Revue financière de l’exécution des projets APOC en République Démocratique du Congo : document de synthèse

@WORLD IIEALTII ORGAhIIiZATIONAfricrn Pmgnmme for Onchoccr,ciesis Control OUAGN)OUG}OU - BURKINA FASIO WHO/APOC - Ourgedougou T6Lz Q26) 50 34 29 53/59/60 Far: (226) 50342E75 REWE T'INAI{CIERE, DE L'EXECUTION DES PROJETS APOC EN REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO DOCUMENT DB SYNTHESE Compild pat Mr Kolfi Benoir AGBLE\fiONU, BFO/APOC 1. Rapport de mission de pr6paration du FACI0 et de revue financidre de I'ex6cution des projets APOC en RDC (10-lg/l l/04) 2. compte rendu de r6union extraordinaire du GTNo/RDC (zTllUM) 3. Correspondances du Ministere de h Sant6 et de CBM relatives d la passation des comptes APOCyPNLO (ZgllUO4 et WIZ/04 respectivement) 4. ProcCs verbal de passation de comptes APOC/PNLO entre l'Administrateur de CBM et l'Administration du PNLO. (tsfiA}4) 5. Principales recommandations i l'issue des travaux de revue et de passation des comptes APOC/PNLO , t f 1t F t't l- rt. i_ ! iI I RAPPORT DE MISSION DE PREPARATION DU FAC 10 ET DE REVUE FINANCIERE DE L'EXECUTION DES PROJETS APOC EN RDC (10-18/1 U04) I l t WORLD HEALTH ORGANZATION AFR]CAN REGION ORGAAJ|SATION MONDIALE DE I.A SAAITE REGION DE L'AFRIQUE t AFRICAN PROGRAMME FOR ONCI{OCERCTASTS COiTTROL (APOC) PROGRAITME AFRICAIN DE LUTTE CONTRE UO]TICHOCERCOSE B.P. 549 OUAGADOUGOU. &rrkim Faso T6169r.: ONCHO OUAGADOUGOU T6l.: @2Q 50 34 29 d) -5O 34 29 59 - 50 34 29 53 Fax: (22Q fi342875:fi UT 47 In reply flcasc refcr to: kidrc dc rappclcr la rcfcrcncc: Son Excellence Madame la Ministre de la Santd Kinshasa Rdpublique D6mocratique du Congo Kinshasq 9 decembre 2004 Excellence Madanre la Ministre, Nous nous referons d la mission conduite en novembre20M par le Management du Programme Africain de lutte contre l'Onchocercose (APOC) pour I'appui i la pr6paration du FACI0 i Kinshasa et pour la revue de Ia gesion financidre des fonds APOC mis d la disposition du PNLO en R6publique Ddmocratique du Congo (RDC) pour la mise en oeuvre des projets. Nous vous prions de trouver ci-joint le rapport de la mission sus rnentionn6e. S'agissant de la gestion financiere des projets APOC, des recommandatiors y sont formulees aux pages 17, 18, 19 et}O pour I'application effective des regles et des procedures administratives et financieres de I'APOC. Nous voudriors d'ores et ddjn vous remercier pour les actions entreprises pour l'assainissement de Ia gestion des fonds fiduciaires de I'APOC alloues au PNLO en RDC (cf vos courriers N" MS. I 25 I /l(AB /02/5G13123 et 3 I 24/ t:rfE,lz}M). Par copie de ce rapport, nous apportons des rdponses aux prdoccupations exprimees par CBM dans son courrier du 2 d6cembre 2004. Vous reiterant hos remerciements pour votre coop6ratioq veuillez agr6er, Excellence Madame la Ministre, I'expression notre haute corrsideration. Dr Azodoga. tdli Directeur Programme APOC Piece jonte : Comme indique Dr L. TapsobE WR/RDC Dr C. Miaka-Mia-Bilenge, Secrdtaire General du Ministere de la Sante, Krnshasa Dr Kupa Muliengeshayi, Coordonnateur National du PNLO (RDC) Dr A D. Hopkins, CBM/Kinshasa Mr D Larv, CBN,I/RDC { i 1 ! a i cc @WORLDHT.ALTHORGANT.za*TION African Pnogramme for Onchocerciasis Control OUAGADOUG'OU . BI]RKINA TASO WHO/APOC - Ouagadougou TGL: (226\ 50 34 29 53/59/60 Far: (22O 50 34 28 75 Mission de pr6paration du f'AC10 et de revue financiire des projets APOC en RDC Kinshasa, 10-18 novembre 2004 Etabli par Kofr Benoit AGBLEWONU Adninistrateur du Budget et des Finances de I'APOC Ouagadougou, le 22 novembre 2004 RAPPORT t., L IlL t I { Sommaire I. Contexte de la mission tr. Rappel des objectifs de la mission de la mission m. Activitds et d6roulement de la mission fV. Atouts et Contraintes i la mission V. R€sultats obtenus a. Pr6paration du FAC l0: Forum et Visite de projet TIDC b. Examen de la situation financiere du projet TIDC de Sankuru c. Rernre financidre des projets APOC en RDC d. Visite du projet TIDC de Kinshasa rural VI. Conclusion et recommandations VII. Annexes a. Documents financiers sur les projets APOC en RDC b. Rapport synoptique de I'etat d'avancement des prdparatifs du FACIO Pages 3 3 3 4 4 t7 2t Page2 L Conterte de la mission Dans le cadre des preparatifs du lOi* Forum d'Action Commune (FACIO) du Programme Africain de lutte contre l'Onchocercose (APOC) devant se derouler i Kinshasa en Rdpublique DCmocratique du Congo du 07 au 09 decembre 2004 et pour le suivi financier des projets financ6s sur le Fonds Fiduciaire de I'APOC, le Management de I'APOC a autorise une mission qui a couvert la p6riode du 06 au 18 novembre 2004, d6lai de voyage y compris. IL Rappel des objectifs de la mission de la mission Obiectif orincioal Donner un appui i la Coordination nationde pour la prtparation du FAC 10 en RI)C, pour la visite de projet TIDC et passer cn rcvue la gcstion finenciCre des projets APOC en RDC Obiectifs sn6cifiques a) Appuyer la preparation du FAC l0 et en dresser un 6tat d'avancement b) Preparer aver le PNLO la visite de projet TIDC retenu pour la d6legation du Canada" de la Banque Mondiale et de HKI. c) Visiter un projet pas trop loin de Kinshasa et en rendre compte. d) Proceder i une revue de la gestion financidre des projets APOC en RDC o Projet SA}{KURU o Gestion financiire en g6n6ral des projets APOC en RDC. [I.Activit6s et d6roulement de Ia mission Aprds quatre jours de d6lai de voyagg les travau:r n'ont commenc6 que le l0 novembre 2004 dans I'aprds-midi. La mission a consist6 d des s6ances de travail avec les autorit6s et les services sp6cialis6s impliqu6s dans I'organisation administrativg technique, logistique et financidre du FACl0, d des visites aux services et infrastructures d'accueil d'une part et d'autre part d l'appreciation de l'etat des lieux et d la rernre des documents comptables et des proc6dures en vigueur dans la mise en @uvre des activit6s du programme APOC. Les principales activitds se rdsument aux points ci-aprds : o S6ance de travail de concertation avec Mme Subayi T. @anque Mondiale) arrivde trois jours plus t6t pour appuyer les autoritds congolaises dans l'organisation du FACl0, o Mise au courant sur l'6tat d'avancement des preparatifs du FAC o Visite de courtoisie i Mme la Ministre de la sant6 de la RDC i , i F ( q l s E Page 3 o Visite de courtoisie au Repr6sentant de I'OMS i Kinshasa o Visites aux responsables des Services migration de l'a6roport et du port fluvial @each) o Rzunion de revue des pr6paratifs avec les membres du PNLO o Visite aux responsables du complexe h6telier o Visite i la clinique GALIEMA o Visite au fournisseur d'equipement d'interpretation o Revue de checkJist des 6l6ments rentrant dans la prdparation du FAC l0 o Visite des installations des locaux et chambres o Sdance de travail pour la preparation de la visite de proj* par certains participants aux FAC r Visite de projet TIDC i Kinshasa rural o S6ances de travail individuel ou collectif avec les membres de l'equipe du PNLO o S6ance de travail avec l'Administration du Bureatr de la Repr6sentation de I'OMS d Kinshasa o Echange d'information avec le lvlanagement de I'APOC o D6briefing au Coordonnateur o D6briefing au PNLO fV.Atouts et Contraintes i la mission Hormis le d6lai de voyage plus long que pr6nr (4 jours de temps d'attente d'avion pour des raisons inddpendantes de notre volont6), la mission s'est ddroul6e sans entrave. La grande ouverture du Coordonnateur du PNLO (Dr Kupa), la disponibilitd de ses collaboratetrs et les travaux pr6alables effectu6s ont constitu6 des facter.rrs favorisants pour le bon ddroulement de la mission. Les r6sultats atteints sont d l' image des consid6rations ci-dessus dvoqudes. V. Rdsultats obtcnus a. Pr6paration du f,'AC l0: Fonrm et Visite de projet TIDC Un rapport synoptique de l'6tat d'avancement des preparatifs du FACl0 est joint au pr6sent rapport de mission. b. Eramen de la situation financilrc du projet TIDC de Sankuru Nous avons passd en revue le projet TIDC Sankuru qui est d6rivd du projet TIDC de Kasai. D'enfi6e il nous plait de rappeler le contexte de depart difficile du proja initial d0 i la grande 6tendue g6ographique couverte, au mau',rais 6tat des voies d'acces et i la situation de guerre dans la zone et aux difficultds de coordination des activitds de mise en eurne du TIDC. Cette situation avait conduit i l'dclatement du projet en deux: Projet TIDC Kasai SAK I et Projet Sankuru avec une phase Pilote durant la p6riode de conflit sur decision du Managementde I'APOC. Page 4 D'un constat g6n6ral, nous relevons que malgr6 l'6clatement du projet initial en deux sous proje6, les diffrcultes gestionnaires ont persist6 et ont suscit6 une mission de v6rification des comptes financiers par Mr David Law, Administrateur, Repr6sentant de I'ONGD CBM aupres du Secr6tariat du PNLO en RDC. Des documents financiers disponibles au Management de I'APOC, du rapport de v6rification 6tabli par David Law et de la s6ance de travail entre le PNLO et le BFO/APOC en RDC du l0 ur 17 novembre 2004,la situation des diff6rents projets est 6tablie comme ci-aprds. En gurse de rappel, les p6riodes de couverture des Lethes d'Accord des diff6rents projeb ont fait I'objet d'extension: o TIDC Kasai (le Projet de base) :0lll0/99 - 30i09i00 puis 6tendue du 0l/04/00 au 3y03lot o Projet Sankuru (P6riode Pilote) : OllMlOo-3lllz/0lpuis Aendue du 0l/01i02 au3ll0&l}2 TIDC Sankuru (Anl): 01102102-3110l/03 puis prolong6 du 01/09/02-30108102 TIDC Sankuru (An2): 0lll2l03 - 30lttl04 Pour les diff6rentes lethes d'accord, le Management de I'APOC a effectu6 quate versements de 134570 $US en tout au< trois sous projets i travers les transferts ci-aprds : - 1o tansfert (Oll09l99): - 2dme tansfert (01/01/01) - 3dme transfert (l2ll0l0l) - 4dme transfert (01/02) : 20.000 $us 14.s70 $us 60.000 $us 40.000 $us (pour le TIDC Kasai Anl) (pour le TIDC lGsai Anl) (pour le Sankuru Pilote) (pour le TIDC Sankuru - Anl) 18 360,20 $US 16 209,80 $US 60 000,00 $us 54 327,54 $US 5 672,46 $US Nos investigations nous ont permis de dresser la situation financidre de chacun des projets comme suit: Situation linanciCrc du TIDC Kasai (Anl) Montant regu : 34 570,00 $US : Ilffifill;?1393 Depenses effectu6es et justifi6es : Balance / Solde : ! : . { 1 i t I 1 Il se d6gage un reliquat de 16 2(DA0 $US qui sont comptabilites au tite de la lettre d'accord de I'an 2 du proja TIDC Kasai. Situation financiire de Sankuru Pilote Montant nansf6r6 : D6penses effectu6es et justifi6es (y compris les agios bancaires): Balance / Solde : Page 5 Situation {inanciirrc de Sankuru (Anl) Montant transf6r6 : D6penses effectu6es et justifi6es : Balance / Solde : Situation financiire slobale selon APOC du oroiet Sankuru (Pilote et TIDC Sankuru) Montant tansf6r6 : D6penses effectu6es et justifi6es Balance / Solde : Pnoiet TIDC dc Kasai Montant./ActivitCs sur le terrain suivant les lettres d'accord : . An I :34 570 $US . An 2 :92 438 $US . An 3 :87 950 $US . An 4 :74 356 $US . An 5 :58 983 $US Fonds total transf6r6: Fonds total justifi6 : Fonds total en retard de justification : En rapprochant le solde ainsi d6gaS6 (2 15t, 63 $US) au solde present6 par le PNLO (1.t56r76 SUS), il existe un ecart de 301,87$US sur caisse. En tout 6tat de cause, le PNLO reste devoir un reliqud de 2 15Er 63 $US non cncone justifr6s De nos investigations, nous avions relev6 des ecare ente les montanB nansf6res et les montants regusiur les comptes des projets, ddnotant des commissions bancaires qui ne sont pas notifi6es aur projets. De manidre g6n6rale des anomalies 6taient relevdes dans la tenue des comptes lqrprest des projets. Ces anomalies sont dues i l'insuffisance de formation de l'agentcomptable d'alors. Les diff6rents cash book concernds m6ritent d'Otre repris pour r6gularisation. Il s'est r1v6l6 que les fonds du projet 6taient d6poses aupres du diocese catholique de Tsumbe dans une caisse pour faute de banque dans la localit6. Les d6caissements se font sur demande du Coordonnateur du projeq une pratique qui n'est pas portee i la connaissance du Management de I'APOC. Par ailleurs aucune disciplinaire budg6taire n'6tait observ6e dans la gestion des fonds. Des ddpassemen8 sur budga sont relev6s et des equipemens sont achetes sans budgetisation prEdable, sans autorislation du Management de I'APOC et quand les justificuions sont fournies, elles sont souvent douteuses. l"es moyens logistiques (v6hicule et motos achetes) ne sont pas affectds rationnellement pour les usages dr projet. Ils sont conserves au sidge du projet i Lodja au lieu d'€tre de,ployds sur le terrain. Apres la phase pilote, deux projets distincts dernaient poursuirne les activites de TIDC. A la date du 30 octobre 2W4, une revue des dossiers des diftrents projets concernes nous a permis de recenser la situation ci apres : 40 000,000 $us 43 513,830 $US (3 s13,83) $US 100 000,00 $us 97 84t,37 $US 2 15t,63 $US 348 297$US 252 286,00 $US 252272,02W5 13 ,98 $US Page 6 Proiet TIDC de Sankuru avec la phase nilote Montant pr6w pour les activit6s sur le terrain: r Phase pilote . 60 000 $US . Anl: 76225$US . An2: 8l 072$US Montant transf6r6 : D6penses effectu6es et justifi6es : Balancc / Solde : 2t7 297 $US 100 000, 00 $us 97 841,37 $US 2 15E,63 $US la- Ce reliquat de 2 15Er 63 $US sera consid6r6 comme une avance sur la lettre d'accord de I'an 2 et devra 0rejustifi6 en consaquence. Aucun fonds n'a 6t6 d6caiss6 pour les activites de terrain sur la lettre d'accord de derxidme ann6e pour faute de mauvaise tenue des comptes des fonds decaisses pour la premidre ann6e. Cependan! tous les 6quipements approuves dans le cadre des deux lettres d'accord de lh et de Ztu anndes ont 6t6 effectivemint achetes et liwes au proja potrr un montant totale de 49.154 $US. Les montants de pr6s ant6rieurement signal6s sur les feedbacls sont des retraits du projet auprds de la Procure du diocdse (une caisse de d@0 et non des prOts. C. Revue linanciire des projets APOC en RDC Cl. Contexte g6n6ral et rcvue d'ensemble des pratiques cn vigueur i. Conterte socio-6conomique Le Programme de lutte @ntre l'Onchocercose en Republique D6mocratique du Congo est coordonn6 paf, un Bureau National (BI.[LO) domicili6 i Kinshasa. A I'instar du pays, le programme dvolue dans un contexte socio-6conomique diffrcile d0 aux multiples gueres que le pays connait jusqu'alors. Les membres de l'equipe nationale d6tachee par le Gouvernement subissent les situations de non paiement de salaires et de manque d'assistance financidre pour r6pondre aux conditions de partenariat qui sous-tendent l'intervention du Programme Africain de lutte contre l'Onchocercose (APOC). Le contexte n'a pas manqu6 d'avoir des cons6quences sur l'efficience et la performance du programme. Page 7 t { t lt. Systime bancaire en crise et ses cons6quences sur les proc6dures financiires Le systdme bancaire a subi durement les cons6quences socio-economiques du pays. Les banques opdrent avec des conditions financidres trds co0teuses pour les acteurs socio- 6conomiques. Pour toute transaction bancaire (paiement par ch€que, virement bancaire, transfert ou operation de change) des taux de commission les plus 6lev6s sont appliqu6s allant de l,77oh iL l0% et plus. La monnaie nationale (le franc congolais) est trds peu utili#e pour les transactions commerciales. Le dollar amdricain a cour l6gale dans le pays. Le PNLO est contraint d'op6rer en deux monnaies. Ainsi deux cash books sont ouverts et consolidds en $US suivant les exigences du programme. Cash en caisse, volume des transactions en espice et plafonds de la caisse. Il nous est donn6 de relever qu'au compte caisse du Secr6tariat du PNLO i la date du 3l mars 2004 prds de 86.003,21 $US, espece et valeur de caisse etaient en caisse contrairement A h fimite de 200$US r@ommandee par les reglements de I'OMS. De m6me pour des transports d'argent liquide par les coordonnateurs etlou par les assistants comptables des projets TIDC les montants transport6s atteignent les sommes de plus de 45.000$US en un seul voyage. Il faut souligner que les conditions de voyages ne sont souvent pas rassurantes et aucrrne mesure de securit6 n'est prise. La plupart des zones de projas ne sont pas desservies par les banques et les fonds sont conservds soit dans les bureaux soit auprds des dioceses qui disposent des caisses de d6p6t << les Procures >>. iv. Probl6matique des heurcs suppl6mentaires et des collations Il nous a 6t6 donn6 de relever zur les 6tats financiers que des frais de collation et d'hetres suppldmentaires sont versds aux membres du personnel de l'ftuipe nationale pour des r6unions et pour des travaux relevant de leur domaine de compdtences. Le montant des d6penses sus mentionn6es se chifte 9 055$US pour la p6riode allant du lo avril2004 au 13 novembre 2004. Aucun document ou riglement n'est etabli comme cadre de rdf6rence. Y. Probl6matique des lvances de fonds pour activitSs de terrein sens justification ou iustificrtion pertiellc Pour les activit6s de terrairL des avances sont consenties aux nationaux qui descendent sur le terrain et ils doivent en r€tour justifier par des documents plausibles i l'agent comptables les d6penses effectu6es pour le compte du programme. Il est d6plorable de constat€r que les nationaux dont certains membres du personnel de l'Quipe national ont sur leur compte personnel des montants 6leves d justifier sur plusier.rrs ann6es. Les fonds en instance de justification au 3l mars 2004 se chiftent 79.230.t5 $US. Certaines personnes i elles setrles cumulent 15 824 $US et la moyenne est de 3 301$US pour 24 personnes au 3l mars 20O4 (voir tableau ci-joint). lll. Page 8 fI vl. Ressources humaines au Secr6tariat du PNLO et sur les projets Le BNLO ben6ficie d'un d6tachement de seize fonctionnaires de l'Etat toutes cat6gories confondues. Pour la tenue des comptes financiers trois agents sont mandat6s : un Administrateur - Gestionnaire, un Assistant Comptable et Un Caissier. Il nous est donn6 de constater que les comptes sont tenus par Mr David Law, un Administrateur, Repr6sentant I'ONGD CBM qui n'est pas permanent au Bureau du PNLO. Cette situation ne fait qu'accentuer les risques de retards de transmission des rapports financiers mensuels des d6penses au Management de I'APOC i Ouagadougou. Pour preuve, les returns (pieces de d6penses et diff6rents 6tats menzuels) des mois d'Awil 2004 it Octobre 2004 ne sont toujours pas transmis au Management. vll. Partenaires linanciers du PItiLO et imputation des d6penses communes Le PNLO b6n6ficie du soutien de trois partenaires que sont I'APOC, CBM et l'MA. Pour des activit6s et charges corrmunes, aucun barime ou cle de repartition n'est adopt6 et les d6penses sont ventil6es pour la plupart du temps au Fonds Fiduciairg une pratique qui est contraire aux rdgles de bonne gestion. viii. R6le de la Repr6sentation de I'OMS dans l'assistance au programme La Repr6sentation de I'OMS i Kinshasa pour l'heure met d disposition les fonds transfer6s par le Man4gement de I'APOC au compte du PNLO et effectue les achats locaux de mat6riels si le Management le lui demande. Les mat6riels sont remis officiellement contre des proces verbaux. Un registre est tenu pour le zuivi theorique des immobilisations. Aucrrne mesure de suivi n'est mise en place pour s'assurer de la bonne gestion des fonds transferds pour le programme national. ir. Eriguit6 du local du PITLO Il nous est donne de constater l'exiguitd du local qui abrite le programme. Sur les seize agents en poste, seuls six bureaux sont d6nombr6s. L'environnement de travail reste d amdliorer. C2. . Rcalit6s administratives et proc6dures financiires en vigueur L Revue des pratiques financiires et constets De nos investigations, il s'est av6r6 que les instructions de paiement adress6es i la Reprdsentation d Kinshasa sont exdcutdes sans d6lai pour permettre au programme de respecter son planning d'activit6s. Cependant des retards sont observables dans l'acheminement des fonds aux projets TIDC se trouvant i I'intdrieur du pays. Selon Page 9 nos informations, la lenteur est si consid6rable que le partenaire IMA ne voudrait plus faire transiter ses fonds par le PNLO, signe de la gravit6 des retards. Les fonds ainsi d6bloques sont transport6s en espdces sans mesure de s6curit6 et d6pos6s urprds des procures des 6glises. Les retraits sont faits sans la double signature requise. La plupart des projets ne dressent pas de certificat de caisse devant mentionner les fonds en caisse et les avances consenties en instance de justification pour activit6s zur le terrain. Des cas de perte d'argent en caisse ne sont pas signal6s. Les mesures s6curitaires pour la garde des fonds font d6faut. Le Caissier n'a pas de bureau, ni de coffie fort. Seule une armoire dans le bureau du coordonnateur fait office de coffie et l'int6ress6 est install6 i la salle d'attente. Les risques de perte de regus sont 6lev6s. D'ores et d6ja" dans les caisses du BNLO, une perte de fonds en caisse de 3 126 $US a et6, constatde depuis le 26111101 sans qu'aucun proces verbal ne soit &abli et communiqu6 au Management de I'APOC. Il est important de faire la lumidre sur cette disparition en caisse. Durant nos investigations, nous avons decel6 l'existence d'un conflit de comp6tence entre les agents du BNLO et l'Administrateur d6l6gu6 de CBM qui ne respecte pas la r6partition des t0ches faites suivant le document < Cadre organique du PNLO >. Des gardes fous s6rietrses doivent 6fre etablies pour la rewe et le respect des termes de r6fdrence des personnes impliquees dans la gestion du programme. Nous estimons que le personnel a besoin d'un recyclage sur l'organisation comptable et la tenue des comptes du programme. Aussi avons-nous relev6 que certains projas ne disposent plus ou ont des assistants comptables non form6s. Il s'agit des Assistants comptables des projets TIDC de Bandudu qui est ddcdd6, de Katanga Nord qui a abandonnd le poste, Tshopo qui reste i recycler et du Coordonnateur de Imma i briefer sur la strat6gie et la gestion financidre et administrative du projet TIDC. xi. Pitces comptables du PIYLO et archives financidres ambulantes Faute d'une organisation administrative adequatg les comptes sont tenus par l'Administratetrr de CBM qui a domicili6 son bureau hors des bdtiments du PNLO. Les documents comptables fonds des allers et retours entre le PNLO et la ville au risque d'une perte dommageable pour le programme. Cette situation doit 6tre rem6di6e dans un bref d6lai au risque d'une zuspension des transferts jusqu'i nouvelles dispositions satisfaisantes. Page 10 ta C3. Tenue des comptes et justification des fonds au Management de I'APOC Nous avons constate des manquements graves dans la te,nue des comptes du PNLO. Il est inqui€tant de constater que les soldes des projas et des activitds specifiques men6es par le PNLO ne peuvent pas €tre lus ou re,ndus disponibles pour les besoins de la gestion du programme. L'Administrateur de CBM, faisant office de comptable tient sur un logiciel comptable( QUICK BOOK > les comptes des projets combinant les financements de CBM et d'APOC. En dehors de ce dernier, personne d'autre n'a accds au logiciel et i son absence nul ne peut donner des informations financidres sur les projets. Pire encore, des documents indispensables pour la discipline financidre et le contr6le des activites que sont les etats d'analyse budg€taire ne sont pas 6tablis. Il en ddcoule des cons6quences graves que sont les ddpassements budgdaires sans autorisation prealable. A la date du 3l mars 20M, la situation des diftrents projsts mis en oeuvre par le PNLO se presentent comme suit : Reliquat des projets sp€cifiques et de Secr6tariat du PM,O Le PNLO utilise les reliquats des activitds sp6cifiques pour financer son d6ficit sans s'en rendre compte. Le manque de transparence dans la tenue des comptes est source de cette confusion qui i terme risque de nuire aux projets. Activit6s du PNLO Balance courante au 3l marc 2004 ($us1 Observations LETTRES DACCORD SEC/HQ PNLO) (25 327,151 D6ficit chronique et r6gulidrement sur tois ans Activil6s de REMO en RDC 101 447,v Reliquat disponible alors que I'ac{iW6 a 6t6 men6e RAFFIN REMO s7 044,69 Reliquat disponible depuis trois ans IMPREST TRAINNING (11 519,74 D6passement ETUDE D'IMPACT 2,45 Reliquat disponible FORMATION SIG 910,39 Reliquat disponible FORMATION SPECIFIQUE o24,231 D6passement ATELIER STRATEGIE TIDC/APOC 1 902,57 Reliquat disponible PRODUCTION FILM 167,50 Reliquat disponible HEALTH MAPPER 1 091,89 Reliquat disponible CUMUL TOUTES ACTIVITES CONFONOUES 124 995,69 Reliquat disponible DONT CUMUL PROJETS SPECIFIQUES 150 322,E4 Reliquat disponible Page ll Le reliquat de certaines activites specifiques (les REMO par exemple) demeure insaisissable car des avances ont et6 consenties sans qu'il n'y ait eu de pidces justificatives. Pire encore, les fonds des diftrents partenaires sont vers6s dans une caisse unique, g6ree sans rdgles precises pour l'imputation des d6penses i supporter par chaque partenaire. Cela ddnote de l'arbitraire qui caract6rise la gestion des ressources. Compte tenu de la complexit6 de la tenue des comptes, nous n'avons pas pu d6terminer la situation du compte caisse pendant notre s6jour. Une remise i l'ordre dewa €tre envisagee dans un brefdelai. xii. Rapport financier scmcstriel et annucl des proicts Ni le Secr&ariat du PNLO, ni les projets ne connaissent l'existence d'un canevas de production de rapport financier semestriels et annuels. Tous les 15 projets en cours d'ex6cution dont le Secretariat du PNLO n'ont jamais fournis aux echdances requises les rapports financiers pour le TCC. Les projets qui ont essayd de le faire n'ont cumul6 que les 6tats d'analyse budg&aire. Les informations zur les autres sources de financement font d6faut. Cette situation necessite un recyclage pour tous les coordonnatetrs et les comptables du programme. riii. Revue du cash book du PIttLO Le PNLO en RDC tient la comptabilitd en detrx monnaies (Franc congolais et dollars US) avec de nombreuses opdrations de change. Il existe effectivement deux cash books dont la lecture croisde n'est pas ais6e. Un seul compte bancaire regoit tous les financements y compris les fonds des projets TIDC, des activit6s spdcifiques d'appui au progamme et du Secr&ariat du PNLO. Pour plus de transparence dans les comptes des dispositions pratiques doivent 6tre adoptees notarrment : - Poursuiwe la tenue de la comptabilitd dans les deux monnaies avec deux cash books mais s'aszurer de la mention sur les diff6rents cash books les r6f6rences n6cessaires pour la r6conciliation des op6rations. - L'approvisionnement de la caisse en FC doit porter toujours la mention en observation du taux de change du dollar. - Ouvrir un sous compte bancaire pour les fonds allou6s atr Secretariat du PNLO. Page12 IIV. Causes des retards de justification des fonds mis en euvre: l'6loignement et les pr6 feedbacks du PNLO Des causes de retard dans la justification des fonds mis en oeuwe au Management de I'APOC ont 6t6 passees en revue et six remarques ont et6 formul6es : L'dloignement des zones des projets du BNLO, Les co0ts de transport dleves pour l'acheminement des returns au BNLO, Le d6lai trop long dans la production du pre feedback par le BNLO Le manque de personnel administratif ou comptable forme pour la pr6paration des returns dans certains projets, L'existence d'importantes avances de fonds non justifiees Le regroupement des returns de plusieurs mois par souci d'6conomie sur les frais d'expedition. xv Classement des piCces comptables Le BNLO a adopt6 un seul classement comptable pour les pieces justificatives des d6penses et des recettes. Il s'avdre n6cessaire qu'en plus du classement comptable qu'un classement financier (classement chronologique des principaux comptes) soit fait: Releves bancaires et avis bancaires class6s chronologiquement, Factures d'achat de mat6riels class6es chronologiquement etc. Point sur les propositions de plans d'action et de budgets des projets TIDC pour les ann6cs subs6qucntes Une rernre des plans d'action et budgets i soumettre pour les ann6es zubsdquentes a 6td faite et une harmonisation s'impose entre le BNLO et le ldanagement de I'APOC. Hormis cette situatioq le format budgdtaire du PNLO en tant qu'entitd de coordination des activitds des projets TIDC a 6td pass6 en rewe et il s'est d6gag6 que les postes transport pour la zupervision doivent recevoir plus d'attention. Les frais bancaires dlevds dus au systdme financier congolais doivent €tre pris en compte. Ct. La gestion des biens du programmc en RDC A la demande du Management de I'APOC des 6quipements sont achet6s localement d Kinshasa par la Repr6sentation de I'OMS. En dehors des achats effectu6s par le Bureau de I'OMS, des projets comme TIDC U6l6 achdtent des equipements san$ autorisation pr6alable du Man4gement de I'APOC et non inventori6. xvl. Page 13 Que ce soit au niveau du PNLO ou au niveau des projets, aucun registre d'inventaire n'est tenu. Les rapports annuels que produisent les coordonnateurs en t6moignent davantage par les omissions de materiels sur les listing fournies. Sur la base de I'inventaire thdorique partiel dress6 par la Repr6sentation, il est souhaitable qu'une mission de quatre personnes (deux de la Repr6sentation et deux du PNLO) puissent se rendre dans les projets pour faire l'inventaire physique et preparer les formats appropri6s pour le suivi. Par ailleurs, une revue de l'6tat de mise en @uwe des instructions donnees i la Repr6sentation de I'OMS i Kinshasa pour l'achat des dquipements au PNLO a et6 faite et le constat ci-apris est dresse : Des equipements pour quatorze projas ont 6t6 achet6s et des reliquats ou des d6passements ont d*e ef[ectu6s comme indiques ci-dessous. Des cotts complementaires pour l'installation des plaques solaires et des phonies dans quatorze projets sont i pouvoir. Ces co0ts ont €t6 6values a 9 915,5 $US, y compris les frais de tnnsport des dquipements pour Sankuru. Pour les stickers en d6passements une r6vision des l€fires d'accord doit €tre initiee. Les projets pour lesquels les soldes sont positifs, une autorisation d'utilisation des stickers devra €tre envisagee. Dans le cas des soldes negatift ou insufEsarts un nouv€au sticker sera requis. Lcttres d'accord i r6viser ($US) D6composition du montrnt I considdrcr pour I'attribution du sticker pour couvrir lcs d6penses d'instellrrtion des plaques solaires et dcs phonies ($US) Proiets Localisation Montant allou6 Montant engag6 Solde 1 Stickers Tshuapa Boende 3E 66s 39 675 -1010 0u/03/007584 Sud Ubangi Gemena 34 265 34715 - 450 0u/03/007523 TOTAL 72 930 74 390 -1 460 0u/03/007523 Projets Localisation Frais d'installation Tshuapa Boende 456 SudUbansi Gemena 556 Mongala Lisala 826 Lualaba Kapanga 675 Nerd Katanoa Kamina 949 lnga 390 Banza Nounqu 212 Kinshasa 100 Proiet Sankuru 1471,5* TOTAL 5 635,5 * Frais de transport de mat6riels Page 14 Etat des soldes de stickers i autoriser pour I'installation des plaques solaircs et des phonies ($US) A la lecture des documents financiers de synthise du PNLO, il s'est av6r6 que certains 6quipements et mat6riels sont acquis directement zur les fonds transferes pour les activitds de terrain sans autorisation prdalable. Lesdits mat6riels ne sont non plus inventori6s. Pour le Secretariat du PNLO seul, d la date du 30 mars 2004, ces achats directs sont comptabilises pour un montant de 34 641 $US (ci-joint la liste des dquipements). d. Visite du projct TIDC de Kinshasa rural La visite du projet TIDC de Kinshasa rural, dans les faubourgs de Kinshasa en bordure du fleuve Congo est intervenue conform6ment d l'agenda de la mission. pn compagnie de Dr Kup4 Coordonnateur du PNLO et de deux membres du personnel de l'Ambassade du Canada i Kinshasa (Mr Luc St Laurent et Dr Bokolo tvlarie feanne), la d6l6gation a eu droit i une pr6sentation sur les activit6s du projet qui porte sur une population cible de 262.325 personnes et couvrant les habitations, les services s 'i t_ I L L Projets Localisation Montant allou6 Montant engag6 Solde Leftre A. CoOts lnstallation Stickers Equateur&Kiri Mbandaka 51,700 50,994 706 595 0u/03/007476 Nord Ubangi Gbadolite 30,530 29,979 551 394 0u/03/007506 U6l6s Buta 35,764 35,090 674 400 ou/04/002351 SudKatanga Lubumbashi 31,230 29,361 1,849 I,319 0u/03/007627 Bandundu Bandundu 14,090 12,850 1,240 560 ou/03/004041 Sankuru Lodja 19,200 17,071 2,129 ou/03/008468 Tshopo Kisanoani 19,900 15,378 4,522 ou/04/002671 TOTAL 202,414 190,743 11,671 3,268 Page 15 administratifs et les zones de p6cheurs. Pr6rnr pour couwir l0 aires de sant6, le projet n'intervient pour l'instant que dans trois aires de sant6 : Kinsuka, Lukunga et Mungangan. De l'expos6 du M6decin Chef du Centre m6dical de Kinsuka @r Mona) et de Dr Tambbwe (TIDC de Bas Congo), nous pouvons retenir ce qui suit : - A I'origine, aid6s par les Comit6s de D6veloppement (CODEV), des distributeurs communautaires ont €te identifi6s et formds par l'6quipe m6dicale zur la strat6gie de TIDC ou de lutte contre le < METIR ), nom de l'Onchocercose dans la localit6. - Apris exclusion des enfants de moins de 5 ans et des personnes ayant une taille de moins de 90 cnr, la population dligible &ait d6termin6e; - Sur la population identifi6e, par exp6rience 75o/o des membres au moins sont 6ligible; - Les femmes enceintes ou allaitantes sont exclues temporellement du traitement; - La prise de I'ivermectine se fait i jet n, devant le DC et une fois par an et sur une duree de l0 ans au moins; - Il existe des risques d'abandon avant les l0 ans dus d plusianrs facteurs dont le d6m6nagement ou l' affectatiorq - Pour cause d'effets secondaires redoutables, ils assistent d des refus de la part de certains habitants et surtout des fonctionnaires ayant lanr poste de travail dans la localit6) - Les similis piquent entre 7 heures et llheures de la matinde et i partir de 16 heures de I'aprds midi mais ne pdn&rent pas dans les habitations. - D'6normes problCmes de sdlection des DC se posent car ces derniers exigent le versement des indemnitds de motivatioq contrairement au village otr les chefs traditionnels exercent leur autorit6 pour obtenir la gratuit6 de leurs prestations. - A ce jour, la tendance de recrutement est ba#e sur le choix parmi les malades. Cette s6ance de pr6sentation a et6 suivie par une visite aux malades p6cheurs en bordure du fleuve of les similis s'y trouvent en pennanence dans la journ6e. Page 16 Et ! t I I i Til VI. Conclusion et recommandations a) Pr6oaratifs du FAC 10 et de la visite de oroiet (i) De maniere g6n6rale, nous estimons que tous les aspects ndcessaires des preparatifs du FACI0 sont couverts par le Comit6 interminist6riel d'organisation mis en place. Nous avons pu relever des efforts remarquables sur le terrain mais espdrons que ceux-ci seront maintenus par les commissions techniques cr66es. (ii) Aprds examen du contenu de la visite de projet et des conditions de voyage et de s6jour sur le site, le projet TIDC du Bas Congo a et6 retenu pour €tre visit6 par une d6l6gation de 9 personnes devant ef[ectuer par route le voyage du l0- r2lt2l04. b) Gestion financiire des oroiets APOC en RDC De nos constats sur la gestion finanoidre des projets, il nous plait de formuler quelques recommandations pour l'assainissement du systdme gestionnaire en place. Proiet Sankuru (iii) Suite i nos Eavatx et au regard de notre analysg nous relevons que la situation du projet de Sankuru a &6 clarifiee et recomrnandons I'amendement de la p6riode de couverture initiale (0lll2l03 - 30lll/04) afrn que le Management puisse proc6der au d6blocage de la premidre avance du financement de deuxidme ann6e du projet. (iv) trs circuits financiers utilises ne sont pas conformes arn( pratiques recommanddes par le Management de l'APCrc et les regles de I'OMS. Il s'avdre n6cessaire que le Coordonnateur du PNLO puisse informer le Management de I'APOC par 6crit et pour avis sur les decaissements anc projets en especes et leurs d6p6ts sur des comptes caisses de la PROCURE des dioceses. Autres questions financi0res (v) Au rnr de nos constats, nous re@mmandons l'ouverturc d'un sous compte banque i approvisionner i partir du compte central du PIttLO ct devant rccevoir uniquemcnt lcs fonds alfect6s aur activitds du BNLO avoc un cash book s5par6 de celui du compte centrel du PI\LO. La caisse du BNLO/APOC ne doit zupporter que les depenses de I'APOC et tout paiement pour le compte des activit6s financ6es par les autres partenaires sur la caisse Page 17 doit 6tre consid6r6 comme une avance remboursable sans d6lai. Les remboursements doivent se faire contre cheque de banque et non en espice. (vi) Les imputations comptables, l'enregistrement des fansactions financidres et I'etablissement des documents financiers de synthise doivent &re effectivement l'euwe de l'agent comptable aid6 par le Caissier sous la supervi sion de I' Admini strateur Gestionnaire. ("ii) Les archives comptables ne doivent pas faire l'objet de d6placements intempestifs. Aussi, en plus du classement chronologique comptable, le classement financier par nature de document doit 6tre effectif pour faciliter les recherches. (viiD La transmission des pieces de ddpenses d'Awil i Octobre 20M du PNLO i I'APOC doit se faire sans d6lai. (ix) Tous les reliquats des activitds specifiques men6es en RDC doivent 6tre reversds ou justifids fonds sans d6lai. Le lvlanagement ne peut en aucun cas accepte le financement des d6passements budgdtaires par ces reliquats. G) Le reliquat du projet TIDC Sankuru (2 15tr 63 SUS) sera consid6r6 comme une avance sur la lethe d'accord de I'an 2 et dewa 6tre justifi6 en cons6quence. (xD Les sommes perdues en caisse en 2001 soit 3.126$US doivent 6tre remboursdes sur le compte Banque du programme avec communication de I'avis bancaire et le procds verbal des 6v6nements au tvlanagement de I'APOC. (xii) Le BNLO doit doter son caissier d'un cofifre fort * d'un bureau convenable pour l'exercice de la fonction. (xiii) Le volume des fonds transport6s par les comptables et les coordonnateurs doit €tre rdduit au minimum r6glementaire et le BNLO doit faire appel C des intermediaires finanoiers crddibles pour I'acheminent et la garde des fonds. Un mdmorandum sur les procures des diocdses utili#s jusqu'alors doit 6tre etabli. Des polices d'aszurances pour le transport et la garde d'argent doivent 6tre souscrites dans l'int6r6t du programme. (xiv) Les gdles des fonds des projets TIDC par le PNLO doivent 6tre motiv6s par 6crit aux interesses et r6duire le d6lai de mise i disposition des fonds aux projets. (xv) Nous recommandons la justification ou le remboursement sans d6lai des avanoes consenties aux nationaux ou au( membres du personnel pour des activit6s de terrain sans justification jusqu'alors. Page 18 I(xvi) Les retards de justification des avances pergues pour les activit6s ne doivent plus depasser un mois. Les certificats de caisse i transmettre mensuellement au Management de I'APOC doivent comporter la mention des avances non justifi6es. (xvii) Le BNLO est invit6 i d6finir par 6crit les conditions et les regles relatives i la jouissance des heures supplementaires et les frais de collation d6ji en vigueur. D'ores et d6ja, une situation ddtaillee des fonds vers6s dans ce cadre doit €tre communiquee au Management de I'APOC pour examen et avis. (xvii) Nous d6plorons le manque de transparence et de discipline budg6taire qui a conduit d des d6passements sur budget du PNLO. La letre d'accord de 5b ann6e du PNLO doit 6tre reprise car elle comporte un report de solde fictif positif de 25 032 $US d6falqu6 sur les avances de fonds d verser alors que la situation reelle pr6sente un d6ficit r6el de (25 327,15 $US). (xix) Les reliquats des activit6s sp6cifiques de I'APOC (REMO et autres) conduites en RDC depuis 2001 sont d verser aprds que les avances soient justifiees ou rembours6es. (xx) Dans l'acquisition des materiels et 6quipements pour les projets des ddpassements sur stickers ont 6t6 enregistr6s i la Reprdsentation de I'OMS. Deux lettres d'accord (celles des projets TIDC de Tsuapa et du Sud Ubangi) sont concern6es et necessitent des rdvisions. (ro,i) Etant donn6 que les frais d'installation des plaques solaires et des phonies ne sont pas pris en charge sur les lettres d'accord, nous sugg6rons l'utilisation des reliquats des lettres d'accord i soldes positifs et l'attribution d'un nouveau sticker pour un montant 5.635,5 $US pour couwir les frais d'installation pour les projets ci-aprds : TIDCs de Tsuapa, du Sud Ubargi, du Nord IJbangi, de Mongala, du Lualab4 de Nord Kantaga, du Bas Congo et de Sankuru. ()odi) Un rappel des proc6dures de gestion des biens du programme doit €tre adress6 d tous les coordonnateurs des projets en RDC dont le PNLO tout en ressortantla n6cessit6 du maintien d'un registre d'inventaire des biens acquis directement ou indirectement par source de financement. (xxiii) Sur la base de l'inventaire thdorique partiel dress6 par la Reprdsentatioq il est souhaitable que le Management de I'APOC autorise une mission de quatre personnes (deux de la Reprdsentation et deux du PNLO) pour sillonner les i_ Page 19 projets et faire l'inventaire physique et pr6parer les formats appropri6s pour le suivi des biens du programme. (xxiv) Vu le nombre de nouveaux projets qui ont d6marr6 aprds la dernidre formation sur la gestion financidre des projets, nous sugg6rons l'organisation d'une session de formation et de recyclage des comptables et des coordonnateurs dans un bref d6lai. (wr,) Au vu de nos constats et en rnr de disposer d'une assistance de proximit6 en matiire de gestion financiere, immobilidre et de proc6dures administratives, il serait souhaitable d'envisager le recrutement d'un agent administratif et financier auprds de la Reprdsentation de I'OMS d Kinshasa pouvant assister le PNLO et la Repr6sentation de I'OMS. (rorvi) Nous estimons que le local devant abriter le BNLO doit comporter plus de bureaux qu'il n'en existe actuellement afin que le Caissier puisse disposer d'un bureau convenable. Nous sugg6rons i la Coordination du programme d'entreprendre des ddmarches auprds de son Ministdre de hrtelle pour un meilleur h6bergement du programme. La prise en compte de nos recommandations sera trds salutaire pour l'assainissement de la gestion financidre et administrative du programme APOC en RDC. Que toutes les personnes qui ont contribud de prds ou de loin i la r6trssite de la pr6sente mission acceptent nos marques de reconnaissance. Page2O VIL ANNEXES I r I f . t lr t I t I Page 2l ETAT DES AVANCES RECUES NON JUSTIFIEES SUR ACTIVITES DE TERRAIN Situation au 30 mars 2004 Gmptes Avances non iustffi6es Montant partiel en $US 57103 -ltoko Bontoke 15,824.00 57104 -Dr Mukengeshayi 2,387.00 57106 -Batuanga 1,477.25 57107 -David Law 2.227.20 57108 -Dr Bifuko 4,636.00 57109 -Dr Ndabekeye L 504.00 571010 -DrBobanga 36.00 571011 -DrTamhrve M 4,577.00 571012 -Dr Mumba Tshitoka 7,502.00 571013 -Prof Kayembe E,455.00 571011 -Dr Muamba 5,500.00 571017 -Mpunga Nkole 864.00 571018 -Nsala-Lomanga 104.60 571019 -Dr Ukety 2,657.80 571020 -Ngolashanga 943.00 571021 -Dr Mumbere Muhesi 672.00 571022 -Dr Kikaya Madua 5,469.00 571023 -DrBengehyaJ 2,117.00 571021 -Dr Ngalumulume K 1,438.00 571025 -Dr Loka Wonga 3,002.00 571026 -DrEdumbadumba 3,208.00 57 1027 -DrBakaiika Kupuku 877.00 571028 -Oleko Umuntu 3.00 571029 -Tankwey Mulut 4.750.00 TOTAL 79,230.E5 Page22 ETAT DES MATEIELS ACHETES LOCALEMENT PAR LE PNLO Situation au 30 mars 2004 Mat6riels achet6s localement par le GTNO Montant en $US 2251 .IMPRIMANTE 1 850.00 2252. ORDIT.IATEURS 4,302.00 2254 . TV. PHILLIPS 25PT434269R 665.00 2256 . TELEPHONES CELLULAIRES 250.00 2257 . VIDEO PHILIPS 109 1E0.00 2258. STABILIZATEUR 40.00 2259 . FA)(- PANASONTC IO(-FP81BX 3E5.00 22510 . ONDULEUR APC65OVA 300.00 22514. SOi{Y LAPTOP COMPUTER 2,056.00 22515 . ANTENNA SA1 O, INTER.CONNECT 1,485.00 22516. ORDINATEUR PENTIUM 4 1,395.00 22517 . IMPRTMANTE HP 1200 735.00 22518. ONDULEUR APC 1OOO VA 750.00 22519. TYPB/\'RITER 505.00 22520. MOTOROLAS 13,669.00 2521. ONDULEUR$CBM 802.00 22522. HF RADTO 1,317.00 22523.2 ORDINATEURS DELL P4 3,400.00 22524. IMPRIMANTE LASER HP13OO 735.00 22505 . ONDULEURS APC 65OVA 820.00 Montant cumul6 au 30 marc 2004 34,641.00 L I t: : l{r J' i L I't I Page23 ETAT DE TRUST FUND TRANSFERE PAR APOC POUR ACTMTES DE GTNO & POUR ACTMTES SPECIFIQUES Pffie 2ffi - 2M, Antt6e au 30 [thts frOl SUBVEITITIONS SOLDE, RELN,AT CUI,IIJLE PROC}RESSF An I 2 3 4 5 TOTAL LETTRES D'ACCORD SEC/I{Q (GTNOI 36,780.00 60,000.m @,037.00 79,633.m 245J.srr.00 REMO 79,840.00 219.S6.M 36,297.m 3:15,'t3:t.04 RAFFllrl REMO 75,689.00 75,CE9.00 IMPREST TRAITiINIT{G I,S5.m tr95.00 ETUT'E DIMPACT 37,M.@ 37,294.00 SIG -FORmATlolrl z,ffi.@ zt.500.00 FORMATPiI SPECIFKIT'E 4,078.m t1,071.00 ATEUER STRATEGE NT'C 49.829.m tf.til9.00 PRoOtrcTlOIrl FlLl, 5,5S.00 6,Ceo.00 HEALTH I'APPER 16.3XD.00 tG.r@.00 CUiIUL TOI'TES ACTMTES COiIFONTXJES l6ll.9'1,1.00 288.991.04 1n.9,4.00 231.fi9.00 t0t,l5t.0a CUMUL PRO'ETS SPECIFIGUES 117,134.00 228,991.04 6E,707.m 15t186.00 55610!.04 s An 1 2 3 4 5 TOTAL LETTRES D'ACCORT' SEC/I{Q GTNO) 28,49t.53 5S,517.90 91,914.50 q).861.2. 71O.7n.16 REMO 6./,65.5S 98,6@.8E 62,211.@ 5,9@.23 23a,et5.70 RAFFIN REMO 18.644.31 lE.a+trt IMPRESTTRAINNIMi 10775.21 9,739.56 m5,{,.n ETUDE D1MPACT fi,47270 818.85 l'zll.s SlG -FORi,lATlOt{ 21,5@.61 21.6r9.a1 FORI,IATION SPECIFIQIJE 4.802.8 1,02.8 ATELIER STRATEGE NDC 47,526.43 ltJi2ctt PRODt,cnON F[-t 5,12^$ 5&.fi HEALTH MAPPER r5.m.il r52S.t1 CT'TII.IL TOUTES ACTMTES OONFOI{DI'ES 1ti2,601.ti2 t69.CE't.ta 176:t16.11 198.563.58 676.t6'1.36 CUMUL PROJETS SPECIFIQT'ES 1l0Jl6il.e4 tt.t00.6t 107.71236 r|06,0t6r0 An 1 2 3 4 5 BAl.AIilCE COTNAilTE LETTRES D'ACCORI' SEC/IIQ IGTiIO) a,ffi.47 8,768.57 (14.108.S) (6,C27.15) (6.i t26.t27.16) REMO 12.M.41 133.300.57 107.416.57 101,47.U 101,47.U 101,47.9 RAFFIN REITO 5r.044.69 (X4.@ 57,0a4.40 IMPRESTTRAINNIIiIG n.7@.21' fi.780.2'l) (11.519.7f) 1 519.7A (rr,6r9.m ETUT'E DIMPACT 821.30 2.45 2.# 2.45 2.45 2.5 SIG.FORMATIOITI 910.39 910.39 910.39 erc.!0 FORMANON SPECIFIQT.IE o24.Bl tzq.zJ oz,zal ATEUER STRATEGIE TIDC 1,W2.51 1fi2.fl PROIlt CTlOtl FlLi, 167.50 16./.50 1G7.60 HEALTH MAPPER 1,@1.@ t.0et19 CUMUL TOI'TES ACTMTES CONFOT{DI'ES 21.31218 1&.C21.8 c2.4.27 124,95.@ 124,S6.G) r2alee6.69 CUI'UL PRO'ETS SPECIFIQI'ES 13r,552.81 r6,549.20 15o..tz,.u 150 t2..u 't50.!zlt4 PagE 2 l f 1.gJ,2.6t iI.;:II:_-€I 13,O25.7t I o o (!ttr tt E E o C' ot otr o 3(E eoolt o o-,(E(1)L EE95dly (I, ca 'E . I.E - 9. -- frE.= i! t/) - EEEESgH€Ee fiiG:fuo - o{)L - L3 oo6orE:.E cEo(l) o = EU)vJ C)c {)o-oo = s*E . Q-. O-4, O. +.(E uI +aEoxE=b-e co .60>tt -rE!t +a IEaa UI F o f Elo o x _ a o,E(uolo o' f c o :O_ _BBE- 8 €€..: 5 ,fi:i**uEcifEi,,E . ()(rLI(U. E. (). O . ()'E. O- oo '=oNQ aioe6 88e-d O E.6Eofo.X €€ 3€'+E #s$+la BiE - v ut (DlY tr- tU 6 n fiEl ='E- .*.Ell ..€$ o 6) H B soo\] i a EErit!;€ E* eIEgIE6€iE EEEgtgglE€ :SEESSESEE 3 EEXE E E CTH g;3?r - 3 e'- B.g E :.E:EE$ .; H:EE$ ol r-r I rrl ul Hf,I&DI EA E iI H E 3l 3 HEIA E EI EH A 3zEI Eg <l EdHl !E? xl Ern-l ; E EEg EI s ;iizlcEA Z EgI :s3l HaaEr hFl Hat.fr E 3 \o \) g 1_ { T f E, 1 I I I otr o otttr o E E o(,, otr O ID O: = c Elg -o'-=f,.o -r 'E 5 H.o Q o-or oc_o d) 6).Y E .HE6R rL XG-o -6 a,occ,o'- o- .EE-.g oc o fit oo .Ct o o6a t;(g E_O u (l)(,co 6(E (,)p (I'ti o - a.< o'x o eltg; s;g ffitE r*E HgP=r€.t;g't c e 'g€q.$gE.gf ol ot .c) o,o6c !o oF Ae eguo Eco 5q, Ego-cO(L a oot, s ITJ tr o E o otrG -ot -XdJ iii e o6b=5b =EorI6.o(/)E rE o - o .O- E (U,(U = o Eg; a a* €E-S$rE FsIEgq E €-g'A eE.*E .=o-. EPg-gJ €" g* .(E q,(, o .6- gE,E A ,E EA5:g *.8 b 9E 'E oY ? -iE oB . E U,EJ o LL,(!E() -1 -xE"o* EEHP o0-(Exo-J*- aI H aUE O '={) eE E# .'lcq,o- 5 56eo'E ,t)]coU,! ,E.E Ho tlqEo+1-o=eEtt x Eo 66 EE & .Eoxoo:f(E>o . o o.o th (l) agqg U, GI E3EEc) arl!oaSB 8oU'o:H 26tjs EgstI)on o0 -oo)ct Halu(1) . L't:, o & 6o! to &x3 a & Eo E 8d a Eo :o cto aU'o u, c!a 0() Eoa tr() tr C) C) Glr E C) D O ll\J sat p s E .B b \)t E\ N 8.d .H GIE!I .o) cl E ,trgEtrE t.xo o x c!EEc)o E"o Ra> *o .-.0)* Ed =l G,E OI) a(aGt EFdSgE H€ E FEEtsts-s '9:.i -9,o Eas *b E.g.E H€f sErIu, ''H'E.E i ^€ efrsQd c)X- d Ed'6 r:'9 . E'c' ai tr \o u\ t_ ': I I t I I 6 ta otr .9 oEc o E E o o o E, EE;# gE" ct -o '6 .o) =E* = E E,E 'EsEEO co!l o.L o . 9<-:t E ,og 239EF o c(r)o(U-c6 C) - =:-o-(Uco.l,(o o =u)0)= .god oE o G ooa o c) (5 o- olg o o-{){) oN o- =;(Ex _efrc..2 PEXo) 9_o .EobsO-'= ,cEJ.\ Eo Eo9x gE(E- -o,eot, 8S ul uJ ooco c. o-o .o E oEtoE .E I .o .p o o) '6- )o xa dPgtO o; -c!o_'E9a .o vi . tsE oLEbdJ'= o_(l)Ep o o -o585 *(l)cO .iooo.^xt tio o atr{)b >E LU .E.c)c) o(f) ro oEC)'=Eb o.o9oEPao 5 o() .{) E BH EotEgg d ={) I g =e€ a5gE HEE ^o.o (E -o'5ts o = a't u:- o . o={rEE ooE c o o. ,]2o a ooE c o o. ..2o a o 0)E c o o-a i5 a E-39 c. Eg€q f oo-L 5, E,o9-e E5oE.9$<r E'6 q) e3'= o-,9o qlll"' o.EPOS =a :,o o. o ooco c oz a U1 o o rl o Et Gt E o o.oko E oia a ar, G) €() G, atl c, 0 clE .o C) q <A CA oLo tI c'r ELr ,6) trrc) .O otr o E G' L (D 'dGI GIs oL.o tr a t,o Eo o. d!au 5UtiD(U) r,()ox .EE Itr ^,;toEdcl o() H .O rik GtEI H GI an v) a)U C,IA v, GIo (l) € !. C)!a '& C) tr o) a (l) tr C) GI o a,lt) ah o x U' c)E U'o u) I tr$ a o .tD € c, o.oo u)o(6) s cl E a H c,()(l) g oo 13r0) a at, ooc)\G)>fa6 .sg ocloo E= G'h6-> E'(,3sc)5 't iD.o StrE EHBEL i3 clnb EF8an=a oE G)li t, -() ,Gl otr o(l, EI a >.{.-N i,. rl, f, o: ii q { I I otr .9 otttr G' E E o o o, G, oooco:EE O Og:8EEE Ei;E}P .8 ,8 E;3gB€ EEIfEu-cbI:ll =, () o -Ulo-ccE o co(DkoO .EU,:E() old ol EI =lolult .cll ot o co =oe .oE bE6 E€ E- Y E.= ! O)ET 3 H. E.g€Ht",o€ .EgEHg= gE* sEE, }E5sI**E) qoF L_ FE bE .E .8.E..78 o ,! o -l uJtf Lt.l o o 0)oc o) o) 'x o) x =o oo ELo coo a c 0)cLPE .:# ='ErC,fig ol a1 (,)(l) (U(D0) gEI:HE €E; glEl" a: iEsE -d9p*; ;s.e= alH=Ee, EeIEqH-=,8 :E*_€gEEilH=iH;E d EEE "93H E E E-E ol -c f <! (tr f 'EoQoO([-O.0tUO Eo Eo9x g"E b8t,gs UJ UJ gs g H B tt o-o-6o E o9o ,E$8€-, E 89,EF c ll9'E' r E 8-8EE . o .,, Ul E(J Ec)C)= x(! EA\t .E ,(U (E(l) fi.e :li rr &Y .(,,E .po- ,o a =go(EJ c.2 Eo-oo 8E 'E = .9 ; aI; **,;g# e: [; 'g, :EbQqo EE .' -::;H5g"EEfif;e .EEEE.$.EEEE u, o (l) s (!) -cl .() ooc)Elil 5E =t cl()tr '=[) oc().Hgq 'Ee o a\() .8 E rr|r- o.l x H r.l r-. a.t trok tro E G,l<o -(l) a ooa e a65oro'dsl b- x ?=3E €*sBEEEsf (l) .o U, a d I € oE ok o intr E, o$ a 9,'d (l) .- EE 'd q)L.=oE <.t a cf! €H (.)5oU'AE 'H ol2E:Sf =05 doGt.o O oo oJ [- I i a! t t I t I I a n oc .9 G!c o E E o o otr otr o o o olt o iigiiEigiI :ggEEE3EIE co E o9xg6 iBt, (EIE UJ IIJ o) a o,EQ &fOsi5g .oc =o€ (!) al, d)EQ '=J 8_fOsi58 .oc :l .€ fol,a- .= o f 98. fr.ot6o *O 8,HPil o5cD aooa9otDo -o c (l)^o co6 B= 5E o E dP E .fr , p. ogE ^-of aYrt d) c) =E6 "..b 6AE-E ET6€EEg .o(EEoo trt()6 - a9 L.losbB0a AH 'EsHs -BEE .- cl (,ls a'd .EE.T o C) cl a o)tr&oGIO > -.Eoo EEliE .EE 6 H sSo.o3g E*.u fi44 E'u,B # E3"sEEs?()()' c .;EltI1 ,i otr L) () _Jt'E = trl GJ lrl 5 .€@tri ofo.9 at c) M c.) o E(l) 'E, o c.l a A oo clJ v,o GI E lr o. N a u)o -Y6ud, *'atro BE €6s aQ .98 &Et, C) €Eq ur.llgE HE d.d 'a c) Eo .Q u) ah rt)as E ,$se -6o E ge €r8oE L aD {D-oE' rs H .EE E *s I# H gE . E,O O. a a) s E\ra\){ €E€ Hr 'grEB cl oo50,oH C) tg€ tra)E8pc* 6.9EHCD +i - E'HB . .BE E.= ra . €ir 3 'EH Ed oQ.ooo EEo- 'E8 .q El8: 0) Eo -Eo otr .€ E (.)o 11ol<:oHEoo ()\, o cto G, toq 6o <Ao(l) <o (\l a c$'1 D,J I t { Ii q I I I oc .9 ottc o E E o o ot. -;;'* r E I E'g$EE, 9'o otl, a s Hie€* rEE EX . EgE! 5 oo!,I o6 Jz6 EEE-{, 3g) o< o E E.E oo- !de* $ E=3o.ufE0,ET ooc . O--O f (u (,t () (l, (t) 0-o o -s- =e +PgE -.2--! o-oYo, E.g * -or O'6 EE 6 >-,= c -'n f t5 o O^uEr= Eo'g €*E a gtE = ; EDO OXc;i 6o od.od E o.9 E-E*EEi$5-P;,chi-o .886E86A5 os E o oc)=:l=- 3E BE=t ttE.H *t*, P Eo o o:r-=E E. SE - 5'sEs = 6l-g E.E -s5P:tE 3€ . EE- Eft $€g gg'Hg #EE =#--3F E*i asEE; ,ieE zEEaE E:E : EE,EEox(E co(UerEE -'o, gE E-;(E o'= -O O.A, O '=o CL > E . cl O.t c, E oE o G ooll o e':egs sEai99o H-eY 6 ts.d g: -E? ",'E e I u 3;EsE_E=H E:E€H E{.8 E=EY&4n=E8r Eile;f:EtrE '$9,;€ E'o"I! a3*'E r& ..UB6HH..H o x-c o (Eo=o(1)! -ooo!P :3.8 - ,0')o..O:{)f o..:g c (t):ob6b d 6 '3e Fl Hb P F &Fi,€ cs O F O € E.E E€ i -- L at J --s;&Egg*H gE H ,E: ae tEr5 6(E O =s.n. O-O-E O (E o Eo9x s6 jOto cqt fEl frl E;t;*g€ *As Et8gE€ ; H[ d.: -Av.:r o Cb t- a :ta;tIIeIegsE:EIE U' Eo *€ .sE€ H E6 ;E -*H $s # ps € E B:HE B r AEEX'Ct u)il E-e &.5 g -;..9 -E.B*EE- 5H S5hoOA.Ef6. o etl i q a ;{ 1 I I ,, c o g a E E o(, oq oc o Gto art .cl o €$ €3 ;P : .'3 =iH EE s'e,: -[tsA [3 -3,iEt !o tr s._: s'iE E$ E**g ElcIe E* ts :HE E#B i *Eg H= : +95;il.?H FH-F! .Ei.EE. pH.$.=E c0)o-Ec ?'o $p .".8Ee =oo 9rF', o .U.E9ori!voc=gb(! -or !q)d rEo- _=oo)oUL 'EOOC oCt at! c o Eo(, trt!>xGJio E8Ett, ::F x tr) c oO X = o o-Ell) .EEEo , 'EF = y E o_- .0 6 9oE O r ed)e .E € :Eg"E Eog9gEH i rc '- J-'= '= J .=S=.8.38 EEiigEgiE :i*iiiil:ii $6 6 Ooo{ o o H B tE 3'1._ E 6cL6< C -eE'3 5pfi=6TEJE E_3 € o =o SL- Lo3 0aoraa x* o o o o G .= eo o = L aoo.B- E E 3{OE= ,lit a pH E iE "* fiE'8e€ - E* A;e c;E I S; SE-'E E; :EEr$ -Bt s .O-aE.t6.o GN EJlSr ^l :tr.s cjH rl $:$ rs* Eli -$.$ \ RE E {;{ E$i sFi ,r* s *St s B\ !ro .F braq s$ gS 'd \r SH uH':sg! s'$ ;S HE €.9 xs qE SEii.Q ..!ltrr rS ST3{&t {$; i.s ! NtE Ei$ $rs t3.93iI B.YEcE c, .!lo Eg€ ss E o2--6 94 €Eo g-E 6-e :8H.8o o oJ:5ia gEE.E * E.5E ; rE$a. E;DOo8t e .B}E t? I t= ! I g i I otr .9 ot,c o E E o o o E, 'oo=E-o Ee* = ;o) ra E*i .-4) o EcEE or .q)(g F '4oE <=(ogE, o2(Ilo- (gFE t osEE '0)o(n {)'> r 3. t(E= >Ed o- E - Fg{.)()x ..c]NY ooco{)o=6 E SEEE E .=(,Eooloa'=aooE;if, E o- c .Y E3*€eE€EErIsE = 89 = *; =: 3Et .F+;EsEo ot cl .91 (EIil 8l .ctl ol !, *-at; ;as: Eg s; niiiifl;iEiIgiisiI fiar co o co o -E N= E OO O) =i *E E $; fl ,E6 #; ;s;# E is $t-tfisE ; EE*$sE.sE*H..EE EJ.t*". . E.E.g 3.t ol ol c o E 0,9x g-E JU;eot tu(E ]U UJ ..99E oeo (E= a EE EEE:3o- (Efob.E x= o E =o oE:€i '=o o E-co(s() .5d, .A q) rD(oct -uaJ i $sH u-E 9l zr fci ^9 ;,$ aE 'r H'E a H iErE6oX -E 8= fI E.gg -g o.E rD (t).(l)tr Eli . , r.=l bJ$ I F t- rF ,l I 1. t I oc .9 GEtr o E E o o on :rco()oEe8 901=(U-(ob o hr-- Hg.EEEb--ooEg .oPorE'J oEkP; E=PEE8 X .3;E,S dil cl .91 (EI =lolotrll ot g?96.9(oE Ee=ea; -()f-.oo)tslist6-- 5- to ... i: o >.= o) EEOEEEfr ;:Eg; isilEr;HEE ()l=a'= qo) iEEE.Eg . 8e 8 B 8 o c oE o9x g-E tBt, s.EUUJ 8 EE5- ott v, n; Es '5 O{tr'5 < €EuGt -O. € €.s sfr E ah o fr zfrp o frt Uot{ ;l I a -E'$$ s CE;$ $Es* -J9 *9I r='o b oiE - R E$€E HE$tse- o'a "ErE H "-E0 ar 't;d Gt=o o o.i5 a ci() rI !)()q) o' a a crlyl a ,f- E i t t- I oc o =oEc G' E Eoo o E. {)ECt o O)Ac\l- Ege3 5e -=ocF ssEES s 36g e€E aE P.96 HEEts . ac o-{)c) q) E! O E; €B= E E€oLE(Ub Ei?;= HggE]: o oO a E E* t E 5 P .6l!:6oE'(tr cE - t=tgfrEFeHi g.."E;EE arlg E? e gE B EEggLL O{= O-() O-E (a(f)r a o)o(U ,lon B rn f J{) .ii U) s ),iisl(E b a&sCuTiO- E E+E t;8.=E a oc .9 (U zq) B o = oF o ,oC (Dn-oE ooa- a ? 9'6 -UEF E^ = H'EY5 8 bEq)ru =ooI <-l rEo E;-u.g?Eo-cUld) Efi#EaEe 8:sR 5 EEE.; aa 6)t c, rd E() E €) tr 6l 6t €!,Efl _E *83, BEHe;- :E$:gEE a .d, f .sc =E Eoo o Eoz a (l) Or= o *b EE E s? sgs*>-=3I 58bbao=2 EEEB a - E 6) at{z E2 tst FI FI a tsI&t{ I co o E6 q, od H € ID oo(, o & o1' .o E 'c)! E6 A 0)J a €) d GI E,{) E 0) H tso o(J a tro qt @ -{)6 .l, -e E & q) ! Ep5Hod 'o- rE al ll) >a0li claq&: a q6 a .E V D B ad 0) 3 ca)! ootrq, D oo 6 c) aid o 6os o Bo GIo .E Ha oo a -f t0 ra 1= L , t- I a o.9 GIEtr o E E o o oE oc "9 o ooIl o Eors:<E9=6 "or*u -EJ E r* E=E q E:?6 >E 6 ds C a'(IlQdci a:3 =c.> =LOrioE- a .E lrJ tr oc Px E-C or' 3€ s IIJ glig igg iigt g ; sgggreigs o Eo o U f! a1, ID 0)o adtr fr{ a ro r0 t7 ( f, i- I I I I I i" I COMPTE RENDU DE RETINION EXTRAORDTNATRE DU GTNO/RDC (27 n U04) 1 g. f t I t I ; 3-l- REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO MINISTERI DE LA SANTE PUBLIQUE GROUPE DE TRAYAIL NATIONAL DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE G.T.N.O. SECRITARIAT EXICUTIF B.P.8O8I KINSIIASA I TBL.33.247 36. AV. DE LA JUSTICE KINSHASA/GOMBE *. Kinshasa. le 0 t OfC, ZOO| Transmis cooie pour information a - Monsieur le Directeur d,APOC d Ouaqadouoou - Monsieur le Secr6taire Gen6ral d la sant6 d Kinshasa/Gombe.- - Monsieur le Dr A. HOPKINS Repr6sentant de la Coalition/ONGD d Kinshasa/Gombe - Monsieur le Repr6sentant de CBM Pour I'Afrique Central d Nairobi. - Messieurs les Membres de GTNO d Kinshasa.-N/Ref : MSP/GTNO/SE/ L4 DOO4 Obiet : Transmission Compte-Rendu de la Reunion Extraordinaire du GTNO. A Son Excellence Madame la Ministre d la sant6 d Kinshasa/Gombe Excellence, Nous avons I'honneur de vous transmettre en annexe le compte rendu de la R6union Extraordinaire du GTNO tenue en date du 27 Novembre 2004 et nous vous en remercions. Veuillez agr6er, Excellence, I'expression de nos sentiments u B. L.O. { t- i{ r L l{ l*, 1.. L-q:' dt ETAIRE I KUPAI r t{- 1 I Compte llendu de la reunion du GTNO en date du 27 N ovembre 2004. L'an l0L)-1. lc -7''"'-i()ur dLl nrr)ls rle nr)\cnrbre- s'est lenll une rdunion ertraordinaire dr-r GINO st'rus la prcrsidence du Dr N1l.\K.{. Secrtltaire Gencral a la Sanrcl. Etaient presents 1. Dr NIi.\Kr\, Secretaire General du Nlinistere de la Sante president de la siance I I)r Sl:KEl-El-1. I)rrectcur dc l'.-\POC : -l I)r ISIllSLl.{K.\. Directeul de Cabinet du N,linrstrc de la Sanre. -l Dr Nlt KITNGI:SIl.{)'. Secre raire Executrf du GTNO : -i. Dr \KOTSHI. Sccretaire Erecutif Adjoint du GlNO : 6. Prof. L.{PIKA. I TNIKIN. nrenrbre du G.I'NO : l. Dr LOK.{I)]. Directeur des SSP. menrbre du GTNO : 8. Dr B,\.].\Y. CRS. rlenrbre du GTNO : 9. Dr EK\\'ANZ.AI-.-\.DPC ONIS. nrembre du GTNO : 10. Nlr ESSOT\4BE. adrlinistrateur OMS: 1 l. Dr NIONDONGE. Directeur ai de la "l'n'" Direction. 12. N,lr BANTUANG.{. Recherche Scientifique. membre du GTNO : 1i. Dr BAKA.IIKA. .Appui /PNLO: l-1. Dr BIFLIKO. AppLri /PNLO l5 Dr KIK-{\'A. ,Appui /PN[-O: 16. Dr YOK-A.. AppLri PNLO 17. N'lr lLt'NGA. delegue Protocole d'Etar. invite : 18. Nlr SANGUTA. delegue Protocole d'Etat. invite : 19. Ivlr Dar id LA\ '. .{dministrateur CBNI: 20. NIr. T.ANKWE\'. appui /PNLO: 21. Mr. NGOLASHANGA. appui /PNLO 22. Mme K.,\MWANYA. appuiiPNlO : 23. Mr KOSI. Conrptes National Sante/lnvite Trois points etaient inscrits d l'ordre du.jour 1) Mot de Bienvenue du Secretaire Executif du GTNO 2) Etat d'avancement des preparatifs du FAC l0 3) Gestion financiere des fonds alloues aux projets de la RDC i partir du Trust Fund APOC (Fonds Fiduciaires APOC): - situation actuelle - perspectives I. Mot de Bienvenue du Secr6taire ex6cutif du GTNO. Dans son mot d'introduction. le Secretaire Exdcutif du GTNO et Directeur du PNLO a prdsente et salue le Dr SEKETELI. Directeur du Programme Africain de lutte Contre l'Onchocercose en visite de travail a Kinshasa (RDC). Il a ensuite remercie l'assemblee. en general. pour avoir rdpondu d I'invitation du GTNO et en particulier. le Directeur de l'APOC pour tout ce qu'il fait pour la lutte contre I'Onchocercose dans notre pays. lII. Etat d'ar.lncement dcs pr6paratifs du FAC.l0. Le Secre.tarre l-recr"rtil'du GTNO a 1'ait un resunrd de niveau d'actirttcs de difltrentes con-rnrissions ct sous-cr-rntntissions preparatoires du FAC I 0. A.Sur le Plan Politiquc.la contnrission de coordination a tait des presentatiotts auprds de Nlnte la N4inisrre de la Sarrte. des dcllegues des entreprises publiqLres et prirees et des conseillers du President de la repr.rblique. Suite ir ces sensibilisations. le President de la Republique a acceptd de Iriettre le FACl0 sous son HaLrl Patrrrnagc. B.Sur le plon .l.Iotdriet.le Grand HOtel de Kinshasa a ete cible col.t.lltte lieu de la teuue du FACIO A cet eftet. la r isite de ditterents bureaux et salles des reut-tions ainsi clue celle des chan-rbres d'hotel a ete c1'lectude. Le serr ice d'interpr6tariat contactd au GHK possede un iquipement d'interpretation simultanee : Franais-Anglais. La collaboration avec le protocole d'Etat a ete mise a contribution en I'ue d'assurer un bon accueil au Beaclr Ngobila et a l'aeroport de N'djili. un bon sejour et un bon deparl a nos inr itds. En ce qui coltc.-rne le transport. le N4inistere de la Sante a dcrit aux differents programnles qui ont accepli de mettre leurs vdhicules a la disposition du FAC 10. Cinq autres I ehicules sont a louer par le Gouvernement et ses parlenaires. Les Fournitures de bureaux et cartables ont ete pris en charge par IIUA SANRU. CBN1 a accepti de prendre en charge les pauses-caf6s et les auto-collants. Le Gouvernenrent par le biais de ses partenaires a rendu disponibles un budget de 63.000US $ et il 1 a un GAP de 24.000 US $. En conclusion. le FAC peut se tenir a Kinshasa. Le Directeurs APOC a exprimd sa satisfaction pour les efforts consentis par les autorites de la RDC et ses panenaires. IL a insiste sur trois points sur lesquels nous devrons veiller essentiellement pour garantir la reussite du FAC : I ) a l'arrivee : l'accueil au Beach ou ir I'adroport ainsi que le transpon des participants jusqu'A l'h6tel : 2) Au depart : l'accompagnement de ce mdmes participants jusqu'ir leur embarquement: 3) Pendant leur sdjour i l'h6tel : se prdoccuper de leurs conditions d'hebergement et de restauration. Le pays doit prendre toutes les dispositions pour leur faciliter l'entree. leur dr iter toutes les tracasseries et longues attentes. s'assurer qu'd l'h6tel les conditions de logement et repas sont rdunies et enfin les accompagner jusqu'ir leur retour. Ensuite. repondant aux prdoccupations d'un membre du GTNO sur le contenu scientifique du FAC- il a dome quelques explications sur le deroulement du FAC. Il a- en outre. dte recommandd d'elaborer un prograrnme special pour la cdrdmonie d'ouverture compte tenu du rang des autorit6s politiques qui seront prdsents. li, T' ,l L I Ii {IIL Gestion financiire des fonds allou6s aux projets dc la ItDC i partir du Trust Fund ,\P0('( Ponds Fiduciaires APOC : - situation actuelle perspectives [-e conrptable dLr PNLO. l-adnrinistrateur ct l'adnrinistralcur llornolttgue or-r1 cite successivenrent entendus par le Gl-,.'"() au sujet dc la gc'stiolr llnanciirc de lbnds..\POC alloues aux pro.jets de la IiDC. Il ressort de cette auditirin qu'il v a des problenles gra\es dans la gcstion financiire- la tcnuc de la courptabrlite Imprest et la transrlissron des rapports f'rnanciers. Depuis des annees. des retards sont enregistres dans la transmission des rapports financiers et cela A partir du Secretariat executif aiors qu'il eriste du persormel lbnle pour cette uestion el un assistant technique erpatrie. Ces retards dans la transrlission des rapports financiers ont nrenre ete a la base de retentiorr de fonds de certains projets par APOC. Le probleme et le responsable ont dte identifies : le representant des ONGD se ntele de la comptabilite dc's fbnds llduciaires APOC alors qu'il der.ait se limiter au fonds du CBM. En plus il s'occupe de la comptabilite de tous les jours alors qu'il \ a un personnel aff'ecte par Gouvernement a cette fonction. l-outenetantaffecteatenrps pleinauPNLO.il n'ajanraisloulutrarailleraubureauet bloque les pidces justificatires a son dornicile pendant plusieurs nrois. A titre indicatif-. les pidces comptables d'Avril a Septenrbre 200-1 sont restees a son donricile et n'ont etd rendues que partiellement au sen'ice de coniptabilite le 2-1 Novembre 200-1. soir aprds 8 mois. En conclusion. l'assistance technique de Monsieur David LAW. Reprdsentant du CBIvI. a un resultat tres negatif et il est temps que le pa)/s prenne ses responsabilites. Suite aux diffdrentes inten,entions des membres du GINO d ce sujet et aprds lecture du rappoft du BFO d'APOC (Budget and Financial Officer). le Directeur de l'APOC a formule les recommandations suir antes : I ) Desormais. les autoritds du Ministere de la Sante doivent prendre leur responsabilite pour signifier e CBM que la gestion des fonds fiduciaires APOC et de I'ONGD/ CBM doivent etre totalement s6paree. En clair. le reprdsentant du CBM doit s occuper exclusivement de fonds CBM selon la convention signee entre la RDC et l'ONGD/CBM. La gestion des fonds APOC doit etre laissee aux nationaux qui en rdpondront devant OMS/APOC. 2) Dans un trds bref delai. les attributions et les responsabilites de chaque membre de l'equipe en charge de la gestion f-rnanciere doivent €tre clairement ddfinies par ecrit et remis au Directeur de I'APOC. (Administrateur. assistant administratif / comptable et le caissier;. 3) Si ce qui precdde est fait- APOC est prdt a financer le recyclage ou la formation du personnel dans la gestion financiere ici ou d l'dtranger s'il le faut. tl I f I l- I t_ [' +l).\POC csr prLrl i rcnlirrcer la collaboration cntre le se'critariat exccrrtil'dLr G'lNO I{DC et la Reprdsentarion cle l'ONlS,pavs contnte cr-la se lait dans certains pa\s (Cattteroun. Ethiopre. Nigeria. Tanzanie. Ouganda ;. L1n.{ssistant Conrptable de l'ON4S rerit'rerait les documents conrptables du PNLO ar anl de les erpedier a Ouagadougotl. Comnrenciie i l0I-l-10'. la re ic i O. LE SECI{EI'AIRI- EXE-,CL]|IIT. KENGESHA KUPAYU '--/' C. la , I I f L I L CORRESPONDANCES DU MINISTERE DE LA SANTE ET DE CBM RELATIVES A LA PASSATION DES COMPTES APOC/PNLO (29nU04 ET 02n2t04 RESPECTIVEMENT) f i. t. \ I ,l L R t P uB uatuE ogt{ocfi Afl0ue D[, cofl sq urflsrtRe DE tr s*rrt secitraetnrailtahl A un sArr0 l(hstusa,lo 2g llgy Zm4 O&T{ERIL N' lrts.tzstlMCg/sct'4 4 a : /Mirgtzool Transmis cooie oggr infornatio-n A: ilffixcellence Madame la Ministre de la Sant6 a Kinshasa/Gomb6 - tri-onsieur le Dr A. HOPKINS i"pt"t"ntant de la coalition/ONcD a Kinshasa/Gombe - Monsief le Directeur d'APOC AOuaoadouoou - Monsieur le Directeur National du PNLO a Kinshasa/Gombe Obiet: Notification de la cessation =- ie oestion Fonds fiduciaire APOC' A Monsieur David A. LAW RePr6sentant CBM C/o PNLO a Kinshasa/Gombe Monsieur, En conclusion de I'audition Par le GTNO, et en pr6sence du Directeur APOC, du rapport de I'Assistant comptable' de l,Administrateur Homologue et O"'ro,t-ni6me, I'ai I'honneur de vous notifier la cessation de votre gestion du Fffi; fiduciaiie APOC' Cette tache rel6vera d6sormais de ra r".p"ir"uiite 0", ttt"tion"'" t3:"e{3#?,133fi;6rieux d,appreter tous les documents comptables en votre possession pour la passation en bonne et due forme. Veuillez agr6er, Monsieur, l'expression de ma consid6ration distingu6e' M LENGE \- I il-- 3i {-" I L 1_ * trtt * rt * 'l[iE-ssfffia;IA a 3R t P uB uQUe ofu{ocs,tTpuz D[, cofl sq utrsrtgE DE t rt strrt s ecq 6rn etnr efutEeAl A ue sArrt Nlnshass,lo 29 lll0l/ Zm lr q x' us.r zst xaalozscA42UrMM glzoo4 Transmis copie pour infonnation d :- - Son Excellence Madame la Ministre d Kinshasa/Gombe - Monsieur le Dr A. HOPKINS Repr6sentant de Coalition/ONGDi Kinshasa/Gombe - Monsieur le Directeur National du PNLO d Kinshasa/Gombe - Monsieur le Directeur d,APOC d Ouaqadouoou. Obiet Passatio n de Gestion Comptable A Monsieur David A. LAW Repr6sentant ONGD/CBM C/o PNLO d Kinshasa/Gombe.- Monsieur, extraordinaire du GrNo o0 te Gouvernement par te #,': ff'ffi,fies,E 5::'.|f 3"nte, r" Management APOC, votre organisation repr6sent6e par vous-m6me et les autres membres Ou CfruO, ont eu i deplorer la gestion des fonds fiduciaires APOC allou6s aux Projets de la RDC, je vous recommande de faire le point de la situation financidre et de proc6der d la passation de la gestion comptable avec l'6quipe gestionnaire du PNLO dans les 72 heures dds la reception de la Pr6sente. Vu I'urgence, votre diligence m'obligerait. Veuillez recevoir, Monsieur, es salutations les meilleures. lEEsf&EEV*"{A a l {' t-, E. ,i' l-. f'' I a *. xt , * * * zuludfl4ue Ddmocratque {u Corgo GOUVERNEMENT DE TRANSITIOI*$qwLqtJl.q{ 4 Kinshasa. le N" 1250/CAB./MrN/S.6flr lQ t nM t2OO4 Transmis copie poul infqmation a : Monsieur le Vice- Ministre de la Sant6 A KINSHASA/GOMBE onsieur le Directeur d'APOC A OUAGADOUGOU Monsieur le Directeur National du PNLO A KINSHASA/GOMBE A Monsieur le Secr6taire G6neral A la sant6 A KNSHASA/GOMBE Monsieur le Secr6taire G6n6ral, Monsieur le Dr; Anastasie EKO MOLIWA nr I '- ttLtl o }IIIIISIERE DE LA SAXIE .& r%m*thrz i:L i :,;..-.^ .,:- :-'r I\ \t\ !T o, .j.,*.,..s..,, I cOsru\ i -. i.. Coi "i,lQ i-';ii '! fr. i['tr', ir;' r\ri_ i,l"r1i li:iii.i,Objet : Separation Comptes Trust fund t) et CBM. },'itr\, .r,. rirfi ;,,. . F y-trr{ r,. + \/fli I Selon le rapport en ma possession, le partenaire CBM affect6 au Programme National de Lutte contre l'Onchocercose (PNLO), est dr la base du retard de la transmission des rapports financiers a APOC par suite de la r6tention des documents comptables. Cette situation est pr6judiciable pour le pays et risque de mettre en p6ril le partenariat RDC-APOC. De ce fait, je vous demande de prendre les dispositions utiles pour que : o Le compte de I'ONGD CBM soit s6par6 du compte GTNO-OMS/APOC o L'Administrateur du CBM s'occupe du compte CBM suivant le terrne de la convention entre le CBM et la RDC. . La gestion du compte GTNO-OMS/APOC soit confi6e aux nationaux. . L'Administrateur CBM fasse le point des documents comptables qu'il d6tient et proc6de d la passation. Je vous demande de traiter ce dossier de toute urgence. Veuillez agr6er, Secr6taire G6n6ral, l'expression de mes sentiments patriotiques. { t1I Adresse : Boulevard du 30 luin N'4310 B,P. 3088 Kin 1 - Krnshasa/Gombe R.D.C. Tel. . 33214 - Fax : 00.243.139,88.73 - i 1 I \-. .l''-:, ;11, i , I Ii I I tI I , T I I I 1 IIi 6 * * * * * * 5Christoffel-Bl lndenmlsston Christian Blind Misslon eV Christian Blind Mission eV Bureau R69ional - Afrique Central P O. Box 58004 Nairobi KENYA Telephone. +25+020-3751 654 +251-020-3TSi79g Fax: Email: +254-020-3740305 Rczrkl@cbmi-nbo.org cbm-n@afrrcaonline.co.ke Transmis copie pour information i Son Excellence Madame la Ministre de la Santd i Kinshasa Gombe Monsieur le Directeur d'APOC a Ouaeadousou Monsieur Ie Directeur National du PNLO d Kinshasa Gombe Monsieur David Law Administrateur PNLO d Kinshasa Gombe Monsieur le Secrdtaire Gdndral A la Santd A Kinshasa Gombe Objet : Rdponse i la lettre du Secrdtaire Gdndral i la Santd Monsieur le Secrdtaire GCn6ral, Nous avons l'honneur d,accuser rdception des copies de vos Iettres no. Ms.l25llKABloztsct3t23tMMBtz}}4 et MS.l25llKABl}zlSGl3lz4tMMBlzOO du 29 novembre 2004 au sujet de gestion des fonds judiciaires de I'APOC par Mr David Law- l'administrateur du p.N.L.O. i-. 1., { ( La CBM prend trds sdrieusement toute indication de malgerence des fonds destind aux projets. Nous devons donc suivre notre procddure normale dans des tels circonstances pour clarifier et corriger tout erreur. Il s'agit de :l) Bloquer immddiatement toute envoie des fonds2) Mettre sur pied un audit externe indCpendant Pour aider les experts comptable d remplir leur tache et pourque la CBM puisse comprendre toutes les accusation.'no6 uou, prions dc nous Claborertous les probldmes ldtudier pendant I'audit. Nous prions dgalement Monsieur le Directeur de I'APOC, qui nous lit en copie, de clarifier les probltmes au cote du management d'ApOC. {'l- €Je vous rappclle que M. David Law est engag6 par la CBM suite i un demande du Ministdre dc la Santd pour une assistance technique dans la poste de Administrateur Titulaire du P,N.L.O. Apr0s I'audit nous devons clarifier I'assistance technique dont le Minist0re de la SantC a encore besoin. Veuillez agrder, Monsieur le SecrCtaire GCndral, I'assurance de notre considCration tres distingude. REG ro!l Fv t- I 1 L t t, , Yo Nairobi, le 2 ddcembre 2004 Ch ristoffel-B li nden m ission Christian Blind Mission eV Christian Blind Misslon lntemational Bureau de Coordinauon Cent e de R66ducation des Handicap6s physique BP.106, Avenue de Huileries Kinshasa Gombe R6publique D6mooatique du Congo Dr Adrian D. Hopkins Conseiller M6dlcal CBMI Afrique Centrale Tdlephone: +243 9901 351 Email: KINCBM@ic.cd Transmis copie pour information a Son Excellence Madame la Ministre de la SantC d Kinshasa Gombe !r Monsieur le Secr.dtairebCniral A la Santd d Kinshasa Gombe t Monsieur le Directeur d'APOC i Ouaeadouqou Monsieur le Directeur National du PNLO ir Kinshasa Gombe Generl A Monsieur David LAW Administrateur PNLO d Kinshasa Comber Obiet : Lettre du Secrdtaire d la SantC Monsieur, secrdtaire cdndrare d ra sant6 No rvrS.l25 r/KAB/02ldc6 r24ii;rul;121;#':T'; Y""*';';;'j'. ,"r, informe qu'a partir de la rdceptioh de cette lettre vous n'itds plus autorisC de signer les cheques sur tes comptes de I'APOC comme repr6sentant des ONGD. Vu le sdrieux de ces accusations je suis obliger d'informer les instances supdrieures de la CBM de cette lenre. Dr A. D Hopkins a 'i t : t i i' i- PrCsident de la coalition des ONGDs PROCES VERBAL DE PASSATION DE COMPTES APOC/PNLO ENTRE L'ADMINISTRATEUR DE cBM ET L',ADMINISTRATION DU PNLO (t5tr2t04) I I : L L ZPROCES VERBAL DE PASSATION DE COMPTES APOC/PNLO ENTRE L'ADMINISTRATEUR DE CBM ET I'ADMINISTRATION DU PNLO Conformement a la corespondance du 29 novembre 2004 du Secretaire Gendral du Ministere de la Sante de la Republique Democratique du Congo relative 2r la passation des comptes entre Mr Dai'id LA\\'. Administrateur Delegue de CBM et l'Administration du PNLO et l'an Deux Mil Quatre et du Deux au Quinze Decembre. nous avons passe en revue les comptes du programme APOC/PNLO. Ont participe ir l'etablissement de la situation generale de tresorerie du programme arr0tee au 10 decembre 2004. les membres ci-dessous designes : M. NABOBANGO M.. Caissier /PNLO M. NGOLASHANGA K., Assistant Administratif et Comptable /PNLO M. TANKWEY J. . Divisionnaire Administratif et Financier / PNLO M. LAW D.. Administrateur Delegue de CBM M. AGBLEWONU K. B.. Administrateur du Budget et des Finances /BFO-APOC Les travaux ont consiste 1 2 J 4 5 a) b) au traitement des pieces de ddpenses. des mouvements de banque et de caisse de Ia periode du l" avril au 10 ddcembre 2004. d l'etablissement du certificat de caisse au l0 decembre 2004- a l'etablissement de la situation financiere de chaque projet TIDC. du Secrdtariat du PNLO et des autres activites specifiques de l'an 2000 d 2004. a la revue de la situation des avances de fonds non justifiees pour les activites et missions sur le terrain. au traitement de 3 126 $US de perte en caisse le 26 novembre 2001. ?r la transmission des documents comptables. des 6tats financiers physiques et dlectroniques et des biens. ir la formulation des recommandations pertinentes pour des actions imminentes: a la r6daction du present proces verbal. )c d) e) 0 h) Ainsi au vu des imputations comptables faites par M. D. Law et des corrections y apportees par M K. Ngolashanga. nous dressons la situation ci-dessous : (i) le solde du compte banque arr€te au l0 decembre 2004 resson un montant de 62 539.61$US conforne au relev6 bancaire ci-joint ;(ii) un dcan sur compte caisse en dollar est arrdte pour 5l 667.15 $US.(iii) un dcart sur compte caisse en franc congolais est enregistre pour 559 952 FC.(iv) des avances non justifiees sont relev6es par M. D. LAW pour un montant de 61 312,35$US et 7 402 286 FC. montants determinds de fagon extra - comptable.(r') Etant donne que le PNLO ditient une caisse commune pour les financements de APOC et de CBM. la perte en caisse de 3 126$US devrait 6tre repartie au prorata . des sommes disponibles en caisse le jour des evdnements. A lecture du cash book le ll novembre 2001. une entrde en caisse de ll0000SUS 6tait faite pour le s) a rL I'" iL ?t n * I compte de APOC/PNLO. Ainsi. la perte enregistree est entidrement imputee sur les tonds fiduciaires de APOC pour laquelle une action appropriee doit €tre prise.(r'i) En attendant la conversion en dollars US des depenses effectudes en francs congolais depuis les annees 2000 a 2004. la situation de chacun des projets et actir.it6s se prdsente comme suit : (en dollar US) PROJETS TIDC Ressources allouees par APOC Depenses /Avances effectudes Solde au 101t2104 TIDC KASAI 300 192,00 259 056,63 41 135,37 TIDC SANKURU 99 998,96 99 581,17 417,79 TIDC BANDUNDU 155 818,00 147 777,73 8 040,27 TIDC UELE 178 589,00 139 069,30 39 519,70 TIDC TSHOPO 87 980,00 88714,49 734,49 TIDC BAS CONGO 83 480,00 84 748,51 1 268,51 TIDC EQUATEUR/KIRI 30 200,00 27 008,00 3192,00 TIDC KATANGA NORD 25 000,00 29 507,68 4 507,68 TIDC KATANGA SUD 25 000,00 21237,30 3762,70 TIDC LUALABA 20 000,00 17 700,48 2299,52 TIDC MONGALA 25 200,00 11 982,76 13 217,24 TIDC TSHUAPA 25 200,00 20 463,67 4 736,33 TIDC UBANGI NORD 25 000,00 22026,05 2 973,95 TIDC UBANGI SUD 25 000,00 9 277,06 15722,94 Total I 106 657,96 978 150,83 128 507,13 (en dollar US) t- t- {' L T- !t SEC/PNLO & AUTRES ACTIVITES Ressources alloudes par APOC D6penses /Avances effectu6es Solde au t0n2l04 SEC/PNLO 245 450,00 255 570,20 (10 120,20) REMO 336 133,04 234 685,70 '101 447,34 RAFFIN REMO 75 689,00 22043,00 53 646,00 IMPREST TRAINNING I995,00 't0 775,21 (1 780,21) ETUDE D'IMPACT 37 294,00 37 291,55 2,45 SIG - FORMATION 22 500,00 21 589,61 910,39 FORMATION SPECIFIQUE 4 078,00 4 802,23 (724,23) ATELI ER STRATEGIE TIDC 49 829,00 47 926,43 1 902,57 PRODUCTION F]LM 5 590,00 5 422,50 167,50 HEALTH MAPPER 16 300,00 15 208,11 1 091,89 ENQUETE ESG 6 308,00 1 949,00 4 359,00 AUTOMONITORAGE 17 074,00 18 393,24 (1 319,24) ATEL]ER ESG 22319,7s 20 687,00 '1632,75 RAPLOA / BAS CONGO /t4 002,00 43602,70 399,30 E D'IMPACT/INGA 7 731,00 7 000,00 731,00 IMPREST INTERNE 9742,57 I739,56 3,01 TOTAL TOUTES CONFONDUES ACTIVITES 909 035,36 756 686,03 152 349,33 TOTAL PROJETS SPECIFIQUES 663 585,36 501 115,83 162 469,53 h(en franc congolais) N" Projets/Activites Ressources allouees par APOC Depenses /Avances effectuees Solde au 10112101 1 TIDC BAS CONGO 47 693,00 -47 693,00 2 TIDC BANDUNDU -15 980,00 -15 980,00 3 TIDC IGSAI -1 111270,60 -1 111270,60 Total 0 -'| 174 943,60 -1174 943,60 Les depenses en franc congolais pour les autres activites seront incorporees au tableau de synthese des depenses aprds traitement et conversion des transactions en dollars. . Cette situation financiere sera consolidee apres conversion des operations de 2000 a 2004 du franc congolais en dollar americain par M. David Law dans une semaine. (vii) Sauf omission. tous les documents comptables. les etats financiers (physiques et dlectroniques). Ia base de donnees du logiciel de comptabilite (QUICK BOOK) utilise par M. David LAW ont dte transmis i l'Assistant Administratif et comptable du BNLO:(t'iii) Aucun materiel ou bien du programme PNLO n'etait detenu par M. David LAW: (ix) Par ailleurs pour information, nous avons pris connaissance d'un extrait d'dtat financier des comptes CBM/PNLO tenu par M. David LAW. l'Administrateur Delegue de CBM (r'oir annexe). A l'issue des travaux. des recommandations pertinentes pour la tenue des comptes recettes / subventions et des ddpenses ont ete formulees : ' Un registre des cheques emis et remis aux tierces personnes doit 6tre dressd : ' L'emission d'un cheque de banque doit reposer sur un fonds de dossier annexd d chaque transaction. decharge et copie du chdque y compris : Tout decaissement de tbnds doit faire l'objet au prealable d'une imputation comptable et non Ie contraire; Dordnavant. les cash books doivent 6tre etablis au jour leiour. Toutes les pieces justificatives des ddpenses de Ia pdriode du l" avril au l0 decembre 2004 devront 6tre achemindes au Management de I'ApoC d ouagadougou au plus tard deux semaines i compter de ce jour. apres copie et etablissement de l'dtat d'analyse budgetaire du projet Secretariat du PNLO it des autres activitds specifiques (REMO. Erude d'lmpact. RAPLOA. ...). Apres consensus avec les intdressds. des copies de toutes les avances de fonds nonjustifides devront 6tre transmises dgalement au Management de I'Apoc. I 1- ", : t ,I l i- D D 5Le N{anagement de l'APOC i temps oppoftun etablira les feedbacks habituels sur les diffdrents retums (rapport des depenses) de la periode Avril - Decembre 2004 a lui soumettre par le Directeur du PNLO. Une rdorganisation du senice financier du PNLO s'impose aussit6t apres la passation des comptes entre l'Administrateur de CBM et I'Administration de PNLO. Sont annexds au present procds verbal. le certificat de caisse. la liste des personnes devant justifier les avances de tbnds et les cash books de la pdriode d'avril au l0 decembre 2004. Fait dr Kinshasa. le l5 decembre 2004 Ont signd M. NGOLASHANGA K. M. NABOBANGO M. Assistant Comptable Caissier lt M. J M. LAW D.,t \ q Directeur et Financier / Dr MUKENGESHAY Kupa, Directeur du PNLO Administrateur D6l6gu6 de CBM M. AGBLEWONU B., Administrateur du Budget des Finances /BFO. i ft 6z o O .) (a 3) Z irl = <-:.- 2 ol olEl lEl 0l 0l =l =l:J :J Vt t:fi ;n i z 2 z z z !I: 't 2 z 2 .= a a,) = = o L O .4,.) rJ a = a a) L a) a) 0)6 U() 1) ,a E = '.= .J .E .a) ; 7) 6 .J {) 'o t) !.)L;t)t = 6 a) t a. .2 .J t) ai.) L .= a.t) a/ = C = 'a ; '!.) L a.)tn o 0C a z ?t as 3al .: :-' = g9 '=l 4 -nl a +Avl =.? z i -.to> =t;-- -t -a>()6vrtt'l Jfl =t; l=l lE.91 t.tl I r--l I =l -t =ll.r.'''ll a I irEl =a: _,- ?.51 Z ? V r;Ya>l 4;'=a.- .,1 .':a-':-a =l iisiDuo2 ^lUJnl :=*'!*t =l .227= g 3:lt-vrcl a =? rrll -lr-l\Cl \91 ;l +ia ll.t = ') .J =') ,, "t - !f,1 Yl =l ..r I .lLI ^t -t !l 'Jl .crl -tYl .) '9 ='t J I a = ') J) ') =J = :! =) , = ') = z ,) = - .l .J .= .J ) = .J ..) , ')L t-llalal U rd z F 9 a t-l rI,] F U tr F U a t) 6 6 (, r-l -aAV(, i. -rd UAv irlll UZ ,-\\J l] rc * -lF z/a\\J U f-IFF)J fr] a r] Z \Jl-F z Ed =Zlrz il() c& O- :\ 2 2 $ a.l t)LE Et) a.) 'o C o th E V) .=v .= 2z ta t ,-- =r= <t Z- 2= 7AC* (a z q) U) .a U 3)t!aq) 'J r- o9 !/ q) =o AR CL ac l-L av) t- lr t)q)ri ti -(\l J F F afEj o6 -:e >= - ... h =..AcllArE .fr| 5J =rlNI . r il r/)liil Elo>l -? =l * -erl !: vo it I5 zl;; a6lii; -l91 4G6el ..)h.9l i =. .2 =l 2 2.-i vvAl ,, z <Sz zv ,]< t., aI: - 7) a) .J L) L .) L .J L .,, .) -- .) ,J .) .J .J t ':) .J ! r( --E- !it { I YAVANCES SUR ACTIVITES NON JUSTIFIEES AU 1U1AO4 NOMS oNrlNr I U5 57103' $-ltoko Bontoke 7 245 57 104' $-Dr. Mukenoeshayi 2387 571 06 . $-Batuanqa 1 477 57107'$-David Law 756 57108'$-Dr. Bifuko 1 503 57109' $-Dr. Ndabekeye L. 504 571010. $-Dr. Bobanga 36 571011 . $-Dr. Tambwe M 5 250 571012 ' $-Or. Ntumba Tshitoka 3 581 571013'$-Prof Kayembe 8 455 571014 '$-Or. Muamba 5 500 SZtOtZ'$-Mpunga Nkole 864 571 018 . $-Nsala-Lomanga 105 571019' $-Dr. UketY 2 658 SttOZ6 '$-Ngolashanga 600 St tnzt . $-Dr. Mumbere Mq[gq|_ 571022 '$ - Dr. Klkaya Madua 1 571023' $ - Dr. BpngehYa J. 741 57'1024 '$-Dr. Ngalumulume K 3 571o2sr$.Di. Loka Wonga 3 002 571026 '$-Dr. Edumbadumbq - 3 208 571027' $-Dr. Bakajika Kupuku 4 sztom'Soleko Umuntu 3 571029' $-Tankwey Mulut 4750 SZt OgO' Muamba Kanumuambidi 504 571 o3i'T-Nkange Lofulo 598 571032 'Bavuwu 829 szto33 'Tor1 wanoii 7 TOTAL 61 t" l L t t. [" BAVAIIoES AU PERSONNEL NON JUSTIFIEES AU 1u1?/04 VANCES THAV 4201 .Dr M m 4202'Dr Akotshi Dowo a ita icole Nkole 4206'N e Lofu 4208.Dr Mu 4211 'ltoko Bontoke MONTANT ( t lr)1 2 160 81 -105,00 306,03 275,00 -80,00 167 00 -238,00 70,00 12 -132 8 Mulut 60,00 AL -49,00 2 434,8t ) I f_a T i I ,f 3 REPUBLI QUE DEMOCR,A.TIQUE DU CONGOMINISTERE DE LA SANTi PUBLIOUEPROGIL{TI\IE NATIONAL DE LUTTE CONTRE i,OXCHOCERCOSE P.N.L.O B.P 8O8I KINSHASA Ii TEL. 33247 FAX ( 243 ) t2 33217 36, Av. DE LA JUSTICE KINSHASA / GOMBE. o vE D T D Ccrririonsaroir-u.,#,i"'tiii:;ii.iffi#ffi '!!;tr:#,{,?;ffi.3.ff;;;. don r tldtails ci-dessous : Billers de Billcrs de Billers de Billers de Billcts de Billers de Billets de ........i.@.F;*... .,d-?k..R.. ( TOTAL ESPECES TITRE \'ALANT ESPECES TOT.{L GENERA L sotT LA .SOI{I\{E DE: ( en lettres ) .F.da*.cJ.--.. h,<h./as..-AZc. Fait i Kinshasa, le o2r/./2/2a o LE (s) vERIFTCATEUR (st hb- N 6ot*st+r+N4* K. I- t: I it- I t- t' L Lu cr .{pprour i le prdsent procis-Verbat. u { J LE C.{ISSIER hssrsr*ilT Hl?1*alE lt .. [- io REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO MINISTERE DE LA S.+NTE PUBLIQUE PROGILq,N'I\{E NATIONAL DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE P.N.L.O B.P 8O8I KINSHASA I TEL. 33247 FAX ( 243 ) t2 33247 36, Ar'. DE LA JUSTICE KINSHASA / GO MBE. PROC S.\'IiRBAL E VERIFI TION DE ISSE Nous soussign6s Certifions avoir r'6rifid.' la Caisse le . dont d6tails ci-dessous : . .tAr, .M,fu :o. .W!.fl? . .+!: .*k :. N $.A. *S # Ar:t. fug!.t1.+1.{*tf . et avoir constat6 I'existence des fonds -# o. Billets de Billets de i Bitlets de Billets de Billets de Billets de , Billets de $a ,#..o. TOTAL ESPECES TITRE \'ALANT ESPECES TOTAL GENERAL S0lT LA SO\{I\{E DE : ( en lettres ) & ka.*. . . /*/&. 12fr*.,t - . . -1 a,a Fait ir Kinshasa, le a?22 /.?4o</ Lu er Approur'6 le prdsent Procls-Verbal. LE (s) VERIFICATEUR (s) *F.tt holAsr+A+nq* (c' l,l I a t [-t ll!f- 1. LE CAISSIE *s,ilsrtfffT @ttP7*&tE - *- $ ON C) $-{ .od)i)i() Or(t) R r-{ I t-{ op{ $-t t-i C) tl oo (.)E o op{ $<r(!) Ri U R& o\HA4Du.t @ 9so'F -()V-t m-? l-{ rJra U i r( I t I t t I L t t: t T I rl zlo F Iz =l> t>lolo I Fz UJ >llutlzlz loIFlolz IP o- IDIIlaIF lc:lo Itr 5 ozo t> lolo IF uJ oE o = C)o :)oz =oz (D Olo Itr -o lo o oo rt rO olol crilo ol @ @d(o$t oo rttN olo o-lo- old,d!Ict l*l* oo rtN(r) I olol Nt rO oodtN oo o F- o) oodo(', oo -O) lO oo lj O) l{, oo o(r) tl =t z I I I sls F16 - ld!]D lO) arlr- l'l* z I 6i(o (o rO olol rat(ot-(r) ood(, F-(o olooto sl3 8 ctoo o(o (Dro o I (o !to o,(o oof o 3 o Eo .c I o c ,C Ea o{ (\I ot ol ro s N 3 N (t ln *lel* to N r.l o clrt N ct{ N ro aO c) (\t o(r) N!o sle NINlotto ot Nl,o *lnl o ! 8lL c!,1oo alo tto .D ,6 tLoo u, *N rlL ctJo at N $tsl -dElolo ,Dl u, *ln {qE FN ilHl itE ,l* HlioJtot(ltl r drlo *l' $tH E{E tDa d, *lu 3l .! 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Efif;a EEii E E5 F o t rA I .\l t"- t- ut I t fr PRTNCIPALE S RECOMMANDATION S A L'ISSUE DES TRAVAUX DE REVUE ET DE PASSATION DES COMPTES APOC/PNLO ZPrincipales recommandations i l'issue des travaux de revue et de passation des comptes APOC/PNLO I- Revue de la gestion financiire des projets APOC en RDC De nos constats sur la gestion financiere des projets, il nous plait de formuler quelques recommandations pour I'assainissement du systdme gestionnaire en place. (l) Suite i nos travaux et au regard de notre analyse, nous relevons que la situation du projet de Sankuru a et6 clarifiee et recommandons I'amendement de la p6riode de iowerture initiale (Oltlzl}3 - 30llll04) afin que le Management puisse proc6der au d6blocage de la premidre avance du financement de deuxidme ann6e du projet. (iD Les circuits financiers utilis6s ne sont pas conformes aux pratiques recornmand6es par le Management de I'APOC et les rdgles de I'OMS. Il s'avdre n6cessaire que le Coordonnateur du PNLO puisse informer le Management de I'APOC par 6crit et pour avis sur les ddcaissements aux proj*s en espdces et leurs dep6ts sur des comptes caisses de IaPROCURE des dioc0ses. (iiD Au rnr de nos constats, nous recommandons l'ouverture d'un sous compte banque i approvirionner I partir du compte central du PIttLO et devant reccvoir uniquement les fonds affect6s aur activit6s du BNLO avec un crsh book s6par6 de celui du compte ccntral du PhlLO. La caisse du BNLO/APOC ne doit zupporter que les d6penses de I'APOC et tout paiement pour le compte des activit6s financ6es par les autres partenaires sur la caisse doit 6tre consid6r6 comme une avance remboursable sans d6lai. Les rernboursements doivent se faire contre chdque de banque et non en espece. (iv) Les imputations comptables, I'enregistrement des transactions financidres et l'&ablissenrent des documents financiers de synthdse doivent €tre efEectivement l'euwe de l'agent comptable aid6 par le Caissier sous la supervision de l' Administrateur Gestionnaire. (v) Les archives comptables ne doivent pas faire l'objet de ddplacements intempestifs. Aussl, en plus du classement chronologique comptablg le classemort financiu par nature de document doit €tre effec'tif pour faciliter les recherches. (O La transmission des pieces de ddpenses d'Avril d Octobre 2004 du PNLO n I'APOC doit se faire sans d6lai. L.- i_ L j'_t F 1 f D ii (vii) (viii) (ix) (x) (xD 3 Tous les reliquats des activit6s sp6cifiques mendes en RDC doivent 6tre revers6s ou justifi6s fonds sans d6lai. Le Management ne peut en aucun cas accept6 le financement des d6passements budg6taires par ces reliquats. Le reliquat du projet TIDC Sankuru (2 15t, 63 SUS) sera consid6r6 comme une avance sur la lettre d'accord de l'an} et dewa 6te justifi6 en cons6quence. Les sommes perdues en caisse en 2001 soit 3.126SUS doivent €tre rembours6es sur le compte Banque du programme avec communication de l'avis bancaire et le procds verbal des 6v6nements au Management de I'APOC. Le BNLO doit doter son caissier d'un coffie fort et d'un bureau convenable pour l'exercice de la fonction. Le volume des fonds transport6s par les comptables et les coordonnateurs doit 6tre reduit au minimum r6glementaire et le BNLO doit faire appel i des interm6diaires financiers cr6dibles pour l'acheminent et la garde des fonds. Un mdmorandum sur les procures des diocdses utilis6s jusqu'alors doit 6tre &abli. Des polices d'assurances pour le transport et la garde d'argent doivent 6tre souscrites dans I'intdr6t du programme. Les gdles des fonds des projets TIDC par le PNLO doivent 6tre motiv6s par 6crit aux int6ress6s et r6duire le d6lai de mise i disposition des fonds aux projets. (xiD ( a (xiiD Nous recommandons la justification ou le remboursement sans d6lai des avances consenties ag:r nationaux ou alur membres du personnel pour des activit6s de terrain sans justification jusqu' alors. (xiv) Les retards de justification des avances perglres pour les activit6s ne doivent plus ddpasser un mois. Les certificats de caisse i transmettre menzuellernent au Idanagement de I'APOC doivent comporter la mention des avances non justifi6es. (xv) Le BNLO est invitd d d6finir par 6crit les conditions et les rdgles relatives i la jouissance des heures zupplementaires et les frais de collation deji en vigueur. D'ores et d6jd, une situation d&aill6e des fonds vers6s dans ce cadre doit €tre communiqu6e au Management de I'APOC pour examen et avis. (xvi) Nous deplorons le manque de transparence et de discipline budg6tatl_e_ qui a conduit i des d6passernents zur budget du PNLO. La lettre d'accord de 5* ann6e du PNLO doit €tre re,prise car elle comporte un report de solde fictif positif de25 032 $US ddfalqud sur les avanoes de fonds i verser alors que la situation rdelle pr6se,nte un d6ficit r6el de Q5 327,15 $US). (*vii) Les reliquats des activit6s sp6,cifiques de I'APOC (REMO et autres) conduites en RDC depuis 2001 sont d vers€r aprds que les avaooes soient justifi&s ou rembours6es. 2 i- I t- I L L L 4 4 (xviii) Dans l'acquisition des mat6riels et 6quipements pour les projets des depassements sur stickers ont 6t6 enregistres d la Repr6sentation de I'OMS. Deux lettres d'accord (celles des projets TIDC de Tsuapa et du Sud Ubangi) sont concern6es et n6cessitent des revisions. (xix) Etant donn6 que les frais d'installation des plaques solaires et des phonies ne sont pas pris en charge sur les lettres d'accord, nous sugg6rons l'utilisation des reliquats des lettres d'accord i soldes positifs et l'attribution d'un nouveau sticker pour un montant 5.635,5 $US pour couwir les frais d'installation pour les projets ci-aprds : TIDCs de Tsuapa, du Sud Ubangi, du Nord Ubangi, de Mongala, du Lualaba, de Nord Kantaga, du Bas Congo et de Sankuru. (m) Un rappel des proc6dures de gestion des biens du programme doit 6tre adress6 d tous les coordonnateurs des projets en RDC dont le PNLO tout en ressortant la n6cessit6 du maintien d'un registre d'inventaire des biens acquis directement ou indirectement par source de financement. (xxi) Sur la base de l'inventaire theorique partiel dressd par la Repr6sentation, il est souhaitable que le Management de I'APOC autorise une mission de quatre personnes (deux de la Repr6sentation et deux du PNLO) pour sillonner les projets et faire l'inventaire physique et pr6parer les formats appropri6s pour le suivi des biens du prograrnme. (xxiD Vu le nombre de nouveaux projets qui ont d6marr6 apris la dernidre formation zur la gestion financidre des projets, nous zuggerons l'organisation d'une session de formation et de recyclage des comptables et des coordonnateurs dans un bref d6lai. (wiii) Au vu de nos constats et en vu de disposer d'une assistance de proximit6 en matidre de gestion financidre, immobilidre et de proc6dures administratives, il serait souhaitable d'envisager le recrutement d'un agent administratif et financier auprds de la Repr6sentation de I'OMS i Kinshasa pouvant assister le PNLO et la Reprdsentation de I'OMS. (priv) Nous estimons que le local devant abriter le BNLO doit comporter plus de bureaux qu'il n'en existe actuellement nffn que le Caissier puisse disposer d'un bureau convenable. Nous zuggdrons i la Coordination du programmc d'entreprendre des d6marches auprds de son Mnistere de tutelle pour uo meillzur h6bergement du programme.t q t, t- EL, 3 r tt II- S Recommandations i l'issue de la passation des comptes APOC/PNLO entre l'Administrateur D5l6gu6 de CBM et I'Administration du PITLO A l'issue des travaux, des recommandations pertinentes ont 6td formul6es : (D Les d6penses de l'ensemble des activit6s du PNLO dewont 6tre consolid6es en dollar US dans une semaine aprds conversion des op6rations de 2000 d 2004 du franc congolais en dollar am6ricain par M' David Law' Pour la tenue des comptes recettes / subventions et des d6penses: Un registre des chdques 6mis et remis aux tierces personnes doit €tre dress6 ; L'6mission d'un chdque de banque doit reposer sur un fonds de dossier annex6 i chaque transaction, d6charge et copie du chdque y compris ; Tout d6caissement de fonds doit faire l'objet au pr6alable d'une imputation comptable et non le contraire; Dor6navant, les cash books doivent Otre dtablis au jour le jour' Toutes les pidces justificatives des d6penses de la pdriode du 1" awil au l0 decembre 2OO4 dewont 6tre acheminees au Managernent de I'APOC n Ouagadougou au plus tard dzux semaines i compter de ce jour, aprds copie et 6tabfissement de l'&at d'analyse budg&aire du projet Secrdtariat du PNLO et des autres activit6s specifiques (REMO, Etude d'Impact, RAPLOA ...). Aprds conseruus avec les intdress6s, des copies de toutes les avances de fonds non justifi6es dewont €tre transmises 6galement au lvlanagement de I'APOC. Le ldanagement de I'APOC d temps opportun dtablira les feedbacks habitnels sur les diffdrents returns (rapport des d6penses) de la p€riode Avril - D6cembre zO0/- tlui soumettre par le Directetr du PNLO. Une r6organisation du service financier du PNLO s'impose aussit6t aprCs la passation des comptes entre l'Administrateur de CBM et I'Administration de PNLO. (ii) (iii) (iv) (v) (vD (viD (viii) (ix) 4 u- t, L a'l L r {- I