Guide pour l’élaboration d’un plan de durabilité du TIDC (projet de 3ème année)

WHO/APOC September , 2004 1 African Programme for Onchocerciasis Control Programme africain de lutte contre l’onchocercose GUIDELINES FOR DEVELOPING A CDTI SUSTAINABILITY PLAN (OF 5th YEAR PROJECTS) OMS/APOC September, 2004 GUIDE POUR L’ELABORATION D’UN PLAN DE DURABILITE DU TIDC (PROJETS DE 3ème ANNEE) DEFINITION DE DURABILITE Les activités TIDC dans une zone donnée sont jugées durables lorsqu’elles se poursuivent de façon efficace, qu’elles assurent un taux élevé de couverture, qu’elles s’intègrent au sein des services de santé existants, qu’elles reflètent une forte appropriation communautaire et ce, tout en utilisant les ressources mobilisées par la communauté et le gouvernement. Guides 1 Ce guide met en exergue les éléments principaux d'un plan de durabilité du TIDC. Son objectif est d’aider les évaluateurs et les coordonnateurs nationaux à faciliter une réunion de parties prenantes en vue de l’élaboration d’un plan quinquennal post-APOC de durabilité du TIDC à soumettre à la direction d'APOC. Tous les projets évalués pour la durabilité dans leur 3ème année soumettront ultérieurement un plan quinquennal de durabilité. A. LE PROCESSUS (i) Tous les partenaires apportant un appui à un projet TIDC devraient assister à la réunion et élaborer conjointement le plan. (ii) Un plan ne devrait pas être élaboré par une partie seulement des partenaires d’appui, du GTNO ou de l'équipe provinciale/district de la lutte contre l'onchocercose. (iii) L'équipe provinciale/district de gestion de la santé devrait présider la réunion pour élaborer un plan. 1 Notes d'information UTILISEZ CE GUIDE AU COURS DE LA RÉUNION DE PLANIFICATION DE RÉTRO-INFORMATION POUR FINALISER LE PLAN DE DURABILITÉ DU TIDC, QUI DEVRAIT ÊTRE ACHEMINÉ À LA DIRECTION D'APOC PEU APRÈS PUBLICATION DU RAPPORT D'ÉVALUATION. N'OUBLIEZ PAS DE SOUMETTRE LE PLAN DE DURABILITE AVEC LES PLANS ANNUELS DE SANTE DES DISTRICTS/LGA ENDEMIQUES. OMS/APOC Septembre, 2004 2 (iv) Les partenaires aux différents niveaux - national (GTNO), provincial et les membres de district - devraient discuter et avoir une bonne compréhension de l'importance du plan de durabilité. (v) Les éléments suivants devraient être mis à la disposition de la réunion: a. Les plans (antérieur et actuel) sanitaires du district b. La carte REMO de la zone du projet. Le nombre de communautés éligible pour le traitement de masse, et ce qui est en cours de traitement; l’effectif total de la population et le nombre de personnes traité par an, de la première à la troisième année. c. Les lettres d’accord (1ere à 3e année) et les renseignements sur les apports financiers du gouvernement et d’autres partenaires d. Le rapport d’évaluation de la durabilité du projet (vi) Après l’élaboration d’un plan, tous les partenaires doivent exprimer, par écrit, leur engagement de financer le plan. La copie SIGNÉE doit être expédiée à la Direction d'APOC Les membres du groupe devant élaborer le plan de durabilité du TIDC au niveau des pays (La qualité des membres dépendra de la situation de chaque pays. Trouvez ci-après un exemple de partenaires qui participeraient à la réunion en Ethiopie. (i) Aux niveaux de provincial/régional/étatique/district/LGA - a. Les représentants des bureaux de santé des LGA/district/Woreda b. Les administrateurs principaux (les cadres) aux niveaux district/de zone c. Les responsables administratifs et financiers au niveau des districts et des zones d. Les chefs des services de santé des zones ou assimilés e. Les chefs du service de prévention et de lutte contre la maladie, aux niveaux district et de zone f. Les membres du GTNO g. Le Coordinateur National h. Les partenaires ONGD i. Le Coordinateur du Projet Oncho j. Quelques représentant de la FSPL (i) Au niveau des formations sanitaires de première ligne Les responsables da la formation sanitaire OMS/APOC Septembre, 2004 3 B. POUR OBTENIR L'APPUI SUPPLEMENTAIRE D'APOC (i) Le plan de durabilité doit aborder toutes les inquiétudes évoquées dans le rapport d'évaluation. (ii) Il doit y avoir des preuves dans le plan de travail, le budget et dans la justification que le gouvernement, à tous les niveaux, et surtout au niveau district/LGA et sous-district/FSPL, a été ou est maintenant engagé, et a assumé le leadership et les rôles financiers dans la gestion du projet à partir de la quatrième année. (iii) Joindre un accord écrit du MINSAN et de l’ONGD de soutien comme indication que leurs contributions au budget de TIDC seront libérées et d'une façon opportune. (i) Le plan sanitaire au niveau district a. Vérifiez si des activités de lutte contre l'onchocercose ont été incluses et budgétisées dans le plan provincial/district (plan de santé) Si ce n’est pas le cas, cette erreur doit être corrigée dans les plans actuel et ultérieur. b. Le plan de durabilité du TIDC doit faire partie intégrale du plan sanitaire du MINSAN. Cela signifie que les activités TIDC doivent figurer dans les plans sanitaires au niveau provincial/étatique/régional et district/LGA. (ii) Une copie électronique du plan de durabilité doit être envoyée par voie électronique ; par contre, la copie signée par les autorités doit être expédiée à la Direction d'APOC, avec le Plan Sanitaire du District par courrier. OMS/APOC Septembre, 2004 4 C. BUDGET DU PLAN DE DURABILITE DU TIDC a) La première et la plus importante des étapes est que les partenaires définissent les ACTIVITÉS DE BASE requises pour que le processus de TIDC soit couronné de succès. A titre d’exemple, maintenir la distribution de l'ivermectine à une couverture géographique de 100% et la couverture de traitement de plus de 65% de la population totale. b) Deuxièmement, l'équipe doit élaborer un plan de travail détaillé axé sur les activités de base définis, et les questions évoquées dans le rapport d'évaluation (voir le plan de travail ci-dessous. c) Il y a lieu de prendre le temps au cours de la réunion de définir le soutien financier nécessaire au projet pour l’année suivante. E. LE PLAN DE DURABILITE (APRES LA 3ème ANNEE) 1. INTRODUCTION Procédez à une description succincte de la zone et de la géographie du projet. Décrivez brièvement l'onchocercose dans la zone du projet et référez-vous aux publications ou aux rapports sur l'endémicité de la maladie. (un paragraphe) 2. INFORMATION DE BASE SUR LE PROJET Donnez des informations de base sur le début des activités de lutte contre l’onchocercose dans le(s) district(s), les partenaires impliqués à l’époque dans la distribution de l’ivermectine, et les rôles que ces partenaires ont joués. (un paragraphe) OMS/APOC Septembre, 2004 5 a) La Cartographie Epidémiologique Rapide de l’Onchocercose (REMO) Donnez des informations sur la REMO: quand l'exercice a été effectué; collez la carte de REMO décrivant les résultats. Si le GTNO a besoin d'une autre copie de la carte, n’hésitez pas à prendre attache avec la Direction d'APOC (un paragraphe) b) Produire un tableau avec le nombre de communautés au niveau du district qui sont éligibles au traitement de masse, en fonction des résultats de la REMO. Tableau 1: Les Communautés habilitées au traitement de masse (Veuillez ajouter des rangées au besoin) Communautés/Villages ANNÉE Nombre total de communautés/villages dans les zones méso/hyper- endémique Objectif Annuel De Traitement (OAT) Nombre de communautés/villag es traité Couverture géographique (%) Couverture d’OAT (%) Année 1 Année 2 Année 3 Total 3. MISE EN ŒUVRE DU TIDC – REALISATIONS ET DEFIS (3-4 PARAGRAPHES) a. Discutez de la méthode utilisée de par le passé pour la distribution de masse du Mectizan au niveau des districts/LGA avant le lancement de la stratégie de TIDC. b. Indiquez la date de lancement du TIDC dans les districts et les partenaires qui étaient impliqués. Si le traitement de masse n’a pas commencé dans toutes les communautés éligibles en même temps, veuillez le signaler, et indiquez quand le traitement a commencé dans chacune d’elles. OMS/APOC Septembre, 2004 6 c. La formation du personnel de la santé et des DC dans les trois dernières années (de la 1ère à la 3e année) OMS/APOC Septembre, 2004 7 Tableau 2: Formation du personnel de la santé et des DC Veuillez remplir le tableau ci-dessous et expliquer brièvement, s’il y a lieu, pourquoi les objectifs annuels de formation ne sont pas atteints. ACTIVITES DE FORMATION REALISEES DANS LE CADRE DU PROJET Année Objectif Annuel de Formation Nombre total du personnel de la santé formé % de Réalisations Objectif Annuel de Formation Nombre de DC formé % de Réalisations 2001 2002 2003 d) Couverture (géographique et thérapeutique) Les Résultats et Objectifs Annuels de Traitement (De la 1ère à la 3e année) Veuillez remplir le tableau ci-dessous, et expliquer brièvement pourquoi les objectifs annuels de traitement ne sont pas atteints. OMS/APOC Septembre, 2004 8 Tableau 3: La performance du projet par rapport aux taux de couverture du traitement (géographique et thérapeutique) (Veuillez ajouter des rangées au besoin) Communautés/Villages Population Projet Nombre total de communautés/ villages dans les zones méso/hyper- endémiques Objectif Annuel De Traitement Nombre de communautés/ villages traité Taux de couverture géographique (%) Population totale des zones méso/hyper- endémiques Objectif Annuel De Traitement Nombre de personnes traité Taux de couverture thérapeutique (%) Année 1 Année 2 Année 3 TOTAL OMS/APOC Septembre, 2004 9 4. DEFIS/contraintes (un paragraphe) 5. ROLE DES PARTENAIRES Définissez ci-dessous le rôle de chaque partenaire d’appui dans l'ère post- APOC. Les nouveaux rôles devraient être (brièvement) énoncés dans le plan. a. LE ROLE DE LA COMMUNAUTE – LEURS TACHES DOIVENT RESTER INCHANGEES. b. LE ROLE DU CENTRE DE SANTE/DE LA FORMATION SANITAIRE DE PREMIERE LIGNE (FSPL) ET DES DISTRICTS c. LE ROLE DES AUTORITES AU NIVEAU PROVINCIAL/ETAT/REGIONAL ET NATIONAL. OMS/APOC Septembre, 2004 10 d. LE ROLE DU PARTENAIRE D’APPUI (ONGD) 6. LES ROBLEMES EVOQUES PAR L'EVALUATION Le plan de durabilité doit présenter des preuves que toutes les questions critiques évoquées dans le rapport d'évaluation sont prises en compte par le gouvernement aux quatre niveaux. Copiez et collez ici le résumé analytique du rapport d'évaluation 7. LA REACTION AUX PROBLEMES EVOQUÉS DANS L'ÉVALUATION. Décrivez ci-dessous la façon dont chacune des inquiétudes indiquées dans le rapport d'évaluation sera solutionnée dans les 4ème, 5ème. 6ème, 7ème et 8ème années. Les actions qui seront entreprises pour solutionner les problèmes devraient être clairement mentionnées dans le plan de travail de la même année. a. QUESTIONS A ABORDER DANS LA 4ème ANNEE b. QUESTIONS A ABORDER DANS LA 5ème ANNEE OMS/APOC Septembre, 2004 11 c. QUESTION A ABORDER DANS LES ANNÉES ULTERIEURES - (6ème, 7ème , et 8ème années) E. MONITORAGE DE LA MISE EN ŒUVRE DES PLANS DE DURABILITE (i) Veuillez décrire en un ou deux paragraphes (pas plus d'une page) comment le Ministère de la Santé assurera le monitorage de la mise en œuvre du plan de durabilité. (ii) Indiquez la source du financement de l'exercice de monitorage. F. BUDGET DU PLAN DE DURABILITE DU TIDC a) Le plan doit être un plan quinquennal de durabilité et un budget quinquennal. NB: Dans les budgets des 4e et 5e années, le projet bénéficiera des fonds fiduciaires (Trust Funds) d'APOC pour toutes les activités, avec une justification adéquate. Pour ce qui est des 6e, 7e et 8e années, les critères pour un appui supplémentaire d'APOC s'appliqueront à tous les projets. Les critères pour des fonds supplémentaires d'APOC figurent en annexe 1. OMS/APOC Septembre, 2004 12 b) Indiquez dans le tableau ci-dessous les montants d’argent que le projet a reçus du Fonds Fiduciaire d'APOC et d'autres partenaires (gouvernement, ONGD) pendant chacune des 3 dernières années du projet (1er, 2e et 3ème) Soyez réaliste par rapport aux contributions du gouvernement, car l'information fournie sera utilisée dans le calcul de la contribution d'APOC à l'avenir Montant Total du Débloqué (USS) Donateur Année 1 Année 2 Année 3 Le Ministère de la santé (MINSAN) ONGD locale (s’il y en a) Le(s) partenaire(s) ONGD District/LGA Fonds Fiduciaire d'APOC TOTAL c) Le budget de durabilité doit s’assortir d’un plan de travail détaillé. Veuillez utiliser le tableau-modèle ci-dessous pour élaborer un plan de travail qui abordera les questions évoquées par l'évaluation et d'autres activités en vue de l’amélioration du TIDC. Tableau 4: Plan de travail pour la 4ème année (Veuillez ajouter des rangées au besoin) PLAN DE TRAVAIL POUR LA 4e ANNÉE Objectif Activité Période Responsable Résultats Prévus Source de financement Zones / LGAs ONGD APOC OMS/APOC Septembre, 2004 14 Tableau 5: Plan de travail pour la 5ème Année PLAN DE TRAVAIL POUR LA 5e ANNEE Objectif Activité Période Responsable(s) Résultats Escomptés Source de financement Districts/ LGA ONGD APOC OMS/APOC Septembre, 2004 15 Tableau 6: Plans de travail pour les 6ème 7ème et 8ème Années Utilisez le tableau ci-dessous comme tableau-modèle pour des plans de travail des années suivantes (6e, 7e et 8e Années) de la mise en œuvre du TIDC PLAN DE TRAVAIL POUR LA 6e ANNEE Objectif Activité Période Responsable(s) Résultats Escomptés Ressources Districts/ LGA ONGD APOC OMS/APOC Septembre, 2004 16 G. JUSTIFICATION DU BUDGET Soumettez un budget et une justification détaillée de durabilité de cinq ans (échantillon tel que présenté dans le tableau ci-dessous) NB: (i) Dans les 4e et 5e années, un projet avec la justification budgétaire suffisante bénéficiera des fonds fiduciaires d'APOC pour les activités TIDC. (ii) Dans les 6e, 7e et 8e Années, les critères pour un soutien supplémentaire d'APOC s'appliqueront à tous les projets. Veuillez voir en Annexe 1, les critères pour un soutien supplémentaire d’APOC après la 5e année. (iii) Le coût de l'équipement nécessaire après la 5e année ne devrait pas être inclus au budget quinquennal de durabilité. Un tableau séparé a été prévu pour l'équipement. Cadre Budgétaire - Modèle Ajoutez des rangées au besoin Ressources No Objectif Activité Budget Calendrier ONGD Etat APOC Résultats OMS/APOC Septembre, 2004 17 CADRE BUDGETAIRE – JUSTIFICATION Ajoutez des rangées au besoin Non ACTIVITÉ INTRANTS TAUX TOTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. Total OMS/APOC Septembre, 2004 18 Dans le tableau ci-dessous, donnez des informations sur les biens d'équipement mis à la disposition des projets APOC et des partenaires depuis le commencement, et sur leur état actuel. Ajoutez des rangées au besoin. Véhicules Motocycles Ordinateurs et Imprimantes Télécopieurs Source Fonctionnel Non Fonctionnel Fonctionnel Non Fonctionnel Fonctionnel Non Fonctionnel Fonctionnel Non Fonctionnel APOC MINSAN ONGD INDIQUEZ DANS LE TABLEAU CI-DESSOUS LES ÉQUIPEMENTS DEMANDÉS AUPRES D’APOC ET LE COÛT DE CHACUN D’EUX. Ce tableau devrait être complété avec le budget de la 6e année et ceux des années ultérieures. Équipement Prix unitaire en US$ Coût total en US$ APOC OMS/APOC, Septembre 2004 19 PLAN DE DURABILITE APPROBATION Veuillez confirmer votre participation à l’élaboration de ce plan, ainsi que votre accord de soutenir le projet, en apposant votre signature à l’endroit indiqué. RESPONSABLES Représentant du MINSAN : Nom : ………………………………………………. Signature :…………………………………………. Date : ……………………………………………… Représentant d’ONGD Nom : ……………………………………………… Signature : ………………………………………… Date : ……………………………………………… Ce plan a été élaboré par les autorités des districts/LGA énumérés ci-après : ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. OMS/APOC, Septembre 2004 20 Annexe 1 CRITERES POUR UN SOUTIEN2 SUPPLEMENTAIRE D’APOC i. Après la cinquième année du projet, APOC n’apportera pas d’appui aux activités de programme telles que: - Les suppléments de salaire - Les activités TIDC de routine, telles que: la formation des DC, le monitorage et la supervision et la distribution du Mectizan. - Le coût de fonctionnement des véhicules - Le coût de petits matériels - Le coût d’une acquisition interne et de l’acheminement du Mectizan ii. Cependant, APOC pourrait apporter un soutien supplémentaire, jusqu’à un maximum de trois années supplémentaires, à la mise en œuvre du TIDC, si les projets se conformaient aux conditions suivantes : • Il doit y avoir un plan quinquennal de durabilité post-APOC couvrant les quatrième, cinquième, sixième, septième et huitième années de mise en œuvre de projet. • Le gouvernement a débloqué le budget pour le compte des activités TIDC de l’année précédente. • Il existe suffisamment de preuves que les questions évoquées au cours de l’évaluation à mi-parcours ont été abordées ou sont en train de l’être, de manière systématique et exhaustive. • Il y a des preuves que les ressources ont été appliquées aux activités prévues, tel qu’envisagé. Des preuves qu’une couverture géographique de 100%, et une couverture thérapeutique acceptable (plus de 65%) ont été réalisées et maintenues. Un engagement écrit selon lequel un plan quinquennal post-APOC sera suivi d’un plan décennal post-APOC de durabilité. Si ces conditions sont respectées - 2 Les facilitateurs doivent guider la réunion et s'assurer que les éléments énumérés se conforment aux critères pour un appui supplémentaire. Mise en forme : Puces et numéros OMS/APOC, Septembre 2004 21 iii. APOC pourrait apporter un appui aux activités suivantes : APOC pourrait apporter une assistance technique et un soutien en plaidoyer après la cinquième année, pour la sixième jusqu’en huitième année, si seulement certains critères sont satisfaits. L’appui pour les projets après la cinquième année couvre les aspects suivants: - Le remplacement des biens d'équipement - Le renforcement des capacités en vue d’accroître la durabilité, notamment concernant la gestion rationnelle des ressources rares, le plaidoyer, la mobilisation des ressources, le renforcement du leadership et la gestion des données/informations. - Le plaidoyer destiné à encourager le gouvernement à s’engager dans un soutien continu au TIDC ; - L’assistance technique pour un monitorage et une évaluation externe. - La cartographie (REMO et/ou RAPLOA) le cas échéant. - La recherche opérationnelle en vue de l’amélioration de la mise en oeuvre et la durabilité du TIDC