ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE CINQUANTE-SEPTIEME ASSEMBLEE MONDIALE DE LA SANTE Point 14 de l’ordre du jour provisoire A57/19 1er avril 2004
Rapport du vérificateur intérieur des comptes MANDAT 1. Le Bureau des services de contrôle interne transmet ci-après, à l’Assemblée de la Santé, à titre d’information, son rapport annuel pour l’année 2003. 2. La Règle XII des Règles de Gestion financière – Vérification intérieure – définit le mandat du Bureau des services de contrôle interne. Le paragraphe 112.3 e) de la Règle XII prévoit que le Bureau soumet chaque année au Directeur général un rapport succinct sur ses activités, y compris leur orientation et leur portée, ainsi que sur les progrès de la mise en oeuvre des recommandations. Les Règles stipulent également que le rapport est soumis à l’Assemblée de la Santé, en même temps que les observations jugées nécessaires. 3. Le Bureau exécute une activité indépendante et objective de contrôle et de consultation destinée à optimiser et à améliorer les opérations de l’Organisation. Au moyen d’une approche systématique et disciplinée, il aide l’Organisation à réaliser ses objectifs en évaluant les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, et en en améliorant l’efficacité. 4. A la fin de 2003, le Bureau a été chargé de la gestion du cadre pour l’évaluation du programme de l’Organisation ; il sera fait rapport au Conseil exécutif sur les résultats de cette gestion. A l’avenir, certaines synergies devraient être réalisées entre les vérifications concernant la performance et les évaluations prévues par le cadre. 5. Le Bureau est habilité à accéder sans restriction, librement et rapidement à tous les dossiers, biens, membres du personnel, opérations et fonctions de l’Organisation qui, selon lui, ont un rapport avec la question qu’il examine.
PRIORITES, PROCESSUS ET PRODUITS 6. Un processus méthodique d’évaluation des risques qui envisage la structure et les fonctions correspondantes de l’Organisation guide le Bureau dans sa démarche. L’évaluation des risques a conduit le Bureau à définir le plan de travail général suivant : a) bureaux régionaux ; b) bureaux des représentants de l’OMS ; c) programmes et fonctions du Siège ; et d) enquête et surveillance. Des priorités spécifiques à l’intérieur de chacun de ces domaines ont ensuite été établies au moyen d’une évaluation détaillée des risques. Le Bureau a aussi tenu compte des demandes de l’administration l’invitant à examiner certains programmes ou activités. 7. Alors que certaines interventions se limitaient à des objectifs très précis, le champ du travail consistait à évaluer si le réseau des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance
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administrative, tel qu’il est conçu et appliqué par la direction, est adéquat et fonctionne de manière à atteindre les buts spécifiques fixés. A cet égard, il s’agit d’assurer que : a) les risques sont définis et gérés ; b) l’information financière, gestionnaire et opérationnelle est exacte, fiable et obtenue rapidement ; c) les mesures prises par le personnel sont conformes aux règlements, aux règles, aux politiques, aux normes et aux procédures de l’OMS ; d) les ressources sont obtenues de manière économique, utilisées de façon rentable et protégées de manière satisfaisante ; e) les programmes et les plans sont exécutés et les objectifs atteints ; et f) le processus de contrôle de l’Organisation favorise la qualité et une constante amélioration. 8. A la fin de chaque vérification, un rapport détaillé a été établi et des recommandations formulées à l’intention de la direction pour contribuer à gérer les risques, à maintenir des contrôles efficaces et à assurer une bonne gouvernance au sein du Secrétariat.
GESTION DU BUREAU Le Bureau relève directement du Directeur général et, à la fin de l’année, comptait sept postes 9. de vérificateurs de la catégorie professionnelle, deux postes d’évaluateurs de la catégorie professionnelle et un poste de directeur. A la fin de 2003, les effectifs ont été renforcés, un administrateur technique expérimenté ayant été affecté au Bureau afin d’apporter les compétences nécessaires pour les vérifications de la performance. 10. Les activités prioritaires du Bureau ne peuvent être accomplies que dans les limites des effectifs disponibles. Des situations à haut risque exigeant des enquêtes sur les irrégularités, qui se présentent inopinément, peuvent détourner ces ressources des priorités précédemment définies. Le Bureau doit donc établir des priorités de manière efficace pour les activités prévues afin de tenir compte de la faible dotation en personnel. 11. Dans le cadre des efforts du Bureau pour améliorer le développement du personnel et entretenir sa base de compétence, ses membres ont assisté à divers cours internes et suivi des programmes de formation à l’extérieur. Le Bureau a organisé des stages de formation d’un bon rapport coût/efficacité au cours de l’année à l’intention de son personnel de la catégorie professionnelle et d’autres vérificateurs du système des Nations Unies. 12. Le Bureau entretient des contacts réguliers avec le Commissaire aux Comptes de l’Organisation. Comme les années précédentes, des consultations périodiques ont eu lieu au cours de l’année pour coordonner le travail de vérification et éviter tout chevauchement. Le Bureau fournit systématiquement au Commissaire aux Comptes un exemplaire de tous les rapports de vérification intérieure des comptes.
RESULTATS DES CONTROLES POUR 2003 13. De l’avis du Bureau, les résultats des contrôles effectués en 2003 montrent que, dans leur ensemble, les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance de l’OMS continuent de garantir dans une mesure raisonnable que toute irrégularité significative dans la réalisation des objectifs de l’Organisation sera prévenue ou mise en lumière.
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14. Aucune limite n’a été fixée aux activités du Bureau dans l’exercice de ses fonctions. Il n’existe pas non plus de divergence d’opinion significative et non résolue entre le Bureau et la direction de l’Organisation en ce qui concerne l’acceptation du risque résiduel. 15. Les questions et les domaines majeurs nécessitant des améliorations qui ont été recensés au cours des contrôles effectués en 2003 sont décrits ci-après, par grande catégorie du plan de travail.
Bureaux régionaux 16. Bureau régional de l’Afrique. Un examen horizontal de la gestion des risques de la Région, concernant le cycle des dépenses, a mis en lumière plusieurs carences fondamentales qui représentent un risque financier potentiel pour l’Organisation. Les activités donnant lieu à des opérations financières sont souvent entreprises sans respecter les contrôles établis ou les procédures prévues, qui parfois laissent eux-mêmes à désirer ou sont inexistants. Ces opérations sont ensuite approuvées, réglées et comptabilisées sans rectification en suivant une procédure qui n’est pas efficace du point de vue du contrôle. On a surtout constaté que l’autorité a été déléguée aux directeurs et aux représentants de l’OMS pour l’approbation des dépenses ; or certains n’appliquent souvent pas les contrôles et ne sont pas tenus pour responsables des divergences concernant les opérations approuvées. 17. Bureau régional de l’Asie du Sud-Est. Les résultats de la vérification, qui portait sur des domaines liés aux services d’établissement de contrats, aux subventions aux dépenses locales et aux paiements, ont révélé qu’en général le Bureau régional avait appliqué les procédures de contrôle de manière à atténuer la plus grande partie des risques inhérents. Toutefois, il fallait mieux gérer les risques liés à l’exécution des contrats, à l’établissement des prix, à l’obligation de rendre des comptes et à la protection en cas de paiements inadéquats. On a également noté une augmentation substantielle, principalement dans les bureaux de l’OMS en Inde et en Indonésie, de la valeur des subventions aux dépenses locales non comptabilisées, et des mesures ont été recommandées pour assurer que ces informations soient fournies. Enfin, le Bureau a facilité une auto-évaluation en matière de contrôles pour certaines unités dans le domaine des services généraux. 18. Bureau régional de l’Europe, Division de l’Appui technique – 2, Centre européen pour l’Environnement et la Santé. La vérification a porté sur le concept novateur du fonctionnement du Centre européen pour l’Environnement et la Santé qui est géographiquement dispersé. Elle a révélé que le processus gestionnaire de l’application de ce concept manquait de clarté et constituait un risque du point de vue de la réalisation des objectifs du Bureau régional. Il fallait mettre au point une stratégie permettant de réduire les risques en tenant compte de facteurs tels que la situation, la synergie et les points forts, la politique de sortie, le dispositif opérationnel et les frais généraux, afin de rationaliser les opérations actuelles et de mettre en place des bureaux dispersés à l’avenir. En outre, il fallait continuellement examiner l’orientation et le statut des programmes de travail exécutés par les bureaux dispersés pour veiller à ce qu’ils soient compatibles avec les priorités régionales. 19. Bureau régional de la Méditerranée orientale. L’objectif de la vérification était d’évaluer les processus gestionnaires de certains programmes de la Division de la Lutte contre les Maladies transmissibles. On a constaté que, faute de ressources, certaines unités ne pouvaient s’occuper pleinement des problèmes de santé publique dans la Région, par exemple les risques sanitaires – tels que la réémergence du syndrome respiratoire aigu sévère, une pandémie de grippe ou la présence de zoonoses (nouvelles et récurrentes) – et la poursuite des consultations sur la révision du Règlement sanitaire international. Le Bureau a aussi noté qu’il fallait améliorer l’interaction avec les autorités chargées de la surveillance des maladies animales afin d’accorder une priorité accrue à la surveillance en tant qu’activité déterminante pour la protection de la santé humaine. Le Bureau a également considéré la mobilisation des ressources comme un domaine préoccupant en raison d’une capacité 3
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insuffisante et d’une répartition mal définie des responsabilités. Le manque de fonds pouvait entraîner une application inadéquate des fonctions de base. On a noté des carences au niveau de la planification et de la surveillance des programmes et d’autres efforts s’imposent pour utiliser pleinement le système informatisé de gestion des activités comme instrument de surveillance technique.
Bureaux de pays et programmes 20. Programme africain de lutte contre l’onchocercose. Le Bureau a défini les risques résiduels découlant des contrôles insuffisants dans certains domaines. Plus particulièrement, il a relevé des carences en matière de contrôle dans des domaines tels que la comptabilité et la notification entre les bureaux, le financement des projets et les virements de caisse, la présentation des comptes d’avance et leur vérification, le matériel durable et les communications internes. La vérification a également prévu deux visites concernant des projets financés par le Programme qui ont fait l’objet de recommandations visant à renforcer la transparence. 21. Bureau du représentant de l’OMS à Kinshasa. La vérification a visé à assurer la gestion satisfaisante d’un virement de US $12 millions du bureau de Kinshasa à ses 13 bureaux de terrain pour l’éradication de la poliomyélite, la vaccination et les activités de surveillance de cette maladie au cours de l’exercice 2002-2003. Le travail de vérification a porté sur le rapprochement des données comptables du Bureau régional de l’Afrique, du bureau de Kinshasa et des bureaux de terrain et a déterminé que la réception des fonds par les bureaux de terrain pouvait être établie. Toutefois, à partir de ce point-là, l’obligation de rendre des comptes n’était pas toujours assurée. La vérification a conclu que les carences en matière de comptabilité dans l’application des journées nationales de vaccination – par exemple le manque de clarté dans la répartition des responsabilités, l’absence d’une division efficace des tâches et la documentation inadéquate sur les dépenses – avaient nui à une véritable obligation de rendre des comptes concernant ces dépenses. Néanmoins, les activités concernant l’éradication de la poliomyélite dans le pays avaient pu être menées à bien de manière efficace et aucun cas confirmé n’a été signalé par le système de surveillance depuis 2000.
Siège 22. Département Santé mentale et toxicomanies. La vérification a conclu que les contrôles du Département étaient adéquats et permettaient de se faire une idée raisonnable du succès pour atteindre les objectifs définis dans le plan de travail. Toutefois, une meilleure précision de la politique et des procédures gestionnaires permettrait de renforcer le rôle du Département dans l’application des activités de pays. En outre, un lien clair doit être établi entre les objectifs du Département et les activités mentionnées dans le plan de travail, et davantage de ressources financières doivent être attirées pour financer et élargir les activités. 23. Accord de services techniques entre l’OMS et le Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme. La vérification a examiné la fourniture de services techniques par l’OMS au Fonds dans le cadre de l’Accord de services techniques. L’Accord est considéré par certains comme un arrangement restrictif qui entrave l’efficience et l’efficacité du Fonds. Parallèlement, l’OMS est critiquée parce qu’elle n’assurerait pas la surveillance voulue pour garantir que le Fonds respecte les contrôles et les procédures nécessaires. Afin d’atténuer les effets indésirables de la situation actuelle, des mesures doivent être prises pour que l’OMS facilite les activités du Fonds tout en veillant à la responsabilité et à la transparence. 24. Services généraux et contrats d’entretien au Siège. La vérification a permis de déterminer que les procédures et les contrôles pour les contrats concernant des services au Siège fonctionnaient
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généralement de manière satisfaisante. On a toutefois noté que certaines procédures liées au Comité d’examen des contrats et à l’exécution des contrats pouvaient être renforcées.
SURVEILLANCE 25. Le Bureau a consacré une large part de ses activités à des recherches sur des fraudes et des irrégularités. En 2003, 30 % environ du temps du personnel a été consacré à des enquêtes menées dans différents bureaux de pays et au Siège. En raison de la nature de ce travail, les produits des enquêtes doivent satisfaire à certaines exigences pour veiller à ne pas porter préjudice au résultat final de l’opération. 26. Le travail de surveillance en 2003 a révélé que, dans plusieurs cas, un environnement de contrôle satisfaisant faisait défaut dans certains bureaux et qu’un contrôle efficace n’était pas toujours exercé par les responsables. L’Organisation devrait manifestement encourager la prise rapide de mesures disciplinaires en cas de faute possible du personnel. 27. Un bureau de représentant de l’OMS. Un membre du personnel se serait entendu avec des employés d’un fournisseur de carburant pour obtenir des coupons de carburant hors taxes et les revendre au prix du marché, taxes comprises. Un deuxième membre du personnel aurait présenté des fausses factures de carburant et de fournitures de bureau et imité des signatures afin d’encaisser des chèques de l’OMS. Le montant, évalué à US $125 000, a en grande partie été récupéré grâce à l’assurance. Les contrats des deux membres du personnel concernés sont arrivés à échéance à fin 2002, avant que la fraude ne soit découverte. Un des intéressés est en détention préventive ; l’autre n’a pas été retrouvé par la police. 28. Un bureau de représentant de l’OMS. Deux membres du personnel qui détenaient séparément les clés d’un coffre à deux clés ont tous deux confié leur clé à un troisième membre du personnel lors de leur absence en mission à fin 2002. Les clés ont été déposées ensemble dans un tiroir non verrouillé et ont apparemment été utilisées pour ouvrir le coffre et subtiliser US $17 000. Une empreinte digitale semblait indiquer qu’un garde avait accédé au coffre et, tout en niant les faits, celui-ci a néanmoins démissionné. Les autres membres du personnel concernés ont été réprimandés. 29. Un bureau de représentant de l’OMS. En 2002 et au début de 2003, cinq membres du personnel administratif auraient acheté des fournitures de bureau sans l’appel d’offres prévu ; ils auraient aussi effectué des versements au titre de subventions à des dépenses locales fictives, n’auraient pas appliqué des procédures prévues pour les achats de divers articles locaux et, dans un cas, se seraient rendus dans leur pays d’origine pour une prétendue formation qui n’a pas eu lieu. Une procédure disciplinaire est en cours. 30. Un bureau de représentant de l’OMS. Vingt-sept membres du personnel ont soumis des demandes de remboursement à l’assurance-maladie avec des reçus qui auraient été faux ou gonflés en 2002 et 2003. La valeur totale des demandes de remboursement s’établit à US $65 000. Une procédure disciplinaire est en cours. 31. Un bureau lié à l’OMS. Au milieu de 2002, des chèques d’un montant total de US $233 000 destinés à des activités programmatiques ont été déposés dans le compte en banque personnel d’un membre du personnel. Celui-ci prétend que les fonds ont été utilisés pour des activités du programme, mais aucun document n’a été fourni à l’appui de cette affirmation. Une procédure disciplinaire est en cours et une demande a été soumise à l’assurance pour récupérer le montant perdu. 5
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32. Siège. Un membre du personnel a soumis une facture d’une agence de voyage qui serait fausse d’un montant de US $4800 en prétendant avoir acheté des billets d’avion pour un congé dans les foyers. Les billets d’avion ont en fait été délivrés gratuitement à l’intéressé au titre du plan de fidélité de la compagnie aérienne. Un examen disciplinaire est en cours.
VERIFICATION DE L’ONUSIDA 33. En 2003, en sa qualité de vérificateur intérieur de l’ONUSIDA, le Bureau a procédé à une vérification de l’informatique au Secrétariat de l’ONUSIDA, à Genève. Les résultats de la vérification ainsi que les recommandations ont été communiqués au Directeur exécutif du Programme.
SUIVI ET APPLICATION 34. Le Bureau contrôle la mise en oeuvre de toutes ses recommandations et en vérifie l’application au cours de visites de contrôle. Les recommandations faites ont été bien acceptées par la direction et le Bureau est généralement satisfait de la manière dont étaient reçues en général ses principales recommandations. L’annexe au présent document fait le point sur les rapports publiés en 2003 et contient des observations relatives à la clôture des rapports publiés précédemment. 35. Tous les rapports publiés précédemment et les années précédentes ont été clos, sauf les rapports mentionnés plus bas. Dans certains de ces domaines, les sujets sont complexes et les efforts consentis pour appliquer les recommandations peuvent prendre du temps. Il reste que les recommandations n’ont pas été entièrement appliquées et la vérification n’est donc pas close. 36. Achat de produits pharmaceutiques. Le rapport de vérification soumis en mai 2001 au Groupe Administration a évoqué la nécessité de renforcer au Siège l’assurance de la qualité et le système d’épreuve, ainsi que les procédures d’établissement de contrats pour l’achat de médicaments. On a également souligné la nécessité d’établir une liste de médicaments essentiels aux fins des achats par l’OMS, sur la base de la liste modèle OMS des médicaments essentiels. Une réponse reçue récemment est en cours d’évaluation. 37. Centre OMS pour le développement sanitaire à Kobe (Japon). Le rapport de vérification soumis au Directeur général en juillet 2001 recommandait que le lien entre le Centre et le Siège soit clarifié. La situation au moment de la vérification découlait principalement de l’interprétation que faisait le Centre de ses obligations en matière de notification et de son statut concernant le lien opérationnel avec le Siège ; il s’agissait notamment de questions concernant l’autorité, la procédure, l’information et la communication. Aucune réponse n’a été reçue, mais le Bureau sait que de nouveaux dispositifs ont été mis en place à la suite de l’entrée en fonction d’un nouveau directeur du Centre fin 2003. Une vérification de suivi est en cours. 38. Accords extrabudgétaires avec des partenaires au Bureau régional des Amériques/OPS. Le rapport de vérification soumis en août 2002 au Directeur régional pour les Amériques contenait plusieurs recommandations qui ont en grande partie été suivies. Le Bureau régional/OPS ajuste les dispositions prises avec une fondation publique sans but lucratif pour assurer qu’il entretient avec elle un lien approprié conforme aux restrictions juridiques du gouvernement du pays hôte.
MESURES A PRENDRE PAR L’ASSEMBLEE DE LA SANTE 39. 6
L’Assemblée de la Santé est invitée à prendre note du rapport.
ANNEXE RAPPORTS D’AUDIT 2003 ET ETAT D’AVANCEMENT Date de clôture de l’audit 13 mars 2003
Bureau/objet
Date du rapport
Observations
Auto-évaluation en matière de contrôles au Bureau régional de l’Asie du Sud-Est Services généraux et contrats d’entretien au Siège Bureau régional de l’Asie du Sud-Est Département Santé mentale et toxicomanies Cartes de crédit de l’OMS au Siège Enquête dans un bureau de représentant de l’OMS Enquête dans un bureau de représentant de l’OMS
13 mars 2003
1er mai 2003 9 mai 2003 9 mai 2003 15 mai 2003 20 mai 2003 6 juin 2003
9 janvier 2004 4 novembre 2003 6 novembre 2003 12 mars 2004 En cours 26 décembre 2003 Les membres du personnel concernés ont été réprimandés.
Programme africain de lutte contre l’onchocercose Accord de services techniques entre l’OMS et le Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme Enquête dans un bureau de représentant de l’OMS Informatique au Secrétariat de l’ONUSIDA à Genève 7
16 juin 2003 9 juillet 2003
12 février 2004
5 août 2003 20 août 2003
En cours A57/19
8 Bureau/objet Date du rapport Date de clôture de l’audit 3 novembre 2003 Observations Bureau régional de l’Europe, Division de l’Appui technique – 2, Centre européen pour l’Environnement et la Santé Auto-évaluation en matière de contrôles au Centre international de Lutte contre le Cancer Bureau régional de l’Afrique 20 août 2003 22 septembre 2003 22 septembre 2003 23 octobre 2003 Avant de donner sa réponse formelle, le Bureau régional de l’Afrique a révisé et clarifié ses délégations d’autorité et renforcé le système des comptes d’avance. Une étude a également été demandée pour réexaminer la fourniture de services budgétaires et financiers concernant la Région. En cours
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= Enquête dans un bureau lié à l’OMS 27 octobre 2003 31 octobre 2003 25 novembre 2003 16 décembre 2003 17 février 2004 En cours En cours
= Bureau du représentant de l’OMS à Kinshasa Enquête au Siège Enquête dans un bureau de représentant de l’OMS Bureau régional de la Méditerranée orientale
=
Annexe