Rapport synthèse sur le management, Ouagadougou, 14-15 mars 1997

ORGAMSATION MONDIALE DE LA SANTE PNOCNEIVNZTE DE LUTTE CONTRE L'ONCHOCERCOSE EN AFzuQUE DE L'OUEST RAPPORT DE SYNTIIESE SEIVIINAIRE St]R LE MANAGEMENT OUAGADOUGOU,I4 - 15 MARS 1997 t RAPPORT DU SEMINAIRE SUR LE MANAGEMENT TENU A OCP/OUAGADOUGOU LES 14 ET 15 MARS 1997 Le séminaire sur le Management placé sous le signe de la productivité a réuni 52 participants representant les eqüpes nationales de Côte d'Ivoire, Ghana, Guinée, Guinee-Bissaq Niger, Sénégal, Sierra-Léone, Togo, Mali et des membres du personnel OCP en poste à Odienné, Bouaké, Kara et Ouagadougou (voir liste en annexe l). Ce séminaire a également été rehaussé par la présence de deux hauts fonctionnaires de I'OMS en l'occurrence MM. A.K. Asamoah, Chef du Personnel, OMS/Genève et H. Larsen, Expert à I'OMs/Copenhague. Ils ont servi de facilitateurs à ce séminaire. D Ouverture du séminaire par le Dr K.Yankum Dadzie. Directeur du Programme OCP Dans son allocution d'ouverture, le Directeur du Programme a tout d'abord souhaité la bienvenue aux participants. Il a ensuite souligné que le Programme ayant amorcé sa phase de retrait progressif avec pour objectif principal le transfert du savoir faire aux pays participants, un séminaire de gestion ne peut être que le bienvenu. L'analyse de Ia pratique de gestion à Ia lumière des réductions budgétaires et d'effectifs auxquelles le Programme est confronté, permettrait d'obtenir une plus grande effrcacité dans le travail et constituerait le garant de la réussite du Programme. Le cadre de note travail de tous les jours fait apparaîte certaines problématiques qui méritent une attention particulière. Il s'agit : 1) du bien être du personnel malgré la diminution progressive et inévitable de ce personnel toutes catégories et tous stâtuts confondus. 2) des tâches définies par le passé et qui devront se faire avec un nombre réduit de personnel. 3) de la planification et l'évaluation au vu des objectifs fixés. 4) de la supervision de la hiérarchie supérieure aux subalternes. 5) la question de structure et d'organisation qui a animé les débats il y a quelques années devra être revue et nous devons procéder à une évaluation. .../2 '/ t -/.- Le Directeur a insisté sur ses attentes au sortir de ce séminaire qui se résument en la revue de la structure du budget du personnel, de la supervision et communication avec les pays participants de façon à maintenir nos acquis. Le Directeur du Programme a conclu en rappelant atx participants que ce séminaire ne sera pas didactique mais devra permettre à toutes les parties de se sentir concernées par la bonne gestion de ce Programme. r) Situation du personnel dans le système commun des Nations Unies en général et à I'OMS en narticulier M. Andy IC Asamoah a fait la genèse de la mise en place du système desNations Unies avec la part du lion que se sont taillés les Etats Unis par le pourcentage très élevé de leur contribution, donc de leur main mise sur tous les aspects concernant le système - Après la guerre froide un compromis a été üouvé ente l'Est et l'Ouest et des réformes ont pu être accomplies. L'une des ponditions les plus drastiques imposées par les Etats Unis pour l'acceptation de ce compromis était Ia réduction des frais administratifs de I'ensemble du système. Ceci a entrainé une réduction importante du Personnel du système avec toutes ses conséquences. Au sein de I'OMS un bon nombre de postes ont été abolis aussi bien au siège que dans les bureaux régionaux. Les membres du Personnel ainsi éliminés espéraient faire toute leur carrière dans le système des Nations Unies contairement au Personnel OCP. En effet au sein du Programme de Lutte conte l'Onchocercose, le problème ne se présente pas sous le même angle ; un projet a une durée de vie limitée et sur cette base Ie personnel du Programme dewa s'attendre à une fin de contrat à la frn des activités. Il est bien entendu également que les abolitions de postes ne pouront se faire que de manière échelonnée. Néanmoins nous enregistrons des plaintes. II avait été convenu qu'à I'arrêt du Programme, en aæord avec les pays participants et les donateurs, que la réintégration du Personnel OCP au sein des fonctions publiques des pays participants se ferait. Jusqu'à présent nous n'avons enregistré la prise en charge de ces fonctionnaires OCP qu'au Ghana et tout récemment au Togo. Une question alors se pose, que devons nous faire et où allons-nous ? Au niveau du système général des Nations Unies, on constate avec I'arrivée du nouveau Secrétaire Général des Nations Unies de nouvelles règles de la distribution des contributions ont été mises en place concernant les Agences qui ne reçoivent plus que des montants forfaitaires. Il se dégage que l'accent est plutôt mis sur l'assistance bilatérale au détriement du soutien apporté par le système des Nations Unies pour la coopération technique en général. Vu l'annonce de a diminution des contibutic ns des Etats Unis au système Jes Nations Unies certaines igences risquent de disparaître. ...t3 t (-3- En dehors des emprunts remboursables, le système des Nations Unies est obligé de réduire son personnel afin à'étubli.l'équilibre. Læ recrutement du Personnel à statut oMS ferait alors de plus en plus place à un personnel temporaire et rémunéré sur une base nationale pour permettrè l,ajustemenl des contibutions et la continuation des activités des Nations Unies. Pour ce qui est de l,OCp [a réduction du personnel devra se faire en même temps que l'utilisation de plus en plus importante de contrats temporaires' m) présentation de la méthode de résolution des problèmes proposée pour traiter les différents thèmes soumis à débât au sein des groupes de travail Cette présentation est revenue à M. Larsen Helge, venu de I'OMS Europe (Copenhague). Un plan de travail pilote (voir annexe2) aétéprésenté en se référant au séminaire tenu en 1987 qui ieflète plus ou moins les mêmes situations que connaît le Programme de nos jours sous un aspect plus technique que financier. La méthodologie à suivre pour les discussions a été exposée. Les thèmes étant dynamiques, une logique pour l'amélioration de la situation analysée dewait être dégagée. 1y) Compte rendu des groupes de travail en fonction des thèmes choisis L'ordre du jour qui comportait essentiellement les travaux de groupes figure en annexe 3 I*s 52 participants ont été répartis en 3 groupes tels que f,rgurant à I'annexe 4 pour traiter les thèmes qui leur ont été imputés. D'une manière générale,les discussions dans les groupes étaient bien animees et ont connu Ia participation effective de tous les membres des groupes respectifs. Au total 7 thèmes aussi pertinents les uns que les autres ont été discutés par les groupes A, B et C dont les rapports figurent en annexes 5,6 et 7 respectivement. Les points saillants se résument en ce qui suit : TTTÈUE, 1 : RESTRICTIONS BUDGÉTAIRES Pour parvenir à une réduction efficiente des coûts, le groupe a proposé les actions et recommandations suivantes .14 { { ÿ' -4- t Sur le plan technique - Compte tenu du fait que le budget des opérations aériennes en terme d'heures de vol est très élevé, des négociations dewaient être faites immédiatement avec la compagnie aérienne "Evergreen" dans le but de réduire le nombre d'heures I garanties ; de plus I'OCP pourrait envisager l'utilisation du logo de I'OMS par la compagnie aérienne en contepartie de tout ce qu'elle pourrait consentir comme efforts. 1- L'OCP dewait étudier les voies et moyens pour arriver à réduire le budget des insecticides (la réduction des prix des insecticides, le traitement larvicide au sol) - L'OCP devrait envisager une utilisation plus rationnelle du personnel et des équipements informatiques. - Le traitement communautaire de l'ivermectine dewait être de plus en plus vulgarisé. + Sur le plan administratif - Compte tenu du budget élevé du personnel, le Programme dewait envisager [a reconversion des postes professionnels OMS en postes professionnels nationaux au fiu et à mesure des départs en retraite ou pour fin de contrat du personnel de cette catégorie. - Le Progralnme dewait réévaluer le coût de son assistance aux autres agences des Nations Unies et à APOC. TFIEME 2 : STRUCTURE - ORGANISATION D'une manière générale le groupe estime que la stmcture du Programme qui est régulièrement réaménagée pour s'adapter aux besoins, suivant l'évolution des activités, est efficace. TFIEME 3 : NÉNUCuoN DES EFFECTTFS ET SES CoNSÉQUENCES SUR LES ACTIVITÉS DU PROGRAMME Le groupe a noté les raisons de la réorganisation des ressources humaines qui est essentiellement'due à la diminution des activités du Prograrnme, elles-mêmes liées à la diminution de la contribution des donateurs et par voie de conséquence à l'augmentation des - activités de transfert. Les modalités de cette réorganisation se traduisent essentiellement par l'abolition des postes et Ie changement du statut OMS des services généraux en stâtut SSA. ...t5 T 5 ( Une telle réorganisation ne peut pas se faire sans conséquences néfastes- En effet de nombreuses répercussions (psycho-sociales, sur la qualité du travail etc.) sont perceptibles sur le personnel toujours en activité sur le Programme, sur les pays participants et d'une manière générale sur I'OMS. Par conséquent le groupe a formulé plusieurs recomqrandations pour permettre le bon fonctionnement des activités du Programme et pour assurer la bonne fin du Programme. TFIEME 4 : SIMPLIFICATION DES PROCÉUUNT,S ADMIMSTRATIVES En cette phase de retrait progressif du lProgramme, il est nécessaire de simplifier certaines procédures administatives, notamment raccourcir certains délais pour pennettre des actions rapides sur le terrain. A cet effet il est recommandé que le Directeur du Programme prenne des,mesures pour la décentralisation de certains services et accorde plus d'autonomie d'action aux différents responsables sur le terrain. THEME 5 CONSEILS ET PRÉPARATION DU PERSONNEL POI.IR LA FIN DU PROGRAMME Il s'agit là de veiller à ce que le personnel toujours en fonction soit régulièrement sensibilisé sur la f,rn imminente du Programme afin de réduire les conséquences qui pourraient découler d'une mauvaise voire du manque d'informations sur tous les plans. Il est par conséquent recommandé la mise sur pied d'une petite structure interne, chargee de promouvoir les tâches et les mesures relatives à l'accompagnement du personnel. TFIEME 6 : COMMUNICATION L'accent a été mis sur Ia nécessité de développer davantage les moyens de communications les plus rapides et les plus modemes pour perrnethe la circulation rapide et efficace de f information à l'intérieur et à l'extérieur du Programme. A ce ütre, le télétyp€, Ie fax, le courrier électronique, la documentation, les mass-médias sont visés. THEME 7 : SUPERVISION L'accent a été mis sur l'importance du rapport d'appréciation dans la carrière des membres du personnel. Par conséquent, l'information encore ture fois doit circuler entre les superviseurs et les supervisés pour qu'il y ait la discipline, le sérieux et l'ambiance nécessaires pour la réussite totale du Programme. Au total 7 thèmes ont été traités par les rapports des trois groupes A, B et C sont joints en arurexe 5, 6 et 7 respectivement. ( i t6 ,{. -6- V) Clôture du séminaire [æs différents intervenants ont tour à tour exprimé leur satisfaction des résultats auxquels les différents groupes sont parvenus de la façon suivante : - Le Président de séance : M. Donald E. Milter Le Chef d'Administation, Président de séance a remercié toute l'assistance de saparticipation effective et efficace : il espère qu'au sortir de ce séminaire tout un chacun où qu,il se trouve pourrait avoir ce séminaire comme réference. Un representant du personnel de terrain : Dr L.B.K. Akpobou arCATtZone Ouest Le Dr Akpoboua a remercié la Direction de les avoir associés à ce séminaire et a apprécié la pertinençe des thèmes développés. Il a souligné que ce séminaire leur a donné l,opportunité de discuter des dispositions à suivre pour l'aboutissement heuretx du programme. Il reste beaucoup à faire mais une approche de solution s'est dégagée. - Un représentant des Coordonnateurs nationaux : Dr RK. Yaméogo, Burkina Faso Le Dr Yaméogo @urkina Faso) a remercié le Programme de l'organisation d,un tel séminaire et souhaite que les résultats des recommandations faites au cours de ce séminaire soient multipliés par la prise de connaissance des réalités. Il a souligné que la bonne ambiancequi a régné tout au long de ce séminaire a contribué à sa réussite et qu'il souhaiterait vivementqu'elle soit la même au cours de la réunion des Coordonnateurs qri d"wu se tenir la semaine suivante. - Un représentant d'ApOC : Dr V.U. Amazigo Le Dr Amazigo a présenté ses felicitations à tous les participants et a fait remarquer que sa participation qu'elle pensait ête celle d'observateur a plutôt été effective. Elle a lance un appelà tous les membres du Personnel OCP, les Coordonnateurs afin que le programme ApoC qui actuellement couwe l9 autes pays africains puissent bénéficier de i'expérient et du savoir faire de I'ensemble OCP. - Le Directeur du programme : le Dr K.yankum Dadzie Le Dr Dadzie a exprimé sa satisfaction. Il a apprecié la participation effective de tous les séminaristes surtout dar» les groupes où les discussiôns étaient franches et sincères. Il en ressort une réussite au delà de ses attentes. En se référant aux différentes recommandations faites, il a souligné que la direction irait au travers d'elles et que leur suivi serait effectif. Ii a remercié très sincèrement les deux facilitateurs M. Andy Asamoah et M. LarsenHelge avant de clore le séminaire. (