Европейский региональный комитет, Шестьдесят шестая сессия: Копенгаген, 12–15 сентября 2016 г.: подотчетность и соблюдение процедур в Европейском региональном бюро ВОЗ

Рабочий документ ЕВРОПЕЙСКИЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ, ШЕСТЬДЕСЯТ ШЕСТАЯ СЕССИЯ Копенгаген, Дания, 12–15 сентября 2016 г. Подотчетность и соблюдение процедур в Европейском региональном бюро ВОЗ © W H O ВСЕМИРНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ • ЕВРОПЕЙСКОЕ РЕГИОНАЛЬНОЕ БЮРО UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Copenhagen Ø, Denmark Телефон: +45 45 33 70 00 Факс: +45 45 33 70 01 Электронная почта: eugovernance@who.int Веб-сайт: http://www.euro.who.int/ru/about-us/governance Европейский региональный комитет ВОЗ EUR/RC66/24 Шестьдесят шестая сессия Копенгаген, Дания 12–15 сентября 2016 г. 1 августа 2016 г. 160565 Пункт 5(m) предварительной повестки дня: ОРИГИНАЛ: АНГЛИЙСКИЙ Подотчетность и соблюдение процедур в Европейском региональном бюро ВОЗ В настоящем отчете приводится информация о механизмах внутреннего контроля, процедурах внешнего и внутреннего аудита, а также механизмах соблюдения процедур и контроля риска, существующих в Европейском региональном бюро ВОЗ. EUR/RC66/24 стр. 2 Общие сведения 1. Европейское региональное бюро ВОЗ стремится обеспечить максимально полное соблюдение правил и процедур Организации в региональном, страновых и географически удаленных офисах. 2. На своей специальной сессии, посвященной реформе ВОЗ, в ноябре 2011 г. Исполнительный комитет рекомендовал укрепить систему внутреннего контроля Организации, обеспечив ее привязку к ролям и сферам ответственности персонала, с плановым мониторингом выполнения должностных обязанностей и управленческих действий в случае несоблюдения требований и процедур. Аналогичные рекомендации поступили и от Объединенной инспекционной группы ООН. 3. В ноябре 2013 г. была представлена пересмотренная и доработанная система внутреннего контроля ВОЗ1, которая дала возможность усилить внутренний контроль перед лицом угроз для мандата Организации и выполнения ее задач. ВОЗ рассматривает внутренний контроль как процесс, который призван дать руководству Организации разумные гарантии относительно выполнения задач, связанных с основными функциями, отчетностью и соблюдением процедур. 4. Система внутреннего контроля в Региональном бюро состоит из трех "линий обороны": (а) оперативное руководство; (б) функции по предоставлению рекомендаций относительно контроля и выявленных проблем; (в) внутренний аудит. 5. Функции по обеспечению соблюдения процедур – неотъемлемая часть второй "линии обороны". Укрепление внутреннего контроля и подотчетности 6. Европейское региональное бюро со всей серьезностью подходит к применению механизма внутреннего контроля. Ниже приводятся уже задействованные для этого меры. (а) Впервые вышеупомянутая вторая линия была внедрена в 2011 г., при создании группы по контролю за соблюдением процедур, отвечающей за соблюдение финансовых процедур и проведение ретроспективных оценок для руководства. Также группа проводит обучение и консультирование сотрудников по вопросам финансового и административного характера. (б) Существует требование о подтверждении возврата средств по авансовому счету от всех страновых офисов, включая ежемесячный анализ прихода и расхода средств, а также о выверке банковских счетов и наличных средств. 1 Internal control framework. Женева: World Health Organization, 2013 (http://www.who.int/about/ who_reform/who-internal-control-framework.pdf, accessed on 25 July 2016). EUR/RC66/24 стр. 3 (в) Введены проверки на предмет соблюдения процедур для внештатных контрактов. (г) Регулярно составляются подробные управленческие отчеты и создаются индикаторы по соблюдению финансовых процедур, и вместе эти инструменты охватывают сферы финансов, кадровых ресурсов, реализации программ и закупок. (д) Для детального рассмотрения управленческих отчетов и изучения индикаторов по соблюдению финансовых процедур, а также планирования дальнейших шагов, была учреждена административная группа, состоящая из директоров и других высокопоставленных сотрудников. (е) Пять раз в год на рассмотрение Постоянного комитета Регионального комитета предоставляются детальные надзорные доклады, и при этом с государствами-членами обсуждаются основные вопросы. (ж) Была разработана "матрица сфер ответственности", которая четко определяет разделение задач и распределение соответствующих обязанностей между Региональным бюро и страновыми офисами и географически удаленными офисами. Обеспечение гарантий относительно внутреннего контроля для Европейского регионального бюро 7. Региональное бюро применяет следующие механизмы для оценки общей эффективности Системы внутреннего контроля: (а) оценка, проводимая самим руководителем 2, при которой все руководители, наделенные полномочиями, заполняют контрольный перечень для самооценки, была внедрена Региональным бюро в 2015 г. и используется при составлении ежегодных писем-представлений; (б) ежегодные письма-представления от Регионального директора Генеральному директору, с гарантиями о действии внутреннего контроля в рамках управленческой ответственности Регионального директора (внедрены в 2012 г.); (в) внутренний аудит; (г) внешний аудит. 2 После агрегации данных, на основании проведения самооценок руководителей в 2015 г. был сделан следующий вывод: уровень осведомленности о внутреннем контроле достаточно высок, и по шкале от 1 до 4 показатель оценочного контроля равен 3,68, а показатель функционального контроля – 3,78. Показатель оценочного контроля используется для оценки и мониторинга общего состояния внутреннего контроля в бюджетном центре, будь то отдел или страновой офис. Показатель функционального контроля используется для оценки и мониторинга состояния внутреннего контроля в бюджетном центре в ключевых функциональных областях, таких как планирование и формирование бюджета, кадровые ресурсы, безопасность, закупки, поездки, управление активами, бухгалтерская отчетность и управление финансовыми ресурсами. EUR/RC66/24 стр. 4 Внутренний аудит 8. При проведении внутреннего аудита применяется основанный на учете рисков подход с использованием матрицы контроля рисков, разработанной Бюро служб внутреннего контроля (БСВК) в штаб-квартире ВОЗ для выявления рисков в сфере управления и финансов. БСВК применяет стандартные методы аудита, включая комбинацию опросов для сотрудников, анкет для самооценки на предмет риска мошенничества, собеседования по телефону, анализ данных и проверку выполнения процедур для выборочных транзакций и соответствующей документации, в целях оценки ключевых рисков и оперативной эффективности мер по борьбе с ними. 9. За последние 4 года в Регионе было проведено 8 внутренних аудиторских проверок: семь проверок в страновых офисах – в Таджикистане (2012 г.), Турции (2012 г.), Беларуси (2013 г.), Республике Молдова (2013 г.), Туркменистане (2013 г.), Узбекистане (2013 г.) и Черногории (2014 г.), а также проверка в Региональном бюро (2014 г.). 10. Итоги 8 внутренних аудиторских проверок показали, что все процессы контроля риска и общего контроля в сфере управления и финансов осуществляются частично удовлетворительно в трех страновых офисах и удовлетворительно в четырех. В Региональном бюро в ходе аудита 2014 г. эти процессы были оценены как удовлетворительные. 11. Внутренние аудиторские проверки выявили ряд ключевых системных проблем, для устранения которых были предприняты немедленные шаги. Аналогичные проблемы были выявлены и при оценках соблюдения процедур, проведенных группой по контролю за соблюдением процедур. Ключевые системные проблемы сконцентрированы в сферах закупки услуг, информационных технологий, найма персонала для проектов в страновых офисах, а также касаются материальных активов. 12. Все полученные при предыдущих проверках рекомендации были оперативно выполнены. Цель здесь заключается в том, чтобы принимать меры для устранения любых проблем, обнаруженных при оценках, максимум в течение двух лет. Пока что данная цель еще не выполнена в полной мере. Основные проблемы и предпринятые в связи с ними меры представлены в табл. 1. Таблица 1. Меры, предпринятые по итогам внутренних аудиторских проверок Проблемы Принятые меры Отсутствие конкурсной основы при приобретении услуг • введены предварительные и апостериорные проверки группой по контролю за соблюдением процедур Нет экстернализации резервных файлов • созданы и внедряются процедуры • в процессе выполнения Проблемы с подключением к интернету • систематическая оценка • рекомендации относительно статуса и оптимизации EUR/RC66/24 стр. 5 Нарушения при найме персонала для проектов в страновых офисах • созданы инструкции • введена процедура одобрения Региональным бюро 13. Аудиторская проверка Регионального бюро также позволила определить ряд передовых подходов, которые могут быть взяты на вооружение и другими региональными бюро ВОЗ. В частности, это: (а) месячные отчеты Комитета исполнительного руководства о результатах, бюджете, ресурсах, финансировании фонда зарплаты, управлении грантами и контроле за соблюдением процедур; (б) такой полезный канал обратной связи, как система коммуникации с координатором в каждом техническом отделе и страновом офисе, с проведением регулярных совещаний для обсуждения положительных аспектов финансирования, соблюдения процедур и закупок. Внешний аудит 14. Согласно резолюции WHA64.23, принятой на Шестьдесят четвертой сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения, в качестве внешнего аудитора для ВОЗ на финансовый период с 2012 по 2015 гг. была назначена Комиссия по аудиту Республики Филиппины. Задача аудита заключалась в том, чтобы предоставить государствам-членам независимые гарантии, повысить прозрачность и подотчетность Организации и оказать содействие в выполнении целей работы Организации посредством проведения независимой проверки. 15. В течение финансового периода 2012–2015 гг. в Регионе были проведены две внешние аудиторские проверки: в страновом офисе в Турции (2013 г.) и в Региональном бюро (2013 г.). 16. В ходе внешнего аудита особое внимание было направлено на процессы и транзакции, связанные с наличными средствами, прямым финансовым вкладом (DFC), закупками товаров и услуг, управлением активами, поездками и управлением программами. В ходе оценки проводились процедуры по определению степени зависимости от внутренних мер контроля. 17. Как и при внутреннем аудите, независимые аудиторские проверки не выявили значительных нарушений правил внутреннего контроля. Был сформулирован ряд рекомендаций. Основные проблемы и предпринятые в связи с ними меры представлены в табл. 2. EUR/RC66/24 стр. 6 Таблица 2. Меры, предпринятые по итогам внешних аудиторских проверок Проблемы Принятые меры Управление материальными активами • созданы новые инструкции • проведены комплексные проверки Отбор поставщиков для товаров и услуг • усилен внутренний контроль • на глобальном уровне принята и в настоящее время внедряется на практике новая стратегия закупок Большое число незапланированных или срочных поездок • ужесточена политика в отношении поездок Текущая ситуация 18. Стремясь далее улучшить соблюдение процедур, Региональное бюро приняло несколько дополнительных инициатив по усилению внутреннего контроля: (а) разработаны ключевые показатели деятельности (KPI), которые устанавливают целевые ориентиры для соблюдения процедур, и оценка работы высшего руководства и глав страновых офисов связана с выполнением этих целевых ориентиров (данная инициатива будет апробирована в 2016 г. и в полной мере внедрена в 2017 г.); (б) разработана и внедряется новая матрица сфер ответственности для Регионального бюро и страновых офисов; (в) в ряде страновых офисов укрепляется административный потенциал; (г) отдел закупок передал отделу кадровых ресурсов обязанность по оценке и утверждению внештатных контрактов, в целях повышения эффективности контроля; (д) в интересах большей гласности информация о тендерах публикуется в интернете, согласно новой стратегии ВОЗ в отношении закупок; (е) ведется работа над созданием "реестра рисков" совместно с Бюро по соблюдению требований, управлению рисками и этике (CRE) в штаб- квартире ВОЗ. = = =