ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD ÓRGANO DE NEGOCIACIÓN INTERGUBERNAMENTAL SOBRE EL CONVENIO MARCO DE LA OMS PARA EL CONTROL DEL TABACO Sexta reunión A/FCTC/INB6/DIV/4 28 de enero de 2003
Participación de las organizaciones no gubernamentales que mantienen relaciones oficiales con la OMS en el Órgano de Negociación Intergubernamental sobre el Convenio Marco de la OMS para el Control del Tabaco 1. En la presente nota informativa se exponen los antecedentes de la participación de las organizaciones no gubernamentales en los trabajos del Órgano de Negociación Intergubernamental, así como las disposiciones tomadas a tal efecto, y se describen las prestaciones de que dichas organizaciones dispondrán durante las sesiones. 2. Como se pidió en la resolución WHA53.16, el Órgano de Negociación examinó, en su primera reunión, la cuestión relativa a una participación ampliada de organizaciones no gubernamentales y acordó los puntos siguientes: • las organizaciones no gubernamentales que mantienen relaciones oficiales con la OMS deben tener acceso, en calidad de observadores, a las sesiones plenarias y a los grupos de trabajo que funcionan como comités de la plenaria; otros grupos establecidos con un fin particular deben reunirse a puerta cerrada, pero un número reducido de organizaciones no gubernamentales podrán ser invitadas por el Presidente, con el acuerdo de los Estados Miembros que participen en esos grupos, para que expongan su posición con el fin de aclarar cuestiones relacionadas con las deliberaciones; al final de cada sesión de mañana o tarde debe reservarse tiempo para que las organizaciones no gubernamentales formulen declaraciones de acuerdo con el párrafo 6.1(i) de los Principios de la OMS que rigen las relaciones entre la Organización Mundial de la Salud y las organizaciones no gubernamentales; se deberá proporcionar al Presidente con la suficiente antelación copias de las declaraciones para que las examine.1
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Véase el documento A/FCTC/INB1/PL/SR/9.
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El Órgano de Negociación también acordó instar al Consejo Ejecutivo a que estudiase formas de acelerar el examen de las solicitudes para mantener relaciones oficiales presentadas por organizaciones que desean ser reconocidas como entidades consultivas durante las negociaciones. 3. El Consejo Ejecutivo, mediante la decisión EB107(2), autorizó al Presidente del Consejo Ejecutivo a que, actuando conjuntamente con el Presidente del Comité Permanente de Organizaciones No Gubernamentales, admitiera con carácter provisional el establecimiento de relaciones oficiales de las organizaciones no gubernamentales con la OMS. Esta decisión será de aplicación, a menos que el Consejo le ponga fin o la revise, hasta la adopción del Convenio Marco. El mecanismo establecido por la presente decisión se aplicará a las organizaciones no gubernamentales que soliciten el establecimiento de relaciones oficiales con el fin exclusivo o adicional de participar en la labor del Órgano de Negociación, con sujeción a las siguientes condiciones: 1) las organizaciones no gubernamentales deberán tener relaciones de trabajo con la OMS cuando presenten su solicitud, de modo que hayan transcurrido aproximadamente dos años de tales relaciones cuando el Consejo Ejecutivo examine oficialmente sus solicitudes en virtud del punto 3 infra, y deberán cumplir por lo demás con los criterios establecidos en la sección 3 de los Principios que rigen las relaciones entre la Organización Mundial de la Salud y las organizaciones no gubernamentales; 2) los mandatos de las organizaciones no gubernamentales interesadas deberán revestir interés para la labor del Órgano de Negociación Intergubernamental; 3) el Consejo Ejecutivo examinará a las organizaciones no gubernamentales con las que se mantengan relaciones oficiales provisionales en su reunión de enero siguiente al establecimiento de esas relaciones, con objeto de confirmarlas o de ponerles fin de conformidad con el procedimiento normal. 4. Por consiguiente, y sobre la base de las prácticas adoptadas con referencia a los Principios mencionados, se han tomado las disposiciones que se describen a continuación.
NOTIFICACIÓN DE PARTICIPACIÓN EN EL ÓRGANO DE NEGOCIACIÓN 5. Las invitaciones para asistir a las reuniones del Órgano de Negociación suelen enviarse dos meses antes de la apertura prevista de la reunión. Todos los puntos focales oficiales de organizaciones no gubernamentales que mantengan relaciones oficiales o provisionales con la OMS están invitados. Sería conveniente que, en lo posible, se notifiquen a la Secretaría los nombres de los representantes de las organizaciones no gubernamentales 15 días antes de la fecha de apertura fijada.
CREDENCIALES E INSCRIPCIÓN 6. La sexta reunión del Órgano de Negociación Intergubernamental comenzará en Ginebra el lunes 17 de febrero de 2003 a las 9.30 horas y terminará el viernes 28 de febrero de 2003. Se celebrará en el Palais des Nations, que se encuentra cerca de la Place des Nations y de la Avenue de la Paix. 7. Se pide a los participantes que, al inscribirse, muestren sus respectivas invitaciones y una copia de sus respuestas, y que rellenen sendos formularios de inscripción. (A ese respecto, y según convenga, las 2
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organizaciones no gubernamentales deberán asegurarse de que los representantes que envíen a la reunión reciban copias de la invitación y de la respuesta correspondiente.) Una vez recibido el formulario de inscripción rellenado, se preparará un distintivo que se entregará al participante. (Si la respuesta a la invitación ha llegado a la Secretaría del Órgano de Negociación con antelación suficiente, los distintivos con los nombres ya estarán preparados.) Es importante llevar el distintivo en todo momento. 8. Si la Secretaría no ha sido informada por adelantado de los nombres de los representantes de alguna organización no gubernamental, esos representantes deberán asegurarse de que tienen una copia de la invitación de la OMS, junto con sus anexos, y las credenciales en papel con el membrete de la organización a la que pertenezcan. 9. Los participantes deberán inscribirse en el mostrador de inscripción en la sede de la OMS. Una vez inscritos, los participantes recibirán distintivos con los que podrán entrar en el Palais des Nations. Los días 14 y 16 de febrero, el mostrador de inscripción estará en la entrada de la sala del Consejo Ejecutivo, y del 17 al 28 de febrero, en el vestíbulo que hay delante de la sala G en el octavo piso del edificio principal de la OMS. Los horarios de inscripción serán los siguientes: Viernes Domingo Sábado Lunes a viernes 14 de febrero 16 de febrero 22 de febrero 17-28 de febrero 14.00-17.00 10.00-15.00 08.00-12.00 08.00-17.00
10. Dado que sólo se permitirá la entrada al Palais des Nations a las personas que tengan los distintivos adecuados, éstos se facilitarán exclusivamente en el mostrador de inscripción de la sede de la OMS y no en el mostrador de información del Palais.
ACCESO AL PALAIS DES NATIONS 11. El Órgano de Negociación Intergubernamental se reunirá en el edificio de Asambleas del Palais des Nations. La entrada más fácil a ese edificio es por las puertas 13 y 15. Las sesiones plenarias tendrán lugar en la Sala de Asambleas («Salle des Assemblées»), a la que se puede llegar por escalera o por ascensor desde las puertas 13 ó 15. Las sesiones oficiosas y otras sesiones se celebrarán en las salas de conferencias ubicadas en el edificio E («Bâtiment E»). Los números de esas salas se darán a conocer más adelante. 12. También se recomienda a los representantes de las organizaciones no gubernamentales que lean la Guía para los delegados en el Órgano de Negociación Intergubernamental, en la que se proporciona información de utilidad sobre el Palais des Nations y los servicios disponibles, por ejemplo el transporte.1
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Documento A/FCTC/INB6/DIV/3.
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SERVICIO DE TRANSPORTE EN AUTOBÚS ENTRE LA OMS Y EL PALAIS DES NATIONS 13. Del 16 al 28 de febrero, los representantes de las organizaciones no gubernamentales que mantienen relaciones oficiales o provisionales con la OMS podrán utilizar un servicio regular de transporte de ida y vuelta en autobús entre la OMS y el Palais, que funcionará a partir de las 7.30 horas. En la OMS el vehículo saldrá del túnel (puerta 166, cerca de la biblioteca; esta puerta permanece cerrada por motivos de seguridad, pero el conductor del autobús la abrirá para los participantes en el Órgano de Negociación, que deberán hacer notar su presencia golpeando la ventana). En el Palais el autobús sale de la puerta 15.
DOCUMENTOS 14. Junto a las Salas de Conferencias XVII y XVIII, en el primer piso del edificio E («Bâtiment E») del Palais des Nations, habrá un mostrador de distribución de documentos, donde los representantes de las organizaciones no gubernamentales podrán pedir los documentos preparados durante la reunión. 15. La OMS lamenta que la Secretaría no pueda expedir la documentación a los participantes a sus países al término de la reunión.
Documentos de las reuniones celebradas entre reuniones del Órgano de Negociación Intergubernamental 16. Los informes y otros documentos de distribución general de las reuniones celebradas en preparación de la sexta reunión del Órgano de Negociación Intergubernamental podrán consultarse en el sitio web de la Iniciativa «Liberarse del tabaco» (http://www5.who.int/tobacco).
INTERVENCIONES EN LA REUNIÓN Y EN LOS GRUPOS DE TRABAJO QUE FUNCIONAN COMO COMITÉS DE LA PLENARIA 17. Por invitación del Presidente del Órgano de Negociación o del grupo de trabajo, o si éste accede a una petición, los representantes debidamente acreditados podrán hacer una declaración expositiva sobre un punto del orden del día. (Es importante saber que algunos puntos, por ejemplo las elecciones, no pueden ser objeto de observaciones por organizaciones no gubernamentales u otros observadores.) A fin de facilitar la labor de la reunión, esas peticiones deberán presentarse como mínimo dos horas antes de la apertura de la sesión en la que se prevé debatir el punto del orden del día en cuestión. Las organizaciones que hayan hecho una declaración podrán, con el consentimiento del Órgano de Negociación, ser invitadas por el Presidente, en el curso del debate sobre el mencionado asunto, a intervenir una vez más con fines de aclaración. 18. Las organizaciones que deseen hacer uso de este privilegio deberán dirigir su petición al Presidente a través de la Secretaría del Órgano de Negociación o del grupo de trabajo pertinente. En la petición se deberá hacer referencia al número y al título del punto del orden del día, y se deberá adjuntar una declaración legible, en siete ejemplares, en inglés o francés. La petición deberá entregarse a la Oficina de Enlace de ONG (el número de oficina se comunicará más adelante). Se recomienda que las organizaciones llamen a la Oficina o pasen por ésta para asegurarse de que su petición ha sido aceptada.
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19. Las declaraciones deberán ser sucintas y abordar la cuestión objeto de debate. Por norma general, el tiempo de intervención no debe superar los tres minutos. Las organizaciones también pueden optar por preparar declaraciones conjuntas. Dado que las sesiones del Órgano de Negociación son dinámicas, y puede darse cierta variación con respecto al programa previsto, es importante que las organizaciones cuyas peticiones hayan sido aceptadas sigan el debate. La Mesa establece un programa de los puntos que se van a debatir al preparar el programa de trabajo diario. A lo largo del día, en varias ocasiones se anunciará cuál es el programa. 20. Corresponde a los representantes asegurarse de estar presentes cuando se aborde el punto pertinente. El Presidente invita a los representantes a hacer uso de la palabra después de las intervenciones de los Estados Miembros y de las organizaciones intergubernamentales. Cuando deseen responder, los oradores deberán alzar la mano y pulsar el botón del micrófono más cercano. Al término de cada una de sus declaraciones deberán apagar el micrófono.
ARREGLOS RELATIVOS A OTROS GRUPOS CREADOS POR EL ÓRGANO DE NEGOCIACIÓN 21. En relación con las sesiones de los grupos oficiosos, se ha previsto que los Estados Miembros decidirán si se invitará a otras organizaciones y, en caso afirmativo, a cuáles. La información al respecto estará disponible en la Oficina de Enlace de ONG.
DISPOSICIÓN DE LOS ASIENTOS 22. Los asientos previstos para las organizaciones que participen en las sesiones plenarias (véase el párrafo 11) estarán claramente indicados.
EXPOSICIÓN DE DOCUMENTACIÓN 23. Se ha reservado un espacio en el edificio de Asambleas, cerca de la Sala de Asambleas, y en el edificio E, cerca de las salas de conferencias, para que las organizaciones expongan documentación y otro material informativo, como carteles. Las peticiones para exponer carteles y otros materiales deben hacerse con antelación; estarán dirigidas a la Secretaría del Órgano de Negociación Intergubernamental y se entregarán en la Oficina de Enlace de ONG. Las peticiones irán acompañadas de muestras de los materiales que se desee exponer. Sírvase llamar o dirigirse a la Oficina para asegurarse de que la petición ha sido aceptada; en tal caso, la organización podrá colocar el material en la zona indicada. Corresponde a cada organización asegurarse de que todo material sobrante sea recogido al final de la reunión. 24. Las zonas de acceso a la Sala de Asambleas principal deberán estar libres a fin de que las delegaciones puedan usarlas para debates oficiosos. En esos lugares no se permitirá la exposición de carteles u otros materiales.
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SERVICIOS DISPONIBLES PARA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES QUE MANTENGAN RELACIONES OFICIALES CON LA OMS 25. Durante el periodo de la reunión, se pondrá un despacho a disposición de los representantes de todas las organizaciones no gubernamentales que mantengan relaciones oficiales con la OMS. El despacho estará equipado con una computadora con acceso a Internet, una impresora y un teléfono que permita hacer llamadas locales. Los representantes, delegados y demás participantes en las negociaciones podrán utilizar una fotocopiadora y un fax situados cerca del despacho. El número de éste se dará a conocer más adelante. 26. Debido a la naturaleza de las negociaciones y a la frecuencia de los cambios, las salas adicionales deberán reservarse cada día en el Servicio de Reserva de Salas (el número de despacho de ese servicio se indicará más adelante). Se dará prioridad a las necesidades de los Estados Miembros y de cualquier grupo especial creado por el Órgano de Negociación. La reserva de salas adicionales para organizaciones no gubernamentales deberá hacerse a través de las organizaciones no gubernamentales que mantengan relaciones oficiales con la OMS, y éstas últimas serán responsables del uso y el estado de la sala. 27. No todas las salas están equipadas para prestar servicios de interpretación; la OMS lamenta no poder proporcionar más intérpretes.
Bares y restaurantes 28. No se permitirá en ningún momento consumir alimentos o bebidas en las salas de conferencias (excepto el agua que se proporciona). 29. El restaurante del octavo piso del edificio de Asambleas está abierto de 12.00 a 14.30 horas, de lunes a viernes (reserva de mesas: teléfono interno 73588). El restaurante puede encargarse de organizar recepciones privadas y almuerzos para un mínimo de 25 personas. Esos servicios también pueden facilitarse los sábados y domingos. Para organizar cenas es preciso dirigirse previamente a DSR/UN (teléfono interno: 73588). 30. La cafetería, situada en la planta baja del edificio de Asambleas y con acceso directo por el ascensor 29, está abierta de 8.15 a 16.45 horas, de lunes a viernes; el servicio de comidas calientes funciona de 11.30 a 14.00 horas (la parrilla hasta las 14.30 horas). 31. El bar situado en el vestíbulo entre las puertas 13 y 15 está abierto entre semana de 7.30 a 19.00 horas. Cabe señalar que esta zona está reservada para no fumadores. 32. El bar de delegados, contiguo a la Sala de Conferencias VII, en el tercer piso, funciona de las 8.30 a las 16.45 horas, de lunes a viernes, y sirve también refrigerios. 33. El Bar du Serpent, situado en el primer piso del edificio E, cerca de las Salas de Conferencias XVII y XVIII, está abierto de lunes a viernes de 9.00 a 17.30 horas y los sábados hasta las 12.30 horas. También sirve bocadillos. 34. Los delegados y los demás participantes son bienvenidos al restaurante y la cafetería de la OMS.
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MOSTRADOR DE INFORMACIÓN 35. En el vestíbulo situado entre las Salas de Conferencias XVII y XVIII, en el primer piso del edificio E («Bâtiment E») del Palais des Nations, habrá un mostrador de información, al que los participantes podrán dirigirse para cualquier pregunta de carácter general. El horario de ese mostrador es el siguiente: Lunes a viernes Sábado 17-28 de febrero 22 de febrero 9.00-18.00 9.00-12.00
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