EXPANDED PROGRAMME ON IMMUNIZATION The Cost of Cold Chain Equipment Figure 1 shows that the initial purchase and delivery cost of refri gerators and freezers used in the cold chain represents a small pro portion o f the total costs over their whole working life. In addition to these initial outlays, the cost o f the following items must also be taken into consideration: spare parts to keep refrigerators and freezers in working order ; training cold chain maintenance personnel and pro viding them with tools ; gas, electricity or kerosene; and labour time for repairs. If breakdowns o f cold chain equipment and consequent interrup tions in immunization services are to be avoided, programme man agers must take into account this “lifetime” profile of costs to ensure that sufficient capital and recurrent finance is available for each item of the cold chain. This becomes particularly crucial when a shortage of funds in the government’s recurrent budget, such as travel costs, minor parts and fuel for vehicles, is a chronic constraint on the proper operation of health programmes. To assist programme managers in anticipating and avoiding these disruptive bottlenecks, it has become conven tional to calculate for capital items the annual recurrent cost require ments as a fraction o f initial capital.
PROGRAMME ÉLARGI DE VACCINATION Le coût de l’équipement de la chaîne du froid La Figure 1 montre que le coût initial de l’achat et de la livraison des réfrigérateurs et congélateurs utilisés pour la chaîne du froid ne repré sente qu’une faible partie du prix de revient total de ces matériels au cours de leur existence. En effet, outre ces dépenses initiales, il faut également tenir compte des éléments suivants: pièces de rechange nécessaires pour maintenir les réfrigérateurs et les congélateurs en état de marche ; formation du personnel d’entretien de la chaîne du froid et outillage destiné à ce dernier; gaz, électricité ou pétrole; main-d'œu vre pour les réparations. S’ils veulent éviter les pannes de matériel de la chaîne du froid et l'interruption des services de vaccination qui en résulterait, les direc teurs de programme doivent tenir compte de ce profil des coûts pro jeté sur la durée de vie des matériels pour s’assurer qu’ils disposent pour chaque poste de suffisamment de fonds pour couvrir les dépen ses d’équipement et les dépenses renouvelables ou dépenses de fonc tionnement. C’est là un aspect particulièrement crucial quand la pénurie des crédits inscrits au budget de fonctionnement de l’Etat, qu’il s’agisse des frais de voyage, des petites pièces de rechange ou du carburant pour les véhicules, fait peser une contrainte permanente sur la bonne exploitation des programmes de santé. Pour aider les directeurs de programme à prévoir et à éviter les ruptures dues à ces goulots d’étranglement, il est désormais classique d'exprimer en fraction du capital initial les dépenses annuelles de fonctionnement des biens d’équipement.
Epidemiological notes contained in Uns number-
Informations épidémiologiques contenues dens ce numéro :
Expanded Programme on Immunization, Food Safety, H epatitis, Influenza Surveillance.
List of Newly Infected Areas, p. 244.
H épatite, programme élargi de vaccination, sécurité des produits alim entaires, surveillance de la grippe. Liste des zones nouvellement infectées, p. 244.
Wkly Eptdem. Rec No 31-5 August 1983
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Relevé èpidém. hebd N° 31 - 5 août 1983
Full costing o f cold chain capital equipment will not of itself gua rantee that such problems disappear, but it will allow the programme manager to identify the full capital and recurrent cost implications. The distinction between capital and recurrent costs is important in making these cost projections (even though for government account ing purposes all such costs might be classified as recurrent), as is a definition of the expected working life of the equipment in ques tion.
Le chiffrage complet des équipements de la chaîne du froid ne fera pas disparaître pour autant ces difficultés, mais il permettra au direc teur du programme d'être pleinement informé des dépenses d'équi pement et des dépenses de fonctionnement qu’il aura à supporter. Cette distinction entre dépenses d’équipement et dépenses de fonc tionnement ou dépenses renouvelables est importante lorsqu’il s’agit de procéder à ces projections de coûts (même si, dans la comptabilité nationale, tous ces éléments pourraient être classés comme dépenses de fonctionnement) au même titre que la définition de la durée de vie escomptée des équipements en question.
Fig. 1 Breakdown of Lifetim e Costs of Cold Chain Equipment Ventilation des dépenses consacrées au matériel de la chaîne du froid pendant sa durée d’utilisation
Tables 1 and 2 present profiles of cold chain equipment costs for 7 different, commonly used refrigerators and freezers, each assumed to have a 10-year working life. Capital costs are distinguished from recurrent items on the basis of their frequency: a conventional dis tinction is to regard recurrent costs as those items which have a greater than annual frequency (i.e. payments which have to be made daily, weekly or monthly) and capital items as those payments occurring at yearly or longer intervals. Thus, capital costs as presented here include costs of purchase, delivery, spare parts and tools, and of training repair-men. Purchase costs have been drawn from the WHO/UNICEF Product Information System. Delivery costs have been approx imated at 30% o f purchase price, a proportion based on average costs from a sample of countries. Spare parts costs have been estimated from predicted failure rates over 10 years—for example, in the case of relay, motor protector and door seal for the 240 litre electnc compression refrigerator, each item was assumed to have a working life of 3 years and, therefore, to need replacement 3.3 times over a 10-year period. Over 70% of the cost of spare parts over 10 years is incurred in the second half of this period. Tools for repair personnel (approximately USÎ 800) are included as a capital item, as is the cost of training for maintenance/repair (US$ 1 250). These capital items may together be seen as the investment costs necessary to establish cold chain equipment in its place of oper ation. Recurrent costs compnse energy (electricity, kerosene or gas) and the labour costs of maintenance work. These costs have been calcu lated for a sample of 18 developing countries and applied to energy consumption rates observed during WHO laboratory tests:
Les Tableaux l e t 2 présentent des profils des dépenses relatives aux maténels de la chaîne du froid pour 7 réfrigérateurs et congélateurs d’utilisation courante, dont chacun est réputé avoir une durée de vie de 10 ans. Les dépenses d’équipement se disUnguent des dépenses renouvelables par leur fréquence: conventionnellement, on classe comme dépenses renouvelables celles qui se présentent plusieurs fois par an (dépenses journalières, hebdomadaires ou mensuelles), tandis que les dépenses d’équipement représentent les paiements faits à intervalles d’un an ou plus. Pour ce qui nous intéresse ici, les dépenses d ’équipement comprennent donc l’achat, la livraison et les pièces de rechange, ainsi que l’outillage et la formation des réparateurs. Les prix d’achat sont extraits du Système d’information sur les produits de l’OMS/FISE. Les fiais de livraison ont été estimés à 30% du prix d’achat, pourcentage calculé d’après les coûts moyens constatés dans un échantillon de pays. Les dépenses en pièces détachées ont été estimées en fonction des taux escomptés de défaillance sur une période de 10 ans: c’est ainsi que dans le cas du relais, de la protection du moteur et du joint de porte du réfrigérateur électrique à compresssion de 240 litres, on a supposé que chaque article avait une durée de vie de 3 ans et, par conséquent, devait être remplacé 3,3 fois sur une période de 10 ans. Sur une période de 10 ans, plus de 70% du coût des pièces détachées est supporté au cours de la deuxième moitié de cette pénode. L’outillage des réparateurs (environ US$ 800) figure comme dé pense d’équipement, de même que le coût de la formation pour l’en tretien et la réparation (US$ 1250). Ces dépenses d’équipement peu vent être considérées globalement comme un investissement destiné à installer le matériel de la chaîne du froid sur le heu d’exploitation. Les dépenses de fonctionnement, ou dépenses renouvelables, com prennent l’énergie (électricité, pétrole ou gaz) et le coût de la maind’œuvre chargée de l’entretien. Ces coûts ont été calculés pour un échantillon de 18 pays en développement et appliqués aux taux de consommation d’énergie observés lors d’essais en laboratoire assurés par l’OMS: Electricité Pétrole Gaz USÎ 0,052 par Kwh USÎ 0,231 par litre USÎ 0,379 par kg
Electricity Kerosene Gas
USÎ 0.052 per Kwh US$ 0.231 per litre US$ 0.379 per kg
Energy costs were applied to 21 items of equipment commonly used in the cold chain and tested by WHO, using the formula: Mean encifl cost x comum pu^g^y x 100 _ Net usable volume ol reingeniior & pace
Les dépenses en énergie ont été appliquées à 21 matériels couram ment utilisés pour la chaîne du froid et essayés par l’OMS, au moyen de la formule: Coût moyen de l'énergie X consommation journalière ^ Volume utile net d'espace de réfrigérateur iqq.
I00 W d a y
100 coût/litres rcfrigcrcs/jot
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Table J. Capital Cost, Recurrent Cost and Total Cost over a 10-Year life of 7 Commonly Used Refrigerators and Freezers, in USS, at 1981 Values Tableau 1. Dépenses d’équipement, dépenses de fonctionnement et dépenses totales, pour une durée de vie de 10 ans, de 7 réfrigérateurs et congélateurs d’usage courant, en dollars des Etats-Unis, aux prix de 1981 Type Capital Cosu (First Year) Dépenses d'équipement (première année) Recurrent Coals Dépenses de fonctionnement
Refrigerator and/or Freezer Réfrigérateur et/ou congélateur
Capacity Litres Capacité en litres
Energy Source Source d'énergie
Purchase Achat
Delivery Livraison
Paru/ Tools Pièces/ outillage
Training Formation
Fuel Energie
Repairs (Labour) Répara tions (maind’œuvre)
Lifetime Cost Coût sur la durée de vie
Annual Recurrent Costasa % of Capital Cost Dépenses «nrm »1W >c defoncbonne ment en % des dépenses d'équipe ment
R /F -R /C R R /F -R C R /F -R /C R /F -R /C F -C F -C
144 240 22 22 22 220 142
K ero sen e — P étrole . . . . E lec u ic — E lectricité .. .
700 688 320 320 320 185 760
210 206 80 80 80 56 228
844 789 985 844 489 789 985
3 3
842 228 277 422 266 436 1244
30 30 30 30 30 30 30
2 629 1944 1 695 1699 1 188 1499 3 250
5% 2% 2% 4% 3% 5% 6%
G a s — G a z ...........................
3 3 3 3 3
Kerosene — P étro le . . . . Electric — E lectricité . . . Electric — E lectricité . . . G a s — G a z ...........................
It was found that the mean cost per day per 100 litres of cooled space was USS 0.25. Only 5 items of equipment fell outside the range o f ± 1 standard deviation from the mean. Only 2 items of equipment are dramatically more efficient than the mean o f the sample: one freezer costing USS 0.05 per 100 litres of cooled space and one refrigerator costing USS 0.03 per 100 litres of cooled space. Energy costs used in the calculation were mostly for urban areas and are probably lower than for rural areas. The results may therefore give an optimistic vie w of recurrent costs for equipment in the rural areas. Any equipment that can be shown to have a running cost lower than USS 0.25 per 100 litres o f cooled space per day is good value.
On a constaté que le coût journalier moyen de 100 litres d'espace réfrigéré était de USS 0,25. Cinq matériels seulement se situaient en dehors de la fourchette de ± 1 écart type de la moyenne. Deux équipements seulement ont une rentabilité très sensiblement supérieure à celle de la moyenne de l’échantillon : un congélateur qui revient à USS 0,05 pour 100 litres d’espace réfrigéré et un réfrigérateur qui revient à USS 0,03 pour 100 litres d’espace réfrigéré. Les coûts de l’énergie retenus pour le calcul concernaient essentiel lement des secteurs urbains et sont vraisemblablement plus faibles que pour les secteurs ruraux. De ce fait, les résultats risquent de don ner une idée trop favorable des dépenses de fonctionnement de l’équi pement installé en zone rurale. Tout équipement dont on peut mon trer qu’il entraîne des dépenses de fonctionnement inférieures à US$ 0,25 pour 100 litres d’espace réfrigéré par jo u r peut être considéré comme avantageux. Le coût de la main-d’œuvre chargée des travaux d’entretien repose sur des estimations qui retiennent pour hypothèse une panne impor tante tous les 3 ans et un salaire journalier moyen de US$ 6, plus une tolérance représentant les deux tiers des salaires moyens pour couvrir les frais de voyage et de subsistance.
The labour costs of maintenance work are based on estimates o f one major breakdown every 3 years and an average wage of USS 6.00 per day, plus an allowance o f two thirds of average wages to cover travel and subsistence costs.
Tableau 2.
Table 2. Distribution of Total Costs over 10-Year Working Life (Average of 7 Refrigerators and Freezers) Distribution des dépenses totales sur une durée d’exploitation de 10 ans (moyenne de 7 réfrigérateurs et congélateurs) Cost Item Poste de dépense Average Moyenne % 23.2 6.5 43.5 0.2 24.9 1.7 Range Fourchette Low M in im u m
High M a x im u m
Purchase — A c h a t...................................... Delivery — L ivraison................................ Spare parts/Tools — Pièces de rechange/ outillage ................................................. Training — F o rm a tio n ............................. Energy — E n e rg ie ...................................... Repairs — R éparations.............................
12.3 3.7 30.3 0.1 11.7 1.0
35.4 10.6 58.1 025 38.3 2.5
Table 1 shows that recurrent costs range from 10% to 60% o f the total capital costs over the whole life of cold chain equipment—a sum so substantial as to require special provision in the recurrent budget estimates. Without expenditures being budgeted for, equipment could be expected to be inoperative. Table 2 shows that spare parts and tools are the biggest single cost item and exceed the initial purchase cost Minor parts are often regarded as recurrent cost items but, when the total is so important in the lifetime cost profile and repairs are expected so regularly, there is a good managerial, as well as economic, case for treating these items as a capital or investment cost.
Le Tableau 1 montre que les dépenses de fonctionnement ou renou velables représentent de 10% à 60% du total des dépenses d’équipe ment pendant toute la durée de vie de l’équipement de la chaîne du froid, montant suffisamment important pour justifier une dotation spéciale au poste budgétaire «dépenses de fonctionnement». En effet, si ces dépenses ne figuraient pas au budget, on pourrait craindre que l’équipement ne soit hors service. Le Tableau 2 montre que les pièces détachées et l’outillage repré sentent le poste de dépenses le plus important, avant même le prix d’achat initial. On considère souvent que les petites pièces de rechange relèvent des dépenses de fonctionnement, mais, quand le total revêt une telle importance dans le profil des coûts pour la durée de vie et quand les réparations reviennent aussi souvent, il y a intérêt, en bonne gestion mais aussi d'un point de vue économique, à les considérer comme des dépenses d’équipement ou d’investissement.
Wkiy Eptdem Rec No. 31-5 August 1933
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Relevé épiiém. hebd. . N° 31 - 5 août 1983
Purchasing the spare pans at the time o f ordering refrigerators entails storage costs but these should be weighed against losses in programme performance due to inoperative equipment and idle staff. It is also clear that energy is the biggest component o f recurrent costs. The cost of training is relatively so insignificant that it should always be included in the cost o f equipping the cold chain. Cold chain equipment costs should be budgeted on a lifetime projecuon. The purchase and delivery costs comprise on average less than one third of the total lifetime costs of such equipment. Spare parts and tools are the biggest single cost of cold chain equipment and should be planned and budgeted for as a capital item on the basis that a small overstock of spares is less uneconomical than inoperative equipment, leading to ineffective immunization. The recurrent costs, particularly energy costs, are substantial.
Calculation of the annual recurrent cost implications of capital equipment, vehicles or buildings provides a simple means for manag ers to identify the increase in recurrent costs so that they can increase their budget accordingly.
L’achat des pièces détachées en même temps que l’on passe com mande des réfrigérateurs entraîne, certes, des dépenses de magasinage, mais ces dernières sont à rapprocher des pertes d’exploitation que peuvent entraîner un matériel hors service et un personnel inactif Il est manifeste également que l’énergie constitue la composante la plus importante des dépenses de fonctionnement En revanche, le coût de la formation est relativement si minime qu’il devrait être systé matiquement inclus dans le prix de revient de l’équipement de la chaîne du froid. Les dépenses concernant le matériel de la chaîne du froid devraient être budgétisées pour la durée de vie de ce matériel. En moyenne, le prix d’achat et les frais de livraison représentent moins du tiers du prix de revient total de cet équipement pendant toute la durée de son existence. Les pièces détachées et l’outillage représentent le poste le plus important du maténel de la chaîne du froid et doivent être pla nifiés et budgétisés au titre des dépenses d’équipement, étant entendu qu’une réserve de pièces détachées est moins anti-économique qu’un maténel hors service se soldant par des vaccinations inefficaces. Les dépenses de fonctionnement, et notamment le coût de l’énergie, sont importantes. Le calcul des incidences annuelles en dépenses renouvelables des différents équipements, véhicules ou bâtiments constitue pour les responsables un moyen simple de se représenter l’augmentation des dépenses de fonctionnement afin qu’ils puissent accroître leur budget en conséquence.