Përse kjo broshurë për Regjistrin Kombëtar të Gjendjes Civile
Deri kohët e fundit, regjistrimi i të dhënave të gjendjes civile të shtetasve bëhej në letër nga Zyrat e Gjendjes Civile, me anë të të ashtuquajturve Regjistra Themeltarë. Me rritjen e kërkesës për të patur shërbime më të mira publike, modernizimi i sistemit të gjendjes civile është shndërruar në një përparësi për qeverinë shqiptare. Një sistem i kompjuterizuar i gjendjes civile konsiderohet si një mjet i rëndësishëm për të përmirësuar cilësinë e shërbimeve publike.
Në vitin 2007 qeveria shqiptare nisi një projekt për modernizimin e sistemit të gjendjes civile. Synimi ishte krijimi i një sistemi elektronik të gjendjes civile si dhe hartimi i procedurave të reja për shërbimin e gjendjes civile. Ky proces është finalizuar me futjen në përdorim të Regjistrit Kombëtar elektronik të Gjendjes Civile (RKGjC).
Me futjen në përdorim të Regjistrit Kombëtar elektronik të Gjendjes Civile informimi i shtetasve bëhet i rëndësishëm çka është dhe qëllimi i kësaj broshure.
Në këtë broshurë ju do të informoheni mbi:
• Çfarë duhet të dini për RKGjC
• Parimet themelore të RKGjC
• Të dhënat e gjendjes civile që ruhen në RKGjC
• RKGjC dhe privatësia juaj
• RKGjC dhe dokumentet e sigurta
Përveç kësaj, kjo broshurë jep informacione në lidhje me kërkesat ligjore të shtetasve për të regjistruar në kohë aktet e gjendjes civile. Çfarë duhet të dini për Regjistrin Kombëtar të Gjendjes Civile
RKGJC përmban në përputhje me ligjin, të gjitha të dhënat e gjendjes civile të shtetasve shqiptarë, personave pa shtetësi, shtetasve te huaj me qëndrim te përhershëm/përkohshëm ne Republikën e Shqipërisë. Të dhënat e gjendjes civile janë hedhur nga Regjistrat Themeltarë ne RKGjC elektronik, pa ndryshuar saktësinë e tyre. RKGjC garanton se përpunimi dhe administrimi i të dhënave të gjendjes civile bëhet në mënyrë të sigurtë. RKGJC është nën përgjegjësinë e Drejtorisë së Përgjithshme të Gjendjes Civile, nën Ministrinë e Brendshme. DPGjC-ja është përgjegjëse për menaxhimin e RKGjC-së si edhe të legjislacionit për gjendjen civile. Megjithatë, ndryshimet për të dhënat e regjistruara të gjendjes civile mund të kryhen vetëm në nivel lokal nga zyrat e gjendjes civile dhe jo nga DPGjC.
Për të mundësuar këtë, të gjitha zyrat e gjendjes civile në të gjithë vendin janë të lidhura me RKGjC elektronik nëpërmjet një rrjeti kompjuterik kombëtar të sigurtë. Bazuar në kërkesat e shtetasve dhe brenda kufizimeve të ligjit, zyrat e gjendjes civile mund të korrigjojnë, të shtojnë apo të heqin të dhënat e gjendjes civile në RKGjC. Për të mbrojtur privatësinë e shtetasve dhe të të dhënave të gjendjes civile, legjislacioni shqiptar ka miratuar standardet dhe udhëzimet evropiane për mbrojtjen e të dhënave.
Cilësia e të dhënave të regjistruara në RKGjC është jashtëzakonisht e rëndësishme. Të dhënat e gjendjes civile për personat duhet të jenë të plota (të gjitha të dhënat të regjistruara), të sakta (të regjistruara pa gabime) dhe të përditësuara (të gjitha të dhënat duhet të reflektojnë gjendjen civile aktuale të një personi). Këto të dhëna do të përdoren për shembull për të prodhuar dokumente të sigurta si certifikatat, letërnjoftimet, pasaportat dhe listat e zgjedhësve.
Cilësia e të dhënave nuk është përgjegjësi vetëm e zyrave të gjendjes civile, por edhe e shtetasve. Çdo shtetas ka përgjegjësi që të informojë në kohë ZGjC-në për aktet e gjendjes civile që lidhen me lindjen, martesën, ndryshimin e vendbanimit etj. Në këmbim të regjistrimit në kohë të akteve civile shtetasit përfitojnë më shumë cilësi (dokumente të printuara me të dhëna të sigurta) dhe shërbime më të mira (shërbim më i shpejtë dhe më pak radhë).
Regjistri Kombëtar elektronik i Gjendjes Civile është një mjet për shërbime më të mira publike nga i cili përfiton si qeveria ashtu edhe shtetasit shqiptarë. Parimet themelore të Regjistrit Kombëtar elektronik të Gjendjes Civile
Regjistri Kombëtar i Gjendjes Civile (RKGjC) ka parimet e mëposhtme: • Regjistrimi elektronik i të dhënave të gjendjes civile është i bazuar në ligjin ‘për Gjendjen Civile’ • Regjistrimi elektronik i të dhënave të gjendjes civile bëhet në nivel lokal nga zyrat e gjendjes civile • Të dhënat e gjendjes civile të shtetasve të regjistruara në RKGjC duhet të jenë objektive (në përputhje me ligjin) dhe të verifikueshme(me anë të dokumenteve burimore). Regjistrimi bazohet në dokumente burimore: Akti i lindjes, i vdekjes, i martesës, vendime të gjykatës. • Vetëm punonjës të ngarkuar të zyrës së gjendjes civile mund të regjistrojnë apo ndryshojnë të dhënat e gjendjes civile. • Të dhënat e gjendjes civile të shtetasit regjistrohen vetëm një herë. Për të shmangur regjistrimin e dyfishtë të shtetasve, të dhënat e regjistruara në RKGJC verifikohen elektronikisht.. • Privatësia e shtetasve për të dhënat e tyre të gjendjes civile garantohet nga ligji ‘për Mbrojtjen e të Dhënave Personale’.
Me funksionimin e RKGjC, do të ndërpritet regjistrimi i të dhënave të gjendjes civile në Regjistrat Themeltarë në letër. Megjëse kjo do të kryhet në mënyrë të menjëhershme, do të kalojë nëpër një periudhë tranzicioni, gjatë së cilës zyrat e gjendjes civile do të përditësojnë si Regjistrat Themeltarë ashtu edhe Regjistrin Kombëtar elektronik të Gjendjes Civile. Kur RKGjC të funksionojë për një numër të caktuar ditësh, Ministria e Brendshme do të vendosë të ndërpresë regjistrimin në letër.
Çfarë të dhënash ruhen në Regjistrin Kombëtar elektronik të Gjendjes Civile
Siç u përmend edhe më sipër, RKGjC përmban të dhënat e gjendjes civile të të gjithë shtetasve, të hedhura saktësisht nga Regjistrat Themeltarë dhe në përputhje me ligjin. Kjo do të thotë që, për çdo shtetas të dhënat e gjendjes civile mblidhen, regjistrohen dhe (kur është e nevojshme) përditësohen në RKGjC. Risia qëndron në faktin që, për çdo shtetas lëshohet një numër personal identifikimi (PIN). PIN- i është shtuar automatikisht dhe në mënyrë elektronike të dhënave tuaja të gjendjes civile në çastin që këto të dhëna janë hedhur në RKGjC. Punonjësi i gjendjes civile nuk mund të ndërhyjë në këtë proces; numri PIN do të vendoset në letërnjoftimin tuaj dhe në pasaportën e re. Numri PIN (së bashku me letërnjoftimin dhe /ose pasaportën) do të jetë identifikuesi juaj unik në RKGjC. Kjo do të thotë që, në të ardhmen, për të marrë shërbime publike, shtetasit do të kenë më pak nevojë për certifikata. RKGjC përmban midis të tjerave këta përbërës kryesorë të gjendjes civile të individëve: • Numrin personal të identifikimit – PIN • Mbiemrin dhe emrin • Datën, vendin dhe shtetin ku keni lindur • Atësinë dhe amësinë • Të dhëna për femijën (nëse keni) • Kombësinë • Të dhëna për martesën (e mëparshme) • Të dhëna për vendin e banimit (adresën) • Të dhëna për dokumentet e udhëtimit që janë lëshuar
Regjistri Kombëtar i Gjendjes Civile dhe privatësia juaj
Krijimi i Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile sjell përgjegjësi në lidhje me menaxhimin e të dhënave të gjendjes civile dhe mbrojtjes së këtyre të dhënave, pasi duhet të shmanget përdorimi i papërshtatshëm i të dhënave. Kjo është arsyeja përse përdorimi dhe përpunimi i të dhënave të gjendjes civile duhet të bazohet në ligjin ‘për Gjendjen Civile’.
Qeveria ka një përgjegjësi të veçantë kundrejt shtetasve në lidhje me përdorimin e kujdesshëm të të dhënave personale. Shtetasit duhet të kenë besim të plotë në faktin se, të dhënat e tyre personale kur menaxhohen nga qeveria apo nga institucionet publike janë në duar të sigurta .
Një mënyrë e mirë për të siguruar besimin e shtetasve është që, qeveria të garantojë një transparencë sa më të mirë e kur është e nevojshme, shtetasit të kenë të drejtën të ankohen tek një institucion i pavarur.
Qeveria ka miratuar ligjin ‘për Mbrojtjen e të Dhënave Personale’, i cili është në përputhje me standardet dhe udhëzimet evropiane për mbrojtjen e të dhënave. Sipas ligjit, është emëruar Komisionerja e Pavarur për Mbrojtjen e të Dhënave dhe është ngritur Autoriteti i Pavarur për Mbrojtjen e të Dhënave. Shtetasit do të jenë në gjendje të ankohen tek Komisionerja në rast se nuk bien dakord me një vendim të zyrës së gjendjes civile në lidhje me kërkesën e një shtetasi për të korrigjuar, shtuar apo hequr të dhëna të gjendjes civile të tij.
Mbrojtja e të dhënave është një vlerë e rëndësishme në mirëmbajtjen e Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile. Regjistrimi i akteve të Gjendjes Civile
Regjistrimi i aktit të lindjes
Regjistrimi i aktit të lindjes kryhet në zyrën e gjendjes civile ku është regjistruar prindi, ose në zyrën e gjendjes civile të bashkisë/komunës ku ka ndodhur lindja.
Lindja e një fëmije duhet të deklarohet pranë punonjësit të gjendjes civile nga prindërit, pjesëtarët madhorë të familjes apo nga kujdestarët ligjorë brenda 60 ditëve pas lindjes. Me regjistrimin në kohë të këtij akti, prindërit përfitojnë shumën e 5,000 lekëve.
Nëse është i regjistruar, fëmija mund të përfitojë këto shërbime: - Të shkojë në kopësht/shkollë, - Të marrë kujdes shëndetësor falas, - Të vërtetojë identitetin dhe moshën e tij, - Të marrë trajtim të veçantë si fëmijë, - Të këtë mundësi të birësohet. Regjistrimi i vendbanimit të ri
Regjistrimi i vendbanimit të ri bëhet në zyrën e gjendjes civile të Bashkisë/Komunës ku keni vendosur të banoni.
Me regjistrimin në kohë të vendit të banimit, do të përfitoni të gjitha lehtësitë që burojnë nga ky veprim: • Të keni më afër Zyrën e Gjendjes Civile dhe qeverisjen vendore, • Të regjistroni fëmijët tuaj në kopshtet dhe shkollat brenda territorit të bashkisë / komunës ku keni vendbanimin, • Të merrni shërbime në ambulancën/ poliklinikën lokale, • Të votoni në qendrën e votimit të zonës ku jeni i regjistruar, • Të aplikoni për pasaportë në bashkinë/komunën ku jeni i regjistruar, etj Regjistrimi i akteve të vdekjes
Regjistrimi i vdekjeve kryhet në zyrën e gjendjes civile ku ishte i regjistruar i vdekuri. Deklarimi i vdekjes bëhet nga çdo anëtar i familjes apo i afërm brenda 3 ditëve pasi personi ka vdekur. Për të deklaruar vdekjen në zyrën e gjendjes civile, kërkohet raporti mjekësor/skeda e vdekjes. Vdekja duhet te deklarohet brenda 24 oreve me qellim mbajtjen e aktit te vdekjes dhe pajisjes me lejn e varrimit.
Me anë të deklaratës së vdekjes, të vdekurit i caktohet vendi i varrimit në një zonë specifike në njësinë e qeverisjes vendore tek e cila i vdekuri ka regjistrin bazë. Informacioni i varrimit do ti jepet ZGjC-së brenda një jave, për të dokumentuar kohën dhe vendin e saktë të varrimit, të dhëna të cilat reflektohen në aktin e vdekjes.
Regjistrimi në kohë i akteve civile është i nevojshëm!
CILËSIA E TË DHËNAVE ËSHTË PËRGJEGJËSI EDHE E SHTETASVE
Regjistri Kombëtar i Gjendjes Civile dhe dokumentet e sigurta
Certifikatat (e lindjes, të martesës, vdekjes dhe ato familjare), letërnjoftimet dhe pasaportat konsiderohen të gjitha si dokumente të sigurta që lëshohen nga qeveria. Në mënyrë që të prodhohen këto dokumente të sigurta, është e detyrueshme që të dhënat tuaja të gjendjes civile të nxirren nga Regjistri Kombëtar Gjendjes Civile.
Kjo është arsyeja përse regjistrimi në kohë i akteve të gjendjes civile është i rëndësishëm dhe çdo shtetas duhet të jetë i ndërgjegjshëm për këtë. Nëse të dhënat tuaja të gjendjes civile nuk janë regjistruar në mënyrë të saktë, ju mund të mos i merrni këto dokumente apo të aplikoni për to, atëherë kur ju duhen. Cilësia e të dhënave është përgjegjësi edhe e shtetasve.