World Health Organization Organisation mondiale de la Santé 51a ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD Punto 23.1 del orden del día provisional A51/26 31 de marzo de 1998
Asuntos financieros Informe del Auditor Interno
Como parte del proceso de reforma de la OMS, el Director General ha establecido un nuevo mandato para la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión. En el mismo se prevé que ésta presente a los órganos deliberantes un resumen de las actividades de la Oficina y adopte medidas complementarias de sus informes. El primero de éstos se transmite en el presente documento para información de la Asamblea de la Salud. Se invita a la Asamblea a tomar nota del informe.
INTRODUCCIÓN 1. El Artículo X - Intervención interna del Reglamento Financiero dice que el Director General deberá mantener servicios internos de intervención de cuentas de la Organización. La Oficina de Auditoría Interna y Supervisión, que depende directamente del Director General, se fortaleció significativamente en diciembre de 1996. En ese momento, a fin de mejorar la transparencia y la responsabilización, el Director General anunció un mandato revisado de la Oficina en el que se enuncia claramente su autoridad, su alcance funcional y sus responsabilidades. En el mandato se prevé que se consulte acerca del nombramiento y del cese en funciones del Director de la Oficina y que se presenten determinados informes a los órganos deliberantes. Éste es el primer informe de la Oficina a la Asamblea de la Salud. 2. La Oficina examina y evalúa mediante auditorías internas, investigaciones e inspecciones, la manera en que se despliegan las actividades en todos los niveles de la Organización. Se prevé que este trabajo contribuirá al logro de los objetivos de la OMS y promoverá un buen control interno a un costo razonable. Más específicamente, la Oficina examina y evalúa los controles contables, administrativos y operacionales; determina el grado de cumplimiento con las políticas, los planes y los procedimientos establecidos; determina el grado de responsabilización respecto de los bienes y de protección de éstos contra pérdidas; evalúa las medidas adoptadas para prevenir el fraude, el despilfarro y la malversación; determina la fiabilidad de los datos financieros y de gestión, y evalúa la utilización responsable, eficiente y económica de los recursos de la Organización. 3. De conformidad con su mandato, la Oficina revisa regularmente en la Sede las funciones financieras y las cuentas, el funcionamiento administrativo y de gestión de los programas técnicos y el funcionamiento de las divisiones de apoyo. Anualmente se efectúan visitas de auditoría a cada una de las seis oficinas regionales, así como a oficinas de país y centros seleccionados. Además, según sea necesario, se efectúan auditorías de las instituciones beneficiarias y se emprenden investigaciones a escala mundial según las circunstancias del caso.
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4. La estructura actual de la Oficina tiene ocho puestos profesionales de auditor además del puesto de Director. Uno de esos puestos se halla vacante, pero se ha iniciado el proceso de contratación. La Oficina es responsable de la auditoría interna de la Organización Panamericana de la Salud, así como de la OMS; por consiguiente, el lugar de destino de los auditores es tanto Washington, D.C. como la Sede de Ginebra.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE 1997 5. Los resultados de la auditoría de 1997 indican que el sistema general de control interno de la OMS es adecuado y eficaz. La Oficina considera que, en circunstancias normales, el sistema vigente de controles internos prevendría o revelaría irregularidades importantes. Sin embargo, se identificaron áreas específicas en las que se podrían fortalecer los controles y en las que se podrían mejorar la eficiencia, la eficacia y el aprovechamiento de los recursos mediante una intensificación de los esfuerzos por parte del Director General y de su equipo, según se indica a continuación. 6. Función presupuestaria en la Sede. Esta función se revisó en el contexto del proceso de reforma. Los auditores reconocieron el cambio de orientación de la preparación del presupuesto y la nueva importancia que se da a las metas y los resultados. Identificaron una necesidad de documentar un mayor grado de responsabilización a nivel de las actividades en el marco del Plan de Acción y recomendaron que todos los administradores de programa efectúen revisiones periódicas de las variaciones importantes entre los gastos presupuestados y los efectuados. Identificaron además la utilidad de establecer un procedimiento para un ejercicio de presupuestación limitado de base cero que coincida con la aparición de cada nuevo programa general de trabajo. 7. Gastos de apoyo a los programas. Tras un examen de los controles internos relativos a la recuperación de los gastos de apoyo se determinó que eran satisfactorios. Sin embargo, se puso en entredicho la pertinencia continua de algunos factores subyacentes que han dado lugar a excepciones respecto de la recuperación. Además, el examen sugirió que era necesario vigilar las deficiencias identificadas respecto de la recuperación de los gastos de apoyo a los programas. 8. Evaluación de la función de los servicios de personal de la Sede. A comienzos de 1997, la Oficina produjo un informe sobre la evaluación de la función de los servicios de personal de la Sede. Se encargó a Price Waterhouse, una firma consultora exterior, que colaborara con la Oficina en los aspectos técnicos del proyecto. El objetivo del examen era determinar en qué medida la División de Personal de la Sede era eficiente y eficaz para satisfacer los objetivos estratégicos y las necesidades operacionales de la OMS en materia de recursos humanos. En el marco del examen se evaluaron esferas tales como la estrategia, la estructura, el desarrollo normativo, la gestión y la dotación de personal, así como los costos, la calidad y la capacidad de respuesta de los servicios. • Los resultados generales de la evaluación revelaron que había deficiencias significativas y cuestiones por resolver en cuanto a la organización de la función de los servicios de personal y todos sus procesos clave. • Específicamente, los resultados principales mostraron que: 1) el establecimiento de una estrategia había sido lento y los usuarios dudaban de la capacidad de la División de Personal a ese respecto; 2) la estructura de la División de Personal tenía una cúpula hipertrofiada, los puntos de contacto con los usuarios de los servicios de personal no eran claros, algunos procesos complejos estaban divididos entre diferentes unidades y no había capacidad de investigación y análisis normativos; 3) la División tenía buenos administradores pero su atención no se centraba en los usuarios; 4) era necesario fortalecer esferas tales como el liderazgo, la reflexión estratégica, la planificación operacional, la gestión del desempeño y las comunicaciones; 5) era necesario establecer un sistema de gestión del volumen de
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trabajo y un sistema eficaz de revisión del desempeño; y 6) no había una estrategia de promoción de las perspectivas de carrera. • A comienzos de 1998, un año después de la auditoría, la Oficina procedió a un seguimiento a fin de verificar el estado de aplicación de las recomendaciones que figuraban en el informe. Se observó que la División de Personal había hecho progresos en la adopción de medidas encaminadas a mejorar la eficiencia operacional, concentrar la atención en los usuarios y evaluar las necesidades. Sin embargo, el proceso de rectificación de las deficiencias de organización de la División y sus esferas de actividad clave no se ha ultimado todavía y será necesario que la Oficina lo vuelva a examinar más adelante. 9. Oficinas regionales de la OMS. Se efectuaron auditorías en las seis oficinas regionales de la OMS. Los auditores recomendaron mejoras de economía, eficiencia y eficacia en diversas áreas operacionales, así como en la administración financiera, los recursos humanos y la cooperación técnica con los países. Era necesario intensificar los esfuerzos para asegurar la eficacia y la responsabilización de los programas de becas y los de capacitación a nivel local. También se podría mejorar la vigilancia de los resultados de los acuerdos contractuales y de servicios técnicos a fin de verificar si eran los deseados. Era preciso hacer hincapié en la utilización del Plan de Acción como instrumento para un seguimiento eficaz tanto de la responsabilización como de los resultados y se necesitaba más claridad en la justificación de los cambios introducidos en las actividades presupuestadas. Un mayor control financiero de los adelantos, reembolsos, inventarios, gastos por concepto de anticipos y gastos de personal, así como modificaciones de los procedimientos operacionales para efectuar dichas transacciones permitirían mejorar la economía y la eficiencia. En materia de informática, en una región se identificaron síntomas de riesgo en cuanto al desarrollo de aplicaciones y la necesidad de examinar la seguridad en relación con el acceso. 10. Oficinas de Representantes de la OMS. Un examen de nueve oficinas escogidas de Representantes de la OMS en cuatro regiones indicó que su eficiencia podría mejorar mediante planes de acción que establecieran prioridades e hicieran hincapié en la eficacia y la sostenibilidad de las actividades. Las oficinas de los Representantes podrían beneficiarse además si tuvieran sistemas de información modificados de forma apropiada, una mayor responsabilización conjunta con los ministerios de salud y una mayor delegación de autoridad de parte de las oficinas regionales. También se ha recomendado un enfoque más proactivo de parte del personal, una vigilancia integral de las actividades, una notificación sincronizada y una retroinformación estructurada de parte de las oficinas regionales. 11. Telecomunicaciones e informatización en la Oficina Regional para África. El examen (realizado antes de la evacuación de Brazzaville) confirmó que la Oficina Regional para África había adelantado favorablemente en cuanto a la obtención de infraestructura física, por ejemplo computadoras modernas y comunicaciones por satélite. Sin embargo, para optimizar los beneficios de esa inversión, se recomendó que la Oficina Regional fortaleciera significativamente su apoyo de la informática y la administración de la misma. Se recomendó además que la Oficina Regional aumentara su enlace y su comunicación con la Sede para aprovechar mejor los conocimientos y experiencia especializados y los servicios de apoyo disponibles.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN 12. Contribuciones de la industria farmacéutica. Se efectuó un examen para determinar la validez de las modificaciones introducidas por un funcionario en relación con contribuciones de una empresa farmacéutica a una división de la Sede. Se comprobó que las acusaciones carecían de fundamento y se demostró que los fondos se habían recibido y utilizado de conformidad con las reglamentaciones. 13. Programa de la Sede. Como resultado de acusaciones internas de faltas de conducta graves del personal, se efectuó una auditoría completa de un importante programa técnico de la Sede. La investigación reveló que las acusaciones específicas carecían de fundamento. Sin embargo, aparecieron problemas que eran motivo de preocupación y se ha notificado al respecto al Director General. La cuestión se está examinando. 3
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MEDIDAS COMPLEMENTARIAS Y APLICACIÓN 14. Mediante procedimientos sistemáticos, la Oficina sigue de cerca la aplicación de las recomendaciones de los auditores por parte de los administradores. Además, en visitas subsiguientes se verifica lo notificado a ese respecto. En 1997, los administradores aceptaron en general las recomendaciones y la Oficina está satisfecha de la manera en que se han tratado las principales cuestiones de auditoría. 15. El Comité para el Desarrollo de la Gestión, en su reunión de octubre de 1997, reconoció que algunas de las recomendaciones de la Oficina podrían haber tenido mayor aplicabilidad en toda la Organización. Por consiguiente, se acordó que cuando los informes de auditoría plantearan cuestiones importantes que fueran motivo de preocupación general, los funcionarios superiores responsables podrían señalar la cuestión a la atención del Comité para recibir su asistencia en la formulación de directrices para la aplicación de las recomendaciones.
COMISARIO DE CUENTAS 16. La Oficina mantiene relaciones de colaboración estrecha con el Comisario de Cuentas de la Organización. En 1997 se celebraron reuniones periódicas para coordinar el trabajo de auditoría a fin de asegurar una cobertura eficaz y evitar la superposición de actividades. Además, para promover la transparencia, la Oficina entrega sistemáticamente al Comisario de Cuentas un ejemplar de cada informe de auditoría interna y otros documentos pertinentes producidos por la Oficina.
ASUNTOS QUE REQUIEREN ESPECIAL ATENCIÓN DE LA ASAMBLEA DE LA SALUD 17. Se invita a la Asamblea de la Salud a tomar nota del informe.
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