Organisation mondiale de la santé (OMS) · Governing Bodies documents

Informe del Auditor Interno

31 décembre 2013 Organisation mondiale de la santé

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Texte intégral

66.ª ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD Punto 22.2 del orden del día provisional

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Informe del Auditor Interno 1. El presente informe anual de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna correspondiente al año civil 2012 se transmite a la Asamblea de la Salud para su información. 2. En el artículo XII de las Normas de Gestión Financiera –Auditoría Interna– se establece el mandato de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna. El párrafo 112.3(e) de ese artículo estipula que la Oficina presentará anualmente un informe resumido al Director General sobre sus actividades, con inclusión de la orientación y el alcance de esas actividades, y sobre el estado de la aplicación de las recomendaciones. En esa disposición también se establece que dicho informe se presentará a la Asamblea de la Salud, junto con las observaciones que se estimen necesarias. 3. La Oficina desempeña una actividad independiente y objetiva a través de la cual proporciona garantía y asesoramiento con el fin de añadir valor a las operaciones de la Organización y mejorarlas. Aplicando un enfoque sistemático y riguroso, la ayuda a alcanzar sus objetivos mediante la evaluación y el mejoramiento de la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y buen gobierno interno. Tiene a su cargo la investigación de actividades presuntamente irregulares y desempeña la función de evaluación independiente de la Organización. La Oficina tiene acceso pleno, libre e inmediato a todos los registros, bienes, funcionarios, operaciones y funciones de la Organización que, en su opinión, guarden relación con el asunto que esté examinando. No se ha impuesto limitación alguna en cuanto al alcance del trabajo de la Oficina durante el desarrollo de sus actividades en 2012.

ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES 4. La Oficina entiende por riesgo la posibilidad de que se produzca un evento que influya en la consecución de los objetivos fijados. El riesgo se evalúa considerando la magnitud de las repercusiones y la probabilidad de que se materialicen. La consideración metódica de los riesgos orienta la priorización de las actividades de la Oficina y sirve de base para planificar las actividades. 5. La labor general de la Oficina consistió en evaluar si el marco de los procesos de gestión de riesgos, control y buen gobierno interno ideados y aplicados por la administración de la Organización era apropiado y si su aplicación lograba los objetivos de la OMS. La Oficina evaluó lo siguiente: a) la detección, evaluación y mitigación de los riesgos; b) la exactitud, fiabilidad y puntualidad de la información financiera, gerencial y sobre el funcionamiento; c) la actuación del personal compatible con las políticas, normas y procedimientos, y reglamentos pertinentes de la OMS; d) los recursos utilizados eficazmente y protegidos adecuadamente; e) la ejecución de los programas y planes, y el logro de los objetivos; y f) el fomento de la calidad y de mejoras continuas gracias a los procesos de control. 6. Al finalizar cada misión, la Oficina preparó un informe detallado y formuló recomendaciones a la administración con miras a facilitar la gestión de riesgos, mantener controles eficaces y velar por el buen gobierno de la Secretaría. En el presente informe se resumen algunos aspectos de vital importancia de cada misión. En el anexo 1 figura una lista de informes dimanantes del plan de trabajo de

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la Oficina para 2012, y se incluye información sobre el estado de la ejecución de todas las auditorías que estaban en marcha al 27 de febrero de 2013.

ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA 7. La Oficina lleva a cabo su labor de conformidad con las Normas para la práctica profesional de la auditoría interna establecidas por el Instituto de Auditores Internos, que se han adoptado para su aplicación en todo el sistema de las Naciones Unidas. 8. La Oficina rinde cuentas directamente al Director General. Las inquietudes manifestadas por los Estados Miembros, el Comisario de Cuentas y el Comité Consultivo de Expertos Independientes en materia de Supervisión llevaron a la Directora General a aprobar un plan de dos fases para fortalecer la Oficina. A comienzos de 2012 empezó a trabajar en la Oficina un funcionario subalterno de la categoría profesional; posteriormente, asumieron sus puestos dos auditores (a fines de 2012 y a principios de 2013, respectivamente) y un investigador (octubre de 2012). Con estas contrataciones, en enero de 2013 la Oficina tenía en total 16 funcionarios (14 de la categoría profesional o categorías superiores y 2 de la categoría de servicios generales). Como parte del plan de fortalecimiento mencionado, en 2013 se contratarán otros dos funcionarios técnicos y uno de servicios generales. 9. Los recursos humanos se asignan con arreglo a las prioridades de la Oficina. Las situaciones de gran riesgo que surgen inesperadamente pueden obligar a cambiar las asignaciones iniciales del personal. En consecuencia, la Oficina fija las prioridades de su programa de trabajo y las ajusta para dar cabida a las tareas que se le asignen de forma imprevista. Además, la Oficina presta asistencia a otras entidades (por ejemplo, el ONUSIDA, el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos y algunas alianzas, como el Mecanismo Internacional de Compra de Medicamentos (UNITAID)), en régimen de reembolso de gastos. 10. El presupuesto de la Oficina se destina a los recursos humanos pero también se usa para los viajes, la remuneración de consultores y la compra de suministros de funcionamiento, todo con miras a cumplir el mandato de la Oficina. Durante 2012 la Oficina sufragó los gastos de todas sus actividades con los fondos disponibles. Continuaron los esfuerzos para reducir los costos en concepto de viajes mediante medidas para lograr una mayor eficiencia y auditorías documentales. Estas últimas, que evitan las visitas sobre el terreno, se efectúan en la Sede utilizando información del Sistema Mundial de Gestión y la documentación probatoria almacenada en el sistema de gestión de registros. 11. Por lo que respecta a la Región de las Américas, la Oficina se apoya en la labor realizada por los Servicios de Evaluación de la Oficina Sanitaria Panamericana (secretaría de la Organización Panamericana de la Salud) para la cobertura de los riesgos relativos. 12. La Oficina mantiene un contacto regular con el Comisario de Cuentas de la Organización a fin de coordinar las actividades de auditoría y evitar traslapes; aquella proporciona a este una copia de cada informe de auditoría interna. También envía copia al Comité Consultivo de Expertos Independientes en materia de Supervisión, asiste a las reuniones oficiales de este y mantiene un diálogo franco con los miembros del Comité para aplicar las orientaciones y recomendaciones de este órgano.

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AUDITORÍAS Auditorías de operaciones 13. Estas auditorías tienen por finalidad evaluar la gestión de riesgos y los procesos de control en las esferas de finanzas y administración de la Organización. En ellas se analiza el carácter integral de la información financiera y administrativa; la eficiencia y sentido de la economía con que se utilizan los recursos; el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la OMS; y la protección de los haberes. 14. Examen de la implementación del Sistema Mundial de Gestión en la Oficina Regional para África. Se comprobó que las actividades de control implantadas para mitigar los riesgos derivados de la implementación del Sistema Mundial de Gestión y las Normas Contables Internacionales para el Sector Público no eran del todo eficaces por lo que respecta a la fiabilidad y el carácter integral de la información financiera y la protección de los haberes. Para lograr la mayor rentabilidad económica era preciso mejorar el cumplimiento de las normas y procedimientos de la OMS en lo relativo al proceso de compras y las licitaciones públicas. Era urgente prestar atención a las deficiencias observadas en el carácter integral, la exactitud y la oportunidad de la información en el módulo de anticipos electrónicos (eImprest) y las conciliaciones conexas, pues las demoras en la conciliación de las cuentas de adelantos puede impedir que se detecten oportunamente los fraudes o los errores de contabilidad. Se debe fortalecer la vigilancia oportuna de los adelantos para la cooperación financiera directa y las contribuciones voluntarias, a fin de comprobar que los fondos se usan correctamente. Por lo que toca a la protección de los haberes, se comprobaron deficiencias en la preparación del inventario que podrían propiciar que no se descubra la pérdida o el robo de bienes. La Oficina Regional debe procurar que todos los activos fijos se asienten con exactitud y presteza en el Sistema Mundial de Gestión; en la sede regional y las oficinas en los países pertinentes debe poner en práctica un programa informático para levantar inventarios con el fin de llevar un registro integral de los bienes, respaldado por un inventario general anual para validar la exactitud de los asientos contables. 15. Equipo de apoyo interpaíses para el África occidental (situada en Uagadugú). Sobre la base de la auditoría de la gestión de riesgos en las esferas administrativa y financiera, la Oficina comprobó que los controles ejercidos en los gastos del equipo de apoyo interpaíses para el África occidental funcionaban satisfactoriamente, excepto por los relacionados con la aprobación a tiempo de las solicitudes de viaje. Sin embargo, al evaluar si las unidades de apoyo interpaíses, a las que a partir de enero de 2012 se les había encomendado la tarea del apoyo subregional, funcionaban de acuerdo con su mandato, la Oficina consideró que para que dichas dependencias fuesen eficaces había que examinar las cuestiones estructurales a nivel regional. La respuesta necesaria consiste en: a) comprobar que el mandato de cada unidad de estas, así como los requisitos de nivel de servicio, sea más claro por lo que respecta a las actividades administrativas que se realizan para apoyar a las oficinas de la OMS en los países; y b) establecer directrices comunes para la función supervisora de las unidades mencionadas sobre la administración de las oficinas en los países con respecto al cumplimiento de los requisitos del Manual electrónico de la OMS, así como unos requisitos mínimos de documentación para las esferas de gran riesgo (como la compra de bienes y servicios, la gestión de los acuerdos de cooperación financiera directa, pagos en metálico y contratación local de personal). En opinión de la Oficina, estas unidades agregarían el máximo valor a la Organización si su mandato incluyera una función de cumplimiento subregional por el cual las oficinas en los países cumplieran con los procedimientos de la OMS. A falta de un acuerdo sobre las funciones y responsabilidades comunes definidas en detalle, los objetivos fijados para las nuevas estructuras administrativas de la Región de África no se pueden lograr con eficacia, pues existe el riesgo de traslape de los servicios que prestan, lo que puede reducir la rendición de cuentas en general e impedir la consecución de beneficios o ahorros considerables en las oficinas en los países. 3

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16. Declaraciones de intereses. El objetivo del examen fue analizar la observancia de las normas y procedimientos de la OMS en el ámbito de la política de declaraciones de intereses recién implantada. Con relación a los expertos de la OMS, la auditoría encontró amplias variaciones entre las unidades técnicas de la Sede del grado en que se acatan las disposiciones y directrices del Manual Electrónico de la OMS relativas a las declaraciones de intereses. Se advirtieron riesgos residuales importantes en relación con el carácter integral de la información administrativa (por ejemplo, recopilación incompleta de datos, evaluaciones incompletas, falta de seguimiento y aprobación oportuna), de manera que era imperativo reforzar aún más los controles correspondientes. Se reconoció en particular la necesidad de mejorar la separación de funciones para evitar situaciones que, a falta de un examen formal independiente y de un proceso de aprobación, un mismo funcionario podría encargarse de evaluar las declaraciones de intereses y también de adoptar las medidas del caso. Al examinar las declaraciones de intereses de miembros del personal se concluyó que las directrices y normas de la OMS sobre los conflictos de intereses tienen que modificarse para aminorar el riesgo de que resulte insuficiente la cobertura del personal «de importancia decisiva». Se deben formular procedimientos operativos estandarizados para fomentar la aplicación de un criterio uniforme a la gestión y el funcionamiento de las declaraciones de intereses en la Organización. La aplicación coherente de las medidas recomendadas en relación con las declaraciones de intereses, tanto para los miembros del personal como para los expertos de la OMS, depende decisivamente de que se aporten más recursos para reducir los riesgos residuales a niveles admisibles. Esta cuestión se debe tomar en consideración para el establecimiento de la oficina de ética; la responsabilidad de la aplicación de ciertas recomendaciones podría transferirse en consecuencia a esta oficina. 17. Las nóminas en el Centro Mundial de Servicios. La auditoría permitió comprobar que los controles internos que se aplican a los elementos principales de la preparación de las nóminas mensuales eran suficientes para lograr una operación fiable. Sin embargo, habida cuenta de la confianza inherente a los datos sobre recursos humanos, y a causa de las deficiencias de los controles correspondientes reconocidas durante la auditoría, existía el riesgo de no detectar pagos incorrectos efectuados a miembros del personal o de que las cantidades adeudadas por estos no se recuperasen oportunamente. En concreto, en la auditoría se observó que en el examen del control de la calidad de la gestión informática de las nóminas no se aplicaba un método formal basado en los riesgos. Se descubrieron puntos flacos del control interno que daban por resultado la retención indebida de cantidades que se calculaban al finalizar el contrato, incongruencias en la aprobación de adelantos de sueldo y ausencia de aprobaciones del supervisor para anular algún proceso del sistema. A veces no se pudo comprobar el funcionamiento de pasos de control importantes –por ejemplo, aprobaciones, procesamiento y verificación–, pues la documentación probatoria era incompleta, incongruente o difícil de recuperar. 18. Red de Sanimetría. La auditoría reveló que no eran apropiados los controles para mitigar los riesgos mayores en relación con las operaciones de la Red en las esferas de la observancia de las normas y procedimientos de la OMS y la protección de los haberes. La auditoría puso de manifiesto que la selección y el contrato del consultor que ayudaba a la secretaría ejecutiva interina a dirigir la Red no cumplía plenamente con los procedimientos de la OMS y causaba un conflicto de intereses. Por si fuera poco, no había pruebas sistemáticas de que los servicios prestados según los contratos se hubiesen aprobado desde el punto de vista técnico y financiero antes de pagar a los proveedores, y los documentos esenciales relativos a los pagos no se depositaron regularmente en el sistema de gestión de registros como está pautado. La Red debe asimismo reforzar los procedimientos de aprobación y visto bueno a la hora de emitir y pagar cartas de acuerdo. Por lo que hace a la gestión de las subvenciones, la auditoría señaló la necesidad de mejorar el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes a los donantes y procurar que la información sobre las subvenciones registrada en el Sistema Mundial de Gestión concuerde plenamente con los acuerdos firmados.

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19. Sistema de control interno en la Oficina Regional para el Mediterráneo Oriental después de la implementación del Sistema Mundial de Gestión. Se comprobó que los controles aplicados para aminorar los riesgos administrativos y económicos derivados de la implementación del Sistema Mundial de Gestión eran eficaces en general. Sin embargo, la Oficina regional necesitaba reforzar aún más los controles para mitigar algunos riesgos residuales. Se determinó en particular la necesidad de abordar los siguientes aspectos: las deficiencias en el carácter completo y la oportunidad de las conciliaciones del módulo de anticipos electrónicos; la persistencia de partidas pendientes de pago de larga data en las conciliaciones bancarias; la vigilancia insuficiente de los adelantos para la cooperación financiera directa; y las deficiencias de la conciliación entre la verificación física de los activos y los datos asentados en el registro de activos fijos del Sistema Mundial de Gestión. La Oficina Regional también debería implementar un programa informático de gestión de inventarios en las oficinas de país pertinentes con el fin de mantener registros permanentes y completos de los bienes inventariados. En relación con el uso eficaz de los recursos, la Oficina Regional debe poner en práctica procedimientos formales para precalificar a proveedores de bienes y servicios y vigilar su desempeño. Por último, se deberían girar instrucciones a las oficinas en los países para que dejen de usar sistemas paralelos heredados e implementen a plenitud el módulo de adelantos electrónicos del Sistema Mundial de Gestión para el asiento de las transacciones ligadas a las cuentas de adelantos. 20. Oficina de Enlace (situada en Nairobi, Kenya), Somalia. Se descubrieron muchos puntos flacos en las actividades de control, lo que daba lugar a grandes riesgos residuales en muchas esferas. La vigilancia en la Oficina de Enlace no era eficaz en el grado necesario para mitigar los riesgos que se originaban en las suboficinas. Por lo que respecta a la eficacia de las operaciones, debido a que los fondos eran administrados sistemáticamente en metálico por personas que no eran parte del personal, había una necesidad urgente de resolver las deficiencias observadas en la ejecución de las actividades locales, que podrían resolverse recurriendo a más vendedores que cobren en moneda local para así desembolsar el efectivo en los distritos. Es imprescindible cumplir las normas y procedimientos en el proceso de compras (licitación pública) para obtener el mejor rendimiento económico. En relación con la protección de los haberes, era incompleta la información sobre la existencia y la exactitud de registros que respaldaran los controles relativos a bienes inventariados de gran valor en muchos lugares. Esta situación podría mejorarse mediante el uso de un programa informático de gestión de inventarios a fin de llevar registros completos de los bienes inventariados, apoyados por el levantamiento de inventarios generales cada año para validar la exactitud de los registros de inventario. Es preciso separar eficazmente las funciones en las esferas de compras, registro de cuentas de anticipos y manejo del dinero en efectivo. También se consideraron insuficientes los esfuerzos desplegados para obtener evaluaciones de seguridad completas de todas las suboficinas y lograr el cumplimiento de las normas mínimas de seguridad operacional de las Naciones Unidas. En lo tocante a la fiabilidad de la información financiera, la falta de vigilancia y la demora en la ejecución de acuerdos de servicios especiales y acuerdos para la ejecución de trabajos ocasionaron que hubiera personas trabajando sin contrato. Se apreciaron deficiencias semejantes en el carácter integral, la exactitud y la puntualidad del registro de la información sobre cuentas de adelantos y las conciliaciones respectivas, así como en la aplicación de las recomendaciones contenidas en informes de misiones anteriores. 21. Oficina de país en Mozambique (Maputo). La auditoría observó que los controles relativos a los riesgos de las operaciones de la oficina de país no funcionaban de modo fiable. Se señalaron en la auditoría deficiencias importantes en la observancia de las normas y procedimientos de la OMS que tienen que corregirse con urgencia, así como un nivel inadmisible de riesgo residual de que las irregularidades o los fraudes no se puedan prevenir o descubrir oportunamente. En particular, la Oficina concluyó que no se están mitigando en grado suficiente: a) los riesgos relacionados con el cumplimiento de las normas y procedimientos de la OMS en las esferas de recursos humanos, compras y servicios por contrata; b) los riesgos relacionados con el carácter integral de la información gerencial por lo que hace a la idoneidad de la documentación probatoria de las transacciones y el asiento de los gas5

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tos bajo el rubro apropiado; y c) los riesgos relacionados con la protección de los haberes en lo relativo a la separación de funciones y los activos fijos. Los reglamentos de la OMS no se cumplieron uniformemente con respecto a: el seguimiento de los informes técnicos y financieros pendientes acerca de la cooperación económica directa; las licitaciones públicas y la adjudicación en la esfera de las compras; las normas sobre los viajes; el registro de ausencias; y la verificación de la comprobación de las referencias durante la contratación de personal. Tampoco se documentó el inventario físico periódico de activos fijos, ni se pudo obtener fácilmente la documentación de respaldo de las transacciones de recursos humanos y de compras para examinarla. Las conciliaciones del módulo de anticipos electrónicos no se habían finalizado y presentaban un número considerable de asientos antiguos sin conciliar; no obstante, se observó cierta mejora reciente: la reducción de un 80% del saldo de asientos sin conciliar desde mayo de 2011. 22. Oficina de país en Afganistán (Kabul). Se observó una eficacia parcial de las actividades de control realizadas para mitigar riesgos administrativos y financieros considerables. Por lo que respecta al cumplimiento de normas y procedimientos y la fiabilidad de la información financiera, existía una necesidad concreta de abordar los siguientes problemas: deficiencias en el cumplimiento de los procedimientos relativos a las licitaciones públicas; falta de conciliaciones formales sistemáticas entre los adelantos en metálico asentados en el libro mayor, el módulo de adelantos electrónicos y la cuenta en efectivo para los adelantos de las suboficinas; y la carencia de un mecanismo eficaz para validar la documentación probatoria anexa a los estados de los gastos relativos a los adelantos en efectivo que se hacen a los funcionarios para la ejecución de programas. Además, la oficina de país debería implantar procedimientos formales para precalificar a los proveedores de bienes y servicios y vigilar su desempeño. Convendría igualmente que ampliara la base de datos para el seguimiento de los convenios con donantes con el fin de incluir toda la información imprescindible para gestionar eficazmente las subvenciones. Por último, con respecto a la protección de los haberes el inventario físico de 2011 reveló pérdidas de equipo que aparecían en el registro de activos fijos del Sistema Mundial de Gestión por un monto de US$ 85 000; se deben averiguar las causas de estas pérdidas y abordarlas a tiempo.

Auditorías de operaciones basadas en la documentación 23. También se realizaron auditorías de las operaciones que no entrañaron el desplazamiento a los lugares correspondientes. Fueron auditorías documentales realizadas en la Sede mediante los datos del Sistema Mundial de Gestión y la documentación probatoria almacenada en el sistema de gestión de registros. 24. Oficina de país en Liberia (Monrovia). Se observó que los controles relativos a los riesgos de las operaciones de la oficina no funcionaban de modo fiable. Se observaron deficiencias importantes en el cumplimiento de las normas y procedimientos de la OMS que debían corregirse urgentemente. Se comprobó además que el riesgo residual de no poder prevenir o descubrir a tiempo las irregularidades o los fraudes alcanzaba un grado inadmisible. En particular, la Oficina concluyó que no era suficiente la mitigación de: a) los riesgos relacionados con el cumplimiento de las normas y procedimientos de la OMS en materia de recursos humanos (licencias y contratación), política de viajes y compras (procedimientos de la licitación pública); b) los riesgos relacionados con el seguimiento de los requisitos de presentación de informes pendientes, especialmente en el renglón de la cooperación financiera directa; y c) los riesgos relacionados con la protección de los haberes con respecto a la gestión del inventario físico. También se señalaron las oportunidades de mejorar las operaciones en relación con la eficacia del abandono gradual del sistema antiguo de adelantos electrónicos. 25. Oficina de la OMS para la Ribera Occidental y Gaza, Jerusalén. La auditoría determinó que los riesgos en materia de cumplimiento de los reglamentos y normas de la OMS, integridad de la información sobre gestión y activos fijos no se han mitigado suficientemente, y que por tanto es preci6

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so reforzar aún más los controles necesarios. En particular, la auditoría detectó los siguientes riesgos residuales: a) riesgos relacionados con el cumplimiento de los reglamentos y normas de la OMS en materia de contratación, gestión de proveedores, respeto de los límites para la delegación de autoridad y el proceso de inicio de los servicios por contrata, y completud de las declaraciones de gastos de viaje; b) riesgos relacionados con la integridad de la información administrativa en lo que respecta a la idoneidad de la documentación justificativa de las transacciones, y c) riesgos relacionados con la salvaguardia de los activos en relación con las conciliaciones del sistema de adelantos electrónicos (eImprest) y el inventario de activos fijos. 26. Oficina de país en la República Centroafricana (Bangui). La auditoría determinó que la eficacia global de los procedimientos de gestión y control de riesgos en el ámbito de la administración y finanzas era insuficiente. Se observaron deficiencias importantes que había que subsanar urgentemente. Hay un nivel inaceptable de riesgo residual de que los casos de irregularidad o fraude no se detecten o no se prevengan oportunamente, por lo que es necesario reforzar los controles lo antes posible. Concretamente, la auditoría detectó una falta de separación de las responsabilidades en las funciones de administración y finanzas; retrasos en el registro de las transacciones en el Sistema Mundial de Gestión; falta de documentación justificativa de las operaciones de compra y conciliaciones incompletas de la cuenta de adelantos electrónicos. En la auditoría se observó también que no se cumplían de forma sistemática las normas de la OMS referentes a: el seguimiento de importantes informes técnicos y financieros sobre los acuerdos de cooperación financiera directa; la licitación y adjudicación en las operaciones de compra; los viajes; el registro de los días de vacaciones; y el uso de las órdenes de compra de eImprest. No se hizo un inventario físico periódico de los activos fijos, y no se habían aplicado las recomendaciones formuladas para mejorar el cumplimiento de las normas mínimas operativas de seguridad de las Naciones Unidas. La Oficina recomendó que la Oficina Regional mejorase la vigilancia de las transacciones de la oficina en el país, que tomara nota de los importantes y reiterados problemas de incumplimiento de las normas, y que adoptara medidas para garantizar que se dote a la oficina de país de la capacidad necesaria para proporcionar apoyo operacional suficiente y medios de rendición de cuentas en la esfera de la administración y finanzas. 27. Oficina de país en Tayikistán (Dushanbe). La auditoría reveló que, en general, existía un grado razonable de garantía de que los controles eran suficientes para mitigar los principales riesgos hasta un nivel aceptable, a excepción de: a) los riesgos relacionados con la integridad de la información administrativa, y b) los riesgos relacionados con el cumplimiento de los reglamentos y las normas de la OMS. En particular, persistían los siguientes riesgos residuales de importancia: retrasos en el registro de las transacciones en el Sistema Mundial de Gestión; datos insuficientes sobre el examen de los informes financieros para la cooperación financiera directa y los contratos; falta de documentación justificativa adecuada para la selección de los titulares de acuerdos de servicios especiales; e incompletud de los informes de adjudicación, unida además al hecho de que los documentos requeridos no se cargaban sistemáticamente en el sistema de gestión de registros. La auditoría detectó asimismo oportunidades de mejora operacional en las áreas de la evaluación del desempeño del personal y la puntualidad de las solicitudes de viaje. 28. Oficina de país en Turquía (Ankara). La auditoría reveló que en general había una garantía razonable de que los mecanismos de control eran adecuados para mitigar los principales riesgos hasta un nivel aceptable de riesgo residual. Sin embargo, se observaron algunas deficiencias que había que corregir para lograr reducir los riesgos residuales a niveles aceptables en las siguientes áreas: a) integridad de la información administrativa, debido a los retrasos que afectaban al registro de las transacciones en el Sistema Mundial de Gestión y a la falta de documentación justificativa adecuada para la selección de los titulares de acuerdos de servicios especiales, b) el cumplimiento de los reglamentos y normas de la OMS, debido al tiempo necesario para procesar los acuerdos contractuales y al hecho de que los documentos requeridos no se cargaban sistemáticamente en el sistema de gestión de registros; 7

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y c) la salvaguardia de los activos, en relación con la falta de: i) separación de funciones en el ámbito de eImprest, y ii) la aprobación en línea mediante doble firma de las transferencias bancarias electrónicas. La auditoría identificó también posibilidades de mejora operacional en relación con la puntualidad de las autorizaciones de solicitudes de viaje. 29. Oficina de país en la República Democrática Popular Lao (Vientiane). La auditoría puso de manifiesto que, en general, había garantías razonables de que las medidas de control eran suficientes para mitigar los riesgos principales hasta un nivel aceptable de riesgo residual. Sin embargo, sigue habiendo medidas de control parcial o totalmente ineficaces, que acarrean algunos riesgos residuales específicos importantes. Es preciso reforzar las siguientes medidas de control: a) los controles relacionados con la integridad de la información administrativa, habiéndose observado retrasos en el registro de las transacciones en el Sistema Mundial de Gestión, b) los mecanismos de control relacionados con los documentos justificativos de las transacciones, por cuanto no se procede a cargar sistemáticamente los documentos en cuestión en el sistema de gestión de registros, y c) los controles relacionados con la salvaguardia de los activos en lo que atañe a la documentación y el monitoreo de la cooperación financiera directa y la completud del registro de activos fijos. La auditoría detectó también posibilidades de mejora operacional en relación con la puntualidad de las autorizaciones de solicitudes de viaje.

Auditorías integradas 30. El objetivo de las auditorías integradas es evaluar: el desempeño de la OMS a nivel de país en lo tocante al logro de los resultados descritos en el plan de trabajo del país; la contribución de la OMS a la mejora de los resultados sanitarios en el país, y la capacidad operacional de la oficina en el país para respaldar el logro de los resultados. 31. La OMS en Uganda. En la auditoría se examinó la situación estratégica de la OMS en Uganda y su desempeño en términos de procesos, productos y resultados en relación con los parámetros de referencia pertinentes, llegándose a la conclusión de que el desempeño general de la OMS en ese país está por encima de la media en comparación con las otras oficinas de país auditadas por la Oficina utilizando metodologías de evaluación similares. Se constató que el equipo de la oficina en el país estaba logrando los resultados previstos expuestos en su plan de trabajo, e implicando a otros asociados en ese proceso. Los asociados reconocieron y apreciaron la contribución de la OMS al logro de los resultados sanitarios, en particular por lo que se refiere a la formulación y aplicación de políticas de salud, el control de las enfermedades infecciosas y la preparación y respuesta ante emergencias. También señalaron la necesidad de que la OMS pase a afrontar más activamente las cuestiones relacionadas con los recursos humanos y el proceso de descentralización en el sector de la salud. Se observó que el posicionamiento estratégico de la OMS y su agenda de colaboración estaban bien adaptados a las necesidades nacionales y que los mecanismos de colaboración eran adecuados considerando la capacidad de absorción del país. La OMS apoya las actividades sistemáticas relacionadas con las enfermedades prevenibles mediante vacunación y con la vigilancia, así como la preparación y respuesta ante epidemias a través de las suboficinas de Gulu y Moroto. Desde el punto de vista de la coherencia de la colaboración, los auditores consideraron que ese apoyo estaba justificado, pues respondía a necesidades programáticas e institucionales. Sin embargo, desde el punto de vista de la sostenibilidad, se consideró que la OMS necesitaba abordar la cuestión del apoyo sistemático a largo plazo. El carácter amplio de la estrategia de cooperación en los países no contribuye a orientar eficazmente el plan de trabajo de la OMS. Este hecho, unido a la incapacidad de la OMS para financiar plenamente las prioridades de dicha estrategia, inclina los planes de trabajo bienales hacia aquellas áreas en las que se dispone de recursos (p. ej., las enfermedades transmisibles, la salud de la familia y las emergencias). A fin de subsanar el déficit de financiación, el equipo de la oficina en el país emprendió una estrategia enérgica de movilización de recursos que empezó a dar fruto en el periodo 2011-2012. La aplicación del plan de trabajo para 2010-2011 se vio afectada principalmente por la falta de fondos y por retrasos en el 8

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acceso a los mismos. Se comprobó que la oficina contaba con suficiente capacidad operacional, de modo que su apoyo administrativo y gerencial permitía lograr los resultados previstos en el plan de trabajo. Sin embargo, en la auditoría se detectaron problemas de ineficiencia operacional y falta de rendición de cuentas relacionados con la lentitud de la transición de los procedimientos legados basados en el papel al Sistema Mundial de Gestión. Hay algunos riesgos residuales importantes que se manifiestan de forma reiterada y socavan la presencia de la OMS en el país, y que por consiguiente es necesario abordar de forma institucional. Cabe citar en este sentido la necesidad de: a) una planificación más realista y no tan ambiciosa; b) una integración del apoyo prestado a todos los niveles de la Organización en, en este caso, el plan de trabajo Uganda One Country, y c) un enfoque más sistemático de la gestión y promoción de conocimientos y de la movilización de recursos.

Auditorías del desempeño 32. En las auditorías del desempeño se adopta un enfoque basado en los riesgos para examinar el entorno institucional y los procedimientos de gestión, centrando la atención en la identificación de los obstáculos potenciales al logro de los resultados previstos en el plan de trabajo. 33. Departamento de Órganos Deliberantes y Relaciones Externas. El objetivo de la auditoría era evaluar lo siguiente: la claridad del mandato del Departamento; la eficiencia y economía de los procedimientos de trabajo; la eficacia del Departamento en la consecución de los efectos y resultados; y la idoneidad de la dotación de personal y la estructura orgánica. Teniendo en cuenta el carácter cíclico de las actividades del Departamento, con máximos de trabajo durante las reuniones oficiales, se le concedió más tiempo para responder al informe, que se espera esté terminado en marzo de 2013. En la Asamblea de la Salud que se celebrará en mayo de 2013 se hará una actualización verbal sobre la situación de esta auditoría.

EVALUACIÓN 34. A lo largo de 2012 la Oficina se centró en establecer una función de evaluación formal como parte del proceso de reforma de la OMS. A este respecto, la Oficina hizo aportaciones sustantivas durante la preparación de la política de evaluación de la OMS, aprobada por el Consejo Ejecutivo mediante su decisión EB131(1).1 La Oficina ha contribuido activamente a prestar apoyo al equipo de evaluación que llevó a cabo la primera etapa de la evaluación de la reforma de la OMS y a respaldar al equipo de reforma de la OMS en aspectos de interés para la evaluación, incluida la preparación del mandato para la segunda etapa de la evaluación. 35. En la política de evaluación de la OMS, que se ha integrado en el conjunto del proceso de reforma, se establece que la evaluación es una función esencial de la OMS, desplegada en todos los niveles de la Organización. Garantiza la rendición de cuentas y la supervisión del desempeño y los resultados, y refuerza el aprendizaje institucional para fundamentar las políticas que adopten los decisores y potenciar el desarrollo individual. En consonancia con esta política, la Oficina elaborará un plan de trabajo de evaluación del conjunto de la Organización como parte de su ciclo de planificación y presupuestación. El plan de trabajo de evaluación será sometido al Consejo Ejecutivo para su aprobación por conducto del Comité de Programa, Presupuesto y Administración. En este sentido, en enero

Véase el documento EB131/2012/REC/1.

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de 2013 se presentó al Consejo Ejecutivo en su 132.ª reunión una actualización y un proyecto de plan de trabajo de evaluación «de transición» para 2013.1 36. Una de las dos principales categorías de actividades previstas por la política de evaluación guarda relación con la promoción de una cultura de la evaluación y su utilización activa en toda la Organización. En apoyo de ello, la Oficina ha preparado un manual de prácticas de evaluación de la OMS que está siendo objeto de un proceso de revisión por pares. En el manual se documentan los procedimientos de evaluación, se describe el uso de los instrumentos y métodos asociados, y se esclarecen las funciones y responsabilidades en las distintas áreas de evaluación. Se ha establecido también una red mundial de evaluación integrada por representantes de funciones mundiales conexas y de los tres niveles de la Organización, incluidas todas las regiones y la Sede.

INVESTIGACIONES 37. En 2012 la Oficina recibió 27 quejas relacionadas con acusaciones de acoso u otras infracciones. Diez de los casos se cerraron bien porque el problema rebasaba el ámbito de actuación de la Oficina, bien porque no requería investigación, o bien porque se resolvió posteriormente de manera informal. En 2012 se publicaron nueve informes de investigación y se cerraron otros tres casos mediante un memorando de investigación. Los otros casos están siendo examinados o investigados. 38. En la Sede. La Oficina investigó una denuncia formal de acoso. Los investigadores consideraron que las pruebas presentadas no justificaban las acusaciones de comportamiento agresivo, trato injusto y humillación, pero ponían de manifiesto que la persona acusada había empleado un lenguaje contundente y autoritario como supervisor de primer nivel en el Sistema de Gestión y Mejora del Desempeño. De conformidad con la Política de prevención del acoso en la OMS, el asunto fue remitido a la Directora General para que decidiera las medidas a adoptar. 39. En la Sede. La Oficina investigó una denuncia formal de acoso con acusaciones de mala conducta en relación entre otras cosas con e-mails en los que supuestamente se difamaba a la persona denunciante. Basándose en los hechos establecidos y en las pruebas reunidas, la Oficina consideró que los correos electrónicos enviados por la persona investigada con copia a los supervisores de la parte denunciante no justificaban las afirmaciones de esta. De conformidad con la Política de prevención del acoso en la OMS, la Oficina remitió el asunto a la Directora General para que se decidieran las medidas a adoptar. 40. En el Centro Mundial de Servicios. La Oficina investigó solicitudes de reembolso de gastos del seguro de enfermedad potencialmente fraudulentas presentadas por funcionarios de la OMS por el tratamiento supuestamente recibido por ellos y por sus familiares a cargo en un hospital local. La amplia investigación realizada reveló que cinco funcionarios habían falsificado los documentos presentados en la solicitud de reembolso de gastos por un importe total de US$ 49 328,73, y que dos de ellos habían actuado en connivencia con un tercer funcionario que recibió un 10% de las sumas implicadas por ayudar a falsificar las facturas médicas. Se prepararon cinco informes de investigación y se remitió el asunto a la Directora General para que estudiara las medidas disciplinarias a adoptar contra los funcionarios involucrados y para recuperar el dinero adeudado al Fondo del Seguro de Enfermedad del Personal, según procediera.

Véase el documento EB132/30.

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41. En una oficina de país. La Oficina investigó las alegaciones presentadas por la Alianza GAVI en relación con los pagos supuestamente efectuados a un funcionario de la oficina de la OMS en el país para actividades patrocinadas por la Alianza. Además de constatar que los registros mantenidos por la oficina de país estaban incompletos, la Oficina observó que era necesario aclarar las implicaciones normativas del hecho de que funcionarios de la OMS recibieran directamente fondos de asociados en la ejecución, o de otros donantes, para actividades relacionadas con trabajos o como subsidios para los funcionarios en el desempeño de sus funciones oficiales. Basándose en las pruebas reunidas, la Oficina concluyó que las alegaciones presentadas por la Alianza carecían en gran parte de fundamento. La Oficina remitió el asunto al Director Regional para determinar si debían tomarse medidas administrativas a fin de aclarar las políticas y los procedimientos pertinentes y recordar al personal la necesidad de atenerse a ellos. 42. En una oficina de país. La Oficina observó que, en tres casos, un funcionario se había puesto de acuerdo con un proveedor para eludir los principios de licitación de la OMS y asegurarse de que se seleccionara al proveedor en cuestión. En concreto, el funcionario proporcionaba a este información confidencial sobre las ofertas de otros competidores y acordaba con él los precios unitarios que figurarían en la factura pro forma «ganadora». Las tres compras ascendían en total a US$ 79 749. De conformidad con el procedimiento establecido, el caso fue remitido al Director Regional y posteriormente se han adoptado medidas.

APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA 43. De forma periódica y junto con personal directivo, la Oficina hace un seguimiento acerca del estado de aplicación de las recomendaciones de la auditoría interna. La Oficina informa luego sobre la situación de las recomendaciones de las auditorías que siguen abiertas y sobre los progresos realizados desde su informe previo. A fin de informar a los Estados Miembros, la Oficina elabora estadísticas acumulativas sobre la aplicación de todas las recomendaciones que formuló desde la fecha de presentación de su último informe a la Asamblea de la Salud (véase el anexo 1). 44. La Oficina ha clasificado las recomendaciones de auditoría formuladas en 2012 según los tipos de riesgo de auditoría y su importancia (véase el anexo 2). Además, se ha dedicado especial atención a la vigilancia de los progresos realizados en la aplicación de las recomendaciones sumamente prioritarias para la mayor parte de las auditorías que siguen abiertas, es decir, de las que se consideran muy importantes y requieren un esfuerzo relativamente menor para ponerlas en práctica (véase el anexo 1). 45. Desde la última Asamblea de la Salud, celebrada en mayo de 2012, la Oficina ha recibido información actualizada sobre los progresos realizados en la aplicación de sus recomendaciones. Tras analizar la eficacia de los avances señalados, la Oficina pudo cerrar varias auditorías (véase el anexo 3(a)). Al mismo tiempo, se informa también de otras auditorías ante las que aún no se había dado una respuesta inicial en el momento de redactar este informe (véase el anexo 3( b)). 46. En la figura 1 a continuación se muestran las tasas globales acumulativas de aplicación, por año, a 27 de febrero de 2013, para todos los informes emitidos desde el 1 de enero de 2010.

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Figura 1. Tasas globales de aplicación de las recomendaciones de auditoría, a 27 de febrero de 2013

2012

12%

85%

2011

78%

16%

2010

88 %

12%

20% Cerrada

40% En curso

60% Abierta

80%

100%

47. A fin de arrojar algo de luz sobre los motivos de preocupación concretos revelados por su labor de auditoría a nivel de los países, la Oficina realizó un metanálisis de los resultados obtenidos en 12 auditorías en los países llevadas a cabo durante el periodo 2010-2012, al objeto de: a) determinar si se perfila una tendencia en la mejora del cumplimiento, y b) resaltar qué procesos específicos plantean los mayores retos.1 En relación con el objetivo a), la figura 2 muestra un indicador indirecto que lleva a pensar que se ha logrado mejorar la «eficacia de los controles»2 durante el periodo de auditoría, y ello en todas las regiones (esto es, a lo largo de ese periodo se observaron aumentos relativos del porcentaje de controles eficaces). Pero eso no puede servir de consuelo pues el porcentaje persistentemente alto de mecanismos de control ineficaces confirma que sigue habiendo un nivel inaceptable de riesgo residual y deficiencias relevantes en los controles internos. 48. Los resultados del análisis más detallado de los resultados de auditoría por área de proceso también demuestran que el grado de eficacia del cumplimiento es muy diverso, vista la diferencia existente tanto entre los países con mejor y peor desempeño como entre las principales áreas de proceso. En general, los procesos con menos de un 50% de controles que funcionen eficazmente son los de viajes, activos fijos, cooperación financiera directa, adquisición de bienes y eImprest, y únicamente el área de presentación de informes sobre consignaciones y donantes se acerca a niveles aceptables. Es preciso estudiar por qué las oficinas de determinados países, o determinados procesos dentro de los países, tienen controles más eficaces que otros.

Para las principales pruebas, los mecanismos de control interno se han agrupado en áreas de proceso: consignaciones; contratos/acuerdos de servicios especiales; seguridad, Sistema Mundial de Gestión/tecnologías de la información; activos fijos; viajes; recursos humanos; contratos y acuerdos para la realización de trabajos; cooperación financiera directa; bienes, adquisiciones y eImprest. En el marco de control interno se señalan los objetivos de control y las actividades de control que, aplicadas y manejadas con eficacia, pueden mitigar determinados riesgos de alto nivel. 2

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Figura 2. Evolución de la eficacia operativa de los controles internos en las auditorías de los países, por región (resultados de las auditorías documentales realizadas en 2011-2012)

Controles eficaces

Controles parcialmente eficaces 8% 18% 28% 27% 35% % 20% 58% 74% 34%

Controles ineficaces 9% 22% 23% 70% 52% 25%

41%

29%

33%

25%

37%

14%

25%

13% 16% 71%

31% 39% % 40 % 20%

29% %

37%

47%

40%

44%

41%

República Centroafricana

Ribera Occidental y Gaza

Mozambique

Liberia

Tayikistán

Guinea

Oficina Regional para África

Oficina Regional para el Mediterráneo Oriental

Oficina Regional para Europa

Oficina Regional para Asia Sudoriental

Oficinal Regional para el Pacífico Occidental

49. En relación con la situación en la Región de las Américas, el Inspector General de la Oficina de Supervisión Interna y Servicios de Evaluación ha confirmado en su informe de 2012 a la Oficina Sanitaria Panamericana que «las esferas de preocupación más comunes guardan relación con el rigor de los documentos justificativos de las operaciones de compras; la separación de responsabilidades entre el personal dedicado a tareas administrativas; el uso de los ‘cursos y seminarios’ como una cat egoría de gastos demasiado vaga; la seguridad de los sistemas de información; y el cumplimiento de los procedimientos establecidos para las cartas de acuerdo». Los resultados de que informa el Inspector General son similares a los de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna.

INTERVENCIÓN DE LA ASAMBLEA DE LA SALUD 50. Se invita a la Asamblea de la Salud a tomar nota del informe.

República Democrática Popular Lao

Timor-Leste

Kirguistán

Turquía

Papua Nueva Guinea

Tailandia

Número de recomendaciones

Años transcurridos desde la presentación del informe

Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Meses transcurridos desde la última respuesta o la presentación del informe

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

En curso

Auditoría n.º 07/735

Título Cuentas bancarias de asociaciones y otras entidades establecidas por personal de la OMS en la Sede Oficina Regional de la OMS para África Evaluación de la preparación en materia de control del Centro Mundial de Servicios de GSM Oficina de la OMS en Pretoria (Sudáfrica) Colaboración de la OMS con el sector privado Operaciones de Alerta y Respuesta, Departamento de Alerta y Respuesta ante Epidemias y Pandemias de la Sede Seguridad en las regiones Cobertura de seguro global en la Sede

ADG/GMG

2007/05

N/A

100%

En curso

14 07/757 07/758 RD/AFRO ADG/GMG 2008/02 2008/01 N/A 5,1 N/A 2012/09 N/A 5 08/767 08/768 08/773 RD/AFRO ADG/GMG ADG/HSE 2008/05 2008/06 2008/08 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 08/778 08/779 ADG/GMG ADG/GMG 2008/11 2008/11 N/A 4,2 N/A 2012/09 N/A 5 08/780 09/797 Oficina de la OMS en Islamabad (Pakistán) Calidad y seguridad, Equipo de Medicamentos, Departamento de Medicamentos Esenciales y Políticas Farmacéuticas Acceso al Sistema Mundial de Gestión RD/EMRO ADG/HSS 2008/11 2009/07 N/A N/A N/A N/A N/A N/A 09/801 ADG/GMG 2009/06 N/A N/A N/A

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ANEXO 1 SITUACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA PENDIENTES DE APLICACIÓN A 27 DE FEBRERO DE 2013 Situación a 6 de marzo de 2012 Situación a 27 de febrero de 2013 Alta Alta importancia prioridad***

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente

0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

25 4

0 0

2 4

23 0

N/A 4

N/A 0

N/A 3

N/A 1

100% 25%

0 NA

0 NA Se considerará a la luz de los progresos realizados en la aplicación del nuevo marco de control interno

38 15 27

2 0 0

2 10 6

34 5 21

N/A N/A N/A

100% 100% 100%

0 0 0

0 0 0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

24 45

0 45

6 0

18 0

N/A 45

N/A 0

N/A 31

N/A 14

100% 31%

0 11

0 0

0 0 En curso todas las recomendaciones que había pendientes

48 37

0 0

13 6

35 31

N/A N/A

100% 100%

0 0

0 0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

N/A

100%

Anexo 1

Situación a 6 de marzo de 2012 Número de recomendaciones Número de recomendaciones Años transcurridos desde la presentación del informe Meses transcurridos desde la última respuesta o la presentación del informe

Situación a 27 de febrero de 2013 Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Alta Alta importancia prioridad***

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente En curso 0

En curso

Auditoría n.º 09/803

Título Unidad de la Iniciativa Liberarse del Tabaco en la Oficina Regional de la OMS para Asia Sudoriental Examen de los criterios de auditoría de la OMS

RD/SEARO 2009/07

N/A

100%

En curso 0

09/805

ADG/GMG

2009/07

3,6

2012/10

87%

En curso todas las recomendaciones que había pendientes Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

09/807 09/808 09/813 09/814 09/817 09/818 09/819

Centro Internacional de Investigaciones sobre el Cáncer Gestión y supervisión de la Caja del Seguro de Enfermedad del Personal Oficina de la OMS para el Sudán del Sur, Juba Estrategia de gestión de los conocimientos en la Sede Oficina de la OMS en Lusaka (Zambia) Unidad del programa de apoyo administrativo de la Oficina Regional de la OMS para Europa Examen de los controles aplicados en el Centro Mundial de Servicios a determinados procesos institucionales Oficina Regional de la OMS para África Secretaría del Servicio Farmacéutico Mundial Oficina de la OMS en Teherán (República Islámica del Irán) Sistema de gestión de registros para el SMG

Director IARC ADG/GMG RD/EMRO ADG/IER RD/AFRO RD/EURO ADG/GMG

2009/08 2009/09 2009/11 2009/11 2010/03 2010/02 2009/12

N/A 3,4 3,3 3,3 N/A N/A 3,2

N/A 2012/09 2012/11 2013/02 N/A N/A 2012/11

N/A 5 4 1 N/A N/A 4

8 49 34 11 26 25 62

0 0 0 0 0 0 26

5 25 17 9 3 15 11

3 24 17 2 23 10 25

N/A 49 34 11 N/A N/A 62

N/A 0 0 0 N/A N/A 12

N/A 17 8 1 N/A N/A 0

N/A 32 26 10 N/A N/A 50

100% 65% 76% 91% 100% 100% 81%

0 7 6 0 0 0 NA

0 0 NA 0 0 0 NA

Todas las recomendaciones en curso

Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente 12 recomendaciones trasladadas a 10/846 y 10/847 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

09/820 10/824 10/829 10/830

RD/AFRO ADG/HTM RD/EMRO ADG/GMG

2010/03 2010/11 2010/12 2010/08

N/A 2,3 2,2 2,5

N/A 2012/11 2013/01 2012/10

N/A 4 1 4

46 50 44 20

1 39 5 1

30 0 26 7

15 11 13 12

N/A 50 44 20

N/A 0 0 0

N/A 37 11 2

N/A 13 33 18

100% 26% 75% 90%

0 29 6 1

0 0 3 0

En curso todas las recomendaciones que había pendientes

A66/35

Situación a 27 de febrero de 2013 Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Alta Alta importancia prioridad***

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

En curso

Auditoría n.º 10/832 10/835 10/837

Título Oficina de la OMS en Abuja (Nigeria) Auditoría integrada de la OMS en Indonesia Examen del entorno de control interno en la Oficina Regional para Asia Sudoriental después de la puesta en marcha del Sistema Mundial de Gestión Oficina de la OMS en Bamako (Malí)

RD/AFRO

2010/07

N/A N/A N/A

58 38 4

0 0 4

1 8 0

57 30 0

N/A N/A N/A

100% 100% 100%

0 0 0

RD/SEARO 2010/08 RD/SEARO 2010/09

En curso 0 0 0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente 0 0 0 Medidas adoptadas para 38 de 39 recomendaciones pendientes Medidas adoptadas para 27 de 31 recomendaciones que había pendientes 9 0 En curso todas las recomendaciones que había pendientes 1 Medidas adoptadas para 31 de 32 recomendaciones que había pendientes Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente En curso todas las recomendaciones que había pendientes 0 1

16 10/842 RD/AFRO 2010/12 N/A N/A N/A 45 0 Informes de auditoría emitidos en 2011 10/845 10/846 Oficina de la OMS en Yangon (Myanmar) Viajes RD/SEARO 2011/01 ADG/GMG 2011/07 2,1 1,6 2013/01 2012/11 1 3 39 34 39 31 10/847 10/850 Sumas por pagar y por cobrar a los empleados (cuentas personales) Auditoría del desempeño del Departamento de Nutrición para la Salud y el Desarrollo de la Sede Auditoría del desempeño del Departamento de Inocuidad de los Alimentos y Zoonosis en la Sede Oficina de la OMS en Bishkek (Kirguistán) Examen del entorno de control interno en la Oficina Regional para Europa después de la implementación del Sistema Mundial de Gestión ADG/GMG ADG/NMH 2011/07 2011/02 1,6 2,0 2012/06 2012/05 8 10 32 25 32 25 11/852 ADG/HSE 2011/05 1,8 2012/03 12 32 32 11/856 11/858 RD/EURO RD/EURO 2011/05 2011/06 N/A 1,7 N/A 2013/02 N/A 0 30 11 0 9

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente

N/A

100%

0 3

0 0

39 34

1 4

0 21

38 9

97% 26%

0 16

0 14

0 0

32 25

0 0

15 7

17 18

53% 72%

14 4

9 0

19%

11 0

19 2

N/A 11

N/A 0

N/A 3

N/A 8

100% 73%

0 1

Anexo 1

Situación a 27 de febrero de 2013 Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Alta Alta importancia prioridad***

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente En curso 0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente Medidas adoptadas para 17 de 36 recomendaciones que había pendientes 0 0 0 0 0 Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

En curso

Auditoría n.º 11/859

Título Auditoría del desempeño del Departamento de Prevención de la Violencia y los Traumatismos y Discapacidad en la Sede Auditoría integrada de la OMS en la India

ADG/NMH

2011/06

N/A

100%

En curso 0 0 0 0 0 2

11/860

RD/SEARO 2011/07

1,6

2012/10

47%

11/862 11/863 11/866 11/867

Auditoría integrada de la OMS en Zimbabwe Auditoría integrada de la OMS en China Oficina de la OMS en Port Moresby (Papua Nueva Guinea) Examen preimplementación de los procedimientos operativos estándar del grupo orgánico Administración General

RD/AFRO RD/WPRO RD/WPRO ADG/GMG

2011/09 2011/10 2011/09 2011/12

N/A N/A N/A 1,2

N/A N/A N/A 2012/08

N/A N/A N/A 7

40 43 40 15

0 0 0 0

N/A N/A N/A 15

N/A N/A N/A 0

N/A N/A N/A 2

N/A N/A N/A 13

100% 100% 100% 87%

0 0 0 2

0 0 0 0

En curso todas las recomendaciones que había pendientes Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

11/869

Estudio Tuberculosis/Tratamiento antirretrovírico ADG/IER de gran actividad (TB/HAART) del Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales (TDR) en la Sede

2011/09

N/A

100%

11/871

Oficina de la OMS en Dili (República Democrática RD/SEARO 2011/12 de Timor-Leste)

N/A

100%

Auditoría cerrada desde el informe de situación precedente

Informes de auditoría emitidos en 2012 11/861 Examen especial de la compra de estreptomicina ADG/HTM para el Servicio Farmacéutico Mundial Auditoría integrada de la OMS en Angola RD/AFRO 2012/01 1,1 2012/11 3 2 2 0 0 2 1 1 0 0% 2 1 0 0 Medidas adoptadas para 1 de 2 recomendaciones que había pendientes Sin progresos en las recomendaciones pendientes

11/872

2012/02

1,0

2012/11

A66/35

Situación a 27 de febrero de 2013 Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Alta Alta importancia prioridad***

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

En curso

Auditoría n.º 11/874

Título

Examen postimplementación del Sistema Mundial RD/AFRO de Gestión en la Oficina Regional de la OMS para África Oficina de la OMS para la Ribera Occidental y Gaza, Jerusalén Examen de los registros de vacaciones y ausencias Secretaría de la Alianza para Hacer Retroceder el Paludismo Auditoría integrada de la OMS en Uganda Examen de las declaraciones de intereses Las nóminas en el Centro Mundial de Servicios RD/EMRO ADG/GMG EXD/RBM

2012/03

0,9

Sin respuesta 2013/01 Sin respuesta 2012/10

N/A

En curso 0

18 11/875 11/878 11/879 2012/06 2012/03 2012/02 0,7 0,9 1,1 1 11 4 N/A N/A 26 N/A N/A 26 12/883 12/884 12/885 RD/AFRO DG ADG/GMG 2012/06 2012/06 2012/09 0,7 0,7 0,5 Sin respuesta Sin respuesta Aún no se cumple el plazo Sin respuesta Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo 8 8 6 N/A N/A N/A N/A N/A N/A 12/891 12/892 Oficina de la OMS en Bangui (República Centroafricana) Red de Sanimetría RD/AFRO ADG/IER 2012/07 2012/09 0,6 0,4 7 5 N/A N/A N/A N/A 12/893 Examen del entorno de control interno en RD/EMRO la Oficina Regional para el Mediterráneo Oriental después de la implementación del Sistema Mundial de Gestión Oficina de la OMS en Dushanbe (Tayikistán) RD/EURO 2012/09 0,4 5 N/A N/A 12/896 2012/09 0,4 5 N/A N/A 12/897 Oficina de Enlace de la OMS para Somalia (situada en Nairobi, Kenya) RD/EMRO 2012/09 0,4 5 N/A N/A

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente

No se ha recibido una respuesta inicial En curso todas las recomendaciones pendientes No se ha recibido una respuesta inicial Medidas adoptadas para 20 de 26 recomendaciones que había pendientes

N/A N/A 0

51 5 26

0 5 6

17 0 0

34 0 20

67% 0% 77%

11 5 2

11 0 0

3 0 1

3 0 0

N/A N/A N/A

32 21 25

0 0 0

0% 0% N/A

17 13 15

0 0 N/A

9 0 4

0 0 N/A No se ha recibido una respuesta inicial

N/A N/A

53 16

53 9

0 0

0 7

0% N/A

43 9

0 N/A

19 3

0 N/A

N/A

Aún no se cumple el plazo N/A N/A 38 38 0 0 N/A 27 N/A 15 N/A

N/A

Anexo 1

Situación a 27 de febrero de 2013 Tasa de aplicación respecto a la fecha fijada para la primera respuesta

Alta Alta importancia prioridad***

Última comunicación de la entidad auditada

Fecha del informe final

No concluidas**

Responsable

Concluidas

Pendientes

Observaciones sobre los cambios habidos desde el informe de situación precedente En curso N/A N/A N/A N/A N/A N/A

En curso

Auditoría n.º 12/898

Título Oficina de la OMS en Ankara (Turquía)

RD/EURO

2012/11

0,3

Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo Aún no se cumple el plazo

N/A

En curso N/A N/A N/A N/A N/A

12/903

Oficina de la OMS en Maputo (Mozambique)

RD/AFRO

2012/11

0,2

N/A

Informes de auditoría emitidos en 2013 11/882 Apoyo interpaíses para África occidental, Uagadugú, Burkina Faso Oficina de la OMS en Vientiane (República Democrática Popular Lao) Oficina de la OMS en el Afganistán RD/AFRO 2013/01 0,1 2 N/A N/A N/A N/A 9 9 0 0 N/A 7 0

12/902

RD/WPRO

2013/01

0,1

N/A

12/907

RD/EMRO

2013/01

0,1

N/A

12/908

Oficina de la OMS en Monrovia (Liberia)

RD/AFRO

2013/01

0,1

N/A

TOTAL 1376

602

230

544

1176

560

205

411

43,8 % 16,7 % 39,5 %

47,6 % 17,4 % 34,9 %

Excluidos «Aún no se cumple el plazo» 1165 * La Oficina de Servicios de Supervisión Interna está examinando la respuesta ** No concluida = bien pendiente, o bien en curso *** Alta prioridad = Gran importancia y aplicación fácilmente viable Véase en la leyenda la explicación del formateo condicional mediante colores.

391

230

544

842

233

205

404

33,6 % 19,7 % 46,7 %

27,7 % 24,3 % 48,0 %

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ANEXO 2 DESGLOSE DE LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA REALIZADAS EN 2012 POR CATEGORÍAS DE RIESGO DE AUDITORÍA E IMPORTANCIA (n = 537)

Estrategia y planificación Gestión de riesgos Movilización de recursos Colaboración Fiabilidad de la información financiera Organización Recursos humanos Separación de funciones Aplicación Eficiencia y eficacia Información, comunicación y vigilancia Control interno Cumplimiento Adquisiciones Salvaguardia de los activos Sistema Mundial de Gestión Tecnologías de la información y la comunicación Seguridad 0 20 40 60 80 100 120 Importancia - Alta Importancia - Media Importancia - Baja

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ANEXO 3 LISTA DE A) AUDITORÍAS CERRADAS DESDE ENERO DE 2012 Y B) AUDITORÍAS PENDIENTES DE UNA RESPUESTA INICIAL SITUACIÓN A 27 DE FEBRERO DE 2013 A) Informes de auditoría cerrados desde enero de 2012 Auditoría n.º 07/735 07/757 08/767 08/768 08/773 08/778 08/780 09/797 09/801 09/803 09/807 09/817 09/818 09/820 10/832 10/835 10/837 10/842 10/844 11/856 11/859 11/862 11/863 11/866 11/869 11/871 Oficina Regional para África Oficina de la OMS en Pretoria (Sudáfrica) Colaboración de la OMS con el sector privado Operaciones de Alerta y Respuesta, Departamento de Alerta y Respuesta ante Epidemias y Pandemias de la Sede Seguridad en las regiones Oficina de la OMS en Islamabad (Pakistán) Calidad y seguridad, Equipo de Medicamentos, Departamento de Medicamentos Esenciales y Políticas Farmacéuticas Acceso al Sistema Mundial de Gestión Unidad de la Iniciativa Liberarse del Tabaco en la Oficina Regional de la OMS para Asia Sudoriental Centro Internacional de Investigaciones sobre el Cáncer Oficina de la OMS en Lusaka (Zambia) Unidad del programa de apoyo administrativo de la Oficina Regional de la OMS para Europa Oficina Regional para África Oficina de la OMS en Abuja (Nigeria) Auditoría integrada de la OMS en Indonesia Examen del entorno de control interno en la Oficina Regional para Asia Sudoriental después de la puesta en marcha del Sistema Mundial de Gestión Oficina de la OMS en Bamako (Malí) Equipo de Apoyo Regional del ONUSIDA para Asia y el Pacífico, Bangkok (Tailandia) Oficina de la OMS en Bishkek (Kirguistán) Auditoría del desempeño del Departamento de Prevención de la Violencia y los Traumatismos y Discapacidad en la Sede Auditoría integrada de la OMS en Zimbabwe Auditoría integrada de la OMS en China Oficina de la OMS en Port Moresby (Papua Nueva Guinea) Estudio Tuberculosis/Tratamiento antirretrovírico de gran actividad (TB/HAART) del Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales (TDR) en la Sede Oficina de la OMS en Dili (República Democrática de Timor-Leste) Título Cuentas bancarias de asociaciones y otras entidades establecidas por la OMS en la sede Fecha del Fecha de informe final cierre 05/2007 02/2008 05/2008 06/2008 08/2008 11/2008 11/2008 07/2009 06/2009 07/2009 08/2009 03/2010 02/2010 03/2010 07/2010 08/2010 09/2010 12/2010 11/2010 05/2011 06/2011 09/2011 10/2011 09/2011 09/2011 12/2011 03/2012 05/2012 08/2012 10/2012 11/2012 10/2012 11/2012 04/2012 06/2012 11/2012 11/2012 03/2012 10/2012 10/2012 04/2012 12/2012 12/2012 03/2012 05/2012 09/2012 04/2012 08/2012 07/2012 09/2012 05/2012 02/2013

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B) Auditorías pendientes de una respuesta inicial no recibida aún por la Oficina de Servicios de Supervisión Interna

Auditoría n.º Título 11/874 Examen postimplementación del Sistema Mundial de Gestión en la Oficina Regional para África 11/878 Examen de los registros de vacaciones y ausencias 12/883 Auditoría integrada de la OMS en Uganda 12/884 Examen de las declaraciones de intereses 12/891 Oficina de la OMS en Bangui (República Centroafricana)

Responsable RD/AFRO

Fecha del informe final 2012/03

Última comunicación de la entidad auditada

Meses Observaciones transcurridos sobre los cambios desde la última habidos desde respuesta o la el informe presentación Número de de situación del informe recomendaciones Pendientes En curso Concluidas precedente 11 46 46 0 0

ADG/GMG RD/AFRO DG RD/AFRO

2012/03 2012/06 2012/06 2012/07 Sin respuesta

11 8 9 7

5 32 21 53

0 0 0 0

No se ha recibido una respuesta inicial

Annexe 3

= = =

Anexo 3

Informations clés

Organisation Organisation mondiale de la santé (OMS)

Type de document Governing Bodies documents

Date d'adoption 31 décembre 2013

Source Organisation mondiale de la santé