Soixante-douzième session du Comité régional de l’Europe : Tel-Aviv, 12-14 septembre 2022, réunion hybride: guide à l’usage des participants

Comité régional de l’Europe 72e session Tel-Aviv (Israël), 12-14 septembre 2022 EUR/RC72/DIV./1 1er août 2022 | 220573 ORIGINAL : ANGLAIS 72e session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe Guide à l’usage des participants Tel-Aviv (Israël), 12-14 septembre 2022 Réunion hybride EUR/RC72/DIV./1 page 2 Sommaire Informations générales............................................................................................................................ 4 Date et lieu de la session ............................................................................................................... 4 Participation et format hybride..................................................................................................... 4 Procédures et règlements spéciaux .............................................................................................. 5 Inscriptions .............................................................................................................................................. 5 Pouvoirs ......................................................................................................................................... 5 Modalités d’inscription ................................................................................................................. 6 Liste provisoire des participants ................................................................................................... 6 Formulaire d’inscription ................................................................................................................ 7 Formalités de voyage............................................................................................................................... 7 Voyage vers et depuis Tel-Aviv...................................................................................................... 7 Hébergement ................................................................................................................................ 7 Visa ................................................................................................................................................ 7 Conditions d’entrée en période de pandémie de COVID-19 ........................................................ 8 Arrivée à Tel-Aviv .......................................................................................................................... 8 Départ de Tel-Aviv ......................................................................................................................... 8 Avis de voyage ............................................................................................................................... 9 Dispositions pratiques pendant le CR72 .................................................................................................. 9 Inscription en ligne ........................................................................................................................ 9 Transferts vers et depuis le centre de conférence ........................................................................ 9 Mesures anti-COVID-19 ................................................................................................................. 9 Le CR72, une session saine .......................................................................................................... 10 Walk the Talk ............................................................................................................................... 10 Réceptions de réseautage ........................................................................................................... 10 Réunions bilatérales entre les États membres ............................................................................ 11 Excursions et visites .................................................................................................................... 11 Services médicaux ....................................................................................................................... 11 Sécurité personnelle et assurance .............................................................................................. 11 Informations locales .............................................................................................................................. 12 Unité monétaire et opérations de paiement .............................................................................. 12 Météo et habillement ................................................................................................................. 12 Fuseau horaire ............................................................................................................................. 12 Alimentation électrique .............................................................................................................. 12 Informations touristiques ............................................................................................................ 12 Programme officiel ................................................................................................................................ 13 Langues de travail et interprétation............................................................................................ 13 Besoins spéciaux ......................................................................................................................... 13 Attribution des sièges en session plénière .................................................................................. 13 Déclarations et interventions ...................................................................................................... 13 Liste (préétablie) des orateurs .................................................................................................... 14 Déclarations vidéo préenregistrées ............................................................................................ 14 EUR/RC72/DIV./1 page 3 Déclarations écrites ..................................................................................................................... 14 Documentation ........................................................................................................................... 14 Projets de résolution et de décision............................................................................................ 15 Sessions parallèles et déjeuners ministériels .............................................................................. 15 Participation virtuelle ............................................................................................................................ 15 Connexion virtuelle ..................................................................................................................... 15 Utilisation optimale de la plateforme Zoom ............................................................................... 16 Accès aux services d’interprétation sur Zoom ............................................................................ 16 Plaques nominatives numériques ............................................................................................... 17 Prendre la parole sur Zoom ......................................................................................................... 17 Mesures de sécurité numérique ................................................................................................. 17 Connexion numérique, test et résolution des problèmes .......................................................... 17 Permanence téléphonique .......................................................................................................... 18 Communication publique ...................................................................................................................... 18 En streaming ................................................................................................................................ 18 Médias sociaux ............................................................................................................................ 18 Site Web ...................................................................................................................................... 18 Vie privée et confidentialité ........................................................................................................ 19 Annexe 1. Critères techniques à respecter pour les déclarations vidéo préenregistrées..................... 20 Annexe 2. Liste des États membres et des membres associés (protocole de désignation) .................. 22 EUR/RC72/DIV./1 page 4 INFORMATIONS GÉNÉRALES Date et lieu de la session La 72e session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe (CR72) débutera le lundi 12 septembre 2022 et s’achèvera le mercredi 14 septembre 2022. Lieu de réunion : Hilton Tel Aviv • Adresse : Hayarkon Street 205, Independence Park, Tel Aviv-Yafo 6340506, Israël • Tél. : +972 3-520-2222 • Site Web : https://www.hilton.com/en/hotels/ tlvhitw-hilton-tel-aviv/ Les heures normales de travail seront comprises entre 9 et 18 heures (heure d’été d’Israël, heure de Paris+1, UTC+3), sauf le lundi 12 septembre où les travaux commenceront à 8 h 30 et se termineront vers 18 h 30. Participation et format hybride Conformément aux articles 1 et 2 du règlement intérieur du Comité régional de l’OMS pour l’Europe, la participation à la session plénière du Comité régional de l’Europe est ouverte aux délégués des États membres, des membres associés et des États invités qui ne sont pas membres du Comité, ainsi qu’aux représentants invités des Nations Unies, des institutions spécialisées et d’autres organisations internationales régionales ; aux représentants d’acteurs non étatiques entretenant des relations officielles avec l’OMS ou accrédités pour assister aux réunions du Comité régional de l’Europe ; et aux observateurs. L’avis de convocation a été envoyé conformément aux articles 4 et 7 du règlement intérieur du Comité régional de l’Europe. Suite à la décision du Vingt-neuvième Comité permanent du Comité régional de l’Europe, la session sera organisée sous un format hybride. Les participants sont invités à assister en personne au CR72. Si en raison de circonstances particulières, certains délégués ne peuvent se rendre à Tel-Aviv, ceux-ci pourront participer en distanciel via la plateforme en ligne Zoom. Des informations détaillées sur la participation virtuelle figurent dans la section consacrée à ce sujet. La participation aux déjeuners ministériels prévus se fera uniquement en présentiel. EUR/RC72/DIV./1 page 5 Procédures et règlements spéciaux Afin de permettre le bon déroulement du CR72, un projet de décision spécifiant les procédures et règlements spéciaux pour la tenue de la session sous format hybride sera présenté pour adoption par le Comité régional à l’ouverture de la session. Ces procédures et règlements spéciaux complèteront, clarifieront ou modifieront le Règlement intérieur du Comité régional de l’Europe, si nécessaire. Après consultation par le Comité permanent du Comité régional, ce projet de décision sera envoyé à tous les États membres préalablement à la session afin de déterminer s’il existe un consensus général sur les procédures et règlements spéciaux proposés. INSCRIPTIONS Pouvoirs Conformément à l’article 3 du Règlement intérieur du Comité régional de l’Europe, les noms des représentants sont communiqués au directeur régional de l’OMS pour l’Europe avant la date d’ouverture de la session du Comité régional ; dans le cas des membres, ces communications prennent la forme de pouvoirs. Les pouvoirs émaneront du chef d’État, du/de la ministre des Affaires étrangères, du/de la ministre de la Santé ou de toute autre autorité compétente, notamment les missions permanentes ou de hauts responsables des pouvoirs publics. Conformément à l’article 1 du règlement intérieur du Comité régional, les délégations nationales doivent se composer de deux représentants au plus de chacun des États membres. Les représentants peuvent être accompagnés de suppléants et de conseillers. Veuillez utiliser le formulaire des pouvoirs qui a été mis à la disposition des États membres et des États associés. Les organisations internationales gouvernementales, les acteurs non étatiques et les autres partenaires sont priés de soumettre une lettre officielle confirmant la composition de leur délégation. Afin de garantir la participation à la réunion (en présentiel ou en distanciel), tous les pouvoirs et les listes de représentants devront être téléchargés et soumis par voie électronique lors de la procédure d’inscription en ligne (voir ci-dessous). EUR/RC72/DIV./1 page 6 Modalités d’inscription L’inscription en ligne est obligatoire pour assister officiellement à la session plénière du Comité régional et accéder à la plateforme virtuelle. La même procédure s’applique à toutes les catégories de participants invités. Cette opération peut s’effectuer via le lien suivant : http://extranet.who.int/bpmext/meetingregistration.aspx • Nom d’utilisateur : Eurouser • Mot de passe : W@a=ri%fi$28D034DF19 La procédure d’inscription est la suivante : • le système d’inscription en ligne permet la désignation d’un point focal par délégation ; • une fois que les données relatives au point focal auront été introduites dans le système d’inscription, il/elle recevra par courrier électronique son nom d’utilisateur et mot de passe personnels, ainsi que le lien permettant d’accéder au Système électronique d’inscription à la réunion (eMRS) ; • le point focal s’inscrira, soumettra le nom des délégués et joindra une copie des pouvoirs pour tous les membres de la délégation ; • le secrétariat vérifiera les informations envoyées par le point focal. Celles-ci seront ensuite traitées afin de générer la liste provisoire des participants (voir ci- dessous) ; • après confirmation de leur inscription, les participants recevront des instructions supplémentaires pour recevoir leur badge d’accès à leur arrivée à Tel-Aviv ou un lien Zoom personnalisé au cas où ils ne peuvent assister en présentiel. Les délégations sont priées de : • procéder à l’inscription en ligne de préférence avant le jeudi 28 juillet 2022 ; • préciser provisoirement si les délégués prévoient de participer en présentiel ou en distanciel ; • fournir une adresse électronique unique pour chaque participant (afin de sécuriser l’accès à la plateforme virtuelle). Liste provisoire des participants Une liste provisoire des participants sera disponible avant l’ouverture de la session. Cette liste sera compilée sur la base des pouvoirs reçus par le secrétariat avant la fermeture des bureaux le vendredi 9 septembre 2022. EUR/RC72/DIV./1 page 7 Les participants sont priés de vérifier les informations contenues dans cette liste provisoire et de contacter le secrétariat (eurorc72@who.int) si des changements ou des corrections doivent être apportés à la liste définitive. Formulaire d’inscription Après leur inscription officielle en tant que participants au CR72, les délégués qui assisteront en personne au CR72 sont priés de fournir des informations supplémentaires sur leur séjour et leur participation aux événements liés au CR72. Le formulaire de participation en ligne est accessible ici. FORMALITÉS DE VOYAGE Voyage vers et depuis Tel-Aviv Les participants accompliront eux-mêmes les formalités concernant leur voyage aller et retour et effectueront leur réservation d’hôtel (sauf pour les invités spéciaux qui seront notifiés en tant que tels). Hébergement Les délégations peuvent réserver leur hébergement à proximité du lieu de la réunion sur le site https://www.rc72tlv.com/fr. Attention : • les tarifs spéciaux ne s’appliquent que pour la période du 11 au 15 septembre ; • la disponibilité des chambres et les tarifs applicables ne peuvent plus être garantis après le 28 juillet ; • les conditions d’annulation sont précisées ci-dessous ; • les délégations peuvent réserver plusieurs chambres avec le même nom et apporter les modifications nécessaires une fois que les pouvoirs ont été soumis ; • les participants sont libres de réserver leur hébergement ailleurs. Visa Les participants sont invités à vérifier s’ils ont besoin d’un visa pour entrer en Israël et à en faire la demande en temps utile. Pour de plus amples informations, veuillez consulter les sites suivants : • https://www.gov.il/BlobFolder/reports/tourist-visa- table/he/2022_Foreign_Visa_to_Israel.pdf • https://embassies.gov.il/Pages/IsraeliMissionsArou ndTheWorld.aspx EUR/RC72/DIV./1 page 8 Une lettre d’invitation personnelle peut être délivrée sur demande à l’appui du processus d’obtention du visa. Veuillez contacter le secrétariat (eurorc72@who.int) en indiquant votre nom complet et une copie de votre passeport. Les participants qui peuvent entrer en Israël sans visa sont invités à se munir d’un passeport normal. Conditions d’entrée en période de pandémie de COVID-19 Afin que les voyageurs puissent se rendre en Israël en toute sécurité, il est conseillé aux participants de respecter les conseils délivrés aux voyageurs internationaux par les autorités israéliennes et leur compagnie aérienne. Les délégués se rendant à Tel-Aviv sont priés de remplir le formulaire d’entrée en Israël dans les 10 jours précédant leur vol pour Israël : • https://corona.health.gov.il/en/flights/ Les conditions et restrictions de voyage pouvant changer fréquemment, il est recommandé aux participants de consulter régulièrement le site Web de leur compagnie aérienne. Pour de plus amples informations, veuillez consulter les sites suivants : • https://corona.health.gov.il/en/abroad/arriving-by- air/ • https://www.gov.il/en/departments/news/border_ closing_coronavirus_14062020 Arrivée à Tel-Aviv À leur arrivée à l’aéroport Ben Gurion en Israël, les participants sont priés de se rendre au comptoir d’accueil du CR72 à l’extérieur du hall des arrivées de l’aéroport. Le personnel assistera les participants et les aidera à organiser le transport vers leurs hôtels respectifs. Les transferts seront assurés le samedi 10 septembre et le dimanche 11 septembre, et uniquement vers les hôtels faisant l’objet du programme de réservation groupée. Afin de faciliter l’organisation des transferts, les participants sont priés d’indiquer les coordonnées de leur vol ainsi que l’hôtel où ils ont effectué leur réservation. Départ de Tel-Aviv Les participants doivent également informer le secrétariat de leur heure de départ s’ils souhaitent bénéficier d’un transfert vers l’aéroport. Pendant le CR72, un comptoir des transports sera à la disposition des participants (les horaires d’ouverture sont mentionnés sur le site https://www.rc72tlv.com/fr ou affichés sur place). EUR/RC72/DIV./1 page 9 Avis de voyage Afin de faciliter les contrôles de sécurité à l’arrivée et au départ de l’aéroport, les participants recevront un avis de voyage du ministère israélien de la Santé. DISPOSITIONS PRATIQUES PENDANT LE CR72 Inscription en ligne Le bureau d’inscription sur le lieu de la conférence ouvrira le dimanche 11 septembre à 13 heures et sera en service pendant toute la durée de l’événement (les horaires d’ouverture sont mentionnés sur le site https://www.rc72tlv.com/fr ou affichés sur place). Les participants sont priés de se munir d’une pièce d’identité pour obtenir leur badge et le matériel de conférence. Les participants sont priés de porter leur badge et de le garder visible à tout moment. L’accès au centre de conférence ainsi qu’aux réceptions de réseautage peut être refusé à toute personne qui n’est pas correctement enregistrée et identifiable. Transferts vers et depuis le centre de conférence Pour les participants séjournant aux hôtels Orchid et Herbert Samuel by the Beach, des navettes seront organisées pour les transférer au lieu de la conférence le matin et les ramener à leur hôtel le soir. Un transport est également prévu vers les lieux où se tiendront les réceptions. Les participants sont invités à consulter les horaires et les avis sur le site Web du CR72, ainsi que dans le hall de l’hôtel ou sur le lieu de la conférence. Mesures anti-COVID-19 La santé et la sécurité de tous les participants au CR72 sont notre priorité absolue. En collaboration avec le ministère israélien de la Santé, l’OMS/Europe suit de près l’évolution rapide de la situation de la COVID-19 et proposera les mesures de santé publique appropriées pour la réunion, tout en respectant les réglementations et recommandations officielles des autorités israéliennes en matière de santé. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site suivant : • https://corona.health.gov.il/en/ Alors que l’on s’approche de la session, des conseils plus personnalisés seront délivrés sur les mesures applicables pendant l’événement. EUR/RC72/DIV./1 page 10 Le CR72, une session saine L’OMS/Europe s’engage à respecter le principe des réunions saines et durables en créant une culture de la santé et du bien- être pour tous les participants. On mentionnera à cet égard l’accès à des aliments et des boissons sains, un environnement sans tabac, l’encouragement de l’activité physique pendant les pauses, ainsi que la protection de l’environnement et la réduction autant que possible de l’impact sur ce dernier. Grâce à l’aimable autorisation du ministère israélien de la Santé, une grande variété d’aliments et de boissons produits localement sera servie sur le lieu du CR72 pendant la pause déjeuner et les autres pauses. Pendant les réceptions, les participants pourront choisir des boissons non alcoolisées et non sucrées. Veuillez communiquer vos besoins diététiques particuliers au secrétariat avant la session. Walk the Talk Pour commencer la journée de manière active, les délégués sont invités à participer à la séance d’exercice physique quotidienne du matin intitulée « Walk the Talk » (de 7 à 8 heures, plage du Hilton). Portez des vêtements adaptés ! De plus amples informations seront communiquées aux participants sur le site Web de la conférence ainsi que sur place. Réceptions de réseautage Tous les participants (et les personnes qui les accompagnent) sont cordialement invités aux réceptions de réseautage organisées en soirée. Réception de bienvenue • Dimanche 11 septembre 2022 (19 heures) • Lieu : Hilton Tel Aviv, North Lobby Terrace Réception organisée par le ministère israélien de la Santé • Lundi 12 septembre 2022 (19 heures) • Lieu : Suzanne Dellal • Le transport sera organisé. Réception organisée par le directeur régional de l’OMS pour l’Europe • Mardi 13 septembre 2022 (19 heures) • Lieu : Musée Muza Eretz Israël • Le transport sera organisé. EUR/RC72/DIV./1 page 11 Réunions bilatérales entre les États membres Pour répondre aux demandes des délégations souhaitant rencontrer d’autres délégations dans le cadre de réunions bilatérales, des salles de réunion seront mises à disposition le matin ou pendant les pauses déjeuners. Ces salles de réunion peuvent être réservées à l’avance. • https://www.rc72tlv.com/meetingroombooking Excursions et visites Pour les participants (et les personnes les accompagnant) qui souhaiteraient prolonger leur séjour, les visites suivantes sont proposées le jeudi 15 septembre : • visite de Jérusalem (demi-journée, 75 USD/personne) ; • Masada, Ein Gedi et Mer Morte (journée complète, 145 USD/personne) ; • le Nazareth d’hier et d’aujourd’hui (journée complète, 120 USD/personne). Les visites partiront de l’hôtel Hilton de Tel-Aviv à 9 heures. Toutes les visites sont en anglais et encadrées par un guide professionnel. Un minimum de 19 participants est requis pour que chaque visite puisse avoir lieu. • Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site http://www.rc72tlv.com. • Pour les réservations et les demandes de renseignements, veuillez contacter Revital@kldltd.com. Services médicaux Pendant le CR72, une assistance médicale sera disponible sur le lieu de la conférence. L’hôpital principal de Tel-Aviv est le centre médical Sourasky de Tel-Aviv (adresse : 6 Weizmann St., Tel-Aviv ; tél. : +972-36974730). Pour toute urgence médicale, appelez le 101. Sécurité personnelle et assurance Les délégués assureront leur sécurité personnelle en prenant les mêmes précautions que dans toute grande ville. En particulier, ils tiendront compte des recommandations suivantes : • soyez sur vos gardes : surveillez vos effets personnels ; évitez de montrer de façon ostensible des objets attrayants et précieux ; • demandez toujours à ce que la personne s’identifie de manière adéquate avant de lui remettre votre passeport ; • soyez particulièrement vigilant à l’aéroport, à la gare et à la réception de votre hôtel. EUR/RC72/DIV./1 page 12 Le secrétariat ne peut être tenu pour responsable en cas d’accident corporel ou de perte ou d’endommagement d’effets personnels de participants ou de leurs accompagnants, que les faits se produisent pendant le CR72 ou qu’ils découlent indirectement d’une participation au CR72. Les participants prendront leurs propres dispositions en matière d’assurance maladie et d’assurance voyage. En cas d’urgence, appelez le 100 (police) ou le +972-505072937 (police touristique). INFORMATIONS LOCALES Unité monétaire et opérations de paiement L’unité monétaire est le nouveau shekel israélien (ILS ou NIS). Les cartes de crédit internationales, telles que American Express, Diners Club, Mastercard et Visa, sont toutes largement acceptées en Israël. Des bureaux de change et des distributeurs automatiques de billets sont disponibles dans tout le pays. Météo et habillement En septembre, le temps à Tel-Aviv est très chaud et ensoleillé avec un minimum de précipitations. La température moyenne à Tel-Aviv en septembre est de 26,5°C, avec une température moyenne maximale de 29,4°C et minimale de 22,5°C. Pour des prévisions météorologiques actualisées, veuillez consulter le site suivant : http://worldweather.wmo.int/fr/city.html?cityId=44. La tenue vestimentaire est décontractée et élégante en toutes occasions. Fuseau horaire Le fuseau horaire en vigueur en Israël est celui de l’IDT (Israel Daylight Time) ou heure d’été d’Israël (GMT +3 heures). Les heures mentionnées dans le programme du CR72 sont données en IDT. Alimentation électrique La tension électrique standard utilisée en Israël est de 230 V, tandis que la fréquence standard est de 50 Hz. Les voyageurs provenant de pays dont la tension standard est comprise entre 220 V et 240 V peuvent utiliser des appareils électriques en Israël sans convertisseur de tension. Informations touristiques Pour en savoir plus sur Tel-Aviv et ses nombreuses attractions, veuillez consulter le site https://visit.tel-aviv.gov.il/home. EUR/RC72/DIV./1 page 13 PROGRAMME OFFICIEL Langues de travail et interprétation Les langues de travail de la session plénière et des déjeuners ministériels sont l’allemand, l’anglais, le français et le russe. Les déclarations effectuées dans chacune de ces langues seront interprétées simultanément dans les trois autres. Les sessions parallèles se dérouleront en anglais et en russe seulement. Afin de faciliter l’interprétation, les délégations sont encouragées à communiquer leurs contributions par écrit (par exemple, déclarations, transcriptions de déclarations vidéo, exposés) au secrétariat (eurorc72@who.int) avant la session, en indiquant clairement le point de l’ordre du jour concerné. Besoins spéciaux L’ensemble du lieu de conférence est accessible aux personnes à mobilité réduite (personnes en chaise roulante, par exemple). Les participants ayant des besoins particuliers sont priés d’en informer le secrétariat (eurorc72@who.int) à l’avance afin que toute assistance puisse être organisée. Pendant la séance intitulée « Permettre aux personnes handicapées d’atteindre le meilleur état de santé possible » (prévue le mardi 13 septembre de 9 h 00 à 10 h 30), une interprétation en langue des signes (anglais international) et un sous-titrage seront assurés. Attribution des sièges en session plénière Les délégués occuperont des sièges attribués suivant l’ordre alphabétique de la dénomination anglaise des États membres (voir l’annexe 2). Déclarations et interventions Conformément aux procédures et règlements spéciaux du CR72 (réunion hybride), les interventions peuvent être effectuées durant la session plénière selon les formats suivant : • interventions en direct (en présentiel ou via Zoom) ; • déclarations vidéo préenregistrées ; • déclarations écrites. Les interventions individuelles et collectives (en direct – en présentiel ou via Zoom, ou par vidéo) seront limitées à 3 et 5 minutes, respectivement. Les interventions des partenaires internationaux et des acteurs non étatiques entretenant des relations officielles avec l’OMS ou accrédités par le Comité régional seront limitées à 2 minutes. Les déclarations écrites sont limitées à 600 mots. Les déclarations doivent être en rapport avec le point de l’ordre du jour examiné et leur contenu doit être étroitement lié aux documents du CR72. EUR/RC72/DIV./1 page 14 Respectez les temps de parole impartis. Veuillez noter qu’un compte à rebours sera utilisé pour aider à respecter ces temps de parole. Liste (préétablie) des orateurs Les délégations sont invitées à informer à l’avance le secrétariat de leur souhait de prendre la parole en précisant le point de l’ordre du jour, l’orateur (par défaut = chef de délégation) et le format de l’intervention (en direct ou vidéo). Elles peuvent remplir à cet effet le formulaire en ligne de la liste des orateurs du CR72, lequel est disponible en anglais et en russe. Veuillez remplir ce formulaire au plus tard le vendredi 9 septembre 2022 à 18 heures (heure de Paris). Pendant les réunions plénières, les délégués souhaitant prendre la parole doivent signaler leur intention de s’exprimer en levant leur plaque nominative (pour les participants physiquement présents) ou en utilisant la fonction « lever la main » de Zoom pour les participants virtuellement connectés. Conformément à l’article 26 du règlement intérieur du Comité régional et dans un souci de gestion du temps, le président de séance peut déclarer la liste des orateurs close. Déclarations vidéo préenregistrées Les déclarations vidéo préenregistrées des États membres pour une diffusion en direct doivent être téléchargées sur une plateforme en ligne spéciale au plus tard le vendredi 9 septembre à 18 heures (heure de Paris), avant l’ouverture de la session. Les déclarations vidéo des partenaires internationaux et des acteurs non étatiques inscrits seront publiées sur le site Web. Elles devront être envoyées avant le 1er septembre 2022 afin de permettre au secrétariat de les publier avant le début du CR72. Les critères techniques à respecter pour les déclarations vidéo préenregistrées sont précisés à l’annexe 1. Déclarations écrites Les déclarations écrites ne dépassant pas 600 mots et rédigées dans l’une des langues de travail du Comité régional peuvent être envoyées avant l’ouverture de la session en vue d’être publiées sur le site Web de l’OMS/Europe. Les déclarations doivent faire clairement référence au point de l’ordre du jour concerné. Elles peuvent être soumises à la place ou en complément d’une intervention orale. Les déclarations écrites seront publiées sur le site Web de l’OMS/Europe. Documentation Tous les documents, notamment l’ordre du jour et le programme provisoires, ainsi que les autres documents de travail, de conférence, d’information et de référence, seront disponibles sur le site Web de l’OMS/Europe. EUR/RC72/DIV./1 page 15 Projets de résolution et de décision Conformément aux articles 22 bis, 22 ter et 22 quarter du règlement intérieur, les délégations sont encouragées à soumettre toute proposition officielle de résolutions, de décisions ou de modifications de fond de celles-ci préalablement à la session afin de permettre au secrétariat de les traduire dans les langues officielles et de les distribuer pour examen à toutes les autres délégations. Sessions parallèles et déjeuners ministériels Outre la session plénière du CR72, des séances parallèles sont organisées en matinée et pendant les pauses déjeuners. Les participants à Tel-Aviv sont invités à indiquer à l’avance à quelles séances parallèles ils souhaitent participer. La participation virtuelle aux séances parallèles sera assurée via les différents liens Zoom qui seront communiqués à l’avance. Le programme des différentes séances parallèles et d’autres documents connexes (par exemple, les exposés) seront publiés sur le site Web. La participation aux déjeuners ministériels prévus se fera uniquement en présentiel, et est limitée aux ministres de la Santé, aux chefs de délégation des États membres et aux autres conseillers personnels désignés par ces derniers (comme indiqué dans la lettre d’invitation). La participation doit être confirmée à l’avance au secrétariat. PARTICIPATION VIRTUELLE Connexion virtuelle Avant le début du CR72, les participants inscrits en tant que participants virtuels recevront un lien personnalisé vers la plateforme de vidéoconférence Zoom afin de suivre la session plénière. En outre, des liens Zoom spécifiques seront communiqués pour la participation virtuelle aux différentes séances parallèles. Grâce à la plateforme Zoom, les participants pourront voir et entendre les autres participants et s’adresser à la réunion à distance. Veuillez noter que le lien Zoom personnalisé ne fonctionnera qu’à partir d’un seul appareil à la fois. Afin de limiter autant que possible le risque d’accès non autorisé aux séances, il est conseillé aux participants de ne pas communiquer leur lien personnalisé vers les sessions Zoom et les mots de passe respectifs à d’autres personnes que les délégués désignés. EUR/RC72/DIV./1 page 16 Utilisation optimale de la plateforme Zoom La plateforme Zoom est accessible à partir : • de l’application Zoom qui doit être installée sur votre appareil (ordinateur, tablette, téléphone) ; • d’un équipement de vidéoconférence (protocole SIP) ; ou • de votre navigateur Internet. Pour les participants en distanciel qui se connectent avec un équipement de vidéoconférence, veuillez utiliser le lien SIP et le mot de passe numérique communiqués dans le courrier électronique contenant le lien Zoom. • Vérifiez auprès du fournisseur de votre matériel de vidéoconférence comment changer de langue lors d’une réunion Zoom. • Veuillez également informer le secrétariat à l’avance si vous prévoyez d’utiliser un équipement de vidéoconférence et d’assister à l’une des séances de test de la connexion. Il est déconseillé de se connecter à Zoom via un navigateur Internet : non seulement il sera impossible de bénéficier des services d’interprétation, mais cela peut également entraver l’utilisation de certaines fonctionnalités (lever la main, chat, etc.). Pour se familiariser avec Zoom, les participants peuvent consulter des tutoriels à l’adresse suivante : https://support.zoom.us/hc/fr. Au moment de leur connexion, tous les participants seront automatiquement en mode « muet ». Veuillez également noter que le partage d’écran ou d’application dans Zoom sera désactivé pour les participants pendant toute la durée de la session. Accès aux services d’interprétation sur Zoom Pour accéder aux services d’interprétation, les participants devront installer l’application Zoom. Le lien Internet Zoom ou certains types d’appareil de vidéoconférence ne donnent accès qu’au seul flux audio initial. EUR/RC72/DIV./1 page 17 Plaques nominatives numériques Pendant la session plénière, les participants seront identifiés sur la plateforme Zoom par une plaque nominative numérique prédéfinie. En cas d’erreur, veuillez en informer le secrétariat. Les participants sont priés de ne pas modifier leur plaque et d’utiliser le même protocole de désignation pour les séances parallèles. Protocole de désignation : 1 XYZ Jones (exemple) • Catégorie(s) : 1 = États membres/membres associés ; 2 = agences des Nations Unies (sauf l’OMS) + autres organisations gouvernementales internationales + acteurs non étatiques + observateurs + invités ; 3 = secrétariat de l’OMS. • Code pays ou acronyme de l’organisation, en 3 lettres • Nom de famille Prendre la parole sur Zoom Il est demandé aux participants connectés à distance de veiller à ce que leur caméra et leur microphone soient correctement installés et testés avant le début de la réunion. Les participants en distanciel qui souhaitent prendre la parole doivent utiliser la fonction « lever la main ». Lorsqu’ils sont invités à prendre la parole, les participants sont priés d’activer leur micro ainsi que leur caméra vidéo. Afin de garantir une qualité sonore optimale et une bonne interprétation simultanée, les orateurs virtuels sont invités à utiliser un casque (filaire), à éviter tout bruit de fond et à sélectionner le canal avec le flux original (option « Off »). Mesures de sécurité numérique Dans l’éventualité peu probable d’une atteinte majeure à la sécurité ou d’une interruption de la connexion, la réunion Zoom prendra fin immédiatement. Dans ce cas, les participants sont invités à se reconnecter. Connexion numérique, test et résolution des problèmes Les participants en distanciel sont priés de se connecter à la session avant le début de la réunion afin de laisser suffisamment de temps pour la vérification. Chaque jour, la session Zoom sera ouverte 2 heures avant le début de la réunion. Pendant les séances plénières et parallèles du CR72, les participants peuvent se déconnecter de Zoom à tout moment et se reconnecter avec le même lien, en suivant la même procédure. EUR/RC72/DIV./1 page 18 Les participants peuvent tester leur connexion audio et visuelle avant le CR72 le vendredi 9 septembre, de 9 à 12 heures (heure d’été d’Israël), en cliquant simplement sur leur lien Zoom personnalisé. Aucune inscription n’est nécessaire pour ces séances de test. Vous pouvez également contacter le service informatique de l’OMS/Europe par courriel (euhlp@who.int) ou par téléphone : +45 45 33 70 70. Veuillez noter que les problèmes de connectivité ou les questions liées aux paramètres de votre appareil ne peuvent être résolus par notre équipe d’assistance informatique. Permanence téléphonique Pendant la session, les participants pourront composer le numéro de permanence téléphonique ci-dessous ou recourir à la fonction « chat » de Zoom pour attirer l’attention du secrétariat sur certains problèmes, signaler virtuellement toute difficulté technique ou autre, présenter une motion d’ordre ou demander un droit de réponse. Numéro de permanence téléphonique : +45 45 33 70 80. COMMUNICATION PUBLIQUE En streaming Conformément à l’article 6 du règlement intérieur, les réunions du Comité régional sont en principe publiques. Par conséquent, les débats de cette session plénière seront diffusés sur le site Web de l’OMS/Europe via le lien suivant : https://streaming.uncity.dk/who/. Les séances parallèles ne seront pas diffusées. Sur le site de diffusion en streaming, l’interprétation ne sera disponible qu’en anglais et en russe. Médias sociaux La couverture sur les médias sociaux sera assurée via les comptes officiels de l’OMS/Europe sur ces médias (hashtag #RC72TLV). • Twitter : @WHO_Europe (anglais) et @WHO_Europe_RU (russe) • Facebook : http://www.facebook.com/WHOEurope Site Web Outre les documents officiels, le site Web de l’OMS/Europe fournira régulièrement des informations actualisées, les dernières nouvelles ainsi que des informations pour les médias, notamment des supports multimédias tels que des photographies, des podcasts et des galeries vidéo. EUR/RC72/DIV./1 page 19 Des renseignements pratiques et des informations actualisées sur les dispositions prises localement pour le CR72 seront publiés sur le site https://www.rc72tlv.com/fr, qui est coanimé par le ministère israélien de la Santé. Vie privée et confidentialité Il est rappelé aux participants que les réunions sont enregistrées aux fins d’établissement d’un rapport. Par leur présence (en personne ou virtuellement), les participants sont considérés comme consentant à l’utilisation de toutes les photographies, de toutes les vidéos et/ou de tous les enregistrements sonores pris lors de l’ensemble des réunions et des événements du CR72. Les participants ne souhaitant pas figurer sur les photos ou les vidéos sont invités à en informer le secrétariat à l’avance. Pour toute question urgente pendant le CR72, veuillez contacter l’équipe de soutien du CR72 : Courriel : eurorc72@who.int Permanence téléphonique : +45 45 33 70 80 Le formulaire de participation en ligne est accessible ici. Veuillez remplir le formulaire pour la liste des orateurs du CR72 avant le 9 septembre 2022. EUR/RC72/DIV./1 page 20 Annexe 1. Critères techniques à respecter pour les déclarations vidéo préenregistrées • Les déclarations vidéo ne pourront dépasser la durée limite indiquée. • Elles doivent être transmises aux formats .MP4 ou .MOV (les déclarations vidéo aux formats .FLV ou .WMV ne seront pas acceptées). • La résolution minimale requise pour les fichiers vidéo est de 1280x720 (taille standard). Les vidéos haute résolution (1920x1280) sont préférables. • Les déclarations vidéo doivent être téléchargées sur la plateforme suivante : https://bit.ly/3zGuorb. Lorsque vous soumettez votre clip vidéo, veuillez indiquer : • le nom et le titre de l’orateur ; • le pays ou l’organisation au nom duquel/de laquelle la déclaration est effectuée ; • le point pertinent de l’ordre du jour du CR72 ; • la langue dans laquelle la déclaration est effectuée. Veuillez également nous transmettre le texte écrit de la déclaration vidéo pour en faciliter l’interprétation. Points importants à prendre en considération 1. Avant de vous enregistrer, répétez. Essayez de lire votre texte quelques fois à voix haute et modifiez-le si vous avez des difficultés à le prononcer. 2. Demandez de l’aide à un collègue ou ami. Quoique certaines personnes soient habituées à réaliser des vidéos seules, il est plus facile de demander l’aide de quelqu’un pour vous filmer. De plus, cette personne peut émettre de précieux commentaires ou suggestions au moment de sélectionner une prise. 3. Habillez-vous de manière appropriée. Vous ne serez pas au Comité régional au moment de l’enregistrement, mais la vidéo sera accessible aux acteurs concernés. La tenue de ville est de circonstance. 4. Préparez-vous avant de vous enregistrer. Prenez quelques minutes pour faire des étirements, ce qui peut vous aider à vous décontracter. Préparez vos lèvres et votre langue en effectuant quelques exercices de diction. Stimulez votre esprit en pensant aux éléments clés de votre texte et en répétant les mots ou les phrases qui pourraient vous poser problème pendant l’enregistrement. 5. Veillez à ce que votre vidéo soit nette et audible. Nous voulons vous voir et entendre ce que vous avez à dire. Limitez les bruits de fond, choisissez un cadre lumineux et utilisez un microphone externe si vous en avez un à votre disposition. 6. Utilisez un cadrage rapproché (tête et épaules). Cela signifie que nous devons voir la partie supérieure de votre corps, vos bras et votre tête. 7. Basez-vous sur votre texte (mais évitez de le lire si vous le pouvez). Nous voulons vous voir dans la vidéo : vous devez donc garder la tête levée et regarder en direction de la caméra. Si vous répétez au préalable, vous vous habituerez à votre texte, ce qui vous permettra de nous dire (à nous qui vous écoutons) ce que vous avez à dire, plutôt que de le lire. 8. Enregistrez plusieurs prises si nécessaire. L’avantage d’un enregistrement vidéo est que vous n’êtes pas obligé de vous contenter d’une mauvaise prise. Essayez de vous enregistrer à plusieurs reprises, puis sélectionnez la meilleure version. EUR/RC72/DIV./1 page 21 9. Visionnez votre enregistrement. Qui n’a jamais trouvé de fautes d’orthographe en relisant un de ses courriers électroniques ? C’est pour cette même raison que vous devez visionner votre enregistrement : pour détecter de banales erreurs. Pensez à la montrer également à un ami ou à un collègue pour obtenir un retour d’information. 10. Restez positif et passez un bon moment ! Filmer une déclaration de 3 minutes peut prendre du temps. Restez positif et votre enthousiasme transparaîtra forcément dans l’enregistrement final. EUR/RC72/DIV./1 page 22 Annexe 2. Liste des États membres et des membres associés (protocole de désignation) Albanie (ALB) Allemagne (DEU) Andorre (AND) Arménie (ARM) Autriche (AUT) Azerbaïdjan (AZE) Bélarus (BLR) Belgique (BEL) Bosnie-Herzégovine (BIH) Bulgarie (BUL) Chypre (CYP) Croatie (CRO) Danemark (DEN) Espagne (SPA) Estonie (EST) Fédération de Russie (RUS) Finlande (FIN) France (FRA) Géorgie (GEO) Grèce (GRE) Hongrie (HUN) Irlande (IRE) Islande (ICE) Israël (ISR) Italie (ITA) Kazakhstan (KAZ) Kirghizistan (KGZ) Lettonie (LVA) Lituanie (LTU) Luxembourg (LUX) Macédoine du Nord (MKD) Malte (MTA) Monaco (MON) Monténégro (MNE) Norvège (NOR) Ouzbékistan (UZB) Pays-Bas (NET) Pologne (POL) Portugal (POR) République de Moldova (MDA) Roumanie (ROM) Royaume-Uni de Grande- Bretagne et d’Irlande du Nord (UNK) Saint-Marin (SMA) Serbie (SRB) Slovaquie (SVK) Slovénie (SVN) Suède (SWE) Suisse (SWI) Tadjikistan (TJK) Tchéquie (CZH) Türkiye (TUR) Turkménistan (TKM) Ukraine (UKR) Membre associé Îles Féroé (FRO) = = =