Assurer une transparence maximale des délégations des Parties, des organisations intergouvernementales, des organisations non gouvernementales et des groupes de la société civile présents lors des sessions de la Conférence des Parties et des réunions de ses organes subsidiaires : rapport du Secrétariat de la Convention

Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac Septième session Delhi, Inde, 7-12 novembre 2016 Point 7.9 de l’ordre du jour provisoire FCTC/COP/7/30 13 juillet 2016 66 Assurer une transparence maximale des délégations des Parties, des organisations intergouvernementales, des organisations non gouvernementales et des groupes de la société civile présents lors des sessions de la Conférence des Parties et des réunions de ses organes subsidiaires Rapport du Secrétariat de la Convention CONTEXTE 1. Lors de sa sixième session (Moscou, Fédération de Russie, 13-18 octobre 2014), la Conférence des Parties a adopté la décision FCTC/COP6(25) 1 intitulée « Assurer une transparence maximale concernant les délégations des Parties auprès de la Conférence des Parties et de ses organes subsidiaires ». 2. Conformément au mandat qui lui a été conféré par la Conférence des Parties, le Bureau a débattu, lors de sa deuxième réunion en octobre 2015 et de sa troisième réunion en avril 2016, des mesures visant à maximiser la transparence des délégations des Parties. Il fournit désormais des recommandations pour examen par la Conférence des Parties. 3. Le Secrétariat de la Convention informe la Conférence des Parties qu’il a pris les dispositions nécessaires pendant la dernière période intersessions pour garantir au maximum la non-ingérence de l’industrie du tabac dans les réunions tenues dans le cadre de ses plans de travail. Il a également entamé une procédure de consultation avec plusieurs experts 2 concernant l’article 5.3 afin de 1 Voir le Document FCTC/COP/6/27 qui a servi de base aux discussions menées sur cette question lors de la COP6. 2 Premièrement, en marge de la 16e Conférence mondiale sur le tabac et la santé et deuxièmement, lors d’une réunion coorganisée par le Secrétariat de la Convention et SEATCA (un observateur à la COP) qui a eu lieu à Bangkok, Thaïlande, les 23-25 novembre 2015. FCTC/COP/7/30 2 rassembler des informations sur la mise en œuvre de la décision FCTC/COP6(14)3, notamment en matière de transparence. Ces apports sont également reflétés dans cette publication. 4. En outre, le Secrétariat de la Convention et l’OMS ont proposé, à l’occasion de leur participation à la sixième réunion de l’Équipe spéciale interorganisations pour la prévention et la maîtrise des maladies non transmissible (UNIATF) les 10-12 février 2016, qu’un projet de modèle de politique de prévention de l’ingérence de l’industrie du tabac soit examiné par d’autres organismes des Nations Unies et organisations intergouvernementales (OIG), dont certains observateurs à la Conférence des Parties. Ce projet vise à « exclure toute personne employée par l’industrie du tabac ou qui prête des services de conseil ou autres auprès de celle-ci à être membre d’un quelconque comité, groupe de consultation ou d’experts ou de la délégation du conseil directeur ». L’adoption d’une politique qui respecte ces critères garantira que les organismes des Nations Unies agissent en vertu de l’article 5.3 de la Convention et de ses directives. Les contributions à ce projet de politique de plusieurs membres de cette équipe spéciale ont été acceptées jusque fin avril 2016 et une version définitive assortie d’observations pertinentes sera proposée en vue de son adoption lors de la prochaine réunion de l’UNIATF en octobre 2016. Le Secrétariat de la Convention continuera également à piloter les OIG membres de l’UNIATF et qui ont choisi d’adopter des politiques individuelles. 5. Le Secrétariat de la Convention a par ailleurs analysé les listes des participants des réunions précédentes de la Conférence des Parties avant la réunion du Bureau d’octobre 2015. Il a ainsi mis en évidence qu’au moins 11 Parties avaient mandaté des représentants affiliés à l’industrie du tabac provenant notamment de monopoles d’État sur le tabac, d’institutions et d’associations spécialisées, etc. pour qu’ils assistent à une ou plusieurs réunions de la Conférence des Parties. Or, ce chiffre pourrait être sous-estimé, car il représente uniquement les délégués dont les liens avec l’industrie du tabac sont facilement identifiables de par l’intitulé de la fonction qu’ils exercent. De surcroît, le Secrétariat de la Convention a également analysé les relevés des trois dernières réunions de la Conférence des Parties sur la délivrance de badges au public afin d’examiner si les relations des personnes qui en faisaient la demande avec l’industrie du tabac étaient ou non enregistrées. 6. À ce titre, le présent rapport vise à proposer des mesures supplémentaires pour maximiser la transparence des délégations qui participent à la septième session de la Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS (COP7) et à d’autres réunions de ses organes subsidiaires. INVITATIONS AUX RÉUNIONS DE L’INSTANCE DIRIGEANTE ET À D’AUTRES RÉUNIONS DANS LE CADRE DU PLAN DE TRAVAIL DE LA CONFÉRENCE DES PARTIES 7. Le Secrétariat de la Convention emploie depuis 2014 des phrases standard qui visent à empêcher la participation de délégués de l’industrie du tabac ou de toute entité qui recherche uniquement son propre intérêt. Ces phrases ont été testées dans des invitations à des réunions techniques organisées dans le cadre du plan de travail de la Conférence des Parties. En outre, le Bureau a débattu et approuvé cette pratique adoptée et a participé aux travaux de formulation et à la validation de ces phrases. Deux des phrases qui ont été approuvées par le Bureau sont portées à l’attention de la COP7. Ces deux phrases standard doivent figurer dans toutes les lettres de convocation émanant du Chef du Secrétariat de la Convention concernant des réunions de ses organes subsidiaires et des réunions techniques organisées par le Secrétariat de la Convention. Le Bureau a également approuvé l’inclusion, de façon provisoire, de ces phrases dans les lettres de convocation et la possibilité de les modifier, au besoin, sur examen et approbation de la COP7 : 3 Cette décision porte sur des mesures relatives à la « Protection des politiques de santé publique en matière de lutte antitabac des intérêts commerciaux et particuliers de l’industrie du tabac », concernant notamment les instances internationales. Voir le document FCTC/COP/7/7. FCTC/COP/7/30 3  Concernant les réunions statutaires : « Au regard de l’article 5.3 de la Convention-cadre de l’OMS et des directives relatives à l’application de cet article 5.3 adoptées par la Conférence des Parties en 2008, les Parties ne doivent pas désigner une personne en situation de conflit d’intérêts4 avec l’industrie du tabac ou ses filières ou tout bénéficiaire des profits dérivés du commerce du tabac 5 ».  Concernant les réunions techniques organisées par le Secrétariat de la Convention : « Au regard de l’article 5.3 de la Convention-cadre de l’OMS, des directives relatives à l’application de cet article 5.3 adoptées par la Conférence des Parties en 2008 et des décisions pertinentes de la Conférence des Parties, les Parties sont priées de ne pas inviter, au sein de leurs délégations, de personnes qui représentent l’industrie du tabac ou des entités qui recherchent uniquement les intérêts de l’industrie du tabac ». 8. Selon la pratique établie pour les réunions techniques ou les réunions d’un groupe de travail, lorsqu’une infraction est constatée à la réception des nominations émanant des Parties, le Secrétariat de la Convention empêchera les personnes nommées ayant un lien avec l’industrie du tabac d’y participer en refusant de leur délivrer une lettre de convocation. Si la personne pour laquelle il existe un conflit d’intérêts assiste tout de même à la réunion, l’accès à la salle de réunion lui est refusé par le personnel du Secrétariat de la Convention. Cette pratique pourrait être étendue à d’autres réunions statutaires, le cas échéant, si la Conférence des Parties en décide ainsi. Signature de formulaires de déclaration d’intérêts (DI) 9. Conformément à la pratique en cours, le Secrétariat de la Convention exige des personnes nommées pour participer aux groupes d’experts et des consultants externes recrutés à cet effet qu’ils signent un formulaire de déclaration d’intérêts (DI) pour confirmer qu’ils n’ont pas de lien avec l’industrie du tabac. 10. En outre, un formulaire de demande contenant un formulaire de déclaration d’intérêts a été élaboré et peut être utilisé par les personnes qui sollicitent un badge public pendant les sessions des réunions statutaires. Le formulaire de déclaration d’intérêts, présenté à l’annexe 1 aux présentes, sera utilisé à la COP7 pour garantir la transparence des personnes qui assistent aux sessions munies d’un badge public. 11. Toutefois, les délégués (observateurs) des Parties et des États non Parties ne sont pas tenus actuellement de signer un formulaire de déclaration d’intérêts pour les réunions d’un organe statutaire. Cette question se révèle d’autant plus pertinente suite aux rapports des médias et autres ayant révélé que certaines personnes qui travaillaient en qualité de points focaux nationaux pour la Convention- cadre de l’OMS ont accepté de l’argent de l’industrie du tabac6. 4Directives de l’OMS concernant la Déclaration d’intérêts (Experts de l’OMS) : Définition de « Conflit d’intérêts » : I.2 : Pour les besoins de ces Directives, l’expression « conflit d’intérêts » désigne tout intérêt déclaré par un expert qui pourrait affecter, ou être raisonnablement perçu comme affectant, l’objectivité et l’indépendance de l’expert dans sa mission de conseil auprès de l’OMS ; I.3 : les règles de l’OMS relatives au conflit d’intérêts sont prévues pour éviter des situations potentiellement de compromission susceptibles d’entraver ou d’affecter de toute autre manière le travail de l’expert, du comité ou de l’activité à laquelle l’expert participe ou de l’OMS dans son ensemble. En conséquence, le champ d’application concerne tout intérêt qui peut raisonnablement être perçu comme affectant les fonctions remplies par l’expert. 5 Cette exigence pourrait avoir trait à la recommandation 4.6 des directives relatives à l’application de l’article 5.3 de la Convention, à savoir : « Les Parties devraient exiger des fonctionnaires qu’ils déclarent leurs intérêts directs dans l’industrie du tabac et qu’ils s’en séparent. » En outre, le Bureau a jugé important de mettre en évidence le conflit d’intérêts qui peut naître si un délégué bénéficie de toute autre manière du commerce du tabac, par exemple s’il tient un bureau de tabac. 6 http://www.bbc.com/news/business-34964603. FCTC/COP/7/30 4 12. En outre, les représentants des médias accrédités n’ont actuellement pas l’obligation de signer ces formulaires. Il pourrait leur être demandé de signer le formulaire de déclaration d’intérêts utilisé par le public, qui figure à l’annexe 1. 13. Le Bureau a examiné la possibilité d’étendre cette pratique aux délégués de l’instance dirigeante, comme lors des réunions de la Conférence des Parties et des organes subsidiaires tels que les groupes de travail, les groupes d’experts et les instances de négociation intergouvernementales, ainsi que lors des réunions techniques organisées dans le cadre du plan de travail de la Conférence des Parties. Néanmoins, aucun consensus n’a été atteint. En conséquence, le Bureau a proposé de soumettre l’extension de l’exigence de signer les formulaires de déclaration d’intérêts pour les autres réunions à l’examen de la COP7 afin que de nouveaux débats aient lieu et qu’une décision soit prise. Le formulaire de déclaration d’intérêts que les délégués participant à ces réunions pourront utiliser figure à l’annexe 2. 14. Pour aborder cette question, la Conférence des Parties doit tenir compte des objectifs du formulaire de déclaration d’intérêts, notamment s’il vise à garantir la transparence des affiliations des délégués, à empêcher à ceux pour lesquels il existe un conflit d’intérêts de participer ou s’il a ces deux finalités. Le Secrétariat appuiera la deuxième solution : l’examen de ces formulaires doit permettre de refuser l’accès à la réunion. Les personnes nommées pour assister aux réunions de l’instance dirigeante pourront, en cas d’approbation de la proposition par la Conférence des Parties, renseigner et soumettre les formulaires de déclaration d’intérêts lors de la procédure d’enregistrement en ligne. Les membres du public souhaitant obtenir un badge pourront remplir le formulaire sur place et les représentants de l’industrie du tabac ou les individus liés de façon patente à des entités servant les intérêts de l’industrie du tabac pourront se voir refuser l’accès à la salle de réunion et aux sessions. Délivrance de badges lors de réunions de l’instance dirigeante 15. Le Bureau a approuvé, lors de sa deuxième réunion en octobre 2015, la délivrance de badges avec photo pour les délégués assistant aux réunions de l’instance dirigeante. Cette mesure s’appliquera à compter de la prochaine session de la Conférence des Parties qui aura lieu à Delhi, en Inde, en novembre 2016. 16. Concernant les badges publics, un formulaire de demande (incluant un formulaire de déclaration d’intérêts comme indiqué au paragraphe 10 ci-dessus) est prêt à être utilisé lors des sessions publiques de la COP7. Ce formulaire requiert de la personne qui en fait la demande de préciser le type d’organisation qu’elle représente et de déclarer tout conflit d’intérêts en lien avec l’industrie du tabac. Auparavant, le formulaire de demande ne comprenait pas de formulaire de déclaration d’intérêts. En l’absence d’une décision de la Conférence des Parties quant à la question énoncée au paragraphe 14, les informations indiquées dans le formulaire serviront à promouvoir la transparence plutôt qu’à exclure un quelconque membre du public au motif de son affiliation. 17. Il convient de souligner que le rapport de la COP6 fait référence à des discussions sur la participation du public à la Conférence des Parties et aux réunions des organes subsidiaires. Ce rapport mentionne que « malgré des consultations informelles supplémentaires pour tenter de parvenir à un consensus, le Comité B est resté divisé sur la question consistant à autoriser les membres du public, éventuellement affiliés à l’industrie du tabac, à assister aux réunions de la Conférence des Parties. Il a été convenu de suspendre les discussions sur cette question et que toute Partie souhaitant l’aborder ultérieurement pourrait proposer qu’elle soit incluse à l’ordre du jour de la session suivante de la Conférence des Parties ». Accréditation et participation des médias aux réunions de l’instance dirigeante 18. Le Bureau a reconnu l’importance d’un dialogue avec les médias afin de contrer les arguments de l’industrie du tabac. Il a par ailleurs suggéré que le Secrétariat de la Convention et le pays hôte coopèrent avec les médias en vue de la réunion de la Conférence des Parties. Outre les communiqués FCTC/COP/7/30 5 de presse et les conférences de presse au début et à la fin des sessions de la Conférence des Parties, il doit être prévu des bulletins d’informations concernant les décisions de la Conférence des Parties destinés aux médias. 19. Pour garantir la transparence des sessions des réunions de l’instance dirigeante, le Bureau a soutenu l’idée de considérer les médias comme une catégorie distincte, leurs représentants devant être munis de badges spéciaux. Les représentants des médias accrédités devraient avoir accès aux sessions publiques et à admission restreinte de la Conférence des Parties et de la réunion des Parties et devront signer les mêmes déclarations d’intérêts que le public (annexe 1) lors de la procédure d’accréditation. Les médias ne devraient pas être autorisés à assister à des réunions et des groupes de rédaction restreints, aux réunions de consultation régionales, etc. REMARQUES COMPLÉMENTAIRES SUR LA PARTICIPATION DU PUBLIC AUX RÉUNIONS DE L’INSTANCE DIRIGEANTE 20. D’après le Règlement intérieur adopté lors de la COP6, les sessions de la Conférence des Parties seront publiques, sauf si la Conférence des Parties décide qu’elles doivent être ouvertes ou à admission restreinte (article 32). Les sessions ou les réunions des organes subsidiaires sont publiques, sauf si la Conférence des Parties ou l’organe subsidiaire concerné décide qu’elles sont ouvertes ou à admission restreinte (article 27.2). 21. Examinant cette question, le Bureau a également envisagé la possibilité de demander au Secrétariat de la Convention de solliciter au préalable les demandes de badges publics, de mettre en place une procédure de contrôle de ces demandes, de solliciter toute information supplémentaire nécessaire auprès des personnes intéressées, puis de délivrer les badges publics avant la tenue des réunions. Les arguments suivants ont été pris en compte lors de l’examen de cette question :  Les coûts des procédures de contrôle et leurs avantages. La mise en place d’une telle mesure demanderait un effort important de la part du Secrétariat de la Convention, par exemple l’embauche de personnel supplémentaire pour examiner les demandes. Elle exigerait en outre la participation des cadres du Secrétariat de la Convention au processus de prise de décision. Au-delà des efforts mobilisés, le résultat ne pourrait aucunement être garanti, puisque tout système repose en grande partie sur la véracité des informations fournies par la personne intéressée.  Les deux dernières sessions de la Conférence des Parties ont décidé de la tenue des réunions à huis clos. Les Parties étant susceptibles de renouveler cette décision lors des prochaines sessions de la Conférence des Parties, la mise en place d’une procédure de contrôles étendus se traduirait par des gains limités par rapport aux efforts financiers et humains déployés à cette fin par le Secrétariat de la Convention.  Toute décision finale doit tenir compte des avantages de la participation publique aux sessions de la Conférence des Parties. Outre les sessions plénières, pendant lesquelles les décisions sont prises, les différents comités sont amenés à négocier autour des positions défendues par les Parties. Or, celles-ci pourraient ne pas se sentir en confiance pour exprimer leur opinion lors de sessions ouvertes au public, qui pourraient par ailleurs ouvrir la voie à des ingérences de l’industrie du tabac et de ses intérêts. Les conclusions de la réunion, y compris le rapport de la Conférence des Parties contenant des informations détaillées sur les négociations, sont rendues publiques et du domaine public. 22. Le Secrétariat de la Convention pourrait donc, compte tenu des arguments et des remarques susvisés, se montrer défavorable à une procédure de contrôles étendus tant que les Parties n’auront pas décidé des modifications à apporter au Règlement intérieur au sujet des réunions ouvertes et à FCTC/COP/7/30 6 admission restreinte ou tant qu’elles n’auront pas pris de décisions concernant cette procédure lors des prochaines sessions de la Conférence des Parties. La Conférence des Parties doit également se prononcer, devis à l’appui, sur le budget supplémentaire nécessaire à l’instauration et au fonctionnement d’une procédure de contrôles étendus. À ce jour, ces coûts administratifs et budgétaires ne sont pas inclus dans le plan de travail et le budget qui ont été proposés pour la période 2018-2019. MESURES À PRENDRE PAR LA CONFÉRENCE DES PARTIES 23. La Conférence des Parties est invitée à aborder les points traités dans le présent document :  Adopter les phrases standard qui figureront dans les lettres de convocation délivrées en vue d’une réunion d’une instance dirigeante, d’un organe subsidiaire ou de toute autre réunion technique dans le cadre du plan de travail de la Conférence des Parties et qui se réfèrent à l’exclusion de représentants de l’industrie du tabac, des industries du tabac d’État et de toute personne ou entité qui recherche uniquement les intérêts de l’industrie du tabac ;  Approfondir la question de la participation des représentants des médias en tant que catégorie distincte pour assister aux sessions publiques et ouvertes de futures Conférences des Parties, dont la délivrance de badges spéciaux et leur participation selon les termes des paragraphes 18-19, et fournir les recommandations afférentes au Secrétariat de la Convention ;  Se prononcer sur l’obligation, pour les personnes nommées afin d’assister aux réunions d’une instance dirigeante, d’un organe subsidiaire ou à toute autre réunion tenue dans le cadre du plan de travail de la Conférence des Parties, de signer un formulaire de déclaration d’intérêts. 24. Conseiller et décider, le cas échéant, d’une procédure de contrôle des demandes de badges publics soumises à l’avance, selon les termes des paragraphes 20-23. FCTC/COP/7/30 7 Annexe 1 Formulaire d’inscription réservé aux membres du public7 Septième session de la Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac (COP7) 7-12 novembre 2016, Noida, Inde Tous les champs ci-dessous doivent être renseignés. Date : Badge nº |____| (à renseigner par le préposé au bureau des inscriptions) Fonction : Nom de famille : Prénom : Adresse du domicile : E-mail : Tél : Fax : Adresse pendant la session : Assistez-vous à la réunion à titre privé ? (par exemple en qualité d’étudiant) ☐ Oui ☐ Non Si la réponse est non, veuillez renseigner les informations ci-dessous : Type d’organisation/institution avec laquelle vous êtes affilié(e) (par exemple activité et industrie, organisation non gouvernementale, communauté scientifique et technique, milieu universitaire, etc.) : Nom et adresse de l’organisation/institution : Intitulé de votre fonction : 7 S’applique également aux représentants du secteur des médias. FCTC/COP/7/30 8 DÉCLARATIONS  Je déclare ne recevoir et/ou je déclare que l’organisation ou les organisations que je représente ne reçoit/reçoivent directement ou indirectement aucune contribution ou assistance financière ou autre de la part de l’industrie du tabac ;  Je déclare ne pas être affilié(e) à l’industrie du tabac. Signé : (nom complet et fonction) Date : Signature : FCTC/COP/7/30 9 Annexe 2 Formulaire de déclaration d’intérêts (DI) proposé pour les délégués Septième session de la Conférence des Parties à la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac (COP7) 7-12 novembre 2016, Noida, Inde 8 Déclaration d’intérêts pour les délégués de la COP79 Tous les champs ci-dessous doivent être renseignés. Pays / Organisation : ☐ Partie (veuillez préciser) : ☐ État non Partie (veuillez préciser) : ☐Organisation intergouvernementale (OIG) (veuillez préciser) : ☐Organisation non gouvernementale (ONG) (veuillez préciser) : • Je déclare ne recevoir et/ou je déclare que l’organisation ou les organisations que je représente ne reçoit/reçoivent directement ou indirectement aucune contribution ou assistance financière ou autre de la part de l’industrie du tabac ; • Je déclare ne pas être affilié(e) à l’industrie du tabac. Signé : (nom complet et fonction) Date : Signature : = = = 8 Ces informations seront mises à jour lors de chaque session de la Conférence des Parties. 9 Ces informations seront mises à jour lors de chaque session de la Conférence des Parties.