la recopilación de datos, las comunicaciones y la innovación. Además, y en consonancia con la voluntad antes señalada de fortalecer los sistemas y procesos fundamentales de la Organización, la Secretaría también se ha comprometido a crear sistemas adecuados de tecnología de la información y a mejorarlos continuamente a fin de satisfacer las necesidades institucionales fundamentales de las misiones. 6. El 13.º Programa General de Trabajo ha brindado a la Secretaría la oportunidad de reconsiderar su estrategia en materia de gestión y tecnologías de la información y adecuarla al enfoque general de la Organización. En este sentido, se han redefinido tanto la visión como la misión de la estrategia para que sigan estando en consonancia con la labor que lleva a cabo la Secretaría en el marco del Programa EB146/40 3 General de Trabajo. Así, se ha determinado que la visión es utilizar al máximo las tecnologías de la información para innovar, colaborar y transformar la Organización en aras de un mundo más sano. La misión es conectar y empoderar a las personas, automatizar y optimizar la digitalización de la Orga- nización Mundial de la Salud para que pueda alcanzar sus objetivos estratégicos. 7. Tras examinar la actual cartera de iniciativas y servicios en relación con los objetivos estratégicos del 13.º Programa General de Trabajo, la Secretaría ha considerado necesario adoptar las siguientes medidas: a) subsanar las deficiencias que existen en los ámbitos de la innovación, la transformación digital y las plataformas móviles; b) reforzar los dominios y los servicios en los siguientes ámbitos: ciberseguridad; datos y análisis; aplicaciones, plataformas y servicios; y asesoramiento y consultoría; c) seguir mejorando la capacidad de la organización en los ámbitos de la gobernanza y los procesos, los medios propios y la dotación de personal. ESFERAS CLAVE DE OBTENCIÓN DE RESULTADOS 8. Se han definido ocho esferas clave de obtención de resultados, que se sustentarán en un conjunto de iniciativas (véase la figura 1), a saber: Figura 1. Los objetivos del 13.o Programa General de Trabajo, 2019-2023 en las ocho esferas clave de obtención de resultados EB146/40 4 a) Datos y análisis: ayudar a maximizar el uso de datos, tomados como un activo, y emplear el análisis para adoptar decisiones eficaces. b) Innovación y transformación digital: promover una cultura de innovación constante para impulsar la transformación digital. c) Plataformas móviles: ofrecer plataformas y sistemas móviles para transformar los servi- cios y la ejecución a la escala que corresponda. d) Asesoramiento y consultoría: ampliar y formalizar la función de prestación de servicios de asesoramiento y consultoría en apoyo de los programas técnicos en la esfera de la salud. e) Aplicaciones, plataformas y servicios: modernizar y aprovechar las aplicaciones, plata- formas y servicios corporativos para fortalecer la eficiencia y proporcionar nuevas capacidades. f) Medios propios y dotación de personal: reestructurar el personal y el modelo de funcio- namiento en aras de una mayor agilidad, racionalización y adecuación a los objetivos previstos. g) Ciberseguridad: proteger los activos digitales de la Secretaría, reforzar la seguridad de los datos y garantizar la capacidad de prestar servicios con un nivel aceptable de riesgo. h) Gobernanza y procesos: establecer procesos simples y coherentes entre sí y un mecanismo de gobernanza que esté en consonancia con las prácticas óptimas del sector a fin de mejorar la satisfacción de los clientes y adoptar mejores decisiones. 9. Es fundamental que las iniciativas en curso se incorporen o subsuman en estas nuevas esferas clave de obtención de resultados a fin de garantizar la coherencia y la pertinencia en relación con el enfoque general de la Secretaría. El cuadro 1 ejemplifica los cambios correspondientes en tres ámbitos. Cuadro 1. Correspondencia entre las iniciativas en curso y tres esferas clave previas y nuevas de obtención de resultados Iniciativa en curso Esfera clave previa de obtención de resultadosa Esfera clave nueva de obtención de resultados Plataforma digital integrada Gestión de la información Datos y análisis Prevención y detección Protección de la información Ciberseguridad Servicios de colaboración Gestión de la información Aplicaciones, servicios y servicios a En la estrategia de 2017 en materia de gestión y tecnologías de la información. EJECUCIÓN: FACTORES DE ÉXITO 10. El éxito de la estrategia revisada de gestión y tecnología de la información dependerá de varios factores fundamentales, como se indica a continuación. a) Armonización del modelo de funcionamiento. La armonización del modelo de funciona- miento en el conjunto de la Organización, en particular en lo que respecta a la planificación, ejecución y prestación de servicios, garantizará que las capacidades disponibles en los tres niveles se conjuguen para alcanzar los resultados comunes. EB146/40 5 b) Participación de las partes interesadas y comunicación. Se procurará que las iniciativas cuenten con el respaldo del Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información (véase el párrafo 12), así como con el apoyo del personal directivo superior. Las comunicaciones se centrarán en la sensibilización mediante un exhaustivo proceso de consultas. c) Apoyo al desarrollo de capacidades y competencias. Se dará prioridad a remediar las carencias en aquellas capacidades que son fundamentales para la ejecución de la estrategia, así como a seguir avanzando en la capacitación. d) Gestión de riesgos. Los riesgos actuales para la ejecución de la estrategia se gestionarán de acuerdo con el marco de gestión de riesgos de la Organización. e) Revisión periódica. La Secretaría revisará y afinará periódicamente la estrategia e infor- mará sobre las iniciativas adoptadas para asegurarse de que sigan siendo pertinentes. ESTRUCTURA DE GOBERNANZA 11. Se ha establecido una carta oficial de gobernanza en materia de gestión y tecnologías de la infor- mación que ha pasado a formar parte integral de la estructura general de gobernanza de la Organización en esa esfera. Su objetivo es asegurar el desarrollo y gestión de una cartera de iniciativas que esté en consonancia y sea coherente tanto con la estrategia renovada como con el 13.º Programa General de Trabajo. 12. La función principal del Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información es examinar y refrendar las estrategias, aprobar la cartera de proyectos y revisar el desempeño en la pres- tación de servicios. El Comité está compuesto por:  un Presidente, que es el Subdirector General para Operaciones Institucionales;  dos miembros ex officio, a saber, el Director de Sistemas de Información y el Contralor;  tres directores de la Sede, en representación de los programas de salud, las emergencias sani- tarias y las relaciones exteriores;  un director (que puede ser de gestión de programas o de administración y finanzas) de cada una de las regiones de la OMS, excepto la Región de las Américas. 13. El Equipo Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información está integrado por admi- nistradores y coordinadores procedentes de la Sede y de las oficinas regionales, y se encarga de elaborar estrategias y políticas dirigidas a asegurar el cumplimiento de las normas y de informar sobre el desem- peño. También se ocupa de examinar las propuestas antes de presentarlas al Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información. 14. Los comités de gobernanza en materia de tecnología de la información de las oficinas regio- nales están integrados por empresarios y representantes del equipo responsable de la gestión y las tec- nologías de la información en una oficina principal; su tarea consiste en garantizar la concordancia de las iniciativas con la estrategia mundial y aprobar la cartera de proyectos a nivel local. 15. El Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información se reúne una vez cada dos me- ses por término medio para aprobar las políticas pertinentes en materia de tecnologías de la información, examinar propuestas y/o debatir sobre futuras iniciativas estratégicas. EB146/40 6 16. Las unidades institucionales presentan propuestas o estudios de viabilidad en los que describen los problemas que pretenden resolver y las oportunidades que quieren aprovechar, y analizan los costos y beneficios. Los directores solicitantes o los patrocinadores de los proyectos presentan sus propuestas al Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información, que delibera sobre su contenido y sobre el valor que aporta, evalúa su urgencia, identifica los riesgos que entraña y considera su compati- bilidad con el enfoque de la Organización antes de tomar una decisión, es decir, antes de rechazar o aprobar una propuesta. ACTUALIZACIÓN SOBRE EL FONDO PARA INFRAESTRUCTURA: INVERSIONES EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 17. En su decisión WHA70(16) (2017) relativa al Fondo para Infraestructura, la Asamblea de la Salud aprobó oficialmente el cambio de nombre del Fondo para la Gestión de Bienes Inmuebles por el de Fondo para Infraestructura, en el que se incorporan las inversiones en la esfera de la tecnología de la información, y pidió al Director General que informara acerca de la ejecución de las inversiones y la financiación del Fondo. 18. El componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura se finan- cia de acuerdo con el mecanismo establecido en la decisión WHA70(16), es decir, mediante la asigna- ción de al menos US$ 15 millones, según la disponibilidad, al término de cada bienio para atender las necesidades de inversión en tecnología de la información. Se trata de una suma separada y distinta de los gastos de funcionamiento para tecnología de la información, que abarca la dotación de personal a largo plazo, la prestación de servicios subcontratados, el mantenimiento y los servicios de apoyo habituales.1 19. Desde 2017 se han recibido 46 propuestas, con un costo total de US$ 39,4 millones, de las que solo se han aprobado 37, por un valor total de US$ 19,7 millones (véase la figura 2). Figura 2. Importes totales aprobados por el Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información en relación con las propuestas presentadas en el periodo 2017-2019, en cuatro ámbitos 1 Véase el documento A70/54, párrafo 7. 0 000 000 1 000 000 2 000 000 3 000 000 4 000 000 5 000 000 6 000 000 7 000 000 8 000 000 Sistemas de información sanitaria Emergencias Servicios corporativos Servicios básicos de TI Series1 5 287 335 1 050 000 5 467 703 7 897 978 EB146/40 7 20. En el cuadro 2 se muestra el saldo del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura a fin de septiembre de 2019. Cuadro 2. Saldos y compromisos del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura Saldo inicial del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura tras la 70.ª Asamblea Mundial de la Salud1 US$ 23,0 millones Compromisos asumidos entre 2017 y 20192 US$ 19,7 millones Saldo no comprometido del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura US$ 3,3 millones 21. En abril de 2019, el Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Información aprobó que el 10% del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura, a saber, US$ 1,5 millones por bienio, se asignara a proyectos innovadores, con el fin de fomentar una cultura de la innovación en el conjunto de la Organización. Es preciso que la Organización explore tecnologías nuevas o de vanguardia con miras a encontrar oportunidades de mejora y ampliación. El enfoque adop- tado permitirá poner a prueba la validez de las propuestas de uso de las nuevas tecnologías, aunque reduciendo considerablemente los riesgos de inversión. También se ha creado un marco de innovación para regular el proceso de presentación de propuestas y el uso de los fondos. 22. Desde 2017, la mayoría de las propuestas aprobadas se han centrado en mejorar los servicios corporativos y los servicios básicos de tecnología de la información que se prestan actualmente al con- junto de la Organización. En el próximo bienio, 2020-2021, se prestará mayor atención a los sistemas de información sanitaria y a las emergencias. 23. Todos los proyectos aprobados por el Comité Directivo sobre Gestión y Tecnologías de la Informa- ción se gestionan con arreglo al enfoque estándar de gestión de proyectos adoptado por la Organización. PREPARACIÓN PARA EL BIENIO 2020-2021 Y POSTERIORES 24. Se espera que en los próximos bienios 2020-2021 y 2022-2023 haya más demandas, muchas de ellas orientadas a la adopción de medidas en algunas de las esferas estratégicas de la Organización, como las emergencias, el análisis de datos, la difusión de información a través de portales, la salud digital y la innovación. Es probable que las inversiones estratégicas clave sean las siguientes. a) Ciberseguridad. El objetivo estratégico de la Secretaría es crear un servicio integrado de ciberseguridad que facilite e impulse la misión que tiene encomendada, por medio de la puesta en marcha de un centro de operaciones de seguridad capaz de asumir tareas de prevención, detección y respuesta frente a incidentes relacionados con la ciberseguridad. b) Preparación de la próxima hoja de ruta en relación con el Sistema Mundial de Gestión. El soporte para la versión actual del Sistema Mundial de Gestión y otros sistemas conexos expirará en diciembre de 2021, de modo que será preciso actualizarlo o reemplazarlo. La Secretaría está estudiando la posibilidad de sustituir el sistema actual por uno nuevo, compuesto por un conjunto moderno de instrumentos que incluya procesos y tecnologías institucionales normalizados de 1 Comprende el pago bienal de US$ 15 millones y la asignación extraordinaria de US$ 8 millones (véase el documento A70/54, párrafos 7 y 9). 2 Incluida la dotación de personal para proyectos aprobados en el marco del componente relativo a la tecnología de la información del Fondo para Infraestructura. EB146/40 8 acuerdo con las prácticas óptimas. Un nuevo sistema no especialmente adaptado permitirá a la Secretaría utilizar tecnologías modernas como el acceso mediante dispositivos móviles, la inteli- gencia artificial y la automatización de los procesos, y beneficiarse de la incorporación de nuevas funciones en determinadas plataformas. c) Gestión de las relaciones con los clientes. Hay que hacer hincapié en la necesidad de adoptar un enfoque que abarque toda la Organización en materia de gestión de los compromisos y las relaciones. La Secretaría debe desarrollar una visión holística de sus relaciones a fin de aprovechar al máximo los compromisos actuales o mejorarlos, reforzar el análisis de las alianzas y asegurar la previsibilidad del volumen trabajo que se lleva a cabo. Con este objetivo está redo- blando los esfuerzos dirigidos a situar a los Estados Miembros y a los asociados en el centro de su labor, no solo a nivel de estrategia operacional sino también a nivel de participación digital y transformación digital. d) Digitalización de las directrices. En vista de la transformación digital que se está produ- ciendo en el sector de la salud, la Secretaría necesita un nuevo marco para la producción y distri- bución de contenidos y directrices, con la ayuda de herramientas como la interfaz de programa- ción de aplicaciones, los bots relacionados con la salud, las aplicaciones móviles y los sistemas de información sanitaria. La Secretaría trabajará para establecer prioridades y desarrollar una nueva generación de directrices que estén en sintonía con las exigencias y expectativas que plan- tea el contexto digital moderno. INTERVENCIÓN DEL CONSEJO EJECUTIVO 25. Se invita al Consejo a que tome nota del presente informe y proporcione orientaciones, en parti- cular, sobre la transformación digital de la OMS. = = =