Chamber of Auditors of Poland : Institutional Analysis

                                                                                                This document was prepared by:        Centre for Financial Reporting Reform (CFRR) Governance Global Practice, The World Bank   Praterstrasse 31   1020 Vienna, Austria   Web: www.worldbank.org/cfrr Email: cfrr@worldbank.org   Phone: +43-1-217-0700 © 2016 International Bank for Reconstruction and Development / The World Bank  1818 H Street NW  Washington DC 20433  Telephone: 202‐473‐1000  Internet: www.worldbank.org    This  work  is  a  product  of  the  staff  of  The  World  Bank  with  external  contributions.  The  findings,  interpretations,  and  conclusions  expressed  in  this  work  do  not  necessarily  reflect  the  views  of  The  World  Bank,  its  Board  of  Executive  Directors,  or  the  governments  they  represent.  The  World  Bank  does  not  guarantee  the  accuracy  of  the  data  included  in  this  work.  The  boundaries,  colors,  denominations,  and  other  information  shown  on  any  map  in  this  work  do not imply any judgment on the part of The World Bank concerning the legal status of any  territory or the endorsement or acceptance of such boundaries.  Rights and Permissions The  material  in  this  work  is  subject  to  copyright.  Because  The  World  Bank  encourages  dissemination  of  its  knowledge,  this  work  may  be  reproduced,  in  whole  or  in  part,  for  noncommercial purposes as long as full attribution to this work is given.  Any queries on rights and licenses, including subsidiary rights, should be addressed to World  Bank  Publications,  The  World  Bank  Group,  1818  H  Street  NW,  Washington,  DC  20433,  USA;  fax: 202‐522‐2625; e‐mail: pubrights@worldbank.org.                                PROJECT FINANCED BY A GRANT FROM SWITZERLAND THROUGH THE SWISS  CONTRIBUTION TO THE ENLARGED EUROPEAN UNION    Date: May 2016                     CONTENTS Abbreviations and Acronyms .............................................................................................. ii  Executive Summary ........................................................................................................... iii    1.  Preface ........................................................................................................................ 1  ....................................................................................... 2  2.  Objectives and Methodology  3.  Background ................................................................................................................. 3  4.  Part One: Establishing a Professional Accountancy Body ............................................. 4  4.1.  Considerations in establishing a professional accountancy body ............................. 4  4.2.  Legislation...................................................................................................................  5  4.2.1.  Legislative impact on KIBR’s relationships with other bodies and  organizations ...................................................................................................  5  4.2.2.  Legislative impact on KIBR’s governance, management and internal  processes  .........................................................................................................  7  4.2.3.  Legislative impact on KIBR’s financing ............................................................ 7  ............................................. 8  4.3.  Governance, committees, and management structure  4.4.  Financing the body ...................................................................................................  12  ................. 16  5.  Part Two: Roles and Responsibilities of a Professional Accountancy Body  5.1.  Membership requirements ......................................................................................  16  5.2.  IFAC’s Statements of Membership Obligations ....................................................... 17  5.3.  Assuring the quality of professional services (SMO 1) ............................................. 18  5.4.  Adoption and implementation of auditing standards (SMO 3) ............................... 18  5.5.  Code of professional conduct and ethics (SMO 4) ................................................... 19  5.6.  Public Sector Accounting Standards (SMO 5) .......................................................... 19  5.7.  Investigation and disciplinary process (SMO 6) ....................................................... 19  5.8.  Financial reporting standards (SMO 7) .................................................................... 22  6.  Part Three: Education and the Examinations (SMO 2) ............................................... 23  7.  Areas for consideration ............................................................................................. 29    Annex 1: Extracts from 2009 Act on Auditing relating to KIBR .......................................... 32  Annex 2: Financial position and projections  ..................................................................... 36    i   ABBREVIATIONS AND ACRONYMS CURRENCY: POLISH ZŁOTY (PLN)  1 USD = 3.80 PLN as of September 30, 2015    1991 Act  1991 Act on Auditing 2009 Act  2009 Act on Auditing CEO  Chief Executive Officer CE KIBR  [KIBR’s] Education Centre CFO  Chief Financial Officer CFRR  [World Bank] Centre for Financial Reporting Reform  CPD  Continuing Professional Development EU  European Union ExC  [MoF‐appointed] Examination Commission FRTAP  [Swiss‐financed] Financial Reporting Technical Assistance Program IAASB  International Assurance and Auditing Standards Board  IAESB  International Accounting Education Standards Board  IES  [IAESB’s] International Education Standards  IESBA  International Ethics Standards Board for Accountants  IFAC  International Federation of Accountants KIBR  Chamber of Auditors of Poland KKN  [KIBR’s] National Supervisory Commission KKR  [KIBR’s] National Internal Audit Commission KNA  [MoF‐appointed] Audit Oversight Commission KRBR  [KIBR’s] National Council of Statutory Auditors KRD  [KIBR’s] National Disciplinary Spokesperson (prosecutor)  KSD  [KIBR’s] National Disciplinary Court KSR  Accounting Standards Committee [at the MoF] KZBR  [KIBR’s quadrennial] National Assembly of Statutory Auditors  MoF  Ministry of Finance NCQCA  [SKwP’s] National Council of Qualified Chartered Accountants  PIE  Public Interest Entity PLN  Polish Złoty  QAS  Quality Assurance System ROSC  Report on the Observance of Standards and Codes SKwP  Association of Accountants of Poland SMOs  [IFAC’s] Statements of Membership Obligations ii   EXECUTIVE SUMMARY i. The  structures  and  means  of  financing  of  the  Chamber  of  Auditors  of  Poland  (KIBR)  which  might have been appropriate at the time of its formation have only marginally changed to  incorporate  its  new  responsibilities.    KIBR  was  created  as  a  separate  legal  entity  and  its  structures  and  means  of  financing  were  copies  of  those  in  place  at  the  Polish  Association  of  Accountants  (SKwP)  from  which  it  was  created.    Since  then,  KIBR’s  responsibilities  have  grown significantly, primarily as a result of changes to Polish legislation introduced to reflect  increased  European  Union  (EU)  requirements  relating  to  statutory  audits,  but  KIBR  as  an  institution has remained essentially the same.    ii. KIBR  has  limited  powers  when  compared  to  its  EU  peers  with  many  of  its  decisions  requiring approval from the Audit Oversight Commission (KNA) or prior approval from the  Examination Commission (ExC).  For example, all aspects of initial professional development  as  well  as  KIBR’s  quality  assurance  function  are  tightly  controlled  by  the  ExC  and  KNA  but  these matters would be better delegated entirely to KIBR with the KNA overseeing KIBR on a  periodic  review  basis  for  delegated  tasks  rather  than  as  currently  on  a  decision‐by‐decision  basis.    Notwithstanding  that  KIBR  is  legally  constituted  as  a  body  of  professional  self‐ government1,  the  same  legislation  has  constrained  KIBR’s  ability  to  control  key  factors  affecting  its  scope  of  activities,  governance,  structures,  processes  and  procedures  that  KIBR  is  rendered  less  a  body  of  professional  self‐government  and  more  an  administrative  arm  of  the  MoF,  the  KNA  and  the  Examination  Commission  ExC.   Also,  the  MoF,  the  KNA  and  the  ExC  can  and  do  make  significant  administrative  demands  of  KIBR  without  full  consideration  of  costs  and  benefits  as  well  as  without  reference  to  or  accountability  for  an  agreed  budget  or expenditure framework.    iii. Many  KIBR  members  are  anxious  for  the  future  of  the  institution.    They  see  substantial  income being raised for  quality assurance, perceive that the  KIBR Office uses a considerable  amount of resources and they see a significant reduction in the range of activities offered by  their regional offices which they regard as valuable particularly in respect of social activities.  They  also  perceive  they  are  being  required  to  comply  with  one‐size‐fits‐all  CPD  requirements  that  are  not  appropriate  for  a  substantial  proportion  of  KIBR  members  who  are  not  practicing  statutory  auditors.    As  a  result,  KIBR  members  expressed  their  considerable  discontent  with  KIBR’s  predicament  at  the  2015  quadrennial  National  Assembly of Statutory Auditors (KZBR). Amongst other things, they: elected a new President  to replace the previous long‐standing incumbent; effectively removed representatives of the  so‐called  Big 4  international  audit  networks  from  the  National  Council  of  Statutory  Auditors  (KRBR)  and  other  KIBR  commissions;  and  devised  a  very  long  list  of  very  specific  action                                                          1  The term, “professional self‐government”, is a direct translation of the term used in Polish legislation for an  entity with a specific legal form.  An entity of professional self government operates to all intents and purposes  as would an entity more commonly referred to in other jurisdictions as a self regulatory organization with the  difference being that such a self regulatory organization might take one of many legal forms.  iii   points  for  the  KRBR  to  implement  rather  than,  as  had  been  the  practice  at  previous  KZBRs,  devising a broad framework of issues for the KRBR to consider.  iv. KIBR’s  governance  arrangements  continue  to  be  more  appropriate  for  a  common  interest  group  to  discuss  common  issues  and  socialize  rather  than  also  for  a  group  with  significant  professional  and  legal  obligations.    With  the  exception  of  the  KIBR’s  President  who  very  recently  started  receiving  a  salary,  the  other  members  of  KIBR’s  commissions  are  volunteers.  Volunteering  in  and  of  itself  is  not  a  bad  thing  but  for  an  institution  of  the  size  and  with  the  responsibilities  of  KIBR  the  cadre  of  volunteers  needs  to  be  balanced  with  permanent  technical,  professional  and  administrative  staff.  There  is  currently  an  over‐ reliance on the administrative staff of the KIBR Office to perform tasks that would be better  suited  to  a  technical  and  professional  cadre  of  staff.   The  KIBR  Office  for  its  part  has  a  very  high  workload  to  service  KIBR’s  volunteer  workforce  as  well  as  KIBR’s  key  external  stakeholders, the KNA and the ExC.    v. Overall,  KIBR  is  broadly  compliant  with  the  Statements  of  Membership  Obligations  (SMOs)  of  the  International  Federation  of  Accountants  (IFAC)  as  well  as  its  International  Education  Standards  (IESs)2  of  the  International  Accounting  Education  Standards  Board  (IAESB)  but  there  is  much  that  undermines  that  compliance.  Quality  assurance  (SMO 1)  utilizes  a  weak  compliance‐based  methodology.   Audit  and  related  standards  (SMO 3)  need  to  be  updated  to  reflect  updated  international  standards.    The  Polish  Principles  of  Ethics  (SMO 4)  need  to  be  revised  to  reflect  the  IFAC’s  revised  Code  of  Ethics  of  the  International  Ethics  Standards  Board  for  Accountants  (IESBA).   The  investigation  and  disciplinary  system  (SMO 6)  needs:  formally  documented  operating  procedures;  a  new  process  for  the  independent  review  of  alleged  breaches  of  discipline  that  are  not  referred  to  a  disciplinary  hearing;  and  independent  non‐accountant  members  of  the  National  Disciplinary  Court.   With respect to education (SMO 2 and all IESs): the ExC should be moved to and become an  integral  structure  within  KIBR  under  the  oversight  of  the  KNA;  initial  professional  development  qualification  requirements  needs  to  be  reformulated  to  include  greater  specificity  of  the  required  technical  competences,  professional  skills,  and  professional  values,  ethics  and  attitudes;  and  the  examination  process  should  be  more  transparent  to  include the publication of past examination papers.  vi. Whilst  it  is  clear  that  KIBR  could  and  should  make  considerable  improvements  in  the  way  it  operates,  the  primary  constraint  on  KIBR  is  the  legislative  framework  in  which  it  is  compelled  to  operate.    KIBR  urgently  needs  amendments  to  its  legislative  framework  to  grant  it  greater  freedom  to  be  able  to:  take  and  execute  decisions  without  continual  reference  to  the  KNA  and  the  ExC;  and  hire  a  Chief  Executive  Officer  and  other  professional  and technical staff to take on the substantive work of KIBR and its commissions and thereby  reduce the workload of volunteer KIBR members.                                                            2  SMOs and IESs are considered benchmarks of good practice for IFAC member bodies to assist them in  ensuring high quality performance by professional accountants.  iv  vii. Recommendations  from  this  institutional  analysis  relating  to  the  legislative  framework  could  be  incorporated  at  the  same  time  that  the  legislation  is  revised  to  incorporate  the  EU’s  new  audit  framework.  In  mid‐2014,  the  EU  adopted  a  new  audit  framework  comprising  a  new  Audit  Directive  and  Audit  Regulation.   EU  member  states  are  required  to  implement  the  new  audit  framework  from  17  June  2016.    This  will  require  EU  member  states including Poland to amend relevant audit legislation.    viii. The main areas for consideration arising from this report are summarized below.   In respect of KIBR’s legislative basis and oversight:  o The  Act  on  Auditing  should  be  amended:  to  require  the  KNA  to  oversee  KIBR  on  a  periodic  review  basis  for  delegated  tasks  rather  than  as  currently  on  a  decision‐by‐ decision basis; to make the ExC an integral structure within KIBR under the oversight  of  the  KNA;  and  take  account  of  the  impact  of  its  proposed  financing  by  KIBR  of  the  KNA on the financial position and sustainability of KIBR.   In respect of KIBR’s internal governance and staffing arrangements:  o KIBR’s  President  and  members  of  its  [statutory]  commissions  should  be  rotated  in  a  manner so as to maintain institutional knowledge and memory.  o KIBR’s  governance  arrangements  should  be  realigned  to  better  correspond  with  its  mandate and responsibilities especially those that are delegated.  o KIBR’s  President,  KRBR  and  commissions  should  more  clearly  take  charge  of  all  matters relating to KIBR.    o KIBR should be supported by a full‐time cadre of professional and technical staff.   In respect of KIBR’s finances:  o KIBR  should  develop  a  strategy  to  put  KIBR  on  a  sustainable  financial  footing  including  revisiting  its  income  from  membership  fees  and  quality  assurance  as  well  as  the  financial  position  of  its  many  regional  offices  by  closing  those  that  are  not  viable.  o KIBR’s  commissions  and  departments  with  authority  to  spend  should  be  made  much  more explicitly and directly accountable for their budgets.   In respect of KIBR’s operational systems and procedures:  o KIBR  should  upgrade  it  financial,  operational  and  document  management  systems;  devise  operational  procedures  and  manuals;  devise  detailed  and  specific  job  descriptions; and select and appoint KIBR staff in a transparent manner.   In respect of KIBR’s roles and responsibilities as a professional accountancy body:  o KIBR  should  consider  its  categories  of  membership  (e.g.  member,  fellow,  associate,  affiliate,  accounting  technician,  student,  trainee,  on  extended  leave,  retired)  and  on  v   that  basis  develop  competency  profiles  for  each  including  that  of  a  practicing  statutory auditor.  o KIBR  needs  to  update  its  website  through  which  the  public  may  access  the  public  register  of  auditors  to  ensure  the  information  available  on  that  website  is  consistent  with  the  requirements  of  the  Act  on  Auditing  and  the  EU  Statutory  Audit  Directive  and Regulation.  o KIBR’s  quality  assurance  function  should  be  strengthened  including  implementing  a  revised  quality  assurance  methodology.   (This  activity  is  being  addressed  separately  through the FRTAP).  o The  investigation  and  disciplinary  system  needs:  formally  documented  operating  procedures;  a  new  process  for  the  independent  review  of  alleged  breaches  of  discipline  that  are  not  referred  to  a  disciplinary  hearing;  and  independent  non‐ accountant members of the National Disciplinary Court.    o The  education  framework  for  aspiring  and  professional  accountants  should  be  updated  to  reflect  the  competence‐based  approach  required  by  the  revised  International  Education  Standards  and  include:  greater  specificity  of  the  required  technical  competences,  professional  skills,  and  professional  values,  ethics  and  attitudes;  and  a  more  transparent  examination  process  including  the  publication  of  past examination papers.  o In  respect  of  CPD,  KIBR  needs  to:  formulate  CPD  requirements  commensurate  with  the professional activities of its various types of members; and establish a scheme to  acknowledge and recognize CPD delivered other than by KIBR‐accredited bodies.        vi       1. PREFACE 1. This  report  is  produced  within  the  framework  of  the  Swiss‐financed  Financial  Reporting  Technical Assistance Program (FRTAP or the Program) for Poland that is implemented by the  World  Bank  Centre  for  Financial  Reporting  Reform  (CFRR).    FRTAP  is  part  of  the  broader  Swiss  Contribution  to  Reduce  Economic  and  Social  Disparities  within  the  enlarged  European  Union  for  the  2004  and  2007  cohorts  of  new  EU  Member  States  (the  Enlargement  Contribution).  The  main  objective  of  the  Program  is  to  support  Poland  in  putting  in  place  sustainable  regulatory  and  institutional  frameworks  which  (i)  correctly  implements  the  acquis  communautaire  in  the  field  of  corporate  sector  financial  reporting;  (ii)  properly  monitor  and  enforce  the  application  of  the  acquis  in  practice;  and  (iii)  provide  necessary  education  and  training  of  individuals  responsible  for  those  tasks.    The  FRTAP  specifically  provides  for  a  “comparative  report  on  professional  organizations  of  statutory  auditors.  This  study  is  to  be  used  to  work  out  a  new  model  for  the  chamber  governance”.    This  institutional analysis is the FRTAP‐referred study.  2. This  report  was  prepared  by  consultants,  Ranjan  Ganguli  and  Aleksandra  Rytko  on  the  basis  of fieldwork in September 2015 and April 2016 under the guidance of Andrei Busuioc, Senior  Financial  Management  Specialist,  and  Jarett  Decker,  Senior  Financial  Management  Specialist,  of  the  CFRR.   The  consultants  acknowledge  the  extensive  and  open  cooperation  and assistance received while researching and drafting this report particularly from KIBR but  also  from  the  MoF.   The  team  wishes  to  thank  Henri  Fortin,  Head  of  the  CFRR,  John  Hodge,  Senior  Financial  Management  Specialist,  Iwona  Warzecha,  Sector  Leader  for  Financial  Management  Europe,  and  Waldemar  Majek,  Consultant,  for  their  comments  and  valuable  inputs for the draft report.    3. The  report  is  draft.   After  review  by  the  MoF/KNA  and  KIBR,  and  their  consent,  the  report  will  (or  may)  become  publicly  available.   It  is  a  product  of  the  consultants  and  staff  of  the  International  Bank  for  Reconstruction  and  Development  /  The  World  Bank.  The  findings,  interpretations, and conclusions expressed in this paper do not necessarily reflect the views  of the Executive Directors of The World Bank or the governments they represent.          1       2. OBJECTIVES AND METHODOLOGY 4. This  institutional  analysis  has  the  following  major  objectives:  to  provide  policy  options  to  KIBR  on  the  areas  remarked  on  and  raised  in  previous  analytical  reports,  notably  the  Accounting & Auditing (Update) ROSC report of December 2013; to provide policy options to  KIBR  on  the  areas  that  it  is  specifically  considering  and  for  which  it  devised  a  questionnaire  and  to  which  it  collected  replies  from  peer  European  professional  accountancy  organizations;  and  to  assess  KIBR’s  performance  against  matters  suggested  by  IFAC  as  important in the establishment and development of a professional accountancy body.  5. This  assessment  benchmarks  KIBR  against  the  good  practice  guidance  about  the  role  of  the  accountancy profession and the role and responsibilities of professional accountancy bodies  as provided  in IFAC’s 2010 Guide to  Establishing and Developing a Professional Accountancy  Body3.  It also benchmarks KIBR against the IFAC’s Statements of Membership Obligations as  well  as  its  International  Education  Standards  which  are  considered  benchmarks  of  good  practice  for  member  bodies  to  assist  them  in  ensuring  high  quality  performance  by  professional accountants.                                                              3  See http://www.ifac.org/publications‐resources/establishing‐and‐developing‐professional‐accountancy‐body     2       3. BACKGROUND 6. KIBR is one of two professional accountancy organizations in Poland that is a member of the  IFAC.   It  is  also  a  member  of  the  European  Federation  of  Accountants.   KIBR  was  founded  in  1992  and  as  of  end‐2014  had  7,178  members  having  declined  by  5  percent  from  its  2002  level  of  7,547.   The  right  to  conduct  statutory  audits  of  financial  statements  is  reserved  for  members  of  KIBR.    KIBR  has  a  number  of  additional  responsibilities:  including  setting  auditing  and  ethical  standards,  carrying  out  training  activities,  and  protecting  the  professional interests of its members.  KIBR has a relatively complex organizational structure  including its headquarters in Warsaw and 27 regional branches.           3       4. PART ONE: ESTABLISHING A PROFESSIONAL ACCOUNTANCY BODY 4.1. Considerations in establishing a professional accountancy body 7. In  the  1990s,  Poland  tried  to  align  its  legislation  with  that  of  western  European  countries.  As a result, the profession of statutory auditors was reintroduced into Polish law together  with a body of professional self‐government, KIBR.  The regulatory framework for KIBR was  modeled  on  those  of  other  bodies  of  professional  self‐government,  being  bodies  to  help  regulate  public  interest  professions  such  as  doctors,  lawyers  and  architects.   However,  this  approach  did  not  build  upon  the  institutions  already  in  place  and  the  work  performed  since  1959  by  the  MoF,  its  then‐Exam  Commission  as  well  as  the  SKwP  in  terms  of  examining  prospective  auditors  and  maintaining  a  list  of  them.    For  example,  in  1989,  the  SKwP  had  established  the  National  Council  of  Qualified  Chartered  Accountants  (NCQCA)  within  its  structure  specifically  for  qualified  auditors  in  order  that  it  may  demonstrate  to  IFAC  that  its  members were professional accountants   8. Thus,  KIBR  was  created  by  the  1991  Act  on  Auditing  (1991  Act)  as  a  separate  legal  entity  and  its  structures  and  means  of  financing  were  copies  of  those  in  place  at  the  SKwP  from  which  it  was  created.   Indeed,  not  only  were  NCQCA  members  grandfathered  into  KIBR  but  for  its  first  eight  years,  KIBR  and  the  SKwP  had  the  same  President.    This  had  quite  a  few  consequences, the impact of which continues to be felt to this day.  In particular:   a. The  SKwP  had  a  very  active  social  calendar.   Many  KIBR  members  continue  to  regard  an  active  social  calendar  as  being  central  to  KIBR  and  regard  those  aspects  of  KIBR  relating  to  its  statutory  obligations,  and  in  particular,  quality  assurance,  as  non‐core  and  even  as  a drain on its resources.    b. The  SKwP  was  run  and  managed  by  volunteer  members  assisted  by  a  comparatively  small  permanent  administrative  work  force  and  hence  so  too  was  KIBR.    Some  KIBR  members also believe that its permanent administrative work force should also be small  even  though  the  statutory  obligations  of  KIBR  are  significantly  greater  than  that  of  the  SKwP.  c. Like  the  SKwP,  KIBR  has  many  regional  offices,  each  with  its  own  bureaucracy  including  president and committees, each with its own bank account and accounting systems, and  each being funded by 75‐90% of the membership fees collected by KIBR in respect of the  members affiliated to that branch.  Both the SKwP and KIBR have fairly low membership  fees  however  the  SKwP  has  four  times  as  many  members  and  supplements  the  income  of  its  regional  offices  from  the  delivery  of  a  significant  amount  of  training  courses.   The  majority  of  KIBR’s  regional  offices  have  very  little  additional  income  (the  notable    4       exceptions  being  in  respect  of  the  training  courses  offered  by  the  Warsaw,  Cracow,  Poznań, Łódź and Gdańsk offices) which together with the comparatively low number of  members  places  a  significant  administrative  and  financial  burden  on  the  offices.   Hence  the  majority  of  KIBR’s  27  regional  offices  are  in  a  state  of  terminal  financial  decline  as  they try to live within reducing financial means.  d. The  present  ExC  continues  as  an  undertaking  of  the  MoF.    KIBR  representation  on  the  ExC  comprises  a  minority  of  seven  of  the  total  of  19  and  as  such  the  ExC  remains  very  much  a  body  external  to  KIBR.  The  ExC  also  continues  to  require  the  administrative  support  of  KIBR  without  reference  to  any  agreed  budget  framework  but  rather,  exam  fees  and  compensation  of  ExC  members  are  specifically  regulated  by  law.    In  addition,  KIBR’s  resolutions  on  content  and  timing  of  Initial  Professional  Development  as  well  as  many aspects of the daily operation of the ExC require prior consultation with the ExC.  e. Mirroring  the  relationship  with  the  ExC,  and  as  discussed  further  below  in  this  report,  the  KNA  also  appears  to  make  significant  administrative  demands  of  KIBR  without  reference  to  any  agreed  budget  framework.   The  MoF,  in  its  recent  proposals  to  amend  the  Act  on  Auditing,  seemed  in  the  first  proposed  draft  to  take  little  account  of  the  impact  of  its  proposed  financing  by  KIBR  of  the  KNA  on  the  financial  position  and  sustainability of KIBR.   4.2. Legislation 9. KIBR is legislated by the 2009 Act on Auditing  (2009 Act), being the latest successor to the  1991  Act,  which  plays  a  critical  role  in  terms  of  shaping  KIBR’s:  relationships  with  other  bodies  and  organizations;  governance,  management  and  internal  processes;  and  finances.   Refer  to  annex 1  which  presents  extracts  from  the  2009  Act  relating  to  these  three  sets  of  issues.  Taking each of the three main aspects in turn:  4.2.1. Legislative impact on KIBR’s relationships with other bodies and organizations 10. The  2009  Act  sets  out  very  specific  and  detailed  roles,  responsibilities  and  complex  relationships  between  statutory  auditors,  KIBR  and  its  constituent  commissions,  the  MoF,  the MoF‐appointed KNA and the MoF‐appointed ExC.    11. The  consequence  of  the  legislation  on  KIBR’s  relationships  with  other  bodies  and  organizations  is  that  KIBR  has  limited  powers  when  compared  to  its  EU  peers  with  many  of  its  decisions  requiring  approval  from  the  KNA  or  ExC.    The  degree  of  collaboration  required  with  these  other  bodies  renders  KIBR  less  an  organisation  of  professional  self‐ government  but  rather  a  tightly  controlled  administrative  arm  of  the  MoF.    In  consequence  and  for  the  sake  of  illustration,  KIBR  annually  records  over  600  pieces  of    5       formal  correspondence  just  with  the  KNA  in  addition  to  the  likely  significant  amount  of  informal  correspondence.    It  is  understood  that,  unique  amongst  all  Polish  bodies  of  professional  self‐government,  the  supervision  of  KIBR  includes  approval  of  resolutions,  appeal  against  resolutions  or  objection  of  registration  resolutions.   Further,  it  is  understood  that  no  other  Polish  body  of  professional  self‐government  is  subject  to  similar  levels  of  intense  scrutiny  by  a  supervisory  body  or  ministry  nor  has  as  much  formal  and  informal  correspondence.  Notwithstanding  that  KIBR’s  self‐governance  structure  is  similar  to  that  of  other  bodies  of  professional  self‐government,  the  team  is  of  the  view  that  this  structure  which is prescribed by law could be revised to give KIBR the flexibility to organize itself more  appropriately. Such flexibility would enable KIBR to have additional permanent commissions  (e.g.  the  ExC)  as  well  as  modified  mandates  for  existing  permanent  commissions  (e.g.  the  KKR).  BOX 1 In  the  Netherlands  and  the  UK,  neither  of  the  professional  oversight  bodies  are  involved  in  the  decision‐making  processes  of  their  professional  accountancy  bodies  nor  do  they  ratify  those  bodies’  decisions.    In  Germany,  the  only  area  of  the  chamber’s  decision‐ making  in  which  the  professional  oversight  body  is  involved  is  in  respect  of  quality  assurance  inspections  although  this  differs  markedly  from  the  situation  in  Poland  because  in  Germany  the  professional  oversight  body  performs  all  quality  assurance  inspections, the findings of which are then sent to the chamber for action.    12. Perhaps  rather  than  require  the  KNA  to  oversee  KIBR  on  a  decision‐by‐decision  basis  as  is  currently the case, the 2009 Act could be reformulated to require the KNA to oversee KIBR  on  a  periodic  ex  post  review  basis.    This  is  the  approach  taken  by  all  major  EU  public  oversight  bodies  in  respect  of  the  professional  bodies  that  they  oversee.    The  EU’s  PIE  Regulation  of  2014  explains  that  “in  order  to  ensure  a  high  level  of  investor  and  consumer  confidence  in  the  internal  market  by  avoiding  conflicts  of  interests,  statutory  auditors  and  audit  firms  should  be  subject  to  appropriate  oversight  by  competent  authorities  which  are  independent  from  the  audit  profession  and  which  have  adequate  capacity,  expertise  and  resources. Member States should be able to delegate or allow their competent authorities to  delegate  any  of  the  tasks  of  those  competent  authorities  to  other  authorities  or  bodies  except,  for  PIE  audits  and  PIE  auditors,  those  tasks  related  to  the  quality  assurance  system,  investigations  and  disciplinary  systems.  …  The  national  competent  authorities  should  have  the  necessary  powers  to  undertake  their  supervisory  tasks,  including  the  capacity  to  access  data,  obtain  information  and  carry  out  inspections.”  It  is  believed  that  no  other  EU  member  state’s professional bodies are subject to the same level of intense scrutiny and oversight by  their  public  oversight  bodies  as  is  KIBR  by  the  MOF,  KNA  and  ExC.    The  manner  in  which  leading  EU  member  states,  including  Germany,  the  Netherlands  and  the  UK,  implement  the  statutory  audit  directive  and  PIE  regulation  in  respect  of  oversight  of  the  profession  does    6       not lead to approvals of resolutions, appeals against resolutions or objections of registration  resolutions.    These  countries’  public  oversight  bodies  periodically  inspect  the  professional  bodies  ex  post  to  assure  themselves  that  all  the  things  the  professional  bodies  are  and  should  be  doing  are  being  done  to  a  satisfactory  standard.   The  public  oversight  body,  the  KNA,  could  develop  a  KIBR‐specific  periodic  inspection  program  to  assure  itself  ex  post  that  all the things KIBR is and should be doing are being done to a satisfactory standard.  Further,  the  KNA  could  intervene  and  also  require  ex  ante  interventions  only  in  high  risk  areas  or  where  KIBR’s  performance  is  cause  for  concern.   The  current  mode  of  operation  to  oversee  KIBR  on  a  decision‐by‐decision  basis  is  excessively  onerous,  time‐consuming  and  expensive  for the KNA and KIBR alike.  4.2.2. Legislative impact on KIBR’s governance, management and internal processes 13. The  2009  Act  sets  out  in  great  detail  KIBR’s  governance,  management  and  internal  processes,  the  consequence  of  which  is  that  KIBR  has  significantly  pre‐determined  governance,  management  and  internal  processes  that  are  not  fully  aligned  with  its  objectives.  See section 4.3 below for further discussion and analysis.  14. KIBR’s  President  and  all  members  of  its  [statutory]  commissions  are  elected  at  every  quadrennial  KZBR  and  as  such  there  is  a  significant  rotation  of  elected  KIBR  officials  every  four  years  which  can  and  does  result  in  a  significant  loss  of  institutional  knowledge  and  memory as well as continuity in terms both of strategy and direction.  KIBR’s President and  members  of  its  [statutory]  commissions  should  be  rotated  in  a  manner  so  as  to  maintain  institutional  knowledge  and  memory  as  well  as  continuity  in  terms  both  of  strategy  and  direction.    This  could  be  done  by,  for  example,  convening  annual  rather  than  quadrennial  KZBRs  at  which  a  quarter  of  all  positions  are  rotated  off  and  filled  by  newly  elected  officials  on  fresh  four‐year  appointments.    Institutional  knowledge  and  memory  would  also  be  strengthened with a strong executive function – see discussion below in paragraph 25.  4.2.3. Legislative impact on KIBR’s financing 15. The  2009  Act  establishes  many  parameters  relating  to  KIBR’s  finances  without  regard  to  KIBR’s  financing  requirements,  the  consequence  of  which  is  that  KIBR  cannot  charge  fees  based  on  needs  and  the  costs  of  meeting  its  legal  obligations.    Rather,  its  income  is  prescribed  by  legislation  with  formulae  which  do  not  necessarily  correlate  well  with  its  financing  needs  for  those  obligations.   Notwithstanding  the  current  financial  status  of  KIBR,  this means that that the limits in the law are fixed and there are no means embedded in the  regulations  for  regular  review  and  update  to  ensure  that  the  limits  set  are  still  reasonable  and link to actual costs.    7       16. The  MoF,  the  KNA  and  the  ExC  can  and  do  make  significant  administrative  demands  of  KIBR  without  full  consideration  of  costs  and  benefits  as  well  as  without  reference  to  or  accountability  for  an  agreed  budget  or  expenditure  framework.   See  section  4.4  below  for  further analysis.  BOX 2 In  Germany,  the  Netherlands  and  the  UK,  none  of  the  professional  oversight  bodies  require  administrative  support  from  their  chambers  or  professional  accountancy  bodies.   The professional oversight bodies make only regular and ad hoc requests for information  for the purposes of their oversight.  4.3. Governance, committees, and management structure 17. The  2009  Act  compels  KIBR  to  establish  specific  statutory  commissions  with  Heads,  Deputy Heads and commission members elected from amongst KIBR’s members by and at  the quadrennial National Assemblies including the following:   a. the KRBR ‐ to manage KIBR and execute resolutions of the KZBR;  b. the KSD ‐ to consider disciplinary matters;  c. the KRD ‐ to act as prosecutor on disciplinary matters brought to the KSD;   d. the KKN ‐ to implement KIBR’s quality assurance system; and  e. the  KKR  ‐  to  control  the  financial  operations  of  KIBR  and  report  to  the  KZBR  on  the  implementation and status of KZBR resolutions;  18. In  addition,  the  following  non‐statutory  commissions  were  established  by  the  KRBR  and  comprise  Heads,  Deputy  Heads  and  commission  members  selected  from  amongst  KIBR’s  members:   a. records ‐ to maintain the register of statutory auditors;   b. training ‐ to advise on all CPD related matters;   c. financial ‐ to oversee KIBR’s finances;   d. ethics ‐ to adopt a code of ethics for KIBR members;   e. international cooperation,   f. legal  acts ‐  to  review  and  comment  on  Polish  legislation  having  an  impact  on  statutory  auditors and KIBR;   g. standardization  of  services  provided  by  auditors ‐  to  provide  KIBR  members  with  up–to‐ date translations and guidance on implementation of standards; and     8       h. communication ‐ to oversee the communication strategy of KIBR.  19. KIBR has a so‐called “Office” of around 55 permanent staff that is, from a legal and formal  perspective,  managed  by  the  President  with  the  assistance  of  an  Office  Director  although  for practical purposes it is effectively managed by the Office Director.  In addition, the KIBR  Office  employs  a  considerable  number  of  individual  contractors  most  of  whom  are  contracted  as  quality  assurance  inspectors  for  the  KKN.    The  KIBR  Office  comprises  the  following departments:  KIBR Office structure Office  Director Deputy  Director Audit  Financial and  Self‐govt  Training and  IT Administration Legal Qualification Accounting issues publishing   20. KIBR’s  governance  arrangements  do  not  correspond  very  well  to  its  mandate  and  responsibilities.    The  governance  arrangements  continue  to  be  more  appropriate  for  a  common  interest  group  to  discuss  common  issues  and  socialize  rather  than  also  for  a  group  with  significant  professional  and  legal  obligations.    With  the  exception  of  KIBR’s  President  who  very  recently  started  receiving  a  salary,  other  members  of  KIBR’s  various  commissions  are  volunteers  who  receive  no  remuneration  save  for  nominal  attendance  fees,  per  diems  and  travel  expenses.   Volunteers  in  and  of  themselves  are  not  a  bad  thing  but for an institution of the size and with the responsibilities of KIBR the cadre of volunteers  needs  to  be  appropriately  balanced  with  permanent  technical  and  administrative  staff.  This  current balance seems to be the result primarily of evolution rather than design.  When KIBR  was  first  formed  in  the  early  1990s,  the  obligations  imposed  on  it  were  not  as  onerous  as  they  are  now.  The  governance  arrangements  adopted  initially  by  KIBR  to  comprise  commissions  led  by  volunteer  members  were  copied  from  the  SKwP  and  were  not  inappropriate  for  its  range  of  activities  at  that  time.    However,  KIBR’s  elected  structure  has  only  evolved  very  marginally  to  accommodate  its  additional  statutory  obligations,  particularly with respect to the legal requirements first introduced in the late‐2000s to work  with  the  then‐established  KNA  and  develop  more  rigorous  and  intensive  quality  assurance  systems.        9       21. The  KIBR  Office  has  a  high  administrative  workload  to  support  the  KNA  and  ExC.   As  IFAC  notes,  “committees  constituted  by  volunteers  can  add  value  to  professional  accountancy  bodies.  Nevertheless, providing appropriate support to committees and working groups can  consume a large amount of administrative resources.  It is important to keep formalities to a  minimum,  limit  the  number  of  committees  and  working  groups,  and  ensure  that  they  are  focused  on  actions  and  outputs  that  will  achieve  the  organizations  objectives”.    Although  the  KIBR  Office  was  initially  small  and  focused  primarily  on  supporting  KIBR’s  KRBR  and  commissions,  it  later  grew  significantly  to  support  KIBR’s  new  and  onerous  relationships  with  its  external  stakeholders,  particularly  the  KNA  and  ExC.    The  table  below  presents  a  summary of the volume of transactions and documents handled annually by the KIBR Office:  Number of transactions and documents handled annually by the KIBR Office4    No. of Annual no. of No. of document pages KIBR Office department  employees  document pages  per employee per month  IT  3 31,650 880 Audit Qualification  5 31,000 517 Finance and Accounting  7 41,000* 488 Self‐government issues  11 92,600 702 Training and publishing  3 21,600 600 Administration  6 95,300 1324 Legal  3 11,500 319 *Many  documents  contain  long  lists  of  individual  items  which  are  processed  separately.  This  number  excludes  transfer documents between KIBR’s systems, IP 24 and SIMPLE ERP.  22. The  relationships  between,  on  the  one  hand,  the  various  departments  of  the  KIBR  Office,  and  on  the  other  hand,  the  KRBR,  KIBR’s  commissions  as  well  as  KIBR’s  external  stakeholders  are  not  well  aligned  and  entirely  clear.   Many  of  the  heads  and  members  of  the  KIBR’s  commissions  are  unaware  of  which  particular  departments  or  staff  of  the  KIBR  Office are providing or supposed to provide them with support.    23. The  hands‐off,  informal  and  volunteer  ethos  of  KIBR’s  KRBR  and  commissions  effectively  forces  the  KIBR  Office  to  make  decisions  because  the  absence  of  decisions  would  almost  certainly  result  in  significant  problems  for  KIBR.    It  would  seem  fair  to  conclude  that  the  KIBR  Office  operates  the  way  it  does  because  of  the  way  the  elected  KIBR  and  its  commissions  operate.   The  KNA  and  ExC  in  particular  have  significant  power  and  influence  over  KIBR  and  as  such  require  significant  amounts  of  information  and  support  from  KIBR  that only permanent staff such as those employed by the KIBR Office can provide in a timely                                                          4  Source: KIBR Office    10       manner.  Whereas, elected but volunteer members of KIBR’s KRBR and commissions cannot.   Thus,  some  of  the  staff  and  departments  of  the  KIBR  Office  seem  to  report  directly  to  external  stakeholders  without  first  consulting  or  acting  in  accordance  with  clear  delegation  from  a  KIBR  commission,  sometimes  because  there  is  no  responsible  KIBR  commission  (e.g.  on  matters  relating  to  the  ExC)  but  sometimes  even  though  there  is  a  responsible  KIBR  commission (e.g. on matters relating to the KNA).    24. That  all  key  positions  of  KIBR,  its  KRBR  and  commissions  are  filled  by  volunteers  also  creates  other  problems  including:  volunteers  have  only  limited  incentives  to  perform  and  attend  to  matters  of  importance  to  KIBR  and  therefore  are  often  reluctant  to  make  difficult  decisions;  volunteers  face  real  and  apparent  conflicts  of  interest  between  their  roles  within  and roles outside KIBR; independently wealthy KIBR members are more likely to assume key  positions at KIBR whereas other very capable yet less independently wealthy KIBR members  are  likely  to  be  deterred  from  seeking  office  because  they  cannot  afford  to  forego  income  from their day jobs; and volunteers have less institutional memory than would full‐time staff  which  results  in  little  continuity  and  coherence  of  approach  between  the  quadrennial  elected KRBR and commissions.    25. The  President  and  KIBR  have  no  cadre  of  full‐time  professional  and  technical  staff  to  implement  KIBR’s  professional  and  technical  responsibilities.   As  said  earlier,  from  a  legal  and  formal  perspective,  the  President  manages  the  KIBR  Office  and  its  cadre  of  permanent  administrative staff as it executes KIBR’s administrative responsibilities. Whilst the President  can  turn  to  the  KRBR  and  KIBR’s  commissions  for  help  in  forming  policies  and  positions,  these bodies comprise volunteers. IFAC makes the observation that “in a small organization,  committees,  supported  by  volunteers,  may  perform  tasks  which  in  a  larger  organization  would be delegated to staff”.  IFAC further notes that “the sustainability of any organization  is  significantly  affected  by  the  quality  of  the  management  of  its  operations.    As  soon  as  resources  allow,  the  council  should  appoint  a  full‐time  [Chief  Executive  Officer  (CEO)]  to  assume  responsibility  for  the  day  to  day  management  of  the  organization.   The  CEO  fulfils  a  leadership  role  for  the  professional  accountancy  body,  leading  the  organizations  achievement  of  its  strategic  objectives,  defined  by  the  President  and  [KRBR],  and  responsible  for  the  conduct  of  the  day‐to‐day  affairs  of  the  body.    The  CEO  is  a  strategic  partner  of  the  [KRBR].    The  CEO  should  attend  all  [KRBR]  meetings  and  report  on  the  implementation of policy and strategic issues, operations and performance against strategic  objectives,  including  financial  performance  against  budget.    The  CEO  works  in  close  cooperation  with  the  President  in  presenting  to  [KRBR]  informed  and  sound  recommendations  for  action.    Although  the  President  is  primarily  responsible  for  representing the professional body  and present its mission  and role to the membership and  the public, the CEO can support the President and represent him in this role, when needed”.   26. KIBR  needs  to  consider,  in  conjunction  with  revisions  to  its  financing  framework,  the  extent  to  which  its  President,  the  KRBR  and  other  commissions  should  be  supported  by  a    11       full‐time  cadre  of  professional  and  technical  staff.    This  would  likely  include  a  CEO  and  Chief Financial Officer (CFO) thus leaving KIBR volunteers free from onerous implementation  responsibilities and able to focus on policy development and monitoring.  27. either  KIBR’s  commissions  nor  its  Office  correlate  very  well  to  its  functions.   This  leads  to  gaps between as well as overlapping functions.  Thus, and for example: (i) KIBR is obliged to  service  the  ExC  but  there  is  no  KIBR  commission  to  manage  this  relationship  but  rather  this  is  left  to  a  department  of  the  KIBR  Office;  and  (ii)  there  is  no  commission  within  KIBR  that  includes  the  specific  remit  to  monitor  whether  KIBR  members’  have  fulfilled  their  CPD  requirements  but  rather  this  is  left  to  a  department  of  the  KIBR  Office  even  though  there  is  a  non‐statutory  KIBR  commission,  the  Training  Commission,  which  attends  to  matters  of  CPD content.  28. KIBR’s  President,  KRBR  and  commissions  should  more  clearly  take  charge  of  all  matters  relating  to  KIBR.    KIBR  commissions  should  be  clearly  aligned  with  KIBR’s  tasks.  The  structure of the KIBR Office should be more clearly aligned with and subordinate to KIBR’s  commissions  and  should  not  purport  to  represent  KIBR  on  any  matters  without  expressly  delegated  authority  from  those  commissions  including  and  especially  on  matters  relating  to powerful external stakeholders such as the MoF, the KNA and the ExC.  29. Serious consideration should be given to the sustainability of KIBR’s  many regional offices  with hard decisions perhaps being required to change their role, structure and financing or  even to close those that are simply not viable.  As discussed earlier, KIBR has approximately  27 regional offices, each with its own bureaucracy including president and committees, each  with its own bank account and accounting systems, and each being funded by 75‐90% of the  membership fees collected by KIBR in respect of the members affiliated to that branch.  Also  as  stated  earlier,  the  majority  of  these  regional  offices  are  in  a  state  of  apparent  terminal  decline  as  they  try  to  live  within  their  reducing  financial  means.   It  is  possible  that  some  of  the  activities  currently  undertaken  by  regional  offices  could  be  more  efficiently  and  in  a  more  cost‐effective  manner  be  undertaken  by  the  KIBR  head  office  e.g.  development  and  delivery  of  CPD  training  courses.    Perhaps  the  regional  offices’  main  role  could  be  that  of  social integration or maintaining a local social calendar.   4.4. Financing the body 30. There  is  considerable  anxiety  about  KIBR’s  financial  position.  Also,  only  little  activity  is  undertaken  to  analyse  and  remedy  the  situation  including,  if  necessary,  making  the  case  for  a  change  to  KIBR’s  model  of  financing.   Since  2010,  KIBR’s  audited  financial  statements  have  shown  losses.  KIBRs’  regional  offices  have  undergone  a  considerable  reduction  in  the  level of their activities in order to keep afloat.  However, other than financial projections for  its  quality  assurance  activities,  KIBR  has  not  prepared  any  medium‐term  financial    12       projections  for  the  organization  as  a  whole  to  help  facilitate  discussions  and  any  necessary  remedial action.  31. In  the  absence  of  financial  projections  prepared  by  KIBR,  in  order  to  help  form  an  understanding  of  KIBR’s  financial  position,  Annex 2  presents  a  simplified  2015‐2020  projection  that  was  compiled  by  the  authors  of  this  report  based  on  the  latest  known  proposals on the new audit legislation.  The highlights from that projection are presented in  the table immediately below:  KIBR Financial Forecast 2015‐2020 – Highlights (PLN'000)    Actual  Plan Forecast Forecast Forecast  Forecast  Forecast   2014  2015 2016 2017 2018 2019  2020 Total loss  (1 419)  (1 480) (997) (1 150) (685)   (1 389)   (407) Net assets  35 768  34 288 33 289 32 141 31 456  30 067  29 660 of which:   Cash balance   10 541  9 267 9 293 10 457 10 719   10 277  10 816   32. Notwithstanding  its  continued  loss‐making  position,  KIBR  does  not  maximize  its  income.   As  discussed  above,  the  2009  Act  establishes  many  parameters  relating  to  KIBR’s  finances  including  permitting  KIBR  to  charge  auditors  of  PIEs  up  to  2%  of  their  audit  fees  for  KIBR’s  quality  assurance.    KIBR  only  actually  charges  1.75%.    In  addition,  in  respect  of  its  membership  fees  which  are  not  legislated,  KIBR’s  members  continue  to  demand  in  their  National  Assembly  that  fees  remain  low  despite  concerns  about  the  low  level  of  support  provided to them by KIBR and in particular by KIBR’s regional offices.  33. Although  there  is  an  annual  budgeting  process,  most  KIBR  commissions  are  not  fully  aware of the budgets allocated to them and regard budgeting as well as accountability for  budget  performance  as  the  responsibility  of  the  accounting  department.    Further,  the  annual  budgeting  process  is  essentially  an  incremental  budget  formulated  on  the  basis  of  past  years’  performance  rather  than  also  on  the  basis  of  a  fuller  review  of  the  activities  and  needs  of  the  commissions  and  organization  including  by  reference  to  a  strategic  plan.   Finally,  there  appears  to  be  little  in  the  way  of  monitoring  actual  performance  against  budgets.   Reports  on  actual  performance  are  produced  in  formats  that  are  not  comparable  with the formats in which the individual commissions’ budgets are produced and they are in  any  event  not  shared  with  the  relevant  commissions  and  spending  departments.    KIBR’s  commissions  and  departments  with  authority  to  spend  should  be  made  much  more  explicitly and directly accountable for their budgets and actual performance and should also  be given regular reports to be able to monitor their position and performance.     13       34. KIBR’s method of allocating administrative overheads may exaggerate the financial impact  of  KIBR’s  initial  examination  and  quality  assurance  system  (QAS)  activities.   In  particular,  KIBR  allocates  overheads  only  to  and  based  on  the  salaries  incurred  for  oversight,  examination and trainings & publishing activities.  The consequence is that no overheads are  allocated  to  self‐governing  activities  financed  through  membership  fees.   Additionally,  KIBR  appears  to  include  certain  costs  within  overheads  that  could  be  considered  direct  costs  rather than overheads:  KIBR Overheads (PLN'000)   Overheads  2014 actual 2015 plan Office employees’ salaries  2 833  2 572 Materials and maintenance  1 037  1 202 Depreciation and amortisation  824  947 International cooperation (IFAC and FEE) 828  870 Organisation of the Assembly  7  530 Lawyers salaries  428  418 KRBR  315  391 Promotion and communication  325  383 Guest rooms and parking  74  70 Commission to provide feedback on legal acts 35  52 KKR (Internal Audit Commission)  17  30 Business cars  24  30 Finance Commission 19  25 International Cooperation Commission 7  25 Other  335  496 Total  7 109  8 041   35. A  more  equitable  allocation  of  overheads  would  likely  reduce  the  apparent  losses  from  QAS  activities,  examination  and  trainings  &  publishing  activities  and  turn  the  small  apparent  profit  from  self‐governing  activities  into  a  loss.    KIBR  should  urgently  revisit  its  management accounting system including revisiting its allocation of overheads in order that  it  may  produce  more  useful  management  information  and  consequently  better  understand  and  address  its  financial  position  including  perhaps  whether  there  is  possibility  to  reduce  the costs and/or generate revenues other than based on fees from members.      14       36. The  MoF,  primarily  through  the  KNA  and  ExC, make  significant  administrative  demands  of  KIBR  including  those  of  an  ad  hoc  nature  without  reference  to  an  overall  budget  framework.    This  creates  significant  financial  uncertainty  and  strain  on  KIBR  which  is  currently  financing  its  losses  from  accumulated  reserves.   From  the  perspective  of  the  MoF,  KNA  and  ExC,  it  creates  a  considerable  risk  that  KIBR  will  be  unable  to  execute  the  tasks  delegated  to  it.    KIBR  needs  to  have  more  autonomy  and  related  accountability  for  tasks  that  are  delegated  to  them.  The  competent  authority  would  in  this  case  indirectly  oversee  KIBR’s performance and withdraw delegation if it is found to be unsatisfactory.  37. The financial and operational systems at KIBR require urgent upgrading.  The bookkeeping  system,  SIMPLE  ERP,  is  not  serving  the  needs  of  KIBR.    It  was  apparently  chosen  primarily  because  of  its  low  initial  cost  rather  than  its  functionality  as  well  as  ongoing  service,  maintenance  and  operational  costs.    It  does  not  give  ready  access  to  the  information  required  to  enable  KIBR’s  finances  to  be  properly  managed.    As  discussed  earlier,  the  financial reports are produced in formats that are not comparable with the formats in which  the individual commissions’ budgets are produced.    38. There  are  no  operational  procedures  and  manuals  including  of  a  financial  management  nature  to  describe  the  main  processes  and  responsibilities  within  KIBR,  not  just  for  the  various departments of the KIBR Office but also for KIBR’s various commissions and regional  offices.    39. There  are  only  very  general  job  descriptions  for  KIBR  staff  and  the  process  for  selecting  and appointing KIBR staff is not transparent.  40. The  document  management  system,  MIS  IP24  Document  Flow  System,  is  inadequately  implemented  and  utilized.    More  specifically:  very  few  senior  members  of  KIBR  use  the  system;  some  departments  merely  use  the  system  to  obtain  formal  document  reference  numbers rather than also to file electronic copies of the documents themselves; and various  internal subsets of the system are not linked with the result that, for example, users have to  look  at  various  subsets  of  the  system  to  obtain  all  information  pertaining  to  a  single  KIBR  member.  41. As  discussed  earlier,  KIBR’s  regional  offices  are  in  a  state  of  apparent  terminal  financial  decline.    As  such,  serious  consideration  should  be  given  to  their  sustainability  with  hard  decisions  perhaps  being  required  to  change  their  role,  structure  and  financing  or  even  to  close those that are simply not viable.        15       5. PART TWO: ROLES AND RESPONSIBILITIES OF A PROFESSIONAL ACCOUNTANCY BODY 5.1. Membership requirements 42. KIBR  only  has  one  membership  classification  category,  being  that  of  a  Statutory  Auditor,  rather  than  a  few  membership  classification  categories.   One  unfortunate  consequence  of  this  approach  is  that  the  2009  Act  requires  all  KIBR  members  annually  to  undertake  approved  CPD  activities  irrespective  of  whether  they  are  actively  engaged  in  audit  or  whether  they  are  part  of  the  50%  or  so  of  KIBR  members  who  are  actively  engaged  in  unrelated  fields  or  inactive  including  being  retired.    Following  on  from  this,  many  KIBR  members  fail  to  meet  their  CPD  requirements  and  accordingly  become  subject  to  disciplinary  action.   A  large  number  of  KIBR  members  undertake  CPD  only  so  that  they  may  comply  with  the  2009  Act  and  thus  continue  to  be  members  of  KIBR  even  though  the  CPD  itself  is  of  little  relevance  for  their  day‐to‐day  work  and  is  a  considerable  personal  expense  and  inconvenience.    Consistent  with  IFAC  recommendations,  KIBR  should  consider  which  categories  of  membership,  studentship,  titles  and  designation  letters  are  required  e.g.  member, fellow, associate, affiliate, accounting technician, student, trainee, extended leave,  retired.    In  conjunction  with  this,  there  should  be  a  clear  indication  which  categories  of  membership  are  entitled  to  conduct  statutory  audits  and  what  non‐practicing  statutory  auditors  need  to  do  if  they  wish  once  again  to  practice  as  a  statutory  auditor.   A  separate  analysis  will  be  conducted  to  assess  the  audit  market  which,  in  addition  to  audit  market  monitoring,  will  help  shed  light  on  the  issue  of  KIBR’s  mandate  and  whether  and  how  to  adapt it.  43. KIBR  does  not  have  a  competency  profile  for  a  Statutory  Auditor  underpinning  its  qualification and CPD programs.  Although KIBR has a qualification program that it manages  together  with  the  MoF’s  ExC  and  although  KIBR  both  designs  and  delivers  CPD,  KIBR  does  not appear to have a competency profile for a Statutory Auditor which would underpin both  sets of activities.  There is therefore a risk that both the qualification and CPD programs may  fail  adequately  to  address  certain  key  competences  required  of  a  Statutory  Auditor.    See  also  observations  in  Part  Three  of  this  report  in  respect  of  compliance  with  International  Education  Standards  (IESs)  issued  by  IFAC’s  International  Accounting  Education  Standards  Board  (IAESB),  particularly  IESs  2‐4.  In  conjunction  with  the  previous  recommendation,  KIBR  should  develop  explicit  competency  profiles  for  each  eventual  membership  classification  category including, most importantly and urgently, that of a practicing statutory auditor.  44. KIBR maintains a public register of auditors but the publicly accessible part of that register  is  not  consistent  with  the  requirements  of  the  Act  on  Auditing  and  the  EU Statutory  Audit    16       Directive  and  Regulation.   The  public  register  is  readily  accessible  via  KIBR’s  website5  and  is  maintained  in  its  document  management  system,  the  MIS  IP24  Document  Flow  System.   Unfortunately,  this  website  only  lists  members  in  the  order  of  their  member  number  rather  than  also  alphabetically,  geographically  or  through  filters  to  distinguish,  for  example,  practicing  from  non‐practicing  auditors.   In  addition,  although  the  public  register  identifies  the  KNA  and  gives  its  address,  it  does  not  specify  that  the  KNA  is  the  competent  authority  for  oversight  nor  does  it  specific  that  the  ExC,  KRBR,  KKN,  KRD  and  KSD  have  delegated  competence  in  the  areas  of  auditor  approval,  quality  assurance,  and  investigations  and  penalties.  Also, the public register does not show even though the Act on Auditing requires  that  it  show:  the  name,  address,  website  address  and  registration  number  of  the  audit  firm(s) by which the statutory auditor is employed or with whom he or she is associated as a  partner  or  otherwise;  all  other  registration(s)  as  statutory  auditor  with  the  competent  authorities  of  other  member  states  and  as  auditor  with  third  countries,  including  the  name(s)  of  the  registration  authority(ies)  and,  if  applicable,  the  registration  number(s);  and  all  registered  third  country  auditors.   Finally,  while  the  public  register  does  not  publish  the  address and nationality of each statutory auditor and while the Act on Auditing provides for  this permitted derogation from the Statutory Audit Directive and Regulation, this derogation  is not explained on the public register.   5.2. IFAC’s Statements of Membership Obligations 45. Overall,  KIBR  is  broadly  compliant  with  SMOs  but  there  is  much  that  undermines  that  compliance.    In  summary:  quality  assurance  (SMO 1)  utilizes  a  weak  compliance‐based  methodology.   Audit  and  related  standards  (SMO 3)  need  to  be  updated  to  reflect  updated  international  standards.    The  Polish  Principles  of  Ethics  need  to  be  revised  to  reflect  the  IESBA’s  revised  Code  of  Ethics  (SMO 4).   The  investigation  and  disciplinary  system  (SMO 6)  needs:  formally  documented  operating  procedures;  a  new  process  for  the  independent  review  of  alleged  breaches  of  discipline  that  are  not  referred  to  a  disciplinary  hearing;  and  independent non‐accountant members of the National Disciplinary Court.  46. The  remainder  of  Part  Two  of  this  report  expands  on  the  preceding  paragraph  by  benchmarking  KIBR’s  activities  with  six  of  IFAC’s  seven  Statements  of  Membership  Obligations  (SMOs),  being  the  benchmark  for  IFAC  member  bodies  to  assist  them  in  ensuring  high  quality  performance  by  professional  accountants.    SMO 3  is  addressed  and  benchmarked separately in Part Three of this report.                                                          5  See https://kibr.org.pl/pl/rejestr_bieglych and http://www.kibr.org.pl/pl/podmioty    17       5.3. Assuring the quality of professional services (SMO 16) 47. KIBR  is  responsible  for  the  quality  assurance  of  statutory  auditors  and  audit  companies  through  its  statutory  body,  the  KKN,  which  was  established  specifically  for  this  purpose  and  is overseen by the KNA. KIBR’s quality assurance and the KKN have already been the subject  of  other  recent  analytical  reports,  notably  a  draft  Report  on  the  current  situation  of  Public  Oversight  and  Quality  Assurance  Activities  of  May  2015  which  helped  shape  ongoing  technical  assistance  being  provided  under  the  FRTAP.   The  following  summarizes  the  main  issues with the quality assurance framework as described in that report:   the quality assurance methodology is in the main focused on compliance with legislation  and does not appear to address issues such as ethics, independence, HR policies, certain  execution and documentation aspects and quality monitoring;   the  KKN  engages  a  significant  number  of  inspectors  to  perform  quality  assurance  inspections who are in the main relatively inexperienced particularly for the purposes of  reviewing complex audit firms and audit engagements;   the KKN is understaffed; and   there  are  delays  in  finalizing  KKN  inspection  reports  because  of  the  need  to  obtain  prior  approval of those reports from the KNA.  5.4. Adoption and implementation of auditing standards (SMO 37) 48. KIBR is responsible for setting auditing standards with the approval of the KNA.  On February  10th, 2015 KRBR issued a resolution that was ratified on April 1st, 2015 by the KNA adopting  the  following  standards  issued  by  IFAC’s  International  Auditing  and  Assurance  Standards  Board  (IAASB)  as  national  standards:  International  Standards  on  Auditing;  International  Standards  on  Review  Engagements;  International  Standards  on  Assurance  Engagements  Other Than Audits or Reviews of Historical Financial Information; and International Standard  on  Quality  Control  1.  KIBR  now  needs  to  focus  on:  adopting  also  International  Standards  On  Related  Services  including  ISRS 4400  and  ISRS 4410;  ensuring  that  there  are  regular  updates  to  the  national  standards  as  necessary  to  adequately  reflect  all  new  and/or  revised  international  standards;  providing  support  to  its  members  in  the  implementation  process;  ensuring  that  members  will  be  timely  notified  on  all  new,  proposed  and  revised  international  standards  and  other  pronouncements  issued  by  IAASB;  and  promoting  the  use of IAASB practice notes and other non‐authoritative material to provide guidance and  practical assistance.                                                          6  SMO 1 is formally titled: Quality Assurance  7  SMO 3 is formally titled: International Standards and Other Pronouncements Issued by the IAASB    18       5.5. Code of professional conduct and ethics (SMO 48) 49. KIBR  is  also  responsible  for  establishing  principles  of  professional  ethics  for  Statutory  Auditors  with  the  approval  of  the  KNA.    On  June  13th,  2011  KRBR  issued  a  resolution  on  Principles  of  Ethics  that  was  ratified  on  July  20th,  2011  by  the  KNA  in  which  it  adopted  the  IFAC  IESBA  Code  of  Ethics.  KIBR  next  priority  needs  to  focus  on:  ensuring  that  the  Principles  of  Ethics  is  updated  to  reflect  the  revised  Code of  Ethics  issued  in  2015  that  will  become  effective  in  2016;  ensuring  that  members  will  be  timely  notified  on  all  new,  proposed  and  revised  provisions  of  the  IESBA  Code  of  Ethics  and  other  pronouncements  issued  by  IESBA;  and  implementing  learning  activities  for  its  members  such  as  devising  training courses as well as developing and disseminating implementation guidance.  5.6. Public Sector Accounting Standards (SMO 59) 50. The  MOF  has  sole  responsibility  for  Poland’s  public  sector  accounting  framework.    KIBR  has  no  direct  responsibility  for  developing  and  issuing  public  sector  accounting  standards  such  as  would  include  International  Public  Sector  Accounting  Standards  and  other  pronouncements  issued  by  IFAC’s  International  Public  Sector  Accounting  Standards  Board.   KIBR  could  perhaps  play  a  greater  role  in  advocating  such  public  sector  standards  and  pronouncements.  5.7. Investigation and disciplinary process (SMO 610) 51. KIBR  is  responsible  for  investigating  and  disciplining  its  members  with  the  close  oversight  of  the  KNA.  The  two  primary  KIBR  bodies  for  investigation  and  disciplinary  matters  are:  the  National  Disciplinary  Ombudsman  (KRD)  who  acts  as  prosecutor  on  behalf  of  KIBR  in  disciplinary  cases  and  whose  chair  and  deputies  are  directly  elected  by  KIBR  members  at  every  quadrennial  KZBR;  and  the  National  Disciplinary  Court  (KSD)  where  disciplinary  matters  are  prosecuted  and  whose  chair  and  members  are  likewise  directly  elected  by  KIBR  members at every quadrennial KZBR. The table below shows the number of cases dealt with  by the KRD over the period 2011‐2014 by source of referral:                                                              8  SMO 4 is formally titled: IESBA Code of Ethics for Professional Accountants  9  SMO 5 is formally titled: International Public Sector Accounting Standards and Other Pronouncements Issued  by the IPSASB  10  SMO 6 is formally titled: Investigation and Discipline    19         Number of disciplinary cases dealt with by the KRD over the period 2009‐201211   Source of referral No. of cases 2011‐2014  % KRBR  2,001  82,3% KKN  271  11,1% KNA  25  1,0% State bodies (i.e. tax authorities and bank oversight)   6  0,2% Statutory auditors  12  0,5% Audit companies    7  0,3% Business entities  40  1,6% Individuals  61  2,5% Others (including ex officio)    9  0,4% Total  2,432  100,0%     52. The  following  paragraphs  describe  the  main  issues  with  respect  to  the  operation  of  the  investigation and disciplinary system.   53. Over  80%  of  cases  dealt  with  by  the  KRD  relate  to  the  failure  of  KIBR  members  to  comply  with CPD requirements.  Over the period 2011‐2014, CPD related cases accounted for 1,981  of the  2,432 cases dealt  with by KRD but  only around  15% were referred to the KSD.  This is  because  the  KRD  appears  to  exercise  considerable  discretion  in  dealing  with  the  50%  or  so  of  KIBR  members  who  are  not  actively  engaged  in  auditing  including  those  who  are  retired  notwithstanding the provisions of the 2009 Act which requires all KIBR members annually to  undertake  approved  CPD  activities  irrespective  of  whether  or  not  they  are  actively  engaged  in audit.    54. The  graph  below  shows  the  number  of  KIBR  members  who  are  subject  to  KIBR’s  CPD  requirements  together  with  the  number  of  KIBR  members  who  did  not  satisfy  those  requirements over the period 2009‐2012.                                                              11  Source: Performance Report prepared by the KRD in 2015 for the VIII National Assembly of Statutory  Auditors    20       Number of KIBR members subject to CPD requirements over the period 2009‐201212   8,000 7,358 7,311 7,000 6,930 6,000 4,000 2,000 992 709 532 595 0 2009 2010 2011 2012 Number of statutory auditors subject to compulsory professional development Number of statutory auditors who did not fulfill the obligation of compulsory professional development     55. KIBR  has  no  process  for  the  independent  review  of  complaints  by  clients  and  others  in  cases  where  KRD  has  decided,  following  internal  KRD  investigation,  that  the  matter  will  not  be  referred  to  a  disciplinary  hearing.    There  is  thus  a  risk  that  cases  that  should  be  subject to disciplinary hearing are inappropriately dismissed.  56. KIBR  together  with  its  KRD  and  KSD  commissions  is  not  active  in  creating  awareness  of  its  investigation  and  disciplinary  system.    In  addition,  while  KIBR  formally  employs  both  complaints‐based  and  information‐based  approaches  to  trigger  investigation  and  disciplinary  processes,  KIBR  is  essentially  passive  particularly  in  respect  of  the  latter.   In  the  period  2011‐2014  less  than  nine  investigation  procedures  out  of  total  of  2,432  were  initiated  by  KRD  in  an  information‐based  approach.    KIBR  needs  to  develop  a  formal  surveillance  function  within  the  KRD  to  enhance  its  information‐based  approach  to  trigger  investigation  and  disciplinary  processes.    It  also  needs  to  create  greater  awareness  of  its  investigation and disciplinary system to enhance its complaints‐based approach.  57. The  KRD  and  KSD  need  a  documented  set  of  internal  KRD‐  and  KSD‐specific  operating  procedures  and  principles  to  provide  clear  and  authoritative  guidance  on  matters  such  as  procedures  and  tariffs,  particularly  for  common  disciplinary  matters  such  as  failure  to  comply  with  CPD  requirements,  as  well  as  the  division  of  responsibilities  between  and  independence of KRD and KSD members.                                                          12  Source: FRTAP study, “Accountancy Market and Professions as of 30 September 2013”, based on annual  KIBR reports submitted to AOC    21       58. The  KSD  currently  comprises  only  elected  members  of  KIBR.   Consistent  with  SMO 6,  the  KSD  should  comprise  a  balance  of  professional  expertise  and  outside  judgment  and  for  this  reason it should be composed of accountants and non‐accountants.    5.8. Financial reporting standards (SMO 713) 59. The  accounting  and  financial  reporting  regulations  in  Poland  are  established  in  the  Accounting Act.  The Accounting Standards Committee (KSR) supported by the MOF issues  supplementary  guidance  in  the  form  of  accounting  standards.    KIBR  has  no  direct  responsibility for developing and issuing financial reporting standards such as would include  International  Financial  Reporting  Standards  and  other  pronouncements  issued  by  the  International  Accounting  Standards  Board.      KIBR  supports  implementation  of  IFRS  and  national  financial  reporting  standards  by  recommending  five  members  of  the  KSR,  developing  and  promoting  relevant  CPD,  and  performing  other  outreach  work  including  making public statements.                                                            13  SMO 7 is formally titled: International Financial Reporting Standards and Other Pronouncements Issued by  the IASB.    22       6. PART THREE: EDUCATION AND THE EXAMINATIONS (SMO 2) 60. Overall, the education framework for aspiring and professional accountants is good in that  there is broad compliance with International Education Standards14 but there is much that  undermines  that  compliance  and  therefore  there  is  much  that  can  be  done  to  improve  that  framework.   In  summary:  the  ExC  should  be  disbanded  with  full  responsibility  for  the  education  framework  delegated  to  KIBR  under  the  oversight  of  the  KNA;  initial  professional  development  qualification  requirements  needs  to  be  reformulated  to  include  greater  specificity  of  the  required  technical  competences,  professional  skills,  and  professional  values,  ethics  and  attitudes;  and  the  examination  process  should  be  more  transparent  to  include  the  publication  of  past  examination  papers.    The  remainder  of  this  Part  Three  expands upon this.   61. Responsibility  for  the  education  framework  for  aspiring  and  professional  accountants  is  divided  between  KIBR  and  the  ExC  with  the  KNA  playing  an  oversight  role.   As  described  earlier  in  this  report,  the  original  members  of  KIBR  at  the  time  of  its  formation  in  1992,  transferred  into  KIBR  from  the  NCQCA  of  the  SKwP,  such  members  having  been  accredited  as  auditors  after  an  examination  process  conducted  by  the  antecedent  Examination  Commission.   This  structure  and  process  was  inherited  by  the  new  KIBR.   Thus,  the  ExC  has  prime responsibility for all matters relating to initial professional development, qualification  and entry to the audit profession; it  sets, conducts and marks candidates’ examinations and  also  determines  the  suitability  or  otherwise  for  admission  into  KIBR  of  prospective  candidates.   KIBR  provides  the  ExC  with  all  required  administration  support  including  funds  to  operate  (utilising  those  examination  procedure  fees  collected  by  KIBR  from  applicants),  also  specifies  the  initial  education  syllabus  albeit  at  a  very  high  level,  and  ratifies  the  decisions of  the ExC by admitting new members as declared eligible by the ExC.  KIBR for its  part  has  primary  responsibility  for  all  matters  relating  to  CPD.  This  complex  and  disjointed  framework has seemingly never been revisited.  Blurred accountability inevitably leads to no  accountability.  BOX 3 In  Germany,  the  Examination  Unit  at  the  chamber  of  auditors  has  operational  responsibility  including  the  day‐to‐day  business  with  regard  to  the  examination  and  admittance of new members.  In the UK, the professional oversight body needs merely to  be satisfied that a professional accountancy body has an effective and rigorous system in                                                          14  International Education Standards (IESs) as developed and approved by IFAC’s International Accounting  Education Standards Board (IAESB) are considered a benchmark of good practice for entry to professional  accounting education programs, initial professional development of aspiring professional accountants, and  continuing professional development of professional accountants.    23       place  for  registering  firms  and  individuals  as  statutory  auditors;  the  professional  oversight  body  then  reviews  how  that  system  is  working  in  practice  by  looking  at  what  the professional accountancy body has done.    62. The  2009  Act  should  be  reformulated  to  delegate  all  aspects  of  the  framework  for  the  education  of  aspiring  and  professional  accountants  including  those  aspects  currently  performed  by  the  ExC  relating  to  initial  professional  development,  qualification  and  entry  to  the  audit  profession  directly  to  an  appropriate  structure  in  KIBR.   The  legislative  basis  for  the  ExC  should  be  removed.    The  incremental  risks  attaching  to  admission  into  the  profession by KIBR as opposed to by the ExC are likely to be very small.  The public oversight  body, the KNA, could assure itself ex post that all the things KIBR is and should be doing with  respect to statutory auditors’ initial education and examination programs as well as CPD are  being done to a satisfactory standard.  Further, the KNA could intervene and also require ex  ante interventions  only in high risk areas or where KIBR’s performance is cause for concern.   This  is  the  approach  taken  by  all  major  EU  jurisdictions:  professional  bodies  are  responsible  for  admitting  their  own  members  and  professional  oversight  bodies  supervise  the  professional  bodies  on  all  aspects  of  their  operation  including  admission  of  new  members.   This proposal could be implemented in conjunction with the proposal made earlier that KNA  oversees  KIBR  on  a  periodic  review  basis.    The  current  modus  operandi  with  the  ExC  is  excessively onerous, time‐consuming and expensive, particularly for KIBR.    63. The  remainder  of  Part  Three  benchmarks  education  framework  in  Poland  with  IESs  acknowledging that, for the reasons discussed in the preceding paragraphs, matters relating  to  initial  professional  development,  qualification  and  entry  to  the  audit  profession  (i.e.  IESs  1‐6  and  8)  are  currently  primarily  the  responsibility  of  the  ExC  whereas  matters  relating  to  continuing  professional  development  (i.e.  IES 7)  are  currently  primarily  the  responsibility  of  the  KIBR.   The  benchmarking  of  all  IESs  is  included  in  this  report  to  give  a  complete  picture  of the framework for the education of aspiring and professional accountants and also to give  a  sense  of  the  issues  facing  KIBR  if  and  when  it  is  assumes  full  responsibility  for  all  parts  of  that framework.    64. IES 1 ‐  Entry  Requirements  to  Professional  Accounting  Education  Programs  (2014)15.   Polish  entry  requirements  for  professional  accounting  education  programs  needs  to  be  reformulated  to  specify  such  educational  entry  requirements  for  professional  accounting  education  programs  that  will  allow  entrance  only  to  those  with  a  reasonable  chance  of  successfully  completing,  while  not  representing  excessive  barriers  to  entry.  KIBR  and  ExC  should be able to explain to its stakeholders the rationale behind those requirements and  make  it  publicly  available  to  help  individuals  assess  their  own  chances  of  successfully  completing a professional accounting education program.                                                          15  IES 1 is equivalent to the EC requirement for a statutory auditor per Article 6 of the Statutory Audit Directive.    24       65. Currently,  in  Poland  there  are  no  specific  requirements  regarding  prior  education  for  a  candidate  willing  to  start  the  initial  qualification  process.  To  enter  the  professional  accounting  education  program,  a  prospective  candidate  is  required  only  to  submit  an  entry  application  and  a  personal  questionnaire  to  the  ExC  which  then  makes  a  decision  on  whether  to  admit  the  candidate  to  the  program.  Although  the  candidate  might  do  its  own  research  and  learn  on  the  IPD  process  form  the  Auditing  Act  and  related  MoF  decrees  or  KIBR’s  resolutions  it  would  be  recommended  that  this  information  is  gathered  by  KIBR  and  ExC  and  clearly  communicated  to  potential  candidates  especially  emphasizing  their  expectations on the candidates education programs finalized so far.  66. IES 2  Initial  Professional  Development  –  Technical  Competence  (2015).    Polish  initial  professional  development  qualification  requirements  need  to  be  reformulated  to  include  greater specificity of the technical competences required and expected learning outcomes  consistent with the recently revised IES 2.  67. In  a  manner  mirroring  the  situation  with  respect  to  compliance  with  IES 4,  the  content  of  professional  accounting  education  appears  to  cover  the  technical  competence  areas  required  by  IES 2.  However,  the  syllabus  is  stated  in  very  broad  terms  with  very  little  specificity  which  would  enable  either  a  student  properly  to  prepare  for  the  professional  examinations  or  a  training  provider  properly  to  devise  a  training  course  for  such  examinations.    This  lack  of  specificity  undermines  compliance  with  IES 2  which  also  states  detailed  learning  outcomes  for  each  technical  competence  as  well  as  determines  expected  proficiency  level.   Compliance  with  IES 2  is  further  undermined  by  the  lack  of  transparency  of  the  examination  process  as  discussed  below  with  respect  to  IES 6  (assessment  of  professional competence).  68. IES 3 Initial Professional Development – Professional Skills (2015).  Polish initial professional  development  qualification  requirements  need  to  be  reformulated  to  include  an  explicit  specification of the professional skills required and expected learning outcomes consistent  with  IES 3  i.e.  intellectual  interpersonal  and  communication,  personal  and  organizational.  KIBR  and  ExC  must  also  ensure  that  they  have  established  appropriate  assessment  activities  to  measure  the  achievement  of  the  professional  skills  of  aspiring  statutory  auditors.  69. There  is  no  explicit  statement  of  the  professional  competences  required  of  a  candidate  as  required  by  IES 3  i.e.  intellectual  interpersonal  and  communication,  personal  and  organizational.    A  successful  candidate  in  Poland  is  required  to  have  completed  higher  studies,  gained  work  experience  and  passed  examinations  and  as  such  it  could  be  argued  the candidate will have gained these professional competences.  However, in the absence of  an  explicit  specification  of  the  required  professional  skills  and  appropriately  designed  assessment  activities,  it  is  probable  that  some  or  even  many  candidates  will  not  get  all  professional skills required by IES 3.    25       70. IES 4  Initial  Professional  Development  –  Professional  Values,  Ethics  and  Attitudes  (2015).   Polish  initial  professional  development  qualification  requirements  need  to  be  reformulated  to  include  greater  specificity  of  the  required  professional  values,  ethics  and  attitudes  as  well  as  expected  learning  outcomes  consistent  with  IES 4.  KIBR  and  ExC  must  also  ensure  that  they  have  established  appropriate  assessment  activities  to  measure  the  achievement of the professional values, ethics and attitudes of aspiring statutory auditors.  71. In  a  manner  mirroring  the  situation  with  respect  to  compliance  with  IES 2,  the  content  of  professional  accounting  education  appears  to  cover  the  professional  values,  ethics  and  attitudes  competence  areas  required  by  IES 4.  However,  the  syllabus  is  stated  in  very  broad  terms with very little specificity which would enable either a student properly to prepare for  the  professional  examinations  or  a  training  provider  properly  to  devise  a  training  course  for  such  examinations.   This  lack  of  specificity  undermines  compliance  with  IES 4.   Compliance  with  IES 4  is  further  undermined  by  the  lack  of  transparency  of  the  examination  process  as  discussed below with respect to IES 6 (assessment of professional competence).  72. IES 5  Initial  Professional  Development  –  Practical  Experience  (2015).    Details  of  work  experience  objectives,  tasks  and  required  evidence  are  prescribed  by  the  IPD  Regulation  together  with  details  about  the  types  of  entities  in  which  the  work  experience  may  be  obtained.    The  KRBR  has  set  out  detailed  principles  and  templates  for  documenting  work  experience  through  resolutions  approved  by  the KNA.  The  ExC  considers and  approves  each  candidate’s  practical  experience  based  on  a  review  of  the  documentation.    Accordingly,  it  would appear that Polish requirements sufficiently reflect the principles of IES 5.  73. IES 6 Initial Professional Development – Assessment of Professional Competence (2015).  The  current  assessment  process  of  professional  competence  should  be  reviewed  and  redesigned  so  that  it  presents  high  levels  of  reliability,  validity,  equity,  transparency,  and  sufficiency  within  professional  accounting  education  programs  as  required  by  revised  IES  6.  In  particular,  the  qualification  examination  process  should  be  more  transparent  to  include publication of past examination papers.  74. The formal assessments of professional competence are through a series of written and oral  examinations  however  the  examination  process  is  not  transparent.    More  specifically:  as  already  described  above  with  respect  to  IESs 2  and  4,  the  syllabus  is  stated  in  very  broad  terms with very little specificity which would enable either a student properly to prepare for  the  professional  examinations  or  a  training  provider  properly  to  devise  a  training  course  for  such  examinations;  there  are  no  recommended  textbooks  or  other  literature  that  might  in  the  absence  of  a  detailed  syllabus  give  a  better  sense  of  the  topics  that  are  covered  in  the  examinations;  and,  most  notably,  past  examination  papers  and  questions  are  not  made  available.  This lack of transparency seriously undermines compliance with IES 6. It also does  a  great  disservice  to  candidates  in  particular  and  the  profession  in  general  because  candidates  and  employers  invest  a  considerable  amount  of  time  and  money  preparing  for  the examinations in an environment of great uncertainty.      26       75. The  graphs  below  show,  first,  the  number  of  candidates  who  participated  in  qualification  procedures  over  the  period  2009‐2012  and,  second,  the  number  of  candidates  who  passed  the certification exam in 2010‐2012.  Number of candidates who participated in qualification procedures over the period  2009‐201216  12,000 10,512 9,661 10,000 8,734 7,654 8,000 6,000 4,000 2,000 0 2009 2010 2011 2012   Number of candidates who passed the certification exam in 2010‐201217  400 292 300 256 200 176 100 0 2010 2011 2012   76. IES 7  Continuing  Professional  Development  (2014).   KIBR  needs  to:  develop  a  CPD  strategy;  formulate  CPD  requirements  that  are  commensurate  with  the  professional  activities  of  its  various  types  of  members;  consider  developing  CPD  based  on  a  review  of  compliance  issues  raised  in  the  annual  reports  of  regulators  including  the  financial  sector  supervisor;  and  establish  a  scheme  to  acknowledge  and  recognize  CPD  delivered  other  than  by  KIBR‐ accredited bodies.   77. Continuing  professional  development  is  regulated  primarily  by  the  2009  Act  and  CPD  Regulation together with resolutions of the KRBR.                                                          16  Source: FRTAP study, “Accountancy Market and Professions as of 30 September 2013”, based on annual  reports of Audit Oversight Committee for 2009‐2012, http://www.mf.gov.pl/ministry‐ finansow/dzialalnosc/ciala‐kolegialne/komisja‐nadzoruaudytowego/plany ‐dzialania‐i‐sprawozdania/  17  ibid    27       78. There is no strategy for the development and delivery of CPD training.  CPD topics appear to  be  selected  by  the  Training  Commission  based  on  ideas  submitted  in  response  to  a  call  for  ideas  but  there  neither  is  guidance  in  the  call  nor  coherence  in  the  submissions.    Having  chosen  the  topics,  the  Training  Commission  searches  for  and  contracts  experts  to  prepare  books  on  the  topics  that  KIBR  publishes  and  sells  to  those  who  deliver  that  training  or  are  interested in the topic.  KIBR seems to hold quite a stock of unsold books.   79. The  2009  Act  requires  all  KIBR  members  annually  to  undertake  approved  CPD  activities  irrespective  of  whether  they  are  actively  engaged  in  audit  or  whether  they  are  part  of  the  50%  or  so  of  KIBR  members  who  are  actively  engaged  in  unrelated  fields  or  inactive  including being retired.    80. KIBR  does  not  recognize  CPD  training  delivered  by  bodies  other  than  those  accredited  by  KIBR.    As  such,  some  KIBR  members,  notably  those  employed  by  international  audit  networks,  attend  other  training  tailored  more  specifically  to  their  needs  but  are  still  required to attend the less relevant KIBR‐accredited training at considerable cost in terms of  both the expense of attending the training and income foregone. The so called Deregulation  Act  introduced  changes  to  regulations  concerning  CPD,  namely:  (i)  part  of  CPD  can  be  fulfilled  as  so  called  “self‐education”.  That  part  does  not  have  to  be  done  in  an  entity  accredited by KIBR; and (ii) it has also been changed that it is not at the discretion of KIBR to  decide who is accredited. KIBR must accredit entities fulfilling requirements set by law.  81. IES 8  Competence  Requirements  for  Audit  Professionals  (2008).    The  requirements  of  the  current  and  in‐force  version  IES 8  are  effectively  described  above  in  relation  to  IESs 1‐7.   KIBR  is  making  preparations  to  implement  a  revised  IES 8,  “Professional  competence  for  engagement  partners  responsible  for  audits  of  financial  statements”,  which  was  issued  in  December 2014 and becomes effective July 1, 2016.  82. There  is  no  formal  strategy  for  the  Education  Center  KIBR.  A  few  years  ago,  KIBR  established  an  Education  Center  KIBR  (CE  KIBR)  at  considerable  expense.    There  was  no  formal  strategy  as  such  for  CE  KIBR  but  discussions  about  its  rationale  and  purpose  seemed  to  revolve  around:  taking  advantage  of  VAT  benefits  available  to  educational  units;  providing training to candidates for qualification exams; and providing CPD training in topics  unpopular  with  other  training  providers.    Some  regional  branches  perceive  CE  KIBR  as  a  potential threat however CE KIBR currently offers only four CPD training courses, all of them  on quite popular topics. The absence of a strategy for CE KIBR creates both reputational and  financial risks for KIBR.          28       7. AREAS FOR CONSIDERATION 83. The main areas for consideration arising from this report are presented below.  84. In respect of KIBR’s legislative basis and oversight:   The  MoF,  in  amending  the  Act  on  Auditing,  should  take  account  of  the  impact  of  its  proposed  financing  by  KIBR  of  the  KNA  on  the  financial  position  and  sustainability  of  KIBR.   KIBR  should  be  made  much  less  dependent  upon  the  KNA  and  the  ExC  for  decisions  of  any  consequence.    Rather  than  require  the  KNA  to  oversee  KIBR  on  a  decision‐by‐ decision basis as is currently the case, the 2009 Act could be reformulated to require the  KNA to oversee KIBR on a periodic review basis for delegated tasks.  The public oversight  body, the KNA, could develop a KIBR‐specific periodic inspection program to assure itself  ex  post  that  all  the  things  KIBR  is  and  should  be  doing  are  being  done  to  a  satisfactory  standard.   Further,  the  KNA  could  intervene  and  also  require  ex  ante  interventions  only  in high risk areas or where KIBR’s performance is cause for concern;   the ExC should become an integral structure within KIBR under the oversight of the KNA.  85. In respect of KIBR’s governance and staffing arrangements:   KIBR’s  President  and  members  of  its  [statutory]  commissions  should  be  rotated  in  a  manner  so  as  to  maintain  institutional  knowledge  and  memory  as  well  as  continuity  in  terms  both  of  strategy  and  direction.    This  could  be  done  by,  for  example,  convening  annual  rather  than  quadrennial  KZBRs  at  which  a  quarter  of  all  positions  are  rotated  off  and filled by newly elected officials on fresh four‐year appointments.   KIBR’s  governance  arrangements  should  be  realigned  to  better  correspond  with  its  mandate  and  responsibilities.  KIBR  commissions  should  be  clearly  aligned  with  KIBR’s  tasks especially those that are delegated.   KIBR’s  President,  KRBR  and  commissions  should  more  clearly  take  charge  of  all  matters  relating  to  KIBR.    The  structure  of  the  KIBR  Office  should  be  more  clearly  aligned  with  and subordinate to KIBR’s commissions and should not purport to represent KIBR on any  matters  without  expressly  delegated  authority  from  those  commissions  including  and  especially  on  matters  relating  to  powerful  external  stakeholders  such  as  the  MoF,  the  KNA and the ExC.   KIBR  needs  to  consider  the  extent  to  which  its  President,  the  KRBR  and  other  commissions should be supported by a full‐time cadre of professional and technical staff  especially  in  respect  of  its  delegated  tasks  as  well  as  tasks  relevant  to  compliance  with  SMOs  and  IESs.    This  would  likely  include  a  Chief  Executive  Officer  and  Chief  Financial  Officer.    29       86. In respect of KIBR’s finances:   KIBR  should  analyze  its  financial  position  with  a  view  to  making  the  case  for  a  change  to  KIBR’s  model  of  financing  to  put  KIBR  on  a  sustainable  footing  including  revisiting  its  income from membership fees and quality assurance.   To  the  extent  that  the  MoF,  the  KNA  and  the  ExC  will  continue  to  make  significant  administrative  demands  of  KIBR,  it  should  do  so  with  explicit  consideration  of  the  costs  and benefits as well as with reference to and accountability for budget agreed with KIBR.   Serious  consideration  should  be  given  to  the  sustainability  of  KIBR’s  many  regional  offices  with  hard  decisions  perhaps  being  required  to  change  their  role,  structure  and  financing or even to close those that are simply not viable.   KIBR’s  commissions  and  departments  with  authority  to  spend  should  be  made  much  more  explicitly  and  directly  accountable  for  their  budgets  and  should  also  be  given  regular reports to be able to monitor their position and performance.  87. In respect of KIBR’s operational systems and procedures:   KIBR  should  upgrade  it  financial  and  operational  systems  including  its  bookkeeping  system,  SIMPLE  ERP,  to  enable  KIBR’s  finances  to  be  properly  managed  including  producing financial reports in formats that are comparable with the formats in which the  individual commissions’ budgets are produced.   KIBR  should  devise  operational  procedures  and  manuals  including  of  a  financial  management nature to describe the main processes and responsibilities within KIBR.   KIBR  should  devise  detailed  and  specific  job  descriptions  for  its  staff  and  should  select  and appoint KIBR staff in a transparent manner.   The  document  management  system,  MIS  IP24  Document  Flow  System,  should  be  better  implemented and utilized.  88. In respect of KIBR’s roles and responsibilities as a professional accountancy body:   KIBR  should  consider  which  categories  of  membership,  studentship,  titles  and  designation  letters  are  required  e.g.  member,  fellow,  associate,  affiliate,  accounting  technician,  student,  trainee,  extended  leave,  retired.    KIBR  should  also  develop  competency  profiles  for  each  eventual  membership  classification  category  including,  most importantly and urgently, that of a practicing statutory auditor.   KIBR  needs  to  update  its  website  through  which  the  public  may  access  the  public  register  of  auditors  to  ensure  the  information  available  on  that  website  is  consistent  with  the  requirements  of  the  Act  on  Auditing  and  the  EU  Statutory  Audit  Directive  and  Regulation   KIBR’s  quality  assurance  function  should  be  strengthened  including  implementing  a  revised  quality  assurance  methodology.    (This  activity  is  being  addressed  separately  through the FRTAP).    30       Audit  and  related  standards  need  to  be  updated  to  reflect  updated  international  standards.     The  Polish  Principles  of  Ethics  need  to  be  revised  to  reflect  the  IESBA’s  revised  Code  of  Ethics and over time, IESBA’s Code of Ethics should be considered for adoption.   The  investigation  and  disciplinary  system  needs:  formally  documented  operating  procedures;  a  new  process  for  the  independent  review  of  alleged  breaches  of  discipline  that  are  not  referred  to  a  disciplinary  hearing;  and  independent  non‐accountant  members of the National Disciplinary Court.     The  education  framework  for  aspiring  and  professional  accountants  should  be  updated  to  reflect  the  competence‐based  approach  required  by  the  revised  International  Education  Standards  and  include:  initial  professional  development  qualification  requirements  needs  to  be  reformulated  to  include  greater  specificity  of  the  required  technical  competences,  professional  skills,  and  professional  values,  ethics  and  attitudes;  and  the  examination  process  should  be  more  transparent  to  include  the  publication  of  past examination papers.   In  respect  of  continuing  professional  development,  KIBR  needs  to:  develop  a  CPD  strategy;  formulate  CPD  requirements  that  are  commensurate  with  the  professional  activities of its various types of members; consider developing CPD based on a review of  compliance issues raised in the annual reports of regulators including the financial sector  supervisor;  and  establish  a  scheme  to  acknowledge  and  recognize  CPD  delivered  other  than by KIBR‐accredited bodies including in accordance with the Deregulation Act.   KIBR  should  develop  a  formal  strategy  for  the  Education  Center  KIBR  to  set  out  its:  rationale and purpose including its role in providing initial professional development and  CPD;  cooperation  or  competition  with  KIBR’s  regional  offices  and  other  training  providers; management structure; and financial sustainability.        31       ANNEX 1: EXTRACTS FROM 2009 ACT ON AUDITING RELATING TO KIBR   1. This  annex  presents  extracts  from  the  2009  Act  on  Auditing  (2009 Act)  relating  to  KIBR’s:  (i)  relationship  with  other  bodies  and  organizations;  (ii)  governance,  management  and  internal  processes; and (iii) finances.   Legislative impact on KIBR’s relationships with other bodies and organizations 2. The  2009  Act  sets  out  very  specific  and  detailed  roles,  responsibilities  and  complex  relationships  between  statutory  auditors,  KIBR  and  its  constituent  commissions,  the  MoF,  the  MoF‐appointed  KNA  and  the  MoF‐appointed  ExC.    More  specifically,  the  2009  Act  establishes the following relationships:  With respect to the register of statutory auditors:  a. Statutory  auditors  can  only  be  considered  as  such  if  they  are  entered  in  the  register  of  statutory auditors maintained by KIBR’s KRBR (art 10.1) if not objected to within 30 days  by the KNA (art 10.6). and after the prior notification of the KRBR (art 3. 4)   With respect to initial and continuing professional development (CPD):  b. The  scope,  subject  and  minimum  number  of  hours  of  statutory  auditors’  CPD  shall  be  approved by the KRBR which in turn must be approved by the KNA (art 4.3).  c. Prospective  statutory  auditors  must,  inter  alia,  have  work  experience  satisfactory  to  the  ExC,  pass  10  exams  set  by  the  the  ExC,  and  pass  a  diploma  exam  (with  oral  and  written  parts) before the ExC before swearing an oath to the KRBR (art 5.2.5‐8).  d. The  ExC  consists  of  19  members  appointed  by  the  MoF  (art  6.1)  including  seven  representatives recommended by the KRBR (art 6.1.2).  e. KIBR shall ensure servicing for the ExC (art 8.4).  f. The  KRBR  shall  adopt  a  resolution,  in  agreement  with  the  ExC,  regarding  the  rules  and  regulations  pursuant  to  which  the  ExC  operates.  The  resolution  shall  require  the  approval of the KNA. (art 8.5)  g. The ExC shall furnish the KNA with a report on its operation for every calendar year. (art  8.6)    32      h. The  KRBR  shall  determine  after  consultation  with  ExC,  in  the  form  of  resolutions  approved by the KNA, all manner of detail regarding the statutory auditors’ qualification  examinations including timing and thematic scope of examinations. (art 9.9)  With respect to the operation of KIBR:  i. Statutory  auditors  shall  form  a  professional  self‐government  of  statutory  auditors,  KIBR,  with  many  specific,  detailed  and  onerous  operating  procedures  and  commissions  (chapter 3,  arts  13‐30)  of  which  the  following  matters  explicitly  require  the  KNA  involvement:  (a) The KNA shall be required to approve (art 21.3) KRBR resolutions regarding: national  auditing standards, internal quality control requirements for audit firms, professional  ethics,  rules  and  regulations  of  professional  disciplinary  proceedings,  principles  of  CPD,  rules  and  regulations  of  operation  of  the  ExC,  and  regulations  in  respect  of  art  9.9 (initial qualification procedures). (art 21.2.3)  (b) The  KRBR  shall  inform  the  KNA  about  statutory  auditors  failing  to  comply  with  mandatory CPD (art 21.4).  (c) KIBR shall submit its financial statements to the KNA (art 21.5).  (d) The  National  Disciplinary  Court  (KSD)  of  KIBR  shall  submit  an  annual  report  to  the  KNA (art 24.7).  (e) The  National  Disciplinary  Spokesman  (KRD)  of  KIBR  shall  submit  an  annual  report  to  the KNA (art 25.4).  (f) With respect to the National Supervision Commission (KKN) of KIBR:  (i) KKN  quality  assurance  controllers  delegated  to  control  audit  firms  of  PIEs  shall  be approved by the KNA (art 26.5)  (ii) The KNA may apply for employees of the accounting and audit unit  of the MoF  to join KKN quality assurance controls (art 26.6)  (iii) The  KNA  may  issue  recommendations  and  instructions  regarding  the  conduct  of KKN quality assurance controls (art 26.7)  (iv) The annual plan of KKN quality assurance controls of audit firms of PIEs shall be  approved by the KNA (art 26.8)  (v) The KNA may commission KKN controllers and inspectors to perform additional  quality assurance inspections (art 26.10)  (vi) The  detailed  conduct  including  rights  and  obligations  of  KKN  quality  assurance  inspections  shall  be  performed  in  a  manner  identical  to  that  in  which  the  KNA  conducts its controls as specified in arts 75‐82 (art 26.13)  (vii) The  KKN  shall  submit  reports  on  each  of  its  quality  assurance  controls  of  audit  firms of PIEs to the KNA (art 27.2)    33       (viii) KKN  quality  assurance  reports  in  respect  of  Public  Interest  Entities  (PIEs)  shall  require  the  prior  approval  of  the  KNA  which  will  have  the  right  to  access  KKN  control files and make modifications to the control reports (art 27.3)  (ix) The  KKN  shall  submit  an  annual  report  to  the  KNA  in  respect  of  audit  firms  of  PIEs (art 27.6)  (x) The  KNA  shall  approve  KKN  resolutions  in  respect  of  its  selection  of  quality  assurance  controllers,  the  CPD  requirements  of  such  controllers,  and  a  sample  of a report by KKN quality assurance controllers (art 27.9)  (xi) The  KKN  shall  share  information  regarding  declarations  of  independence  by  its  quality assurance controllers of audit firms of PIEs with the KNA (art 27.11)  j. All  resolutions  passed  by  KIBR’s  statutory  commissions  shall  be  shared  with  the  KNA  within 14 days (art 28.1).  k. The KNA shall approve KIBR’s statute including any changes to it (art 29).  Legislative impact on KIBR’s governance, management and internal processes 3. The  2009  Act  sets  out  in  great  detail  KIBR’s  governance,  management  and  internal  processes.  More specifically, the 2009 Act specifies:  a. Which  [statutory]  commissions  should  be  established,  their  term  of  office,  how  their  members  should  be  selected,  as  well  as  their  composition,  competences  and  mode  of  operation ‐  the  KZBR,  the  KRBR,  the  National  Internal  Audit  Committee  (KKR),  the  KSD,  the KRD and the KKN (art 17.1). The term of office of these bodies shall be four years (art  17.2).    The  KZBR  shall  select  the  President  of  the  KRBR  as  well  as  the  members  of  the  various  commissions  (art  20.1.1‐4).    The  composition,  competences  and  mode  of  operation  of  the  various  commissions  are  described  in  considerable  detail  in  articles  21‐ 30.  b. How  often  the  KZBR  should  convene  and  the  circumstances  under  which  an  Extraordinary  Assembly  may  be  convened ‐  The  KZBR  shall  take  place  every  four  years  (art 18.1). The KRBR or 10%  of KIBR members or the KKR may summon  an Extraordinary  Assembly (respectively, arts 18.3, 18.5.1, 18.5.2)  Legislative impact on KIBR’s financing 4. The  2009  Act  establishes  many  significant  constraints  relating  to  KIBR’s  finances  without  regard to KIBR’s financing requirements.  For example, the 2009 Act specifies:    34      a. KIBR  shall  ensure  servicing  for  the  ExC  and  shall  also  cover  the  cost  of  remuneration  of  the  members  of  the  ExC  (art  8.4).   It  further  specifies  that  members  of  the  ExC  shall  be  entitled  to  specific  remuneration  based  on  the  average  remuneration  in  domestic  economy  announced  by  the  President  of  the  Central  Statistical  Office  for  the  previous  calendar year: 1) for participation in a meeting of the ExC or in an examination board; 2)  for  participation  in  an  examination;  3)  for  preparation  of  examination  tests  and  situational  tasks,  as  well  as  preparation  of  a  template  of  correct  answers;  4)  for  examination  of  an  appeal;  5)  for  examination  of  an  application  for  acknowledgment  of  internship;  6)  for  examination  of  an  application  for  acknowledgment  of  completion  of  practice; and 7) for verification of tests (art 8.7).  b. A  candidate  for  statutory  auditor  shall  settle  an  examination  fee  as  follows:  the  fee  for  written examinations shall be determined in an amount not exceeding the equivalent of  20%,  whereas  the  fee  for  diploma  examination  in  an  amount  not  exceeding  the  equivalent  of  30%  of  average  remuneration  in  domestic  economy  announced  by  the  President of the Central Statistical Office for the previous calendar year (art 9.4).    c. The  KKN  may,  based  on  irregularities  ascertained  during  its  quality  assurance  inspections,  apply  to  the  KRBR  to  impose  a  financial  penalty  on  the  entity  authorised  to  audit  financial  statements  in  an  amount  not  exceeding  10%  of  revenues  obtained  in  the  previous  financial  year  from  performance  of  audit  activities  and  not  higher  than  PLN  250,000  (art  27.1.3.a).  The  financial  penalty  shall  constitute  the  revenues  of  KIBR  (art  27.5).  d. KIBR  shall  remit  20%  of  the  fees  charged  to  auditors  of  PIEs  for  quality  assurance  to  the  state  budget  (art  30.1)  being  not  more  than  2%  of  those  auditors’  revenue  from  audit  and assurance engagements (art 52.1.2).  e. A  statutory  auditor  shall  be  subject  to  disciplinary  liability  with  respect  to  conduct  contradictory  with  legal  provisions  (art  31.1)  which  may  include  a  financial  penalty  (art  31.2.3)  equal  to  double  the  amount  of  minimum  remuneration  for  work  which  is  announced  on  the  basis  of  the  Act  on  Minimum  Remuneration  for  Work  of  October  10,  2002  (Dz.U.  No.  200  item  1679  of  2004,  No.  240  item  2407  and  of  2005  No.  157  item  1314).  Receipts  from  financial  penalties  shall  constitute  the  revenue  of  the  KRBR  (art  31.5).  f. An  entity  entitled  to  audit  financial  statements  shall  pay  a  fee  upon  entry  to  the  list  of  entities  authorized  to  audit  financial  statements  in  an  amount  not  exceeding  50%  of  average  remuneration  in  domestic  economy,  announced  by  the  President  of  the  Central  Statistical Office for the previous calendar year (art 52.1.1) as well as an annual oversight  fee not exceeding 2% of annual revenue on account of performance audit and assurance  engagements,  however  not  less  than  20%  of  the  average  remuneration  in  domestic  economy  announced  by  the  President  of  the  Central  Statistical  Office  for  the  previous  calendar year (art 52.1.2).    35       ANNEX 2: FINANCIAL POSITION AND PROJECTIONS 1. This  annex  presents  a  2015‐2020  financial  projection  for  KIBR  that  was  compiled  by  the  authors  of  this  report.    It  was  prepared  in  the  absence  of  any  other  available  projections  including  any  by  KIBR  itself.   The  purpose  of  the  projection  is  to  give  substance  to  and  help  form an understanding of the widely‐expressed concerns about KIBR’s financial position.   2. The methodology adopted for this projection is as follows:     a. Projection comprises both KIBR and its all regional branches.  b. The  format  adopted  is  consistent  with  the  format  used  by  KIBR  for  its  annual  financial  plan though for the sake of simplicity, some lines presented separately in the KIBR’s plan  are combined in this projection.  c. The  forecast  for  the  years  2016‐2020  are  derived  from  KIBR’s  stated  results  for  2014,  its  stated  financial  plan  for  2015  and  the  consequences  of  the  MoF’s  recently  proposed  changes  to  the  2009 Act  to  reflect  the  new  EU  audit  framework  comprising  Directive 2014/56/UE  and  Regulation 537/2014.  In  respect  of  the  MoF‐proposed  changes, the main financial implication is in respect of the oversight fees to be collected  by KIBR and paid over to the KNA.  d. The  detailed  financial  assumptions  underlying  the  forecast  for  the  years  2016‐2020  are  presented further below.   KIBR Financial Forecast 2015‐2020 (PLN'000) e.   Actual  Plan Forecast Forecast Forecast Forecast  Forecast   2014  2015 2016 2017 2018 2019  2020 REVENUES   KIBR excluding branches:  1  Membership  721  618 649 682 716 751  789 fees  2  Oversight fees  12 481  13 454 13 454 9,995 9 995 9 995  9 995 3  Registration  129  120 120 120 120 120  120 fees  4  Exam fees  3 805  4 426 4 426 4 426 4 426 4 426  4 426 5  Training,  782  1 037 1 014 1 014 1 014 1 014  1 014 publishing and  conferences    36      Actual  Plan Forecast Forecast Forecast Forecast  Forecast   2014  2015 2016 2017 2018 2019  2020 6  Other income  367  474 420 420 420 420  420 7  Finance  508  555 232 232 261 268  257 income  8  Subtotal  18 792  20 684 20 314 16 888 16 951 16 994  17 020 for KIBR excluding  branches   Regional branches: 9  Membership  1 735  1 855 1 947 2 045 2 147 2 254  2 367 fees  10  Trainings  2 690  2 172 2 183 2 165 2 147 2 129  2 112 11  Other income  146  88 117 117 117 117  117 12  Finance  80  90 0 0 0 0  0 income  13  Subtotal  4 650  4 204 4 247 4 326 4 411 4 501  4 596 for regional  branches  14  TOTAL KIBR  23 443  24 888 24 561 21 215 21 362 21 494  21 616 REVENUES  EXPENSES   KIBR excluding branches:   15  Costs of  219  146 182 182 182 182  182 operating as a  self‐governing  body  16  KNA fee  1 782  2 015 2 092 0 0 0  0 17  Registration of  74  51 62 62 62 62  62 auditors and  auditing  entities  18  KRD  257  299 299 299 239 239  239 19  KSD  298  581 581 581 465 465  465 20  Salaries of KKN  1 845  1 879 1 879 939 939 939  939 controllers    37      Actual  Plan Forecast Forecast Forecast Forecast  Forecast   2014  2015 2016 2017 2018 2019  2020 21  Other costs of  2 343  2 018 1 958 1 808 1 808 1 808  1 808 KKN inc.  inspections  22  Payroll costs  1 225  1 429 1 429 1 429 1 299 1 299  1 299 of admin staff  allocated to  control and  oversight  23  Costs of exams  1 960  1 862 2 279 2 279 2 279 2 279  2 279 24  Examination  1 100  1 362 1 150 1 150 1 150 1 150  1 150 Commission  costs  25  Costs of  1 173  1 302 1 279 1 279 1 279 1 279  1 279 trainings,  publishing and  conferences  26  KIBR's Office  7 109  8 041 7 215 7 215 7 215 7 763  7 215 and  administration  27  Other  896  772 779 779 779 779  779 operating  costs  28  Finance costs  24  3 13 13 13 13  13 29  Subtotal  20 304  21 758 21 196 18 015 17 709 18 257  17 709 for KIBR excluding  branches   Regional branches: 31  Trainings and  1 984  1 774 1 761 1 749 1 737 1 725  1 713 conferences  32  Payroll and  1 418  1 500 1 500 1 500 1 500 1 500  1 500 other  compensation  Admin and  1 156  1 335 1 101 1 101 1 101 1 401  1 101 33  office costs    38       Actual  Plan Forecast Forecast Forecast Forecast  Forecast   2014  2015 2016 2017 2018 2019  2020 34  Subtotal  4 558  4 609 4 362 4 350 4 338 4 626  4 314 for regional  branches  35  TOTAL KIBR  24 862  26 367 25 558 22 365 22 047 22 883  22 023 EXPENSES  36  Loss  (1 512)   (1 075) (882) (1 127) (758)  (1 264)   (689) for KIBR excluding  branches  37  Profit or (loss)  93   (405) (115) (23) 73  (125)  282 for regional  branches  38  TOTAL LOSS  (1 419)   (1 480) (997) (1 150) (685)  (1 389)   (407) FOR KIBR    Balance sheet highlights (PLN'000)   Actual  Plan Forecast Forecast Forecast Forecast  Forecast   31.12.14  31.12.15 31.12.16 31.12.17 31.12.18 31.12.19  31.12.20 Net assets  35 768  34 288 33 291 32 141 31 456 30 067  29 660 of which:   Cash balance   10 541  9 267 9 293 10 457 10 719  10 277   10 816   3. Key assumptions made for the 2016‐2020 forecasts in the above tables include:  a. It  was  assumed  that  membership  fees  would  increase  5%  each  year  (there  is  a  limit  of  10%  increase  each  year  up  to  maximum  amount  of  15%  of  the  average  salary  in  the  economy). Continuing current practice – 75% of those fees would be redistributed to the  branches.  b. In  2016  the  audit  companies  revenues  would  increase  3.8%  (which  is  equal  to  GDP  growth assumed in the state budget for 2016) compared to 2015 and will remain on this  2016 level in subsequent years.    c. Based  on  the  published  assumptions  to  the  new  law  as  well  as  information  received  from  the  MOF  in  April  2016  –  starting  from  2018  the  oversight  fee  collected  by  KIBR  from the audit companies will decrease to 1.5% (from 1.75%) charged on revenues from  assurance engagements of non‐PIE including auditing engagements.    39      d. Exam  fees,  registration  fees  as  well  as  revenues  from  trainings,  publishing  and  conferences  and  other  revenue  would  remain  on  the  2015  level  except  for  revenues  from  obligatory  trainings  generated  by  KIBR’s  branches  –  as  since  2015  there  is  more  competition  on  the  CPD  training  market  allowed  and  additionally  self‐education  also  counts  for  CPD  hours,  it  would  be  reasonable  to  expect  some  drop  of  CPD  revenues  –  it  was prudently assumed only 1% each year.  e. Finance  income  (being  bank  deposit  interest)  was  calculated  only  on  the  total  KIBR’s  level – assumed 2.5% on the average cash balance in the year.  f. Based  on  the  published  assumptions  to  the  new  law  as  well  as  information  received  from  the  MOF  in  April  2016  –  the  oversight  fee  paid  by  KIBR  to  KNA  would  remain  at  20% until 2017 (paid till March 2018) and then would discontinue.  g. As  starting  from  2018  KIBR  would  no  longer  control  audit  engagements  of  PIE,  it  was  assumed  that  the  oversight  costs  should  decrease  –  mainly  payroll  costs  of  the  controllers  (50%  decrease  compared  to  2015  plan)  and  its  supporting  admin  (1  person  less).  h. Starting  from  2018  it  was  assumed  that  KRD  and  KSD  costs  would  decrease  by  20%  compared to 2015 plan.  i. Direct  exam  costs  were  calculated  using  cost  to  exam  fees  revenue  ratio  as  of  2015.  Other  costs  related  to  the  Examination  Board  were  assumed  not  lower  than  in  2015  (payroll and rent costs) or as an average of 2014 and 2015 (all other).  j. Training costs were calculated using cost to training revenue ratio as of 2015.  k. It was assumed that the next Assembly will take place in 2019 and its costs would be PLN  830k which includes PLN 300k of costs to organize the assemblies in the regions.  l. Other costs were assumed to be not lower than in 2015 (i.e. payroll and depreciation) or  equal to the average of 2014 and 2015 (all other costs).  m. Due  to  a  negative  cash  balance  appearing  in  2019,  finance  interest  cost  were  calculated  on  hypothetical  borrowings  necessary  in  such  a  case  (WIBOR  1Y  which  is  now  1,84%  +1.5% margin).  n. Due to incurred losses there would be no income tax.  o. No inflation.  p. Cash  balance  was  calculated  using  as  a  starting  point  the  actual  balance  as  of  31  December  2014.  Then  for  the  next  year  it  was  increased  by  the  profit/decreased  by  the  loss  but  modified  in  terms  of  oversight  fee  payments  (received  from  audit  companies  and  then  paid  to  KNA)  which  happen  next  year  and  increased  by  the  depreciation/amortisation for the current year.        40