ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE CONSEIL EXECUTIF Cent quinzième session Point 6.2 de l’ordre du jour provisoire EB115/43 7 janvier 2005
Amendements au Règlement financier et aux Règles de Gestion financière Rapport du Directeur général
HISTORIQUE 1. Le Secrétariat de l’OMS a mené une opération de grande envergure pour renouveler le cadre de gestion axé sur les résultats, ainsi que les systèmes opérationnels et administratifs y relatifs. Il s’agira de remplacer les systèmes principaux du budget et des finances, des ressources humaines, des états de paie et des achats progressivement au cours des deux prochains exercices afin de répondre efficacement aux besoins actuels et futurs de l’Organisation et donner ainsi les moyens nécessaires aux administrateurs de tous les niveaux de l’Organisation. Une partie importante de cette tentative est la simplification des politiques et procédures financières afin que celles-ci soutiennent les activités de l’Organisation avec plus de transparence et d’efficacité. 2. Il est par conséquent indispensable d’apporter certains changements au Règlement financier et aux Règles de Gestion financière afin de tenir compte des pratiques actuelles. En particulier, la politique concernant les achats doit être modernisée pour l’aligner sur les meilleures pratiques en vigueur. La qualité du compte rendu des dépenses en sera meilleure, les résultats escomptés et atteints concordant mieux avec les dépenses signalées. 3. Des changements sont proposés aux articles 4.2, 4.5, 4.7 et 4.8, 8.1 et 11.3 du Règlement financier (annexe 1) afin de mettre en oeuvre la politique révisée.1 En outre, il est proposé de conserver l’article 4.7 actuel du Règlement financier à titre transitoire pour pouvoir rendre compte correctement des engagements non réglés pour l’exercice 2004-2005. Le Directeur général a également décidé d’amender la Règle de Gestion financière 108.6 (annexe 2), à condition que les amendements au Règlement financier susmentionnés soient adoptés par l’Assemblée de la Santé. Conformément au paragraphe 16.3 du Règlement financier, cet amendement n’entrera en vigueur qu’après confirmation par le Conseil exécutif.
Pour faciliter la lecture du texte, les suppressions proposées sont barrées (barrées) tandis que les ajouts proposés sont soulignés (ajouts).
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4. Des modifications sont également apportées aux Règles de Gestion financière 106.6 et 112 pour refléter le changement du nom du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance en Bureau des services de contrôle interne. Par souci de commodité, il est prévu de mettre en oeuvre ces changements en même temps que le nouveau texte de la Règle 108.6 susmentionné. 5. Il est prévu d’appliquer ces changements le 1er janvier 2006, afin de coïncider avec le début du prochain exercice, pour plus de cohérence.
MESURES A PRENDRE PAR LE CONSEIL EXECUTIF 6. Le Conseil exécutif est invité à examiner le projet de résolution suivant : Le Conseil exécutif, Ayant examiné le rapport sur les amendements au Règlement financier et aux Règles de Gestion financière ;1 1. RECOMMANDE à la Cinquante-Huitième Assemblée mondiale de la Santé d’adopter la résolution suivante : La Cinquante-Huitième Assemblée mondiale de la Santé, Ayant examiné le rapport sur les amendements au Règlement financier et aux Règles de Gestion financière ; 1. APPROUVE les changements au Règlement financier tels qu’ils figurent à l’annexe 1, à compter du 1er janvier 2006 ; et 2. AUTORISE, à titre transitoire, qu’à la fin de l’exercice 2006-2007, tout engagement non réglé pour l’exercice 2004-2005 soit annulé et porté au crédit du compte pour les recettes diverses ; 2. CONFIRME, conformément au paragraphe 16.3 du Règlement financier, les Règles de Gestion financière révisées telles qu’elles figurent à l’annexe 2, à condition que les amendements proposés au Règlement financier tels qu’ils sont énoncés à l’annexe 1 aient été adoptés par l’Assemblée de la Santé à compter du 1er janvier 2006.
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ANNEXE 1 REGLEMENT FINANCIER TEXTE EXISTANT ... Article IV – Crédits au titre du budget ordinaire ... 4.2 Les crédits sont utilisables comme engagements de dépenses de l’exercice auquel ils se rapportent. Le Directeur général est autorisé à imputer, sur les crédits de l’exercice en cours, le coût des marchandises ou des services pour lesquels des contrats ont été conclus durant l’exercice en cours et qui doivent être respectivement livrées ou fournis pendant l’exercice ou durant l’année qui suit. ... 4.5 Les crédits au titre du budget ordinaire de l’exercice en cours peuvent rester utilisables lors de l’exercice suivant pour permettre le report d’engagements non réglés afin : a) de mener à bien, avant la fin de la première année de l’exercice suivant, les activités pour lesquelles les engagements de dépenses ont été pris et dont la mise en oeuvre a commencé pendant l’exercice en cours ; b) d’effectuer, avant la fin de la deuxième année suivant cet exercice, les paiements concernant tous les biens fournis et services rendus au titre des engagements non réglés visés au paragraphe 4.5 a). 4.5 Les crédits au titre du budget ordinaire de l’exercice en cours peuvent rester utilisables lors de l’exercice suivant pour permettre le report d’engagements non réglés du cumul des sommes dues pour les comptes créditeurs afin : a) de mener à bien, avant la fin de la première année de l’exercice suivant, les activités pour lesquelles les engagements de dépenses ont été pris et dont la mise en oeuvre a commencé pendant l’exercice en cours ; b) d’effectuer, de payer avant la fin de la deuxième année suivant cet exercice, les paiements concernant tous les biens fournis et services rendus devant être fournis au titre de contrats avant la fin de l’exercice au titre des engagements non réglés visés au paragraphe 4.5 a). 4.2 Les crédits sont utilisables comme engagements de dépenses de l’exercice auquel ils se rapportent. Le Directeur général est autorisé à imputer, sur les crédits de l’exercice en cours, le coût des marchandises ou des services pour lesquels des contrats ont été conclus durant l’exercice en cours et qui doivent à ce titre être respectivement livrées ou fournis pendant cet l’exercice ou durant l’année qui suit. TEXTE REVISE PROPOSE
... 4.7 A la fin de l’exercice, les engagements non réglés de l’exercice précédent sont annulés et portés au crédit des recettes diverses. 4.8 Les créances subsistant envers l’Organisation au titre d’engagements non réglés qui ont été annulés en vertu du paragraphe 4.7 font l’objet de nouveaux engagements pris sur les crédits de l’exercice en cours. 4.7 A la fin de l’exercice, les engagements non réglés de l’exercice précédent sont annulés et portés au crédit des recettes diverses. 4.84.7 Les créances subsistant relatives aux biens et services devant être fournis au titre de contrats au cours d’un exercice ultérieur qui subsistent envers l’Organisation au titre d’engagements non réglés qui ont été annulés en vertu du paragraphe 4.7 font l’objet de nouveaux à la fin d’un exercice sont établies comme des engagements pris sur les crédits de l’exercice en cours suivant et diffusées en tant que note aux rapports financiers. 3
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Annexe 1
... Article VIII – Recettes diverses et autres recettes 8.1 Les recettes diverses sont enregistrées conformément aux dispositions de l’article V et comprennent les recettes ci-après : a) tout solde non engagé dans le cadre des crédits conformément au paragraphe 4.6 ; b) les engagements non réglés conformément au paragraphe 4.7 ; c) les intérêts perçus ou revenus de placements sur des liquidités excédentaires au budget ordinaire ; d) les remises ou réductions concernant des dépenses qui ont été reçues après la fin de l’exercice auquel les dépenses initiales se rapportaient ; e) le produit éventuel des réclamations aux assureurs qui n’est pas nécessaire pour remplacer l’article assuré ou compenser la perte subie ; f) le produit net de la vente d’un bien d’équipement après déduction de tous les frais d’acquisition ou de rénovation ; g) les gains ou pertes éventuels au change découlant de l’application du mécanisme de compensation, ou de l’application des taux de change officiels de l’Organisation des Nations Unies, ou de la réévaluation à des fins comptables de l’actif et du passif de l’Organisation ; h) les versements d’arriérés de contributions dus par les Membres qui ne sont pas nécessaires pour rembourser les emprunts auprès du fonds de roulement ou les emprunts internes conformément au paragraphe 7.3 ; i) les recettes non expressément visées par ailleurs dans le présent Règlement. ... Article XI – Placement des fonds ... 11.3 a) Les recettes découlant des ressources au titre du budget ordinaire sont portées au crédit des recettes diverses, conformément au paragraphe 8.1 c). 11.3 a) Les recettes découlant des ressources au titre du budget ordinaire sont portées au crédit des recettes diverses, conformément au paragraphe 8.1 c). 8.1 Les recettes diverses sont enregistrées conformément aux dispositions de l’article V et comprennent les recettes ci-après : a) tout solde non engagé dans le cadre des crédits conformément au paragraphe 4.6 ; b) les engagements non réglés conformément au paragraphe 4.7 ; c)b) les intérêts perçus ou revenus de placements sur des liquidités excédentaires au budget ordinaire ; d)c) les remises ou réductions concernant des dépenses qui ont été reçues après la fin de l’exercice auquel les dépenses initiales se rapportaient ; e)d) le produit éventuel des réclamations aux assureurs qui n’est pas nécessaire pour remplacer l’article assuré ou compenser la perte subie ; f)e) le produit net de la vente d’un bien d’équipement après déduction de tous les frais d’acquisition ou de rénovation ; g)f) les gains ou pertes éventuels au change découlant de l’application du mécanisme de compensation, ou de l’application des taux de change officiels de l’Organisation des Nations Unies, ou de la réévaluation à des fins comptables de l’actif et du passif de l’Organisation ; h)g) les versements d’arriérés de contributions dus par les Membres qui ne sont pas nécessaires pour rembourser les emprunts auprès du fonds de roulement ou les emprunts internes conformément au paragraphe 7.3 ; i)h) les recettes non expressément visées par ailleurs dans le présent Règlement.
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ANNEXE 2 REGLES DE GESTION FINANCIERE
TEXTE EXISTANT ... Règle VI – Dépenses (engagements de dépenses) ... 106.6 Les versements à titre gracieux peuvent être autorisés par le Directeur général conformément au paragraphe 13.5 du Règlement financier, à condition que ces versements soient justifiés dans l’intérêt de l’équité ou répondent au mieux aux besoins de l’Organisation. Tout versement de ce type, accompagné d’une explication de sa justification, est signalé sans délai à la fois au Commissaire aux Comptes et au Chef du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance. ... Règle VIII – Comptabilité ... 108.6 Les comptes (tels qu’ils sont définis dans la Règle de Gestion financière 108.1 susmentionnée) indiquent : a) les crédits initiaux votés par l’Assemblée de la Santé ; b) les crédits modifiés par tous transferts ;
TEXTE REVISE
106.6 Les versements à titre gracieux peuvent être autorisés par le Directeur général conformément au paragraphe 13.5 du Règlement financier, à condition que ces versements soient justifiés dans l’intérêt de l’équité ou répondent au mieux aux besoins de l’Organisation. Tout versement de ce type, accompagné d’une explication de sa justification, est signalé sans délai à la fois au Commissaire aux Comptes et au Chef du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance des services de contrôle interne.
108.6 Les comptes (tels qu’ils sont définis dans la Règle de Gestion financière 108.1 susmentionnée) indiquent : a) les crédits initiaux votés par l’Assemblée de la Santé ; b) les crédits modifiés par tous transferts ;
c) le cas échéant, les crédits autres que ceux qui ont été ouverts par l’Assemblée de la Santé ; d) le fonctionnement du mécanisme compensation des gains et pertes au change ; e) f) les revenus ; les attributions de crédits faites ; (engagements de dépenses) de
c) le cas échéant, les crédits autres que ceux qui ont été ouverts par l’Assemblée de la Santé ; d) le fonctionnement du mécanisme compensation des gains et pertes au change ; e) f) les revenus ; les attributions de crédits faites ; (engagements de dépenses) de
g) les dépenses contractées ;
g) les dépenses contractées ;
h) les dettes, y compris les engagements non réglés ;
h) les dettes, y compris les engagements non réglés le cumul des sommes dues pour les comptes créditeurs afin de payer tous les biens et services devant être fournis au titre de contrats avant la fin de l’exercice ; 5
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Annexe 2
i) les biens, y compris les liquidités, les placements, les titres et valeurs et les montants dus à l’Organisation ; j) les crédits non alloués ;
i) les biens, y compris les liquidités, les placements, les titres et valeurs et les montants dus à l’Organisation ; j) les crédits non alloués ;
k) les soldes non engagés d’attributions de crédits ; l) ... Règle XII – Vérification intérieure 112.1 Le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance est chargé de la vérification intérieure des comptes, de l’inspection, du suivi et de l’évaluation de l’adéquation et de l’efficacité du système de contrôle interne de l’Organisation, de la gestion financière et de l’utilisation des biens, ainsi que des enquêtes sur les cas de mauvaise gestion ou d’autres irrégularités. Tous les systèmes, processus, opérations, fonctions et activités de l’Organisation peuvent faire l’objet d’un examen, d’une évaluation et d’une surveillance de la part du Bureau. 112.2 Le Directeur général désigne un chef du Bureau techniquement qualifié après avoir consulté le Conseil exécutif. Il consulte également le Conseil exécutif avant de mettre fin au contrat du titulaire de ce poste. 112.3 Le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance fonctionne conformément aux dispositions suivantes : a) Son chef rend directement compte au Directeur général. b) Le Bureau a librement et promptement accès en tout temps à tous les dossiers, biens, membres du personnel, opérations et fonctions de l’Organisation qui, selon lui, intéressent la question faisant l’objet de son examen. c) Il peut être directement saisi par des membres du personnel de plaintes ou d’informations concernant l’éventualité de fraudes, de gaspillages, d’abus de pouvoir ou d’autres irrégularités. La confidentialité la plus stricte sera respectée et il ne sera pas exercé de représailles à l’encontre des membres du personnel qui fournissent cette information, sauf si celle-ci a été délibérément communiquée quoique fausse ou dans l’intention de désinformer. les soldes non engagés des crédits.
k) les soldes non engagés d’attributions de crédits ; l) les soldes non engagés des crédits.
112.1 Le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance des services de contrôle interne est chargé de la vérification intérieure des comptes, de l’inspection, du suivi et de l’évaluation de l’adéquation et de l’efficacité du système de contrôle interne de l’Organisation, de la gestion financière et de l’utilisation des biens, ainsi que des enquêtes sur les cas de mauvaise gestion ou d’autres irrégularités. Tous les systèmes, processus, opérations, fonctions et activités de l’Organisation peuvent faire l’objet d’un examen, d’une évaluation et d’une surveillance de la part du Bureau des services de contrôle interne. 112.2 Le Directeur général désigne un chef du Bureau des services de contrôle interne techniquement qualifié après avoir consulté le Conseil exécutif. Il consulte également le Conseil exécutif avant de mettre fin au contrat du titulaire de ce poste. 112.3 Le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance des services de contrôle interne fonctionne conformément aux dispositions suivantes : a) Son chef rend directement compte au Directeur général. b) Le Bureau a librement et promptement accès en tout temps à tous les dossiers, biens, membres du personnel, opérations et fonctions de l’Organisation qui, selon lui, intéressent la question faisant l’objet de son examen. c) Il peut être directement saisi par des membres du personnel de plaintes ou d’informations concernant l’éventualité de fraudes, de gaspillages, d’abus de pouvoir ou d’autres irrégularités. La confidentialité la plus stricte sera respectée et il ne sera pas exercé de représailles à l’encontre des membres du personnel qui fournissent cette information, sauf si celle-ci a été délibérément communiquée quoique fausse ou dans l’intention de désinformer.
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Annexe 2
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d) Il rend compte des résultats de ses travaux et formule des recommandations sur les mesures à prendre à l’intention du Directeur régional, du Directeur exécutif, du Directeur ou d’un autre responsable, avec copie adressée au Directeur général et au Commissaire aux Comptes. A la demande du chef du Bureau, l’un quelconque de ces rapports peut être soumis au Conseil exécutif, assorti des observations du Directeur général. e) Il soumet chaque année au Directeur général un rapport succinct sur ses activités, y compris leur orientation et leur portée, ainsi que sur les progrès de la mise en oeuvre des recommandations, avec copie au Commissaire aux Comptes. Ce rapport est soumis à l’Assemblée de la Santé, en même temps que les observations jugées nécessaires. 112.4 Le Directeur général veille à ce que toutes les recommandations du Bureau soient prises en compte et mises en oeuvre selon que de besoin.
d) Il rend compte des résultats de ses travaux et formule des recommandations sur les mesures à prendre à l’intention du Directeur régional, du Directeur exécutif, du Directeur ou d’un autre responsable, avec copie adressée au Directeur général et au Commissaire aux Comptes. A la demande du chef du Bureau, l’un quelconque de ces rapports peut être soumis au Conseil exécutif, assorti des observations du Directeur général. e) Il soumet chaque année au Directeur général un rapport succinct sur ses activités, y compris leur orientation et leur portée, ainsi que sur les progrès de la mise en oeuvre des recommandations, avec copie au Commissaire aux Comptes. Ce rapport est soumis à l’Assemblée de la Santé, en même temps que les observations jugées nécessaires. 112.4 Le Directeur général veille à ce que toutes les recommandations du Bureau soient prises en compte et mises en oeuvre selon que de besoin.
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