Rapport du vérificateur intérieur des comptes

SOIXANTE ET ONZIÈME ASSEMBLÉE MONDIALE DE LA SANTÉ A71/33 Point 16.2 de l’ordre du jour provisoire 1er mai 2018 Rapport du vérificateur intérieur des comptes 1. Le Bureau des services de contrôle interne transmet ci-après à l’Assemblée mondiale de la Santé, à titre d’information, son rapport annuel pour l’année 2017. 2. La règle XII des Règles de gestion financière – vérification intérieure – définit le mandat du Bureau des services de contrôle interne. Le paragraphe 112.3. e) prévoit que le Bureau soumet chaque année au Directeur général un rapport succinct sur ses activités, y compris leur orientation et leur portée, ainsi que sur les progrès de la mise en œuvre des recommandations. Il est également stipulé que le rapport est soumis à l’Assemblée de la Santé en même temps que les observations jugées nécessaires. 3. Le Bureau fournit en toute indépendance et objectivité des services d’audit et de conseil destinés à optimiser et à améliorer les opérations de l’Organisation. Il aide celle-ci à atteindre ses objectifs grâce à une démarche systématique et méthodique visant à évaluer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, et à en améliorer l’efficacité. Il est également chargé d’enquêter sur les allégations d’irrégularités. 4. Le Bureau peut accéder librement, rapidement et sans restriction à tous les dossiers, biens, membres du personnel, opérations et fonctions de l’Organisation qui ont, selon lui, un rapport avec la question qu’il examine. Au cours de l’année 2017, aucune limitation n’a été imposée à son travail de vérification. OBJECTIF ET CHAMP D’ACTION 5. Le Bureau considère le risque comme la possibilité de voir survenir un événement influençant la réalisation des objectifs. Il évalue le risque en fonction de l’impact que cet événement est susceptible d’avoir et de la probabilité qu’il se produise. Le Bureau fixe l’ordre de priorité de ses activités après un examen méthodique des risques qui sert de fondement à la planification du travail. 6. Le Bureau a pour objectif et pour tâche d’évaluer si l’ensemble des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, tels qu’ils sont conçus et appliqués par la direction de l’Organisation, sont adéquats et fonctionnent pour atteindre les objectifs de l’OMS. À cet égard, le Bureau évalue si : a) les risques ont été définis, analysés et gérés ; b) l’information financière, gestionnaire et opérationnelle a été exacte, fiable et obtenue rapidement ; c) les mesures prises par le personnel ont été conformes aux règlements, aux règles, aux politiques, aux normes et aux procédures de l’OMS ; d) les ressources ont été utilisées de manière efficace et correctement protégées ; e) les objectifs des programmes ont été atteints ; et f) le processus de contrôle a favorisé la qualité et une constante amélioration. A71/33 2 7. À la fin de chaque mission, le Bureau établit un rapport détaillé et formule des recommandations à l’intention de la direction pour aider à gérer les risques, à maintenir des contrôles efficaces et à assurer une bonne gouvernance au sein du Secrétariat. Les points principaux concernant chaque vérification sont présentés ci-dessous. L’annexe 2 donne la liste des rapports remis par le Bureau dans le cadre de son plan de travail pour 2017 et renseigne sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations au 22 février 2018. Conformément à l’harmonisation des pratiques des organisations du système des Nations Unies, le Bureau utilise pour ses conclusions globales sur les vérifications un système de notation comportant quatre niveaux : 1) satisfaisant ; 2) partiellement satisfaisant avec certaines améliorations à apporter ; 3) partiellement satisfaisant avec des améliorations majeures à apporter ; et 4) insatisfaisant. 8. Dans la Région des Amériques, le Bureau s’appuie sur le travail effectué par le Bureau des services de contrôle et d’évaluation internes de l’Organisation panaméricaine de la Santé concernant la gestion des risques, le contrôle et la gouvernance (pour les conclusions, voir ci-dessous le paragraphe 71). GESTION DU BUREAU 9. Le Bureau, qui relève directement du Directeur général, applique pour son travail les Normes internationales de pratique professionnelle de l’audit interne promulguées par l’Institut des auditeurs internes et adoptées pour l’ensemble du système des Nations Unies et les Principes et lignes directrices uniformes en matière d’enquête, approuvés par la Dixième Conférence des enquêteurs internationaux.1 10. Suite à l’augmentation sensible du nombre de rapports faisant état d’irrégularités présumées au cours des dernières années et à l’accumulation des dossiers qui en est résultée, la capacité du Bureau en matière d’enquête a été renforcée par l’utilisation de personnels temporaires et de consultants au début de 2017. En août 2017, deux enquêteurs engagés pour une durée déterminée (l’un à la classe P.3 et l’autre à la classe P.4) ont rejoint le Bureau alors qu’un enquêteur principal a été engagé en 2017 au titre d’un contrat de consultant à long terme. Ainsi, le Bureau compte désormais – en plus du Directeur, du Coordonnateur de la vérification et du Coordonnateur des enquêtes – 11 vérificateurs et quatre enquêteurs. À la fin de 2017, deux postes étaient vacants : il s’agissait d’un poste de vérificateur principal, à la suite d’une promotion interne (Coordonnateur de la vérification) et du poste de Coordonnateur des enquêtes, la titulaire ayant réintégré son organisme d’origine au terme de son détachement. La procédure de recrutement du Coordonnateur des enquêtes a débuté au troisième trimestre de 2017. 11. Les ressources disponibles sont affectées en fonction des priorités du Bureau. Des situations à haut risque imprévisibles peuvent l’amener à redéployer ses effectifs par rapport aux priorités précédemment définies. Le Bureau établit donc des priorités pour les interventions prévues, puis procède à des ajustements afin de tenir compte des missions imprévues qui peuvent lui être confiées. En 2017, il a également épaulé certaines entités hébergées par l’OMS (par exemple le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida,2 le Centre international de calcul et le Partenariat pour la santé de la mère, du nouveau-né et de l’enfant). 1 Disponibles à l’adresse https://oios.un.org/resources/2015/01/uniformguidelinesfrench.pdf (consulté le 27 mars 2018). Voir aussi Uniform Principles and Guidelines for Investigations, 2e édition (disponible à l’adresse http://www.conf-int- investigators.org/?page_id=13, consulté le 27 mars 2018). 2 Un poste P.5 de vérificateur, financé par l’ONUSIDA, assure les vérifications concernant ce programme. A71/33 3 12. Le Bureau encourt, dans l’exercice de son mandat, des frais liés aux ressources humaines, aux voyages, aux consultants et aux fournitures nécessaires. S’il a pu couvrir ses dépenses au cours de la période 2016-2017, il n’en continue pas moins de les surveiller de très près, en maintenant ses efforts visant à réduire les frais de voyage par des mesures d’économie et des examens sur dossier effectués au Siège (à partir des informations contenues dans le Système mondial de gestion et des pièces justificatives téléchargées dans le Système de gestion du contenu institutionnel). 13. Afin d’assurer un maximum de contrôle interne, le Bureau : a) affine constamment son modèle d’évaluation des risques de façon à allouer ses ressources aux domaines où les risques sont les plus élevés ; b) adapte ses approches aux vérifications sur dossier et aux vérifications opérationnelles ; c) utilise des rapports abrégés pour la vérification du respect de la réglementation ; d) a continué de renforcer l’utilisation de son logiciel de vérification pour la gestion électronique des documents de travail ; et e) applique les critères convenus pour établir un ordre de priorités concernant l’examen des rapports sur des irrégularités présumées. Le Bureau a également adapté son approche à la notification aux parties prenantes conformément aux cinq éléments du modèle défini par le Comité des organisations parrainantes de la Treadway Commission1 qui a été adopté par l’OMS comme base de son cadre de responsabilité. 14. Le nouvel outil de gestion en ligne des risques et le nouveau cycle de gestion des risques ont été introduits en septembre 2017. Le Bureau a obtenu l’accès aux registres des risques des centres budgétaires en octobre 2017 ; des différences significatives sont apparues dans la notation globale des risques entre l’approche du Bureau des services de contrôle interne et le processus ascendant de détermination des risques suivi par le Bureau de la conformité, de la gestion des risques et de l’éthique, notamment en ce qui concerne le niveau des risques dans certains bureaux de pays. Le plan de travail du Bureau des services de contrôle interne pour 2018 se fonde donc sur l’évaluation des risques du Bureau et les risques principaux de l’OMS.2 Le Bureau continuera de chercher à mieux aligner la notification des activités de vérification sur les « trois lignes de défense » – des affirmations de la direction sur le contrôle interne jusqu’aux constatations de la vérification interne. 15. Le Bureau continue d’entretenir des contacts réguliers avec le Commissaire aux comptes de l’Organisation pour coordonner le travail de vérification et éviter tout chevauchement. Il lui fournit un exemplaire de tous les rapports de vérification intérieure. Le Bureau remet également un exemplaire de ces documents au Comité consultatif indépendant d’experts de la surveillance et participe aux réunions de celui-ci en vue d’entretenir un dialogue ouvert avec ses membres, de suivre leurs orientations et d’appliquer leurs recommandations sur les questions relevant de son contrôle. Il maintient aussi des contacts étroits avec d’autres départements de l’OMS comme le Bureau de l’évaluation et les unités chargées de la conformité dans les Régions. Il a poursuivi la mise au point de son site SharePoint comme répertoire des dossiers d’enquêtes. Il dispose d’une plateforme extérieure sécurisée sur le Web qui fournit, à la demande des États Membres, un accès à distance aux rapports de vérification intérieure. 1 Définit les principaux domaines comme étant l’environnement de contrôle ; la gestion des risques ; les activités de contrôle ; l’information et la communication ; et le pilotage. 2 Voir les risques principaux OMS à l’annexe 5 et en ligne à l’adresse http://www.who.int/about/finances- accountability/accountability/WHO_Principal_Risk_2017.pdf?ua=1, consulté le 13 février 2018. A71/33 4 ACTIVITÉS DE VÉRIFICATION Vérifications intégrées 16. Les vérifications intégrées ont pour objet d’évaluer : dans quelle mesure, au niveau des pays ou d’un département/division dans un bureau régional ou au Siège, l’OMS a obtenu les résultats indiqués dans les plans de travail correspondants ; et quelle a été la capacité opérationnelle des départements/bureaux de pays visés de contribuer aux réalisations. Les vérifications intégrées mettent l’accent sur des domaines et fonctions, regroupés sous trois têtes de chapitre : 1) le cadre institutionnel (stratégie, fonctions essentielles de l’OMS, environnement de contrôle, gestion des risques, profil institutionnel, collaboration et préparation et appui aux situations d’urgence) ; 2) le processus programmatique et opérationnel (élaboration du budget programme et planification opérationnelle, mobilisation des ressources, gestion du plan de travail, appui opérationnel et efficacité des principaux contrôles internes) ; et 3) les résultats obtenus (information et communication, suivi et appréciation des services, durabilité, évaluation et apprentissage institutionnel). Ces trois composantes se subdivisent en 28 secteurs couvrant jusqu’à 67 activités de contrôle. En 2017, le Bureau a rajouté des contrôles spécifiques visant à évaluer l’efficacité de la préparation et de la riposte de l’Organisation aux situations d’urgence. 17. Département Maladies transmissibles : prévention et lutte, Bureau régional de la Méditerranée orientale. Le Département a suivi plusieurs bonnes pratiques notamment dans ses efforts visant à assurer la pérennité des initiatives sanitaires dans le contexte de l’insécurité régnant dans la Région et l’usage rationnel des ressources appréciables des centres collaborateurs de l’OMS pour accroître les capacités du Département. La vérification a permis de constater avec un niveau de confiance raisonnable que les résultats escomptés étaient atteints et a donc jugé les résultats du Département partiellement satisfaisants, certaines améliorations devant toutefois être apportées face aux niveaux élevés et intermédiaires des risques résiduels. Parallèlement, un certain nombre de problèmes ont été relevés concernant notamment : a) le manque de clarté des rôles et responsabilités entraînant une coordination sous-optimale entre le Département et le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire ; b) les efforts limités de mobilisation des ressources ne correspondant pas aux besoins du Département ; et c) le non-respect des délais dans les rapports aux donateurs. Le Bureau a également constaté d’autres problèmes liés à une capacité limitée en matière de communication, à un contrôle insuffisant de la gestion programmatique et au suivi des résultats. 18. Bureau de l’OMS en Turquie. En raison de l’importance des ressources et des efforts consacrés à la riposte à la situation d’urgence prolongée en Turquie, consécutive à la crise humanitaire liée au conflit syrien, le Bureau a mis l’accent sur l’appui et la contribution apportés par l’OMS. La vérification a mis en lumière plusieurs exemples de bonnes pratiques, et notamment : a) l’appui fourni au renforcement du système OMS d’alerte précoce et d’intervention pour la surveillance des maladies et la riposte ; b) la participation communautaire en vue d’une refonte complète du programme de santé mentale en Turquie ; c) l’emploi facilité de professionnels syriens de la santé réfugiés en Turquie dans le cadre de la prestation de services dans les centres de santé pour migrants ; d) l’utilisation de technologies sanitaires innovantes ; et e) la mise en place en Turquie en 2018 d’un bureau géographiquement dispersé pour renforcer la capacité de l’OMS d’aider les États Membres au cours de situations d’urgence humanitaire et sanitaire. La vérification a permis de conclure que l’action du Bureau de pays était partiellement satisfaisante, certaines améliorations devant être apportées au regard des niveaux élevés et modérés des risques résiduels. Des améliorations s’imposaient notamment en ce qui concerne : a) l’absence d’une stratégie de coopération avec le pays pour orienter l’action de l’OMS en Turquie à moyen terme ; b) l’absence de plans de continuité institutionnelle actualisés dans les bureaux d’Ankara et de Gaziantep ; c) les contraintes financières affectant la bonne gestion du plan de dotation en personnel ; d) les retards dans la finalisation des accords avec les A71/33 5 donateurs ; e) le suivi en temps opportun des fournisseurs de services concernant la soumission des prestations finales et la présentation régulière de justificatifs pour l’examen et l’approbation des prestations ; et f) la réalisation d’activités de vérification concernant les subventions fournies aux organisations non gouvernementales au titre de lettres d’accord. 19. Département Prévention des maladies non transmissibles au Siège (PND). La vérification a permis de conclure que l’action du Département était partiellement satisfaisante, certaines améliorations étant toutefois nécessaires au regard des niveaux élevés et modérés des risques résiduels. Plusieurs bonnes pratiques ont été constatées. Le Département a su exploiter la collaboration d’acteurs non étatiques pour atteindre les résultats recherchés par l’OMS et a également réussi à renforcer la cohérence dans le cadre du système des Nations Unies pour œuvrer de manière efficiente et efficace en faveur de la prévention et de la prise en charge des maladies non transmissibles. Le Département a fait preuve d’un niveau efficace de responsabilisation et de transparence gestionnaires et a suivi une approche cohérente pour l’exécution effective de l’action programmatique aux trois niveaux de l’Organisation. En revanche, la vérification a aussi permis de repérer des problèmes spécifiques, et notamment : a) la coordination sous-optimale entre le Département et le secrétariat du mécanisme mondial de coordination ; et b) un manque de clarté concernant les rôles et responsabilités du Département PND et des programmes relevant du Département Nutrition pour la santé et le développement. Le Département PND devait aussi améliorer la conservation des pièces justificatives relatives aux appels d’offres en vue de l’achat de services (50 % du plan de travail 2016-2017) et des mesures devraient être prises pour remédier au non-respect du Code de conduite pour une recherche responsable afin que seuls bénéficient de son appui les travaux de recherche conformes aux normes éthiques les plus strictes. 20. Bureau de l’OMS en Inde. La vérification a permis de conclure que l’action du Bureau de pays était partiellement satisfaisante, certaines améliorations étant toutefois nécessaires en raison des niveaux élevés des risques résiduels. Des bonnes pratiques ont été constatées dans des domaines comme le positionnement stratégique du Bureau de pays et l’exécution complète des fonctions essentielles de l’OMS ainsi que le respect, jugé satisfaisant, du Code de conduite pour une recherche responsable. Le Bureau de pays a mis en œuvre des pratiques rigoureuses de gestion des programmes, notamment pour la planification stratégique et opérationnelle et pour la gestion du plan de travail, et les efforts ont visé à pérenniser les initiatives sanitaires. Le Bureau de pays a aussi établi des modes opératoires normalisés pour les bureaux sur le terrain couvrant les domaines de l’administration, des finances et du personnel et, avec l’aide d’entreprises de comptabilité extérieures, a entrepris des examens d’assurance de la qualité de leurs activités, en introduisant notamment un dispositif de suivi de la mise en œuvre des recommandations issues de ces examens. En revanche, la vérification a aussi mis en lumière plusieurs domaines dans lesquels subsistaient des niveaux élevés de risques résiduels, les problèmes étant notamment les suivants : a) la gestion des risques n’est pas encore bien intégrée dans les processus de gestion fondée sur les résultats ni dans le suivi et l’évaluation de l’exécution du budget programme ; et b) dans le domaine de la lutte contre la poliomyélite, l’absence d’un plan d’exécution de la transition et d’un cadre de suivi détaillés a généré un climat d’incertitude au niveau du personnel de l’OMS, des titulaires d’accords de services spéciaux et des partenaires concernant la transition du programme national de surveillance de la maladie. Pour ce qui est des processus programmatiques et opérationnels, la vérification a permis de constater : a) des contrôles inadéquats des procédures pour les achats de services et l’examen des prestations, ce qui a entraîné des carences au niveau des appels d’offres ; et b) des ordres d’achat de biens et services divisés en plusieurs parties. On a également relevé l’absence des approbations nécessaires ayant affecté le caractère fiable, approprié, pertinent et cohérent des publications au regard des politiques et stratégies de l’Organisation. A71/33 6 21. Département Santé publique, déterminants sociaux et environnementaux de la santé au Siège. La vérification a permis de conclure que l’action du Département était partiellement satisfaisante, certaines améliorations étant toutefois nécessaires au vu des niveaux élevés et modérés des risques résiduels. Plusieurs bonnes pratiques ont été constatées, notamment : a) une participation à plusieurs partenariats mondiaux essentiels visant à promouvoir les cibles liées à la santé dans le cadre des objectifs de développement durable ; b) une large utilisation des centres collaborateurs de l’OMS ; et c) la promotion de l’approche fondée sur la santé dans toutes les politiques auprès de secteurs multiples. Les domaines devant retenir l’attention étaient notamment les suivants : a) l’absence d’une documentation complète définissant l’orientation stratégique et la vision du Département et de certains secteurs de programme ; b) la capacité insuffisante de fournir un appui technique adéquat au niveau des Régions et des pays ; c) un organigramme et une dotation en personnel ne correspondant pas au mandat et aux objectifs du Département ; et d) des problèmes au niveau de l’intégration des aspects environnementaux et sociaux de la santé publique dans les programmes de lutte contre la maladie dans l’ensemble de l’Organisation. Du point de vue opérationnel, la vérification a permis de constater : a) la prise en compte insuffisante des risques et des enseignements issus de la mise au point et du suivi des plans de travail ; b) des déséquilibres dans les ressources mobilisées pour les différents programmes ; c) des dossiers relatifs aux d’appels d’offres pour les achats de services et à la gestion des fournisseurs contenant des pièces insuffisantes ; et d) un manque de cohérence en matière de notification des réalisations dans les rapports d’évaluation de l’exécution du budget programme à mi-parcours et en fin d’exercice biennal. Des carences ont également été constatées concernant les approbations relatives aux publications et matériels de communication diffusés, ayant affecté le caractère fiable, approprié, pertinent et cohérent des publications au regard des politiques et stratégies de l’Organisation. 22. Bureau de pays de l’OMS en Sierra Leone. La vérification a permis de conclure que l’action du Bureau de pays était partiellement satisfaisante, certaines améliorations étant toutefois à apporter au vu des niveaux élevés et modérés des risques résiduels. Plusieurs bonnes pratiques ont été constatées dans les domaines de la collaboration efficace avec les homologues nationaux, le système des Nations Unies et ses partenaires, et de la mobilisation des ressources au niveau local. Le Bureau de pays a également fait preuve d’une forte capacité de riposte aux urgences de santé publique. En revanche, plusieurs problèmes présentant un niveau élevé de risques résiduels devraient retenir l’attention en priorité, et notamment : a) les éléments montrant que des études de recherche portant sur des sujets humains ont été effectuées sans un examen systématique par le Comité d’évaluation éthique de la recherche ; b) l’examen des risques repérés qui n’est pas encore bien reflété dans le suivi et l’évaluation de l’exécution du budget programme ; c) une dotation en personnel déséquilibrée entre les activités administratives et gestionnaires et les programmes techniques ; d) l’absence d’activités formelles de vérification concernant les dépenses au titre de la coopération financière directe ; et e) l’absence d’une vérification matérielle des actifs fixes en 2016. Il est également apparu que le respect des dispositions concernant l’approbation des publications du Bureau de pays et les contrôles sur la gestion du carburant laissaient toujours à désirer. 23. Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire au Bureau régional du Pacifique occidental. La vérification a permis de conclure que l’action du Programme était partiellement satisfaisante, certaines améliorations étant toutefois nécessaires en raison des niveaux élevés et modérés des risques résiduels. Dans l’ensemble, il est apparu que la riposte du Programme aux situations d’urgence dans les États Membres de la Région a été largement reconnue comme rapide et efficace. Plusieurs bonnes pratiques ont été relevées, et notamment : a) l’organisation de réunions annuelles du Groupe consultatif technique de la Stratégie Asie-Pacifique pour la lutte contre les maladies émergentes et les urgences de santé publique (qui sert de plateforme régionale au service du programme de sécurité sanitaire avec les principaux partenaires) ; b) les simulations annuelles visant à vérifier que les procédures nécessaires sont en place ; et c) le déploiement d’une équipe d’appui contre le virus Ebola pour la Région du Pacifique occidental pouvant servir de modèle de riposte à une A71/33 7 urgence stratégique. En revanche, la vérification a également permis de constater plusieurs problèmes devant retenir l’attention, et notamment les suivants : a) des orientations actualisées insuffisantes pour les évaluations des risques multiples et les plans de riposte aux urgences de santé publique au niveau des pays ; b) les capacités limitées d’appui technique aux bureaux de pays de l’OMS pour assurer un niveau adéquat de préparation face aux urgences dans les États Membres ; c) un organigramme et une dotation en personnel ne correspondant pas au mandat et aux objectifs du Programme ; d) une attention insuffisante vouée à l’établissement définitif de la planification financière pour les plans de travail biennaux ; e) des déséquilibres au niveau des ressources mobilisées pour les différents secteurs de programme ; f) un respect insuffisant des dispositions concernant les types de contrats pouvant faire l’objet d’accords pour l’exécution de travaux ; g) des procédures inadéquates pour une gestion efficace des actifs et des stocks ; et h) le téléchargement incomplet dans le système de gestion du contenu institutionnel des justificatifs concernant les transactions commerciales. Vérifications opérationnelles 24. Les vérifications opérationnelles ont pour objet d’évaluer : la gestion des risques et les contrôles dans les domaines financier et administratif en ce qui concerne l’intégrité de l’information financière et gestionnaire ; l’efficacité et l’économie en matière d’utilisation des ressources ; le respect des règles, politiques et procédures de l’OMS ; et la préservation des actifs. Domaines transversaux 25. Processus opérationnels au Siège. La vérification a permis de constater que les contrôles mis en œuvre pour atténuer les principaux risques dans différents domaines d’appui opérationnel au Siège étaient partiellement satisfaisants, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Plusieurs domaines – répartis en questions de politique mondiale et de conformité aux normes – présentaient un niveau élevé de risques résiduels. En ce qui concerne les questions mondiales, les politiques de l’Organisation sont exposées dans de nombreux documents (par exemple le Manuel électronique, les notes d’information, les orientations sous la forme de modes opératoires normalisés et d’autres documents d’orientation comme les foires aux questions). Il n’y a pas de source unique faisant autorité car le Manuel électronique n’est pas toujours actualisé et certaines politiques spécifiques n’y sont pas entièrement décrites. Une liste complète des exceptions et dérogations (aux règles de l’OMS) traitées au titre de différents mécanismes n’est pas périodiquement établie et revue par la direction, ni examinée pour déterminer si elle est respectée. Pour ce qui est de la politique de mobilité géographique, l’analyse préliminaire et le plan d’exécution n’ont pas encore été finalisés. On a relevé dans des vérifications récentes qu’un nombre significatif de membres du personnel du Siège de la catégorie professionnelle sont déjà parvenus au terme de leur durée normale d’affectation, ce qui signifie peut-être que certaines des dispositions de la politique ne peuvent pas être mises en œuvre. On constate un manque de discipline dans l’utilisation du suivi et de l’évaluation de l’exécution du budget programme et les indicateurs de résultats sont peu utilisés pour mesurer les résultats. En ce qui concerne la conformité, la fonction d’approbation des projets dans le Système mondial de gestion n’assure pas régulièrement une séparation adéquate des pouvoirs. De plus l’ensemble des principaux responsables ne procèdent pas régulièrement à un examen en bonne et due forme des droits d’accès au Système mondial de gestion dont bénéficient les usagers au Siège. À la différence des Régions, le Siège n’a pas de procédure formelle pour le suivi ou l’examen indépendant et permanent de la conformité (prévoyant par exemple l’examen indépendant d’un échantillon de transactions comme élément de la deuxième ligne de défense) offrant une garantie raisonnable du bon fonctionnement des contrôles internes. Enfin, en ce qui concerne le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire, il a été relevé que les modes opératoires normalisés prévus sur les situations d’urgence sanitaires n’ont pas encore été finalisés. Des améliorations sensibles ont certes été apportées dans ce domaine, mais on peut craindre que les processus et procédures d’appui opérationnel sous-jacents ne A71/33 8 soient pas encore assez bien conçus pour permettre un traitement rapide, complet et fiable des transactions administratives dans le cadre des mécanismes existants (englobant notamment le rôle du Centre mondial de services). 26. Courriel Office 365 sur le cloud. La vérification visait à examiner et à déterminer si : a) les risques associés à l’adoption d’une messagerie sur le cloud ont fait l’objet d’une étude adéquate ; b) les contrôles voulus pour atténuer ces risques ont été mis en œuvre et sont efficaces ; c) le système de courriel actuel est conforme aux politiques de gouvernance et de gestion de l’information de l’OMS ; et d) les avantages institutionnels escomptés ont bien été obtenus. On pouvait globalement conclure qu’à l’exception du chiffrement des données transférées, l’ensemble du projet de migration de l’infrastructure de messagerie sur le cloud s’est révélé satisfaisant du point de vue de l’atténuation des principaux risques. À la suite de la vérification, le Directeur général a approuvé la demande concernant l’abandon du chiffrement complet des données du courriel de l’Organisation dans les locaux de l’OMS. Pour la direction, le niveau de chiffrement actuel serait suffisant et les coûts supplémentaires et certaines limitations techniques de futures solutions sur le cloud seraient ainsi évités. Le Bureau a cependant estimé que des améliorations devraient être apportées dans plusieurs domaines, notamment dans le contexte de l’adoption du cloud pour d’autres services relevant de la technologie de l’information et de la communication. Il s’agit notamment des domaines suivants : a) renforcement à l’OMS du cadre global d’évaluation des risques, des avantages et du bien-fondé de l’initiative proposée concernant le cloud avant la signature des accords contractuels ; b) amélioration des techniques d’évaluation des risques au cours de la phase de mise en œuvre ; et c) renforcement de la gestion de l’accès aux ressources d’information de l’OMS stockées sur le cloud à l’aide de dispositifs mobiles. 27. Unité Ressources humaines au niveau mondial du Centre mondial de services. La vérification visait à déterminer les risques et les contrôles dans différents domaines de l’administration et du traitement des ressources humaines au Centre mondial de services. Il s’agissait en particulier de vérifier les procédures d’engagement et de résiliation d’engagement, les modifications des données personnelles et professionnelles et différents droits à prestations. La vérification a permis de conclure que les contrôles mis en œuvre par l’unité Ressources humaines au niveau mondial étaient partiellement satisfaisants, d’importantes améliorations devant toutefois être apportées pour assurer un environnement de traitement offrant des garanties raisonnables concernant : a) le traitement efficace et fiable des transactions ; et b) la préservation de l’intégrité des données concernées. Comme indiqué précédemment dans le cadre des vérifications concernant la technologie de l’information, certaines des principales constatations se rapportent à la validation intégrée limitée des données dans le Système mondial de gestion au point d’entrée ainsi qu’à l’utilisation de contrôles avant tout manuels. De plus, la vérification rétrospective du système n’est pas appliquée pour suivre les changements apportés aux données sensibles sur les ressources humaines. Les recommandations ci-après ont été formulées pour apporter des améliorations : a) renforcer le suivi de la conformité des transactions ; b) réduire le nombre de demandes tardives soumises à l’unité Ressources humaines au niveau mondial ; et c) améliorer le suivi des transactions exceptionnelles. Il a également été noté que des investissements étaient nécessaires pour mettre en œuvre des améliorations technologiques, ciblées notamment sur le renforcement de la validation des données du système et la vérification rétrospective des modifications de données critiques ainsi que sur l’évaluation des possibilités offertes d’améliorer la gestion de la charge de travail et les capacités de distribution. Du point de vue de la conformité, il a également été recommandé de renforcer les contrôles afin que la détermination du droit au versement d’une indemnité d’expatriation soit conforme au Règlement du personnel. Par ailleurs un certain nombre d’initiatives et de bonnes pratiques ont été mises en œuvre par l’unité Ressources humaines au niveau mondial afin d’atténuer les risques et de rationaliser le traitement des transactions. A71/33 9 Vérifications sur site 28. Bureau régional de l’Europe. La vérification a permis de constater dans l’ensemble que les contrôles mis en œuvre pour atténuer les principaux risques dans les domaines de l’administration et des finances au Bureau régional étaient satisfaisants. L’attention de la direction a toutefois été appelée sur les problèmes ci-après qui appellent des mesures : a) le plan de continuité institutionnelle n’a plus été actualisé depuis 2012 ; b) alors qu’ils sont tenus de le faire, les consultants n’ont pas été régulièrement priés de soumettre des formulaires de déclaration d’intérêts et les responsables dont ils relèvent n’ont pas toujours rempli des formulaires d’évaluation de leurs services à la fin de leur contrat ; c) les pièces justificatives relatives à l’examen et à l’approbation des prestations pour l’achat de services étaient insuffisantes ; d) aucun examen des droits d’accès des usagers au Système mondial de gestion n’a plus été effectué depuis le milieu de 2015 ; et e) des retards sont constatés dans les rapports aux donateurs et les soldes des dotations arrivées à expiration. En relation avec les activités de suivi, le poste de responsable de la conformité est resté vacant de mai 2016 à novembre 2017, ce qui fait qu’aucun plan de travail pour 2017 n’a été établi pour l’équipe chargée de la conformité. 29. Bureau de pays au Niger. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. La direction a été rendue attentive aux problèmes ci-après présentant un niveau élevé de risque qui appellent des mesures prioritaires : a) absence d’activités de vérification indépendantes de la coopération financière directe (qui représente 49 % des dépenses totales) ; b) certains cas d’utilisation rétroactive d’accords sur la coopération financière directe ; c) non-respect des conditions d’un contrat lié au réaménagement du Bureau ; d) carences du registre des risques du Bureau de pays qui s’est révélé incomplet et devrait être étendu aux principaux risques significatifs ; et e) mise en œuvre encore incomplète, par le Bureau de pays, des recommandations formulées par le Département de la sureté et de la sécurité des Nations Unies concernant les questions de sécurité à régler. Les autres questions appelant une action rapide de la direction étaient notamment : l’absence d’une procédure d’évaluation formelle des fournisseurs ; les exceptions à la réglementation de l’OMS sur les achats ; l’établissement tardif des rapports sur la coopération financière directe et la mise en œuvre directe ; la séparation insuffisante des tâches ; et les contrôles insuffisants de la gestion des stocks et les pratiques peu efficaces dans ce domaine. En revanche, il a été relevé que le nombre des rapports concernant la coopération financière directe soumis en retard avait sensiblement diminué. 30. Bureau de pays en Guinée équatoriale. La vérification a permis de constater que les contrôles mis en œuvre pour atténuer les principaux risques au Bureau de pays étaient partiellement satisfaisants, des améliorations majeures étant toutefois nécessaires. Les domaines à haut risque ci-après ont été portés à l’attention de la direction et appellent des mesures : a) conflits d’intérêts potentiels concernant la location de véhicules ; et b) présentation tardive ou absence de rapports présentés par les boursiers sur leurs études. Concernant les modalités de mise en œuvre des programmes, la coopération financière directe a été suspendue par le Bureau de pays au début de 2016 en raison de craintes concernant les activités non mises en œuvre et l’absence de rapports sur celles qui l’ont été. En outre les justificatifs soumis à l’appui des paiements au titre de la mise en œuvre directe n’étaient pas de qualité acceptable ni en rapport avec les montants notifiés. Des carences ont été relevées dans les mouvements de trésorerie pour la mise en œuvre de la coopération financière directe, les montants n’apparaissant pas et n’étant pas traités dans la comptabilité mensuelle régulière concernant la gestion de la trésorerie, ce qui augmente les risques de perte ou de détournement de fonds. Au moment de la vérification, certaines des recommandations formulées par l’équipe de la conformité au milieu de 2016 n’avaient pas été entièrement mises en œuvre, ce qui pouvait avoir des répercussions sur l’environnement de contrôle dans son ensemble. Le Bureau régional de l’Afrique a fourni un complément d’information concernant les mesures prises pour atténuer certaines des carences connues et des mesures ont également été prises en septembre 2017 pour régler des problèmes en suspens concernant la coopération financière directe. A71/33 10 31. Bureau de pays au Mali. Dans l’ensemble, la vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, des améliorations majeures étant toutefois nécessaires. Les domaines à haut risque appelant des mesures de la part de la direction concernaient notamment : a) les activités de vérification indépendantes de la coopération financière directe qui n’étaient pas planifiées et effectuées ; b) les pratiques de gestion des stocks qui n’étaient pas mises en œuvre de manière satisfaisante ; c) le fait que les recommandations formulées en 2016 par une mission du Bureau régional pour renouveler le matériel du réseau et mettre en place des procédures de sauvegarde adéquates n’ont pas encore été mises en œuvre, exposant ainsi le Bureau de pays à un risque accru de ne pas pouvoir exercer ses fonctions courantes de manière fiable, efficace et sûre ; d) le fait qu’aucune documentation n’était disponible sur les dispositions détaillées à respecter pour une action conforme aux normes minimales de sécurité ; et e) le fait que le Bureau de pays n’a pas encore établi de plan en bonne et due forme pour remédier aux carences repérées dans l’examen programmatique et administratif du Bureau régional de l’Afrique effectué en 2015 et dans la liste d’autoévaluation du cadre de contrôle interne soumise en janvier 2017. Une prompte intervention de la direction était également nécessaire notamment pour : a) veiller à l’établissement d’une documentation adéquate pour la transition en cas de modification prévue de la dotation en personnel ; b) démontrer que les procédures d’appel d’offres ont été toujours suivies pour assurer systématiquement le meilleur usage des ressources ; c) veiller à l’établissement dans les délais prescrits des rapports concernant la coopération financière directe et la mise en œuvre directe ; et e) veiller à une séparation appropriée des tâches dans les fonctions administratives. 32. Bureau de pays au Cameroun. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Les domaines à haut risque appelant des mesures prioritaires concernaient notamment : a) la séparation insuffisante des tâches dans le domaine du compte d’avance électronique et la supervision insuffisante exercée sur le remboursement des avances, ce qui a conduit à des irrégularités en matière financière ; et b) le fait que deux des trois bureaux de terrain n’ont pas fait l’objet d’une autoévaluation pour la sécurité dûment documentée et que le Bureau de pays n’a pas établi de plan pour les questions de conformité liées à la sécurité. En 2017, le Bureau régional de l’Afrique a mené des activités de vérification de la coopération financière directe, notamment l’examen d’un échantillon de documents justificatifs ; les résultats de l’examen n’avaient toutefois pas été officiellement communiqués au Ministère de la santé au moment où le Bureau des services de contrôle interne a procédé à sa vérification. Le Bureau régional a l’intention d’établir un rapport contenant les résultats de cette mission ainsi que des recommandations à l’intention du Ministère de la santé et de finaliser les orientations types au début de 2018. 33. Bureau de pays en République du Congo. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. La direction a notamment été rendue attentive aux faits suivants présentant un niveau de risque élevé : a) il n’y a pas eu d’activités de vérification indépendantes en bonne et due forme concernant la coopération financière directe ; b) les rapports d’activités de mise en œuvre directe n’ont pas été établis dans les délais prescrits ; c) il n’y avait pas de système en place permettant d’enregistrer et de suivre de manière exhaustive les avances faites aux membres du personnel pour les activités de mise en œuvre directes ; d) le réseau du Bureau de pays n’était pas accessible pendant des périodes prolongées ; et e) aucune procédure formelle n’était en place pour la préqualification et l’évaluation des fournisseurs (le Bureau de pays devrait articuler une approche cohérente pour les achats et utiliser autant que possible la liste des fournisseurs du Bureau régional de l’Afrique). D’autres questions appelant une prompte intervention de la direction concernaient notamment les exceptions aux règles de l’OMS sur les achats ; il n’y avait par exemple pas de recours systématique aux appels d’offres pour l’achat de services et l’on n’utilisait pas le type A71/33 11 de dépenses approprié pour l’achat de biens. Il a également été constaté que les rapports sur la coopération financière directe étaient reçus tardivement, que la séparation des tâches laissait à désirer dans le domaine du compte d’avance électronique et que les pratiques et contrôles de gestion des stocks manquaient d’efficacité. 34. Bureau de pays au Pakistan. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Des améliorations significatives ont été apportées depuis la précédente vérification opérationnelle effectuée en 2013. La direction a notamment été rendue attentive aux domaines à haut risque suivants appelant des mesures en priorité : a) activités de vérification indépendantes concernant la coopération financière directe ; b) mise en œuvre de pratiques appropriées de gestion des entrepôts et des stocks ; c) recours systématique aux appels d’offres pour l’achat de services ; d) ponctualité dans la présentation des rapports aux donateurs ; et e) planification appropriée de la relève et du transfert de connaissances (les changements du personnel international étant fréquents et les notes de transition ne contenant pas assez de précisions sur les responsabilités et les projets et fonctions en cours). D’autres questions appelant une prompte intervention de la direction concernaient notamment : a) le recours à des pratiques régulières de mise au courant et de formation ; b) la poursuite des efforts en vue du recouvrement de la taxe sur les ventes prélevée par l’État pakistanais depuis 2014 ; c) un meilleur suivi des sous-traitants en vue du respect des dispositions contractuelles et la présentation régulière de justificatifs pour le processus d’examen et d’approbation des prestations ; d) la mise en œuvre d’une évaluation systématique des services des fournisseurs ; et e) des examens réguliers des carnets des véhicules pour surveiller la consommation de carburant et les frais d’entretien. 35. Achats dans la Région africaine de l’OMS. Le Bureau des services de contrôle interne a procédé à une vérification de portée limitée relative aux achats de biens entrepris par les centres budgétaires dans l’ensemble de la Région africaine et à certains contrats de services au Bureau régional de l’Afrique. Dans l’ensemble, la vérification a permis de constater que les contrôles mis en œuvre pour atténuer les principaux risques en matière d’achats de biens et services au Bureau régional étaient partiellement satisfaisants, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Depuis la dernière vérification opérationnelle du Bureau régional effectuée en 2015, des améliorations ont été relevées dans certains domaines. Les questions appelant une prompte intervention de la direction étaient les suivantes : a) création tardive d’ordres d’achat de biens et services dans le Système mondial de gestion, par exemple après la réception d’une facture ; b) si, d’une manière générale, les achats de biens étaient conformes aux politiques en la matière, on a relevé des cas où la supervision par le personnel des achats au Bureau régional n’a pas déterminé que les meilleures pratiques étaient suivies en matière d’appel d’offres – par exemple concernant les communications avec les fournisseurs pour demander une offre de prix, les spécifications restrictives relatives aux articles à acheter et les pièces justificatives manquantes sur les appels à soumission aux fournisseurs (alors que les offres de prix étaient bien disponibles), ce genre de pratique n’assurant pas le meilleur usage des ressources ; c) prolongations de contrats de services sans une évaluation dans les délais voulus des services des fournisseurs ; et d) carences au niveau de la remise pour les mouvements de biens achetés. La vérification a également mis en lumière un problème général lié au fait que les rôles et responsabilités dans la validation de la conformité des demandes d’achats avant le traitement des ordres d’achat de biens ne sont pas clairement définis entre le Centre mondial de services (unité Achats et logistique au niveau mondial) et les unités chargées des achats au Bureau régional. Ce problème appelle une solution à l’échelle de l’ensemble de l’Organisation. A71/33 12 Examens sur dossier 36. Le Bureau effectue également sans se rendre sur place des vérifications opérationnelles sous la forme d’examens sur dossier au Siège, sur la base des données du Système mondial de gestion et des pièces justificatives téléchargées dans le système de gestion du contenu institutionnel. 37. Bureau de pays en Papouasie-Nouvelle-Guinée. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Depuis la dernière vérification effectuée en 2011, des améliorations ont pu être constatées dans l’efficacité des procédures et des contrôles. Une prompte intervention des responsables s’impose concernant les problèmes suivants : a) les vérifications indépendantes sur la coopération financière directe n’étaient pas régulièrement menées en temps opportun ; b) les prestataires de services ne faisaient pas l’objet d’une évaluation en bonne et due forme ; c) les modalités contractuelles n’étaient pas adaptées à la nature du service ; d) un nombre trop élevé de membres du personnel avait des attributions de « demandeur d’achats » dans le Système mondial de gestion ; e) les autorisations de voyages étaient approuvées en retard ; et f) l’évaluation des normes minimales de sécurité opérationnelle du Bureau devait être actualisée. 38. Bureau de pays à Djibouti. La vérification a permis de juger partiellement satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances, certaines améliorations étant toutefois nécessaires. Les domaines ci-après présentant un risque résiduel élevé doivent immédiatement retenir l’attention : a) absence d’appels d’offres et manque de transparence concernant l’achat de biens ; b) 43 % des accords de coopération financière directe conclus en 2015-2016 étaient en retard en février 2017, ce qui a conduit à l’absence de nouveaux accords de coopération financière directe depuis juin 2016 ; c) absence d’activités de vérification indépendantes sur la coopération financière directe ; et d) absence de plan en bonne et due forme pour remédier aux principales carences des contrôles internes repérées dans la liste d’autoévaluation du cadre de contrôle interne pour assurer le suivi effectif des mesures correctrices. 39. Bureau de pays en Malaisie. La vérification a permis de juger satisfaisante l’efficacité des contrôles du Bureau de pays dans les domaines de l’administration et des finances. Certains domaines doivent toutefois retenir l’attention de la direction, et notamment les suivants : a) amélioration de la séparation des tâches dans la fonction du compte d’avance électronique ; et b) présentation de justificatifs appropriés pour les transactions relatives aux achats. Concernant la structure actuelle, une recommandation a également été formulée de procéder à un examen fonctionnel de la dotation en personnel du Bureau, de possibles synergies opérationnelles pouvant être envisagées avec le Centre mondial de services à Kuala Lumpur. Autres questions de vérification 40. En 2017, le Bureau a examiné, à la demande du Directeur exécutif du Partenariat, la procédure d’achats du Partenariat pour la santé de la mère, du nouveau-né et de l’enfant ; il a également procédé, à la demande du Comité de gestion du Centre, à une vérification de la continuité des services au Centre international de calcul. 41. Le rapport sur la vérification des dotations, prévu dans le programme de travail de 2017, était encore en cours de rédaction au moment de l’établissement du présent rapport. Les résultats de cette vérification seront donc présentés dans le rapport de 2019. A71/33 13 ANALYSE DES CONSTATATIONS 42. Le Bureau a actualisé sa méta-analyse des résultats des vérifications effectuées dans les pays de 2015 à 2017 afin de mettre en évidence : a) la tendance en matière de respect des règles et des règlements de l’OMS (voir l’annexe 1) ; et b) les domaines1 dans lesquels les problèmes sont les plus prononcés. Sur ce dernier point, la Figure 1 fournit un indicateur faisant apparaître un degré « d’inefficacité des contrôles » 2 relativement élevé dans les grands domaines. On relève que d’importantes carences subsistent dans l’environnement de contrôle interne, par exemple dans les domaines de l’achat de biens et services, des actifs fixes et des stocks, de la coopération financière directe, de l’évaluation des services du personnel et de la gestion des fournisseurs. Figure 1. Efficacité opérationnelle des contrôles internes d’après les vérifications de pays, par domaine (résultats des vérifications effectuées en 2017, n = nombre de vérifications effectuées) 43. Le tableau présenté à l’annexe 1A contient une analyse plus détaillée des conclusions des vérifications par domaine au cours de la période 2015-2017. Malgré une efficacité très variable quant à la conformité aux règles et règlements de l’OMS, les résultats des travaux effectués en 2017 continuent de faire apparaître un niveau d’efficacité opérationnelle analogue à 2016, la situation étant jugée insatisfaisante pour la gestion des fournisseurs et les actifs fixes/stocks. À la demande des États Membres, le Bureau a procédé à une analyse plus poussée des différences entre les Régions concernant la conformité. Le tableau contenu à l’annexe 1B décrit l’efficacité opérationnelle des contrôles internes dans les bureaux de pays regroupés par Région de l’OMS. 1 Pour les principaux tests, les contrôles internes ont été regroupés selon les éléments du cadre du Comité des organisations parrainantes de la Treadway Commission (voir le paragraphe 13) et les différents domaines : environnement de contrôle ; gestion des risques ; ressources humaines ; gestion des fournisseurs ; contrats de services ; achat de biens ; coopération financière directe ; mise en œuvre directe ; compte d’avance électronique ; système mondial de gestion/ technologie de l’information ; voyages ; actifs fixes/stocks ; dotations ; accords de services spéciaux ; sécurité ; information et communication ; et suivi. 2 Le cadre de contrôle interne définit les objectifs et les activités qui, s’ils sont atteints et s’ils sont bien mis en œuvre, pourraient atténuer les risques de haut niveau. A71/33 14 Efficacité opérationnelle des contrôles internes et risques résiduels 44. Les conclusions globales sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes issues des vérifications effectuées en 2017 apparaissent comme légèrement moins favorables que celles pour 2016. Au total 81 % des conclusions globales en 2017 se situent aux niveaux 1 et 2 (niveau « satisfaisant » ou « partiellement satisfaisant avec certaines améliorations à apporter ») contre 88 % en 2016. De même, si l’amélioration des conclusions relatives à l’efficacité opérationnelle des contrôles internes dans les bureaux régionaux et les secteurs transversaux mondiaux s’est poursuivie pour atteindre 78 % en 2017 contre 75 % en 2016, une certaine baisse a été constatée dans le cas des bureaux de pays (83 % en 2017 contre 100 % en 2016). Il ressort des conclusions que les initiatives visant à améliorer la responsabilisation et la conformité dans l’ensemble de l’Organisation continuent dans l’ensemble de refléter une tendance positive. Comme déjà indiqué précédemment, pour améliorer encore la sensibilisation aux contrôles internes, on peut toutefois s’attendre à ce qu’il soit toujours plus important de cibler les efforts à l’échelle de l’Organisation sur l’amélioration de la responsabilisation individuelle des administrateurs assumant des rôles et des fonctions d’encadrement en 2018 (en d’autres termes de renforcer le « ton donné par le groupe » avec la mission de détecter les erreurs comme première ligne de défense) car c’est sur cela que seront fondées les déclarations de la direction sur le contrôle interne dans son ensemble. De plus, dans le contexte des activités de contrôle interne décentralisées et de l’autoévaluation, il est essentiel que les mesures prises pour remédier aux conséquences des carences en matière de contrôle interne soient renforcées de manière harmonieuse et leur efficacité suivie pour qu’elles contribuent ensemble à atténuer les risques et à renforcer l’efficacité des contrôles afin d’arriver à un niveau satisfaisant pour l’ensemble de l’Organisation. Il faut relever et tout particulièrement saluer le fait que cette question particulière constitue l’un des domaines prioritaires du programme de transformation du Directeur général pour 2018. 45. Sur la base des vérifications, le Bureau a défini les cinq principaux domaines présentant le niveau de risque résiduel le plus élevé pour les opérations de l’Organisation et la réalisation des objectifs, appelant une prompte intervention de la direction : 1) le renforcement des activités de vérification de la coopération financière directe (si les plans concernant l’exécution de ces activités n’ont pas encore été mis en œuvre pleinement et régulièrement de manière cohérente, le Bureau croit comprendre que le Bureau régional de l’Afrique a commencé à mettre en œuvre un plan d’activités de vérification mettant l’accent sur une approche fondée sur les risques pour les pays) ; 2) la gestion des fournisseurs et les justificatifs concernant les achats ; 3) la gestion des stocks et des actifs fixes ; 4) la mobilisation des ressources en vue de renforcer les moyens dont disposent les programmes essentiels sous-financés (concernant par exemple les maladies non transmissibles, les maladies tropicales négligées, les déterminants sociaux de la santé et les effets du changement climatique sur la santé) qui sont largement dépendants des contributions volontaires à objet désigné ; et 5) un meilleur alignement des niveaux de dotation en personnel sur les mandats, les objectifs stratégiques et la dotation actuelle des Programmes et/ou des Bureaux. Dans l’ensemble le Bureau des services de contrôle interne continue d’observer que le suivi de la mise en œuvre des précédentes recommandations en vue d’une prompte application des mesures correctrices définies dans les précédents examens n’a pas encore conduit à une amélioration durable à l’échelle de l’Organisation dans son ensemble. A71/33 15 MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS 46. Périodiquement, le Bureau suit auprès de la direction la mise en œuvre des recommandations formulées à l’issue des vérifications intérieures. Il fait ensuite rapport sur les recommandations restées en suspens et sur les progrès accomplis depuis la période sur laquelle portait son rapport précédent. Afin de rendre compte aux États Membres, le Bureau établit des statistiques cumulées sur la mise en œuvre de toutes les recommandations en suspens depuis la date du dernier rapport qu’il a présenté à l’Assemblée de la Santé (voir l’annexe 2). En 2017, le Bureau a introduit un portail Web pour faciliter la gestion et le suivi des recommandations – aussi bien pour la direction que pour les vérificateurs – qui fournit des notifications automatisées par courriel des étapes prochaines à franchir devant faire l’objet d’un rapport de situation. Il est à noter que le Bureau rend compte des recommandations en suspens en utilisant la date convenue de mise en œuvre pour chaque recommandation au lieu de se fonder sur le délai écoulé depuis la date initiale du rapport. Il ressort de l’utilisation de cette approche qui correspond mieux à la réalité que les progrès en matière de mise en œuvre des recommandations ont été un peu plus lents : la mise en œuvre était considérée comme « tardive » concernant 8,6 % des recommandations en suspens contre 2,1 % l’année précédente. 47. Le Bureau a classé les recommandations formulées en 2017 en fonction de la catégorie et de l’importance des risques (voir l’annexe 3). Il s’est attaché en outre à suivre les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations prioritaires pour la plupart des dossiers en suspens, c’est-à-dire les recommandations jugées très importantes et dont l’application demande relativement peu d’efforts (voir l’annexe 1). 48. Depuis la Soixante-Dixième Assemblée mondiale de la Santé, en mai 2017, le Bureau a reçu d’autres informations sur la mise en œuvre de ses recommandations. Après s’être assuré des progrès accomplis, il a pu clore 12 dossiers de vérification (voir l’annexe 4). 49. Le Tableau 1 indique le taux annuel et global cumulé de mise en œuvre des recommandations au 22 février 2018 pour tous les rapports soumis depuis le 1er janvier 2016. Tableau 1. Taux global de mise en œuvre des recommandations faites à l’issue des vérifications, au 22 février 2018 Suivi des recommandations Nombre de recommandations % Nombre moyen de jours d’avance (de retard) 2016 2017 2016 2017 2016 2017 Mise en œuvre non encore attendue 262 491 53 75 Clôture du dossier après mise en œuvre dans les délais prévus 20 44 4 7 4 32 Clôture du dossier après mise en œuvre tardive 81 30 16 5 (100) (18) En cours d’application et en retard 24 44 5 7 (211) (110) En suspens et en retard 108 41 22 6 (83) (50) Totala 495 650 100 100 - - a Le nombre total des recommandations comprend les projets de rapports. Il peut donc y avoir de légères différences avec les rapports finals. A71/33 16 ENQUÊTES Rapports faisant état d’irrégularités 50. En 2017, le Bureau a reçu 82 rapports faisant état d’irrégularités présumées. Comparativement au nombre de rapports reçus en 2016, on observe une augmentation sensible du nombre de cas de fraude suspectée concernant des demandes de remboursement soumises à l’Assurance-maladie du personnel et un nombre constant de rapports faisant état de vols. Le Bureau a également relevé une légère augmentation du nombre d’allégations de harcèlement en 2017 alors que le nombre d’allégations de conflits d’intérêts est passé de 2 à 6 en 2017. Il a également reçu une allégation d’exploitation et de sévices sexuels et 3 allégations de harcèlement sexuel. On trouvera au Tableau 2, une comparaison détaillée par type d’allégation au cours de la période 2015-2017. Le « Non-respect des normes professionnelles » comprend les allégations concernant des comportements privés n’affectant pas l’OMS et la rubrique « Autres » les autres types d’irrégularités ne relevant pas des catégories mentionnées. Tableau 2. Résumé des rapports d’irrégularités présumées par type d’irrégularité au cours de la période 2015-2017 Types d’irrégularités 2015 2016 2017 Corruption 7 8 14 Fraude 23 32 30 Non-respect des normes professionnelles 16 15 4 Irrégularités dans le recrutement 7 5 10 Harcèlement 21 9 13 Harcèlement sexuel 2 5 3 Exploitation et sévices sexuels - - 1 Mesures de rétorsion 3 - 1 Autres 4 5 6 Total 83 79 82 51. En 2017, le Bureau a sensiblement avancé dans l’examen des dossiers plus anciens et 87 dossiers ont pu être clos à différents stades de la procédure d’enquête. Au moment de la rédaction du présent rapport, il est saisi de 102 dossiers dont 23 sont au stade de l’examen préliminaire, 38 font l’objet d’une enquête en cours, 11 d’un rapport en cours de rédaction, alors que 30 en sont au stade de la clôture. Le Bureau estime qu’il faudra compter 959 journées de travail pour achever les travaux sur ces dossiers. 52. En 2017, le Bureau a établi 15 rapports d’enquêtes. Les allégations ont été reconnues comme fondées dans 11 cas, les quatre autres dossiers ayant été clos au motif qu’elles n’avaient pas été prouvées ou étaient sans fondement. Les paragraphes ci-après résument les rapports d’enquêtes concernant les allégations reconnues comme fondées. Dans bien des cas, les mesures se rapportant aux personnes en cause sont en cours ; si elles sont déjà terminées, le rapport le précise. 53. Bureau de pays (IR2017/1). Il a été constaté qu’un représentant de l’OMS avait présenté des faux relatifs à de prétendues transactions entre l’Organisation et trois organisations non gouvernementales inexistantes pour la mise en œuvre d’activités techniques, d’un montant de US $42 334. A71/33 17 54. Bureau de pays (IR2017/2). Un ancien membre du personnel a présenté des documents médicaux falsifiés et reçu un montant total de US $71 208 au titre de remboursements de l’Assurance-maladie entre avril 2014 et mai 2016. L’intéressé a quitté l’Organisation le 20 juin 2017. 55. Bureau de pays (IR2018/1). Il a été constaté qu’un ancien membre du personnel à la retraite avait violé les Statuts de l’Assurance-maladie du personnel en soumettant des faux pour obtenir et chercher à obtenir des prestations indues de l’Assurance-maladie du personnel d’un montant de US $113 211 entre janvier 2013 et août 2016. Il se peut que ce comportement tombe sous le coup du code pénal national. 56. Bureau de pays (IR2018/2). Il a été constaté qu’un ancien membre du personnel à la retraite avait violé les Statuts de l’Assurance-maladie du personnel en soumettant des faux pour obtenir et chercher à obtenir des prestations indues de l’Assurance-maladie du personnel d’un montant équivalent à US $63 785 entre février 2014 et octobre 2016. Il se peut que ce comportement tombe sous le coup du code pénal national. 57. Bureau de pays (IR2018/3). Il a été constaté qu’un ancien membre du personnel à la retraite avait violé les Statuts de l’Assurance-maladie du personnel en soumettant des faux pour obtenir et chercher à obtenir des prestations indues de l’Assurance-maladie du personnel d’un montant équivalent à US $18 943 entre juillet 2014 et décembre 2015. Il se peut que ce comportement tombe sous le coup du code pénal national. 58. Bureau de pays (IR2018/4). Il a été allégué qu’un membre du personnel avait violé les Statuts de l’Assurance-maladie du personnel en soumettant des faux pour obtenir des prestations indues de l’Assurance-maladie du personnel d’un montant total de US $19 636 entre septembre 2015 et mai 2017. En raison d’une perte de données, le prestataire de services a uniquement pu déclarer que les informations soumises paraissaient valables. L’enquête a en outre constaté des irrégularités dans la documentation. Il a néanmoins été estimé que les éléments disponibles étaient insuffisants pour prouver que l’intéressé avait obtenu des prestations indues de l’Assurance-maladie du personnel. 59. Bureau régional (IR2017/3). Un membre du personnel a présenté des documents médicaux falsifiés pour tenter d’obtenir un montant total de US $98 110 au titre de remboursements de l’Assurance-maladie du personnel entre mars et novembre 2016. L’intéressé a quitté l’Organisation depuis. L’action de suivi a notamment consisté à mettre en place des mesures pour éviter qu’il ne soit réengagé et à porter l’affaire à la connaissance des autorités locales pour une possible violation de la législation nationale. 60. Bureau de pays (IR2017/4). Un membre du personnel affecté à l’unité de la gestion du parc de véhicules n’a pas assuré la vérification diligente de l’utilisation de carburant pour les activités de l’Organisation. Cette négligence a entraîné la perte de 3975 litres d’une valeur totale de US $1987, le carburant ayant notamment servi à approvisionner des véhicules de tiers inconnus de l’Organisation. 61. Entité liée à l’OMS (IR2017/5). Un membre du personnel a visionné des sites pornographiques et d’autres sites non liés à ses activités professionnelles pendant les heures de travail. Le matériel pornographique visionné sur son écran pouvait être vu involontairement par d’autres usagers des locaux dans lesquels l’intéressé avait son bureau. 62. Siège (IR2017/6). Un membre du personnel de la catégorie professionnelle a fait l’objet d’allégations de harcèlement présentées par un subordonné. L’enquête a permis de constater que si le supérieur hiérarchique a pu agir dans l’exercice de ses fonctions de gestion et d’encadrement en faisant état de préoccupations concernant les services de son subordonné, celui-ci a pu se sentir offensé, humilié et intimidé par le ton employé. A71/33 18 63. Bureau de pays (IR2017/7). Un consultant engagé au titre d’un accord de services spéciaux ayant invité une ancienne amie sur son lieu de travail en lui promettant du travail a adopté un comportement inconvenant en contradiction flagrante avec la politique de prévention et de lutte contre l’exploitation et les abus sexuels et les mesures de riposte. Le Bureau de pays a mis fin au contrat du consultant et a rendu compte des faits conformément aux dispositions de la politique. Prévention des vols 64. À titre préventif, le Bureau a examiné les rapports faisant état de vols survenus à l’OMS au cours de la période 2014-2017. En tout, ont été signalés au Bureau 25 cas de vols, survenus dans deux bureaux régionaux, d’une valeur totale de US $188 592, répartis comme suit : US $15 000 en 2014 ; US $71 730 en 2015 ; US $47 807 en 2016 ; et US $45 805 en 2017. 65. Il a été relevé que si l’ensemble des articles, à part les véhicules, avaient été subtilisés dans les entrepôts de l’OMS ou dans d’autres bureaux dans les Régions, il n’était pas possible en raison des circonstances dans lesquelles les faits s’étaient déroulés d’en attribuer la responsabilité à une personne déterminée. Le Bureau estime toutefois que des mesures spécifiques auraient pu être mises en œuvre pour éviter ces vols, empêcher les fraudes et préserver les actifs de l’Organisation ; il a donc établi à l’intention de la direction un mémorandum contenant une série de recommandations visant à renforcer les procédures et les contrôles. Le Bureau est prêt à fournir d’autres conseils sur la mise en œuvre de ces mesures préventives recommandées. Examen externe de la fonction d’enquête 66. Les Principes et lignes directrices uniformes en matière d’enquête, approuvés par la Conférence des enquêteurs internationaux, reconnaissent la nécessité de soumettre périodiquement les fonctions d’enquête à une évaluation externe de la qualité afin de vérifier qu’elles sont conformes au cadre réglementaire de l’Organisation ainsi qu’aux normes généralement acceptées en matière d’enquête. En outre, le Corps commun d’inspection, dans son rapport de 2011 sur la fonction d’investigation à l’échelle du système des Nations Unies, a recommandé d’examiner tous les cinq ans l’adéquation des ressources et les dotations en personnel de la fonction d’investigation des organisations du système sur la base des recommandations du comité de chaque organisation chargé de la vérification et des contrôles. En 2017, le Directeur du Bureau, la direction de l’OMS et le Comité consultatif indépendant d’experts de la surveillance ont décidé qu’il y avait lieu de soumettre la fonction d’enquête à une évaluation externe indépendante. 67. À la suite d’un appel à manifestation d’intérêt adressé à d’éminents praticiens de l’enquête, l’ancien chef de la fonction de contrôle des Nations Unies et l’ancien chef adjoint de la fonction de contrôle de la Commission européenne ont été retenus comme candidats les plus aptes à constituer le groupe d’examen externe. Les objectifs de l’examen étaient les suivants : a) déterminer dans quelle mesure la fonction d’enquête est conforme à la charte du Bureau, aux lignes directrices internes sur les enquêtes et aux autres politiques pertinentes de l’Organisation ainsi qu’aux Principes et lignes directrices uniformes en matière d’enquête ; et b) formuler, le cas échéant, des recommandations visant à améliorer la fonction d’enquête à l’OMS, en ce qui concerne les pratiques, lignes directrices et politiques internes ou l’environnement de l’Organisation propre à permettre à la fonction d’être efficace et efficiente. 68. L’évaluation effectuée entre juin et octobre 2017 a conclu que la fonction d’enquête de l’OMS était globalement conforme aux normes généralement acceptées dans les organisations internationales telles qu’elles sont reflétées dans les Principes et lignes directrices uniformes en matière d’enquête. Le groupe d’examen a toutefois estimé que des améliorations pouvaient être apportées dans certains domaines. On trouvera à l’annexe 6 la liste des recommandations formulées ainsi que les mesures de suivi prises ou à prendre. A71/33 19 ÉVALUATION DES RISQUES INSTITUTIONNELS 69. Un élément intégré du processus de planification que l’on retrouve dans toutes les vérifications effectuées par le Bureau est l’examen systématique des registres des risques présents dans les départements et unités vérifiés. Le champ des contrôles de ces aspects de la gestion des risques (sensibilisation aux risques, définition des risques et atténuation des risques) comprend, le cas échéant, l’alignement des risques définis dans le registre des risques sur les rapports concernant le budget programme. 70. En janvier 2017, le Secrétariat a publié les risques principaux de l’OMS définis sur la base d’une évaluation descendante des risques par la direction pour venir compléter un processus ascendant de gestion des risques. Les risques principaux ont ensuite été actualisés au milieu de l’année. À la demande des États Membres, le Bureau a analysé les activités de vérification effectuées en 2017 en les rapprochant des risques principaux et les résultats de son analyse figurent à l’annexe 5. Les activités du Bureau continueront de se rapporter à ces risques principaux et au suivi des recommandations correspondantes relatives aux risques importants et aux mesures d’atténuation définies par la direction. Par exemple, en ce qui concerne les deux domaines présentant le niveau actuel de risques critiques le plus élevé selon la direction : • Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire. En 2017, le Bureau a rajouté des contrôles spécifiques à la matrice des risques pour évaluer l’efficacité de la préparation et de la riposte de l’Organisation aux situations d’urgence. Il a procédé en 2017 à des vérifications intégrées du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire au Bureau régional du Pacifique occidental (rapport de vérification 17/1114) et de l’action de l’OMS en Turquie (rapport 17/1088), laquelle s’étendait à la contribution de l’OMS à la riposte humanitaire concernant l’urgence prolongée associée à la crise en République arabe syrienne. Le Bureau continue aussi de suivre la mise en œuvre des recommandations formulées dans son rapport 15/996, Vérification de l’endiguement de l’épidémie de maladie à virus Ebola de 2014, afin de faciliter la mise au point des nouvelles procédures et fonctions administratives du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire. • Transition pour la poliomyélite. En 2017, les plans pour la transition ont été examinés, le cas échéant, dans le cadre de vérifications portant sur des bureaux de pays. C’est ainsi que la transition pour la poliomyélite a été traitée dans le cadre de la vérification intégrée du Bureau de l’OMS en Inde (rapport 17/1081). Le plan de travail du Bureau pour 2018 prévoit l’examen des plans pour la transition. RÉGION DES AMÉRIQUES 71. Concernant la situation dans la Région des Amériques, l’Inspecteur général du Bureau des services de contrôle et d’évaluation internes (IES) a confirmé dans son rapport pour 2017 au Bureau sanitaire panaméricain 1 qu’« au cours des dernières années, des améliorations régulières ont été constatées dans la première et la deuxième ligne de défense. En 2016 toutefois, une légère dégradation du contrôle interne a été constatée concernant ces deux lignes de défense, à la suite d’une période de transition au cours de laquelle l’application du projet de modernisation du système d’information gestionnaire du Bureau sanitaire panaméricain (PMIS) a redéfini et perturbé de nombreux contrôles internes, notamment en ce qui concerne les processus budgétaires. En 2017, IES a constaté un retour à la normale et une amélioration dans les contrôles internes à mesure que le projet de modernisation 1 Projet de rapport d’IES au Comité exécutif, à sa cent soixante-deuxième session. A71/33 20 PMIS améliorait les flux d’information du Bureau sanitaire panaméricain en assurant des contrôles internes automatisés plus solides. On a donc commencé à observer en 2017 certains des progrès escomptés au niveau des contrôles internes découlant du projet de modernisation PMIS, ce qui a renforcé la tendance à plus long terme à leur amélioration ». 72. Le Bureau des services de contrôle et d’évaluation internes (IES) a également relevé que « sur la base des activités de contrôle interne assurées en 2017, IES n’a pas mis en lumière de carences significatives des contrôles internes de nature à remettre sérieusement en cause la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de l’OPS. Plus généralement, l’opinion d’ensemble d’IES est que l’environnement de contrôle interne du Bureau sanitaire panaméricain en 2017 continue à assurer de manière raisonnable la fiabilité et les délais d’enregistrement des transactions, de l’actif et du passif et la protection des actifs. IES estime que les travaux effectués constituent une base raisonnable pour émettre cette opinion ». Comme les années précédentes, il a continué à aviser la direction qu’« il faudrait déterminer plus clairement à la fois les liens entre les risques et les contrôles internes et les liens entre les risques et les objectifs institutionnels. Une articulation plus rigoureuse des liens entre les objectifs, les risques et les contrôles internes visant à atténuer les risques constitue un processus permanent indispensable pour renforcer encore l’environnement de contrôle interne du Bureau sanitaire panaméricain ». MESURES À PRENDRE PAR L’ASSEMBLÉE DE LA SANTÉ 73. L’Assemblée de la Santé est invitée à prendre note du rapport. A71/33 21 ANNEXE 1A TENDANCES DE L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE DES CONTRÔLES INTERNES (SECTION OPÉRATIONNELLE) DANS LES VÉRIFICATIONS DE BUREAUX DE PAYS, DANS LE TEMPS, EFFECTUÉES DE 2015 À 2017 A71/33 22 ANNEXE 1B EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE DES CONTRÔLES INTERNES DANS LES VÉRIFICATIONS EFFECTUÉES DE 2015 À 2017 Résumé de l’efficacité des contrôles internes – à l’échelle de l’Organisation, par Région et au Siège au cours de la période 2015-2017 Efficacité globale des contrôles OMS Afrique Asie du Sud-Est Europe Méditerranée orientale Pacifique occidental Siège % 75 73 73 69 70 88 79 Environnement de contrôle 85 78 81 67 84 90 79 Gestion des risques 78 58 91 100 100 92 70 Ressources humaines 75 69 69 63 73 96 80 Gestion des fournisseurs 44 31 50 25 23 63 33 Ordres d’achat de services 74 80 58 55 66 81 82 Ordres d’achat de biens 76 81 77 82 67 81 82 Coopération financière directe 68 63 57 Non contrôlé 59 90 72 Mise en œuvre directe 71 66 67 Non contrôlé 78 Non contrôlé 69 Compte d’avance électronique 84 86 83 74 76 86 81 Système mondial de gestion/ technologie de l’information 66 58 75 80 67 90 67 Voyages 62 57 83 75 68 75 67 Actifs fixes/stocks 58 57 47 36 47 80 64 Dotations 89 89 85 86 83 100 93 Contrats d’accords de services spéciaux 82 87 100 100 56 100 Non contrôlé Sécurité 67 70 57 50 53 90 40 Information et communication 89 90 83 80 91 100 83 Suivi 56 33 100 100 67 100 0 Note : y compris les sections opérationnelles des vérifications des bureaux de pays de l’OMS (aucune vérification de bureau régional) et vérifications concernant le Siège (intégrées et opérationnelles) A71/33 23 ANNEXE 2 SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS EN SUSPENS AU 22 FÉVRIER 2018 N° du dossier Intitulé Situation au 8 mars 2017 Situation actuelle au 22 février 2018 R e s p o n s a b l e D a t e d u r a p p o r t f i n a l N o m b r e d ’ a n n é e s é c o u l é e s d e p u i s l a p a r u t i o n d u r a p p o r t N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e n o n e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e p a s e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s T a u x d e m i s e e n œ u v r e ( à l ’ e x c l u s i o n d e c e q u i n ’ e s t p a s e n c o r e d û ) T a u x d e r e c o m m a n d a t i o n s d o n t l a m i s e e n œ u v r e e s t e n r e t a r d * H a u t e i m p o r t a n c e e n r e t a r d n o n c l o s e s * R a n g d e p r i o r i t é é l e v é * * e n r e t a r d n o n c l o s e s * Observations sur les changements depuis le rapport de situation précédent Rapports de vérification se rapportant au plan de travail 2012 12/884 Examen des déclarations d’intérêt Directeur/CRE 2012/06 5,7 21 0 0 7 14 21 0 0 7 14 67 % 33 % 5 0 Aucune réponse reçue du Département au cours de la période 12/906 Vérification des résultats du Département Organes directeurs Directeur/GBS 2013/04 4,8 30 0 0 9 21 30 0 0 8 22 73 % 27 % 5 2 1 recommandation close pendant la période Rapport de vérification se rapportant au plan de travail 2013 13/926 Achats au Centre mondial de services ADG/GMG 2013/12 Vérification close 09/2017 18 0 0 7 11 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent Rapports de vérification se rapportant au plan de travail 2014 14/944 Activités de coopération financière directes à l’OMS Contôleur financier 2014/09 Vérification close 05/2017 33 0 0 6 27 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 14/958 Vérification mondiale des voyages ADG/GMG 2015/04 Vérification close 05/2017 23 0 0 9 14 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 14/973 Bureau régional de l’Europe (EURO) RD/EURO 2015/08 Vérification close 12/2017 16 0 1 4 11 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent Rapports de vérification se rapportant au plan de travail 2015 15/1011 Bureau de pays de l’OMS, Djouba, Soudan du Sud RD/AFRO 2016/06 1,7 40 0 4 29 7 40 0 1 12 27 68 % 33 % 9 0 20 recommandations closes au cours de la période 15/1025 Accords de services techniques du Programme spécial de recherche, de développement et de formation à la recherche en reproduction humaine ADG/FWC 2016/03 Vérification close 09/2017 3 0 0 1 2 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent A71/33 A n n ex e 2 24 N° du dossier Intitulé Situation au 8 mars 2017 Situation actuelle au 22 février 2018 R e s p o n s a b l e D a t e d u r a p p o r t f i n a l N o m b r e d ’ a n n é e s é c o u l é e s d e p u i s l a p a r u t i o n d u r a p p o r t N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e n o n e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e p a s e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s T a u x d e m i s e e n œ u v r e ( à l ’ e x c l u s i o n d e c e q u i n ’ e s t p a s e n c o r e d û ) T a u x d e r e c o m m a n d a t i o n s d o n t l a m i s e e n œ u v r e e s t e n r e t a r d * H a u t e i m p o r t a n c e e n r e t a r d n o n c l o s e s * R a n g d e p r i o r i t é é l e v é * * e n r e t a r d n o n c l o s e s * Observations sur les changements depuis le rapport de situation précédent 15/985 Accord pour l’exécution des travaux au Siège ADG/GMG 2016/01 2,1 29 0 0 14 15 29 0 0 2 27 93 % 7 % 2 0 12 recommandations closes au cours de la période 15/986 Bureau de pays de l’OMS, Nairobi, Kenya RD/AFRO 2016/02 2,0 31 0 0 1 30 31 0 0 1 30 97 % 3 % 1 0 Aucune réponse reçue du Bureau de pays au cours de la période 15/995 Système des comptes d’avance électroniques ADG/GMG 2016/03 Vérification close 05/2017 15 0 0 5 10 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 15/996 Endiguement de l’épidémie de maladie à virus Ebola de 2014 – appui opérationnel aux pays touchés EXD/WHE 2015/10 2,3 89 0 0 83 6 89 0 0 58 31 34 % 66 % 38 3 25 recommandations closes au cours de la période Rapports de vérification se rapportant au plan de travail 2016 16/1020 Bureau de pays de l’OMS, Moscou, Fédération de Russie RD/EURO 2016/06 Vérification close 10/2017 12 0 0 1 11 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 16/1021 OMS en République-Unie de Tanzanie RD/AFRO 2016/05 1,7 37 0 11 2 24 37 0 0 3 34 92 % 8 % 1 0 10 recommandations closes au cours de la période 16/1022 Bureau de pays de l’OMS, Beyrouth, Liban RD/EMRO 2017/03 Vérification close 09/2017 13 13 0 0 0 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 16/1023 Bureau de pays de l’OMS, Malé, Maldives RD/SEARO 2016/10 Vérification close 06/2017 21 21 0 0 0 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 16/1024 Bureau de pays de l’OMS, Kigali, Rwanda RD/AFRO 2016/09 Vérification close 11/2017 13 13 0 0 0 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 16/1026 Vérification du dimensionnement des utilisateurs GSM ADG/GMG 2017/02 1,0 20 20 0 0 0 20 5 0 13 2 13 % 65 % 6 0 2 recommandations closes au cours de la période 16/1027 Déroulement des opérations Oracle et contrôles des demandes d’approbation de projets ADG/GMG 2017/03 1,0 15 15 0 0 0 15 15 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement, 16/1033 Département Gouvernance et financement des services de santé ADG/HIS 2016/11 1,3 36 36 0 0 0 36 0 7 17 12 33 % 67 % 16 9 12 recommandations closes au cours de la période A n n ex e 2 A71/33 25 N° du dossier Intitulé Situation au 8 mars 2017 Situation actuelle au 22 février 2018 R e s p o n s a b l e D a t e d u r a p p o r t f i n a l N o m b r e d ’ a n n é e s é c o u l é e s d e p u i s l a p a r u t i o n d u r a p p o r t N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e n o n e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e p a s e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s T a u x d e m i s e e n œ u v r e ( à l ’ e x c l u s i o n d e c e q u i n ’ e s t p a s e n c o r e d û ) T a u x d e r e c o m m a n d a t i o n s d o n t l a m i s e e n œ u v r e e s t e n r e t a r d * H a u t e i m p o r t a n c e e n r e t a r d n o n c l o s e s * R a n g d e p r i o r i t é é l e v é * * e n r e t a r d n o n c l o s e s * Observations sur les changements depuis le rapport de situation précédent 16/1043 Vérification intégrée du Groupe Maladies transmissibles au Bureau régional de l’Afrique RD/AFRO 2017/03 1,0 82 82 0 0 0 82 0 41 19 22 27 % 73 % 33 14 22 recommandations closes au cours de la période 16/1049 Bureau de pays de l’OMS, Moroni, Comores RD/AFRO 2017/01 1,1 11 11 0 0 0 10 0 0 4 6 60 % 40 % 2 0 6 recommandations closes au cours de la période 16/1059 Bureau de pays de l’OMS, Accra, Ghana RD/AFRO 2017/03 0,9 17 17 0 0 0 17 0 0 4 13 76 % 24 % 2 0 13 recommandations closes au cours de la période 16/1060 Bureau régional de l’Asie du Sud-Est (SEARO) RD/SEARO 2017/03 Vérification close 10/2017 14 14 0 0 0 N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D N/D Vérification close depuis le rapport de situation précédent 16/1062 Assurance-maladie du personnel de l’OMS ADG/GMG 2017/04 0,8 33 32 0 0 0 33 1 13 19 0 0 % 97 % 24 0 Mesures en cours concernant 19 des recommandations précédemment en suspens 16/1069 Vérification du Département Santé de la mère, du nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent ADG/FWC 2017/05 0,8 51 51 0 0 0 53 0 1 5 47 89 % 11 % 1 0 47 recommandations closes au cours de la période 16/1071 Bureau régional de la Méditerranée orientale (EMRO) RD/EMRO 2017/01 1,0 31 20 0 1 10 31 0 0 2 29 94 % 6 % 2 0 19 recommandations closes au cours de la période Rapports de vérification se rapportant au plan de travail 2017 17/1077 Bureau de pays de l’OMS, Djibouti RD/EMRO 2017/10 0,3 N/D N/D N/D N/D N/D 18 0 0 9 9 50 % 50 % 5 0 8 recommandations closes au cours de la période 17/1078 Département Prévention des maladies non transmissibles au Siège ADG/NMH 2017/05 0,7 N/D N/D N/D N/D N/D 25 1 0 0 24 100 % 0 % 0 0 Aucune réponse reçue du Département au cours de la période 17/1079 Siège de l’OMS ADG/GMG 2017/12 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 51 50 0 0 1 100 % 0 % 0 0 1 recommandation close au cours de la période 17/1081 L’OMS en Inde RD/SEARO 2017/12 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 44 14 4 8 18 60 % 27 % 4 0 18 recommandations closes au cours de la période 17/1082 Bureau de pays de l’OMS au Niger RD/AFRO 2017/11 0,3 N/D N/D N/D N/D N/D 36 30 6 0 0 0 % 17 % 1 0 Aucune réponse reçue du Bureau de pays au cours de la période 17/1088 L’OMS en Turquie RD/EURO 2017/08 0,5 N/D N/D N/D N/D N/D 36 0 25 1 10 28 % 72 % 17 6 4 recommandations closes au cours de la période A71/33 A n n ex e 2 26 N° du dossier Intitulé Situation au 8 mars 2017 Situation actuelle au 22 février 2018 R e s p o n s a b l e D a t e d u r a p p o r t f i n a l N o m b r e d ’ a n n é e s é c o u l é e s d e p u i s l a p a r u t i o n d u r a p p o r t N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e n o n e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e p a s e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s T a u x d e m i s e e n œ u v r e ( à l ’ e x c l u s i o n d e c e q u i n ’ e s t p a s e n c o r e d û ) T a u x d e r e c o m m a n d a t i o n s d o n t l a m i s e e n œ u v r e e s t e n r e t a r d * H a u t e i m p o r t a n c e e n r e t a r d n o n c l o s e s * R a n g d e p r i o r i t é é l e v é * * e n r e t a r d n o n c l o s e s * Observations sur les changements depuis le rapport de situation précédent 17/1091 Département Maladies transmissibles au Bureau régional de la Méditerranée orientale RD/EMRO 2017/08 0,5 N/D N/D N/D N/D N/D 18 11 3 2 2 29 % 28 % 3 0 Mesure en cours concernant 1 des recommandations précédemment en suspens 17/1092 Bureau régional de l’Europe RD/EURO 2017/12 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 34 34 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1105 Département Santé publique, déterminants sociaux et environnementaux de la santé au Siège ADG/CED 2017/12 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 42 41 0 1 0 0 % 2 % 1 0 Mesure en cours concernant 1 des recommandations précédemment en suspens 17/1096 Bureau de pays de l’OMS au Mali RD/AFRO 2017/08 0,5 N/D N/D N/D N/D N/D 36 0 3 23 10 28 % 72 % 13 0 1 recommandation close au cours de la période 17/1103 Courriel Office 365 sur le cloud ADG/GMG 2018/02 0,1 N/D N/D N/D N/D N/D 7 7 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1112 Continuité des services au CIC UNICC 2018/02 0,1 N/D N/D N/D N/D N/D 10 10 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1114 Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire au Bureau régional du Pacifique occidental RD/WPRO 2018/02 0,1 N/D N/D N/D N/D N/D 47 47 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1106 Bureau de pays de l’OMS au Cameroun RD/AFRO 2018/02 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 34 34 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1095 Bureau de pays de l’OMS en Guinée équatoriale RD/AFRO 2018/02 0,2 N/D N/D N/D N/D N/D 40 40 0 0 0 À présenter ultérieu- rement 0 % 0 0 À présenter ultérieurement 17/1083 Bureau de pays en Malaisie RD/WPRO Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 11 - - - - - - - - N/D 17/1086 Gestion des ressources humaines au Centre mondial de services ADG/GMG Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 30 - - - - - - - - N/D 17/1090 Bureau de pays de l’OMS au Pakistan RD/EMRO Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 33 - - - - - - - - N/D A n n ex e 2 A71/33 27 N° du dossier Intitulé Situation au 8 mars 2017 Situation actuelle au 22 février 2018 R e s p o n s a b l e D a t e d u r a p p o r t f i n a l N o m b r e d ’ a n n é e s é c o u l é e s d e p u i s l a p a r u t i o n d u r a p p o r t N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e n o n e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s N o m b r e d e r e c o m m a n d a t i o n s M i s e e n œ u v r e p a s e n c o r e d u e E n s u s p e n s e t e n r e t a r d E n c o u r s d ’ a p p l i c a t i o n e t e n r e t a r d C l o s e s T a u x d e m i s e e n œ u v r e ( à l ’ e x c l u s i o n d e c e q u i n ’ e s t p a s e n c o r e d û ) T a u x d e r e c o m m a n d a t i o n s d o n t l a m i s e e n œ u v r e e s t e n r e t a r d * H a u t e i m p o r t a n c e e n r e t a r d n o n c l o s e s * R a n g d e p r i o r i t é é l e v é * * e n r e t a r d n o n c l o s e s * Observations sur les changements depuis le rapport de situation précédent 17/1094 Bureau de pays de l’OMS en République du Congo RD/AFRO Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 28 - - - - - - - - N/D 17/1097 Achat de biens et certains contrats de services au Bureau régional de l’Afrique RD/AFRO Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 15 - - - - - - - - N/D 17/1113 L’OMS en Sierra Leone RD/AFRO Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 29 - - - - - - - - N/D 17/1118 Examen des achats au Partenariat pour la santé de la mère, du nouveau-né et de l’enfant PMNCH Projet (***) N/D N/D N/D N/D N/D N/D 16 - - - - - - - - N/D Nombre total de recommandations 754 345 16 179 213 1 214 502 104 218 390 100,0 % 45,8 % 2,1 % 23,7 % 28,3 % 100,0 % 41,4 % 8,6 % 18,0 % 32,1 % Nombre total de recommandations closes avant la date demandée 98 25,1 % * Non close = en suspens ou en cours. ** Rang de priorité élevé = haute importance et facile à appliquer. *** À l'état de projet; à finaliser en février/mars 2018 A71/33 A n n ex e 2 28 Légende. Explication du code utilisé Nombre d'années écoulées depuis la parution du rapport : critères 0,8 Rapport final paru il y a moins d’un an 1,1 Rapport final paru entre 1 an et 1,3 an plus tôt (1,3 an correspond au temps moyen actuellement nécessaire pour la clôture d’un rapport du Bureau des services de contrôle interne) 1,3 Rapport final paru il y a plus de 1,3 an (c’est-à-dire > que le temps moyen actuellement nécessaire pour la clôture d’un rapport du Bureau des services de contrôle interne) Taux de mise en œuvre : critères >85 % Taux de mise en œuvre supérieur à 85 % De 50 % à 85 % Taux de mise en œuvre situé entre 50 % et 85 % <50 % Taux de mise en œuvre inférieur à 50 % Pourcentage de la mise en œuvre en retard : critères >50 % Plus de 50 % en retard De 15 % à 50 % Entre 15 % et 50 % en retard <15 % Moins de 15 % en retard Haute importance en retard non closes : critères N/D Réponse due ultérieurement ≥1 Une ou plusieurs recommandations de haute importance en retard et qui ne sont pas closes 0 Toutes les recommandations de haute importance sont closes Rang de priorité élevé en retard non closes : critères N/D Réponse due ultérieurement ≥1 Une ou plusieurs recommandations de haute importance et faciles à appliquer en retard et qui ne sont pas closes 0 Toutes les recommandations de haute importance et faciles à appliquer sont closes A71/33 29 ANNEXE 3 RECOMMANDATIONS FAITES EN 2017, EN FONCTION DE LA CATÉGORIE ET DE L’IMPORTANCE DU RISQUE (n = 650) A71/33 30 ANNEXE 4 LISTE DES VÉRIFICATIONS CLOSES DEPUIS MARS 2017, SITUATION AU 22 FÉVRIER 2018 N° du dossier Intitulé Date du rapport final Date de clôture Mois pour clôturer l’audit 13/926 Achats au Centre mondial de services 12/2013 09/2017 45 14/944 Activités de coopération financière directe à l’OMS 09/2014 05/2017 32 14/973 Bureau régional de l’Europe 08/2015 12/2017 28 14/958 Vérification mondiale des voyages 04/2015 05/2017 25 15/1025 Accords de services techniques du Programme spécial de recherche, de développement et de formation à la recherche en reproduction humaine 03/2016 09/2017 18 16/1020 Bureau de pays de l’OMS en Fédération de Russie 06/2016 10/2017 16 16/1023 Bureau de pays de l’OMS aux Maldives 10/2016 01/2018 15 15/995 Système des comptes d’avance électroniques de l’OMS 03/2016 05/2017 14 16/1024 Bureau de pays de l’OMS au Rwanda 09/2016 11/2017 14 16/1022 Bureau de pays de l’OMS au Liban 03/2017 01/2018 10 17/1085 Bureau de pays de l’OMS en Papouasie-Nouvelle-Guinée 05/2017 01/2018 8 16/1060 Bureau régional de l’Asie du Sud-Est 03/2017 10/2017 7 A71/33 31 ANNEXE 5 ÉVALUATION DE LA COUVERTURE DES RISQUES PRINCIPAUX OMS DANS LES VÉRIFICATIONS EFFECTUÉES EN 2017 Risques principaux OMS (juillet/août 2017)* Exemples d’activités de vérification spécifiques du Bureau liées aux risques (2017) Numéro de référence Domaine Niveau de risque (changement par rapport à avril 2017 indiqué entre parenthèses) RR01 Financement du budget programme 2016-2017 - Élevé (stable) - Modéré (stable) • Les vérifications systématiques concernant les achats et les voyages couvrent les mesures internes visant à réduire les dépenses. • Les vérifications intégrées comprennent un examen de la mobilisation des ressources • En 2017, le Bureau a procédé à une vérification des dotations (rapport de vérification en cours d’établissement) pour contribuer à améliorer la gestion des dotations et les rapports aux donateurs. RR02 Financement du budget programme 2018-2019 Significatif (risque nouveau) • Ce domaine sera traité dans le cadre du plan de travail pour 2018. RR03 Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire Grave (stable) • En 2017, on a assuré un suivi de la mise en œuvre des recommandations issues de la vérification de l’endiguement de l’épidémie de maladie à virus Ebola de 2014 (rapport 15/996). La vérification a porté sur l’opérationnalisation du Cadre d’action d’urgence contre Ebola et l’application de la feuille de route pour la riposte au virus Ebola. Elle a fourni des éléments pour l’élaboration des politiques du nouveau Programme OMS et a servi à l’établissement des matrices des risques des autres vérifications concernant les bureaux de pays. • En 2017, le Bureau a rajouté des contrôles spécifiques à la matrice des risques des vérifications pour évaluer l’efficacité de la préparation et de la riposte de l’Organisation aux situations d’urgence. • En 2017, le Bureau a procédé aux vérifications intégrées du Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire au Bureau régional du Pacifique occidental (rapport 17/1114) et de l’action de l’OMS en Turquie portant aussi sur la contribution de l’OMS à la riposte humanitaire à la crise actuelle en République arabe syrienne (rapport 17/1088). • Le plan de travail pour 2018 comprend des vérifications de bureaux de pays confrontés à des situations d’urgence, comme en Éthiopie, au Yémen et en Somalie. A71/33 Annexe 5 32 Risques principaux OMS (juillet/août 2017)* Exemples d’activités de vérification spécifiques du Bureau liées aux risques (2017) Numéro de référence Domaine Niveau de risque (changement par rapport à avril 2017 indiqué entre parenthèses) RR04 Transition du Directeur général Modéré (en baisse) --- RR05 Transition de la poliomyélite - Grave (stable) - Significatif (stable) • En 2017, les plans de transition pour la poliomyélite ont été examinés, lorsqu’il y avait lieu, dans le cadre des vérifications des bureaux de pays. Ainsi la transition pour la poliomyélite a été examinée lors de la vérification intégrée de l’OMS en Inde (rapport 17/1081). • Le plan de travail pour 2018 comprend un examen des plans de transition pour la poliomyélite. RR06 Fraude/Corruption Significatif (stable) • Suivi de la mise en œuvre des recommandations relatives à deux des vérifications sur la technologie de l’information effectuées en 2016 (rapports 16/1026 et 16/1027) fournissant des éléments sur l’amélioration des contrôles de systèmes intégrés et la notification des exceptions. • Les vérifications systématiques couvrent l’examen des droits d’accès des usagers au Système mondial de gestion. • La plupart des vérifications comportent des contrôles dans les domaines à risque de fraude comme la séparation des fonctions dans les domaines du compte d’avance électronique, des paiements et des actifs fixes. • Les précédents rapports de vérification ont fait ressortir la nécessité de procéder à des vérifications diligentes concernant les partenaires d’exécution (coopération financière directe), y compris les organisations non gouvernementales. • En 2017, la capacité du Bureau en matière d’enquête a été renforcée (deux postes supplémentaires d’enquêteur de durée déterminée). • En 2017, le Bureau a assuré une formation à la sensibilisation aux fraudes : au cours de la réunion des responsables des opérations au Bureau régional OMS de l’Afrique ; lors de séances de mise au courant destinées aux nouveaux membres du personnel au Siège ; et lors de séances de mise au courant destinées aux chefs de bureaux de pays. • En 2018, le Bureau prévoit d’assurer une formation à la sensibilisation aux fraudes à l’intention du personnel dans le cadre de chaque vérification. • Un suivi actif des recommandations en suspens est assuré. Annexe 5 A71/33 33 Risques principaux OMS (juillet/août 2017)* Exemples d’activités de vérification spécifiques du Bureau liées aux risques (2017) Numéro de référence Domaine Niveau de risque (changement par rapport à avril 2017 indiqué entre parenthèses) RR07 Continuité institutionnelle Significatif (stable) • Les vérifications intégrées comprennent un examen des plans de continuité institutionnelle. • Les vérifications portant sur les bureaux de pays examinent notamment les procédures de sauvegarde et d’autres contrôles de technologie de l’information concernant la sécurité. • En 2017, le Bureau a procédé à une vérification de la continuité des services au Centre international de calcul. RR08 Cybersécurité Significatif (stable) • En 2017, il a été procédé à un examen du courriel Office 365 sur le cloud (rapport 17/1103). • Partiellement couvert par les deux vérifications de la technologie de l’information effectuées en 2016 (voir ci-dessus la section consacrée aux fraudes). * WHO Principal Risks (July/August 2017), établi par l’OMS : http://who.int/about/finances- accountability/accountability/WHO_Principal_Risk_2017.pdf (consulté le 13 février 2018). A71/33 34 ANNEXE 6 ÉVALUATION EXTERNE DE LA QUALITÉ DE LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OMS – LISTE DES RECOMMANDATIONS ET MISE EN ŒUVRE N° Recommandation Réponse du Bureau Le point sur la mise en œuvre et date cible prévue de mise en œuvre 1 Nous recommandons que le Bureau des services de contrôle interne (IOS) entreprenne une révision de sa Charte visant à ce que l’indépendance fonctionnelle du Bureau soit explicitement reconnue et son mandat clarifié, notamment pour les enquêtes sur les irrégularités commises par des non-membres du personnel et par des fournisseurs. Accepté Projet de nouvelle Charte en cours de finalisation, à soumettre au Comité du programme, du budget et de l’administration et au Comité consultatif indépendant d’experts de la surveillance. 31/03/2018 2 Nous recommandons que le Bureau des services de contrôle interne, en consultation avec le Bureau du Conseiller juridique et le Département Gestion des ressources humaines, élabore une politique de l’OMS en matière d’enquête qui sera soumise à l’approbation du Directeur général et fera partie du Manuel électronique de l’OMS ; cette politique couvrira de manière exhaustive le mandat et la fonction d’enquête, notamment les droits et obligations liés aux enquêtes. Accepté 30/06/2018 3 Nous recommandons de mettre en œuvre une politique visant à porter à la connaissance des personnes visées les plaintes pour harcèlement dont elles font l’objet pour leur permettre de formuler des observations avant que l’enquête soit poursuivie plus avant, sauf dans des circonstances spéciales. Cette politique devra faire l’objet d’un mode opératoire normalisé. Accepté 30/04/2018 4 Nous recommandons que le Bureau des services de contrôle interne sollicite un mandat étendu et explicite en matière d’enquête sur les allégations de fraude, de corruption et d’autres irrégularités dont l’OMS aurait été victime du fait de non-membres du personnel ou de tiers. Accepté 31/03/2018 5 Nous recommandons que le Bureau joue un rôle actif dans un futur régime visant à sanctionner des fournisseurs en enquêtant sur les allégations de pratiques irrégulières dont font l’objet des fournisseurs de l’OMS. À cet égard, le Bureau devrait chercher à faire ajouter une clause sur les enquêtes dans les conditions générales et contractuelles de l’OMS. Il devrait aussi apporter des modifications au site Web de l’Organisation afin de donner aux fournisseurs et autres parties extérieures des informations sur la notification de cas suspectés de fraude et de corruption. Accepté 30/06/2018 Annexe 6 A71/33 35 N° Recommandation Réponse du Bureau Le point sur la mise en œuvre et date cible prévue de mise en œuvre 6 Nous recommandons que la future politique de l’OMS sur les enquêtes contienne des dispositions précisant les procédures applicables en cas de situation de conflit d’intérêts, par exemple des allégations de faute grave mettant en cause le Bureau, son Directeur ou d’autres membres de son personnel. Accepté 30/06/2018 7 Nous recommandons que la future politique de l’OMS sur les enquêtes contienne des dispositions précisant les procédures applicables en cas d’allégations de faute grave mettant en cause le Directeur général et d’autres hauts responsables élus. Accepté 30/06/2018 8 Nous recommandons que le Bureau contribue à examiner et à réviser le politique de prévention des fraudes de l’OMS ; la politique révisée devrait supprimer la disposition soumettant l’ouverture d’une enquête à des consultations préalables avec le Contrôleur financier. Accepté 31/12/2018 9 Nous recommandons de prévoir dans la future politique de l’OMS sur les enquêtes une disposition sur le recours aux bureaux des enquêtes des autres organisations internationales et sur l’interaction avec eux. Accepté 30/06/2018 10 Nous recommandons que le Bureau réaffirme son rôle d’instance primaire et privilégiée à laquelle doivent être notifiées les allégations de faute grave, qu’il modifie sa page Intranet en conséquence et maintienne une présence à cet effet sur le site Web de l’Organisation. Accepté 31/03/2019 11 Nous recommandons que le Bureau et CRE entreprennent de modifier la façon dont est conçue la ligne garantissant l’intégrité, pour que les types d’incidents qui constituent manifestement des catégories de fautes graves lui soient directement transmis. Accepté 30/06/2018 12 Nous recommandons que le Bureau examine et modifie ses orientations concernant la réception des dossiers et l’établissement d’un ordre de priorité pour leur examen et donne, dans la future politique de l’OMS sur les enquêtes, une explication de la procédure de réception des plaintes et de l’évaluation préliminaire. Accepté Projet de modes opératoires normalisés rédigé ; les modifications doivent encore être apportées. 31/03/2018 13 Nous recommandons que le Bureau améliore sa gestion des dossiers en réunissant plus souvent son comité de réception et en accordant un rang de priorité plus élevé à la réalisation d’enquêtes préliminaires de manière à clore dans les meilleurs délais les dossiers n’appelant pas une enquête en bonne et due forme. Accepté Immédiatement A71/33 Annexe 6 36 N° Recommandation Réponse du Bureau Le point sur la mise en œuvre et date cible prévue de mise en œuvre 14 Nous recommandons que le Bureau examine, actualise et synthétise ses orientations aux enquêteurs reflétant les meilleures pratiques et les innovations professionnelles dans le domaine des enquêtes dans les organisations internationales. Accepté Modes opératoires normalisés et orientations désormais disponibles sur le SharePoint enquêtes. Activité continue 15 Nous recommandons que le Bureau modifie le texte de sa notification aux sujets mis en cause de manière à ce que son approbation ne soit plus une condition préalable pour prendre contact avec un représentant légal, l’Ombudsman ou le Bureau de l’éthique. Accepté Notification au sujet en cours de révision. 31/03/2018 16 Nous recommandons que le Bureau veille à ce que les entretiens avec les sujets mis en cause se déroulent toujours en présence de deux personnes. Il devrait aussi envisager de les autoriser à être accompagnés d’un observateur au cours de l’entretien. Non accepté Les entretiens avec les sujets mis en cause se déroulent dans la mesure du possible en présence de deux personnes. Tous les entretiens sont enregistrés et retranscrits. 17 Nous recommandons que le Bureau approfondisse l’examen des dossiers pour vérifier qu’ils sont complets et cohérents. Accepté 31/12/2018 18 Nous recommandons que le Bureau mette davantage au point et affine son système SharePoint de gestion des dossiers, définisse les rapports statistiques nécessaires et veille à la cohérence et à l’exhaustivité des données. Accepté 30/06/2018 (en cours) 19 Nous recommandons que le Bureau des services de contrôle interne, en soumettant le rapport d’enquête au Directeur général ou au Directeur régional, en fournisse copie au Bureau du Conseiller juridique ainsi qu’au Directeur HRD. Accepté Immédiatement 20 Nous recommandons que le Bureau reconnaisse systématiquement les cas de faute grave constituant une infraction grave de la loi, en vue de recommander au Directeur général de saisir les autorités nationales. Accepté Immédiatement 21 Nous recommandons que le Bureau utilise plus activement les mémorandums sur les implications pour la direction afin de porter à son attention les carences dans les mesures, politiques et procédures internes mises en lumière dans le cadre d’enquêtes. Accepté Activité continue 22 Nous recommandons que le Bureau fixe des cibles concernant l’achèvement des examens préliminaires et des enquêtes pour servir d’indicateurs essentiels des résultats et suivre dans quelle mesure ces cibles sont atteintes. Accepté Immédiatement Annexe 6 A71/33 37 N° Recommandation Réponse du Bureau Le point sur la mise en œuvre et date cible prévue de mise en œuvre 23 Nous recommandons que le Bureau fasse appel à un appui extérieur pour le processus d’assurance de la qualité des rapports d’enquêtes. Ceux-ci doivent être concis et, sous réserve de la complexité du dossier, être accompagnés d’un résumé d’orientation et contenir des recommandations claires et pratiques dont il faudra suivre la mise en œuvre. Non accepté Un nouveau modèle de rapport mis au point (comprenant un résumé d’orientation) fait l’objet d’essais. 24 Nous recommandons que le Bureau améliore encore son rapport annuel à l’Assemblée mondiale de la Santé en fournissant davantage d’informations analytiques, en limitant les précisions sur des cas particuliers mais en privilégiant les résultats des enquêtes, et en faisant rapport sur ce qui a été réalisé, y compris ce qui a pu être récupéré. Accepté 31/03/2019 (c’est-à-dire en vue de la Soixante-Douzième Assemblée mondiale de la Santé) 25 Nous recommandons que le Bureau élabore une stratégie de renforcement de ses activités d’information et établisse sa présence sur le site Web de l’OMS, et utilise cet outil pour faire connaître aux membres du personnel et aux autres parties prenantes la fonction d’enquête et leur déroulement. Accepté Activité continue Actualisation du site Web de l’OMS et d’autres outils de communication avant le 31/12/2018 26 Nous recommandons que le Bureau établisse un plan de travail annuel pour la fonction d’enquête, la définition des objectifs, des étapes et des principaux indicateurs de résultats. Accepté Immédiatement 27 Nous recommandons que le Bureau mette sur pied un plan de formation afin d’assurer que ses enquêteurs renforcent constamment leurs connaissances, savoir-faire et compétences ; les efforts de renforcement d’équipes devraient être renouvelés pour assurer la cohérence et l’efficacité de la section élargie des enquêtes. Accepté Commencé immédiatement et activité continue. 28 Nous recommandons que le Bureau entreprenne des examens des risques et clôture les dossiers en suspens en tenant compte des critères pour l’établissement des priorités (en se rapportant aux modes opératoires normalisés pertinents) en particulier pour ce qui est : - de la probabilité d’obtenir des résultats, compte tenu de l’effet du délai écoulé sur le motif initial de l’enquête et sur la probabilité de mesures correctrices à prendre par la direction ; - de la question de savoir si les parties prenantes et/ou la direction ont exprimé qu’elles avaient toujours un intérêt pour le dossier. Accepté 30/06/2018 29 Nous recommandons que le Bureau renforce la garde des pièces et autres documents strictement confidentiels en achetant un ou plusieurs coffres supplémentaires destinés à la section des enquêtes. Le Bureau devrait également veiller à ce que l’on prévoie dans la planification du nouveau bâtiment de l’OMS une salle réservée aux entretiens qui soit bien insonorisée. Partiellement accepté 31/12/2019 (selon des facteurs extérieurs associés à la gestion des locaux de l’OMS) = = =