Projet de plan de travail et de budget pour l’exercice 2018–2019 : note explicative

Réunion des Parties au Protocole pour éliminer le commerce illicite des produits du tabac Première session Genève, Suisse, 8-10 octobre 2018 Point 7.3 de l’ordre du jour provisoire FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 23 septembre 2018 Projet de plan de travail et de budget pour l’exercice 2018-2019 Note explicative Objet du document Cette note explicative présente la structure du plan de travail proposé et la répartition des activités selon qu’elles relèvent du financement de base ou du financement extrabudgétaire, ainsi que la justification et les hypothèses de calcul des différentes activités. Elle détaille également les efforts déployés par le Secrétariat de la Convention en vue d’accroître l’efficience et de réaliser davantage d’économies. Mesures à prendre par la Réunion des Parties La Réunion des Parties au Protocole pour éliminer le commerce illicite des produits du tabac est invitée à prendre note des informations complémentaires incluses dans le présent rapport lorsqu’elle envisagera d’adopter le plan de travail et budget pour l’exercice 2018-2019. FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 2 GÉNÉRALITÉS Ce document sert de note explicative au projet de plan de travail et de budget pour l’exercice 2018-2019 présenté pour examen à la Réunion des Parties au Protocole pour éliminer le commerce illicite des produits du tabac (le Protocole). 1. Le projet de plan de travail et de budget pour l’exercice 2018-2019 comporte cinq principaux domaines d’activité : i. préparation de la mise en œuvre du Protocole pour éliminer le commerce illicite des produits du tabac, élaboration de protocoles, de directives et d’autres instruments possibles pour la mise en œuvre de la Convention-cadre de l’OMS ; ii. Réunion des Parties ; iii. notification et échange d’informations ; iv. coordination avec les organisations intergouvernementales régionales et internationales (OIG), les organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organismes ; v. administration et gestion, et autres dispositions et activités. 2. Les coûts sont répartis de la manière suivante : a) Activités financées par les contributions évaluées : i) réunions et autres coûts liés aux groupes de travail créés par la Réunion des Parties ; ii) organisation des première et deuxième sessions de la Réunion des Parties et dépenses encoures par le Bureau de la Réunion des Parties ; et iii) administration et gestion générales du Secrétariat de la Convention concernant le Protocole. b) Activités financées par des fonds extrabudgétaires : i) activités liées à la promotion de la ratification du Protocole et à l’assistance technique pour sa mise en œuvre ; ii) notification et échange d’informations ; et iii) promotion de la coopération internationale en mettant l’accent sur les observateurs (OIG et ONG) à la Réunion des Parties. BUDGET 3. Le budget sera calculé sur la base des contributions évaluées des Parties, d’après le barème des contributions adopté par la Réunion des Parties, et sur la base des fonds extrabudgétaires que le Secrétariat de la Convention sera chargé d’obtenir. 4. L’annexe 1 du document FCTC/MOP/1/20 présente les coûts liés aux activités entreprises en relation avec le Protocole. Les chiffres du budget correspondant aux différentes lignes du plan de travail indiquent le coût des activités et les colonnes la source du financement : contributions évaluées ou fonds extrabudgétaires. FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 3 5. L’annexe 2 du document FCTC/MOP/1/20 présente la répartition des dépenses de personnel ; l’annexe 3 présente le total pour les activités et le personnel. 6. Le budget total pour l’exercice 2018-2019, et notamment le coût des activités, les dépenses de personnel et les dépenses d’appui aux programmes sont présentés dans les tableaux ci-après. Tableau 1. Projet de budget total pour 2018-2019 Part financée par les contributions évaluées en US $ Part financée par des fonds extrabudgétaires Total 1. Coût des activités 1 255 273 327 200 1 862 823 2. Dépenses de personnel 1 261 650 875 000 2 136 650 3. Total des dépenses directes 2 516 923 1 482 550 3 999 473 4. Dépenses d’appui au programme (13 %) 327 200 192 732 519 931 5. Total général 2 844 123 1 675 282 4 519 404 7. Les calculs pour 2018-2019 correspondent au dernier trimestre de 2018 et à toute l’année 2019. Les dépenses de personnel concernent uniquement l’année 2019 dans la mesure où un délai d’environ trois mois devrait s’écouler avant de pouvoir recruter de nouveaux membres du personnel. 8. Le Secrétariat de la Convention souhaite indiquer que, comme par le passé, il s’efforce de réaliser davantage d’économies grâce à une plus grande efficience et à une gestion budgétaire prudente. Il s’agit notamment d’utiliser le plus efficacement possible le personnel existant qui participe pleinement à diverses fonctions, d’externaliser les services afin d’en optimiser le rapport coût/efficacité, de réduire autant que faire se peut le nombre de voyages, de limiter le nombre de membres du personnel participant à des réunions à l’étranger, d’engager des négociations directes avec les fournisseurs pour obtenir des prix plus avantageux, d’optimiser l’utilisation des technologies de l’information et d’adhérer à une politique verte, afin d’économiser du papier et des photocopies. 9. Dépenses d’appui aux programmes. Le Secrétariat de la Convention, en tant qu’entité hébergée par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS), doit s’acquitter des dépenses d’appui aux programmes pour les contributions évaluées et les fonds extrabudgétaires. L’OMS dispose d’un nouveau système de calcul de ces dépenses, qui est basé sur les effectifs et sur le montant total que l’Organisation consacre à un lot de dépenses spécifiques liées aux services fournis. L’OMS déduit 13 % des fonds reçus pour le Secrétariat de la Convention. À la fin de l’année, le montant exact est calculé et soit le trop-versé est remboursé au Secrétariat de la Convention, soit, si le montant dû dépasse ce qui a déjà été déduit, le Secrétariat de la Convention est invité à verser la différence, ce qui porte les dépenses d’appui aux programmes à plus de 13 %. Pour des raisons de calcul, on considère que les dépenses d’appui aux programmes représentent 13 % du budget. FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 4 COÛTS LIÉS AUX ACTIVITÉS 10. Le coût total des activités pour 2018-2019 s’élève à US $4 519 404 répartis comme suit : Tableau 2. Budget des activités Période 2018-2019 Coût des activités en US $ Domaine d’activité Contributions évaluées Fonds extrabudgétaires Total 1. Préparation de la mise en œuvre du Protocole 140 400 486 300 626 700 2. Réunion des Parties et Bureau de la Réunion des Parties 934 073 3 500 937 573 3. Notification et échange d’informations 77 500 57 750 135 250 4. Coordination avec les organisations intergouvernementales régionales et internationales et d’autres organismes 30 000 60 000 90 000 5. Administration et gestion, et autres dispositions et activités 73 300 0 73 300 Total général des activités 1 255 273 607 550 1 862 823 DÉPENSES DE PERSONNEL 11. Les dépenses de personnel présentées dans le projet de budget sont fondées sur les coûts salariaux standard de l’OMS ou sur les coûts moyens des postes pour l’exercice 2018-2019. Ces coûts incluent le salaire de base net, l’indemnité de poste, les avantages sociaux et les prélèvements en rapport avec l’occupation des postes. Il existe deux catégories de personnel : le personnel disposant d’un contrat à durée déterminée et le personnel sous contrat de courte durée (dans l’attente du financement extrabudgétaire). 12. Veuillez noter que étant donné que le Secrétariat de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac sera également le Secrétariat du Protocole, le Chef du Secrétariat de la Convention et les chefs d’équipe seront chargés de la mise en œuvre du Protocole, par conséquent, ils consacreront une partie de leur temps au budget du Protocole. Le Secrétariat de la Convention prévoit de recruter du personnel de base supplémentaire pour travailler spécifiquement sur les questions relatives au Protocole qui serait financé par les contributions évaluées. 13. Les coûts relatifs au personnel engagé pour une durée déterminée s’élèvent à US $1 261 650 pour 2018-2019. Dans un souci de continuité et de responsabilisation, ces postes sont couverts par des contributions évaluées dans ce projet de budget. Le Secrétariat de la Convention comptera parmi les membres de son personnel disposant d’un contrat à durée déterminée et dont les activités concerneront le Protocole au cours de la période 2018-2019 : un poste hors classe à 8 % correspondant à une partie du traitement du Chef du Secrétariat de la Convention, deux P.5 à 25 % et un à 75 %, un P.4, deux P.3 (catégorie professionnelle) et un G.3 (personnel administratif). 14. Le personnel du de base de la catégorie professionnelle du Protocole comportera un P.4 et deux P.3 dont les responsabilités seront les suivantes : le P.4 assumera les fonctions de gestionnaire de programme, supervisera l’exécution générale des activités et du plan de travail et rendra compte directement au Chef du Secrétariat de la Convention ; un administrateur technique P.3 qui sera chargé du point focal mondial pour l’échange d’informations, lequel sera situé au Secrétariat de la Convention (article 8) et un administrateur technique P.3 dont les responsabilités consisteront à fournir une assistance technique aux Parties pour la mise œuvre du Protocole. 15. Le Secrétariat de la Convention prévoit de renforcer chacune des équipes existantes en y affectant des effectifs supplémentaires qui seront chargés des activités liées au Protocole, dans l’attente de financements extrabudgétaires et de détachements de personnel. 16. Il est en outre proposé d’envisager la création de cinq postes P.2 supplémentaires, afin d’entreprendre les activités pertinentes proposées dans le plan de travail, si des fonds extrabudgétaires suffisants sont mobilisés pendant toute la période considérée. FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 5 17. Le tableau 3 récapitule les postes couverts par les contributions évaluées et les fonds extrabudgétaires. Tableau 3. Répartition et dépenses de personnel 2018-2019 Niveau Poste hors classe 1 P.5 P.4 P.3 P.2 P.1 G.3 Total Coût (en US $) Contributions évaluées 1 (8 %) 2 (20 %) 1 (75 %) 1 2 1 8 1 261 650 Fonds extrabudgétaires 5 5 875 000 PLAN DE TRAVAIL 18. Les mesures énoncées dans le plan de travail visent à soutenir l’application de divers articles du Protocole et à encourager davantage de Parties à la Convention à devenir des Parties au Protocole. Elles tiennent compte des orientations données par la réunion préparatoire de la première session de la Réunion des Parties. DOMAINE D’ACTIVITÉ 1 : préparation de la mise en œuvre du Protocole pour éliminer le commerce illicite des produits du tabac. 19. L’activité principale proposée consiste à organiser des ateliers infrarégionaux sur le Protocole, auxquels participeront au maximum 15 Parties à la Convention-cadre de l’OMS par atelier. L’instauration de la coopération multisectorielle nécessaire au succès de la mise en œuvre du Protocole demeure un défi pour de nombreuses Parties, par conséquent les ateliers visent à fournir des orientations concrètes sur cette coopération, à mieux faire comprendre le Protocole et à orienter les efforts qui permettront de surmonter les difficultés de mise en œuvre rencontrées. Il est proposé que trois représentants par Partie à la Convention-cadre de l’OMS, issus des secteurs de la santé et des douanes/de la finance, ainsi qu’un autre secteur que la Partie juge pertinent pour le processus de ratification ou pour la mise en œuvre future du Protocole, soient invités et pris en charge pour participer à l’atelier. 20. Le Secrétariat de la Convention fournira également une assistance aux Parties qui en feront la demande. D’autres activités comprennent la promotion du Protocole lors de réunions de haut niveau avec les ministres et la collaboration avec les organisations internationales. 21. Ce domaine de travail couvre également les dépenses encourues par tout groupe de travail ou d’experts créé par la Réunion des Parties. Le coût pour chaque groupe de travail ou groupe d’experts est calculé sur la base que toutes les réunions auront lieu à Genève. Le budget comprend la couverture des frais de voyage (billet d’avion et indemnité journalière) pour un délégué de chaque pays le moins avancé Partie ; la couverture des frais de voyage (billet d’avion) pour un délégué de chaque pays Partie à revenu faible ou intermédiaire de la tranche inférieure ; la couverture des frais de voyage (billet d’avion et indemnité journalière) des consultants et des experts extérieurs ; l’interprétation (trois langues en moyenne) ; la documentation et la logistique. 22. Enfin, les travaux de recherche fondés sur des données factuelles sur le commerce illicite des produits du tabac seront couverts par ce domaine de travail. Coût total pour le domaine d’activité 1, 2018-2019 US $626 700 FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 6 DOMAINE D’ACTIVITÉ 2 : Réunion des Parties 23. Le domaine d’activité 2 consiste à préparer, à convoquer et à soutenir la première session de la Réunion des Parties (y compris les travaux du Bureau). Ce domaine d’activité comporte en outre un examen des accréditations pour les OIG et les ONG demandant l’obtention d’un statut d’observateur à la Réunion des Parties, ainsi que la campagne pour la première session de la Réunion des Parties. 24. L’estimation des coûts pour la première session de la Réunion des Parties repose sur des estimations au … mai 2018. Les domaines dont le coût pourrait augmenter à l’avenir font l’objet d’une attention et d’une planification particulières. Il convient également de noter que le budget proposé pour la première session se fonde sur le budget correspondant à une conférence de trois jours à Genève. Toute dépense supplémentaire qu’entraînerait la tenue de la session ailleurs qu’à Genève serait couverte par le pays hôte. Le coût de préparation de la documentation de la Réunion des Parties (traduction, édition, impression et envoi) est calculé sur la base d’un maximum estimé de quatre pages par document. 25. Le budget pour la première session de la Réunion des Parties englobe la couverture des frais de voyage (billet d’avion et indemnité journalière) pour un délégué de chacune des Parties des pays les moins avancés (PMA) ; la couverture des frais de voyage (billet d’avion) pour un délégué de chacune des Parties appartenant aux pays à revenu intermédiaire de la tranche inférieure (conformément à la politique de voyage actuelle adoptée par la Conférence des Parties à sa sixième session) ; l’indemnité journalière pour un délégué des Parties appartenant aux pays à revenu intermédiaire de la tranche inférieure si des fonds extrabudgétaires sont disponibles ; la logistique globale, y compris les services d’interprétation, de sécurité, de location, les salaires du personnel de conférence à court terme et les heures supplémentaires ; l’édition et la traduction des documents ; les documents officiels ; l’impression et l’expédition (avant, pendant et après la session) ; la communication ; l’application Web ; et toutes les dépenses imprévues. 26. Pour les réunions du Bureau de la Réunion des Parties, le budget comprend les frais de voyage et les indemnités journalières, l’interprétation (deux langues), l’édition et la logistique, ainsi que l’impression. Coût total pour le domaine d’activité 2, 2018-2019 US $937 573 DOMAINE D’ACTIVITÉ 3 : notification et échange d’informations 27. Le domaine d’activité 3 comprend les activités liées à l’obligation des Parties de rendre compte des progrès réalisés dans la mise en œuvre du Protocole. Le Secrétariat de la Convention continuera d’aider les Parties à établir et à présenter des rapports de mise en œuvre et à renforcer leur capacité de notification. 28. Le Secrétariat de la Convention recevra et analysera les rapports de chaque Partie afin d’identifier les tendances et les domaines du Protocole qui nécessitent une attention particulière. 29. Le Secrétariat de la Convention renforcera la capacité des Parties à établir des rapports en organisant et/ou en participant à des ateliers régionaux et infrarégionaux de préférence en parallèle avec des ateliers sur la mise en œuvre du Protocole. Des conseils et une aide aux différentes Parties seront également fournis sur demande, généralement par des moyens de communication électroniques. 30. Le Secrétariat de la Convention mènera et diffusera des études et des bonnes pratiques sur des sujets spécifiques au Protocole et encouragera la coordination et le partage d’informations relatives au Protocole grâce au forum pour d’échange et à d’autres moyens. FCTC/MOP/1/INF.DOC./1 7 Coût total pour le domaine d’activité 3, 2018-2019 US $135 250 DOMAINE D’ACTIVITÉ 4 : coordination avec les organisations intergouvernementales régionales et internationales et d’autres organismes 31. Dans le domaine de travail 4, le Secrétariat de la Convention propose de promouvoir la coopération internationale en mettant l’accent sur les OIG et ONG ayant le statut d’observateur à la Réunion des Parties. Les activités menées viseront à améliorer la coopération et la communication avec les OIG et les ONG (en particulier celles ayant le statut d’observateur à la Réunion des Parties) au moyen de la sensibilisation et de la diffusion d’informations sur les activités liées au Protocole menées par les OIG ayant le statut d’observateur à la Réunion des Parties grâce à un espace dédié sur la plateforme d’information. Les OIG seront invitées à participer aux activités pertinentes du Secrétariat de la Convention. Le Secrétariat de la Convention participera à au moins trois grandes réunions mondiales et régionales organisées par des OIG pour plaider en faveur du Protocole et renforcer la collaboration avec les OIG, et rendra compte des progrès à la deuxième session de la Réunion des Parties. Coût total pour le domaine d’activité 4, 2018-2019 US $90 000 DOMAINE D’ACTIVITÉ 5 : administration et gestion, et autres dispositions et activités 32. Le domaine d’activité 5 comporte deux volets : 1) les activités liées à l’administration générale et à la gestion, y compris la mobilisation des ressources, et couvre le personnel et la gestion financière ; et 2) les mesures destinées à mieux faire connaître le Protocole et à en accroître la visibilité. 33. Les estimations de coût pour ce domaine d’activité comprennent les frais généraux d’administration et de gestion tels que les télécommunications et l’équipement ; la mise en œuvre d’un plan de communication, y compris le site Web et les réseaux sociaux, ainsi que la préparation des supports de communication et des campagnes, la passation de contrats de services avec des agences de communication ; la location de stands lors de conférences et d’autres événements ; les réunions avec les Missions permanentes des Parties à Genève (interprétation et logistique), ainsi que d’autres dispositions administratives. Coût total pour le domaine d’activité 5, 2018-2019 US $73 300 = = =