ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE ORGANE INTERGOUVERNEMENTAL DE NEGOCIATION DE LA CONVENTION-CADRE DE L’OMS POUR LA LUTTE ANTITABAC Quatrième session Point 1 de l’ordre du jour provisoire A/FCTC/INB4/DIV/4 14 mars 2002
Participation des organisations non gouvernementales en relations officielles et en relations provisoires avec l’OMS à l’organe intergouvernemental de négociation de la convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac 1. La présente note d’information indique le cadre général et les dispositions adoptées pour la participation des organisations non gouvernementales aux travaux de l’organe intergouvernemental de négociation et décrit les facilités mises à leur disposition pendant les sessions. 2. Suite à la résolution WHA53.16, l’organe de négociation, à sa première session, a examiné la question d’une participation élargie des organisations non gouvernementales et a convenu ce qui suit : • les organisations non gouvernementales en relations officielles avec l’OMS doivent avoir accès, en qualité d’observateurs, aux plénières et aux groupes de travail qui jouent le rôle de commissions plénières ; • les autres groupes établis dans un but précis doivent être exclusifs, mais un nombre limité d’organisations non gouvernementales pourraient être invitées par le Président, avec l’assentiment des Etats Membres participant à ces groupes, à faire des exposés aux fins d’élucider les questions dont la réunion est saisie ; • il faut prévoir du temps à la fin des séances du matin ou de l’après-midi pour permettre aux organisations non gouvernementales de faire des déclarations conformément au paragraphe 6.1.i) des Principes régissant les relations entre l’Organisation mondiale de la Santé et les organisations non gouvernementales ; • des copies des déclarations devront être remises au Président assez longtemps à l’avance pour qu’il ait le temps de les examiner.1
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Document A/FCTC/INB1/PL/SR/9.
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L’organe de négociation a également décidé d’encourager le Conseil exécutif à envisager les moyens d’accélérer l’examen des demandes à entretenir des relations officielles émanant d’organisations qui souhaitent obtenir le statut nécessaire pour participer aux négociations. 3. Le Conseil exécutif, par sa décision EB107(2), a autorisé le Président du Conseil exécutif, agissant de concert avec le Président du Comité permanent des Organisations non gouvernementales, à admettre provisoirement des organisations non gouvernementales à des relations officielles avec l’OMS. Cette décision restera applicable jusqu’à l’adoption de la convention-cadre à moins que le Conseil n’y mette fin ou la révise. Cette procédure s’appliquera aux organisations non gouvernementales demandant à bénéficier de relations officielles uniquement ou également aux fins de participer aux travaux de l’organe de négociation, sous réserve des conditions suivantes : 1) au moment de la présentation de leur demande, les organisations non gouvernementales doivent entretenir des relations de travail avec l’OMS, de manière à justifier d’une collaboration d’environ deux ans au moment où le Conseil exécutif examine officiellement leur demande au titre du point 3) ci-après, et doivent par ailleurs remplir les critères définis dans la section 3 des Principes régissant les relations entre l’Organisation mondiale de la Santé et les organisations non gouvernementales ; 2) les mandats des organisations non gouvernementales concernées doivent avoir un rapport avec les travaux de l’organe intergouvernemental de négociation ; 3) le Conseil exécutif examine les organisations non gouvernementales entretenant des relations officielles provisoires avec l’OMS à sa session de janvier suivant l’admission à des relations provisoires aux fins de confirmer le maintien de ces relations ou d’y mettre fin conformément aux procédures habituelles.1 4. En conséquence, et sur la base de la pratique suivie concernant les Principes susmentionnés, les dispositions énoncées ci-après ont été prises.
NOTIFICATION DE LA PARTICIPATION AUX TRAVAUX DE L’ORGANE DE NEGOCIATION 5. Les invitations à participer aux travaux de l’organe de négociation sont normalement envoyées deux mois avant l’ouverture prévue de la session. Tous les points focaux officiels des organisations non gouvernementales en relations officielles et provisoires avec l’OMS sont invités. Il serait utile que le secrétariat soit informé, si possible, du nom des représentants des organisations non gouvernementales 15 jours avant la date fixée pour l’ouverture de la session.
INSCRIPTIONS 6. La quatrième session de l’organe intergouvernemental de négociation aura lieu au Centre international de Conférences à Genève (CICG), 15 rue de Varembé, 1211 Genève 20, salle de
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Décision EB107(2).
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conférences 1. Elle s’ouvrira à 9 h 30 le lundi 18 mars 2002 et se terminera au plus tard le samedi 23 mars 2002. 7. Au moment de l’inscription, les participants sont priés de produire leur invitation et une copie de leur réponse, ainsi que de compléter un formulaire d’inscription. (A cet égard, les organisations non gouvernementales veilleront, le cas échéant, à ce que les membres de leur délégation reçoivent des copies de l’invitation et de la réponse.) Après la remise du formulaire d’inscription dûment complété, chaque participant se voit établir un badge qui lui est remis. (Si le secrétariat de l’organe de négociation a reçu une réponse à l’invitation en temps utile, les badges auront été préparés à l’avance.) Il est important de porter le badge en permanence dans les locaux du CICG. 8. Si le secrétariat n’a pas été informé du nom des représentants d’une organisation non gouvernementale à l’avance, ceux-ci devront être porteurs d’une copie de l’invitation de l’OMS avec les pièces jointes ainsi que d’une lettre d’accréditation formelle sur papier à en-tête de l’Organisation. 9. Immédiatement après leur arrivée, les délégués sont priés de s’inscrire au bureau de la réception dans le hall d’entrée principal du CICG. Après la première journée, les formulaires d’inscription doivent être remplis au bureau des documents. Les heures d’ouverture du bureau des inscriptions sont les suivantes : Samedi Dimanche Lundi Mardi à samedi 10. 16 mars 17 mars 18 mars 19-23 mars 10 h 00-16 h 00 10 h 00-14 h 00 07 h 30-18 h 00 08 h 30-18 h 00
Les heures de travail de la séance seront précisées dans le document A/FCTC/INB4/DIV/1.
DOCUMENTS 11. Un bureau des documents sera situé près du bureau de la réception du CICG. Une distribution groupée des documents est préparée quotidiennement pour les différentes langues officielles de l’OMS (anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe). Les organisations qui ne souhaitent pas recevoir tous les documents sont invitées à consulter l’ordre du jour de la session ; elles peuvent ainsi demander un exemplaire du ou des documents qui les intéressent dans la langue de leur choix en précisant la cote. Les documents concernant les points de l’ordre du jour qu’il est prévu d’examiner en séance ce jour-là sont également disponibles en salle. Les documents établis avant la session sont disponibles sur le site Web de l’OMS (http://www.who.int/gb/fctc/). 12. L’OMS regrette que le secrétariat soit dans l’impossibilité d’envoyer les documents à domicile au nom des participants à la fin de la session.
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13. Les représentants des organisations non gouvernementales sont également invités à lire le Guide à l’usage des délégués à l’organe intergouvernemental de négociation, qui contient des informations utiles sur le CICG et les services disponibles, notamment en ce qui concerne le transport.1
INTERVENTIONS PENDANT LA SESSION ET DANS LES GROUPES DE TRAVAIL QUI JOUENT LE ROLE DE COMMISSIONS PLENIERES 14. A l’invitation du Président de l’organe de négociation ou d’un groupe de travail, ou lorsqu’il accède à leur demande, les représentants dûment accrédités peuvent présenter une déclaration expliquant leur position sur un point de l’ordre du jour. (Il est important de savoir qu’aucune intervention d’une organisation non gouvernementale ou d’un autre observateur n’est possible sur certains points particuliers comme les élections.) Pour faciliter les travaux de la session, ces demandes doivent être soumises au moins deux heures avant l’ouverture de la séance à laquelle il est prévu d’aborder le point de l’ordre du jour visé. Les organisations qui ont fait une déclaration peuvent, avec l’accord de l’organe de négociation, être invitées par le Président à présenter une déclaration complémentaire à des fins de clarification pendant l’examen du même point de l’ordre du jour. 15. Les organisations qui souhaitent se prévaloir de la possibilité d’intervenir doivent formuler leur demande au Président, par l’intermédiaire du secrétaire de l’organe de négociation ou du groupe de travail pertinent. Leur demande doit indiquer clairement le numéro du point de l’ordre du jour et son intitulé et contenir une déclaration lisible, accompagnée de sept copies, en anglais ou en français. La demande doit être remise au bureau de liaison des ONG, bureau E131. Les organisations sont invitées à téléphoner ou à se rendre au bureau pour vérifier que leur demande a été acceptée. 16. Les déclarations doivent être brèves et porter sur le point à l’examen. En règle générale, le temps de parole est limité à trois minutes. Plusieurs organisations peuvent également souhaiter présenter des déclarations communes. Les travaux de l’organe de négociation ont un caractère dynamique et le programme d’une séance n’est donc pas toujours respecté. Il est donc important que les organisations dont les demandes ont été acceptées suivent le débat. Le Bureau indique les points qui seront abordés en préparant le programme de travail quotidien. Des annonces sont faites à plusieurs reprises à ce sujet dans le courant de la journée. 17. Il incombe aux représentants concernés de veiller à ce qu’ils soient présents lorsque le point qui les intéresse est examiné. Le Président invite les représentants à s’exprimer après les Etats Membres et les organisations intergouvernementales. Les intervenants lèvent alors la main et appuient sur le bouton du microphone le plus proche. Le micro doit ensuite être éteint à la fin de la déclaration. 18. Plusieurs groupes de travail ont été établis pour faire progresser les négociations en élaborant des textes clairs et des solutions de compromis et afin de réduire le nombre de variantes à examiner en plénière. L’organe de négociation a décidé que les organisations non gouvernementales peuvent aussi participer à ces groupes de travail qui jouent le rôle d’une commission plénière.
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Document A/FCTC/INB4/DIV/3.
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DISPOSITIONS CONCERNANT D’AUTRES GROUPES CREES PAR L’ORGANE DE NEGOCIATION 19. En ce qui concerne les groupes informels, on peut prévoir que les Etats Membres indiqueront les organisations éventuelles qu’il y a lieu d’inviter. Des informations à cet égard seront disponibles au bureau de liaison des ONG (bureau E131).
DISPOSITION DES PLACES 20. Sauf avis contraire, les séances plénières se déroulent dans la salle de conférences 1. Les représentants des organisations non gouvernementales seront assis au niveau supérieur de la salle. Les représentants des organisations participant aux travaux des groupes de travail seront assis vers le fond de la salle désignée et les places qui leur sont réservées seront clairement indiquées.
EXPOSITION DE DOCUMENTS 21. Un espace a été réservé au rez-de-chaussée du CICG, derrière la zone des inscriptions, à l’intention des organisations qui souhaitent exposer des documents et d’autres matériels d’information, comme des affiches. 22. Les demandes d’autorisation concernant l’exposition de ces affiches et matériels doivent être présentées à l’avance, adressées au secrétaire de l’organe de négociation et remises au bureau de liaison des ONG, bureau E131. La demande doit être accompagnée d’échantillons des matériels à exposer. Les représentants des organisations non gouvernementales sont invités à téléphoner au bureau de liaison des ONG ou à s’y rendre pour vérifier que leur demande a été acceptée, auquel cas l’organisation peut placer les documents visés dans la zone indiquée. Il incombe à chaque organisation de récupérer le matériel restant à la fin de la session. 23. La zone située à l’entrée de la principale salle de conférences (salle de conférences 1) doit être laissée libre pour que les délégations puissent y tenir des discussions informelles. L’exposition de documents ou d’autres matériels ne sera pas autorisée dans cette zone.
MOYENS A DISPOSITION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES EN RELATIONS OFFICIELLES AVEC L’OMS 24. Pour toute la période de la session, une salle de réunion (salle 17) et un bureau (bureau E132/3) seront réservés aux représentants de toutes les organisations non gouvernementales en relations officielles avec l’OMS. Le bureau sera équipé d’un ordinateur avec accès à Internet, d’une imprimante et d’un téléphone avec une ligne locale. Un photocopieur et un télécopieur à proximité du bureau pourront être utilisés par les représentants, les délégués et les autres participants aux négociations. 25. En raison de la nature des négociations et des fréquents changements, toutes les autres salles devront être retenues quotidiennement auprès de la réservation des locaux, bureau J158. La priorité sera donnée aux besoins des Etats Membres et de tous les autres groupes spéciaux créés par l’organe de
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négociation. La réservation des autres salles doit être faite par l’intermédiaire d’une organisation non gouvernementale en relations officielles avec l’OMS qui sera responsable de l’utilisation et de l’état des locaux. 26. Toutes les salles ne sont pas équipées de services d’interprétation et le Secrétariat de l’OMS ne peut malheureusement fournir d’interprètes supplémentaires. 27. Il n’est autorisé à aucun moment d’amener de la nourriture ou des boissons (à part l’eau qui est déjà fournie) dans les salles de conférence. 28. Toutes les dispositions concernant la restauration doivent être effectuées par l’intermédiaire du responsable officiel au CICG (contacter M. V. Fantastico, tél. 791 99 12, mél. : coop@cicg.ch).
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