Siebzigste Tagung des Regionalkomitees für Europa: virtuelle Tagung, 14.–15. September 2020: Entwurf: Hinweise und Informationen für die Teilnehmer

W ELTGESUNDHEITSORGANISATION • REGIONALBÜRO FÜR EUROPA UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Kopenhagen Ø, Dänemark Telefon: +45 45 33 70 00 Fax: +45 45 33 70 01 E-Mail: eugovernance@who.int Web: http://www.euro.who.int/de/who-we-are/governance WELTGESUNDHEITSORGANISATION REGIONALKOMITEE FÜR EUROPA 70. Tagung Virtuelle Tagung, 14.–15. September 2020 ENTWURF Hinweise und Informationen für die Teilnehmer 3. September 2020 Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 2 Inhalt Page Ort und Zeit ....................................................................................................................... 3 Regeln und Verfahren ........................................................................................................ 3 Empfohlene gesundheitliche und soziale Maßnahmen während des RC70 in Zusammenhang mit COVID-19 ........................................................................................ 3 Anmeldung ........................................................................................................................ 4 Beglaubigungsschreiben .................................................................................................... 5 Vorläufige Teilnehmerliste ................................................................................................ 5 Virtuelle Teilnahme ........................................................................................................... 6 Zugang zum Zoom-Meeting .............................................................................................. 6 Verifizierungsverfahren und Benennungsformat .............................................................. 7 Zoom-Help-Desk und -Hotline .......................................................................................... 8 Prüfung der IT-Infrastruktur und Fehlerbehebung ............................................................ 9 IT-Notfälle ......................................................................................................................... 9 Verwendung von Zoom ..................................................................................................... 9 Arbeitssprachen und Dokumentation .............................................................................. 10 Verdolmetschung ............................................................................................................. 10 Resolutionsentwürfe und Beschluss-entwürfe ................................................................ 11 Live-Wortmeldungen....................................................................................................... 11 Empfehlungen für Redner ............................................................................................... 11 Video-Botschaften ........................................................................................................... 12 Schriftliche Erklärungen .................................................................................................. 12 Übertragung im Internet und soziale Medien .................................................................. 13 Anhang 1: Technische Voraussetzungen für die vorher aufgezeichneten Video- Botschaften ...................................................................................................................... 15 Anhang 2: Liste der Mitgliedstaaten (Benennungsformat) ............................................. 17 Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 3 Ort und Zeit Die 70. Tagung des WHO-Regionalkomitees für Europa (RC70) wird am Montag, 14. September 2020 um 9.00 Uhr (MESZ) eröffnet und endet am Dienstag, 15. September 2020 gegen 13.00 Uhr (MESZ). Die Tagung wird in virtueller Form abgehalten (weitere Einzelheiten hierzu finden Sie weiter unten). Regeln und Verfahren Um einen ordnungsgemäßen Ablauf des RC70 zu gewährleisten, wird zu Beginn der Tagung der Entwurf eines Beschlusses über die besonderen Regeln und Verfahren für eine virtuelle Tagung zur Annahme vorgelegt. Diese besonderen Regeln und Verfahren sollen die Geschäftsordnung des Regionalkomitees für Europa ggf. ergänzen, präzisieren oder berichtigen. Der Entwurf des Beschlusses kann unter folgendem Link abgerufen werden: https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/333719 /70cd04g-RulesVirtual-200612.pdf Empfohlene gesundheitliche und soziale Maßnahmen während des RC70 in Zusammenhang mit COVID-19 Um einen ordnungsgemäßen Ablauf des RC70 zu gewährleisten, wird zu Beginn der Tagung der Entwurf eines Beschlusses über die besonderen Regeln und Verfahren für eine virtuelle Tagung zur Annahme vorgelegt. Diese besonderen Regeln und Verfahren sollen die Geschäftsordnung des Regionalkomitees für Europa ggf. ergänzen, präzisieren oder berichtigen. Der Entwurf des Beschlusses kann unter folgendem Link abgerufen werden: https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/333719 /70cd04g-RulesVirtual-200612.pdf Da das RC70 in virtueller Form abgehalten wird, wird den Delegierten empfohlen, sich an die jeweiligen nationalen Richtlinien zur Umsetzung von gesundheitlichen und sozialen Maßnahmen am Arbeitsplatz zu halten. Für den Fall, dass mehrere Delegierte in einem Raum gemeinsam an der virtuellen Tagung teilnehmen, gelten folgende Empfehlungen: • Halten Sie bitte mindestens einen Meter Abstand zu anderen. • Gewährleisten Sie eine gute Handhygiene, etwa durch die Zugänglichkeit entsprechender Anlagen zum Händewaschen und von Desinfektionsmittelspendern. Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 4 • Achten Sie auf eine gute Atemhygiene, indem Sie in ein Taschentuch oder den gebeugten Ellbogen niesen oder husten, und entsorgen Sie das benutzte Taschentuch umgehend in einem geschlossenen Abfallbehälter. • Vermeiden Sie das Berühren von Augen, Nase und Mund. • Gewährleisten Sie eine gute Belüftung der Räumlichkeiten. Schutzmasken sind neben räumlicher Distanzwahrung und einer guten Hand- und Atemhygiene Teil eines umfassenden Maßnahmenpakets zur Eindämmung von COVID-19. Sofern die Empfehlung zum Tragen einer Schutzmaske auf Sie zutrifft, gewährleisten Sie einen sicheren Umgang mit der Maske. Weitere Informationen finden Sie in den nachstehend aufgeführten Leitlinien und Empfehlungen: Fragen und Antworten: Belüftung und Klimatisierung öffentlicher Räume und Gebäude in Zusammenhang mit COVID-19 [nur EN] https://www.who.int/emergencies/diseases/novel- coronavirus-2019/question-and-answers-hub/q-a- detail/q-a-ventilation-and-air-conditioning-in-public- spaces-and-buildings-and-covid-19 Fragen und Antworten: Masken und COVID-19 [nur EN] https://www.who.int/emergencies/diseases/novel- coronavirus-2019/advice-for-public/when-and-how-to-use- masks Erwägungen zu gesundheitlichen und sozialen Maßnahmen am Arbeitsplatz in Zusammenhang mit COVID-19 [nur EN] https://www.who.int/publications/i/item/considerations- for-public-health-and-social-measures-in-the- workplace-in-the-context-of-covid-19 Coronavirus-Krankheit (COVID-19): Empfehlungen an die Bevölkerung [nur EN] https://www.who.int/emergencies/diseases/novel- coronavirus-2019/advice-for-public Anmeldung Zur offiziellen Teilnahme am RC70 ist eine Online- Anmeldung erforderlich. Der Link zum digitalen Anmeldesystem war im Einladungsschreiben an die Mitgliedstaaten vom 17. Juli 2020 angegeben. In dem System für die Online-Anmeldung kann eine Ansprechperson pro Delegation benannt werden. Das Verfahren ist für alle Kategorien von eingeladenen Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 5 Teilnehmern gleich. SCHRITT 1: Nach der Eintragung ins Anmeldesystem erhält die Ansprechperson eine E-Mail mit einem einzigartigen Benutzernamen und Kennwort sowie dem Link zum Anmeldesystem. Damit kann sie sämtliche Delegierte anmelden und ihre Namen sowie jeweils eine Kopie des entsprechenden Beglaubigungsschreibens übermitteln. SCHRITT 2: Das Referat Leitende Organe beim WHO- Regionalbüro für Europa prüft dann die Angaben der Ansprechperson und erstellt anschließend eine vorläufige Teilnehmerliste. SCHRITT 3: Die einzelnen Delegierten erhalten per E- Mail Anweisungen für den Zugang zu der digitalen Plattform für die virtuelle Tagung des RC70 (siehe unten). Die Online-Anmeldung für das RC70 sollte spätestens am Freitag, 4. September 2020 abgeschlossen sein. Beglaubigungs- schreiben Die Beglaubigungsschreiben sollten vom Staatsoberhaupt, vom Außenministerium, vom Gesundheitsministerium oder von einer anderen befugten Stelle wie der Ständigen Vertretung oder anderen hochrangigen Regierungsvertretern ausgestellt werden. Das Formular für das Beglaubigungsschreiben war dem Einladungsschreiben an die Mitgliedstaaten vom 17. Juli 2020 beigefügt. Nach Regel 1 der Geschäftsordnung des Regionalkomitees für Europa kann jeder Mitgliedstaat höchstens zwei Repräsentanten benennen, die jedoch von Stellvertretern und Beratern begleitet werden können. In Übereinstimmung mit Regel 3 der Geschäftsordnung des Regionalkomitees sind die Namen der Repräsentanten, im Falle der Mitglieder in Form eines Beglaubigungs- schreibens, dem Regionaldirektor möglichst 15 Tage vor Eröffnung der Tagung des Regionalkomitees auf elektronischem Wege mitzuteilen. Angesichts der Notwendigkeit, den virtuellen Zugang zu der Tagung zu ermöglichen, sind alle Beglaubigungsschreiben und Listen von Repräsentanten während der Online-Anmeldung elektronisch zu übermitteln. Vorläufige Teilnehmerliste Zu Beginn der Tagung wird eine vorläufige Teilnehmerliste (Dokument EUR/RC70/DIV/2) auf elektronischem Wege verteilt. Diese wird auf der Grundlage der bis Büroschluss am Freitag, 4. September Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 6 2020 beim Sekretariat eingegangenen Beglaubigungs- schreiben erstellt. Die Teilnehmer werden gebeten, alle auf dieser vorläufigen Liste enthaltenen Angaben zu prüfen und das Sekretariat im Hinblick auf die Erstellung der endgültigen Teilnehmerliste über etwaige Änderungen oder Berichtigungen zu informieren. Virtuelle Teilnahme Mitgliedstaaten, Staaten, die nicht Mitglieder des Regionalkomitees sind, sowie eingeladene Vertreter der Vereinten Nationen, ihrer Sonderorganisationen und anderer regionaler internationaler Organisationen sind eingeladen, über einen sicheren Zugang zu der Videokonferenz-Software Zoom, die auch von anderen WHO-Regionen eingesetzt wird, am RC70 teilzunehmen. Dieser Zugang ermöglicht es den Vertretern, andere Teilnehmer zu hören und aus der Ferne das Wort zu ergreifen. Vertreter von nichtstaatlichen Akteuren, die offizielle Beziehungen zur WHO unterhalten oder zur Teilnahme an Tagungen des Regionalkomitees für Europa akkreditiert sind, sowie Beobachter können der Tagung über den Livestream im Internet folgen. Zugang zum Zoom- Meeting Für jede der folgenden Sitzungen des RC70 wird jeweils ein (für alle Mitglieder gleicher) separater Link zur Software Zoom samt Kennwort und Meeting-ID- Nummer bereitgestellt: • Plenarsitzung Tag 1 • Geschlossene Sitzung und Plenarsitzung Tag 2 • Erste Tagung des Achtundzwanzigsten Ständigen Ausschusses des Regionalkomitees Der Link sowie weitere Anweisungen für den Zugang zu den einzelnen Zoom-Meetings werden vor Beginn der Tagung an die Repräsentanten jedes Mitgliedstaats und ihre Stellvertreter übermittelt. Pro Mitgliedstaat werden höchstens vier Verbindungen garantiert, für Partnerorganisationen sind es höchstens zwei. Alle anderen Teilnehmer an anderen Standorten können dem RC70 über den Livestream im Internet folgen. Um das Risiko eines unerlaubten Zugangs zu den Sitzungen zu minimieren, wird den Teilnehmern dringend nahegelegt, die Links zu den Zoom-Meetings und die jeweiligen Kennworte außer mit den benannten Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 7 Delegierten nicht mit anderen Personen zu teilen. Der Zugang zu den Zoom-Meetings für die Haupt- Plenarsitzungen wird zwei Stunden vor Beginn der jeweiligen Sitzung freigegeben. Die Teilnehmer werden gebeten, dem Meeting so früh wie möglich innerhalb dieser zwei Stunden beizutreten, um genügend Zeit zur Verifizierung der Teilnehmer und zur Prüfung der Verbindung zu lassen. Der zweite Tag des RC70 beginnt um 9.00 Uhr mit einer geschlossenen Sitzung für Wahlen und Nominierungen, die voraussichtlich bis 9.45 Uhr dauern wird. Diese um 9.00 Uhr (MESZ) beginnende geschlossene Sitzung am zweiten Tag des RC70 ist den Delegierten der Länder vorbehalten. Nach dem Ende dieser geschlossenen Sitzung können die Delegierten zu dem Zoom-Meeting verbunden bleiben. Andere Vertreter werden währenddessen im sogenannten „Warteraum“ von Zoom warten, bis die öffentliche Sitzung um 10.00 Uhr (MESZ) beginnt. Sie werden gebeten, sich rechtzeitig zu verbinden, um dem Sekretariat genügend Zeit für das Verifizierungsverfahren einzuräumen. Verifizierungs- verfahren und Benennungsformat Bevor der Zugang zum Zoom-Meeting gewährt wird, gelangen die Teilnehmer automatisch in den Warteraum, wo ihre Identität und Zugangsrechte geprüft werden. Nach Aufforderung durch das System geben die Teilnehmer ihren Namen und das Meeting-Kennwort ein. Dabei sollten sie das folgende Format einhalten: • Für Länder: o LANDESBEZEICHNUNG 1 – Nachname des bzw. der Delegierten (Delegationsleiter) o LANDESBEZEICHNUNG 2 – Nachname des bzw. der Delegierten o LANDESBEZEICHNUNG 3 – Nachname des bzw. der Delegierten o LANDESBEZEICHNUNG 4 – Nachname des bzw. der Delegierten • Für Partnerorganisationen: o ORGANISATIONSBEZEICHNUNG 1 – Nachname des bzw. der Delegierten (Delegationsleiter) o ORGANISATIONSBEZEICHNUNG 2 – Nachname des bzw. der Delegierten Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 8 Die Einhaltung dieses Formats soll dem Sekretariat helfen, die autorisierten Mitglieder der Delegationen zu erkennen und dem Ablauf des Meetings zu folgen. Für die Landesbezeichnung nutzen Sie bitte die englischen Bezeichnungen in Anhang 2. Wird die Verbindung über einen Videokonferenzraum erstellt, der keine Umbenennung zulässt, wird der Zoom-Administrator diese Angaben ändern. Sobald die Schaltfläche „Join Meeting“ („An Meeting teilnehmen“) angeklickt wurde, beginnt das Sekretariat mit der Verifizierung anhand der übermittelten Beglaubigungsschreiben. Im Zweifelsfall kann das Sekretariat die bei der Anmeldung angegebenen Kontaktdaten (Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse) nutzen. Sobald sie zur Teilnahme freigegeben wurden, werden die Teilnehmer zum Meeting eingelassen. Dieser Prozess kann einige Minuten dauern und die Teilnehmer werden gebeten, das Zoom-Fenster während dieser Zeit nicht zu schließen. Sobald sie zum Zoom-Meeting eingelassen wurden, werden die Teilnehmer gebeten, ihre Videofunktion einzuschalten, um auch eine visuelle Verifizierung zu gewährleisten. Darüber hinaus werden die Teilnehmer aufgefordert, während der gesamten Sitzung die Verbindung zu Zoom nicht zu trennen, auch nicht während der Pausen. Sollte die Verbindung abbrechen, werden die Teilnehmer gebeten, beim Wiederaufbau der Verbindung erneut wie vorstehend beschrieben vorzugehen und den gleichen Link, die gleiche Meeting-ID-Nummer und das gleiche Kennwort zu verwenden. Zoom-Help-Desk und -Hotline Im Falle von Verbindungsproblemen kurz vor oder während der Sitzung oder im Falle einer Verzögerung des Verifizierungsprozesses zur Einlassung zum Meeting können die Delegationen eine Nachricht an die für das RC70 eingerichtete E-Mail-Adresse (eurorc70@who.int) schicken, sollten dabei jedoch den jeweiligen Landesnamen und den Namen des bzw. der Delegierten angeben, bei dem bzw. der Probleme aufgetreten sind. Im Falle von Konnektivitätsproblemen oder anderen Beschränkungen beim Zugang zu Zoom können die Delegationen zudem möglicherweise im jeweiligen WHO- Länderbüro Zugang zur Tagung erhalten. In allen WHO- Länderbüros wird der Zugang zu Zoom garantiert. Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 9 Prüfung der IT- Infrastruktur und Fehlerbehebung Bei IT-bezogenen Fragen zu Zoom und der Einrichtung der Software vor Beginn des RC70 können Sie sich an folgende Kontaktpersonen wenden: • Alexander Fradkin: fradkina@who.int; Mobiltel./WhatsApp: +45 40 40 53 03 • Andrei Volkau: volkaua@who.int; Mobiltel./WhatsApp: +45 20 32 67 50 • Falls während der Sitzungen des RC70 technische Probleme auftreten, wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage bitte an die hierfür eingerichtete Hotline: +45 45 33 70 80. IT-Notfälle In dem unwahrscheinlichen Fall einer erheblichen Sicherheitsverletzung oder eines Verbindungsausfalls wird das Zoom-Meeting umgehend gestoppt. In diesem Fall sendet das Sekretariat den Delegierten eine E-Mail mit einem neuen Link, einer neuen Meeting-ID-Nummer und einem neuen Kennwort und die Teilnehmer werden gebeten, sich unter Nutzung des neuen Links erneut zu verbinden und dabei erneut wie vorstehend beschrieben vorzugehen. Verwendung von Zoom Um Zugang zu Zoom zu erhalten, ist die Installation der Zoom-Anwendung erforderlich. Alternativ kann Zoom auch über einen Web-Link oder über Videokonferenz- anlagen (mit SIP-Protokoll-Unterstützung) genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass die beiden letzteren Optionen (Verbindung über einen Web-Link oder eine Videokonferenzanlage) keine Online-Verdolmetschung ermöglichen und lediglich Zugang zur Original- Sprachversion gewähren (weitere Einzelheiten hierzu finden Sie nachstehend im Abschnitt „Verdolmetschung“). Um sich mit Zoom vertraut zu machen, können die Teilnehmer sich über folgenden Link entsprechende Tutorials anschauen: https://support.zoom.us/hc/en-us. Die Teilnehmer werden gebeten zu gewährleisten, dass ihre Kamera und ihr Mikrofon vor Beginn des Meetings ordnungsgemäß installiert und getestet wurden. Bei ihrem Beitritt zum Meeting werden alle Teilnehmer automatisch stummgeschaltet. Auch die Möglichkeit zur Freigabe des eigenen Bildschirms bzw. von Anwendungen in Zoom wird für alle Teilnehmer deaktiviert. Während der Beratungen wird das Sekretariat die Stummschaltung der Teilnehmer entsprechend der Reihenfolge der Rednerliste bzw. auf Anfrage eines Teilnehmers durch Handzeichen in Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 10 Zoom („Raise Hand“-Funktion) deaktivieren. Aus Sicherheitsgründen wird die öffentliche Chat- Funktion während der Sitzungen deaktiviert. Der Chat kann jedoch genutzt werden, um während der Sitzungen direkt mit dem Sekretariat in Kontakt zu treten. Das Sekretariat wird das Chat-Protokoll kontinuierlich verfolgen. Der Chat kann zudem genutzt werden, um die Aufmerksamkeit des Sekretariats auf bestimmte Aspekte zu lenken, einen Antrag zur Geschäftsordnung zu stellen oder um Ausübung des Rechts auf eine Antwort zu bitten. Alle Teilnehmer sollten zumindest beim Beitritt zum Meeting, bei Eröffnung der Sitzung und bei einer Wortmeldung ihre Kamera einschalten, sofern sie nicht aufgrund von Konnektivitätsproblemen gezwungen sind, ihr Video auszuschalten. Arbeitssprachen und Dokumentation Die Arbeitssprachen des Regionalkomitees sind Deutsch, Englisch, Französisch und Russisch. In einer dieser Sprachen abgegebene Erklärungen werden simultan in die drei anderen Sprachen verdolmetscht. Alle Tagungsunterlagen werden auf der Website der WHO für die Europäische Region zur Verfügung gestellt und können unter folgendem Link abgerufen werden: https://www.euro.who.int/de/about-us/governance/ regional-committee-for-europe Verdolmetschung Um es den Delegierten zu ermöglichen, den Beratungen der Tagung zu folgen, wird eine Verdolmetschung in die vier offiziellen Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Russisch) angeboten. Die über die Zoom-Anwendung verbundenen Teilnehmer können während der Tagung die Sprache der Verdolmetschung auswählen und ändern. Wird die Option „Off“ („Aus“) ausgewählt, hört der Teilnehmer lediglich die Original-Sprachversion aus dem Plenum. Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung der Verdolmetschung die Zoom-Anwendung installiert werden muss. Der Zugang über den Web-Link oder Videokonferenzanlagen gewährt lediglich Zugang zur Original-Sprachversion. Teilnehmer und Beobachter, die der Tagung über den Livestream im Internet folgen, haben die Wahl zwischen englischer und russischer Sprache. Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 11 Resolutionsentwürfe und Beschluss- entwürfe Auf Wunsch steht das Sekretariat Mitgliedstaaten, die Änderungsanträge oder Vorschläge gemäß Regel 22 a, 22 b und 22 c der Geschäftsordnung des Regionalkomitees für Europa unterbreiten möchten, gern mit Informationen sowie für logistische und redaktionelle Unterstützung zur Verfügung. Live-Wortmeldungen Während der virtuellen Tagung erhalten nur Mitgliedstaaten, Staaten, die nicht Mitglieder des Regionalkomitees sind, sowie eingeladene Vertreter der Vereinten Nationen, ihrer Sonderorganisationen und anderer regionaler internationaler Organisationen die Gelegenheit, das Wort zu ergreifen. Die einzelnen Erklärungen werden zeitlich auf drei Minuten begrenzt. Erklärungen von Gruppen werden auf fünf Minuten begrenzt. Es kommt ein Ampelsystem zum Einsatz, um effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten. Mitglieder, die das Wort ergreifen möchten, müssen dies signalisieren. Dies kann im Vorfeld der Tagung, wenn möglich bis Büroschluss am Freitag, 11. September 2020, durch entsprechenden Antrag an die für das RC70 eingerichtete E-Mail-Adresse (eurorc70@who.int) unter Angabe des jeweiligen Landesnamens und des entsprechenden Tagesordnungspunktes erfolgen. Anhand dieser Interessenbekundungen wird das Sekretariat die Rednerliste zu jedem einzelnen Tagesordnungspunkt des RC70 erstellen. Während der Sitzung sollten Mitglieder, die das Wort ergreifen möchten, in Zoom die „Raise Hand“-Funktion („Hand heben“) nutzen. Falls nicht ausdrücklich anders gewünscht, wird die erste Zoom-Verbindung (Delegationsleiter) für Wortmeldungen genutzt. Empfehlungen für Redner Um eine gute Sprachqualität und eine effektive Kommunikation und Verdolmetschung gewährleisten zu können, werden die Redner zudem gebeten, folgende Empfehlungen zu berücksichtigen: • passen Sie Ihre Stimme an das Sprechen „aus der Ferne“ an (sprechen Sie deutlich, vermeiden Sie den übermäßigen Gebrauch von Abkürzungen, sprechen Sie in das Mikrofon); • sprechen Sie langsam und auf natürliche Weise (110 Wörter pro Minute): • übermitteln Sie sämtliche schriftlichen Beiträge (Ansprachen, Präsentationen, Berichte usw.) Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 12 vorab; • verwenden Sie einen hochwertigen Desktop- Computer oder Laptop, nicht Ihr Mobiltelefon; • verwenden Sie ein individuelles Headset mit hochwertigem Mikrofon; • verwenden Sie eine Ethernet-Verbindung (über ein kabelgebundenes Netzwerk), keine WLAN- Verbindung; • nutzen Sie einen schalldichten, echofreien Raum; • halten Sie sich an die jeweiligen zeitlichen Beschränkungen. Video-Botschaften Mitgliedstaaten, Staaten, die nicht Mitglieder des Regionalkomitees sind, sowie eingeladene Vertreter der Vereinten Nationen, ihrer Sonderorganisationen und anderer regionaler internationaler Organisationen haben zudem die Möglichkeit, sich durch die Einreichung vorher aufgezeichneter Video-Botschaften zu Wort melden. Eine Video-Botschaft sollte auf zwei Minuten Länge begrenzt werden. Video-Botschaften werden auf der virtuellen Tagung anstelle einer Live-Wortmeldung zum entsprechenden Tagesordnungspunkt übertragen. Sie sind Teil der offiziellen Aufzeichnung der Tagung. Vorher aufgezeichnete Video-Botschaften können bis spätestens Freitag, 11. September um 18.00 Uhr (MESZ) unter Angabe des Tagesordnungspunktes, auf den sie sich beziehen, und zusammen mit einem schriftlichen Manuskript zur Vereinfachung der Verdolmetschung über die für das RC70 eingerichtete E-Mail-Adresse (eurorc70@who.int) eingereicht werden. Auch nichtstaatliche Akteure, die offizielle Beziehungen zur WHO unterhalten oder zur Teilnahme an Tagungen des Regionalkomitees akkreditiert sind, können Video- Botschaften einreichen, die auf der Website zum RC70 eingestellt werden. Weitere Angaben zu den technischen Voraussetzungen und entsprechende Empfehlungen für die vorher aufgezeichneten Video-Botschaften finden Sie in Anhang 1. Schriftliche Erklärungen Mitgliedstaaten, Staaten, die nicht Mitglieder des Regionalkomitees sind, sowie eingeladene Vertreter der Vereinten Nationen, ihrer Sonderorganisationen und anderer regionaler internationaler Organisationen werden gebeten, schriftliche Erklärungen von maximal 600 Wörtern Länge in einer der Arbeitssprachen des Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 13 Regionalkomitees zwecks Einstellung auf der Website des Regionalbüros unter dem entsprechenden Tagesordnungspunkt abzugeben. Sie sollten vor Eröffnung des RC70 eingereicht werden. Schriftliche Erklärungen können anstelle einer Live- Wortmeldung oder zu deren Ergänzung eingereicht werden. Interventionen zu folgenden Tagesordnungs- punkten sind nur in schriftlicher Form möglich: • Akkreditierung von in der Europäischen Region tätigen nichtstaatlichen Akteuren im Hinblick auf eine Teilnahme an Tagungen des WHO- Regionalkomitees für Europa; • Angelegenheiten, die sich aus Resolutionen und Beschlüssen der Weltgesundheitsversammlung und des Exekutivrates ergeben; und • Fortschrittsberichte. Schriftliche Erklärungen sind vor Eröffnung der Tagung unter eindeutiger Angabe des Tagesordnungspunktes, auf den sie sich beziehen, an die für das RC70 eingerichtete E-Mail-Adresse (eurorc70@who.int) zu übermitteln. Sie werden nachträglich bis zur Annahme des Berichts über das RC70 in der Sprache, in der sie eingereicht wurden, auf der Website zum RC70 eingestellt. Ihr Inhalt wird in dem Bericht über das RC70 zusammengefasst bzw. wiedergegeben. Auch nichtstaatliche Akteure, die offizielle Beziehungen zur WHO unterhalten oder zur Teilnahme an Tagungen des Regionalkomitees akkreditiert sind, können schriftliche Erklärungen einreichen, die ebenfalls auf der Website zum RC70 eingestellt werden. Übertragung im Internet und soziale Medien Die Beratungen des RC70 werden auf der Website zur Tagung über einen Online-Livestream übertragen (https://www.euro.who.int/de/about-us/governance/ regional-committee-for-europe/70th-session). Auch die Social-Media-Kanäle von WHO/Europa werden während der Tagung regelmäßig aktualisiert. Die Teilnehmer werden angehalten, sich während der Tagung online unter dem Hashtag #RC70Europe über das RC70 auszutauschen. Darüber hinaus laden wir Sie ein, für weitere Informationen zum RC70 den offiziellen Accounts des Regionalbüros in den sozialen Medien zu folgen: Twitter: @WHO_Europe @WHO_Europe_FR (Französisch) Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 14 @WHO_Europe_DE (Deutsch) @WHO_Europe_RU (Russisch) Facebook: http://www.facebook.com/WHOEurope Instagram: @whoeurope Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 15 Anhang 1: Technische Voraussetzungen für die vorher aufgezeichneten Video-Botschaften • Video-Botschaften sollten zeitlich auf zwei Minuten beschränkt werden. • Sie sollten entweder im .MP4- oder .MOV-Format eingereicht werden. • Video-Botschaften im .FLV- oder .WMV-Format werden nicht angenommen. • Die Videoclips sollten eine Mindestauflösung von 1280x720 (Standard- Videogröße) aufweisen. Eine hohe Resolution (1920x1280) wird jedoch bevorzugt. • Die Video-Botschaften können entweder über einen Download-Link zu einem Cloud-Dienst (z. B. DropBox oder Google Drive) oder über einen Datenübertragungsdienst (z. B. WeTransfer) übermittelt werden. Bei Übermittlung Ihres Videoclips sollten Sie zudem folgenden Satz angeben: Diese Erklärung wurde abgegeben von NAME DES REFERENTEN BZW. DER REFERENTIN im Namen von MITGLIEDSTAAT auf [bitte Sprache angeben] für die 70. Tagung des WHO-Regionalkomitees für Europa. Bitten schicken Sie zur Vereinfachung der Verdolmetschung außerdem ein schriftliches Manuskript zu Ihrer Video-Botschaft mit. Einige wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten: 1. Proben Sie, bevor Sie Ihre Aufnahme erstellen. Versuchen Sie, Ihren Text einige Male laut vorzulesen, und ändern Sie den Text ggf. an Stellen, die schwer auszusprechen sind. 2. Bitten Sie einen Kollegen oder Freund um Hilfe. Einige Menschen mögen darin geübt sein, Videos alleine aufzunehmen, doch es ist leichter, eine zweite Person das Video aufnehmen zu lassen. Zudem kann diese Person Sie dabei beraten, welche Aufnahme die beste war. 3. Kleiden Sie sich dem Anlass entsprechend. Auch wenn Sie sich nicht beim Regionalkomitee befinden, wenn Sie Ihre Aufnahme erstellen, denken Sie daran, dass das Video den Akteuren des Regionalkomitees zur Verfügung gestellt wird. Geschäftskleidung ist angemessen. 4. Wärmen Sie sich auf, bevor Sie Ihre Aufnahme beginnen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich zu dehnen. Dies kann auch helfen, Ihre Nerven zu beruhigen. Wärmen Sie Ihre Lippen und Zunge auf, indem Sie einige Zungenbrecher aufsagen. Wärmen Sie Ihren Geist auf, indem Sie die wichtigsten Punkte Ihres Textes gedanklich durchgehen, und üben Sie Worte oder Formulierungen, die Ihnen bei der Aufnahme Probleme bereiten könnten. 5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Video scharf aufgenommen und akustisch gut hörbar ist. Wir wollen Sie sehen und hören, was Sie zu sagen haben! Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 16 Reduzieren Sie Hintergrundgeräusche, wählen Sie eine gut beleuchtete Räumlichkeit und verwenden Sie nach Möglichkeit ein externes Mikrofon. 6. Nutzen Sie eine Nahaufnahme für einen guten Rahmen. Das heißt, gestalten Sie die Aufnahme so, dass wir Ihren Oberkörper, Ihre Arme und Ihren Kopf sehen können. 7. Nutzen Sie Ihren Text als Grundlage (doch vermeiden Sie nach Möglichkeit, direkt vom Blatt abzulesen). Wir möchten Sie in dem Video sehen. Halten Sie also Ihren Kopf gerade und Augenkontakt mit der Kamera. Wenn Sie vorab einige Probeaufnahmen machen, kann Ihnen dies helfen, sich den Text besser einzuprägen. Dadurch können Sie uns (Ihrem Publikum) freier erzählen, was Sie zu sagen haben, anstatt es von einem Blatt Papier abzulesen. 8. Machen Sie nötigenfalls mehrere Aufnahmen. Der Vorteil einer Videoaufnahmen ist, dass man sich nicht mit einer schlechten Aufnahme zufrieden geben muss. Machen Sie mehrere Aufnahmen und wählen Sie anschließend die beste aus. 9. Sehen Sie sich Ihr eigenes Video an. Haben Sie sich jemals eine gerade verfasste E-Mail noch einmal durchgelesen, um sie auf Rechtschreibfehler zu prüfen? Aus dem gleichen Grund sollten Sie sich auch Ihr Video noch einmal anschauen, um kleine Fehler zu finden. Ziehen Sie auch in Betracht, das Video einem Freund oder Kollegen zu zeigen. 10. Bleiben Sie positiv und haben Sie Spaß bei der Sache! Eine zweiminütige Aufnahme zu machen, kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bleiben Sie positiv, denn diese positive Einstellung wird auch in Ihrem finalen Video zum Ausdruck kommen. Hinweise und Informationen für die Teilnehmer Seite 17 Anhang 2: Liste der Mitgliedstaaten (Benennungsformat) Albania Andorra Armenia Austria Azerbaijan Belarus Belgium Bosnia and Herzegovina Bulgaria Croatia Cyprus Czech Republic Denmark Estonia Finland France Georgia Germany Greece Hungary Iceland Ireland Israel Italy Kazakhstan Kyrgyzstan Latvia Lithuania Luxembourg Malta Monaco Montenegro Netherlands North Macedonia Norway Poland Portugal Republic of Moldova Romania Russian Federation San Marino Serbia Slovakia Slovenia Spain Sweden Switzerland Tajikistan Turkey Turkmenistan Ukraine United Kingdom Uzbekistan = = =