APOC newsletter n°006, spécial formation en techniques d'archivages, septembre 2013 : mise a niveau des Secrétaires et Assistants de I'APOC aux techniques d'archivage

O Programme africain de lutte contre l'Onchocercose t /t DisponiHe en ligne sur: http/ ^,ww.who.inuapoc @ 0rganisationmodiale de la Santé -*u*, Alrique Ne letter Mensuel en anglals et en français Spéciale Formation aux techniques d'archivage - septembre 2013 Mise a niveau des Secrébaires eE AssisEanbs de I'APOC aux bechniques d'archivage D'une manière générale, ils avaient déjà reçu des de classement leur formation de secrétaire et d'assistant. ranger les documents de manière efficaceMais, comme pour la plupart des méthodes de les stratégies pour trier ont évolué avec le temps. Aussi, à l'instigation de sa le Programme de lutte contre lbnchocercose a donné l'occasion à ses secrétaires et assistants de des méthodes de l'archivage du travail efÊctué tous les jours. C'était les 2 et 3 septembre 2013, au cours n atelier animé par him Cissé, conservateur d'archives et de d'administration et de magistrature et àbibliothèque, chargé de cours à l'Université de l'lnstitut des sciences et techniques de l'informaüon documentaliste de IAPOC. de qu'assistait Pascal Soubeiga, lhrchiviste Manageq le Directeur de I'APOÇ a rappelé accordé au et les bienfaits apportés en son temps au mises en place des collègues arrivés du siège de I'OMS à cet apprenüssage destiné à insuffler uneGenève. C'est pourquoi, il a invité les participants à nouvelle dynamique à l'accomplissement des tâches, la mémoire du Programme.i un grand intérêt à la constituüon de bases de donnéet pour la sauvegarde de à l'Ecole E o ! =c o ! I 5 .o Ê , ot ? -g a ! c P F I Tous de la lls ont dit : Mathias Kafando, Assistant financier « Cette formation me permettra d'améliorer l'organisation des documents qui se fait déjà de manière individuelle et collective au service financier, et de mettre facilement les infos à la disposition des auditeurs. » I Solange Ouedraogq Secretaire TRAD « Le classement manuel était déjà un acquis pour moi depuis ma formaüon en secrétariat. Les gains de cet enseignement m'aideront à désengorger des documents de travail mulüformes et nombreux à mon niveau. » @ÿ Spéciole Formation oux techniques d'orchivge - semptembre 2073 r.# i/ \t' , a Ë{ü a ), w J'#8, #N, ,y" JT\ ; l i ! I-r- ,/ f 1-_ ,r I aElinulSa^adogo, Assistante des ressources htrmdnes « Cette formation nous permettra de libérer les bureaux. Cependant, il y a un tri minutieux à faire dans ce qu'il faut classer ou jeter au bout d'un temps précis, selon les normes de I'OMS. » Nebié Boukari, Assistant agent du bâtiment et des services «De par ma formation de comptable, je pouvais déjà gérer les stocks. La gestion des données épidémiologiques m'a également fourni une expérience en la matière. Mais cette formation me confère plus d'aisance dans l'archivage des fiches de villages auquel je contribue encore. » : #§ * -ll i -1 iJttfr m' ":.-r1..ft ,'| .f,' F"T Jeanne d,Arc Roamba, Assistante adminisffiitæ « C'est la première fois que je reçois des notions d'archivage, et cette formation arrive à point nommé.Maintenant j'assurerai mieux la gestion des archives avec l'outil informatique. » Directeur de Publication : Jean-Baptiste Roungou Conseiller à la rédaction: Laurent Yaméogo Rédacteur en chef: Thérèse Belobo Mise en pate: Antoinette llboudo copyrighi APoc 2013 - wHo/APOC/MG/13.5 2 Pascal Soubeiga, Archiviste documentaliste « La gestion électronique des documents est un système qui permet de gérer ceux-ci avec les technologies de l'informaüon pour en permettre un accès rapide.» C'est surtout cette noüon d'utilisation des TIC qui leur manquait lbrahim Cissé, le formateur « Certes, la durée de la formation était courte, néanmoins les participants étaient attentifs, motivés et décidés à régler le 'contentieux archivistique' actuel. » PebiE vocabulaire de la documenEabion oui oermet fàcil'ement. : ooération à la fois matérielle et intellectuelle de'ranger des documents et de les récupérer Oassement Archivage : tri respectant l'origine des documents en sauvegardant le contexte dans lequel lhction a été menée. Archivage électronique : système de gestion aidée par les supports de stockage des nouvelles technologies l'information (disques durs, CD roms, clés Universal Serial Bus ou USB) pour dématérialiser des documents. Archives courantes : documents encore usuels ; intermédiaires : documents dont on se sert peu et qr peuvent aller au dépôt intermédiaire ; passif gérable documents anciens n'étant plus utilisés et qui sont à définiüvement dans un entrepôt, dans l'attente d'un conservation à plus ou long terme ou d'une éventuell destruction. Spéciale Formation aux techniques d'archivagervEul fl L11 :§- il \.1 ,I r. , ,i e r I i I - -rfu rt : l tr* \ r-\ I'q)