ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE CONSEIL EXECUTIF Cent onzième session Point 9.4 de l’ordre du jour provisoire EB111/24 13 décembre 2002
Rapports du Corps commun d’inspection Rapports antérieurs du CCI : mise en oeuvre des recommandations Rapport du Secrétariat
1. L’Assemblée générale des Nations Unies et certains organes délibérants d’autres organisations participant au Corps commun d’inspection (CCI), dont l’OMS, ont approuvé le nouveau système de suivi des rapports du CCI figurant à l’annexe 1 du rapport annuel du CCI 1997.1 2. Dans le cadre de ce nouveau système, un processus systématique a été mis en place pour retracer chaque étape de l’examen des rapports par les organes délibérants, y compris les mesures de suivi prises par les responsables dans les organisations participantes conformément à l’article 11, paragraphe 4 du Statut du CCI. 3. Le CCI vient de mettre au point un système de perfectionnement du suivi au moyen d’un tableau pour chaque rapport examiné par un organe délibérant, sur lequel sont indiqués la recommandation, le service chargé de l’application, le responsable chargé de l’application, le calendrier d’application et les premiers effets de l’application. Une fois rempli, le tableau doit être envoyé au Corps commun d’inspection et au bureau des organes délibérants. 4. L’objet du présent document est de présenter au Conseil ce nouveau tableau de suivi (annexe). Il contient des informations détaillées sur les progrès accomplis par l’OMS dans la mise en oeuvre des recommandations du rapport du CCI intitulé La gestion et l’administration à l’Organisation mondiale de la Santé (document JIU/REP/2001/5), soumis à la cent neuvième session du Conseil exécutif en janvier 2001.2
MESURES A PRENDRE PAR LE CONSEIL EXECUTIF 5. Le Conseil exécutif est invité à prendre note du rapport.
1 Rapport du Corps commun d’inspection (couvrant la période 1er juillet 1996-30 juin 1997). Assemblée générale. Documents officiels. Cinquante-deuxième session, supplément N° 34 (document A/52/34). 2
Document EB109/30.
ANNEXE MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS APPROUVEES/ACCEPTEES JIU/REP/2001/5 : La gestion et l’administration à l’Organisation mondiale de la Santé Numéro de la recommandation du CCI Rec.1 : Un vaste réexamen de la question de la délégation des pouvoirs et des responsabilités correspondantes au sein de l’Organisation devrait être entrepris et le Conseil exécutif en être tenu informé. Ce réexamen devrait consister notamment : dans un premier stade à définir les domaines qui doivent continuer de relever administrativement du Siège et procéder à une analyse comparative des pouvoirs délégués aux Groupes et aux bureaux régionaux. Dans un second stade, qui serait précédé par la mise en place de systèmes d’information plus perfectionnés, il faudrait effectuer une étude plus précise de la répartition des tâches entre les Unités d’appui administratif et les services centraux, en y intégrant l’expérience d’autres organisations du système des Nations Unies. 1 2
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée
Service chargé de l’application Groupe Administration (GMG)
Responsable chargé de l’application Directeur exécutif GMG
Calendrier Phase I : 2002-2003 ; Phase II : 2004-2005. Si des progrès importants ont déjà été faits en vue d’harmoniser, de normaliser et d’améliorer les pratiques en matière de délégation des pouvoirs au sein de l’OMS, les aspects plus stratégiques de l’équilibre des pouvoirs entre le Siège et les Régions/pays ou de la répartition des tâches et des pouvoirs entre les Unités d’appui administratif et les services centraux sont encore à l’étude.
Effets escomptés de l’application Niveaux de délégation des pouvoirs clairement établis, et convenablement reliés au processus décisionnel et de responsabilité, pour éviter confusion et double emploi.
Observations
Recommandations approuvées par les organes délibérants. Recommandations acceptées par les chefs de secrétariat sans intervention des organes délibérants.
Numéro de la recommandation du CCI Rec.2 : a) Créer un département central des technologies de l’information au Siège ; b) présenter au Conseil exécutif à sa cent onzième session une stratégie générale des technologies de l’information détaillée accompagnée de montants estimatifs des ressources nécessaires, de calendriers précisant les phases de mise en oeuvre et de formules possibles de financement, ainsi que d’un exposé des incidences du maintien des systèmes hérités de la période antérieure ; c) le Directeur général devrait rendre périodiquement compte au Conseil exécutif de l’état d’avancement de la mise en oeuvre de la stratégie et de la situation du fonds pour les technologies de l’information.
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée
Service chargé de l’application Groupe Administration (GMG)
Responsable chargé de l’application Directeur exécutif GMG
Calendrier Rec.2.a) : Mise en oeuvre conformément à la note du Directeur général 2002/4 du 7 mars 2002. Rec.2.b) : L’ordre du jour exceptionnellement chargé de la cent onzième session du Conseil exécutif, coïncidant avec la fin de la restructuration de GMG, a entraîné le report de la présentation du document sur cette question à une prochaine session du Conseil exécutif. Cela laissera davantage de temps pour un examen approfondi de cette question importante. Rec.2.c) : Le Fonds pour les technologies de l’information a été constitué en vertu de l’article 9.3 du Règlement financier, et une demande de financement connexe figure dans le projet de budget programme pour l’exercice 2004-2005. Le Directeur général rendra compte chaque année de l’utilisation et de la situation du Fonds à l’Assemblée de la Santé dans le rapport financier.
Effets escomptés de l’application Rec.2.a) : Meilleure intégration de tous les aspects liés aux technologies de l’information des activités de l’OMS ; renforcement du rôle directeur en ce qui concerne l’élaboration d’une stratégie relative aux technologies de l’information. Rec.2.b) : Sans objet. Rec.2.c) : Davantage de transparence et une meilleure communication avec les organes directeurs.
Observations
Numéro de la recommandation du CCI Rec.3 : Définir l’ensemble commun de critères objectifs demandés par le Conseil exécutif pour déterminer la nature et l’ampleur de la représentation de l’OMS dans les pays après large consultation et présenter un rapport à ce sujet au Conseil à sa cent onzième session pour approbation. Ces critères devraient tenir compte aussi des facteurs suivants : ampleur des programmes et activités prévus au niveau du pays ; rapport entre les dépenses de fonctionnement et le total des ressources allouées aux programmes ; ressources extrabudgétaires escomptées pour chaque bureau extérieur ; nature et ampleur des activités des partenaires de l’OMS.
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée en principe, mais avec certaines réserves, comme indiqué dans le document EB109/30 : il est difficile d’établir un ensemble commun de critères à l’échelle de l’Organisation concernant la représentation de l’OMS dans les pays, compte tenu de l’ampleur des différences entre les Régions de l’OMS ; par ailleurs le calendrier proposé paraît trop ambitieux compte tenu de la nécessité de vastes consultations régionales pour toute proposition connexe.
Service chargé de l’application Département Coopération et communication (CCO), Groupe Développement durable et milieux favorables à la santé (SDE)
Responsable chargé de l’application Directeur CCO
Calendrier Des critères objectifs ont d’abord été définis en vue de la cent unième session du Conseil exécutif en 1998 (document EB101/5) puis appliqués de manière souple par les bureaux régionaux. Ces critères ont récemment été affinés de manière à aider à déterminer l’ampleur de la représentation. L’intention n’est toutefois pas de les soumettre pour approbation, mais plutôt d’utiliser la stratégie de coopération avec les pays récemment élaborée comme mécanisme pour procéder à un examen plus approfondi de la présence de l’OMS dans les pays en étroite consultation avec les Etats Membres. La stratégie de coopération avec les pays est appliquée dans les Régions, qui en sont à des stades variables d’application : au 30 octobre 2002, 30 examens étaient achevés ; 25 à 30 autres seront achevés en 2003.
Effets escomptés de l’application La stratégie de coopération avec les pays couvre un cadre stratégique de deux à cinq ans pour toutes les activités au niveau du pays, y compris les répercussions sur le plan des ressources pour l’OMS dans son ensemble, ainsi qu’une évaluation des activités mises en oeuvre avec des partenaires. On en attend surtout une allocation plus rationnelle des ressources de l’OMS dans les pays, en prenant en considération l’ensemble des facteurs pertinents en vue d’accroître l’impact des interventions de l’OMS.
Observations
Numéro de la recommandation du CCI Rec.4 : Dans le cadre du Cabinet mondial, procéder à un examen du réseau décentralisé de l’OMS et établir des principes directeurs communs concernant notamment : a) les rapports hiérarchiques entre les trois échelons du Secrétariat et l’échange d’informations ; b) le degré de délégation des pouvoirs aux bureaux dans les pays ; et c) les mesures propres à renforcer les bureaux dans les pays par la valorisation de leurs ressources humaines.
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée, à condition que la délégation des pouvoirs aux bureaux de l’OMS dans les pays soit progressive et se fasse par l’intermédiaire des bureaux régionaux.
Service chargé de l’application Cabinet mondial ; tous les bureaux régionaux
Responsable chargé de l’application Tous les Directeurs exécutifs et Directeurs régionaux
Calendrier Rec.4.a) et Rec.4.b) : Ces deux recommandations doivent être replacées dans le contexte de la Rec.1, les rapports hiérarchiques entre les trois niveaux et la délégation des pouvoirs aux bureaux de pays s’inscrivant dans le contexte de la délégation des pouvoirs en général. Rec.4.c) : Un effort délibéré pour renforcer la présence de l’OMS dans les pays a été entrepris dans le cadre du projet de budget programme pour l’exercice 2004-2005.
Effets escomptés de l’application Amélioration de la performance de l’OMS à tous les niveaux, en particulier au niveau des pays, d’après son cadre d’évaluation pour les bureaux de pays ; temps de réponse plus rapide grâce à une délégation accrue des pouvoirs au niveau local.
Observations
Rec.5 : A compter de la cent onzième session du Conseil exécutif, lors de la première session de la seconde année de chaque exercice biennal, un rapport final sur l’exécution du budget programme de l’exercice biennal précédent indiquant dans quelle mesure les résultats escomptés pour ledit exercice ont été atteints devra être soumis sous forme de tableau.
Acceptée
Département Planification, suivi et évaluation (PME), Groupe Administration (GMG)
Directeur PME
Rapport final pour 2000-2001 achevé ; examen à mi-parcours pour 2002-2003 à terminer début 2003.
Les enseignements tirés de la mise en oeuvre des budgets programmes antérieurs et actuels faciliteront l’examen du projet de budget programme pour l’exercice 2004-2005.
Envisager une présentation sous forme de tableau pour le rapport 2002-2003.
Numéro de la recommandation du CCI Rec.6 : Instaurer une plus grande discipline dans la mise en fonction et l’utilisation du système de gestion des activités (AMS) et veiller notamment aux points suivants : a) établir une interface entre l’AMS et les systèmes différents utilisés par les Régions des Amériques et du Pacifique occidental ; b) donner en priorité accès aux bureaux de pays à une interface simplifiée permettant d’accéder par l’Internet à l’AMS ; et c) le Département du Budget et de la réforme administrative (BMR) devra définir les besoins en formation des Groupes du Siège. Rec.7 : Renforcer la fonction d’évaluation interne, et pour ce faire : a) définir clairement les attributions respectives de BMR (Budget et réforme administrative) et du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance (IAO) et affecter les ressources en conséquence ; b) adopter une politique de divulgation de l’information relative aux études d’évaluation qui permette d’afficher sur le site Web de l’Organisation la totalité ou une partie des conclusions de ces études, comme cela se fait déjà dans un certain nombre d’autres organisations du système des
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée
Service chargé de l’application Département Planification, suivi et évaluation (PME), Groupe Administration (GMG)
Responsable chargé de l’application Directeur PME
Calendrier Plan de réaménagement du système de gestion des activités élaboré et ayant commencé à être mis en oeuvre en mars 2001 ; mécanismes et procédures d’exploitation d’une base de données mondiale mis à l’essai depuis janvier 2002.
Effets escomptés de l’application Information sur la gestion des programmes plus complète et plus précise reflétant les activités à l’échelle de l’Organisation.
Observations
Acceptée, sauf pour la Rec.7.c). En ce qui concerne les modalités de recours aux sociétés de conseil en gestion privées, la question a déjà été débattue longuement dans le document JIU/REP/99/7 qui portait spécifiquement sur cette question et a été transmis au Conseil exécutif à sa cent septième session en
Bureau du Directeur général (DGO), Groupe Administration (GMG)
Directeur exécutif GMG
Rec.7.a) : Mise en oeuvre conformément à un mémorandum d’accord signé entre IAO et BMR, le 8 janvier 2002. Rec.7.b) : Les évaluations concernant l’éradication de la poliomyélite et la budgétisation stratégique ont été mises à disposition sur le site Web de l’OMS. Rec.7.c) : Sans objet.
Une définition plus claire des mandats respectifs en ce qui concerne les fonctions d’évaluation, et une plus grande transparence des résultats de l’évaluation.
Numéro de la recommandation du CCI Nations Unies ; et c) se doter d’une politique plus claire et de critères d’évaluation concernant le recours par l’OMS aux sociétés de conseil en gestion privées.
Approuvée1 ou acceptée2 janvier 2001. Le Conseil a fait observer que « les politiques et principes directeurs de l’OMS applicables en recours à des sociétés de conseil suivent les procédures applicables à tous les sous-traitants et prestataires de services extérieurs. Compte tenu de la difficulté de différencier le conseil en gestion et le conseil technique, la définition de politiques, normes et procédures applicables aux sociétés de conseil ne serait ni faisable ni souhaitable » (document EB107/32).
Service chargé de l’application
Responsable chargé de l’application
Calendrier
Effets escomptés de l’application
Observations
Numéro de la recommandation du CCI Rec.8 : Renforcer la fonction de gestion du personnel, et pour ce faire : a) en confier à un département unique au sein du Groupe Administration la responsabilité et doter ce département d’une direction énergique ; b) redéfinir le rôle de ce service central par rapport aux bureaux régionaux et aux Groupes ; et c) doter le Département d’un système de gestion des ressources humaines intégré, fonctionnel et moderne en tant que partie intégrante de la stratégie des technologies de l’information visée dans la Rec.2 ci-dessus.
Approuvée1 ou acceptée2 Acceptée
Service chargé de l’application Département Ressources humaines (HRS) et Département Technologies de l’information et télécommunications (ITT), Groupe Administration (GMG)
Responsable chargé de l’application Rec.8.a) et Rec.8.b) : Directeur administratif HRS ; Rec.8.C) : Directeur Système de gestion intégré
Calendrier Rec.8.a) : Mise en oeuvre conformément à la Note du Directeur général 2002/4 du 7 mars 2002, qui réorganisait le Département HRS en quatre services principaux, dont la fonction de formation et perfectionnement du personnel, précédemment indépendante.
Effets escomptés de l’application Une fonction de ressources humaines plus moderne, dynamique et réactive trouvant un juste équilibre entre la fixation de normes et de directives au niveau central et des services décentralisés des ressources humaines plus proches de l’usager.
Observations
Numéro de la recommandation du CCI
Approuvée1 ou acceptée2
Service chargé de l’application
Responsable chargé de l’application
Calendrier Rec.8.c) : Un nouveau bureau de projet à durée limitée a été créé en mars 2002 et chargé de mettre en place un nouveau système de gestion intégré qui comportera des améliorations majeures dans sa composante ressources humaines. Un poste de directeur devrait être pourvu sous peu.
Effets escomptés de l’application
Observations
Rec.9 : Le nouveau Département chargé de la gestion des ressources humaines devrait se voir confier les missions suivantes : a) établir un bilan des qualifications dont l’Organisation dispose actuellement à tous les niveaux ; b) procéder avec les Groupes et les bureaux régionaux à des examens annuels de la situation en matière d’effectifs et les aider à atteindre les objectifs convenus dans les domaines tels que la parité hommes/femmes, la répartition géographique et le perfectionnement du personnel ; c) établir des projections faisant apparaître les effets des futurs départs à la retraite sur le plan de la
Acceptée
Département Ressources humaines (HRS), Groupe Administration (GMG)
Directeur administratif HRS
Rec.9.a) : Un cadre mondial (compétences générales et gestionnaires) aura été élaboré pour l’OMS début 2003. Un projet d’inventaire des compétences du personnel a débuté en vue de répertorier régulièrement les compétences. Rec.9.b) : Les Groupes et les bureaux régionaux sont encouragés à élaborer des plans annuels de dotation en personnel à cette fin (voir également c) ci-après) et des rapports annuels sont présentés.
Une meilleure planification des ressources humaines ; une meilleure adaptation des compétences disponibles aux besoins répertoriés de l’Organisation ; une utilisation plus rationnelle des effectifs disponibles et une recherche facilitée de compétences extérieures.
Numéro de la recommandation du CCI répartition géographique équitable du personnel ; d) veiller à ce que les fichiers soient effectivement utilisés ; et e) instituer un véritable système de rotation du personnel de la catégorie professionnelle à l’OMS.
Approuvée1 ou acceptée2
Service chargé de l’application
Responsable chargé de l’application
Calendrier Rec.9.c) : De nouveaux outils de planification du personnel permettant aux administrateurs de prévoir notamment l’effet des départs à la retraite sont actuellement mis à l’essai au Siège en vue d’une application plus large en 2003. Rec.9.d) : Un outil de recrutement sur Internet facilitera la constitution et la gestion des fichiers. Rec.9.e) : Les politiques et procédures permettant d’établir un système de rotation et de mobilité pleinement fonctionnel ont été élaborées ; elles sont actuellement examinées par la direction générale et seront examinées avec les représentants du personnel.
Effets escomptés de l’application
Observations
Rec.10 : Le Conseil voudra peutêtre revoir la formulation de l’article VIII du Statut du Personnel (« Relations avec le personnel ») de manière à institutionnaliser le Conseil mondial personnel/ administration et autres mécanismes de consultation du même ordre dans tous les bureaux régionaux.
Acceptée
Département Ressources humaines (HRS), Groupe Administration (GMG)
Directeur administratif HRS
Mise en oeuvre conformément à la Note de service 2002/29 du 22 août 2002, prévoyant le mandat du Conseil mondial personnel/ administration.
Ancrage institutionnel plus solide du nouveau mécanisme de consultation personnel/ administration qui a fait la preuve de son utilité.
Numéro de la recommandation du CCI Rec.11 : Le Conseil exécutif et l’Assemblée mondiale de la Santé voudront peut-être : a) encourager les Commissaires aux Comptes désignés par l’OMS et par l’OPS à maintenir et renforcer leur dispositif de collaboration ; et b) envisager d’assigner à la fonction de Commissaire aux Comptes un mandat non renouvelable couvrant plusieurs exercices financiers de manière à permettre un degré raisonnable de rotation tout en préservant le degré nécessaire de continuité.
Approuvée1 ou acceptée2 Comme indiqué dans le document EB109/30, la mise en oeuvre de cette recommandation relève du Conseil et de l’Assemblée de la Santé. A l’heure actuelle, l’OMS ne voit pas la nécessité d’apporter des changements majeurs, étant donné que la collaboration entre les deux Commissaires aux Comptes se passe très bien. Comme indiqué dans le document EB109/30, l’Organisation estime que la pratique actuelle donne satisfaction.
Service chargé de l’application
Responsable chargé de l’application
Calendrier
Effets escomptés de l’application
Observations
Rec.12 : Si les organes directeurs décident que les rapports spécifiques d’IAO seront régulièrement mis à la disposition de la Commission de Vérification des Comptes, ils voudront peut-être demander au Directeur général de proposer les modifications à apporter aux Règles de Gestion financière à cet effet.