Recomendaciones de auditoría externa e interna: progresos realizados en la aplicación: informe del Director General

72.ª ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD A72/41 Punto 16.3 del orden del día provisional 13 de mayo de 2019 Recomendaciones de auditoría externa e interna: progresos realizados en la aplicación Informe del Director General 1. Conforme a lo solicitado por el Comité de Programa, Presupuesto y Administración en su 13.ª reunión, celebrada en enero de 2011,1 en el presente documento se proporciona información ac- tualizada sobre las medidas adoptadas por la Secretaría para garantizar la plena aplicación de las reco- mendaciones formuladas en los informes del Comisario de Cuentas2 y del Auditor Interno.3 En el pre- sente informe se incluye también una visión general de los resultados de las investigaciones menciona- das en el informe del Auditor Interno correspondiente al año civil 2018.3 INTRODUCCIÓN 2. La Secretaría toma nota de los progresos destacados en los informes del Comisario de Cuentas y del Auditor Interno correspondientes al año civil 2018 y reitera su compromiso de aplicar con puntuali- dad las recomendaciones de auditoría y velar por la adopción de medidas para reducir el número de las recomendaciones que siguen pendientes. Al respecto, el porcentaje de recomendaciones de auditoría interna abiertas sigue en descenso en comparación con los niveles anteriores (a febrero de 2019 el por- centaje de recomendaciones abiertas se había reducido al 4,2%). En cuanto a las recomendaciones de auditoría externa, nueve de un total de 22 recomendaciones está en curso de aplicación, mientras que las restantes se han archivado o aplicado por completo. 3. En sus esfuerzos por mejorar la rendición de cuentas y fortalecer los controles internos, redu- ciendo a la vez los costos y garantizando un buen aprovechamiento de los recursos, la Secretaría ha logrado progresos considerables en los ámbitos de los viajes, la gestión del parque móvil, la labor en las emergencias, la cooperación financiera directa y la ejecución directa, las adquisiciones y la estrategia y el plan de aplicación sobre el buen aprovechamiento de los recursos, entre otros. GESTIÓN DE LOS VIAJES 4. Con respecto a los viajes en comisión de servicio, en 2018 la Secretaría introdujo cambios en la política conexa a fin de armonizarla con la de la Secretaría de las Naciones Unidas por lo que respecta a la determinación de rutas y el derecho a viajar en una clase específica. La introducción de esos cambios ha reducido el precio medio del billete en aproximadamente un 14%. Además, en estos momentos las solicitudes de viajes que no cumplen la política del plazo de aprobación anticipado de 14 días se rebajan 1 Documento EB128/3. 2 Documento A72/39. 3 Documento A72/40. A72/41 2 automáticamente a clase económica y solo podrán conceder excepciones a esta norma el Subdirector General para Operaciones Institucionales (en la Sede) o los Directores de Administración y Finanzas (en las regiones), tras presentarse la debida justificación. Ello ha incrementado el cumplimiento del 45% en 2016 al 69% en 2018. Se ha estimado que el total de los costos que se han evitado gracias a estas iniciativas, junto con la puesta en marcha del programa de hoteles preferenciales, que da acceso a tarifas hoteleras prenegociadas para los destinos más frecuentes en los viajes en comisión de servicio y por tanto reduce el monto del viático, asciende aproximadamente a US$ 15 millones anuales. 5. Gracias a los esfuerzos en este ámbito se seguirá garantizando una aplicación cada vez más sólida de los controles de conformidad y calidad en toda la Organización, en particular la normalización de los procedimientos operativos, la capacitación del personal administrativo pertinente y la actualización de los procedimientos operativos normalizados para los viajes de emergencia que ofrecen orientaciones claras al respecto. GESTIÓN DEL PARQUE MÓVIL 6. Con respecto a la gestión del parque móvil, tras la introducción de los servicios de parque móvil de la OMS, se han establecido acuerdos de larga duración para la adquisición de vehículos y de equipo de seguimiento, que se han incluido en el catálogo de vehículos de la OMS del Sistema Mundial de Gestión. Es importante señalar que en el número de vehículos movilizados para las emergencias se in- cluyen los vehículos de alquiler, lo que refleja no solo el número de funcionarios de la OMS movilizados sobre el terreno, sino también el de funcionarios de todos los asociados que realizan actividades con la orientación o apoyo de la OMS. Además, es práctica común en las operaciones de respuesta a emergen- cias tener algunos vehículos en reserva, especialmente en los casos en que la infraestructura de repara- ciones es inadecuada. Con respecto al equipo de seguimiento, se ha puesto en marcha un proyecto piloto en seis países (Iraq, Jordania, Nigeria, Pakistán, República Democrática del Congo y República del Congo) para el seguimiento de 400 vehículos y la instalación en otros 700 vehículos de dispositivos de seguimiento que se monitorearán a través del sistema normalizado de la OMS para la gestión del parque móvil (TracPoint). 7. Finalmente, se ha elaborado un conjunto de documentos e instrumentos de orientación, en proceso de distribución, y se han preparado cursos de capacitación que están a disposición de todo el personal a través de iLearn, la plataforma de formación en línea de la OMS. Está finalizándose el manual electró- nico de la OMS sobre seguridad vial y gestión de vehículos, que se publicará en los próximos meses, junto con los procedimientos operativos normalizados conexos. LABOR EN LAS EMERGENCIAS 8. La Secretaría toma nota de las recomendaciones formuladas por el Comisario de Cuentas en este ámbito y confirma que se están haciendo esfuerzos concentrados por finalizar los procedimientos ope- rativos normalizados pendientes, sobre logística, planificación y movilización de recursos. 9. Con respecto al proceso de contratación para emergencias, la Secretaría reitera la conformidad de su práctica actual con las disposiciones normativas existentes, a la vez que aplaude toda mejora que puedan proponer las recomendaciones del Auditor, en particular sobre la especificación de los límites a la prórroga de los avisos de vacantes. Además, la Secretaría confirmó que toda decisión que se tome sobre nombramientos en nombre del Director Regional viene apoyada y documentada por las pertinentes atribuciones de autoridad pese a que puede que esta información no esté disponible inmediatamente en el informe de selección. Finalmente, con respecto a si en la carta de desestimación o posteriormente deben remitirse comentarios específicos a los candidatos que no han sido seleccionados, la Secretaría reconoce la utilidad de los comentarios para los solicitantes. Al mismo tiempo, es importante resaltar que sería una carga administrativa ofrecer comentarios a cada solicitante personalizando la carta de A72/41 3 desestimación, que no se genera automáticamente. En cualquier caso, el marco de reglamentación actual permite a los candidatos internos dirigirse a los departamentos de recursos humanos para poder acceder a los documentos de selección pertinentes, y pedir que se les formulen comentarios, si procede. 10. Por último, la Secretaría se toma muy en serio las conclusiones y recomendaciones del Auditor Interno con respecto a las operaciones de emergencia, especialmente en el Yemen, y ya ha puesto en marcha medidas correctivas para fortalecer la eficacia de los controles y potenciar al máximo los efectos en los países. La Secretaría sigue comprometida con la aplicación de las recomendaciones con carácter prioritario, y subraya la complejidad de la situación sobre el terreno. COOPERACIÓN FINANCIERA DIRECTA Y EJECUCIÓN DIRECTA 11. El compromiso de la Secretaría por mantener controles rigurosos en el ámbito de la cooperación financiera directa y la ejecución directa se puso de manifiesto a finales de 2018, cuando el número de acuerdos de cooperación financiera directa con informes finales pendientes alcanzó su nivel más bajo, a saber, 157, que equivale tan solo al 1,3% de todas las órdenes de compra de cooperación financiera directa emitidas desde 2016. Esta cifra representa un descenso considerable desde los 430 informes que estaban pendientes en febrero de 2018, gracias a una serie de medidas adoptadas por la dirección, como la mejora del sistema y los controles pertinentes, el fortalecimiento de las herramientas de presentación de informes y monitoreo, el seguimiento proactivo, la introducción de la evaluación para los asociados en la ejecución y las misiones de verificación posteriores. Los progresos en este ámbito han quedado todavía más patentes en el informe del Comisario de Cuentas, en el que se subrayan las mejoras en la presentación de informes sobre cooperación financiera directa como ejemplo de las buenas prácticas aplicadas por la OMS y que han llevado al cierre de la anterior recomendación de auditoría. 12. En 2018, la OMS gastó US$ 114 millones en acuerdos de cooperación financiera directa, un des- censo de US$ 34 millones en comparación con 2017. Gracias a la cooperación financiera directa se apoyó un amplio conjunto de proyectos de inmunización y creación de capacidad en más de 80 países en los que la OMS trabaja en alianza con las respectivas autoridades sanitarias nacionales. Los 20 países principales1 en los que se aplicaron acuerdos de cooperación financiera directa absorben el 74% de todo el gasto por ese concepto, mientras que casi la mitad de todo el gasto en cooperación financiera directa financia el apoyo a las campañas de erradicación de la poliomielitis. 13. La política y procedimientos sobre el uso de la cooperación financiera directa se revisaron en agosto de 2018 con objeto de garantizar que las actividades financiadas de ese modo están en consonan- cia con las prioridades y políticas de la OMS y los requisitos de sus donantes y se aplican con arreglo al acuerdo suscrito con el Estado Miembro en cuestión. Los dos principales cambios introducidos en la política son a) la obligatoriedad de las evaluaciones periódicas de la capacidad financiera y administra- tiva del ministerio de salud que recibe financiación con cargo a la cooperación financiera directa, y b) el fortalecimiento de los requisitos de las actividades de verificación de los acuerdos de cooperación financiera directa. Estos cambios contribuirán a abordar los riesgos residuales planteados por el Auditor Interno. 14. Por lo que se refiere a la ejecución directa, la dirección de la OMS monitorea periódicamente el cumplimiento de la política y procedimientos de la ejecución directa, así como la existencia de informes de ejecución directa pendientes. En consecuencia, el número de informes de ejecución directa pendientes se había reducido en un 29% a febrero de 2019, en comparación con septiembre de 2018. 1 Papua Nueva Guinea, Yemen, Kenya, Etiopía, Sudán, Níger, República Democrática del Congo, Iraq, Chad, Mozambi- que, Viet Nam, Camerún, Malí, Bangladesh, Pakistán, Guinea, Angola, Ghana, Madagascar, República Democrática Popular Lao. A72/41 4 15. Con objeto de mitigar todo riesgo adicional se ha previsto para 2019 un examen y revisión ex- haustivos de la política y los procedimientos operativos normalizados de la ejecución directa. Este exa- men llevará necesariamente a una definición de las circunstancias en las que deberá utilizarse o no la ejecución directa, así como al acuerdo de un marco del conjunto de la OMS aplicable a las actividades de verificación de la ejecución directa. ADQUISICIONES 16. La OMS hace todo lo posible por ser costoeficaz, por lo que ante el fraude mantiene una postura de inflexibilidad. Se han registrado progresos considerables para fortalecer la capacidad en la gestión de los proveedores mediante la capacitación del personal encargado de las adquisiciones. El conjunto de documentos para las adquisiciones (que incluye una plantilla para solicitar propuestas, invitaciones de licitación e informes de adjudicación) se actualiza periódicamente y se ha puesto a disposición de todos los usuarios un nuevo manual sobre adquisiciones. El conjunto de documentos se promueve a través de la red de adquisiciones y, por otro lado, se pondrá en marcha un programa de capacitación sobre adqui- siciones en la plataforma iLearn, que estará a disposición de todo el personal en mayo de 2019. El plan de estudios se ha concebido específicamente para fomentar la capacidad de las partes interesadas, define claramente las funciones y responsabilidades y ofrece los conocimientos necesarios para un proceso eficaz y ajustado a las normas. 17. El acceso de los usuarios a los módulos pertinentes del Sistema Mundial de Gestión dependerá de que hayan finalizado satisfactoriamente la capacitación sobre adquisiciones. 18. Se está realizando una importante ampliación del catálogo electrónico de la OMS mediante la normalización de dispositivos farmacéuticos, médicos y de laboratorio. El catálogo electrónico está dis- ponible actualmente en todos los centros presupuestarios de la OMS. Todos los productos están dispo- nibles con arreglo a contratos mundiales prenegociados, lo cual limita el riesgo de fraude (con respecto al costo y la calidad) durante la selección de proveedores locales para productos sanitarios que requieren manipulación cuidadosa. 19. Está previsto poner a disposición de todas las oficinas de la OMS en 2020 una base de datos con información sobre todos los acuerdos a largo plazo para servicios. Además, se fomentará la evaluación del desempeño de los proveedores de servicios mediante la puesta en marcha de un flujo de trabajo electrónico que requerirá que antes de tramitar el pago final los funcionarios encargados evalúen de forma precisa a los proveedores. Desde junio de 2019 se aplicará de forma experimental en la Sede, para ampliarse posteriormente a otras oficinas. 20. A fin de velar por el alto nivel de los proveedores de la OMS, en agosto de 2019 se iniciará una campaña mundial de comunicaciones sobre la evaluación de los proveedores. BUEN APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS 21. Las iniciativas para el buen aprovechamiento de los recursos permiten a la OMS demostrar a las partes interesadas los efectos de su labor en las poblaciones destinatarias o presentar datos probatorios que demuestran que la Organización potencia al máximo los efectos de cada dólar gastado y permiten entender mejor los costos y los resultados con objeto de adoptar decisiones fundamentadas durante la fase de aplicación de los proyectos, así como para proyectos futuros. A72/41 5 22. Con arreglo a la información actualizada presentada al Consejo Ejecutivo en su 144.ª reunión,1 en enero de 2019, se han logrado avances importantes en este ámbito. Por ejemplo, en septiembre de 2018 se ultimó el conjunto de argumentos a favor de la inversión en la OMS, mientras que se ha remozado considerablemente el portal web de la OMS no solo para mostrar cómo se recaudan y gastan los fondos, sino también para incluir un resumen pormenorizado de los logros por área programática y por país. 23. Como parte del cambio de dirección, en noviembre de 2018 se presentó un vídeo introductorio sobre el buen aprovechamiento de los recursos y se ha constituido en toda la Organización una red de defensores del buen aprovechamiento de los fondos. Además, se ha preparado un cursillo de dos días de duración sobre el buen aprovechamiento de los recursos dirigido al personal de los programas de la OMS; asimismo, la cuestión se ha incluido en el nuevo programa de la OMS de capacitación sobre adquisiciones, que se presentará en 2019. 24. Además, en las políticas sobre los acuerdos de cooperación financiera directa y las subvenciones se requiere ahora que en las propuestas se justifique de qué modo la propuesta de acuerdo o subvención representa un buen aprovechamiento de los recursos. 25. Por último, el buen aprovechamiento de los recursos es una de las seis dimensiones propuestas del marco de medición de productos del proyecto de presupuesto por programas 2020-2021,2 que ga- rantizará que para alcanzar todos los productos específicos en la nueva estructura de resultados se tenga en cuenta el buen aprovechamiento de los recursos y que los programas técnicos y las oficinas en los países estén obligados a dar cuenta a los Estados Miembros, según corresponda. RESULTADOS DE LAS INVESTIGACIONES 26. Con respecto a las investigaciones descritas en el informe del Auditor Interno correspondiente al año civil 2018, la Secretaría confirma su compromiso de actuar con puntualidad y quisiera aportar la siguiente actualización sobre los resultados de las investigaciones. 27. Con respecto a los 14 informes sobre las investigaciones de las denuncias fundamentadas, reco- gidos en el anexo 6 del informe del Auditor Interno,3 había nueve casos de fraude, cinco de los cuales se referían a reclamaciones fraudulentas al Seguro de Enfermedad del Personal (SHI). 28. Siete de esos nueve casos (IR2019/4 IR2019/5; IR2019/6; IR2019/7; IR2019/9; IR2019/11; IR2019/13) dieron lugar a la separación del servicio de los funcionarios implicados. Con respecto a dos de esos siete funcionarios, que dimitieron (IR2019/6) o se jubilaron (IR2019/13) antes de que culminara la investigación, se tomaron medidas administrativas para que no se les volviera a contratar en la Orga- nización y, si procede, los casos se remitirán al Comité Permanente Mundial del SHI para que examine la posible suspensión o exclusión de la participación del funcionario en el Seguro de Enfermedad. Con respecto a los otros dos casos de fraude, en uno de ellos (IR2019/8) se sancionó al funcionario con una amonestación por escrito y la pérdida de un escalón por contribuir a la conducta indebida de otro fun- cionario; en el otro caso, la medida disciplinaria sigue pendiente (IR2019/10). 1 Documento EB144/6. 2 Véase el documento A72/INF./2, anexo 4. 3 Documento A72/40, anexo 6. A72/41 6 29. En todos los casos de fraude se tomaron medidas para recuperar la pérdida financiera. También se tomaron medidas administrativas para recuperar los fondos en otro caso (IR2019/14) de malversación y apropiación indebida de fondos por personal sin la condición de funcionarios que eran receptores de fondos destinados a proyectos (personal de un ministerio de salud). 30. Uno de los casos se refería a una denuncia de acoso sexual (IR2019/1). Dado que concernía a un funcionario cedido a la OMS por otro organismo de las Naciones Unidas, el caso se remitió a dicho organismo para que adoptara medidas disciplinarias. Ahora bien, puesto que el interesado se había se- parado del servicio antes de que concluyera la investigación, también se tomaron medidas para que el funcionario no fuera contratado de nuevo por ningún organismo de las Naciones Unidas o por la OMS. 31. En el caso de un representante de la OMS en un país que había utilizado los servicios de una secretaria, un conductor y un vehículo de la OMS con fines personales y había aprobado hojas de recla- mación de horas extraordinarias falsas para el conductor (IR2019/2), el funcionario fue sancionado con una amonestación por escrito y la pérdida de tres escalones del grado, mientras que no se adoptó ninguna medida disciplinaria contra el conductor (IR2019/3), habida cuenta de las circunstancias atenuantes de su conducta. Finalmente, en el caso de un conductor de la OMS que se comportó de manera incompatible con su condición de funcionario internacional y se le encontró ebrio (IR2019/12), el funcionario en cuestión fue despedido. 32. Desde 2014, la Secretaría viene publicando una circular anual para informar a los funcionarios sobre los procedimientos disciplinarios que han concluido. Con esta circular se pretende dar a conocer las infracciones de las normas de conducta y las medidas que ha adoptado la administración para hacer frente a las violaciones de dichas normas. La circular sobre los casos disciplinarios concluidos en 2018 se publicará en breve. INTERVENCIÓN DE LA ASAMBLEA DE LA SALUD 33. Se invita a la Asamblea de la Salud a que tome nota del informe. = = =