Arrangements relatifs à l’hébergement conclus entre le Secrétariat de la Convention et l’OMS : rapport du Secrétariat de la Convention

Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac Septième session Delhi (Inde) 7-12 novembre 2016 Point 7.13 de l’ordre du jour provisoire FCTC/COP/7/34 30 août 2016 66 Arrangements relatifs à l’hébergement conclus entre le Secrétariat de la Convention et l’OMS 66 Rapport du Secrétariat de la Convention 1 INTRODUCTION 1. Le présent document a été préparé à la demande du Bureau de la Conférence des Parties après l’examen des arrangements relatifs à l’hébergement et à la coopération conclus entre l’OMS et le Secrétariat de la Convention au cours de la troisième réunion du Bureau 2 , à laquelle assistaient des fonctionnaires de haut rang de l’Organisation mondiale de la Santé. 2. Le présent rapport décrit le contexte et le cadre institutionnel de l’hébergement du Secrétariat de la Convention au siège de l’OMS. Après avoir examiné la situation actuelle, il formule plusieurs recommandations concernant la conclusion d’un futur arrangement relatif à l’hébergement entre le Secrétariat de la Convention et l’OMS. CONTEXTE 3. Conformément à l’Article 24.1 de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac, la Conférence des Parties a décidé au cours de sa première session, en février 2006, d’établir un secrétariat permanent, le Secrétariat de la Convention, basé au siège de l’OMS à Genève3. Concernant sa relation avec l’OMS, la Conférence des Parties a pris plusieurs décisions : a) le Secrétariat de la Convention coopère avec l’Initiative pour un monde sans tabac et les Départements de l’OMS concernés en ce qui concerne la mise en œuvre de la Convention, et assure avec eux la coordination, en vue de garantir une action transparente, efficace et économique et d’éviter les chevauchements 4 ; 1 Le présent rapport a été élaboré en concertation avec le Bureau du Conseiller juridique de l’OMS. 2 Genève (Suisse) 12-15 avril 2016. 3 Décision FCTC/COP1(10), paragraphe 1. 4 Paragraphe 10. FCTC/COP/7/34 2 b) le Secrétariat de la Convention demande l’ouverture et la tenue de comptes financiers pour appuyer ses opérations et activités, conformément au Règlement financier 5 ; 4. L’Article 24.3 de la Convention-cadre de l’OMS définit les fonctions du Secrétariat de la Convention. Celui-ci est ainsi chargé d’organiser les sessions de la Conférence des Parties et de tout organe subsidiaire, et de leur fournir les services nécessaires ; de transmettre les rapports qu’il reçoit conformément à la Convention-cadre de l’OMS ; d’aider les Parties qui en font la demande à compiler et communiquer les informations requises conformément aux dispositions de la Convention ; d’établir des rapports sur ses activités sous l’autorité de la Conférence des Parties et les soumettre à la Conférence des Parties 6 ; et de s’acquitter des autres fonctions de secrétariat précisées par la Convention et par l’un quelconque de ses protocoles, ainsi que des autres fonctions qui pourront lui être assignées par la Conférence des Parties 7 . 5. Le Secrétariat de la Convention doit également assurer, sous l’autorité de la Conférence des Parties, la coordination nécessaire avec les organisations intergouvernementales internationales et régionales et autres organismes compétents 8 ; et prendre, sous l’autorité de la Conférence des Parties, les dispositions administratives ou contractuelles nécessaires à l’accomplissement efficace de ses fonctions 9 . 6. La décision d’établir un secrétariat permanent de la Convention adoptée lors de la première session de la Conférence des Parties définit également une procédure relative à la sélection, à la nomination, au mandat et aux responsabilités du Chef du Secrétariat, chargeant le Bureau d’établir une description de poste en concertation avec le Secrétariat de l’OMS et invitant le Directeur général de l’OMS à mettre au concours le poste. La décision définit en outre le cadre de responsabilité hiérarchique du Chef du Secrétariat de la Convention, précisant que ce dernier est « responsable devant la Conférence des Parties et lui rend compte de l’exécution des activités conventionnelles et techniques précisées au paragraphe 12 et soumettra à la Conférence des Parties des rapports sur ses activités dont le Directeur général de l’OMS recevra, le cas échéant, copie ». De plus, le Chef du Secrétariat de la Convention est responsable devant le Directeur général de l’OMS et lui rend compte, en ce qui concerne les questions administratives et relatives à la gestion du personnel ainsi que les activités techniques, le cas échéant 10 ; 7. L’avis de vacance de poste relatif au Chef du Secrétariat de la Convention définit ses fonctions de façon détaillée 11. Le Bureau a examiné l’avis de vacance de poste publié à l’occasion de la nomination du premier Chef du Secrétariat et a apporté plusieurs modifications afin de refléter les travaux actuels de la Convention-cadre de l’OMS ainsi que les difficultés relatives à sa mise en œuvre12 8. Le modèle de fonctionnement envisagé pour le Secrétariat de la Convention fait référence aux discussions menées au sein du Groupe de travail intergouvernemental de la Convention-cadre de 5 Paragraphe 13. 6 Article 24.3(a)-(d) de la Convention-cadre de l’OMS. 7 Article 24.3(g) de la Convention-cadre de l’OMS. 8 Article 24.3(e) de la Convention-cadre de l’OMS. 9 Article 24.3(f) de la Convention-cadre de l’OMS. 10 Décision COP1(10), paragraphes 2-7. 11 L’avis de vacance de poste est disponible sur le site Internet (en anglais) : https://erecruit.who.int/public/hrd-cl-vac- view.asp?vaclng=en&jobinfo_uid_c=27626. 12 Pour en savoir plus sur ce processus, consulter le document FCTC/COP/6/25, Processus de nomination et de renouvellement du mandat du Chef du Secrétariat de la Convention. Rapport du Bureau de la Conférence des Parties, 18 juin 2014. FCTC/COP/7/34 3 l’OMS après l’adoption de la Convention-cadre de l’OMS et avant la tenue de la première session de la Conférence des Parties. Le Groupe de travail intergouvernemental avait longuement discuté des options pour la désignation du secrétariat permanent et l’organisation de son fonctionnement13. L’option proposée par le Groupe de travail intergouvernemental à la Conférence des Parties, qui sous- tend la décision FCTC/COP1(10), reprend étroitement le modèle de « secrétariat administré ». Selon ce modèle, le Secrétariat de la Convention est relié à la structure de l’OMS mais n’est pas intégré dans le programme de travail d’un département ou d'un programme en particulier14. SITUATION ACTUELLE 9. En dehors de ces orientations générales, ni la décision de la Conférence des Parties ni la résolution correspondante de l’Assemblée mondiale de la Santé15 n’abordent les modalités de la relation entre l’OMS et le Secrétariat de la Convention. Celle-ci n’est en outre encadrée par aucun accord. Des discussions avaient débuté sur ce point entre l’OMS et le Chef du Secrétariat mais n’avaient pas abouti. Si le Secrétariat de la Convention se considère comme une entité semi- indépendante et autonome sur les questions relevant du traité, hébergée par l’OMS, cette dernière considère pour sa part que le Secrétariat fait partie intégrante de sa structure. 10. Le manque de clarté se traduit par l’existence d’arrangements ad hoc, caractérisés par une approche peu contraignante de l’OMS concernant la délégation d’autorité par le Directeur général de l’OMS au Chef du Secrétariat, le statut du Secrétariat par rapport aux tâches et priorités centrales de l’OMS, les procédures de gestion et d’approbation ainsi que le recouvrement des coûts de l’OMS dans le cadre du Secrétariat de la Convention. 11. En matière de gestion financière, les membres du Bureau ont demandé une analyse plus approfondie des enjeux financiers et des coûts qui résultent de l’hébergement du Secrétariat de la Convention au sein de l’OMS. Dans la mesure où les systèmes de gestion financière du Secrétariat sont ceux de l’OMS, toutes les recettes du Secrétariat, y compris les contributions volontaires évaluées versées par les Parties et les contributions extrabudgétaires, sont soumises au prélèvement par l’OMS d’une commission de 13 % au titre de l’appui aux programmes16. Par ailleurs, plusieurs services sont également facturés au Secrétariat selon leur utilisation effective, dont les services de déménagement interne des bureaux, les contrats liés aux services de traduction et d'interprétation 17, l’utilisation des salles de réunion de l’OMS, l’impression de documents en couleurs et la publication de documents en ligne. L’OMS collecte également des fonds pour couvrir des frais généraux liés notamment à la sécurité et à la gestion du fonds, par le biais d’un prélèvement en rapport avec l’occupation des postes qui vient s’ajouter aux coûts salariaux. Ces prélèvements s’inscrivent dans le mécanisme de recouvrement des coûts de l’OMS et s’appliquent à l’ensemble des entités hébergées et départements de l’OMS. L’OMS prévoit de mettre en place une nouvelle méthode de recouvrement des coûts pour le prélèvement au titre de l’appui aux programmes (PSC), fondée sur une quote-part de l’ensemble des coûts administratifs de l’OMS. L’OMS a indiqué que cette nouvelle méthode serait mise en œuvre en 2016. À l’heure actuelle, les implications de cette nouvelle méthode ne sont pas connues. 13 Documents A/FCTC/IGWG/1/7, 20 mai 2004, et A/FCTC/IGWG/2/2, 20 janvier 2005. 14 Rapport de la deuxième session du Groupe de travail intergouvernemental, 5 octobre 2005, document A/FCTC/IGWG/2/7, paragraphes 16-41 et Annexes 1 et 2 ; Désignation du secrétariat permanent et organisation de son fonctionnement, document A/FCTC/COP/1/5, 23 janvier 2006. 15 WHA 59.17, résultat de la première session de la Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac, demandant au Directeur général d’établir un secrétariat permanent de la Convention au sein de l’Organisation mondiale de la Santé et situé à Genève, conformément à la décision FCTC/COP1(10). 16 À l’exception de la subvention versée au Secrétariat par l’Union européenne, soumise à un PSC de 7 %. 17 Prélèvement en rapport avec l’occupation des postes pouvant atteindre 15,685 % des traitements nominaux. FCTC/COP/7/34 4 12. À la demande du Bureau des services de contrôle interne de l’OMS, le Secrétariat de la Convention a fait l'objet d'une revue de gestion réalisée par un consultant indépendant à la fin de l’année 2015. Cette revue a souligné que l’absence d’un accord formel entre l’OMS et le Secrétariat de la Convention constituait un frein essentiel au bon fonctionnement de la Convention-cadre de l’OMS. Elle a également recommandé qu’un arrangement clair et officiel relatif à l’hébergement clair soit conclu entre l’OMS et le Secrétariat de la Convention, afin d’encadrer la relation entre les deux instances et définir leurs rôles respectifs ainsi que les besoins à satisfaire et les services à fournir 18 . 13. Le Secrétariat de la Convention est membre de l’Équipe spéciale interinstitutions des Nations Unies chargée de la prévention et de la lutte contre les maladies non transmissibles (UNIATF) au même titre que l’OMS. Dans la mesure où le Secrétariat de la Convention se considère comme une entité semi-indépendante, il convient de clarifier les modalités de participation du Secrétariat de la Convention à l’Assemblée mondiale de la Santé et au Conseil d’administration de l’OMS ainsi que le statut du personnel de l’OMS lorsque ses membres participent aux réunions de la Conférence des Parties et du Bureau en tant que représentants de l’OMS. PRINCIPAUX AXES D’UN FUTUR ARRANGEMENT RELATIF À L’HÉBERGEMENT 14. L’OMS et le Secrétariat de la Convention soulignent tous deux la nécessité de conclure un arrangement relatif à l’hébergement afin de clarifier la relation entre ces deux entités. Les discussions sur un futur arrangement relatif à l’hébergement ont déjà débuté et se poursuivent. Des hauts fonctionnaires de l’OMS ont apporté des réponses aux questions soulevées par le Bureau lors de la troisième réunion de la Conférence des Parties 19 . Il a en outre été convenu que les dispositions générales de l’OMS relatives aux partenariats hébergés20 constitueraient les fondements du futur arrangement et seraient adaptés aux besoins spécifiques du Secrétariat de la Convention. Une étude des dispositions actuelles en matière d’hébergement21 est en cours, dont les conclusions alimenteront les discussions sur les dispositions du futur arrangement. 15. À cette fin et pour favoriser des relations de travail fondées sur la transparence et la collaboration ainsi que pour clarifier les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles du Secrétariat de la Convention vis-à-vis de l’OMS, le futur arrangement relatif à l’hébergement devra préciser les points suivants : a) La visibilité du Secrétariat de la Convention au sein et en dehors de l’OMS, notamment la clarification de son statut institutionnel et la définition d’une identité et de protocoles distincts en vue de mener des activités de communication indépendantes auprès des gouvernements, des partenaires des Nations Unies et d’autres entités ; b) La définition de l’autonomie administrative du Secrétariat, y compris la délégation d’autorité au Chef du Secrétariat et ses obligations vis-à-vis du siège de l’OMS et de ses bureaux régionaux et de pays, ainsi que le niveau de soutien administratif ; c) La gestion financière, en définissant précisément le cadre des prélèvements au titre de l’appui aux programmes et les autres frais, ainsi que la capacité du Secrétariat à collecter des fonds de façon autonome conformément aux règles et politiques applicables de l’OMS ; d) La reconnaissance du mandat du Secrétariat de la Convention concernant la supervision des questions relatives au traité, en définissant notamment son autonomie concernant les 18 Bureau des services de contrôle interne de l’Organisation mondiale de la Santé, Secrétariat de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte anti-tabac : revue de gestion, rapport définitif, 30 avril 2016. 19 Genève (Suisse) 12–15 avril 2016. 20 Élaboré en vertu de la résolution WHA63.10. 21 Conformément à la demande du Bureau de la Conférence des Parties lors de sa troisième réunion. FCTC/COP/7/34 5 programmes et en précisant ses rôles et ses responsabilités dans les domaines administratif, juridique et technique. MESURES À PRENDRE PAR LA CONFÉRENCE DES PARTIES 16. À la lumière du présent rapport, la Conférence des Parties pourra envisager de mandater son Bureau pour superviser et orienter la préparation du projet d’arrangement relatif à l’hébergement entre le Secrétariat de la Convention et l’OMS. = = =