世 界 卫 生 组 织 第五十六届世界卫生大会 临时议程项目 12.1 A56/6 2003 年 5 月 8 日
2004 – 2005 年规划预算方案 信息技术基金 总干事的报告 1. 为了实现规划预算中确定的预期结果， 世界卫生组织的活动需要高效率的行政和有 效的管理。而这项努力又必须得到一个信息系统的支持，这一信息系统通过适宜的业务 程序和控制以及为加强世界卫生组织履行其使命的绩效而设计的监测机制对关键任务 规划给以长期支持。 2. 世界卫生组织现有的行政和财务工作及其相关系统分别于大约 25 年前建立，其作 用是在世界卫生组织的资金主要来源于正规预算时支助以资源为基础的预算编制工作。 计算机系统不完善，不协调，对它的维持日益昂贵，更重要的是它不能及时提供全球信 息。在人力资源方面没有全球系统。国家办事处在这方面得到的服务特别不足，因为它 们目前不能获得有效开展其工作所需的信息， 在今后国家重点行动方面仍将减弱它们已 强化的作用。 3. 管理由各种资助机制资助的全球规划的日益复杂性要求建立全球性的灵活系统， 这 些系统能够采取将职责授权置于能够对会员国提供最佳服务水平层面的新工作方法， 同 1 时保持 1999 年制定的世界卫生组织信息技术战略 所承认的充分控制和监测。 4. 因此， 一个满足本组织要求并能适合世界卫生组织每个办公室规模的全球管理系统 必须开始运作。它必须向每个办公室提供履行其职能所需的资料，包括有关取得进展和 使用的财务和人力资源方面的信息，并确保向理事机构通报知情和及时的决策与报告。 例如，一个国家办事处为完成其支持该国工作的任务需要从区域办事处和总部获得信 息；总部需要获得有关任何工作领域内全球正在开展的工作方面的及时和相关信息。 1
信息技术战略。1999 年 7 月。未出版的文件；限制范围的散发。
A56/6
5. 初步分析表明在下述领域需要采取综合行动：规划管理、财务管理、人力资源、薪 给、采购、资产管理、差旅、合同管理，以及大会和会议管理。突出重点是财务和人力 资源管理，因为所有领域均依赖这一信息，它代表着最严重的业务风险。 6. 考虑到这些情况， 秘书处计划通过全球管理系统项目更新其管理和行政工作及支持 性信息系统。这些系统应于 2006 – 2007 年双年度末在本组织各级充分运转。 7. 更新系统的费用是对本组织的一项投资。 由于它是一次性的资本费用， 可从根据 《财 务条例》第 9.3 条建立的信息技术基金提供资金。建议这项基金采取由正规预算和其它 资源拨款的方式予以资助。这种资助应反映一个事实，即该系统将支持由正规预算和其 它资源资助的规划管理。 对信息技术基金使用的报告将列入世界卫生组织财务报告和财 务审计报表。 8. 该项目的总体费用估计约为 5 500 万美元， 跨越时间为五年。 2003 年期间估计的 300 万美元将由目前的正规预算拨款（100 万美元）和其它资金来源（200 万美元）支付。 预计在 2004 – 2005 年双年度将需要支付软件、 硬件和服务费用的主要资助需求。 在 2004 – 2005 年规划预算草案中拨付了 3000 万美元： 其中 1000 万美元将由正规预算拨款资助， 2000 万美元由其它资金来源支付， 这些资金来源可能包括服务费用特别账户的资金和自 愿捐款捐助的实物和现金。为完成这一项目所需的大约 2100 万美元的剩余费用预计将 在 2006 – 2007 年双年度期间产生。 9. 项目自始至终将由一个主任指导的核心小组进行管理。 核心小组将包括七名或八名 专业人员， 他们将协调从本组织各级别和地点抽调的在这一领域知识渊博的工作人员组 成的职能小组（例如财务、人力资源、预算）的工作。职能小组将确定国家办事处、区 域办事处和总部的业务需求并设计标准业务要点。 这项工作的一个组成部分是明确管理 周期中每一级别和在每一步骤方面的作用和职责。 处于审计的每一职能领域的总部和区 域办事处的职员将短期分配至这些职能小组，这一期间他们的职位将由临时人员填补。 费用将由项目支付，它将占项目总体费用的很大一部分。 10. 世界卫生组织的职员必须能够保持项目采用的业务程序和控制及支持手段。 在必要 时它们将得到外部顾问有见地的辅助。 11. 以下综述项目根据初步项目计划确定的主要阶段并说明同时将采取很多与各种职 责相关的行动。制定了详细的项目计划之后将进行调整，它将反映为确保适宜的结合在 不同的职能之间存在的关系。 12. 将根据世界卫生组织的管理程序定期报告项目的技术发展及其相关开支。同样，在 每个双年度末也将提交可评估的评价，作为规划预算实施报告的一部分。 2
A56/6
全球管理系统项目：实施阶段
第 1 阶段：制定要求（2003 年第 2 季度 – 2004 年第 3 季度） • • • 招聘核心小组的专业人员 连续组建（实质上的）职能小组，以财务、人力资源和预算为开端 制定详细的项目计划， 包括确定核心小组和职能小组的作用和职责以及确定各项内 容的优先次序 确定管理和执行规划所需的信息，包括规划的执行者、频率和范围，从而制定一项 信息战略 分析现行工作程序、数据流程和相关信息，以便将项目分为易于管理的部分并分阶 段执行，同时确保业务的连续性 提供有关当前和今后要求及进程变化的文件 考虑从其它机构和组织类似项目吸取的经验教训对世界卫生组织的意义
•
•
• •
第 2 阶段：探索解决方案（2004 年第 2 季度至第 4 季度） • 对可能的提供者提出有关信息方面的要求， 经过妥善考虑之后发布一项征求解决方 案的正式要求 分析各种解决方案，包括为上述优化程序和除已经确定的程序之外所提供的机会， 特别考虑： — 费用，包括初期外部费用，内部费用（包括程序的改进） ，实施，软件的注册、 维修及任何用户软件变换的经常性费用 — 获得综合商业应用序列（例如企业资源一揽子计划）并在它们之间进行比较， 以便在对计划的系统或内部发展进行投资之前采取它们所包含的最佳做法 对项目的一些方面进行外购的机会 对软件和实施过程中的支持合同进行谈判，以便建立伙伴关系，不仅能支持近 期目标，而且也能建立长期和互利的关系，特别是在系统的维护和升级方面
•
— —
3
A56/6
第 3 阶段：执行（2004 年第 3 季度 – 2007 年第 4 季度） • • • • 在每个职能领域制定一份详细的实施业务计划 经过全面的试验之后管理现行系统的实施和变动 开展对新系统的培训和部署 保证持续的支持并维护全球系统
=
=
=
4