ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE CINQUANTE-DEUXIEME ASSEMBLEE MONDIALE DE LA SANTE Point 15 de l’ ordre du jour provisoire A52/14 8 avril 1999
Rapport financier intérimaire sur les comptes non vérifiés pour l’ année 1998 Rapport du Commissaire aux Comptes
Le Directeur général a l’ honneur de transmettre ci-joint à la Cinquante-Deuxième Assemblée mondiale de la Santé le rapport intérimaire du Commissaire aux Comptes sur les comptes de l’ Organisation mondiale de la Santé pour l’ exercice 1998-1999 (annexe).
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ANNEXE LETTRE D’ ENVOI
7 avril 1999
Monsieur le Président de l’ Assemblée mondiale de la Santé Organisation mondiale de la Santé CH-1211 Genève 27 SUISSE
Monsieur le Président, J’ ai l’ honneur de présenter à la Cinquante-Deuxième Assemblée mondiale de la Santé mon rapport intérimaire sur les comptes de l’ Organisation mondiale de la Santé pour l’ exercice 1998-1999. Ce rapport est soumis conformément à l’ intention que j’ ai exprimée devant la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé de rendre compte chaque année des vérifications qui ont été faites et dont les résultats ont été communiqués pour observations au Directeur général. J’ ai eu le privilège de participer au processus de changement et de réforme et je tiens à remercier le Directeur général et l’ Organisation de leur esprit de coopération et de leur aide. Veuillez agréer, Monsieur le Président, les assurances de ma haute considération.
(signé)
H. E. KLUEVER COMMISSAIRE AUX COMPTES CONTROLEUR GENERAL, REPUBLIQUE D’ AFRIQUE DU SUD
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Annexe
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RAPPORT INTERIMAIRE DU COMMISSAIRE AUX COMPTES A LA CINQUANTE-DEUXIEME ASSEMBLEE MONDIALE DE LA SANTE : VERIFICATION DES COMPTES DE L’ ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE POUR L’ EXERCICE 1998-1999
1.
INTRODUCTION
La vérification des comptes de l’ Organisation mondiale de la Santé (OMS) a été confiée au Contrôleur général de la République d’ Afrique du Sud pour les exercices 1996-1997 et 1998-1999 en vertu de la résolution WHA48.18 adoptée par la Quarante-Huitième Assemblée mondiale de la Santé. Des progrès sensibles ont été réalisés lors de la vérification des comptes pour l’ exercice 1998-1999, qui a notamment comporté un processus global de planification, des vérifications intérimaires des comptes de l’ OMS et de certains comptes annexes, la mise au point de procédures pour les bureaux régionaux dans le cadre de notre vérification sur place de tous les comptes des bureaux régionaux pour chaque exercice ainsi que l’ élargissement de nos activités à divers bureaux de pays. De plus, une vérification informatique spécialisée a été faite au titre des mécanismes de contrôle généraux. Les interactions se sont d’ autre part poursuivies avec le Secrétariat et les représentants des organes directeurs pour tout ce qui a trait au développement de la communication et au renforcement de la responsabilité comptable, notamment la création d’ une commission de vérification des comptes; autant de questions sur lesquelles des informations sont communiquées ci-après. Cependant, les opérations de vérification effectuées durant l’ année écoulée n’ avaient pas pour but de donner une opinion spécialisée sur les états financiers, lesquels figurent dans le rapport financier intérimaire sur les comptes non vérifiés pour l’ année 1998. Ce rapport est censé fournir un apport constructif au processus de renouvellement et de réforme qui devrait améliorer la responsabilité comptable, renforcer la rentabilité, l’ efficience et l’ efficacité des opérations et, partant, améliorer la gestion de l’ OMS. Je me réjouis d’ autre part de pouvoir dire que le concours et l’ assistance prêtés par le Directeur général, les Directeurs régionaux et les membres du personnel ont été excellents et que les dossiers financiers sur lesquels ont porté nos sondages au Siège et dans les Régions étaient dans l’ ensemble d’ une qualité remarquable.
2. 2.1
OBJECTIF ET PORTEE DE LA VERIFICATION DES COMPTES Objectif
La vérification des comptes est effectuée conformément aux principes énoncés à l’ article XII du Règlement financier et dans le mandat additionnel pour la vérification extérieure des comptes de l’ Organisation mondiale de la Santé. Les travaux de vérification des comptes pour la période considérée comportaient notamment la planification et la mise en oeuvre des procédures intérimaires qui faciliteront la présentation des rapports à l’ Assemblée mondiale de la Santé et serviront de base à l’ achèvement de la vérification des comptes tout en permettant d’ exprimer une opinion sur les états financiers de l’ Organisation mondiale de la Santé pour l’ exercice 1998-1999.
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Annexe
2.2
Portée
Conformément aux normes communes du Groupe de vérificateurs externes des comptes de l’ Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l’ Agence internationale de l’ Energie atomique, la vérification des comptes qui a été effectuée au Siège, dans les bureaux régionaux et dans des bureaux de pays a notamment comporté les activités suivantes : C Phase stratégique de planification destinée à garantir l’ efficacité et l’ efficience de la vérification des comptes. C Suivi de certaines questions signalées auparavant à l’ Assemblée mondiale de la Santé. C Sondages intérimaires sur certains systèmes et mécanismes de contrôle au Siège, dans les bureaux régionaux et dans des bureaux de pays. C Association de méthodes de fond, d’ application des règles et de méthodes analytiques pour atteindre les objectifs de la vérification des comptes. C Vérification informatique des mécanismes généraux de contrôle au sein du système d’ appui à l’ information administrative et financière. C Vérification à but pratique dans certains domaines. Les buts stratégiques, les objectifs et le plan de vérification pour l’ exercice en cours ont été communiqués au Comité de l’ Administration, du Budget et des Finances du Conseil exécutif ainsi qu’ au Secrétariat.
3.
OBJET DU RAPPORT
Le présent rapport a pour objet de porter à l’ attention de l’ Assemblée mondiale de la Santé, à un certain niveau de synthèse et sous les rubriques ci-après, diverses questions concernant la vérification des comptes effectuée pendant la première année de l’ exercice 1998-1999 ainsi que certains domaines où des améliorations pourraient être apportées : C Communication et responsabilité comptable. C Présentation et processus budgétaires. C Contributions impayées. C Exécution, surveillance et évaluation des programmes. C Opérations budgétaires, financières et connexes. C Mécanismes généraux de contrôle dans un environnement informatisé. C Passage informatique à l’ an 2000.
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Annexe
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C Vérifications effectuées dans les bureaux régionaux et des bureaux de pays.
4. 4.1
COMMUNICATION ET RESPONSABILITE COMPTABLE Création d’ une commission de vérification des comptes
Dans mon précédent rapport à la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé, j’ ai souligné les progrès réalisés en vue de la création d’ une commission de vérification des comptes qui puisse traiter efficacement des questions de comptabilité et de vérification des comptes. A sa cent troisième session, par la résolution EB103.R8, le Conseil exécutif a créé une Commission de Vérification des Comptes composée de six membres représentant chacun une Région de l’ OMS. Les objectifs de cette Commission en ce qui concerne les vérifications intérieure et extérieure sont les suivants : C aider le Conseil exécutif à surveiller les opérations financières et gestionnaires de l’ OMS; C promouvoir la responsabilité comptable et la transparence des opérations financières; C faciliter la communication et l’ adoption de mesures correctives en temps voulu. Il est vraisemblable que cette Commission apportera un concours notable au processus de notification et offrira une tribune pour régler les questions de comptabilité, de vérification des comptes et de gestion soulevées par le vérificateur intérieur et le Commissaire aux Comptes et prendre en considération les vues du Secrétariat à ce sujet.
4.2
Création d’ un comité directeur de la vérification des comptes
A la suite de consultations avec le Directeur général durant lesquelles ont été examinés les avantages que comporterait un mécanisme structuré de communication au plus haut niveau entre le Commissaire aux Comptes et le Secrétariat, il a été créé un Comité directeur de la vérification des comptes composé de représentants de ces parties. L’ objectif est d’ offrir une instance pour faciliter la planification et le suivi de la vérification des comptes de manière à en accroître l’ objectivité. Il me semble que cet organe jouera un rôle important en renforçant la coopération et l’ interface entre l’ équipe de vérification extérieure des comptes et le Secrétariat, ce qui devrait améliorer l’ efficience et la qualité de la vérification.
4.3
Vérification intérieure des comptes et surveillance
Dans le cadre de la vérification des comptes, il est notamment prévu d’ examiner la fiabilité des opérations menées par le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance (IAO) pour éviter les doubles emplois et garantir la rentabilité des opérations de vérification. L’ analyse a montré que l’ on pouvait compter sur les activités du Bureau dans la mesure où elles sont en rapport avec les objectifs de la vérification des comptes et les aspects essentiels du mandat du Commissaire aux Comptes.
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Annexe
4.4
Opinion du Commissaire aux Comptes
En ce qui concerne les nouveaux éléments de l’ opinion du Commissaire aux Comptes suggérés dans mon rapport à la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé, le Conseil exécutif a, dans la résolution EB103.R14, approuvé les amendements au Règlement financier proposés par le Directeur général et recommandé à la Cinquante-Deuxième Assemblée mondiale de la Santé de les adopter. Ces améliorations, qui prévoient l’ inclusion de détails supplémentaires, correspondent aux meilleures pratiques et garantiront une certaine cohérence à l’ intérieur du système des Nations Unies.
5.
PRESENTATION ET PROCESSUS BUDGETAIRES
Dans la résolution WHA46.35 adoptée le 14 mai 1993, l’ Assemblée mondiale de la Santé a notamment demandé que soit mis au point un processus amélioré de budgétisation et de comptabilité ayant pour but d’ assurer une présentation plus claire et plus simple, de fixer des cibles réalistes et mesurables conformément à chaque priorité sanitaire et de mettre en oeuvre un processus d’ évaluation régulière des progrès réalisés. Dans mes rapports précédents à l’ Assemblée mondiale de la Santé, j’ ai mentionné les domaines où des améliorations pourraient être apportées ainsi que les progrès accomplis à cet égard. Lors de la vérification intérimaire des comptes, bonne note a été prise du processus de renouvellement et de réforme en cours à l’ OMS, en particulier des changements de la structure organique du Siège, des mesures prises pour réorganiser le budget et des initiatives au niveau du processus gestionnaire qui permettront à l’ OMS de suivre et d’ évaluer ses résultats. Il faut rendre hommage à l’ OMS pour les progrès accomplis en vue d’ appliquer la notion d’ approche stratégique de la préparation et de la présentation des programmes ainsi que cerner les domaines où des améliorations peuvent être apportées.
6.
CONTRIBUTIONS IMPAYEES
Dans la résolution WHA51.1, la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé a exprimé sa préoccupation face au niveau élevé des contributions impayées et prié le Directeur général d’ examiner, compte tenu de l’ évolution de la situation à l’ intérieur du système des Nations Unies, toutes les autres mesures qui pourraient s’ appliquer. Malgré diverses tentatives, le montant des contributions impayées a continué à augmenter. On trouvera dans les figures ci-après un aperçu de l’ évolution du montant des contributions impayées ainsi que la classification par Région et les incidences mois par mois.
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Figure 1. Evolution du montant des contributions impayées 250 000 000 WHO99166
200 000 000 150 000 000
US$
100 000 000 50 000 000 0 31/12/93 31/12/94 31/12/95 31/12/96 31/12/97 31/12/98
Année prenant fin le
1984-93 Exercice 1996-97
Exercice 1994-95 1998
Au 31 décembre 1998, le montant total des contributions impayées s’ élevait à US $185 967 618 contre US $179 676 194 au 31 décembre 1997, soit une augmentation de 3,5%.
Figure 2. Arriérés de contributions par Région au 31 décembre 1998 WPRO 0,3% EMRO 5,9% AFRO 2,2%
AMRO 31,6%
EURO 60,0%
SEARO 0,0% WHO99167
Figure 3. Budget ordinaire – rapport recettes/engagements de dépenses et décaissements 700 000 000 WHO99168
600 000 000 500 000 000
US $
400 000 000 300 000 000 200 000 000 100 000 000 0 Janv. 98 Fév. 98 Mars 98 Avril 98 Mai 98 Juin 98 Juil. 98 Août 98 Sept. 98 Oct. 98 Nov. 98 Dec. 98
Recettes (cumulées)
Décaissements (cumulés)
Engagements de dépenses (cumulés)
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Annexe
S’ agissant des opérations financières imputées sur le budget ordinaire, ces figures font notamment apparaître ce qui suit : • Le montant total des engagements de dépenses imputés par l’ OMS sur le budget ordinaire durant 1998 & première année de l’ exercice en cours & s’ est élevé à US $578 090 685, alors que les recettes pour la période correspondante s’ élevaient à US $365 115 153. • Les dépenses engagées ont dépassé le montant des recettes cumulées tout au long de 1998. • Les décaissements cumulés ont dépassé une seule fois en 1998 le montant des recettes cumulées, et ce fin novembre lorsque le déficit de trésorerie a été comblé grâce à l’ utilisation du mécanisme d’ emprunt interne. Vu les incidences sur le programme de travail et la situation financière de l’ OMS, les initiatives de recouvrement de ces arriérés de contributions devraient être systématiquement évaluées lorsque cela est possible; à cet égard, la participation des Régions sera déterminante pour le succès des activités.
7.
EXECUTION, SURVEILLANCE ET EVALUATION DES PROGRAMMES
A sa quatre-vingt-quinzième session, le Conseil exécutif a approuvé la notion de budgétisation stratégique dans la résolution EB95.R4 sur la réforme budgétaire, étant entendu que des plans annuels d’ action détaillés seraient établis à un moment plus proche de la mise en oeuvre des programmes et qu’ il y aurait une plus grande transparence dans le processus gestionnaire à l’ OMS grâce à la fixation de cibles et une évaluation régulière, décision qui a été confirmée par la Quarante-Huitième Assemblée mondiale de la Santé. Les progrès réalisés à cet égard ont été examinés lors de la vérification extérieure des comptes de l’ exercice 1996-1997, et plusieurs lacunes ont été signalées à la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé. Il s’ agissait notamment du manque d’ homogénéité entre les plans d’ action de différents programmes ainsi que de carences dans les plans eux-mêmes. Il a d’ autre part été signalé que, même si des évaluations étaient faites, il n’ existait pas officiellement de système unifié pour les évaluations de programme. Durant l’ exercice en cours, ces questions ont été réexaminées au Siège, dans les bureaux régionaux et dans des bureaux de pays.
7.1
Exécution et surveillance des programmes
L’ analyse a fait ressortir que les plans d’ action n’ avaient pas été mis au point à temps; des améliorations pourraient être apportées dans les domaines suivants : • L’ information fournie serait plus exhaustive si l’ on communiquait, entre autres, les objectifs ou cibles spécifiques, le temps de personnel nécessaire, les ressources financières ainsi que les dates de début et d’ achèvement. • Les plans d’ action devraient indiquer clairement comment se fera la surveillance.
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Annexe
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• Le système de gestion informatisée pourrait être mieux utilisé pour la préparation et la surveillance des plans d’ action. • Il faudrait établir un lien opérationnel direct entre le budget programme et les activités au quotidien. S’ agissant de l’ évolution prévue pour le prochain exercice, j’ ai été informé que de nouvelles procédures seraient mises en place au Siège en 1999 afin d’ améliorer la planification et la surveillance des opérations et qu’ elles seraient appliquées dans toute l’ Organisation en l’ an 2000.
7.2
Evaluation du programme
Il a été rendu compte à la Cinquante et Unième Assemblée mondiale de la Santé des progrès accomplis par l’ OMS pour mettre en place officiellement un système unifié d’ évaluation des programmes grâce à la publication d’ un projet de lignes directrices. Les orientations générales sur l’ évaluation des politiques et programmes à l’ OMS ont été définitivement arrêtées et largement diffusées au début de 1998. Mais, faute de règles convenues sur la marche à suivre concernant la planification, la surveillance et l’ évaluation, il n’ a pas été possible d’ appliquer un système unifié d’ évaluation. On est en train de mettre au point un tel système pour des évaluations régulières indépendantes qui seront à la fois internes et externes.
8.
OPERATIONS BUDGETAIRES, FINANCIERES ET CONNEXES
La vérification des comptes visait notamment à déterminer si les systèmes budgétaires et financiers ainsi que les opérations connexes respectaient le Règlement financier de l’ Organisation, ses politiques et lignes directrices et fournissaient des données fiables afin d’ assurer l’ exhaustivité et l’ exactitude des comptes. Les sondages effectués ont montré que, dans l’ ensemble, les comptes étaient fiables et bien tenus. Le travail destiné à déterminer dans quelle mesure le système de contrôle interne est adéquat et efficace et les sondages effectués sur les opérations dans des domaines clés de l’ activité financière & par exemple, contrôle budgétaire, engagements de dépenses, dépenses, gestion de la trésorerie, comptes d’ avance, et comptes concernant les projets et les activités autres que les projets & ont fait ressortir les domaines ci-après dans lesquels les contrôles pourraient être renforcés.
8.1
Gestion des affectations
Dans mon rapport précédent, il était dit que, dans certains cas, les dépenses engagées dépassaient temporairement les affectations. Bien que les sondages de la vérification intérimaire aient fait apparaître de très rares cas où cela s’ était produit, il faut se féliciter des mesures appliquées pour faciliter le suivi.
8.2
Gestion de la trésorerie et des comptes bancaires
Les vérifications effectuées dans les bureaux régionaux et des bureaux de pays ont montré que certains comptes bancaires semblaient inactifs, tandis que d’ autres étaient maintenus avec des soldes soit excédentaires, soit insuffisants pour faire face aux besoins opérationnels à la date des vérifications. Pour garantir que les fonds sont utilisés au mieux des intérêts de l’ OMS, le Secrétariat a entrepris de porter une nouvelle fois cette question à l’ attention des bureaux régionaux.
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Annexe
8.3
Comptes d’ avance
Une analyse des comptes d’ avance dans certaines Régions a fait ressortir un manque d’ uniformité dans les systèmes de comptabilité et d’ enregistrement au niveau des détenteurs d’ avances et il a été suggéré de s’ attaquer aux problèmes d’ authenticité et d’ autorisation des opérations individuelles ainsi que d’ application uniforme des systèmes de comptabilité et d’ enregistrement en adoptant des dispositions officielles prévoyant des examens périodiques. Le Secrétariat a entrepris de communiquer la chose aux Régions et d’ examiner leur réaction.
8.4
Gestion des actifs
Les nouvelles normes comptables pour le système des Nations Unies prévoient que la valeur du matériel durable, du mobilier et des véhicules doit être indiquée moyennant une note jointe aux états financiers. L’ OMS s’ est efforcée d’ appliquer cette règle, et le coût du matériel durable, y compris mobilier, ordinateurs, matériel de bureau et véhicules, a été indiqué dans une note jointe aux états financiers pour l’ exercice prenant fin le 31 décembre 1997. La vérification des comptes a fait apparaître diverses déficiences au niveau des systèmes d’ enregistrement en place et un manque de cohérence dans la méthode d’ établissement de la valeur des actifs. Il est entendu que le Secrétariat apportera des améliorations dans un délai réaliste.
8.5
Achats
Lors de la vérification des livraisons de fournitures et des achats, on a constaté que, lorsque des marchandises étaient livrées aux Régions, le rapport établi à la réception était conservé au bureau régional concerné et le Siège ne recevait pas confirmation de la réception. Le paiement est autorisé sur confirmation de la réception des marchandises par le transitaire. Le Secrétariat a compris qu’ il fallait assurer l’ exhaustivité des dossiers et envisage d’ apporter les améliorations voulues.
8.6
Bourses d’ études
Les vérifications faites dans les bureaux régionaux ont montré que le système de suivi des bourses d’ études pourrait être amélioré pour que les rapports d’ utilisation soient dans tous les cas soumis pour évaluation aux Régions concernées. Tout en soulignant l’ intérêt des initiatives prises par la direction pour renforcer la participation des bureaux de pays, afin qu’ ils obtiennent les rapports de suivi requis dans le cadre du programme de bourses d’ études, il est recommandé que la direction envisage de récupérer les dépenses encourues dans les cas où il n’ est pas assuré de services par la suite.
9.
MECANISMES GENERAUX DE CONTROLE DANS UN ENVIRONNEMENT INFORMATISE
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Annexe
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Une vérification informatique a été faite concernant les contrôles généraux prévus par le système d’ appui à l’ information administrative et financière (AFI). La vérification a montré qu’ il n’ avait pas été appliqué systématiquement de mesures de contrôle générales dans l’ environnement informatique pour vérifier l’ efficacité et la continuité du traitement des données dans les domaines ci-après : C Structure organique et modes de fonctionnement. C Contrôle de changement de programme. C Contrôle d’ accès logique. C Contrôle d’ accès physique et d’ environnement. C Dispositifs d’ intervention. En ce qui concerne les mesures prises par le Secrétariat, mon Bureau a été informé que, dans le cadre du projet d’ examen de la stratégie informatique, on était en train d’ analyser les domaines où la vérification a montré que les contrôles pourraient être améliorés.
10.
PASSAGE INFORMATIQUE A L’ AN 2000
L’ OMS a pris depuis longtemps des mesures pour se préparer au passage informatique à l’ an 2000 et éviter les problèmes informatiques que pourraient entraîner des carences dans ce domaine. Les unités exposées sont chargées de prendre les mesures requises et il n’ a pas été jugé nécessaire sur le plan administratif de créer et de convoquer régulièrement un comité directeur chargé de gérer la question. L’ OMS n’ a pas établi de plan d’ ensemble face à cette question et il n’ a pas été fait de sondages de système complets. Bien que le Secrétariat soit sûr que la surveillance et les tests qui seront effectués sur les systèmes sensibles avant la fin de l’ année sont jugés suffisants, il n’ a pas été possible de déterminer si les mesures adéquates avaient été prises pour que tous les systèmes fonctionnent bien le 1er janvier 2000.
11.
VERIFICATIONS EFFECTUEES DANS LES BUREAUX REGIONAUX ET DES BUREAUX DE PAYS
Des opérations de vérification ont été effectuées dans certains bureaux régionaux de manière que tous fassent l’ objet d’ une visite durant l’ exercice. Toutefois, on a davantage insisté sur les activités menées dans les pays, et plusieurs bureaux de pays ont fait l’ objet d’ une visite. Même si des aspects encourageants ont été relevés, par exemple la qualité des plans d’ action élaborés par certains bureaux de pays, d’ importantes différences ont néanmoins été relevées dans de nombreux domaines. D’ autre part, il ne semble pas y avoir d’ uniformité en ce qui concerne les éléments de référence ou normes. Ce problème est connu depuis plusieurs années et l’ OMS prend actuellement des mesures pour s’ y attaquer de façon coordonnée. Vu l’ importance de la question pour la réalisation des objectifs de l’ OMS et l’ orientation actuelle, plusieurs bureaux de pays ont été inclus dans le plan de vérification des comptes pour l’ exercice en cours. Ces visites sont coordonnées avec les activités de vérification intérieure des comptes de manière à assurer la rentabilité des opérations.
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Annexe
Les différentes constatations tirées des vérifications dans les bureaux régionaux et des bureaux de pays ont été communiquées aux responsables concernés et les résultats ont été pris en considération pour établir la synthèse présentée sous les rubriques pertinentes de ce rapport.
12.
REMERCIEMENTS
Je me réjouis de pouvoir participer au processus de réforme et de renouvellement à l’ OMS et tiens à faire part de ma reconnaissance pour la coopération et l’ aide que m’ ont apportées le Directeur général, les Directeurs régionaux et les membres du personnel dans l’ exécution de ma tâche de vérification des comptes.
(signé)
H. E. Kluever Contrôleur général République d’ Afrique du Sud Commissaire aux Comptes 7 avril 1999
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