La clôture du Programme de lutte contre l'Onchocercose en Afrique de l'ouest : rapport sur l'état d'avancement

II '' RAPPORT SUR L 2003MARS DE J DEL I t - 2LA CLOTURE DU PROGRAMME DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE EN AFRIQUE DE L'OUEST RAPPORT SUR L'ÉTAT D'AVANCEMENT Résumé 1. Une équipe de clôture de I'OCP (ECO), constituée du personnel, du Supply, des Finances, du Transport et des Communications a été maintenue après la clôture officielle de I'OCP pour entreprendre le bouclage final du Programme. 2. Des contrats SSA temporaires d'un mois renouvelables ont été établis pour les activités de clôture. 3. Des efforts ont été faits pour régulariser la situation difficile de plusieurs membres du personnel d'Odienne (Côte d'Ivoire) qui ont dû être évacués et rélocalisés à Ouagadougou et d'autres qui ont trouvé par leurs propres moyens une autre localisation. 4. Les réclamations en instance (salaires, frais de voyage, TSAs) ont été payés dans la mesure du possible. 5. Tout est prêt pour la formation du dernier groupe de membres du personnel à Ouagadougou (non pris par APOC, MDSC ou garage), pour les rendre compétitifs sur le marché de I'emploi. 6. Les comptes financiers de 2002 ont été envoyés au Siège et la clôture de janvierlfévier est terminée. 7. Deux comptes bancaires sur douze ont été fermés ; d'autres suivront en mai, sauf ceux requis jusqu'à fin juin. Les chéquiers qui ne sont plus utilisés ont été retournés aux banques (Bobo Dioulasso et Bouaké). Trois sur quatre comptes imprest sont maintenant fermés. D'autres fermetures suivront. 8. L'assurance incendie, transfert de fonds, argent en caisse et autres risques qui avait contractée par OCP a été transférée à APOC à compter du 1" janviet 2003. 9. La demande des titres fonciers pour les trois terrains est en bonne voie 10. Les bâtiments de I'OCP et du garage, le personnel et les responsabilités ont été déià transférés à APOC, à MDSC et au Représentant de I'OMS au Burkina Faso respectivement. Le personnel du garage est maintenant sous le WR/BF et les frais de fonctionnement de 170,000 US dollars seront partagés entre APOC, MDSC, WR/BF et SIZ. 11 Tous les bureaux dans les pays ont été restitués aux gouvernements nationaux respectifs, sauf Kara et Parakou. Les locaux, le matériel et le hangar d'EHI à Odienne seront formellement remis au gouvernement de la Côte d'Ivoire ce mois. 312. Soixante sept (67) véhicules ont été transférés à APOC, MDSC, WRÆF et SIZ. Les véhicules à transférer aux pays sont en préparation. Le processus de vente des véhicules reformés est en cours. 13. Les inventaires de tous les équipements, du carburant, des produits chimiques, des médicaments et d'autres matériels sont faits et les transferts à APOC, à MDSC, à SIZ et aux pays sont terminés ou en cours. l4.La mise à jour de VCU Data Manager (VCU-DM) et la révision des modules de formation entomologique et épidémiologique sont terminés et les modules prêts pour f impression. 15. Une bonne partie du matériel technique du VCU revenu d'Odienné à Ouagadougou a été transféré à SIZ. Le reste prévu pour MDSC et les pays est en cours d'inventaire. 16. Les balises pour I'hydrologie ont été désactivées. Elles seront révisées et transférées aux Pays Participants intéressés, en temps opportun. 17. Les dernières données des évaluations épidémiologiques dans le Programme sont en cours de vérification et de saisie à I'ordinateur pour I'analyse. Le résultat sera une information sous forme exploitable dans le "New EPICROS" qui sera laissé à MDSC. Introduction Le Programme de Lutte contre I'Onchocercose a officiellement clos ses activités le 3l décembre 2002. La planification pour la clôture des activités a corlmencé bien avant et s'est accélérée au début de 2002. Pour entreprendre cette tâche le Directeur Régional a mis en place un groupe de travail qui a examiné toutes les modalités, de I'administration, aux activités techniques et qui a fait des recommandations pour le type d'actions à prendre. Le Directeur Régional a approuvé les recommandations et le Programme les a immédiatement mises en æuvre. Compte tenu de la nature du Programme il a été également noté que toutes les activités de clôture ne seraient pas terminées au 3l décembre 2002, et qu'une période de finalisation de six mois serait nécessaire pour clôturer complètement le programme. Pour boucler et faire les derniers transferts des activités et des propriétés aux ayants droits, une petite équipe a été installée pour travailler dans les domaines ci-dessous pour mener le Programme à une clôture complète : Personnel Propriétés (meubles et bâtiments) Finances Véhicules; Activités Techniques (VCU, PET) Autres. «L'équipe de clôture de I'OCP (ECO)» a été mise en place en janvier 2003 4Les principales personnes dans cette équipe sont: Mme Sangaré G: Finances; DR A.K.B. Akpoboua: Député Team Leader (ZIS); M. B Touré: Transport; M. P. Poda: Propriété, bâtiments et approvisionnements; M. M. Sarr: Coordonnateur, Western OpérationnelleZone; M. G. Silga: Personnel; M. V. Kéré: Hydrologie; DR L. Yaméogo: VCU/acting AFO. En appui à ces personnes, il y a le personnel des finances d'APOC, deux temporaires aux finances, une secrétaire (pour le bureau du Directeur) à titre de prêt du MDSC, d'autres temporaires à la documentation, au Service d'Approvisionnements ainsi qu'au Transport. Cette équipe a eu sa première réunion le 2l janvier 2003, et depuis lors s'est réunie une fois par semaine de façon régulière et chaque fois que la situation I'exige, en particulier dans le cadre de la situation exceptionnelle de la Côte d'Ivoire. Un rapport est préparé après chaque réunion et une systhèse mensuelle est faite sur la situation des différents dossiers et des questions examinées. Un rapport final sur la clôture sera rédigé à la fin de la période prévue pour la clôture, environ six mois. Ce rapport à mi-parcours rend compte des progrès accomplis dans les différents domaines sur la base des directives et actions prescrites par le Groupe de travail pour la clôture de I'OCP et le Chef comptable de I'OMS (finances). Domaines spécifiques Personnel .Contrats pour le personnel temporaire de l'équipe de clôture I'OCP (ECO) Des contrats SSA temporaires ont été établis pour les différentes catégories du personnel selon les besoins pour aider aux activités de clôture. La durée des contrats varie de 1 à 3 mois selon les besoins. Fin mars 2003 marque la moitié du temps prévu pour le bouclage des activités de clôture. Le point sera fait pour évaluer ce qui reste à faire et le renouvellement des contrats sera fait en conséquence. Il y a eu un suivi constant de ces contrats de courtes durées pour une utilisation judicieuse des fonds limitées mis à la disposition d'ECO. .Localisation du personnel d'Odienne (Phase IV de sécurité NU) Les événements de Côte d'Ivoire, qui ont commencé en septembre 2002, ont désorganisé les plans qui avaient été prévus pour la clôture des bases d'OCP à Odienne et Soubré. Beaucoup de membres du personnel ont dû être évacués et relocalisés à Ouagadougou. D'autres ont trouvé leur propre voie de sortie; et pour les localiser ce n'était pas facile. En raison de la 5Phase IV de Sécurité en Côte d'Ivoire le personnel retenu pour la clôture à Odienne n'a pas pu rejoindre cette base. Ceci a retardé le processus de clôture de cette base. . ln suivi des réclamations du Personnel Malgré la sensibilisation qui a été entreprise pendant les deux dernières années avant la clôture du Programme, il y a encore des agents qui par manque de compréhension n'ont pas faits leurs demandes de remboursement convenablement, ou par ignorance ne les ont pas soumis et maintenant il faut procéder à leurs paiements. Les portes seront ouvertes jusqu'à fin juin pour que toutes les autres réclamations soient traitées pour aider le personnel qui quitte le Programme. . Le suivi des formations programmées par I'Equipe de Sensibilisation et d'Appui au personnel (CESAP) La formation spéciale que le Programme avait prévue pour le personnel qui devait quitter à la fin d'OCP a été suspendue en novembre 2002 comme il était évident que plusieurs membres de ce personnel seraient retenus par APOC, le MDSC etlou le WR pour le garage. Ceux qui n'ont pas été retenus pourront maintenant suivre leur formation, qui durerait normalement entre 1-2 semaines. Tous les arrangements ont été pris pour cette formation, qui sera faite par groupes pour réduire les coûts. Finances . Clôture des comptes bancaires et des livres de comptes dans OCP aussi bien que dans les autres pays Les relevés 2002 des comptes financiers ont été envoyés au Siège et la clôture de janvier/février 2003 est terminée. Il y a douze comptes bancaires. Deux de ces comptes ont été fermés. Deux autres seront fermés d'ici deux semaines ou à la fin mars. Les comptes restants seront fermés vers fin mai puisqu'ils sont nécessaires pour les opérations courantes comme les trois derniers comptes qui seront toujours nécessaires jusqu'en juin pour les transactions finales. Les carnets de chèques non utilisés de la BIB-Bobo Burkina Faso, ont été retournés aux banques tandis que pour la SGBCI Bouaké, Cote d'Ivoire les carnets de chèques non utilisés seront retournés avant fin mars. . Comptes imprest et équipes nationales Trois sur quatre comptes imprest sont maintenant fermés. Le compte imprest de la Côte d'Ivoire est également fermé mais le compte bancaire correspondant ne peut pas être fermé en raison de la situation de guerre. Deux sur huit comptes des équipes nationales sont fermés. Les six restants doivent fournir des documents comptables à enregistrer avant leur fermeture. Des lettres et des missions de suivi ont été entreprises afin d'accélérer le processus. L'assurance incendie, transfert, d'argent, argent en caisse, et les autres risques qui a été contractée par OCP a été transférée à APOC à compter du 1"' janvier 2O03. 6Le bureau des finances a continué à traiter les réclamations du personnel et des tiers sous forme de factures exceptionnelles à payer au personnel ou des recouvrements de factures dues à I'OCP. C'est assez facile en ce qui concerne le personnel de I'OCP où il y a très peu de réclamations surtout du personnel de Côte d'Ivoire (la plupart du temps ce sont les salaires pour le personnel d'Odienne). De même les réclamations concernant les TSA et les frais de voyage sont examinées en vue de leur règlement aussi complet et aussi rapide que possible. Immobilisations Trois titres fonciers devaient être obtenus pour le bâtiment principal de I'OCP, le terrain de 'arrière cour de bâtiment principal et le garage. Les demandes écrites appropriées ont été envoyées en fin d'année dernière (2002) av autorités compétentes du Burkina Faso. Le suivi du dossier nous a fait comprendre qu'habituellement les demandes des titres fonciers prennent du temps pour aboutir, toutefois Ie dossier est dans le circuit pour les autorisations et les signatures appropriées. L'idéal serait de les obtenir dans les mois à venir quoique l'occupation des bâtiments par I'OMS sans transfert à des parties externes ne pose aucun problème juridique au sujet des parcelles de terrain à I'heure actuelle. En attendant, conformément aux recofilmandations du Groupe de travail pour la clôture de I'OCP approuvées par le Directeur Régional, les différentes parties des bâtiments ont été déjà cédées à APOC et à MDSC. Le garage de I'OCP et sa responsabilité ont été transféres/cédés au Représentant de I'OMS au Burkina Faso. Les pièces justifîcatives pour ces transferts ont été signées par le Directeur OCP et envoyées à APOC, au MDSC et au WR pour leur signature. , Centre de Documentation Le Centre de Documentation a été remis au MDSC ainsi que le personnel. Les documents de transfert des bâtiments et propriété ont été remis à APOC et au MDSC. Bases OCP Tous les bureaux des bases mis à la disposition du Programme par les Pays participants ont été off,rciellement restitués aux gouvernements nationaux respectifs, sauf Kara et Parakou (occupés pour les activités, SIZ), et Odienne et Soubré qui seront restitués fin mars 2003. Les locaux et autre matériel de la base aérienne à Odienne seront formellement cédés au gouvernement de la Côte d'Ivoire via la Représentation de I'OMS en Côte d'Ivoire. Garage . Personnel Le personnel du garage à maintenir après la clôture de I'OCP a été formellement avisée du passage de l'autorité du Directeur OCP à celle du WR/BF. Ceci inclus I'assistant administratif qui s'occupe des comptes du garage. En tout, un total de 12 personnes ont été maintenus. Le chef de garuge est un membre de l'équipe. Pour janvier et février 2003, cependant le personnel a travaillé sous contrat SSA avec salaire payé par OCP, en attendant l'établissement de leurs contrats STG par OMS/AFRO. En outre le WR a tenu une réunion générale avec le personnel du garage au début de mars 2003. ! l Suite à une réunion entre le Directeur/OCP, Directeur/APoc, Directeur a.i./IvIDSC, et le IVRÆF, un accord a été conclu sur le coût annuel de 170.000 USD pour le fonctionnement du garage à compter de janvier 2003. Ce coût sera partagé entre APOC, le WRÆF, le MDSC, et les Zones d'Interventions Spéciales (SIZ) sur la base du nombre de véhicules à entretenir pour chacune des parties. Les inventaires des stocks de carburant et des pièces de rechange ont été mis à jour par OCP ainsi que les documents appropriés, et sont disponibles pour le transfert au WRÆF. . Véhicules À partir du parc de l l l véhicules de tous les types disponibles pour la distribution , 67 ont été transférés à APOC, au MDSC, au WRÆF et au SIZ (Bénin, Sierra Leone, Togo, l'équipe de Ouagadougou et les personnes désignées). Les documents pour le transfert des véhicules ont été signés par OCP, APOC, MDSC, mais pas encore par le WR. La réparation et le transfert des véhicules aux Pays participants est en cours. La plupart des véhicules de terrain étaient en circulationjusqu'aux derniersjours des activités de terrain dans le Programme. Leur état mécanique et physique ont eu besoin de quelques réparations et de petites retouches avant d'être transférés aux Pays participants. Les travaux sont terminés pour trois véhicules destinés au Niger et deux autres pour la Guinée-Bissau. Quelques véhicules ont été identifiés pour être reformés. Le processus de leur attribution aux soumissionnaires des montants les plus élevés est en cours. Cela sera terminée au plus tard fin avril2003. Transfert du matériel et des équipements et inventaire des biens OCP Les stocks résiduels de carburant et d'insecticides pour les épandages par hélicoptère dans le Programme, ont été presque tous transférés à Kara pour la poursuite des traitements larvicides résiduels au Togo et au Bénin. L'inventaire a étéfait et est en cours de finalisation pour le transfert formel au SIZ. Cela sera terminé à la fin mars. . Autres stoclçs de consommables dans OCP La consolidation de cet inventaire a été retardée à cause de f incapacité du personnel ECO d'aller à Odienne en personne (Phase IV) pour faire f inventaire. L'équipe a dû travailler avec des tiers et utiliser des camions de commerciaux/privés pour transporter le matériel à Ouagadougou. L'inventaire a été terminé le 15 mars. Le matériel sera partagé entre APOC, MDSC et SIZ (AFRO) ou donné aux pays OCP. Les documents appropriés seront prépprés pour faciliter le transfert et la mise à jour des fiches d'inventaires à OCP, APOC et AFRO. . Produits chimiques actifs en stock à OCP/Ouagadougou Les restants du 31 décembre 2002 ont été donnés au MDSC (laboratoire), et au SIZ (AFRO). Ce qui reste est pour la destruction avec I'autorisation du Ministère de la Santé du Burkina Faso. . Médicaments I8 Les petites quantités des médicaments qui étaient encore avec OCP au 3l décembre 2002 ont été remises à APOC avec un inventaire mis à jour au 14 mars 2003. Les autorités nationales ont été sollicitées par écrit pour permettre et aider à détruire les médicaments périmés dans le courant de la prochaine semaine. . Réforme de matériel OCP L'inventaire complet de tout le matériel du Programme a été fait. Un mémo a été adressé à APOC et à MDSC en novembre passé et en janvier 2003 leur demandant leurs besoins immédiats en matériel disponible à OCP et un rappel a été fait en début d'année. Certains articles (matériel de bureau, équipements de terrain, produits chimiques etc...) ont été déjà transférés à toutes les parties. D'autres sont encore disponibles pour leurs besoins. Ceux qui ne sont plus nécessaires seront reformés et vendus d'ici la fin de mars 2003. Unité de Lutte contre le Vecteur . Mise à jour de VCU Data-Manager (VCU-DM) Le Data Manager pour les résultats d'évaluation entomologique a été mis à jour. Le transfert du programme mis à jour aux pays sera fait via le Centre Pluripathologique. . Modules de formation entomologique La rédaction et la révision finale de la version anglaise des modules de formation pour les entomologistes nationaux et les techniciens nationaux d'entomologie sont terminées. Les modules de formation sont prêts pour être imprimés dans les trois semaines à venir. Le premier (la version française) est prête et est engagé pour I'impression finale. . Mise à jour des «20 ans de Lutte contre l'Onchocercose>> La mise à jour de la publication de I'OCP "20 ans de Lutte contre I'onchocercose" a commencé. La contribution sur les thèmes de la lutte contre le vecteur est la plus avancée. Les autres contributions sur l'épidémiologie, sur le traitement au médicament, sur Macrofil et sur le diagnostic, sont attendues. . Brochure et CD ROM pour l'hydrobiologie La production d'une brochure et d'un CD/Rom sur les activités hydrobiologiques de I'OCP: Le texte pour cette brochure est pratiquement prêt. Les éditeurs des publications scientifiques qui ont produit précédemment des articles sur les données hydrobiologiques de I'OCP, ont été saisis par écrit pour une permission d'inclure ces articles dans la brochure. Les réponses arrivent maintenant. . Transfert du matériel technique de VCU aux concernés (SIZ, MDSC et pays) La plupart du matériel technique de VCU qui a été apporté d'Odienné à Ouagadougou, a été transféré au SIZ. D'autres comme les microscopes binoculaires seront triés pour être donnés au MDSC (troisième semaine de mars) et aux Pays participants en même temps que les véhicules qui leur seront cédés. I I 9 ) . Transfert des balises ARGOS aux pays intéressés. Toutes les balises pour I'hydrologie ont été désactivées. L'équipement principal attend toujours pour être officiellement transféré aux pays qui ont exprimé leur intérêt (Bénin, Burkina Faso, Guinée Conakry, Mali et Togo). La demande officielle est attendue de ces pays avant que la cession soit effective. Unité de Planifîcation, Evaluation et Transfert . Saisie de données spécifiques des Pays Les données spécifiques des dernières évaluations épidémiologiques qui ont été entreprises au Ghana, en Sierra Leone et au Togo sont en cours de vérification et de saisie. Le processus terminé laissera I'information sous forme exploitable pour le MDSC et les Pays Participants de I'OCP. Les données analysées seront utilisées pour mettre à jour les bases de données épidémiologiques de I'OCP «EPICROS>> et <<New EPICROS» dont les copies sont déjà disponibles au niveau des pays. Les «EPICROS» à mettre à jour pour la mi-avril, seront remis au MDSC avec des copies au Centre de Documentation pour référence future. . Modules deformation épidémiologique eUf) Douze modules pour la formation en surveillance épidémiologique, en traitement Ivermectine, en analyse des données et en gestion générale de santé ont été préparés jusqu'à l'étape de f impression. Huit de ceux-ci sont prêts pour être imprimés avec seulement des changements mineurs à faire pour la présentation. Les préparations du reste des manuels pour I'impression sont maintenant en cours. Tous les manuels seront prêts pour distribution dans les pays sous forme appropriée avant la fin du mandat de ECO. COMMENTAIRES Les activités de clôture sont très avancées. Il est évident que la clôture financière des comptes prendra un peu plus de temps. Tous les efforts sont faits pour s'assurer que les transferts du matériel, des équipements et des documents soient effectués aussi complètement et aussi minutieusement que possible. Les véhicules à céder aux pays sont en cours de réparation et de retouches finales. Ils seront prêts pour la plupart des pays à la fin du mois d'avril, et le reste plus tard. L'apurement des documents douaniers des véhicules qui ont été sortis d'Odienne à la hâte suite à I'action des rebelles est une tâche ardue à cause des exigences du gouvernement de Côte d'Ivoire. Cependant le processus est en bonne voie avec le WR de Côte d'Ivoire pour trouver la meilleure façon de résoudre le problème sans avoir à reconduire tous les véhicules en Côte d'Ivoire pour contrôle comme demander par les autorités ivoiriennes. Après avoir liquidé les véhicules reformés et les équipements, le reste sera donné aux autres intéressés ou l'autorisation sera donnée pour leur destruction. a o a 5