Rapport du comité ad hoc du CAP sur le financement des frais généraux des ONGD par l'APOC

African Programme for Onchocerciasis Control (APOC) Programme africain de lutte contre l'onchocercose JAF.FACJOINT ACTION FORUM Offrce of the Chairman FORUM D'ACTION COMMUNE Troisième session Liverpool. 4-5 Décembre 1997 FORUM D'ACTION COMMUNE Bureau du Président JAF3.7 ORIGINAL: ANGLAIS Octobre 1997 Point 9 de I'ordre duiour provisoire RAPPORT DU COMITÉ AO HOC DU CAP SUR LE FINAI\CEMENT DES FRAIS CÉXÉNAUX DES ONGD PAR L'APOC 1. Le Comité des Agences Parrainantes d'OCP et APOC a mis en place, lors de sa soixante quatorzième session tenue à Londres du 17 au 18 juillet 1997, un comité adhoc chargé de faire des recommandations sur le financement, par I'APOC, des frais généraux des ONGD. 2. Le comité adhoc s'est réuni le 2l septembre 1997 au siège de I'OCP à Ouagadougou, au Burkina Faso. Ont pris part à cette réunion, les membres dont les noms sont cités ci-dessous: Bruce Benton, World Bank (Président) Yankum Dadzie, Director a.i., APOC Azodoga Sékétéli, Administrateur, APOC Cathérine Cross, Présidente, Coordination du groupe des ONGD J.H. Kyabaggu, Président, NOTF Ouganda Daniel Etya'ale, Liaison, Coordination du Groupe des ONGD J.Baptiste Roungou, OMS/AFRO Ole Vform Christensen, Rapporteur 3. Le Comité Adhoc avait comme fond de dossier, les informations suivantes: 4. Le document du Programme APOC, en ce qui concerne les principes directeurs de I'implication des ONGD dans APOC, stipule "le plafond des frais généraux des ONGD participantes sera fixé par le programme APOC- à travers le CCT, I'Administration du Programme et le Comité des Agences Parrainantes- et maintenu au strict minimum si les ONGD devaient êEe éligibles comme parties prenantes au Programme. Sur cette base, on pourrait alors s'attendre à ce qu'une tiers partie soulève la question de la prise en charge d'une portion appropriée des frais généraux des ONGD. En fait, tous les ONGD font face à des frais généraux tels que ceux relatifs à la gestion du système d'information, aux mecanismes d'audits et contrôles financiers, aux programmes de formation du personnel ainsi que ceux relatifs à la maintenance du siège et les responsabilités en matière de a a a a a a a a JAF3.7 Page2 locations. Ces Êais généraux contribuent à faire d'une ONGD donnée, une organisation d'excellence et un partenaire de quality. Bien souvent, il est difficile, pour les ONGD, de solliciter et d'obtenir aupres des donateurs, des fonds séparés pour couvrir leurs frais généraux. Il est donc de I'intérêt du Comité des Agences Parainantes, des donateurs d'APOC, des pays participants et de I'Administration d'APOC d'assurer la promotion de partenaires ONDG de qualité en vrre de renforcer les perpectives d'une collaboration réussie. Par conséquent, il apparaitrait tout à fait logique que lorsqu'une ONGD donnée a des frais généraux qui ont des implications (l) sur la qualité de sa collaboration en tant que partenaire d'APOC, et (2)sur la quality du projet qu'il soutient, alors une compensation, pour une portion appropriée de ces frais généraux, dewait être envisagée. De plus, il est d'usage courant au sein de la communauté des donateurs, de verser des compensations aux ONGD pour une certaine portion de leurs frais généraux. Cependant, il n'y a pas d'uniformité en ce qui conceme les méthodes de calculs pour le remboursement de ces frais généraux. 5. A la lumière de ce qui précède, les questions majeures semblaient être: (i) APOC devrait-il financer une quelconque portion des frais généraux des ONGD?; (ii) comment apprécier et quelle portion des frais généraux est-il raisonnable pour une ONGD participant à un projet donné de recouwer?; (iii) quels mecanismes dewait-on utiliser de préférence pour le remboursement des frais généraux à une ONGD donnée? Il est important d'ajouter que toute decision concernant ce problème implique que25o/o des coûts du projet en question soient supportés par le NOTF, lequel comprend I'ONGD et le pays participant. Recommandations du Comité Adhoc (a) Autoriser une augmentation sous forme d'un pourcentage uniforme par rapport et en sus des coûts directs du projet supportés par I'ONGD. Ceci correspond bien à une pratique courante adoptée par certains donateurs qui autorisent un paiement supplémentaire compris entre 5o/o et 15% des coûts directs pour couwir les frais généraux. (b) Inclure une ligne dans le budget de chaque NOTF en \ re du remboursement des montants des frais généraux accordés aux ONGD. Ces montants pourraient être virés directement par I'Administration de I'APOC sur le compte de I'ONGD recipiendaire. Commentaires du Comité Technique Consultatif CfCq sur les recommandations du Comité Adhoc (a) Le taux du coût des frais généraux dewait être un pourcentage convenu, à appliquer à la contribution directe de I'ONGD au budget approuvé pour l'année en question. (b) Le taux du coût des frais généraux à rembourser dewait être maintenu à un niveau minimum (par exemple 10%). (c) Toute formule utilisée à cet effet, devrait autant que se peut, accorder un traitement égal à toutes les ONGD participant au progranrme APOC, bien que certaines d'entre elles pourraient choisir de renoncer au droit de solliciter le remboursement des frais généraux. JAF3.7 Page 3 (d) La procédure de demande et d'accord des frais généraux pouvant être remboursés se fera à travers le NOTF, bien que le remboursement peut être fait directement au partenaire ONGD. (e) En adoptant toute proposition pour le remboursement des frais généraux convenus, il est fortement recommandé que le Mémorandum (d'Accord) d'APOC ne soit pas amendé. (f) En adoptant une quelconque proposition en vue du remboursement des frais généraux convenus d'accord parties, le CCT considère qu'il est Eès important que le budget alloué aux opérations sur le tenain ne soit puls compromis. Le Comité a noté que la Banque Mondiale et les ONGD se sont engagés à rechercher ensemble les fonds supplémentaires pour les opérations sur le terrain. Décision du CAP en attendant l'approbation du FAC 6. Le CAP a donc, par la suite, endossé les recommandations du Comité et a conclu queTrio/o des coûts directs éligibles supportés par une ONGD tels que figurant dans une proposition de projet donnée, serait la formule appropriée pour déterminer le montant de compensation à verser à chaque ONGD au titre des frais généraux des projets.