Рекомендации по итогам внешней и внутренней ревизии: ход работы по осуществлению: доклад Секретариата

Всемирная организация здравоохранения СЕМИДЕСЯТАЯ СЕССИЯ ВСЕМИРНОЙ АССАМБЛЕИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ A70/56 Пункт 21 предварительной повестки дня 11 мая 2017 г. Рекомендации по итогам внешней и внутренней ревизии: ход работы по осуществлению Доклад Секретариата 1. В настоящем докладе приведена обновленная информация о деятельности Секретариата по осуществлению всестороннего выполнения рекомендаций, вынесенных по итогам внешней и внутренней ревизии1. В нем также содержится информация о результатах расследований, упомянутых в отчете Внутреннего ревизора за 2016 календарный год. 2. Секретариат принимает к сведению прогресс, отмеченный в отчетах внешнего и внутреннего ревизоров за 2016 календарный год, и вновь заявляет о своем намерении своевременно выполнять рекомендации ревизоров и сокращать число невыполненных рекомендаций. В целом усилия Секретариата в этой области позволили сохранить высокие темпы осуществления рекомендаций внутренней ревизии: в 2016 г. лишь 3,7% невыполненных открытых рекомендаций считаются «просроченными» и ни одна не имеет «неудовлетворительного» статуса. Столь же благоприятно обстоят дела с выполнением 41 открытой рекомендации по итогам внешней ревизии, из которых выполнено 36, или 88%2. 3. В рамках работы Организации по укреплению механизмов внутреннего контроля был достигнут прогресс в области оформления поездок и закупочной деятельности за счет проведения обзора текущей политики, разработки эффективных рамок и распространения информации среди основных заинтересованных сторон. 4. В 2016 г. было закрыто несколько рекомендаций по итогам ревизии, связанных с закупками. Из 47 рекомендаций внутренней ревизии в области закупок на сегодняшний день закрыто 26. Они касаются закупочной функции в Глобальном центре обслуживания и использования соглашений о выполнении работ в штаб- квартире. Усилия были сосредоточены на улучшении подготовки кадров, усилении мер контроля за исполнением контрактов, повышении подотчетности и обеспечении качества, а также на внедрении инструментов отчетности и базы данных для поставщиков. 1 Доклады за 2016 календарный год содержатся в документах A70/43 (Отчет Внешнего ревизора) и A70/44 (Отчет Внутреннего ревизора). 2 См. документ A70/43, Приложение. A70/56 2 5. Также было закрыто четыре из 10 рекомендаций внешней ревизии, касающиеся более эффективного контроля за закупкой услуг, закупок в чрезвычайных ситуациях и улучшения планирования закупок. Принимаются дальнейшие меры с целью закрыть все рекомендации, касающиеся закупочной деятельности. 6. В том, что касается поездок, было закрыто 14 из 23 рекомендаций, направленных на совершенствование политики и процессов в этой области. Секретариат полностью привержен закрытию остальных рекомендаций в области поездок, которые касаются проверок заявок на оплату поездок, представляемых постфактум, а также обновления модуля Глобальной системы управления, связанного с поездками. МЕХАНИЗМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ, ПОДОТЧЕТНОСТЬ И СТРАТЕГИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО 7. В соответствии с требованием внутренней ревизии о том, что различные инициативы в области подотчетности должны гармонично взаимодействовать друг с другом, а цель внешней ревизии – обеспечить уверенность в том, что прозрачность и подотчетность в Организации повышаются, в 2016 г. был предпринят ряд важных инициатив. 8. Во-первых, контрольный перечень вопросов по проведению самооценки был увязан с ежегодными письменными представлениями директоров региональных бюро и помощников Генерального директора. Контрольный перечень позволяет провести обзор механизмов контроля в пяти общих областях (внутренняя среда, управление рисками, контрольные мероприятия, информация и коммуникация, мониторинг). Это мощный инструмент, позволяющий руководителям анализировать (и понимать) их среду и деятельность, выявлять сильные и слабые стороны, устанавливать приоритеты и обеспечивать более строгое соблюдение правил, положений и процедур ВОЗ. Письменное представление призвано заверить Генерального директора в том, что механизмы внутреннего контроля, на которые распространяются управленческие обязанности директоров региональных бюро и помощников Генерального директора, должным образом функционируют. 9. Кроме того, недавняя инициатива по публикации письменного представления директоров региональных бюро и помощников Генерального директора, а также заключаемых ежегодно соглашений о подотчетности между Генеральным директором и помощниками Генерального директора в штаб-квартире повышает прозрачность и способствует соблюдению нормативных требований. 10. Секретариат высоко ценит и стремится содействовать распространению передовой практики, выявленной в результате внутренних и внешних ревизий страновых и региональных бюро и касающейся договоренностей со сторонним финансовым учреждением относительно оплаты наличными за проведение семинаров и кампаний по вакцинации (страновое бюро в Сирийской Арабской Республике) и концепции «коллегиального обучения в округах» (Объединенная Республика Танзания). A70/56 3 11. На региональном и страновом уровнях была активизирована работа по осуществлению Трансформационной повестки дня в Африканском регионе, при этом были достигнуты важные результаты. Успешно завершена реструктуризация технических областей работы в Региональном бюро для стран Африки и в межстрановых группах поддержки в Африканском регионе, что обеспечило соответствие кадровых ресурсов стоящим перед ними задачам. Реструктуризация сектора общего руководства ведется в настоящее время, и ее завершение ожидается к концу июля 2017 года. 12. В области прямого финансового сотрудничества наблюдается сокращение числа отчетов, по которым числится задолженность, особенно в Регионе Восточного Средиземноморья, где в 2016 г. имело место сокращение на 50% выраженной в долларах США стоимости отчетов по прямому финансовому сотрудничеству и непосредственному выполнению, по которым числится задолженность, по сравнению с 2014 годом. Однако в области прямого финансового сотрудничества на страновом уровне требуются дополнительные усилия, о чем особенно ярко говорят результаты ревизий страновых бюро в Гане и Руанде1. 13. В этой связи в Африканском регионе была внедрена рамочная система предоставления гарантий при прямом финансовом сотрудничестве, которая включает обновленные процедуры в отношении предоставления гарантий, а также варианты последствий для партнеров по осуществлению, которые не продемонстрировали необходимый уровень контроля при распределении средств ВОЗ. Кроме того, было разработано руководство, призванное помочь министерствам здравоохранения в соблюдении правил и положений ВОЗ; для сотрудников министерств здравоохранения в Регионе проводятся обучающие занятия. Аналогичный подход применяется в Регионе Восточного Средиземноморья. 14. Укрепление механизмов внутреннего контроля требует наличия необходимых инструментов и платформ для эффективных последующих действий. Положение дел в этой области удалось улучшить за счет дальнейшего расширения использования средств мониторинга во всех крупных бюро, в частности таких инструментов, как платформа бизнес-информации и аналитический портал. 15. Что касается схемы медицинского страхования сотрудников и новой онлайн- платформы для подачи заявок, то Глобальный комитет по обзору медицинского страхования персонала ведет активную работу по поиску возможностей для сокращения расходов в долгосрочной перспективе, а Секретариат тесно взаимодействует с Бюро служб внутреннего контроля в целях сведения к минимуму рисков мошенничества. 16. Секретариат принимает к сведению содержащиеся в докладе Внутреннего ревизора рекомендации, вынесенные по итогам оперативной ревизии Глобальной системы управления, и признает, что необходимо совершенствовать процессы 1 См. документ A70/44. A70/56 4 утверждения. Он отмечает, что риски регулируются существующими механизмами офлайнового контроля и мерами по проверке документов. 17. В области информационных технологий Секретариат принимает к сведению рекомендации, касающиеся стратегического руководства. Выполнение большинства из этих рекомендаций требует долгосрочных усилий и планов осуществления, рассчитанных на значительную часть 2018 года. В то же время для продвижения вперед начата реализация важных инициатив, и существенный прогресс был достигнут в разработке руководящего документа по информационным технологиям. Состоялось первое заседание Комитета по информационной технологии. Комитет рассматривает предложения по инвестициям в информационные технологии, опираясь на определенные критерии, и выносит рекомендации в отношении распределения средств. 18. Также следует отметить предложение переименовать Фонд недвижимого имущества в Фонд инфраструктуры1, при этом его сфера компетенции будет включать не только средства, направляемые на цели недвижимого имущества, но и на инвестиции в информационные технологии. Эта мера направлена на обеспечение устойчивого финансирования инвестиций в информационные технологии и, как следствие, содействие работе глобального Комитета по информационной технологии. 19. Начата реализация инициативы по глобальному реформированию в сфере информационных технологий. Это позволит учесть ряд рекомендаций внешней ревизии, касающихся стратегического руководства в области информационных технологий, в частности, связанных с глобальным портфелем информационных технологий, в целях сокращения дублирования, повышения эффективности общеорганизационных решений и уделения особого внимания стандартизации, консолидации и глобальной оптимизации. 20. Что касается проекта преобразования Глобальной системы управления, то было усилено стратегическое руководство и установлены четкие сферы ответственности, что обеспечивает дополнительную прозрачность как инвестиций, так и периодических расходов, а также повышает подотчетность в отношении внедренных решений. ЗАКУПКИ 21. Со времени представления последнего доклада Секретариата о ходе выполнения рекомендаций внешней и внутренней ревизии2 был достигнут значительный прогресс в осуществлении Стратегии в области закупок. В 2016 г. план ее реализации был доработан таким образом, чтобы обеспечить приоритизацию и более точную координацию деятельности в 2017 и 2018 годах. 22. В консультации с сетью по закупкам ВОЗ была разработана и будет внедрена во всех подразделениях ВОЗ Рамочная система подотчетности в области закупок, 1 См. документ A70/54. 2 Документ EBPBAC24/3. A70/56 5 охватывающая первую и вторую «линии обороны», определенные в Системе подотчетности ВОЗ. С учетом рекомендации Внешнего ревизора, в 2017 г. будет проведен пересмотр политики и процессов планирования закупок, что позволит обеспечить согласованность с графиком оперативного планирования на 2018- 2019 годы. 23. Публикация актуализированного Раздела VI Электронного руководства ВОЗ, посвященного закупкам, с изменениями, отражающими итоги начатого в 2016 г. обзора, запланирована на второй квартал 2017 года. Ожидается, что в версии 2017 г. будут полностью проработаны различные аспекты отношений с поставщиками, включая санкции и подачу жалоб. 24. В контексте закупки услуг продолжается разделение «закупочных» и «не закупочных» договорных механизмов. 25. В качестве последующих мер по результатам внутренней ревизии использования соглашений о выполнении работ был проведен обзор всех планов осуществления работ в Глобальной системе управления с целью обеспечить должное разделение ролей инициирующего и утверждающего лица. Требование о таком разделении будет вновь подтверждено в рамках предстоящего процесса оперативного планирования на двухгодичный период 2018-2019 годов. 26. Более подробно и системно эти меры политики и процессы будут прописаны в Практическом руководстве по закупкам, которое станет одним из элементов глобальной стратегии подготовки кадров в области закупок, начало реализации которой намечено на 2017 год. 27. Что касается чрезвычайных ситуаций, то с учетом рекомендации внешней ревизии была завершена работа над рамочной политикой по закупкам в чрезвычайных ситуациях и соответствующими стандартными оперативными процедурами, призванными подкрепить усилия Организации по реагированию на чрезвычайные ситуации и улучшить соответствие нормативным требованиям на страновом уровне. 28. Близится к завершению разработка закупочной политики в области информационных технологий, в которой большое внимание уделяется обеспечению строгого контроля при закупках товаров и услуг в области ИТ и глобальному мониторингу в этой области. ПОЕЗДКИ 29. С сентября 2015 г. по октябрь 2016 г. проводился анализ расходов на служебные поездки и соответствующей политики. По итогам этого обзора был сделан вывод, что, хотя в целом управление этой сферой деятельности в ВОЗ находится на должном уровне, некоторые аспекты могут быть усовершенствованы, что позволит повысить эффективность и сэкономить средства Организации. В основном это касается усиления контроля, более точного выполнения нормативных требований в таких областях, как планирование поездок и приобретение билетов, а также перехода на онлайн-технологии при оформлении поездок. A70/56 6 30. В результате в 2016 г. были введены некоторые изменения. К ним относятся: установление верхнего предельного уровня бюджета для поездок сотрудников вне чрезвычайных ситуаций на двухгодичный период 2016-2017 гг. с целью сокращения на 10% по сравнению с предыдущим двухгодичным периодом; требование о передаче несвоевременно представляемых заявок на поездки сотрудников штаб-квартиры на утверждение помощникам Генерального директора; введение ежемесячного предельного уровня и сокращение суточных для консультантов на долгосрочных контрактах в различных крупных бюро; использование онлайн-инструмента бронирования для всех поездок из Женевы в пределах Европы. Эти изменения нацелены на снижение расходов, повышение соответствия нормативным требованиям и привлечение внимания сотрудников, направляющихся в поездки, и администраторов бюджетов к расходам. 31. Расходы на служебные поездки в 2016 г. составили в глобальном масштабе 201 млн. долл. США, что на 14% меньше, чем в предыдущем году. В основном это связано с сокращением расходов в среднем на одну поездку и снижением стоимости авиабилетов. 32. В феврале 2017 г. в политику в области поездок были внесены дополнительные изменения. К ним относятся: требование о передаче несвоевременно представляемых заявок на поездки сотрудников региональных и страновых бюро на утверждение директорам по административно-финансовым вопросам в регионах; ужесточение требований к планированию поездок; усовершенствование процедур, обеспечивающих соблюдение нормативных требований при представлении заявок о возмещении путевых расходов. Также в течение данного двухгодичного периода планируется начать осуществление программы предпочитаемых отелей для 15 основных направлений служебных поездок и применять онлайн-инструмент бронирования, в том числе для некоторых направлений за пределами Европы; ожидается, что эти меры позволят существенно снизить расходы на выплату суточных и транзакционные издержки. 33. Секретариат и в 2017 г. будет активно работать над дальнейшим сокращением расходов в этой области и повышением целесообразности затрат. ИТОГИ РАССЛЕДОВАНИЙ 34. Что касается расследований, упомянутых в докладе Внутреннего ревизора за 2016 календарный год, Секретариат подтверждает свою приверженность своевременным действиям и хотел бы представить следующую обновленную информацию о результатах расследований. 35. Из 14 отчетов о расследованиях, подготовленных Бюро служб внутреннего контроля в 2016 г., в пяти случаях были приняты меры дисциплинарного характера. Фигуранты двух расследований, подавшие мошеннические заявки по схеме Медицинского страхования сотрудников (IR2016/12 и IR2016/13), были уволены. Аналогичные меры были приняты в отношении сотрудника, нарушившего положения политик и процедур, регулирующих мобилизацию ресурсов, запросив взнос в личном A70/56 7 качестве (IR2016/9). В дисциплинарном порядке был уволен сотрудник, проходивший по делу о мошенническом приобретении билетов для поездок, несанкционированном использовании активов ВОЗ и фальсификации подписи официальных лиц ВОЗ (IR2016/10). По делу о многочисленных якобы служебных телефонных звонках, совершенных сотрудником для связи с членом его семьи и со сторонними абонентами, личность которых сотрудник назвать отказался, учитывая обстоятельства и нежелание сотрудника содействовать в расследовании, было принято решение об увольнении (IR2016/4). Фигуранту одного из дел (IR2016/14) было предъявлено обвинение в неправомерных действиях, а решение о дисциплинарной мере будет принято по завершении дисциплинарной процедуры. 36. Сотрудники, проходящие по трем делам (IR2016/1, IR2016/2 и IR2016/11), приняли решение уволиться из Организации или раньше выйти на пенсию до завершения расследования или дисциплинарных процедур. В этих случаях меры дисциплинарного воздействия не могут быть применены. Однако эти сотрудники были проинформированы о том, что в будущем им не разрешено работать с ВОЗ по контракту. Кроме того, в надлежащих случаях причитающиеся суммы были удержаны из их выплат при прекращении службы. 37. По пяти делам дисциплинарные меры не принимались. В деле IR2016/8 обвинения были признаны необоснованными, и сотрудник, в отношении которого проводилось расследование, был проинформирован о том, что все обвинения против него сняты. Обвинения по делу IR2016/5 были сочтены необоснованными и, в частности, было установлено отсутствие каких-либо нарушений при приеме на работу. По делу IR2016/7 сотруднику было вынесено недисциплинарное взыскание в соответствии с Правилом о персонале 1115. Дело IR2016/3 Генеральный директор решила прекратить на процедурных основаниях. Глобальный консультативный комитет в отношении будущих действий по жалобам, касающимся притеснений, рассмотрев выводы Бюро служб внутреннего контроля, рекомендовал закрыть дело IR2016/6 без каких-либо дальнейших мер, и это решение было одобрено Генеральным директором. Сотрудник обратился к системам внутреннего правосудия. 38. Секретариат с 2014 г. публикует ежегодный циркуляр для информирования сотрудников о завершенных дисциплинарных процедурах. Это помогает повысить осведомленность о стандартах поведения и о действиях, предпринимаемых Администрацией в случае нарушения этих стандартов. Циркуляр по дисциплинарным разбирательствам, завершенным в 2016 г., был опубликован в апреле 2017 года. ДЕЙСТВИЯ АССАМБЛЕИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ 39. Ассамблее здравоохранения предлагается принять настоящий доклад к сведению. = = =