Gestion des fonds de l’APOC par les GTNO : procédures financières et administratives

GUINEE TCHA osi 5 6 so5lbnr.r IOPIE R@uUque I {}i,")'i'l(l,i 1", 1,,'l l,' (,,, Ii]") /'lr{)() t;,t'i'_ t,lll', ()"\'tl{"t : l') i' i.t r"' l tl i ; ;',-' ; l l ; r it ; t t' i !,' 1 ) i: i' i L il ;, t l ; t l ; i ;' tt i i :' t:' ; f,r .n bt lF , ,11 rilII]IIEII 0 I L 't %r t t !!'-O1I'-t.it:ytJI ;)."frj',lC;r L t Dl, L,t-'J-['!, (,L|.1'!']'-ji !,'ctt le::'JC)liiJ/-c:O!!, (.'..!l-tc-S GESTION DES FONDS DE L'APOC PAR LES GTNO : PROCEDURES FINANCIERES ET ADMTNISTRATTVES REMERCIEMENTS La Direction du Programme Africain de Lutte contre l'Onchocercose (OMS/APOC) basée à Ouagadougou, Burkina Faso exprime ses remerciements à l'unité de Coordination de la Lutte contre l'Onchocercose de la Banque Mondiele pour son appui Financier et Technique pour la réelisation de ce manuel. La Direction remercie également l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) dont le système de comptabilité du compte d'ayances de caisse a été adopté dans certaines parties de ce manuel; ses remerciements s'adressent aussi au personnel de I'OMS/APOC pour sa contribution inestimable et son engagement à s'assurer que les projets soumettent des documents comptables et des rapports linanciers appropriés. 2 Conformément aux dispositions du Protocole d'Accord du Programme Africain de Lutte contre l'Onchocercose (APOC) signé par les gouvernements des pays participants, la communauté des donateurs ainsi que les institutions partenaires et dans le cadre spécifique des dispositifs institutionnels et administratifs décrits dans les différentes "Lettres d'Accord", les procédures suivantes régiront désormais la gestion linancière et administrative des fonds mis à la disposition des Groupes de Travail Nationaux pour la Lutte contre l'Onchocercose (GTNO) pour leur permettre d'atteindre leurs objectifs opérationnels. Les '6l,ettres d'Accord" pour les projets de I'APOC doivent être mises à la disposition de toutes les parties prenantes. Etant donné que les Administrateurs de Comptes/Assistants Administratifs sont chargés de suivre le budget approuvé inclus dans la "Lettre d'Accord", une copie doit toujours leur être fournie pour assurer une préparation et une soumission dans lesdélaisdesrapportsdedépensesà la Direction de I'APOC. 3 PREFACE Ce manuel est destiné à être utilisé comme guide de référence sur les procédures administratives et financières de tous les projets du Programme Africain de Lutte conüe I'Onchocercose (APOC) et pour des sessions de formations sur le Système du compte d'avances de caisse de l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS/APOC). Le manuel qui est basé sur des documents progressivement élaborés au fil des années par I'Organisation Mondiale d e I a S anté, e st a dapté p our r épondre a ux b esoins s pécifiques d u Programme Africain de Lutte conhe I'Onchocercose. Ce manuel vise à présanter une vue genérale du Système du compte d'avances de caisse de I'OMS en décrivant les techniques qui doivent être utilisées par tous les comptables des projets de I'APOC. Les procédures spécifiques à suivre en respectant les principes de base de la comptâbilité pour soumethe les rapports de dépenses peuvent varier d'un pays à I'aufre et peut aussi être différents entre les projets de I'APOC au sein d'un pays à cause de la spécificité de chaque projet. Ce manuel est conçu pour fournir seulement les principes de base du Système du compte d'avances de caisse de I'OMS et doit être complété par des instructions spécifiques relatives aux dispositifs administratif et financier particuliers des projets de chaque pays. La Direction de I'APOC besée à Ouagadougou, Burkina Faso sera la principale source d'informations et d'instructions additionnelles en câs de besoin. Il s'agira des directives spéciliques sur l'utilisation de ce manuel per les Zones d'Intervention Spéciale de I'OCP et d'eutres éteblissements tels que les Organisations Non-Gouvernementales de Développement. Le manuel est divisé en quatre Sections. Le Section I présente le dispositif Financier et Administratif de I'APOC et la Lettre d'Accord. Cette section donne aussi les principales définitions que l'on retrouve dans l'utilisation du Système du compte d'avance de caisse. Le Section 2 est centrée sur les directives de tenue de la comptabilité mises au point pour tous les projets financés par I'APOC. Cette section présente la façon dont les fonds seront gcrés par les projets et les mécanismes de suivi des hansactions financières. La Section 3 foumit lesprocéduresadministativesetlesprincipesd'auditquipermettentde contrôler les dépenses effecnrées par ligne budgétaire et elle repond aussi à la question de savoir comment effectuer les dépenses de façon plus rationnelle. Elle oriente sur la façon dont les dépenses doivent êre planifiées, défini le contenu de chaque ligne budgétaire et défini la façon d'utilisation du matériel d' équipements. La Section 4 donne des détails sur la méthodologie pour effectuer les clônres des comptes à la fin de chaque mois afin de s'assurer la soumission à temps des rapports de dépenses à la Direction de I'APOC. Le Section 5 donne un aperçu des conditions pour la soumission des rapports financiers par les projets de I'APOC. a a a a a 4 TABLE DES MATIERES SECTION I INTRODUCTION Informations de base sur la Shucture Administative et Financiere de I'APOC....... lnformations de base sur le Système du compte d'avances de caisse Définitions clés et règles financieres du Système de compte d'avances de caisse .... LA LETTRE D'ACCORD Objectif..... Période de couverture .......6 .,...,.7 .......7 10 l0 Accords Financiers et Montants Les rapports exigibles.. Modèle de Lettre d'Accord.... Interprétations erronées couranles de la Lettre d'Accord.. Liwe de Caisse du compte d'avances... Etat Mensuel du Compte d'avances de caisse........ Formulaire d'Analyse Budgétaire ........10 ........10 ........ I I t2 t5 SECTION 2 DIRECTMS COMPTABLES DU COMPTE D',AVAllCES.......... .......................16 LES DOCI'MENTS ET FORMT]LAIRE DU COMPTE D'AVANCES DE CAISSE Bordereau du Compte d'Avances de caisse .16 .18 .24 .28 SECTION 3 DIRECTTVES ADMIMSTRATIVES ET CONDITIONS D'AUDIT. .-.-...............31 Utilisation du matériel d'équipement ..... Véhicules du projet........ Compte bancaire Petite caisse Dépenses de fonctionnement . Per diems..... Voyages et Formation................. Matériels de bureau (Bureau et Formation) Téléphone SECTION 4 CLOTI]RES MENSTIELLES ET SOT'MISSION A TEMPS DES RAPPORTS -.-................34 Preparation du Liwe de Caisse du Compte d'avances Vérification de la petite caisse Rapprochement du Compte Bancaire Préparation de I'Etat mensuel du Compte d'avances de caisse Préparation du Formulaire d'Analyse Budgétaire Soumission des Rapports de depanses à I'APOC SECTION 5 COITDITIONS D'ETABLISSEMENT DES RAPPORTS FINANCIERS DES PRO.IETS APOC...36 5 .31 .31 .........3 I .33 .33 .33 SECTION 1: INTRODUCTION Itronrrl.nrloNs DE BASE suR LA srRUCTuRr AorrlrxISTRATrvE rr FrxlxcrERn DE t 'APOC Les fonds mis à la disposition de la Banque Mondiale par les Donateurs sont acheminés à travers I'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) et le Programme Africain de Lutte contre l'Onchocercose (APOC) et versés dans le compte bancaire du Projet au niveau du pays. Afin que chaque projet remplisse toutes les conditions exigibles au regard des engagements pris en matière des finances, il est important que le cadre élargi où la décision financière est prise soit compris. L'illustration suivante donne un aperçu des Flux Financiers du Programme APOC. (@t @TINANCEMENT DES PROJET§ DES PAYS PÀR LE FONDS FIDIICIAIRE D'APOCAperçu du Flux Financier Rcquête Tmngfcrt Tranafert Trmsfat DIRECTION D'APOC Ouagadougou Requête bancaire TNO CONTRIBUTION DES BAILLEURS Fondation C:alouste Gulbenkiari hlaudePologne Iinrls (.)fE( IaporrKos-eTtLruembourgPays BasI\igeda - Belqiquc Iltats- l-llris Baque [{ondiale rl[,IS BAD Ausrralie sse Ro}'aume'Liû ['aritas \igrband Canada Slorrerüe Arahie Saoudite Iortugal Finland e Franre OMS / AFRO HararelBrazzaville WHO / HQs Geneva Compte bancaire du bureau pays de I'OMS 6 OtISTAPOC/03F tuie12001 A. sékéléli & H. Zouré ITITI"IIIE D'AFOChFÏlm Niveau C'estlaLettred'Accord(L.A)signée entre I'OMS/APOC et le GTNO/Ministère de la Santé du pays participant qui régit la gestion financière et adminishative des fonds mis à la disposition des Groupes de Travail Nationaux de Lutte contre I'Onchocercose (GTNO). La L.A définit le dispositif institutionnel et administratif que le GTNO doit mettre en æuwe pour s'assurer que les objectifs opérationnels des projets sont atteints avec succès. Inronulnoxs op nlsn sun ln svstpun ou cotuprn n'lvmcns on cltssn L'avance de ceisse est une avance remise par I'OMS/APOC au GTNO por:r les dépanses à effectuer pendant une période donnée (ar garéral trimestriellement ou semestriellement). Toutes les dépenses faites en utilisant le Compte d'Avances de caisse doivent êre justifiées à la lin de cheque mois par I'utilisation des documents comptables. Le système du compte d'avances de caisse de I'OMS a été élaboré selon les procédures de la comptabilité des avances de caisse de I'OMS, telles que définies dans le Manuel de I'OMS, "Finances et Comptabilité: Comptes des Avances de Caisse." Le Système du compte d'avances de caisse de I'OMS est conçu pour effectuer toutes les tâches allant de I'enregisrement des transactions comptables quotidiennes (Page l6 de ce manuel) aux opérations de clôtures mensuelles (Page 32 de ce manuel). DpntulrtoNs cLEs ET REcLES FINANcIERES DU sysrEME DU coMprE D'AvANCES DE cAIssE DE L,oMS Afin d'harmoniser les pratiques adminishatives et comptables, les termes suivants sont essentiellement utilisés dans les documentsdel'OMS/APOCencequiconcerneleSystèmeducompted'avancesde caisse. 1. Comote Bancaire Dans I'exécution des operations de terrain, les fonds sont mis à la disposition des GTNO sur la base d'une estlmation des dépenses lndiquées dans le budget et annexées aux Lettres d'Accord. Ces fonds représentent les avoirs de I'OMS /APOC et sont couverts par les dispositions juridiques de I'OMS. Princîpales règles et conditûons du Compte Bancaire: a) Le compte bancaire au niveau pays doit êre geré conjointement par deux signataires dont les spécimans de signature doivent êfe déposés à la banque du projet. Le compte d'avances de caisse doit êfe géré par chèque ou à travers la petite caisse. b) Tous les débits et crédits doivent être suivis et apurés rapidement. c) Le compte doit êhe intitulé comme suit: o GTNO/OMS-APOC o Nom du pays d) Un étet banceire mensuel est exigé et doit être rapproché de l'état mensuel du Compte d'Avances. 2. Petite caisse La pctite caisse est la liquldité disponible en main ou gerdée dans le coffre et qui est prélevée sur le compte bancaire du projet et utilisée pour payer les petites dépenses relatives aux coûts de fonctionnement. Le Coordonnater-r National est responsable des fonds déposés dans la petite caisse. Ces fonds sont aussi couverts par les dispositions légales de I'OMS. 7 Principales règles e, conditions de la Pelôte Catsse: a) Le montant maximum ellouable à la petite caisse doit être l'équivalent de 200 $ EU en monnaie locele. Si le montant de la petite caisse indique (sur le liwe de caisse) une valeur de plus de 200 $ EU en monnaie locale, à la clônre mensuelles des comptes, une justification détai[ée doit être fournie pour expliquer le cash réel disponible et dont le détail doit êhe présanté sur le certificat de décompte de la liquidité g! les montants des differentes avances remises aux acteurs décentralisés chargés de la mise en oeuwe des activités et dont les comptes rendus de dépenses sont encore attendus. b) Les dépenses non-autorisées ne doivent pas êhe payées sur la Petite Caisse. Cela comprend les avances payées pour des perdiems sans ordre de mission ou justificatifs de mission effectuée. c) Toute avance ou paiemant d'un montant élevé aux fournisseurs doit ête fait par chèque payable sur le Compte Bancaire et non par la petite caisse. Il n'est pas conseillé d'avoir beaucoup de liquidité dans le coffre fort sauf au moment des paiements des perdiems au( participants d'une réunion ou pour payer des indemnités à la fin de chaque mois. Touteautre explication pour un justifier un niveau de liquidité important dans la petite caisse doit être le montant des avances de fonds remises aux acteurs chargés de la mise en oeuwe des activités sur le terrain (Toute avance est enregisfrée comme avoir en caisse). d) Un Formulalre/Certilicat de Décompte de Llquidité (voir point 2.1) doit être rempli à la fin de chaque mois et après approbation, signé par le coordonnateur national. Cette fiche doit être mise à la disposition des auditer.rs ou à tout superviseur en cas de besoin. 2.1- Le Formulelre/Certificat de Décomnte de Liouidité (CDL) a) Le certificat de décompte de liquidité est utilisé pour confirmer le montant actuel disponible dans la petite caisse à la fin de chaque mois. Il s'agit d'un formulaire utilisé pour faire le point physique du disponible dans la petite caisse à la fin de chaque mois. b) Le montant de la liquidité dans la petite caisse retracé sur le certificat de décompte de liquidité doit êhe défini en termes de billets de banque et de pièces monétaires disponibles. Il n'est donc pas conseillé de metfie dans la petite caisse (cofhe-fort), vos propres sous. Il faut donc vous assurer que le décompte de liquidité effectué ne concetne que le disponible en caisse du projet seulement. c) Le certificat de décompte de liquidité doit touiours être co-signé par le coordonnateur et le comptable à la fin de chaque mois et il doit êhe rapproché avec le montant indiqué dans la colonne de la « petite caisse » du liwe de caisse. 3. Comote d'Avances de caisse Comme déjà indiqué,I'avance donnée par I'OMS /APOC au GTNO pour les dépenses à faire pandant une période donnée est appelée compte d'avances de caisse. L'OMS/APOC approuve et réapprovisionne le Cornpte d'avances de caisse. Aalres délînitions, prÛncipes, règles e, condilions 3.1 Le Détenteur du Comote d'evences a) Le Coordonnateur National est normalement le Détenteur du Compte d'avances de caisse et il est la personne qui a I'obligation de rendre compte à I'OMS /APOC et à son Gouvernement de I'utilisation faite des fonds mis à la disposition du GTNO par I'OMS/APOC. 8 3.2 Le bordereau du compte d'avances est un document qui accompagne tous les paiemants faits et il décrit chaque fiansaction dans les moindres détails. a) Veuillez noter qu'un Bordereau du compte d'avance doit être utilisé pour chaque trensaction (c'est-àdire pour chaque facture ou groupe de factures réglées). b) Il est strictement interdit de regrouper sous un même bordereau du compte d'avances plusieurs factures non liées à une même transaction et /ou à une même ligne budgétaire. c) Toutes les factures liées à un bordereau du compte d'avances doivent se rapporter à une même transaction exprimée dans une seule monnaie. 33 Le Livre de Caisse du Comnte d'Avances C'est un liwe comptable préparé par I'OMS et dénommé "WHO 412 FIN (ACT)" qui donne en détail toutes les depenses effectuées par ordre chronologique. a) Les anregistrements sont effectués dans le Liwe de Caisse du compte d'avances sur la base des bordereaux du compte d'avances. 3.4 L'Etat Mensuel du Comote d'Avances de caisse Ce formulaire présente les differents soldes (caisse et banque) obtenus à la fin du mois dans le Liwe de Caisse du compte d'avances. I permet aussi de faire le rapprochement entre le Liwe de caisse et le relevé bancaire. Pour remplir le formulaire de l'Etat Mensuel du Compte d'Avances de caisse, il faut âYoir Iini le traitement du livre de caisse du compte dtayances et l'avoir en face de soi comme document de support. 9 LA LETTRE D'ACCORD La Lettre d'Accord est le document juridique signé enfie le Ministere de la Santé/Groupe de Travail National pour la Lutte contre l'Onchocercose (GTNO) et I'Organisation Mondiale de la Santé/Programme Africain de Lutte conEe I'Onchocercose (APOC) dans le but d'établir un partenariat pour la lutte contre I'onchocercose dans le pays. Onlrr a) L'objectif de ce document est:(i) De définir et clarifier les procédures financières que le projet bénéficiaire doit suiwe afin de justifier les dépenses encourues chaque mois;(ii) De définir les procédures administratives qui régissent le décaissement des fonds à partir du fonds spécial au profit des projets;(iii) De mettre en exergue les limites juridiques du projet. b) La Lettred'Accordprécise clairement le dispositif financier (y compris le budget approuvé et le montant à transférer au projet pour les activités de terrain, le matériel d'équipement et les frais généraux) ainsi que d'auhes dépenses à payer par chacun des partenaires. c) La Lettre d'Accord définit aussi le travail qui doit être fait, les obligations de chacun des partenaires y compris les contributions financières, le personnel requis pendant l'exécution et la période couverte par l'Accord. d) Les mesures prises pour la conduite des audits font aussi partie intégrante de I'Accord. Remaroue: Le programme de travail et les déleis d'exécution tels que déIinis dans la proposition de projet approuvée peuvent subir des modificetions per eccord mutuel entre les parties prenant en compte l'expérience acquise dans l'exécution et les besoins du Programme en utilisant des "lettres d'exécution" préparées par I'OMS /APOC. PnRroon DE coUvERTURE La Lettre d'Accord est un documant juridique qui définit la période qu'elle couwe. Dans le cas des projets APOC, elle couwe généralement une période de 12 mois. ACCORDS FINANCIERS ET MONTANTS a) Le montant à payer par I'OMS /APOC à I'Institution est transféré en 2 ou 3 tranches. Chaque tranche est appelée « Compte d'Avances de caisse» qui représante I'avance remise par I'OMS /APOC aux GTNO pour les différentes dépenses à faire par le agents chargés de la mise en oeuwe des projets pendant une période donnée. Toutes les dépenses doivent être justifiées sur une base mensuelle par un ensemble de pièces justificatives. (Voir Page 16 sur les Directives Comptables du Compte d'Avances de caisse). b) Sur la base des Lettres d'Accord signées, un fonds est mis à la disposition des GTNO par le Programme APOC à partir du "Fonds Fiduciaire" pour les dépenses à effectuer pandant la période couverte par la LA. Ce montant est appelé montant total de I'Engagement financier prévu par I'accord. Remaraue imoortante: Le montant des dépenses appeté "Montant total de l'Engagement Financier" doit être considéré comme une estimation du montant à utiliser pour le paiement des acttvités de pmiet 10 oa a pendant la pértode (de 12 moîs) couverte par la Letlre d'Accord. Le « ntonlrtnt total de l'Engugentent Finuncier » esl utre eslimation el nou une subvention complète. c) Tout reliquat d'avance à la fin de la période de 12 mois doit être reversé à I'APOC/OMS à la fin de chaque période de projet. d) Du montant total de I'engagement financier: L'OMS/APOC retient une partie utilisée pour I'achat des équipements en raison de meilleurs prix obtenus sur les marchés internationaux par I'OMS. Les GTNO ne sont pas concernés par la gestion de la partie réservée aux Equipements dans le montant total de I'engagement financier. Cependant, les GTNO doivent réclamer et obtenir tous les articles approuvés en termes d'équipements dès que les Lettres d'Accord sont signées par les deux parties. Les équipements qui ne sont pas approuvés dans le Budget joint à la L.A ne doivent pas être achetés sur le Compte d'Avances de caisse (avec les fonds de I'APOC) sans I'approbation de la Direction de I'APOC. Le montant appelé "somme restante payée à I'Institution" dans les Lettres d'Accord, est la partie du montant total de l'engagement financier mise à la disposition des GTNO pour les activités de terain. Ces " sommes restantes payées à I'Institution " doivent être strictement utilisées pendant la période couverte par la Lettre d'Accord. LES RAPPORTS EXIGIBLES Une requête de financemenUtranche supplémentaire pour un projet doit être faite quand 80ÿo des eyences précédentes ont été dépensées. Les rapports suivants doivent êhe soumis à I'APOC avant que le compte du Projet ne soit réapprovisionné: i) La fransmission régulière à la fin de chaque mois d'une copie du relevé bancaire, rapproché avec une liste de tous les chèques tirés sur le compte. ii) Un état rapprochant les dépenses déjà effectuées sur les differentes lignes budgétaires. iii) Un rapport semestriel indiquant les activités menées et le montant dépensé sur chaque ligne budgétaire (à soumettre 6 mois après la réception de la première tranche de fonds). La fiche à remplir pour le rapport financier semestriel est jointe à ce manuel à la page 35. iv) Un rapport annuel après 12 mois indiquant les actiütés menées et le montant dépensé sur chaque ligne budgétaire. Comme indiqué dans les Lettres d'Accord, tout reliquat d'avance sur la « somrne restante paÉe à l'lnstitution " doit être reversé à I'OMS /APOC à la fin de la période couverte par les Lettres d'Accord ou pounait êre utilisé pour réduire les tranches à débourser pour l'année suivante. VOIR CI.APRES UN MODELE DE LETTRE D'ACCORI) a 11 r] sftËi .EËËE .9 n§gâË s a o .o € Éo uoa eÉ. §o Éc 1ôE= :r§â ;6ô L trÀ a e/ a $= o.i 'j a6 z i. !.ÿ- tru< § t= P i=H * 5s.s H 6ir 9 .!r '1- ts O' ,FJ. gr & -h§o ê: oJ oÈ J Ëe 98. o 2 o $t 3 3s o d? o ! o o d o o o o è E oao oo o € ü 6 è d o ! oô.ô À o =f ?. x t oo E ô oê o a a o F L § o o d A § L =eI a< cr) U bAË& g€ =ô'E{ «.2 38 o o{x d o o è Cs ân §Ë:E";iê 9L>'=/Y o E'a < Ë <ËË Ë$=riL - - E-= ^iL sizË- !9 F :O==-u= E .YË/--d ËE a Ë gËË: _Fgrod--Ë2 r €{E:= I! H qË€Ë; +E I Ë58;§ Ër, E g§â§E 'E - X eX '' o It g v !v^8.=E= E tl €Ei".eH ?â6;l*tEë:!Ë sl ËÊüËËË , g3§É Êi 'o r9 § o E o ,cH El II d o 8.p ! oÉ o € o J ri 8l Ët EI =l8ld .21âl ü 't a: ! !; o E d o! o3 lt ol .r 7. ,.)- a/. "^t <7 sÀ- o,!)7. 1. FIJ EI el JIq çl €ld Ël d àlêl ol E . 'El§Ël IÀê âeâB ;EEe n8.Eç > o E.Y 'E O À.= ÈEEâ .= ô ^ x xo 9: -7ù a3O = c .99 oE -UEEEI E 6> > I o .' ç t E-g ov d t3 ol- =- 6 &ee;EeËoxaÉ Ë ÉÉ 8E*ËaÈ o -o1888EEEi is É.e :9e€Ê:É{ F E§5Ut € >E P E ;E .É a <rt :q F.' ôaÈ alÈé{iÈ a9 otEs oË €E EEo9zi sf -9Ê .a .t Ecuê :rt o EIêl EI olEI EI =l!l 'El rlêl QI d o- .=o E8E§ox 8L cx H5 .:odE ts= Ë€ !E è9 ÈH 8.F Eg5ë eoÉ!= eo xo ^a ôû<9-, ga Ex Ë9oË oo!o !66è Éd .s: q) '9 =ËhEiè&Ê .9-oE6Ë3oo €yf 5h; vc E€ïExE = 5aEEi6s€ Ëæ 6 o ,^,EÊ.= è BES =2aù ëE u H#J "=Ëoà8 të â:| 16 E o è aC{ o "H a & a ôèJ ETèo EE _od aÉ sËoEts Ed .9;Ëà x9 <9 ôd a)d I NI 8l BI OI(JI PI â EI HI HI Ël EI a r!l (.! d Ë eOËEp ËËe5Ê E UsÈ.Q 3 o €E §ie -EeT 9.2e ô,E(, :z 6.999i à§E -trdôo:-- É ?==-t -r -l E OËÈrg-ci d H{ x;t Ë t E EË g ,3 F Ee 6 = E - b ü Ë:-9-odl u too .xÉ,'a9a cÉ 8o& -'F iE d d- eEX;= IËt É= il 3E- s E ë -!, :i !E5 a+= 5. ^o^È dÈ-.E Sr ï "ô""=6à Ë .,./ o-{ oË2o;êo * ='/ 9 3 FË2Ès: g;/,{^à9 AE-Ë'ê S ë^ E 95 *; ëË* e r€ Zq'ü.S.9 .s e -o-§à -ës8og R OE ê ag€d t!È ÿ u E ü 9 o 'Ë â :.! dz Txà § æ tdz .9 a à âc QQ 3 ri&F F]Èl 3lôt :t .91 ol EIEI =lcl EIol sUÈlqJ -N Ç À ;..ôÀ Cd ulhR; üÊ+ E 0 ê:; -.,x aiqh6ts Ensa ,aô ==Oc1n- r"lXdtrNFOhxxR H§§îZ::Z e+ xÈUFT9ÉôrT<î rr1 À =dz.= dI& EI at àtôl :rl ol EI EIêl 6lU EI ol ôi g 6o .o 6 CL =!, ,d6 $oo-ô d.o K s39 6!6 6 E.e 6oFb! 6 ç 8EëoE?=5 3.- â Ë6 5J'E i E91EE .üPEgÀs -'gfBu; =^O 9q:^ r! € oi9 Ê e-l -g cô E6.?> È c EU çot195 3 c.H 3 E 6s = ;.o -9 a oi E-eË5tQ il =lEl d 'Elt EI -:l A âl & o .a .d o cËË 'e33 xo>vE - o oi ao ôi È È c -5 Ù d OiÉc9 00d^-- a d-§ !Y* E É LÈ d aEg Ë ËË i E :E'3 6s§ !9,. .oLd EEH IÈx EgS E§1ÉEë ,Ë.ËE g ': E -, -iE: É'âA v .. ê-o X:-€ Ë= âB H Ër tssEüÊ--9 :9 E e b* 6 ES E E fi EË *;I Ë ;3â ËE€É Ë€ E E: e !9t d ; ÉüF3.8Ë Ê::Ï;: E ;TÈE = E I5s a= àdûÊ o ^.i E -8 6 vE€ s ar ts Hü À € E az N n â ôi ii ô <. Hüoo(J o I x -H U!è- <Ë o9 =aôd, EoP .s6 €E oEOY ôo a^ "r9- 8oI: rtE il 31 .e:l Sô; E Ë E 619 Éo' PESil6=6 i{  & æ c!50 T=iI r€ E'"! :t (.3;t;à o= =.oYoo '9 -.9 .o Ëâgg '- § o O ûl=teË ee E.E c Ë .s5! 3E.€u .r;efE dd c id'&a qÉ:€ EÈ oq ^.ËÈo:.gOEE €;8E FÉ.PgXt-o<Ëop _ .; ët :ÉIE" =H3E§ r o o o À o À d o E d ! EôêÀ ! o !ôÀ ô z ! erËÀ B'.d . .EËd >_e I ÔU€ ôyg)ë :r :d §,EaaOro lsssËâirË*sËggË,ï o Et\ oE oÉ É0 Y! Àr <B 9Ë ç0FE @È À< ! ==oo oc i=Qq^; Ë'XHx d.9t < k -. E6PeoÈfle65 s 9 o o o t o 6 -o o o o o o oô .oE o! -.1 o E6 t .o o 6 E E -o a o o 9Ë oJ o!!., 6É d! -ooÀ 35 §5 !.o q g -o à4Àü! t0 '50 ='aô= o.= dÈb9 2B -a2Èeog c'o c! 'ô9 od q '9ë E.g oÀ!o c'q c6 a 'eÈ .30 É.;A =dcË.8 §a @Ê s rëI E"s 6El od=5 'EcEe à a=-EO :o- -aa- o ld r.q s r.E E E'S.E .ü yÀ F € 09s '* =;B;&'6 H€cËàEF= rli Èâ€;§ !.ô9Eo - FoE à - Eë g E9Eu1àHÈi $EËE .EÉoï, t,c =,i9EIE EtË -Jo -,8 P Ë e &o g g c r§ Eoït ÀX\X\X\ §\x §xX\ X\X}< X XXXX XXXX XXXX XXXX \§ Fi R § ù \ \ \ o oz o \ \ \ \ \ \ \\ %§ T I \ \ \ \ \ \Q§È.\ \cÔe o; IJ] 2 r/) o) ô0d >ro o (! o oO (ü U) oU () ü) C)À ! (h o li § § Ji L oQ s ù § s§Êa c) .s{ (l) o(h L 0)ê. çr)(l) ir = t- o fJ. «l t-otu aô ÿ \ô \o r- æoE ô.1 .-.E otrE Ë˧È'Q e cJ<-^o 6.o.tsg 3E E9-or-*b ËtË EôÈrB -êo\ s s xLr' EIè[EI Ël Ël ù§ sù§ ÿ x lt tâ trri(,â É 6) .(l) x xXx q) E \o Cr s INTERPRETATIONS ERRONNEES COURANTES DE LA LETTRE D'ACCORD La période de projet La période de mise en oeuwe du projet indiquée dans la Lettre d'Accord doit être strictement respectée. Toutes les transactions financières imputées à un budget joint à une Lettre d'Accord donnée doivent s'arrêter dès que la période de projet arrive à son terme. Compréhension du montant du budget approuvé (montant total de I'engagement financier) et disposition financière. Le montant du budget approuvé qui sera dû au projet au cours d'une période d'activité donnée est clairement indiqué dans la Lettre d'Accord. Ce montant doit faire l'objet d'un suivi pendant ladite période d'activité du projet. 15 I SECTION 2: DIRECTIVES COMPTABLES DU COMPTE D,AVANCES DOCUMENTS DE COMPTABILITE ET LES FORMULATRES UTILISES Prêter attention au détail est la clé d'une bonne comptabilité. En utilisant le Système de compte d'avances de caisse, il faut toujours s'assurer que tous les paiements sont immédiatement enregistrés dès que Ia dépense est effectuée. Les descriptions détaillées de tous les formulaires qui seront utilisés se trouvent ci-après pour garantir une bonne tenue de la comptabilité. I. BononREAU DE CoMprE D'AvANCES DE cArssE (Voucnrn) Tous les paiements faits par la petite caisse ou sur le compte bancaire doivent être bien décrits par un Bordereau du compte d'avances de caisse. Un modèle de ce Bordereau de compte d'avances de caisse est montré ci-après. OMS/ Bordereau No.: Date: Banque PAY RECEIPl Ligne budgétaire Montant MonnaieIntitulé du Pro et Description Paye à: Chèque No.: t6 un de oes 4 cases pour indiquer au cours de chaque et de chaque ÿpe COMMENT REMPLIR LE BORDEREAU DU COMPTE D'AVANCES Pour s'assurer que le bordereau est conectement rempli, veuillez foumir toutes les informations suivantes telles que demandées: Numéro du Bordereau o Lapremière entrée pour le mois doit toujours commencer par le bordereau No l. o Tous les autres numeros doivent être des nombres consécutifs. o Il est conseillé de recommencer le mois suivant par le Bordereau No I mais ceux qui numerotent déjà leurs bordereaux à partir du premier mois de la période de projet jusqu'au dernier doivent conserver cette cohérence. 2. Description de la Transaction o Les 4 Ceses se trouvant en haut de la page du Bordereau du compte d'avances de caisse sont dénommées caisse/benque horizontalement et peiemenUrecette verticalement Elles sont utilisées pour indiquer la façon dont la dépense effectuée aétéréglée (Espèces ou Chèque) ou l'élément dans lequel le réapprovisionnement a été reçu (à la la Petite Caisse (coffre fort) ou dans le Compte Bancaire du GTNO/OMS -APOC). o Au moins une de ces 4 cases doit être cochée comme premiere étape du remplissage du Bordereau du compte d'avances de caisse. o Au moment du réapproüsionnement de la Petite Caisse (coffre fort) par un remit du Compte Bancaire, deux ceses sont cochées : la case << Payée » de la Banque et la case << Reçu » de la Ceisse. o Dans certain cas où I'Assistant Adminisratif doit reverser des Espèces se trouvrnt dans le Coffre Fort dans le Compte Bancaire, deux cases sont remplies: la cese << Reçu »» de la Benque et la case « Peyée »» de la Caisse et üs-versa. 3. Projet ou Bureau o Ecrire le titre du projet - Nom du Pays ou Projet TIDC de I'Etat tel qu'écrit dans la L.A. 4. Date Ecrire la date à laquelle la dépense a été faite (le Bordereau doit être rempli le jour même de la transaction). Lorsque des avances de caisse sont octroyées aux bureaux de zone ou pour des dépenses décentralisées, il faut toujours enregistrer la date à laquelle les Bordereaux de Compte d'Avances ont été établis. 5. Paiement à o Ecrire le nom et I'adresse complète du fournisseur ou du benéficiaire du montant décaissé. 6. Ligne budgétaire o Ecrire I'intitulé de la ligne budgétaire à imputer pour le montant déboursé. 7. Descriptiory'Détails o Fournir ure explication de la fransaction/dépense indiquant la quantité, la désignation et la destination des articles achetés. 8. Préparépar o indiquer le nom et la signatr.re du comptable qui a rempli le Bordereau du Compte d'Avances de caisse. Avant que le Bordereau de Compte d'Avances ne soit lransmis au Détenteur du Compte d'Avances de caisse, (coordonnateur national), toutes les factures ei/ou reçus doivent êfiejoints au bordereau. a a a t7 9. Approuvépar o Faire signer le Bordereau par le Détenteur du Compte d'Avances de caisse. Cela montre qu'il a autorisé la depanse et qu'il I'a approuvée avant que tout enregishement ne soit fait dans le Liwe de Caisse. Le titre du signataire doit être imprimé sur le bordereau de paiement. a Aucun bordereau de Compte d'Avances ne doût être signé sans la preuve de paiement (facture ou reçu). II. LE LIVRE DE CAISSE DU COMPTE D'AVANCES Le "Liwe de Caisse" est un liwe dans lequel toutes les transactions financières (encaissement et décaissements) sont enregisfrées. C'est un document comptable très important qui capte toutes les transactions faites chaque jour. Après I'approbation des Bordereaux de Compte d'Avances de caisse par le Détenteur du Compte d'Avances, les enhées dans le liwe de caisse doivent êre feites quotidiennement et uniquement par le Comptable/Assistant Adminishatif désigné. Les numéros anregishés sur le bordereau sont les mêmes que ceux anregistrés dans le Liwe de Caisse par le Comptable/Assistant Administratif. En principe, toutes les dépenses doivent êne enregistrées rapidement dans le Liwe de Caisse du Compte d'Avances. Ci-après se trouve un modèle de Liwe de Caisse de Compte d'Avances. 18 C .9Éê§À o! =oo-OC -o =tsËs odEa ô t) E o otl o a oE o E a € o ê ê(J)t o E >r âtl d c\ O F U z h êl !t o o a E e tl{ â a € E o t a oÀ - ! ê6 e t À o ôo2'.e oÊotGoÀ= f G o a @ !ô tt, u.l o2 fô uJ FÀ =o o ,ô u.l o 2 o Uô ut É. J ut F2 1r, IIJê l! J a2 o - 2 9 F I2 (9É o 2 9 F I2 oc o I ult â É o 3 @ o o) c) EI6l €) ÉL Eêq) €,E' €)ç,o 6 L) o)t, €JL FI o)t €) .oÉêts(à E E ê a ê z I! 9.! 6! ê =eÉô.9 ô E?. d=!r: e<sr> o z E À l a E 4 t! a a À l ê E À aâ ê E a â Eê azêe I C A o c z ,lôl -tËl3l è o! aO ! I a! o F E a oiÀ E oÀ a êF a â Iê I o e !o oo6ê o p E oË I O c.l v I l ,r+ it It l { / a _t;t "t :l gi t I e:o n às :.- !:; oE!ls. !:: !!i "99 .-": : i!9e: : Ë: ;.- 6; o ;.; o;-"" ê!": lJ1;: E io i ! ;! o c 6 ul E ', 9.: !3; t e: .: !- -i !ô .: ri :. :.e ! t F] CN(t) U E]â riÉ -l rdrl az az o FU v) z ÉF (n hI rlÉHÉF(n riÉ z E] 3z frl 2 2 U E , a E o I I 2 ! .; ;: :ô ! E I E 3. , I ! ;.. :E. e i. ; gô3 -:. ê;!; oiie U:: E 3 Etaoes oour remnlir le Livre de Caisse Etape l: Remplir la section sur le titre (numéro de la page, nom du projet, monnaie utilisée, mois et année). Etape 2: fournir des données dans les colonnes indiquées (date d'enregistrement, totaux de la page précédente ou solde à la fin du mois précédent, numero du chèque, numéro du bordereau, compte bancaire, petite caisse, et numéro de l'angagement (Sticker )/Attribution de crédiUnuméro de compte Autorisation et date. 3: Calculer les totaux î àla suivante et solde à au mois suivant COMMENT ENREGISTR.ER LES TRANSACTIONS DAI\S LE LIVRE DE CAISSE: Exolicetion Etaoe par Eteoe 1. Remplir la section de la barre du titre . Écrire le nom du projet ou du bureau utilisant ce compte d'avances (Nom du pays ou du Projet TIDC de I'Etat), o Ecrire le numéro de la page (1,2,3, etc.) et la monnaie utilisée (dollar des Etats-Unis, franc suisse, monnaie du pays d'affectation, etc.). Noter que dans certains pays africains, deux monnaies sont utilisées - dans ces cas, deux livres de caisse seront utilisés. o Inscrire le mois et l'année dans I'espace réservé à cet effet. 2. introduire les données dans les colonnes prévues à cet effet comme suit : a) Date - enregisner la date à laquelle les fonds ont été reçus ou déboursés. Etant donné que les enregistrements dans le Liwe de Caisse sont faits quotidiennement, les dates à marquer ici doivent être les mêmes que celles des enregistrements dans le Liwe de Caisse. b) solde du mois précédent/totaux de la page précédente - Ce premier enregisfrement doit indiquer les totaux de la page précédente ou les "soldes reportés". Chacune des lignes qui suivent décrit chaque transaction du mois en cours (ex : salaire payé à M. --- « ou » facture d'électricité). c) Numéro du Chèque. - enregisher le numéro de série du chèque utilisé par le détenteur du compte d'avances pour faire un paiement. Assurez-vous que les numéros des chèques sont consécutifs. Tous les numéros de chèques manquants doivent être justifiés. d) Numéro de Bordereaa. - indiquer le numéro du bordereau relatif à chaque transaction à enregisüer. Les numéros des bordereaux doivent être séquentiels. e) Compte Bancaire - il y a deux colonnes : une pour les encaissements et une pour I es paiements. o Dans la colonne «< encaissements )) - enregistrez tout montant crédité au compte bancaire (virements de réapprovisionnement par I'OMS/APOC, chèques déposés ou depôts de liquidités à partir de la petite caisse) pendant ce mois calendaire. o Dans la colonne << paiements » - enregisfrez tous les déboursements du mois (en géneral les depenses payees par chèque ou alimentation du coffre fort par les fonds tirés de la banque). A la fin du mois, il faudra enregis[er les frais et commissions bancaires indiqués sur le relevé bancaire qui aurait été retiré de la banque. fl Petite Caisse - elle a deux colonnes semblables à celles du Compte Bancaire. Enregisüez toute liquidité reçue pour alimenter la petite caisse dans la colonne «« encaissements » et enregistrez toutes les dépanses faites de la petite caisse dans la colonne « paiements ». 2t g) Engagement (numéro d'autocollant (sticlcer))/Attribution de crédit etc. - Cette colonne est hès importante. Chaque dépanse est imputée à une ligne budgétaire figurant dans le budget du projet. Dans cette colonne, enregistrez la ligne budgétaire relative à la transaction anregistrée. o Pour les transactions qui ne sont oas des dê nses (celles qui ne constituent pas des prélèvements sur les ressources du projet à la Banque ou dans la petite caisse) laissez la ligne vide dans cette colonne. o Fonds entrant: Dans certains cas, des fonds entrants peuvent résulter en une réduction d'une dépense déjà imputée à une ligne budgétaire précise. Enregistrez la ligne budgétaire correspondante à I'intérieur de parenthèses. Par exemole: Lorsque le paiement de la facture télephonique du mois est fait, "Communication" sera enregistré dans la colonne << numéro d'autocollant(sticker)/Auribution de crédit etc » dù Liwe de Caisse étant donné qu'il s'agit d'une imputation sur la ligne budgéteire de le communication. Si en examinant le détail des appels de la facture téléphonique, l'on découwe que des membres du personnel ont fait des appels personnels ne concernant pas les activités du programme, il faudra leur demander de rembourser au projet le montant de leurs appels téléphoniques personnels. Ces fonds entrants (remboursés par I'agent au projet) seront alors enregishés dans « Encaissements »» et le mot "Communication" sera enregistré entre parenthèses comme suit: (communication) dans la colonne <<numéro d'autocollant (sticlær))/Attribution de crédit etc ». Cela s'explique par le fait que cette transaction représante un crédit pour la ligne budgétaire 'communication' et sera utilisé pour réduire le montant déjà paye sur la lignebudgétairedelacommunication.Ce principe s'applique aussi quand on annule un enregistrement dans le liwe de caisse. 3. Calculer les totaux à reporter o Les totaux à reporter à la page suivante - additionnez tout simplement tous les montants dans les colonnes de « Compte bancaire » et de « Petite caisse » o Les toteux à reporter au prochain mois (indiqués sous les lettres 'A' et 'B') - Pour obtenir 'A' dans la colonne du compte bancaire, soushaire tous les montants 'payés' de tous les montants 'encaissés'. Pour obtenir 'B' dans la colonne de la petite caisse; soustraire tous les montants 'payés' de tous les montants'encaissés'. NOTA BEI\[E: Comment enregistrer les evances faites sur le Compte Bencaire et la Petite Caisse dans le Livre de Caisse ? Seules les dépenses réelles ayant des piècesj ustilicatives sont e nregistrées dans le Livre de Caisse. Par conséquent, toute avance faite à partir du compte bancaire est enregistrée dans le Liwe de Caisse conrme approüsionnement de la petite caisse étant donné que cette trânsaction est retracée par le relevé bancaire. Une avance faite sur la petite caisse n'est pas enregistrée dans le Liwe de Caisse. Les dépenses réelles relatives à I'avance sont enregistrées à condition qu'elles aient des pièces justificatives. Les avances faites sr.r le compte bancaire doivent être enregistrées comme alimentation de la petite caisse. Lorsque les dépanses réelles sont faites sur l'avance faite et sont justifiées par des reçus, le comptable doit alors enregistrer le montant comme s'il s'agit d'une dépense faite à partir de la petite caisse. Lorsque I'avance n'est pas totalement dépensée, le solde est tout simplemant déposé dans la petite caisse. Cela ne fera I'objet d'aucun enregistrement dans le Liwe de Caisse. a a Les avances faites sur la petite caisse o Aucun enregistrement n'est fait dans le Liwe de Caisse par le comptable au moment de I'avance, étant donné qu'elle ne constihre pas une depanse réelle qui est supportée par une 22 justification. Cepandant, chaque fols qu'une eyence est faite, un enregistrement dans un document séparé doit être fait pour faire le suivi du montant de l'avance faite et du montrnt des dépenses justiliées et les justilicetifs doivent être joints. o Les documents administratifs qui justifient I'approbation de I'avance faite doivent êre joints au dossier de I'enregistrement dans un document separé que vous tenez pour suiwe I'avance faite sur la petite caisse. o Toute dépense faite doit être supportée par un justificatif (Reçus, factures). La depense pourra alors êhe anregistrée dans le Liwe de Caisse comme toute autre dépense. Le reliquat de l'avance sera remis dans la petite caisse. Cela ne fera l'objet d'aucun enregistremant dans le Liwe de Caisse. Si le montant est très élevé, il sera deposé dans le compte bancaire et enregistré comme un hansfert de fonds de la petite caisse au compte bancaire. 23 III. ETAT MENSUEL DU COMPTE D'AVANCES DE CAISSE L'Etat Mensuel du Compte d'Avances de caisse est un état qui rapproche le Liwe de Caisse du Compte d'Avances de caisse et la liquidité disponible (Relevé Bancaire / Petite Caisse) pour chaque projet sur une base mensuelle. Avant la préparation de I'Etat Mensuel du Compte d'Avances de caisse à la fin du mois, 1) le Livre de Ceisse du Compte d'Avances doit avoir été finalisé et 2) le relevé bancaire doit être retiré auprès de la banque. Voir ci-dessous, un modèle d'Etat Mensuel de Compte d'Avances de caisse ORG^NISATION MONDIALE DE LAS^I\{TE ET^T MENSTJEL DU COMPîE D'AVANCES DE C^|SSE RESFONSABLE DU COMPTE MOtS AIINEE PROIETOU BUREAU MONNAIE selon le Livre de caisse du conpte d'avances Conpæ bancaire...., Petite caisse....... . .................:........... TOTAL Toul des paienrnb efrectués au cours du nnis: Sur le conpæ bancairc .......................... Sur la petite caisse...................... TOTAL PARTIEL + A B c + D E A déduire : nnntanb encaissés (à I'exception des réappovisionnenænts) ... A déduire : virenrnts du conpte bancaire à la petirc caisse et üce versa......, TOTAL PARTIEL tenporaire du rnntant du corpte Monant de I'augmentation ou du solde reporté.............. A déduire : dépenses (hdiqués en (D) et (E) Solde disponible : A déduire : s'il n'est plus nécessaire .{ .4 le solde doit êue utilisé le nnis MONTANT DU REAPPROVISIONNEMENT POUR LE MOIS (lndiquer ce nnntant dans la dermnde de rÉapprovisionnerænt) F A ajouter: râpmüsionncnrnt(s) non enctrc r€çu(§) pour les nreis précédens A déduirc : soLdc dc I'argnantation tcnponirÊ dêEnt être ûilbé le tmis suivant ......G ......H MONTANT AUTORISE DU COMPTE D'AVAI\CES (C+F+GH) APUREMENT DU SOLDE BANCAIRE NOM DE LA BANOUE Solde apparaissant sur le relevé ...) A déduire clrèques émis rmis rnn payés par la baryue Date Numéro (S'il n'y a pas assez de place, éublir une liste séparée) TOTAL A ajouter: Monants déposés à la baqræ nais non errcore crédités Datê Déails SOLDE BANCAIRE SELON LE LIVRE DE CAISSE DU COMPTE D' (IJ+I'0 nDntânt doit êke enA LIEU DATE SIGNATURE Adrpté du formulelre \YHO 413 RO (10/00) l5 000 du systèmc du compte de I'lmprcst de I'OMS 24 I Etape 1: Remplir la partie du Titre Mettre le nom du détenteur de I'imprest, I'intitulé du projet, monnaie utilisée, le mois et I'année. COMMENT PREPARER L,ETAT MENSUEL DU COMPTE D,AVANCES DE CAISSE : lmportant. Vérifier que le document est bien signé par le Coordinateur Adapté du formulalre WIO 113 RO (10/00) 15 000 du système du compte dê l'lmprest de I'OMS E{lErsI EL fl r ovmr DPAvAITT/(xcAMsArroril(Nrr*n^Y / RESFOI\§{BLEDU«)MPTE 2 / MOr§\- )r laç5p / PRO'ETOUBI.JREAU 7 MONMIE-I Petite caisse............ ÏOTAL Total des pabnrrrs effectrô au cons dr rmis: §r le cmpæ barrairc .......................... dedrirc : virensnts du conpe barrdre à la p*ite cabse et üce II()NIANT DU REAPPROVISIONNEN{M{T FOUR LE MO§ (lrdiqrærcenurtart dars la densrde de rcafproüsionrrrm! ACiüler : rfuu.isicmr(s)mffie IEg{s) porr ks mis féædqIs A déûrirc : rclde de I'argpt*im ænprairc demt êûs ttilis l€ mis siw[ I}ONTANT AUTORISE DU COMPIE D'AVAI\CES (C+T+OM D E + + IÛIAL rDrxant tjrre de caise ôronpæ d'ararres Conpte hamaie F A B C Solde à la fn <funois sus.irdiqÉ, sebn le &r lapetite deùfu€ : rrcrûaüs errabses (à I'eraq:tion des Ivforurr de I'aqnrntatim oudr solde raorté.................... Adedrirc : ëFses (irdiqÉsen(D) et(E) Solde dispcruble : A édrire : s'il n'es phs Écessaire ..................... ------) --} .........................G ................... -...x Solde Wraissarr str le rcleÉ de sihatim balr:irc ( daÈ............) A déôirc cleqæs énis rmb rmr payê pc la baqtæ Tàts NurÉo A ajorüer : Ivlotarls depmés à la barqæ nais rpn errcre crédites tbts Dâails SOLDE BAIICAIRE SUrON LE Ln'RE DE CâISSE DU COMPIE D'AVAI\CES (IJ+lg (S'il n'y a pes assez de place, aaHir uE lise épée) DE EI(}TAL APTJREVIE\T IXJ SOLDE BANC{IRE rrDntalt doit eft A LIHJ Etape 2: Utiliser le livre de caisse du compte d'avances: i) Obtenir le solde total à la tin du mois' maroué 'c' Formule: [C=A+B] Le solde de la banque ('A') et celui de la Petite Caisse ('B') doivent être obtenus directement du livre de caisse du compte d'avances. -r Falre leg lapprochements nécessalres pour obtenlr le solde du compte bancalre trouvé dans le llvre de calsso du compto d'avances. Formule: fl-J+KI. Etape 5! enregistre le solde du relevé bancalre du mois dans la partie'l' Etape 4: Obtenir le montant total reÇu à ce iour au cours de l'année/ Montant autorisé du compte d'avances Formule: lC+F+GI Etape 3: Obtenir le total de toutes les dépenses faites par le oroiet au cours des mois précédents à l'intérieur de I'année du oroiet(marqué'G') ii) qlq!.rle.!e!a! des dépenses en terme de sortie de fonds du proiet au @ marqué rF' Formule: [F=D+E- Ajustementsl 25 É 5 Etaoes oour remolir l'Etat Mensuel du Comote d'Avances de caisse Commencez d'abord par uaminer attentivement et comprendre la structure de cet Etat Etepe 1: Remplir la section relative à l'intitulé (enregisrez le nom du détenteur de I'imprest, I'intitulé du projet, la monnaie utilisée, le mois et I'année). Etepe 2: Utilisez le Livre de Ceisse du Compte d'Avances pour fournir: i) le'solde total à le lin du mois'(merqué'C' sur l'Etat Mensuel du Comote d'Avances de caisse) - vous aurez besoin du solde bancaire du mois ('A') et du solde de la Petite Caisse ('B') tous les deux obtenus à partir du Liwe de Caisse du Compte d'Avances. Formule: [C=A+B] ii) Les déoenses réelles/orélèvement sur les ressources du oroiet au cours de ce mois (meroué'Ft sur l'Etat Mensuel du Comote d'Avances). Formule: [F = D + E - Ajustements] Etape 3: Obtenir le c'est le total de toutes les dépenses à partir du premier mois du projet pour I'année en cours. Etape4:eveclesdonnéesci.dessus,obtenirle I'APOC / niveeu autorisé du Comnte d'Avances. Formule: [C+F+G]. Etape 5: enregistrez le solde du relevé bencaire dens la section de l'apurement du Solde bencaire 'I'et rocédez à la réconciliation de Formule: I.J+K Exolication Etene oar Etaoe l. Remplir la section sur le titre o Enregisfrezle nom du détenteur de I'imprest, I'intitulé du projet, la monnaie utilisée, le mois et I'année. 2. Utilisez le Livre de Ceisse du Compte d'Avances pour fournir: i) Le'solde total à le lln du mois'(marqué'C' sur l'Etet Mensuel du Compte d'Avances de celsse) - ce total est la somme du solde de la banque à la fin de ce mois ('A') et le solde de la Petite Caisse ('B'). Les deux soldes sont obtenus directement à partir du Liwe de Caisse du Compte d'Avances dans les colonnes intitulées 'A' et 'B'. ii) Les dépenseVsorties réelles de fonds du proJet pour ce mois (marquées 'F' sur I'Etat Mensuel du Compte d'Avences) sont obtenues en calculant d'abord les valeurs 6D' et 'E' puis en feisant les ajustements nécesseires comme sult: o Indiquer les 'montants totaux des peiements effectués pendant le mois selon le Livre de Caisse du Compte d'Avances - cette valeur s'obtient en faisant la somme des paiements du mois au niveau du compte bancaire'D' et des paiements de la Petite Caisse ('E') obtenu directement à partir du Liwe de Caisse du Compte d'Avances dans les colonnes intitulées'Paiernents'. o Feltes des eJustements aux montrnts des palements effectués sur le Compte Banceire et la Petite Caisse - cela se fait en déduisant du montant total des paiements effectués, tous les aufres encaissements (à I'exception du réapproüsionnement) et en déduisant tous les transferts faits à partir de la banque vers la petite caisse et vice versa. Ce faisant, le résultat obtenu sere le montent des Dépenseÿsorties réelles du projet pour ce mois. 3. Obtenir le total des dépenses des mois précédents 26 Ce montant est le total de toutes les dépanses effectuées à partir du premier mois du proJet dans I'année (periode couverte par la Letfre d'Accord) en cours. 4. Obtenir le montant total des approvisionnements d'APOC à ce jour/niveeu autorisé du Compte d'Avances o Cette valeur est obtenue en faisant la somme du solde total à la fin du mois' ('C'), du montant des dépanses totales pour le mois ('F') et le total des dépenses de tous les mois précédents ('G'). Note: Ignorer la section sur les Augmentations Temporaires du montant du Compte. Cette section sera expliquée aux projets le cas échéant. 5. Enregistrer le Solde apparaissent sur le relevé bancaire dans la partie du formulaire réservée à I'apurement du Solde Bancaire (marqué'I'). A partir de ce solde, i) Déduisez tous les chèques émis par le projet et non payés par la banque dont la somme est marquée'J', ii) Ajoutez tous les montants deposés à la banque mais non encore crédités (C'est-àdire, non- encore reflétés sur le relevé bancaire. La somme de ces montants est marquée 'K'. iii) Obtenez le solde bancaire selon le Liwe de Caisse du Compte d'avances. Formule: [I- J+Kl. 6. Jolndre le relevé bancaire du mois à l'Etat Mensuel du Compte d'Avances de caisse. a 2? IV. FORMTILAIRE D'ANALYSE BTJDGETAIRE Le Formulaire d'Analyse Budgétaire fait ressortir les différentes lignes budgétaires du budget approuvé et est utilisé pour le suivi et la gestion du budget approuvé pour chaque projet. Le format du formulaire est fourni par la Direction de I'APOC et les comptables sont encouragés à la recréer à travers l' util isation des tableurs informatiques. Le Budget Approuvé, qui se trouve dans chaque Lethe d'Accord, contient les détails qui caractérisant le montant total de I'Engagement Financier de I 'OMS/APOC au projet. Le montant de ce B udget Approuvé représante I'estimation des fonds totaux à mettre à disposition par I'OMS/APOC pour les dépenses à effectuer pendant la période couverte par I'accord et chaque ligne budgétaire est gerée par le Coordonnateur National (et le Comptable) en utilisant le formulaire d'analyse budgétaire. Un Formulaire d'Analyse Budgétaire mis à jour, montre l'état des dépenses faites dans chaque ligne du budget et donne une indication sur la situation de mise en oeuwe des activités et sur la situation financière du projet à la fin de chaque mois. Le formulaire d'Analyse Budgétaire est en conformité avec le Point 5.3 des Lettres d'Accord qui stipule que: "l'état des depanses effectuées sur les différentes lignes budgétaires doit être fourni à I'OMS/APOC pour justifier I'utilisation des fonds mis à la disposition du projet ". Avant que la préparation du formulaire d'Analyse Budgétaire puisse se faire à la fin du mois, le Liwe de Ceisse du Compte d'Avances du mois doit avoir été finalisé. Après le remplissage du Liwe de Caisse du Compte d'Avances, le Formulaire d'Analyse Budgétaire est rempli et soumis à I'OMS/APOC à la fin de chaque mois. Voici un modèle du Formulaire d'Analyse Budgétaire. PROGRAMME AFRICAIN DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE FORMULAIRE D'ANALYSE BUDGETAIRE MOIS =......... Taux lixe: tUS$ =........ (Mornaie Locale) Total des fonds reçus de I'OMS à ce jour = .... Signature Date Ligne Budgétaire (telle qu'approuvée dans la Lettre d'Accord) Allocation en US$ Soldc à le fln du mols précédent Dépenses ectuelles Solde À h lln du mols ($US)Monnelc Locrle Dollerc US Approüsionnement Formation Education Sanitaire Mobilisation. et Voyages Communication Consultants Dépenses de fonctionnement Récapitulation TOTAL Equivalent en US$ 28 COMMENT REMPLIR LE FORMULAIRE D'ANALYSE BUDGETAIRE: 3 Etaoes oour remolir le Formulaire d'Analvse Budeétaire Etape l: Préparation initiale du Formulaire d'Analyse Budgétaire: i) fournir les informations introductives pertinentes (intitulé du projet, taux de change fixe, mois et année). ii) Recopier toutes les lignes budgétaires à partir de la Lettre d'Accord (en excluant les équipements) iii) Vérifier que le total correspond au montant 'Somme Restante - Point 5.2 de la Lettre d'Accord' est correcte. iv) Faire 12 copies du Formulaire d'Analyse Budgétaire, une pour chaque mois de I'année du projet. Cela parce que les 2 premières colonnes (Ligne budgétaire et montant de l'allocation) ne changeront pas. Etape 2l Remplir le formulaire avec les données de dépenses réelles à la lin de chaque mois. Etape 3: Reporter les soldes de'fin du mois' de chaque ligne budgétaire au mois suivant: i) Transférer les montants dans la colonne 'Solde à la fin du mois' à la colonne 'Solde reporté' du mois suivant. ii) Vérifier que le Montant Total dans la colonne 'Dépenses actuelles/monnaie locale est identique au montant indiqué dans I'Etat Mensuel du Compte d'Avances de caisse. DE Taux frxe: IUS$ (Monnaie L'ONCHOCERCOSE Dépense9l Dolly'rs US 2 Solde à la fin du mois ($US) Ligne Budgétaire /(telle qu'approuvée daÿ la Letffe d'Accord) Attodation "o fos §olde à la fin llnkÏ", MonnailLocale Approvisionnement IFormation ISanitaire etEducation Mobilisation Voyages Communication Consultants Dépenses de fonctionnement Récapitulation \J,,TOTAL a) Indiqucr l'intitulé du pro.let. nrois cl annéc. Taux dc changc Fixc b) Rccopicr loutes lcs ligncs budgétaires et lcur montant dc Ia l.cttrc d'Accord c) Vetrificr quc le tolal corrcspond au montant 'Sommc restantc ' d) Fairc l2 copics du lbrmulairc tl'Anal1'sc Budgétairc pour loutc l'annéc Iitapc 2 : Foumir lcs tlonnécs dcs dépcnscs actucllcs Pour chaquc lignc budgétairc lburnir lcs donnécs dcs dépcnscs récllcs tlu mois I:tanc I : I'rctnarirtiorr initialc du lirrrnulairc d'ÂnalJ sc Ilutle.étrlirc Etane 3 : Renort des soldes de fin de moisde chaoue lisne budsétaire au mois suivant Ccs soldcs dc lignc budgétairc cloil'cnt êtrc reportés dans la colonne dc 'Soltlc clu mois précédent du lbrrnulaire d'analysc budgütairc FORMTJLAIRE D'ANALYSE Total des fonds reçus de I'OMS à ce jour : Equivalent en US$ I.e montant totâl obtellu sla Signature Date colonne'Monnaie locale' doit être identique au montant indiqué dans l'Etat mensuel du compte d"avances de caisse )9 I Exolication étane par éteoe 1. Préparation initiele du Formulaire d'Analyse Budgéteire o [,e Compteble doit : a) Lire attentivement le budget fourni dans la Lettre d'Accord en notant les détails de chaque ligne budgétaire et le montant approuvé. b) Notez le montant total approuvé. c) Notez le montant retenu par I'OMS/APOC pour l'achat d'équipemants d'investissement. d) Notez la somme restante à transférer au GTNO pour mettre en oeuwe les activités du projet sur le terrain. Commencez à preparer le formulaire en fournissant les informations inhoductives pertinentes (nom du projet, taux de change fixe, mois et année). Enregistrez les lignes budgétaires indiquées dans la Lettre d'Accord sur le Formulaire d'Analyse Budgétaire et vérifiez que l'Allocation 'Somme restante' est conecte. Faire 12 copies du Formulaire d'Analyse Budgéteire, une pour chaque mois de l'année du projet. Il faudra faire les 12 copies parce que les 2 premières colonnes (ligne budgétaire et montant de I'allocation ) ne changeront pas tout le long de la périodecouverteparla Lettre d'Accord. 2. Rempllr le formulaire evec les données des dépenses réelles à la lin de chaque mois o Pour le premier mois, le 'Solde reporté' est le même que le 'montant du budget approuvé'. o Vérifiez que le Taux de Change Fixe fourni est le même que celui utilisé quand le budget initial a été soumis pour approbation. La cohérence doit êüe maintenue. o S'assurer que chaque dépense faite sur le Budget Approuvé et payée doit être imputée à au moins une des lignes budgétaires. Les diverses dépenses imputées à une ligne budgétaire donnée doivent être additionnées dans la dernière colonne du Liwe de Caisse (numero du sticker) de I'angagement de dépanses) pour obtenir le total qui représente l'état des dépenses faites sur cette ligne budgétaire pendant le mois. 3. Transférer les soldes de'fin du mois'pour chaque ligne budgétaire au mois suivant: o Lacolonne 'Solde à la fin du mois'pour un mois devient la colonne'Solde reporté' pour le mois suivant. Vérifier que le Montant Total obtenu dans la colonne 'Dépenses réelles en Monnaie locale ' est identique au montant indiqué dans I'Etat Mensuel du Compte d'Avances de Caisse. Note importante concernant l'utilisation du Formulaire d'Analyse Budgétaire Le GTNO doit strictement se conformer aux dispositions indiquées dans la Lettre d'Accord et ne pas opérer un dépassement des montants approuvés sur les lignes budgétaires (Ref. Point 2.1 des Lettres d'Accord). Au cas où il est nécessaire d'effectuer des dépenses dont la valeur est supérieure au montant approuvé sur une ligne budgétaire donnég une requête oflicielle doit être soumises à la Direction de I'APOC accompagnée d'une proposition de révision du budget approuvé et d'une justilication des changements proposés sur les différentes lignes budgétaires. a a 30 SECTION 3: DIRECTIVES ADMINISTRATIVES ET CONDITIONS D'AUDIT Afin de permettre une bonne rédaction des rapports sur les activités financières de chaque projet, il faudrait s'assurer qu'un s uivi précis et systématique des comptes soit fait. Etant donné que les auditeurs de I'OMS ont le droit d'inspecter toutes les transactions liées à un projet, nous vous présentons ci-dessous quelques directives administratives qui ontpris en compte les exigences des auditeurs. L'objectif d'une telle démarche est de conseiller les agents comptables des projets pour une bonne tenue de la comptabilité des fonds de projet. Il faudrait alors s'assurer que toutes les étapes du contrôle listées ci-dessous sont attentivement prises en compte. UrrlsnrroN DEs EeUTPEMENTS o L'achat des équipements, des véhicules, des photocopieuses, des appareils fax, etc. relève de la responsabilité exclusive de I'OMS /APOC. o Le comptable doit tenir à jour un dossier de tous les équipements reçus, la date de réception et un numéro de série doit êfe maintenu pour ces équipements. [l doit toujours faire un suivi des équipemants et s'assurer qu'ils sont ern sécurité. o Si un certain matériel d'équipement est endommagé ou volés, un rapport doit être envoyé à la Direction de I'APOC et doit inclure les preuves monhant les actions entreprises pour récupérer les équipements manquants VnHrculrs o Les véhicules et les motocyclettes doivent avoir des cahiers de bord bien tenus avec les ordres de missionÿvoyages officiels. Le voyage doit être autorisé par un responsable habilité auhe que I'utilisateur du véhicule. o Tous les déplacements doivent être enregistrés dans le cahier de bord et l'objet du voyage doit y êhe toujours indiqué. o Laquantité de carburant utilisée doit êre enregishée dans le cahier de bord. o Les dates d'entretien et la nature de I'enfretien doivent être enregistrées dans le cahier pour aider à suiwe les coûts d'entretien. COMPTE BANCAIRE Banque à la Petite Caisse) Une fois qu'un Compte Bancaire est ouvert pour un projet, les noms des deux signataires et le numero du compte bancaire doivent être communiqués à la Direction de I'APOC. Les noms et les signatures de deux autres signataires suppléants en plus des principaux signataires doivent aussi être soumis. Les fonds de I'APOC ne seront retirés de la banque que sur la base de deux signatures, une venant du Ministère de la Santé et une du groupe des ONGD et iamais par deux signatures du Ministère de la Santé ou deux signatures des ONGD. Le tableau de signatures cidessous doit être rempli et soumis à I'APOC chaque fois qu'un nouveau compte de projet est ouvert et chaque fois que des signanres d'ordonnateur changent. Il doit être toujours mis à jour. Toutes les transactions de Compte Bancaire doivent êfte enregistrées dans le Liwe de Caisse du compte d'avances. a a o 31 r] Références du comDte bancaire Date d'ouvernrre du compte bancaire SIGNATAIRES §om, Titre et adresse) Intitulé du projet I Ministàr de la Santé A des B Représmtant ONCD Nivcau Ministke de la Santé A des b Repéserttant ONCD II noter que signatures seront pour effectuer des retraits de fonds du compte bancaire. I-es deux signatures doivent être AB ou Ab ou ab ou Bb. Cela veut dire qu'on ne peut avoir deux signatures du Ministère de la Santé ou deux sigratures de I'ONCD à la fois. Pnrrrn cArssE Banque) o Le montrnt mâximum autorisé dans la petite caisse est l'équivalent de 200 S US en monnaie locale. o Le solde de la petite caisse ne doit jamais dépasser 200 S US. Si ce montant est dépassé, une justification doit êre fournie étant donné que le formulaire lcertifictt de décornpte de liquidité (voir page 8 - 2.1) montrera le nombre de billets de banque et de pièces de monnaie disponibles dans la petite caisse. o Aucun paiemant ne doit être fait sur la petite caisse pour des montants dépassant l'équivalent de 200 $ US en monnaie locale. . Toute la liquidité disponible doit êne gardée dans un coffre. . Un décompte de la liquidité doit être effecnré à la fin de chaque mois par le coordonnateur du GTNO et son adjoint/comptable/assistant adminishative pour vérifier et certifier le solde indiqué dans le Liwe de Caisse. Des conhôles réguliers et inopinés doivent également être effectués sur place de temps en temps. o A la fin de chaque mois du calendrier ciüI, toute la petite caisse disponible doit faire I'objet d'un décompte par le coordonnateur et enregisfrée dans le certificat de décompte de liquidité qui doit être co-signé par le coordonnateur et le comptable. Ce montant doit correspondre au montant indiqué dans la colonne de la petite caisse du liwe de caisse du compte d'avances. DEPENSES DE FONCTIONNEMENT Les dépenses de fonctionnement telles que la reparation de pneumatiques, I'achat de petites pièces de rechange pour la réparation des véhicules, les photocopies, les piles de torche, le pétrole lampant, etc. relèvent de la responsabilité du coordonnateur du GTNO. La petite caisse peut êhe utilisée pour payer les dépenses de fonctionnement pour un montant ne dépassant pas 200 S US. Une justification complète @!! êne fournie pour toutes les dépenses. Les reçus obtenus auprès des fournisseurs sont nécessaires tout le temps. Eviteztous les fournisseurs qui ne peuvent pas déliwer des reçus. Le responsable qui approuve un achat ne doit pas être la même personne qui fait I'achat proprement dit sur le marché. Si vous approuvez un achat, déléguez la responsabilité de I'achat pour des besoins de contrôle interne. Il revient au coordonnateur de certifier/approuver tous les coûts et bordereaux présentés comme preuves des coûts. a a a a a 32 Pen nrnprs o Le Per Diem est une allocation quotidienne payée sur la base du nombre de nuits (nuitées) effecnrées par un fonctionnaire ou à un agent temporaire spécifié dans la Lettre d'Accord pour régler ses dépenses lorsqu'il/elle est en mission hors de son lieu d'affectation. Le montant à payer est basé sur le taux fixé par le GTNO. La Direction de I'OMS/APOC doit êfe immédiatement informée de tous changements effectués sur les taux de per diem. o Le Per Diem couwe les repas et I'hébergement. Tous les bénéficiaires de per diem doivent signer la fiche d'acquittement dès réception de leur dû. o Chaque voyage doit êre dûment autorisé avec une indication claire du jour de la missior/voyage, du nombre de jours et de I'objet de la mission/voyage. o Les GTNO doivent clairement documenter leurs politiques de per diem. Le paiement de I'hébergernent aux agents doit toujours avoir des reçus qui l'accompagnent comme pièces justificatives. Le nom du voyageur doit être clairement indiqué sur la facture. o Un rapport doit êre écrit par I'agant après la mission. VOYAGES ET FORMATION La fiche d'acquittement signée (fiches d'enregisüement) ou une liste montrant tous les participants enregishés et leurs signatures doit être jointe à chaque bordereau de paiement portant sur des activités de formation. L'OMS/APOC exige obligatoirement que les fiches d'anregistrement soient fournies pour permettre la comparaison des signatures. Les lignes de dépenses des voyages et de la formation doivent être corectement indiquées comnrc stipulé dans le budget. Le comptable doit établir des bordereaux séparés lorsqu'il impute les dépenses à différentes lignes budgétaires. MATERTEL DE BUREAU (nUnelU ET FORMATION) Pour tous les achats dépassent 500 $ US, un système d'achat de foumitures selon des deüs compétitifs doit être utilisé. Une décision du comité des achats et non une décision indiüduelle de sélection, doit êre utilisée pour garantir une sélection correcte du fournisseur offra'nt la meilleure offre/qualité. Tous les gros contrats d'impression et d'achat doivent passer par ce processus. Les deüs obtenus pour les gros achats doivent être joints au bordereau justifiant cette grosse fransaction. Iæ GTNO doit tenir un systeme de registre d'inventaire pour suiwe I'utilisation des matériels de formation et de bureau. Ter-npnoxn Un système doit êre mis en place pour suiwe I'utilisation du téléphone aussi bien pour les télephones mobiles que pour les lignes fixes. Inclure les détails de I'objet de I'appel. L'utilisation privée du télephone doit êne à la charge de I'agent et le secrétariat du GTNO doit obtenir toutes les factures détaillées pour suivre les appels téléphoniques. a a a a a a 33 SECTION 4: CLOTURES MENSUELLES ET SOUMISSION A TEMPS DES RAPPORTS LaDirectiondel,APoCnepeutinsisterdavantageSurl'! des ranoorts de déoenses corrects ées sur le Comote d'avances de caisse. Voir ci-dessous, le processus étape par étape pour la soumission des rapports de dépenses sur le Compte d'avances de caisse. Commencer la préparation deg rapports do d6ponses à soumettro à APOC à la fin du chaque mois. Ra3samblêr touE le3 bordoroaux et Joindrê toute! les facturos ot raçu3 epprouvés par le détontâur de I'improst . tous les roçus sont joints. 2. Tous los borderoaur Sont Toutos fectures approuvéB par lo Recupôr6r 16 rôlevé bancairo du mois Clôturor le Llvro d6 Caisse du mois. vous as8uror que toutes les donnéês requiE6s sont fou.nieE Tous les numôros de bordoloaux bien indiqués. 2. Pour chaque transaction le lignô budgétaire est indiquô€ dans la colonn€ marquée Engagsmenb/Sticker N'. 3. L€s frais bancaires sont indiqué8. Vérifi6r Tous los totrux eont calculê8 Felro le polnt du câ3h dlsponlble et rempür le fomulairo do bllletege. ont ôt6 effoctjét. 2. Lo relêvé bancalre est loint.3. L'état monsu€l e8t signé lo détentour do l'imPrêst. Tous les calculs d Prâpârer l'ôtat menEuol du compte d'avancaE do cai83€ l. Oue tous lo3 §olde3 do chaquo ligne budgétaire ont étê rêportô3 3ur le fomulaire du mois suivânt. Vêrifiêr Prépaaôr le formuleia€ d'analyse budgÔtâi76 1. Préparerunelettr€decouvertureauDiroctorduProgrammeavecAttentionauBFO 2. Joints à la Lettre dê couvorturo, soumottr€ les documents ci-après: . Le Livre de caisso du compte d'avances - avec les borderoaux et lês reçus joints . Etat mensuel du compte d'avances d6 cai§so - avêc I'original du relevé bancaire. . Le formulaire d'analyse budgétaire bi6n détaillé' ON Borderea ux UI Relêvé Bancaire Cash disponlble ON UI o Le livre de Ca isse Etat mensuel du compte d'avancgs de caisso 34 budgétaire UI I Le Compte d'Avances de Caisse et les documents de comptabilité doivent être transmis à la Direction de I'APOC au plus tard le 7 du mois suivant la clôture du Liwe de Caisse du Compte d'avances. En soumettant vos rapports mensuels de dépanses à I'APOC, veuillez respecter les points suivants: l) S'assurer que tous les Bordereaux du cornpte d'avances du mois avec les factures et les reçus joints, sont établis et approuvés par le Détenteur du Compte d'avances. 2) Récupérer le Relevé Bancaire à la fin de chaque mois. Cela vous pennettra de déterminer les frais bancaires du mois à inclure dans le Liwe de Caisse. 3) S'assurerquetoutes les pages originales du Liwe de Caisse du Compte d'Avances utilisées au cours du mois ont été clôturées et insérées dans le paquet à soumettre. 4) Vérifier le montant disponible dans la petite caisse en faire le détail de la liquidité en rernplissant le certificat de décompte de liquidité. 5) Préparer I'Etat Mensuel du Compte d'Avances de Caisse. Montrer clairement le solde du Compte Bancaire et de la Petite Caisse du Projet et s'assurer que le relevé Bancaire du mois est joint. 6) Préparer le formulaire d'Analyse Budgétaire du mois. 7) Transmetfre tous les documents cidessus avec une lethe de couverture au Directeur du Programme APOC en indiquant toute requête spéciale ou commentaires spécifiques. Le Réapprovisionnement des comptes ne peut se faire que si le rapport mensuel du Compte dtAvances est soumis. Note: Rassemblez tous les reçus, bordereaux, certificat de décompte de liquidité, relevés bancaires etc. dans le même ordre tels qu'ils apparaissent dans le Compte d'avances. Photocopiez tous les documents pour les garder dans vos archives. Cela est utile en cas de perte au cours du ransit du rapport mensuel du Compte d'avances. Fournir autant de détails que possible sur chaque bordereau, faites des annotations en cas de besoin, car celles-ci seront d'une valeur inestimable en cas d'audits ultérieurs. a a 35 SECTION 5: SOUMISSTON DE RAPPORTS FINANCIERS A L'APOC La Lettre d'Accord stipule à la section 5.3 (c), qu'un rapport sur l'état d'avancement doit être soumis six mois après que les fonds aient été reçus (par le prqet) et un autre rapport 12 mois après, indiquant les actiütés menées et le montant depensé sur chaque ligne budgétaire. Voici le format de rapport exigé. GUIDE POUR LA SOUMISSION DES RAPPORTS FINAI\CIERS AU CCT Pays Nom du projet : Date d'approbation : Période de couverture de la Lettre d'Accord Nombre dtannées d'exercice du projet: Date de la dernière soumission: -- I - I - Date de la présente soumissiont -- l - I - 1) TNFORMATTONS GENERALES a) Coût total du projet (en cours d'exercice) US$ b) Montant total approuvé sous la présente Lettre d'Accord à partir des fonds APOC pour le projet en cours: us$ .... c) Montant retenu par APOC (Equip.Cap, Audit compt., frais généraux, etc ) US$ d) Montant à être transféré au NOTF à partir des fonds APOC (b-c) US$ e) Prière mentionner sous la présente Lettre d'Accord : - Nombre de versements effectués - Montant (US$) reçu d'APOC US$ - Montant (Monnaie locale) reçu e) Date à laquelle le premier versement a été reçu: -' I -- I " 0 Mois au cours duquel les activités de la présente Lettre d'Accord ont commençé - 36 g) Prière mentionner le montant total restant (banque + petite caisse) disponible au moment de la finalisation du rapport financier pour soumsslon. -- 2) Description de I'utilisation faite des fonds d'APOC a) Prière noter les quatre activités pour lesquelles la plus erande proportion des fonds reçus ont été utilisés pendant la période des reportages et indiquer dans le tableau ci-dessous quelle somme à été utilisée pour chaque activité. b) Prière joindre le formulaire d'analyse budgétaire mis à jour. 3) Problèmes rencontrés Résumer I es problèmes ( s'il y'en a), e n relation avec I e déblocage des fonds pour le projet. Prière suggérer des solutions pour resoudre les problèmes identifiés. GQJenesq): Activité Montant utilisé pendant [a période des reportages(x) Pourcentage (X) * l0O/montant reçu I 2. 3 4. TOTAL(l+2+3+4) 37 4) Description de I'utilisation faite des fonds reçus des autres sources de lïnancement (Communautés, ONGDs, Ministère de la Santé & autres) Mentionner brièvement le montant en espèce ou en biens d'équipement et (montant equivalent) reçu comme contribution d'aufes sources pour le projet au moment du présent reportage. Source I : Communautés Articles de la ligne budgétaire+(dans le budget approuvé) Montant budgétisé (espèce ou biens maæriels) Montant reçu à ce jour Source 2 : Ministère de la Santé Source 3 : ONGDs & Organismes similaires Articles de la ligne budgétaire+ (dans le budget approuvé) Montant budgétisé (espèce ou biens materiels ) Montant reçu à ce jour + D'lutres lignes budgéteires peuvent être ajoutées si nécessaire. (Prière utiliser des feuilles séparées qui doivent être joinæs) Articles de la ligne budgétaire+( dans le budget approuvé) Montant budgétisé (espèce ou biens matériels ) Montant reçu à ce jour 38