Analyse conceptuelle pour la mise en place du point focal mondial pour l’échange d’informations : information supplémentaire pour le point 4.2 de l’ordre du jour provisoire de la MOP2 : document connexe : FCTC/MOP/2/6

Analyse conceptuelle pour la mise en place du point focal mondial pour l’échange d’informations Information supplémentaire pour le point 4.2 de l’ordre du jour provisoire de la MOP2 Document connexe : FCTC/MOP/2/6 A. CARACTÉRISTIQUES FONDAMENTALES DU SYSTÈME Créé conformément à l’article 8 du Protocole à la Convention-cadre, le point focal vise à faire office de plateforme de communication pour que les Parties puissent échanger des informations à la demande dans le cadre de leurs efforts de lutte contre le commerce illicite des produits du tabac. Il s’agit d’un concept de travail bien connu, illustré par exemple par la coopération transfrontières entre les autorités douanières dans la lutte contre le commerce illicite des produits du tabac. Il est notamment défini dans le Modèle de Protocole d’accord au sujet de l’assistance mutuelle administrative en matière douanière adopté par l’Organisation mondiale des douanes. Conformément à l’article 8, le point focal se situera au Secrétariat de la Convention. Il devrait être accessible à toutes les Parties, permettant à celles-ci de formuler des demandes et de recevoir les renseignements pertinents. Les principales composantes du régime mondial de suivi et de traçabilité établies dans le Protocole à la Convention-cadre sont des systèmes nationaux et/ou régionaux de suivi et de traçabilité et un point focal mondial pour l’échange d’informations mettant en lien lesdits systèmes. Systèmes régionaux/nationaux de suivi et de traçabilité des Parties Point focal Composantes du régime mondial de suivi et de traçabilité Information supplémentaire Si un cadre légal bien établi sur la façon dont les informations peuvent être échangées est défini dans le Protocole, ce dernier ne contient toutefois que peu d’indications sur la mise en application pratique. Par conséquent, il incombe au Groupe de travail, et aux Parties au Protocole, de concevoir un système pleinement opérationnel. Deux questions fondamentales guident ce processus : I. Quelles sont les principales étapes de l’échange d’informations via le point focal ? II. Quels impératifs de base du système garantissent l’efficacité d’un système d’échange d’informations efficace via le point focal ? I. Principales étapes du processus Imaginons un processus générique pour l’échange d’informations via un point focal. Ce dernier fonctionne comme un système de demandes afin de faciliter l’échange d’informations. Le point focal est un acteur intermédiaire qui reçoit des demandes d’une Partie, adresse ces demandes aux autres Parties concernées et fournit à la Partie initiale les renseignements souhaités. Le graphique ci-dessous donne un aperçu des principales étapes d’un processus basique d’échange d’informations via un point focal. La couleur bleue représente les Parties au Protocole à la Convention-cadre de l’OMS (la Partie qui formule la demande ou qui partage des informations sur un produit), et la couleur verte représente le point focal. 1. Enquête de la Partie requérante : suite à la saisie de produits du tabac, une Partie envoie une demande au point focal afin de recevoir des renseignements détaillés sur lesdits produits. Cette demande se base sur la marque unique d’identification figurant sur les produits, tel qu’établi dans le Protocole. 2. Demande de la Partie : la Partie envoie une demande que le point focal reçoit. 3. Traitement par le point focal : le point focal valide la demande et identifie des Parties potentiellement impliquées grâce à la marque unique d’identification. 4. Retour d’informations : le point focal partage les renseignements recueillis avec la Partie requérante, par exemple la validité de la demande et les Parties potentiellement impliquées. Information supplémentaire 3 5. Demande du point focal : le point focal transmet et soumet la demande aux Parties potentiellement impliquées. 6. Traitement par les Parties impliquées : les systèmes respectifs de certaines Parties reçoivent la demande et partagent les renseignements réunis avec le point focal. 7. Réponse des Parties impliquées : la réponse est soumise (renvoyée) au point focal. 8. Traitement par le point focal : le point focal reçoit, valide et consolide les renseignements envoyés par les Parties impliquées. 9. Réponse du point focal : le point focal communique les renseignements reçus à la Partie requérante. 10. Traitement : grâce aux renseignements reçus, la Partie requérante peut déterminer la validité de la marque unique d’identification des produits et le point où intervient le détournement. Il convient de noter que le processus détaillé ci-dessus repose sur l’hypothèse selon laquelle les renseignements circulent dans les deux sens (la demande et la réponse qui en découle) via le point focal. On pourrait également imaginer que le point focal transmette uniquement les demandes aux Parties concernées, et que les réponses soient envoyées à la Partie requérante dans le cadre d’un échange direct de données. Aux fins du présent document, cette option n’est pas examinée plus avant dans la mesure où elle nécessiterait des réseaux de communication informatiques bien plus complexes du fait du nombre croissant de Parties au Protocole. II. Impératifs de base du système Quels sont les impératifs de base du système pour un point focal efficace ? ➢ La confiance Le point focal devrait instaurer la confiance entre les Parties et être doté de dispositifs efficaces visant à garantir la bonne utilisation des renseignements, leur fourniture à la bonne partie prenante ainsi que l’optimisation de la coopération mondiale. Pour que l’échange d’informations fonctionne bien, les Parties doivent être assurées que les données sensibles qui transitent par le point focal seront traitées correctement. Il devrait y avoir une parfaite compréhension des normes internationales en matière de coopération mutuelle et de passerelles devant être créées avant tout partage d’informations. La conception du point focal doit prendre en considération la mise en place de mesures de sauvegarde adéquates afin de garantir la conformité des autorités à l’article 8.9 d) et e). ➢ Un impact minimal La portée du point focal étant mondiale, le système de chaque Partie devrait pouvoir envoyer des demandes et échanger des renseignements en fonction de ses propres capacités, qu’il s’agisse de procédures manuelles ou de dispositifs entièrement automatisés intégrés au sein du système d’une Partie. Avoir un impact minimal signifie Information supplémentaire également que le point focal s’appuie sur les systèmes existants, sans que les Parties aient à en adopter de nouveaux. ➢ La neutralité technologique Plusieurs Parties ont déjà élaboré des systèmes nationaux ou régionaux de suivi et de traçabilité, ou sont en train de le faire. Si ces systèmes suivent largement les règles pertinentes définies dans le Protocole, ils sont toutefois très hétérogènes en termes de gouvernance, de conception et de technologie mise en œuvre. Le point focal devra proposer une plateforme qui met en relation une variété de systèmes nationaux sans pour autant en prescrire un en particulier. ➢ L’adaptabilité en fonction du nombre de Parties Le Protocole compte actuellement 58 Parties1 et ce nombre devrait continuer à augmenter. Par conséquent, le point focal devrait faciliter et soutenir l’intégration future de Parties supplémentaires moyennant un effort minime, mais aussi veiller à sa propre pérennité. 1 Source : Collection des traités des Nations Unies, consultée le 18 février 2020. Information supplémentaire 5 B. PRINCIPAUX POINTS DE DISCUSSION Compte tenu du processus décrit plus haut (voir Section A.I), il conviendra de faire un certain nombre de choix politiques concernant les aspects pratiques du point focal, l’objectif étant de créer un système qui réponde au mieux aux besoins des Parties. Ce document technique vise à guider les discussions des Parties sur les principaux points de décision énoncés dans le présent chapitre. Chaque point de décision se compose d’une description, des options possibles et d’orientations pour les discussions. Pour faire suite à la demande émise par les Parties lors de la première réunion du Groupe de travail, les principaux facilitateurs ont formulé une proposition de recommandations sur les options privilégiées pour chacun des points de décision servant de base aux discussions. Les principaux points de décision exposés sont les suivants : 1. Produits couverts par la demande 2. Saisie de la demande 3. Renseignements demandés sur le produit 4. Marques uniques d’identification 5. Échange d’informations 6. Confidentialité des informations 7. Langue des données opérationnelles 8. Évaluation de la réponse Information supplémentaire 1. Produits couverts par la demande Le point focal accepte différentes options quant à la façon dont une Partie peut demander des renseignements afin d’enquêter et de détecter des activités de commerce illicite. Options : A. Renseignements relatifs aux produits : le point focal autorise les Parties à formuler une demande de renseignements concernant des produits du tabac basée sur la marque unique d’identification qui figure sur un seul produit (paquet de tabac). B. Renseignements relatifs aux produits et renseignements agrégés : le point focal autorise les Parties à formuler une demande de renseignements concernant un produit unique ainsi qu’une demande de renseignements agrégés sur des produits du tabac tout au long de la chaîne logistique, y compris le commerce entre Parties. Cela permet à la Partie requérante de recevoir des renseignements sur le niveau respectif d’agrégation et notamment sur tous les produits concernés. Orientations : les Parties au Protocole peuvent enregistrer et consolider des renseignements agrégés sur les produits. Chaque niveau d’agrégation peut avoir ses propres règles de codage, ce qui signifie que le point focal devrait traiter d’autres règles de codage supplémentaires, ce qui rendrait la tâche plus complexe. Considérations : cette décision n’a aucune incidence directe sur les autres décisions du point focal. Toutefois, si l’agrégation était choisie, cela aurait une incidence sur l’évaluation de la réponse (point 8). Information supplémentaire 7 Recommandation : l’option A. Justification : travailler à la conception d’un système simple mais opérationnel à ce stade est jugé suffisant pour le bon fonctionnement du système d’échange d’informations si le point focal se limite à traiter la marque unique d'identification figurant sur un seul produit. La possibilité de traiter également les agrégations pourrait être envisagée ultérieurement. Cela faciliterait également la détection rapide de tout produit illicite (par exemple, lorsque les marchandises sont en transit ou lors des contrôles aux frontières). Ce point devrait être rediscuté ultérieurement avec les Parties. 2. Saisie de la demande Il s’agit ici de déterminer les aspects pratiques de la saisie de la marque unique d’identification d’un paquet donné dans le système informatique du point focal. Le point focal soutient et permet un échange sécurisé d’informations entre les Parties. Pour soumettre une demande au point focal, il existe plusieurs options, de la saisie manuelle à la saisie assistée par ordinateur (une photo par exemple) de la marque unique d’identification du produit. Options : A. Saisie manuelle : cette option suppose un effort manuel de la part de la Partie requérante qui doit saisir la marque unique d’identification du produit concerné dans le système du point focal. B. Saisie par scanner : cette option permet aux Parties de scanner la marque unique d’identification du produit. La marque unique d’identification est reconnue par le scanner et peut alors être saisie dans le système du point focal. C. Saisie par photo : cette option permet aux Parties de saisir la marque unique d’identification du produit dans le système du point focal en prenant une photo du produit et en l’envoyant au moyen d’un smartphone. Orientations : l’option A est la plus facile à mettre en œuvre. Elle suppose toutefois un effort manuel pour saisir chaque marque unique d’identification et augmente le temps de saisie d’une demande. Elle est également associée à un taux d’erreur accru. Cette option implique par ailleurs que les marques uniques d’identification soient directement lisibles à l’œil nu. L’effort manuel, le temps de saisie et le taux d’erreur seront moindres si l’Option B de saisie par scanner est sélectionnée. Toutefois, cette option requiert un système de reconnaissance des marques uniques d’identification pour que le point focal puisse les interpréter. Elle nécessite également un dispositif de capture doté du système de reconnaissance des marques uniques d’identification (scanner/smartphone). Les Parties seraient alors tenues de partager leurs règles de codage et de décodage. Si l’option C est adoptée, cela augmentera considérablement la taille des demandes et un système de reconnaissance d’image sera nécessaire. Information supplémentaire 1 Elle requiert un certain équipement (smartphone) pour sa mise en œuvre, à savoir un dispositif permettant de capturer une image. Elle requiert un système de reconnaissance des marques uniques d’identification pouvant être utilisé manuellement ou entièrement automatisé. 2 Chaque paquet devra donc comporter une marque unique d’identification lisible soit à l’œil nu soit par une machine. Les Parties pourraient envisager une zone de texte vierge ou tout autre moyen permettant d’ajouter une justification pour accompagner la demande. Considérations : ce point de décision concernant la conception du système ne dépend directement d’aucune autre capacité du point focal mais il pourrait avoir une incidence sur la capacité de stockage. Recommandation : une combinaison des options A et B. La saisie manuelle et par scanner devraient être encouragées. Justification : les Parties peuvent avoir un regard différent sur le rapport coûts-bénéfices des options A et B, conditionné par des aspects tels que le taux d’erreur, la charge de travail et l’accès aux technologies. Il est de l'intérêt collectif que leur laisser le choix entre les options A et B selon les préférences et les capacités locales. L’option C s’avère une option plus complexe à la valeur ajoutée incertaine. 3. Renseignements demandés sur le produit Le point focal soutient et permet un échange sécurisé d’informations entre les Parties. Les Parties devront décider quel niveau de détail il conviendra de demander et de partager concernant un produit spécifique. Options : A. Niveau de détail obligatoire au titre du Protocole à la Convention-cadre de l’OMS Les renseignements minimums conformément à l’article 8.4 du Protocole. B. Niveau de détail supplémentaire par rapport au Protocole à la Convention- cadre de l’OMS Des renseignements supplémentaires également mentionnés dans l’article 8.4 (par ex. : des renseignements plus détaillés sur la chaîne logistique). Orientations : les renseignements échangés devraient être les plus pertinents possible pour aider les Parties. Dans la mesure du possible, même si les Parties pourraient envisager l’option d’insérer des informations dans des zones de texte vierges, ces renseignements supplémentaires devraient être limités. L’ajout d’informations sous cette forme ne sera utile que si les autres Parties sont disposées à lire lesdites informations dans la langue de rédaction. En pratique, cela signifie que les Parties se mettraient d’accord pour communiquer lesdits renseignements dans une langue convenue au préalable. Considérations : ce point de décision ne dépend directement d’aucune autre capacité du point focal étant donné qu’il revient aux Parties de saisir et de conserver les renseignements relatifs Information supplémentaire 9 aux produits. Il devrait toutefois être pris en considération en regard du point 7 concernant la langue des données opérationnelles. Recommandation : l’option B. Justification : le système devrait être aussi automatisé que possible. Cependant, les Parties peuvent trouver opportun de fournir à la ou aux Partie(s) destinataire(s) plus de contexte concernant la demande effectuée. Cela rendrait l'utilisation du système transparente et sa légitimité et pertinence s’en trouveraient renforcées. Toutefois, des orientations pratiques concernant le choix de la langue à utiliser sont recommandées. En outre, il devrait être clair pour toutes les Parties que l'inclusion d'une zone de texte vierge est une possibilité en option. 4. Marque unique d’identification : identification des Parties Il s’agit sans nul doute du point le plus important en ce qui concerne la conception du système. Le point focal doit identifier les Parties qui sont en possession des renseignements demandés sur un produit du tabac (grâce à la marque unique d’identification figurant sur le produit). Il peut par exemple adresser la demande à toutes les Parties (option A) ou à la Partie émettrice/aux Parties impliquées (options B et C). Ce point de décision est tout à fait essentiel pour déterminer quelles données le point focal doit conserver. Les informations à conserver par le point focal (par exemple, les règles de codification d’émission et de reconnaissance des marques uniques d’identification) doivent être sécurisées et conformes à toutes les exigences de confidentialité. Options : A. Pas de correspondance (transmission à toutes les Parties) : dans cette option, la demande est transmise à toutes les Parties dont beaucoup ne reconnaîtront pas la marque unique d’identification. Aucune capacité de stockage ne serait requise dans ce cas de figure. Information supplémentaire B. Identification de la Partie émettrice de la marque unique d’identification : le point focal identifie la Partie émettrice de la marque unique d’identification reçue grâce à une composante cartographique qui contient la structure du code de la marque unique d’identification propre à chaque Partie. Cette option requiert que les règles de codage d’émission des marques uniques d’identification des Parties soient conservées (capacité de stockage limitée requise). C. Identification des Parties lorsque la structure de la marque unique d’identification est valide : le point focal identifie la Partie émettrice de la marque unique d’identification ainsi que toutes les autres Parties qui en reconnaissent le code (par ex. : reconnaissance unilatérale et bilatérale). Cette option requiert que les règles de codage d’émission et d’acceptation des marques uniques d’identification des Parties soient conservées (capacité de stockage limitée requise). En théorie, d’autres options basées sur la conservation centralisée de presque tous les renseignements relatifs au suivi et à la traçabilité au niveau mondial pourraient être Information supplémentaire 11 envisagées. Elles ne sont pas examinées plus avant ici car elles supposent de conserver une très large quantité d’informations et soulèvent d’importantes questions liées à la sécurité des données. De l’avis du groupe de travail, de telles exigences ne peuvent pas être satisfaites avec les ressources et capacités disponibles. Orientations : l’option A serait probablement la plus facile à mettre en place mais il ne s’agirait pas d’un système de demandes ciblées, ce qui pourrait se traduire par des délais de réponse assez longs. Plus le nombre de Parties augmentera, plus le nombre de demandes non pertinentes pourrait devenir important. L’option B consisterait en un système de demande ciblée, mais il ne permettrait d’identifier que le pays émetteur du code, ce qui risquerait de ne pas donner un aperçu complet de la situation. L’option C est celle qui offrirait la vision la plus exhaustive des pays impliqués et des mouvements de produits. Considérations : si les options B ou C étaient choisies, ce point de décision nécessiterait que toutes les Parties participantes communiquent au point focal la structure générique de code utilisée par leur système de traçabilité national ou régional et qu’elles veillent à ce que ces informations soient tenues à jour en permanence. Les structures de code doivent inclure un élément permettant l’identification d’une Partie émettrice. Selon les normes internationales utilisées pour l’agrégation, une requête plus étendue des Parties impliquées pourrait être nécessaire. Recommandation : l’option C. Justification : si toutes les Parties étaient constamment submergées par un afflux important de demandes (option A) émanant du point focal, alors que ces requêtes ne les concernent pas toutes, il existe un risque réel que les signaux en provenance du point focal soient de plus en plus souvent ignorés dans la pratique. L’option B offre une vision incomplète de la chaîne de distribution qui, de nos jours, implique souvent plusieurs pays. Une visibilité aussi limitée ne permettrait pas de déterminer où le produit est sorti de la chaîne logistique légale. Information supplémentaire 5. Échange d’informations Lorsqu’une Partie demande des renseignements détaillés sur un produit du tabac spécifique, la vitesse de réponse du point focal dépend du type d’interactions et de validation exigé par la ou les Parties qui détiennent potentiellement les renseignements en question. Dans le cadre d’un scénario manuel (option A), les Parties peuvent valider avant d’échanger des informations avec les Parties requérantes. Dans le cadre de l’option C, les interactions sont entièrement automatisées ; les Parties impliquées partagent donc automatiquement les informations avec les Parties requérantes. L’option B est l’option C avec validation manuelle. La différence entre les options réside notamment dans les exigences pour le point focal. L’option A peut fonctionner avec une simple interface en ligne, tandis que les options B et C nécessitent une connexion entre systèmes. Options : A. Réponse manuelle à une demande : les interactions entre le point focal et les Parties en matière d’échange d’informations ne fonctionnent pas comme un système en temps réel. Toutes les réponses sont saisies manuellement par la Partie destinataire, ce qui prendra du temps et pourrait générer des erreurs. Cependant, chaque Partie conserve le plein contrôle sur la nature des données partagées par l’intermédiaire du point focal. B. Validation manuelle d’une réponse générée automatiquement : les interactions entre le point focal et les Parties en matière d’échange d’informations ne fonctionnent pas comme un système en temps réel. Les réponses sont générées automatiquement par le système national ou régional utilisé par la Partie destinataire. Toutefois, la Partie destinataire a la possibilité d’exiger que la réponse à la demande soit validée manuellement avant d’être renvoyée au point focal. Cette option permet à chaque Partie de contrôler les informations échangées mais elle allonge le temps de réponse global aux demandes. Les Parties peuvent toutefois décider si les interactions entre elles et le point focal sont manuelles ou automatisées. Le scénario automatisé est décrit ci-dessous. C. Réponse automatique à une demande : les interactions entre le point focal et les Parties en matière d’échange d’informations fonctionnent comme un système en temps réel. Le système doit être entièrement automatisé, ce qui minimise les interventions humaines, les données étant partagées automatiquement avec le point focal. La Partie qui fournit les renseignements relatifs au produit n’a toutefois pas de contrôle en temps réel sur l’échange de données et ne peut que le surveiller rétrospectivement. Information supplémentaire 13 Orientations : Considérations : cette décision revêt une importance majeure pour déterminer si et comment le système informatique du point focal interagit avec les systèmes de traçabilité nationaux ou régionaux. Lorsque l’intégralité de la saisie des données par la Partie destinataire se fait manuellement (option A), il semble réaliste qu’aucune liaison technologique ne soit mise en place pour le moment. À l’inverse, lorsque la réponse est entièrement automatisée (option C) ou qu’elle est automatisée puis soumise à une validation manuelle (option B), une liaison informatique complète est nécessaire entre les systèmes nationaux ou régionaux et le point focal. Recommandation : l’option A, avec un réexamen au bout de 3 ans. Justification : il est raisonnable de penser que lors des premières années de fonctionnement du point focal, le nombre de demandes générées par les Parties participantes reste relativement faible. Afin de faciliter le déploiement d’un système qui soit simple mais fonctionnel, la saisie manuelle des données pourrait être suffisante. La liaison entre les différents systèmes informatiques requiert la mobilisation de ressources considérables, car des solutions sur mesure pourraient être nécessaires dans de nombreuses juridictions. La création de ce type de liaisons informatiques à un stade ultérieur, en s’appuyant sur les premières expériences acquises par les utilisateurs lors de la « phase pilote » permettra également de définir une solution plus affinée, reflétant les besoins et les intérêts des utilisateurs. Toutefois, à plus long terme, il va sans dire qu’une réponse entièrement ou quasi automatisée (options B et C) est clairement avantageuse (en ce qui concerne tant la rapidité de réponse et que l’exactitude des données saisies). Cette solution serait supérieure en termes de fonctionnalités. Cette extension devrait être prévue dès le départ dans la conception du système du point focal. Cela s’avèrera également déterminant en termes de Information supplémentaire capacité de détection et de vérification. Néanmoins, en fonction du niveau de préparation technique des Parties, il est possible que l’option A doive être maintenue même si des Parties plus avancées décident de migrer vers les options B ou C. Information supplémentaire 15 6. Confidentialité des informations Après qu’une Partie impliquée a partagé des renseignements sur un produit, il convient de veiller à la sécurité et la confidentialité des données. Le point focal doit savoir avec quelles Parties les renseignements reçus devraient être partagés. Le chiffrement des demandes permet au point focal de garantir la sécurité et la confidentialité des informations, et de transmettre la demande à la Partie concernée. Le chiffrement est plus poussé que les méthodes d’authentification classiques reposant sur la distribution d’identifiants exclusivement limitée à des parties dignes de confiance. Options : A. Chiffrement de liaison de la demande : le chiffrement de liaison permet de garantir une communication sécurisée entre deux acteurs comme une Partie et le point focal. Lorsque les données arrivent auprès d’un acteur, elles sont déchiffrées de manière à ce que l’acteur sache où les transférer ensuite. B. Combinaison entre chiffrement de liaison et chiffrement de bout-en-bout : la demande est protégée par un chiffrement de liaison et un chiffrement de bout-en- bout afin que les informations circulent en toute sécurité entre les Parties impliquées et la Partie requérante. Différentes méthodes de chiffrement sont appliquées à différentes parties de la demande. Le point focal devra déchiffrer la marque unique d’identification qui fait l’objet de la demande afin que le moteur de correspondance détermine à quelles Parties la demande doit être transmise. Une fois que les Parties impliquées fournissent des réponses, le point focal ne sera plus en mesure de déchiffrer la réponse mais seulement la marque unique d’identification liée à la réponse afin de la transmettre à la Partie requérante. Cela signifie que les données sensibles contenues dans la réponse restent chiffrées jusqu’à ce que la réponse arrive à la Partie requérante. Orientations : considérant la nature sensible de certaines données, il est essentiel de s’assurer qu’elles sont traitées correctement. Le cadre de sécurité doit garantir une Information supplémentaire communication sécurisée entre les Parties et le point focal, et l’accès au système doit être exclusivement restreint à des collaborateurs habilités. Considérations : ce choix de conception du système ne dépend directement d’aucune autre capacité du point focal. Il convient toutefois de garder à l’esprit que les données soumises à un chiffrement de bout-en-bout ne peuvent être traitées d’aucune manière que ce soit (elles ne peuvent pas être traduites, par exemple). Dans les deux cas, les Parties sont supposées disposer des moyens techniques pour l’échange des certificats et des clés de chiffrement. Recommandation : l’option B. Justification : compte tenu de l’importance de créer un système pour l’échange transfrontières de données basé sur la confiance mutuelle, seul un système doté de fonctionnalités de sécurité avancé convient. 7. Langue des données opérationnelles Compte tenu de la grande variété des langues utilisées par les Parties et leurs systèmes de suivi et de traçabilité, il pourrait s’avérer judicieux de convenir d’une langue spécifique pour les données opérationnelles (par ex. : la localisation du produit), ou bien convenir que l’échange d’informations ait lieu dans l’une des langues acceptées. Options : A. Langue de la Partie requérante : les réponses devront être traduites dans la langue de la Partie requérante (si les langues utilisées diffèrent). Cela signifie que le chiffrement se limite à l’option A (chiffrement de liaison) dans la mesure où le contenu de la réponse devra être accessible au point focal à des fins de traduction. Des fonctions avancées de traduction seraient également requises. B. Langues définies dans le Protocole à la Convention-cadre de l’OMS : la demande et la réponse se font dans les langues officielles du Protocole. Une langue commune peut également être choisie pour l’échange d’informations. Des fonctions avancées de traduction seront alors requises. C. Langue des Parties impliquées : les réponses peuvent également être rédigées dans les langues des Parties impliquées ; aucun processus de traduction n’aura lieu au niveau du point focal. D. Accord mutuel : les Parties impliquées dans la demande conviennent de la langue qu’elles utilisent. Des fonctions avancées de traduction seront alors requises. Orientations : il est évident que les Parties au Protocole utilisent de nombreuses langues différentes et que, dans certaines situations, des informations spécifiques (telles que le nom des rues) n’existent que dans la langue régionale/locale d’une Partie. Considérant les recommandations claires formulées par les membres du Groupe de travail sur le suivi et la traçabilité en faveur de l’instauration d’une solution simple et réaliste, il pourrait ne pas être nécessaire d’avoir recours à des services de traduction sophistiqués lors de la phase initiale. Cependant, les termes, les codes et le texte des éléments de données devraient être normalisés autant que possible afin de faciliter les échanges. Sur le plan technique, les Parties devraient fournir les ensembles de caractères pris en charge par leur système de traçabilité national ou régional. Les Parties pourraient envisager une zone de texte vierge permettant Information supplémentaire 17 une traduction informelle dans une langue généralement acceptée pour les demandes urgentes. Considérations : ce choix de conception du système ne dépend directement d’aucune autre capacité du point focal. Toutefois, si les Parties devaient choisir l’option 6 « confidentialité des informations », le chiffrement de liaison ne pourrait pas être choisi également car le point focal devrait accéder à la réponse pour la traduire. Recommandation : l’option C en s’appuyant sur le plus grand nombre possible de champs de données normalisés (ne nécessitant pas de traduction). 8. Évaluation de la réponse Une fois que la Partie requérante a reçu les renseignements, un processus spécifique du point focal peut l’aider à visualiser ces renseignements et à tirer des conclusions de l’enquête (évaluation préalable). Options : A. Aucune évaluation préalable du point focal sur la marque unique d’identification : le point focal transmet les réponses reçues à la Partie requérante et les présente sans organisation logique (par ex. : organisation de l’itinéraire du produit) ou conclusion de l’évaluation préalable quant à la validité du paquet faisant l’objet de la demande pour la Partie. B. Évaluation préalable du point focal sur la marque unique d’identification : le point focal transmet les réponses reçues à la Partie requérante et présente les conclusions de l’évaluation préalable sur la validité du paquet faisant l’objet de la demande. Cette fonctionnalité s’appuierait sur le moteur de correspondance des marques uniques d’identification. Cette option dépendra des renseignements relatifs au produit demandés car le point focal devra être capable d’interpréter les données. Elle requiert le déchiffrement des renseignements reçus ainsi qu’une importante puissance de calcul. Orientations : Information supplémentaire Dans le cas de l’option A, les réponses seraient présentées à la Partie requérante sans aucune analyse : cela pourrait se traduire par une complexité supplémentaire pour les utilisateurs chargés d’interpréter les données (la séquence chronologique, par exemple). Dans le cas de l’option B, les informations seraient présentées dans un format plus significatif et plus facile à exploiter. Cependant, cela nécessiterait des capacités de déchiffrement et une puissance de calcul. Un argumentaire clair serait nécessaire afin de déterminer quels seraient les bénéfices supplémentaires en termes de conformité s'il en est. Considérations : ce point de décision dépend de l’option choisie pour « 1. Produits couverts par la demande ». Si l’agrégation est choisie, le point focal devra associer correctement les produits agrégés et afficher les renseignements correspondants (par exemple, la palette X contient les cartons Y, etc.). Il dépend aussi de l’option retenue pour « 3. Renseignements demandés sur le produit ». Selon les renseignements demandés/partagés, le point focal devra interpréter les données et les présenter dans un format significatif et facile à exploiter. Enfin, il dépend de l’option choisie pour « 6. Confidentialité des informations », pouvant requérir une configuration différente. Les Parties doivent être prêtes à présenter les renseignements demandés de façon structurée en respectant la chronologie de base des événements rapportés et en incluant les métadonnées pertinentes afin d’apporter une réponse utile. Information supplémentaire 19 Recommandation : l’option A dans un premier temps. Le tableau suivant offre une vue d’ensemble des options recommandées Point de décision Option recommandée 1. Produits couverts par la demande Option A : renseignements relatifs aux produits (au niveau du paquet) 2. Saisie de la demande Options A et B : saisie manuelle et saisie par scanner 3. Renseignements demandés sur le produit Option B : niveau de détail supplémentaire 4. Marque unique d’identification : identification des Parties Option C : identification de la Partie émettrice ainsi que de toutes les autres Parties qui en reconnaissent le code 5. Échange d’informations Option A : réponse manuelle à une demande 6. Confidentialité des informations Option B : combinaison entre chiffrement de liaison et chiffrement de bout-en-bout 7. Langue des données opérationnelles Option C : langues des Parties impliquées 8. Évaluation de la réponse Option A : aucune évaluation préalable Remarque finale : bien que tous les efforts aient été mis en œuvre afin de garantir que les décisions de conception n’influeront pas directement sur d’autres fonctionnalités du point focal, les Parties devraient garder à l’esprit, en étudiant les options présentées ci-dessus, que les options théoriques possibles ne peuvent pas toutes être choisies dans toutes les combinaisons théoriques possibles.*** Information supplémentaire C. ESTIMATION DES COÛTS Tel qu’établi dans le mandat du groupe de travail sur le suivi et la traçabilité, « il conviendra d’estimer les coûts de la mise en place du point focal mondial pour l’échange d’informations au niveau du Secrétariat de la Convention ». Une estimation globale des coûts de la solution du point focal est présentée à cet effet dans ce chapitre. À l’occasion de sa deuxième session (qui se tiendra à La Haye en novembre 2020), la Réunion des Parties adoptera un plan de travail et un budget pour l’exercice biennal 2022- 2023. Il est important d’aider le Secrétariat, en consultation avec le Bureau de la Réunion des Parties, à tenir compte des coûts de la mise en place du point focal dans la proposition de budget qu’il soumettra à la Réunion des Parties. Toutefois, cette estimation globale des coûts correspond aux coûts du point focal sur sept ans, afin de refléter l’estimation des coûts de mise en œuvre totaux du point focal conformément au mandat du groupe de travail. Les estimations des coûts totaux du point focal sur sept ans incluent des coûts d’investissement uniques planifiés au cours des trois premières années (coûts liés aux spécifications techniques, à la mise en œuvre, au test, à la gestion des modifications etc.) ainsi que les coûts récurrents pour les quatre années d’opération suivantes (coûts de maintenance, de fonctionnement, etc.). Le modèle de coûts se fonde sur les fonctionnalités et les options recommandées dans les points A et B susmentionnés. S’agissant d’une estimation initiale intervenant au début du processus d’établissement du point focal, une marge d’erreur de 20 % est appliquée. Cette marge devrait couvrir les coûts imprévus (inhérents aux choix des logiciels, aux incertitudes concernant l’infrastructure informatique, etc. ; voir la note relative aux considérations techniques), ainsi que les économies potentielles (remises offertes par les fournisseurs de solutions, prix dégressifs, etc.). De plus, un facteur d’incertitude de 25 % a été appliqué pour couvrir tout écart de coûts lié au développement technique et au processus d’intégration avec les systèmes de suivi et de traçabilité des Parties. Il convient de souligner que seuls les coûts supplémentaires sont pris en considération, c’est- à-dire les coûts venant s’ajouter aux coûts incompressibles. Ce cadre n’inclut pas les coûts futurs résultant de l’inclusion des nouvelles Parties ni les ressources supplémentaires pouvant être nécessaires pour mettre en œuvre la solution du point focal. Cette estimation des coûts intervient lors de la phase initiale de la conception et alors que toutes les informations requises ne sont pas encore disponibles. Elle inclut par conséquent un certain nombre d’hypothèses, et des limites ont dû être prises en considération. Hypothèses : - Le point focal sera hébergé dans un centre de données physique disponible. - Les coûts de maintenance annuels estimés ne tiennent pas compte du développement d’intégrations avec des systèmes qui ne sont pas mentionnés explicitement (notamment l’intégration de Parties supplémentaires en cours de mise en œuvre). - Les coûts d’infrastructure ne correspondent qu’aux coûts du domaine d’hébergement, et ne comprennent pas les coûts liés aux domaines des Parties. Limites : Information supplémentaire 21 - Les estimations reposent sur une recherche documentaire et les connaissances du marché, mais aucun fournisseur de solution n’a été contacté directement. - Le niveau d’incertitude concernant les coûts d’infrastructure est élevé. Ainsi, les choix de logiciels pourraient influencer les dépenses d’investissement en infrastructure. La figure ci-dessous représente les différents coûts qui pourraient être envisagés pour les différentes phases du point focal. Coûts par activité À la lumière des hypothèses et des limites décrites ci-dessus, voici un aperçu des coûts par activité sur une période de sept ans. Les coûts de conception et d’installation devraient être encourus au cours des trois premières années (ils incluent notamment les coûts liés aux spécifications techniques, à la mise en œuvre, à la phase de test et à la gestion des modifications...). Les dépenses liées aux coûts de fonctionnement et de maintenance devraient être engagées au cours des quatre années suivantes (il s’agit, entre autres, des coûts de maintenance, de fonctionnement, des améliorations, etc.). Information supplémentaire Coûts par activité (estimation totale sur sept ans) Coûts de conception et d’installation (sur 3 ans) Coût Total des coûts liés à la conception et aux spécifications (Analyse et architecture ; spécifications) 850 000 € Total des coûts d’infrastructure (Matériel informatique, logiciels, installations - espace, climatisation et puissance centre de données -, stockage, réseau et bande passante, plan de reprise d’activité après un sinistre, installation, configuration et intégration) 1 300 000 € Total des coûts de développement et d’intégration des systèmes (Élaboration et conception de solutions, déploiement et configuration opérationnelle, test) 1 350 000 € Total des coûts de gestion des modifications (Assistance et formation, changements administratifs, gouvernance) 500 000 € Total des coûts de conception et d’installation 4 000 000 € Coûts de fonctionnement et de maintenance (sur 4 ans) Coût Total des coûts récurrents liés à la conception et aux spécifications (Analyse et architecture ; spécifications) 50 000 € Total des coûts d’infrastructure récurrents (Matériel informatique, logiciels, installations - espace, climatisation et puissance centre de données -, stockage, réseau et bande passante, plan de reprise d’activité après un sinistre, installation, configuration et intégration) 4 350 000 € Total des coûts de développement du système, d’intégration et de fonctionnement récurrents (Maintenance, utilisation, fonctionnement) 450 000 € Total des coûts de gestion des modifications récurrents (Assistance et formation, gestion des parties prenantes, gouvernance, conformité) 1 600 000 € Total des coûts de fonctionnement et de maintenance récurrents 6 450 000 € Aperçu des coûts totaux Afin de permettre au Secrétariat, en consultation avec le Bureau de la Réunion des Parties, de présenter une proposition de budget à la deuxième session de la Réunion des Parties au Protocole reflétant le travail devant être mené en 2022 et 2023, une estimation des coûts totaux annuels est présentée dans le tableau ci-dessous. Le montant estimé pour l’ensemble des deux premières années (2022 et 2023) est de 2,5 millions d’euros. Information supplémentaire 23 Aperçu des coûts totaux Année Estimation des coûts 1 800 000 € 2 1 700 000 € 3 1 600 000 € 4 1 600 000 € 5 1 600 000 € 6 1 600 000 € 7 1 550 000 € Total 10 450 000 € Marge d’erreur 20 % ***CETTE ESTIMATION GLOBALE DES COÛTS, VENTILÉS PAR ACTIVITÉ ET PAR ANNÉE, REPOSE SUR LES INFORMATIONS DISPONBILES DANS LE CADRE DE CETTE PHASE INITIALE DE CONCEPTION. VEUILLEZ NOTER QUE LES HYPOTHÈSES ET LES LIMITES DE CETTE ESTIMATION GLOBALE DES COÛTS SONT DÉCRITES CI- DESSUS. *** Information supplémentaire D. RESPONSABILITÉ Garantir le bon fonctionnement du système est un élément essentiel lors de l’établissement d’un point focal. Sur le plan organisationnel, les Parties devront définir les processus nécessaires pour la mise en œuvre, le fonctionnement et la maintenance du système. L’instauration d’une structure de gouvernance adaptée, couvrant les différents aspects du système, revêtira une importance cruciale. Les Parties devront définir qui est responsable de quoi et comment les décisions seront prises. Cela ne figure pas stricto sensu dans le mandat actuel du Groupe de travail. Cependant, plusieurs points à examiner sont présentés afin d’accompagner la Réunion des Parties dans sa réflexion en vue de déterminer si le mandat du Groupe de travail devrait être prolongé et si ce dernier devrait poursuivre ses travaux, en coordination étroite avec le Secrétariat de l’OMS, et définir les options possibles à cet égard. Les Parties seront amenées à examiner, entre autres, les points énoncés ci-après. Suivi et notification Dans le cadre du suivi et du compte-rendu de la performance opérationnelle, une visibilité complète du processus principal du système (les demandes de renseignements) sera nécessaire afin de s’assurer de la conformité de la performance avec les attentes. Des tableaux de bord simples, accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés, devraient être utilisés pour visualiser facilement les activités de surveillance. Audit interne Un processus d’audit interne garantirait que tous les processus fonctionnent comme prévu. L’accès aux événements et aux demandes adressées au point focal sera un élément particulièrement important de l’audit. Des procédures de gestion des risques pourraient également être établies et évaluées. Gestion La gestion stratégique du système vise à examiner les performances globales et à s’assurer que le point focal respecte ses objectifs. Il peut s’agir d’évaluer les modifications devant être apportées au point focal si nécessaire et de garantir la disponibilité des ressources (financières, opérationnelles, technologiques, etc.) adéquates. La gestion opérationnelle du système vise à assurer une gouvernance appropriée. Elle peut inclure la gestion de niveau de service, la gestion de la sécurité et la gestion des risques. Les Parties devraient envisager de définir et de suivre des indicateurs clés de performance (ICP) adéquats qui faciliteront l’évaluation de la performance de la solution à chaque phase de son cycle de vie. Assistance technique et opérationnelle Elle est nécessaire pour assurer les configurations techniques, et notamment les mises à jour des Parties, utilisateurs, profils, droits d’accès et marques uniques d’identification. Seules les Parties au Protocole autorisées pourront avoir accès au point focal. Dans la mesure où des données potentiellement sensibles circuleront via le point focal, il est nécessaire de prévoir les mesures de protection suffisantes pour garantir que l’accès aux données soit strictement Information supplémentaire 25 limité aux utilisateurs autorisés. Le modèle d’autorisation devrait se fonder sur une évaluation des risques formelle. La définition des droits d’accès devrait être réexaminée périodiquement et adaptée en conséquence. Les Parties devront déterminer s’il leur incombera de veiller au bon fonctionnement du système, notamment la configuration et la gestion des utilisateurs (utilisateurs, droits, marques uniques d’identification, etc.). L’autre possibilité serait que cette tâche revienne au Secrétariat de la Convention. Sur le plan de la gouvernance, un organisme central chargé de la gestion des processus d’assistance tels que la notification, l’audit, le suivi et les configurations serait souhaitable. Dans le cas de l’option B, le Secrétariat de la Convention serait chargé d’assumer la responsabilité de ces processus. Cependant, cela n’empêcherait pas le Secrétariat de la Convention de déléguer cette responsabilité à une tierce partie indépendante.