Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies, Manila, Philippines, 15-17 November 2011 : report

WPDSE1206256‐ESR  Report series number:  RS/2011/GE/68(PHL) 

 

 

 

English only 

  REPORT      WORKSHOP ON RISK COMMUNICATIONS   FOR PUBLIC HEALTH EMERGENCIES   

 

  Manila, Philippines  15–17 November 2011    Convened by:  WORLD HEALTH ORGANIZATION  REGIONAL OFFICE FOR THE WESTERN PACIFIC      Not for sale  Printed and distributed by:  World Health Organization  Regional Office for the Western Pacific  Manila, Philippines    May 2012 

    NOTE      The views expressed in this report are those of the participants and consultants in  the Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies and do not  necessarily reflect the policies of the Organization. 

      This  report  has  been  prepared  by  the  World  Health  Organization  Regional  Office  for  the  Western  Pacific  for  the  participants  of  the  Workshop  on  Risk  Communications  for  Public  Health  Emergencies,  which  was  held  in  Manila,  Philippines  from   15 to 17 November 2011.  

CONTENTS 1. INTRODUCTION ………………………………………………………………. 1.1   Objectives  ……………………………………………………………………………………….………  1.2   Organization of the workshop  ………………………………………………….…….……….  1.3   Opening remarks  ……………………………………………………………………….….………..  2. PROCEEDINGS ……………………………………………………………….. 2.1  SESSION 1:   Setting the context for the health emergency   communications  ……………………………………………………….………..  2.1.1  Asia Pacific Strategy for Emerging Diseases (2010)  ………….….……….  2.1.2   Key principles on communications in a health emergency  ….….……  2.1.3  Discussion  ……………………………………………………………………………..…….  2.2  SESSION 2:   Poster presentations on distilling lessons from   Pandemic (H1N1) 2009  ……………………………………………….……..  2.2.1  2.2.2  2.2.3  2.2.4  Group 1:  Group 2:  Group 3:  Group 4:  Cambodia, Hong Kong (China), Indonesia   and Malaysia  ……………………………………………………….……  China, Fiji, Papua New Guinea and Singapore  …….…….  Brunei Darussalam, Republic of Korea   and Viet Nam  ……………………………………………………….…..  The Lao People's Democratic Republic, Mongolia,   New Zealand and the Philippines  ……………………….…….  1 1  2  2  4 4  4  4  5  6  7  8  9  10  11  11  12  13  13  16  17  17  18  18  20  20  21  21  22  23 

2.3  SESSION 3:  2.3.1  2.3.2  2.3.3  2.3.4 

Synthesizing our risk communications experience from   Pandemic (H1N1) 2009  ……………………………………………..………. 

Overview of the Pandemic (H1N1) 2009 Medial Project  ………………  Summary of the country reports on Pandemic (H1N1) 2009   Media Project  ……………………………………………………………………………..  Global lessons on risk communications  ………………………………..……..  Panel discussion: key lessons and gaps in health emergency  communications  ……………………………………………….…………………..…….  Communicating risks in a health emergency –   scenario‐based exercise  ………………………………………….…….…… 

2.4  SESSION 4:  2.4.1  2.4.2  2.4.3  2.4.4 

Group 1:  Dapdap Group  ……………………………………………..……………  Group 2:  Panda Group  ……………………………………………….….…………  Group 3:  Iceland Group  ……………………………………………….….……….  Panel discussion – reinforcing principles of risk communications   in public health emergencies  …………………………………...…….………..  Harnessing risk communications capacity in the Region  …... 

2.5  SESSION 5:  2.5.1  2.5.2  2.5.3  2.5.4  2.5.5 

ASEAN Risk Communications Strategy  ………………………………………...  APSED (2010): Emergency Operation Centre (EOC)  …………..…….…..  Risk assessment capacity  ………………………………………………….………….  APSED (2010) workplan for risk communications  ……………….………..  Discussion: Towards complementation  ……………………………….………. 

2.6  SESSION 6: 

APSED (2010) risk communications workplan   development  ………………………………………………………...……………  Summary of agreements  …………………………..  Summary of agreements  …………………………..  Summary of agreements  ………………………….. 

24  24  25  25  26  26  26  27  27  28  29  30  30  31  32 32  33 

2.6.1  Group 1 (Dapdap):  2.6.2  Group 2 (Panda):  2.6.3   Group 3 (Iceland):  2.7  SESSION 7:  2.7.1  2.7.2  2.7.3  2.7.4  2.7.5  2.7.6 

Strengthening partnerships and capacity development   for risk communications  ………………………………………..….…….. 

Cambodia: APSED (2010) National Risk Communications   Workplan  ……………………………………………………...……………………..……  China: APSED (2010) National Risk Communications Workplan  ..  Hong Kong (China): APSED (2010) National Risk   Communications Workplan  …………………………………………….…………  The Lao People's Democratic Republic: APSED (2010)   National Risk Communications Workplan  ……………………….…………  Papua New Guinea: APSED (2010) National Risk Communications  Workplan  ………………………………………………………………………….………  Viet Nam: APSED (2010) National Risk Communications   Workplan  ………………………………………………………………………….………  Summary and agreements  …………………………………….………… 

2.8  SESSION 8:  2.8.1  2.8.2 

Highlights of the regional synthesis report on pandemic (H1N1) 2009   media messaging and reporting project  …………………………………...  Closing remarks  ……………………………………………………………………….. 

3. CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS ……………………………. 3.1  Conclusions  …………………………………………………………………………………………..  3.2  Recommendations  ………………………………………………………………………………..  ANNEXES: ANNEX 1  ANNEX 2  ANNEX 3A  ANNEX 3B  ANNEX 4  ANNEX 5A  ANNEX 5B  ANNEX 5C  ANNEX 6  :    Programme of Activities  …………………………………………………………..  :  List of Participants, Temporary Advisers, Observers   and Secretariat  …………………………………………………………………………  :    Guidelines for Poster Presentation  …………………………………………..  :    Facilitator's Guide for the Poster Presentation  ……………….………..  :  Facilitator's Guide: Panel Session – Key Lessons and Gaps   in Health Emergency Communications  ……………………………………..  :    Guidelines for the Scenario‐Based Exercise  ………………………………  :    Scenario‐Based Exercise – All Paper Injects  ………………………………  :    Scenario‐Based Exercise – Screen Injects  ………………………………….  :    APSED (2010) Workplan on Risk Communications  …………………… 

35  39  47  49  53  55  63  77  83 

  Keywords:    Communication/Emergencies/Disease outbreaks/Communicable disease control/  Pandemics/Risk Management/Disaster planning/Communicable diseases, Emerging diseases 

 

SUMMARY           About  50  participants  from  15  countries  and  areas  in  the  Asia  Pacific  region  attended  the  Workshop  on  Risk  Communications  for  Public  Health  Emergencies,  held  from   15  to  17  November  2011  in  Manila,  Philippines.  The  workshop,  organized  by  the   WHO  Western  Pacific  Regional  Office,  brought  together  communications  focal  points  from ministries of health, technical advisers and representatives of partner agencies.     The  workshop  provided  a  venue  to  share  and  reflect  on  national  and  regional  experiences  with  risk  communications  from  past  health  emergencies,  particularly  in  response  to  pandemic  (H1N1)  2009.  Discussions  during  the  workshop  highlighted  the  importance  of  distilling  lessons  and  sharing  best  practices  from  experiences  of  Member  States.     Building  on  lessons  learnt  from  pandemic  (H1N1)  2009,  participants  recognized  the  value  of  having  risk  communications  procedures,  protocols,  mechanisms  and  human  resources  in  place  and  functional  in  case  of  a  public  health  event.  Recent  outbreaks,  natural  disasters  and  food  safety  events  experienced  by  countries  and  areas  in  the  region  have  highlighted  the  need  for  ensuring  that  the  capacity  is  available  for  health  emergency communications.    The workshop consisted of technical presentations, poster sessions, panel discussions, a  scenario‐based  communications  exercise  and  group  planning.  The  scenario‐based  exercise  provided  a  strategic  opportunity  for  Member  States  to  gain  insight  into  the  challenges  of  ensuring  timely  and  transparent  communication  to  the  public  during  a  health emergency situation.     Agreement  and  support  were  obtained  to  implement  the  Asia  Pacific  Strategy  for  Emerging  Diseases  (APSED,  2010)  risk  communications  workplan  in  order  to  meet  the  core  capacity  requirements  of  Member  States  under  the  International  Health  Regulations  (IHR,  2005).  Participants  developed  country  workplans  in  line  with  the  regional framework, and agreed to institutionalize a functional mechanism, structure or  team for health emergency communications within the Ministry of Health.    Risk  communications  is  fundamental  in  managing  public  health  emergencies  and  in  ensuring  a  sense  of  trust  during  times  of  uncertainty.  Participants  made  a  commitment  to ensure sustainable health emergency communications capacity within the Ministry of  Health  and  requested  WHO  to  continue  to  provide  technical  support  to  countries  and  areas, in collaboration with other partners and stakeholders. 

1. INTRODUCTION          Public  health  emergencies  are  inevitable,  unpredictable  events  that  are  usually  characterized  by  uncertainty,  confusion  and  a  sense  of  urgency.  These  events  can  have  both  direct  and  indirect  social  and  economic  impacts  that  may  have  far  greater  implications  and  repercussions.  While  it  is  not  possible  to  prevent  health  emergencies,  their  adverse  direct  and  indirect  impacts  can  be  mitigated  through  effective  risk  communications.    Risk  communications  is  critically  important  in  managing  any  acute  public  health  event,  especially  in  the  early  stage  when  decisive  action  has  to  be  taken.  Effective  risk  communications  can  help  people  overcome  fear  and  anxiety,  make  informed  decisions  on how to protect themselves, and build or maintain their trust in health authorities.     Risk  communications  involves  the  proactive  exchange  and  evaluation  of  information  among stakeholders and the establishment of appropriate and effective communication  actions  and  responses.  The  objectives  are  to  build  public  trust,  to  enable  and  empower  populations  to  adopt  protective  measures,  to  reduce  confusion  and  to  facilitate  enhanced  surveillance.  Messaging  during  a  health  emergency  is  anchored  on  risk  assessment  results,  taking  into  consideration  the  level  of  uncertainty  and  insufficiency  of  information.  Risk  communications  during  a  health  emergency  comprises  the  initial  announcement and information dissemination through the mass media.       

1.1   OBJECTIVES  The objectives of the workshop were:  (1) to  share  and  reflect  on  national  and  regional  experiences  with  risk  communications  from  past  health  emergencies,  particularly  in  response  to  pandemic influenza A(H1N1) 2009;   to  distil  lessons  learnt,  identify  challenges  and  share  best  practices  on  risk  communications approaches from past health emergencies; and  to  develop  and  agree  on  workplans  for  national  and  regional  capacity  development on risk communications in line with the Asia Pacific Strategy for  Emerging  Diseases  (APSED,  2010)  and  the  Association  of  Southeast  Asian  Nations (ASEAN) risk communications strategy. 

(2) (3)

‐ 2  ‐

1.2   ORGANIZATION OF THE WORKSHOP  The  Workshop  on  Risk  Communications  for  Public  Health  Emergencies  was  held  from   15 to 17 November 2011 in Manila, Philippines.     The  workshop,  organized  by  the  WHO  Regional  Office  for  the  Western  Pacific,  was  attended  by  about  50  participants,  technical  advisers  and  observers  from  15  countries  and  seven  partner  agencies.  Representatives  from  WHO  Headquarters,  the  South‐East  Asia Regional Office and country offices were also in attendance.    A  List  of  Participants  and  Programme  of  Activities  are  found  in  Annexes  1  and  2,  respectively.      

1.3 

OPENING REMARKS  Dr Takeshi Kasai, Director, Division of Health Security and Emergencies, WHO Regional Office for the Western Pacific

  Dr  Takeshi  Kasai,  Director  of  the  Division  of  Health  Security  and  Emergencies  of  the  WHO  Regional  Office  for  the  Western  Pacific,  delivered  the  opening  remarks.  He  thanked  the  participants  for  their  involvement in the workshop,  and  highlighted  the  importance  of  the  discussions  and  outputs  to  be  generated  from  the  meeting.    Dr  Kasai  emphasized  that  countries  and  areas  in  the  Western  Pacific  Region  are  prone  to  emerging  diseases  and  public  health  emergencies,  and  as  these  threats  have  become  more  complicated,  the  role  of  health  emergency  communications  has  become  very crucial. It is imperative to better understand the pitfalls in communicating risks and  to  appreciate  the  communication  capacities  needed  as  part  of  the  health  emergency  action.    The  participants  were  encouraged  to  maximize  the  opportunity  to  discuss  capacity  issues  and  to  come  up  with  concrete  strategies  and  actions  in  line  with  APSED  (2010).  Since  the  challenges  are  huge,  collective  action  can  be  more  effective  and  efficient  through closer coordination and by combining expertise and resources. 

‐ 3  ‐

Dr  Kasai  also  acknowledged  the  complementary  efforts  of  partners  and  stakeholders  in  the  field  of  risk  communications,  and  assured  them  of  WHO’s  continuous  collaboration  and  partnership.  He  encouraged  them  to  continue  to  work  together  to  better  coordinate and maximize resources.     Dr  Kasai  stressed  that  communication  gives  a  human  face  to  the  public  health  mission  and  motivated  the  participants  to  work  towards  having  the  best  tools  and  capacities  in  risk communications.   

‐ 4  ‐

2. PROCEEDINGS    

2.1    2.1.1

SESSION 1: SETTING THE CONTEXT FOR HEALTH EMERGENCY   COMMUNICATIONS  Asia Pacific Strategy for Emerging Diseases (2010) Dr Chin Kei Lee, Team Leader, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

When  APSED  was  developed  in  2005,  it  was  designed  to  meet  the  challenges  of  emerging  diseases  that  pose  serious  threats  to  regional  and  global  health  security.  Its  implementation  strengthened  national  core  capacities  and  demonstrated  the  value  of  sharing  a  common  framework  among  countries  in  line  with  the  International  Health  Regulations  (IHR,  2005),  as  well  as  for pandemic preparedness.     The APSED approach has been proven to be  effective,  and  in  order  to  sustain  momentum  for  regional  health  security,  Member  States  agreed  to  develop  an  updated  strategy  for  implementation  for  another  five  years.  Accordingly,  APSED  (2010)  was designed to address existing gaps and to guide efforts in the prevention and control  of  emerging  diseases  and  other  public  health  emergencies.  APSED  (2010)  builds  on  the  achievement  of  the  original  APSED,  while  recognizing  variations  in  existing  capacity.  It  also  widens  its  scope  to  include  other  acute  public  health  threats  (e.g.  food  safety  and  health threats due to natural disasters).    As with the previous strategy, the revised APSED (2010) includes risk communications as  one  of  the  key  focus  areas.  Although  this  focus  area  has  three  components,  health  emergency communications is the priority for capacity development.      2.1.2 Ms Asiya Odugleh-Kolev, Technical Officer, WHO Headquarters

Key principles of communications in a health emergency

Public  health  emergencies  are  generally  high‐profile  events.  As  such,  the  demand  for  information  from  the  public  and  media  during  a  health  emergency  is  likely  to  exceed  normal  dissemination  capacities.  While  many  aspects  will  be  similar  to  routine  communications,  and  will  build  on  existing  systems  and  approaches,  health  emergency  communications  pose  unique  challenges,  particularly  in  terms  of  transmission,  speed  and efficacy of message.  

‐ 5  ‐

A  combination  of  factors  makes  communication  in  emergencies  different:  fear  and  anxiety is high; there is very limited information; and action needs to be taken quickly.    Thus,  the  key  objectives  of  health  emergency  communications  are  to  build  trust,  to  enable  and  empower  populations  to  adopt  protective  measures,  to  reduce  confusion  and  to  facilitate  enhanced surveillance.    Although  health  emergency  communications  is  very  different  than  routine  communications,  the  underlying  standards  of  practice  are  the  same:  methodology  is  needed;  communication  must  be  built  on  evidence  and  good  practice,  drawing  upon  existing  models,  theories  and  frameworks;  and  it  must  be  applied  within  existing health systems, infrastructure, public health strategies, policies and guidelines.     The  key  principles  in  health  emergency  communications  that  should  be  practised  by  organizations  and  response  agencies,  technical  teams  and  individuals  are  building  trust,  announcing early, transparency, understanding the public and planning.      2.1.3 Discussion

The  current  definition  of  risk  communications  under  APSED  (2010)  –  where  it  defines  how  health  emergency  communications,  operational  communications  and  behaviour  change  communication  fit  together  and  complement  each  other  –  is  very  constructive  as  it  shows  the  inherent  values  of  each  component  in  the  context  of  public  health.  It  also clarifies the differences as well as the interface among these different components,  and  what  capacity  gaps  currently  exist.  Participants  expressed  appreciation  of  the  inclusivity of the APSED (2010) risk communications components.    One  of  the  crucial  elements  of  health  emergency  communications  is  the  first  announcement, as people need reassurance in times of uncertainty. With more sources  of  information  available,  including  traditional  and  social  media,  it  becomes  more  complicated  to  leave  a  communication  vacuum  in  times  of  a  health  emergency,  as  people  will  fill  the  vacuum  through  various  channels.  Another  important  element  is  transparency,  as  the  public  needs  to  feel  that  the  government  is  open  to  sharing  information.     When  there  is  no  public  health  emergency,  it  is  imperative  to  reflect  on  important  lessons  learnt  and  build  on  preparedness  efforts.  This  is  also  the  time  to  focus  on  and  better  understand  approaches  for  behaviour  change  communications.  The  private  sector  is  a  good  source  for  learning  how  to  improve  behaviour  change  communication  approaches,  as  they  are  able  to  connect  effectively  to  the  emotions  of  the  public.  Knowing  the  perceptions  and  belief  systems  of  the  public,  and  conducting  an  assessment  of  the  communication  approaches  are  important  strategies  in  improving  future strategies. 

‐ 6  ‐

Based  on  previous  country  experiences,  strengthening  operational  communication  as  well  as  behaviour  change  communication  approaches  is  key  to  ensuring  that  the  communication response in a public health emergency is more efficient, and tools are in  place to generate greater impact for the intended audience.     

2.2 

SESSION 2: POSTER PRESENTATIONS ON DISTILLING LESSONS FROM  PANDEMIC (H1N1) 2009 

In  order  to  capture  succinctly  the  risk  communications  challenges,  lessons  learnt  and  best practices from pandemic (H1N1) 2009, a poster presentation was  organized during  the  workshop.  Through  the  posters,  Member  States  described  their  experiences  with  a  pandemic  that  threatened  the  health  of  people  all  around  the  world,  causing  much  anxiety and having far‐reaching health, social and economic impacts.    Weeks  before  the  workshop,  participants  were  given  guidelines  on  how  to  prepare  the  posters,  what  would  be  the  focus  and  content  areas,  as  well  as  some  presentation  requirements (see Annex 3 for the Guidelines for Poster Presentation). 

‐ 7  ‐

During  the  session,  participants  were  divided  into  four  smaller  groups  to  present  their  posters. Each group was asked to:     review  how  the  pandemic  (H1N1)  2009  event  occurred  and  progressed  in  the  countries  and  areas  of  the  Asia  Pacific  Region  and  identify  the  highlights  of  the  response  measures  that  were  implemented  on  health  emergency  communications;   describe  the  government's  health  emergency  communication  arrangement,  procedures and protocol;   highlight  the  methods  by  which  the  government  communicated  with  the  media  during  the  pandemic  and  any  change  in  approach  over  the  course  of  the  pandemic and understand what worked, what did not and why;   identify  key  achievements,  main  challenges  and  gaps  that  were  faced  related  to  health emergency communications and how the challenges were addressed; and   share  case  study  examples  of  either  good  or  poor  public  health  emergency  communications during the pandemic and some analysis of the outcomes.     After  the  poster  presentation  in  small  groups,  a  group  summary  was  shared  in  the  plenary  for  discussion  and  identification  of  achievements,  lessons  learnt  and  gaps  (see  Annex 4 for the Facilitators’ Guide and the Group Discussion Questions).      2.2.1 Group 1: Cambodia, Hong Kong (China), Indonesia and Malaysia

All  countries  and  areas  in  the  group  have  the  organizational  structure,  intra‐  and  inter‐agency  coordination  mechanisms,  collaboration  arrangements  with  regional  and  international  organizations  and  preparedness  plans  in  place  for  risk  communications,  with  technical  experts  responsible  for  its  implementation.  Although  two  of  the  countries  and  areas  have  government‐controlled  media,  the  main  communication  channel  of  the  countries  in  the  group  during  pandemic  (H1N1) 2009 was the media.     In  terms  of  achievements,  group  members  agreed  that  they  all  benefited  from  the  availability  of  preparedness  plans  that  they  used  during  the  response  to  the  pandemic.  This  enabled  them  to  convey  consistent  messages  to  internal  and  external  partners,  ensuring  that  the  same  message  went  out  to  all  stakeholders  and  the  public.  The  support  of  private  sector  (non‐media)  organizations  for  community  mobilization  was  also  appreciated  in  proactively  sharing  information  to  the  media  in  a  timely  manner.  In  all  countries  and  areas  in  the  group,  studies  carried  out  after  the  event  demonstrated  an increased public awareness on health issues, particularly on pandemic (H1N1) 2009. 

‐ 8  ‐

The  main  gaps  in  the  communications  strategies  that  were  acknowledged  by  the  participants  included  how  to  address  the  market‐driven  media,  how  to  sustain  post‐ event  communications,  insufficient  funding,  lack  of  information  and  no  structure  to  support communications.     For  future  action,  group  members  considered  identifying  alternative  communication  channels,  updating  their  communication  plans,  mobilizing  additional  resources,  putting  in  place  a  structure  and/or  system  to  carry  out  public  perception  assessments  (before,  during and after the events), and formalizing regional networks for communications.      2.2.2 Group 2: China, Fiji, Papua New Guinea and Singapore

Group  members  agreed  that  one  of  the  major  highlights  of  risk  communications  during  pandemic  (H1N1)  2009  was  having appropriate risk communications  strategies  for  the  different  phases  of  the  pandemic.  They  also  took  a  “whole  of  government  approach”  (both  for  technical  and  non‐technical  issues)  that  enabled  them  to  facilitate  public–  private  partnerships.  Their  transparent  information  sharing  made  these  countries  gain  public  trust  at  the  most  crucial time of the pandemic.    The  key  decisions  and  actions  that  the  countries  considered  as  their  achievements  during the pandemic were the capacity to provide appropriate information to the media  in  a  timely  manner  and  in  obtaining  feedback  through  various  sources.  Effective  public  communication  and  behaviour  change  campaigns  contributed  to  the  limited  number  of  cases  and  also  boosted  the  relationship  between  the  government  and  the  media  institutions.  Emergency  preparedness  plans  were  backed  up  with  legislation  and  political support.    The  group  identified  the  following  obstacles  in  doing  better  work  on  health  emergency  communications:  limited  resources,  inconsistent  and/or  contradictory  information,  incongruent  interest  between  the  experts  and  the  media,  lack  of  platforms  to  disseminate  messages  to  the  public  and  lack  of a  mechanism  for  better  management  of  timely, accurate and simple information.    To  better  prepare  for  future  health  emergencies,  members  of  the  group  agreed  on  the  following  action  points:  implement  the  APSED  (2010)  and  IHR  (2005)  strategy  for  risk  communications;  strengthen  the  capacity  of  Emergency  Operations  Centres  (EOCs);  agree  on  mechanisms  for  an  international  risk  communications  platform;  facilitate  sharing  of  surveillance  information;  and  strengthen  behavioural  change  communication  approaches. 

‐ 9  ‐

2.2.3 Group 3: Brunei Darussalam, Republic of Korea and Viet Nam   The  countries  in  this  group  had  varied  experiences  with  risk  communications  during  pandemic  (H1N1)  2009.  In Brunei Darussalam, the  pandemic  came  late  and  at  a  time  when  the  population  was  already  aware  of  the  disease  happening  in  many  parts  of  the  world.  In  the  Republic  of  Korea,  where  infection  and  death  rates  were  high,  the  Government  engaged  only  traditional,  privately  owned  media,  and  did  not  take  into  account online media. In Viet Nam, the early response structure paved the way for good  dissemination of information, supplemented with extensive and government‐controlled  press (including online media). The Government also used existing medical networks for  its risk communications.    The  following  decisions  and  actions  were  considered  by  the  group  to  be  achievements  during  the  pandemic:  (1)  close  media  and  government  relations  that  enhanced  cooperation  for  effective  public  health  messaging;  (2)  evaluation  of  public  trust  in  the  government’s  communications;  (3)  good  information  management  systems;  and   (4)  utilization  of  the  existing  health  communications  networks  at  all  levels  of  the  government.    Based on the group’s experience, two of the main gaps in risk communications were the  lack of media skills of the health professionals and the media’s limited understanding of  disease  outbreaks.  Limited  monitoring  and  evaluation  of  the  effectiveness  of  the  messages was also identified as a major gap.     In  countries  where  social  networks  are  widely  used  by  the  public,  failure  of  the  government  to  provide  timely  information  often  results  in  mistrust.  This  usually  happens  when  the  value  of  social  media  is  underestimated  and  the  focus  remains  on  traditional news media (e.g. newspapers, TV and radio).    Moving  forward,  the  following  key  actions  are  needed:  (1)  incorporating  social  media  into the health  emergency response system; (2) educating the public about response to  public  health  emergencies;  (3)  developing  a  system  to  monitor  and  evaluate  health  emergency  communication  responses  and  continuous  training;  and  (4)  conducting  simulations and exercises. 

‐ 10  ‐

  2.2.4 Group 4: The Lao People’s Democratic Republic, Mongolia, New Zealand and the Philippines During  the  height  of  pandemic  (H1N1)  2009,  governments  of  countries  in  this  group  were  taken  aback  by  the  intense  information  demands  of  the  media  on  issues  involving  public  health  emergencies.  The  pandemic  revealed  the  need  for  dedicated  communications  expertise  within  the  ministry  of health.     The  group  highlighted  the  importance  of  integrating  communications  into  planning  and  response  and  recognizing  communications  as  a  technical  expertise.  The  emergency  management  function  and  plan  were  developed and established during the pandemic.    The  group  considered  the  following  as  their  key  achievements:  (1)  coordination  and  cooperation across health and non‐health agencies; (2) consistency of messaging among  stakeholders;  (3)  openness  and  accessibility  of  the  governments  to  develop  trust;  and   (4) the ability to reach the isolated communities.    Amidst  the  achievements,  main  gaps  were  also  pointed  out:  lack  of  trained  and  dedicated  media  spokespersons;  limited  resources  to  deal  with  the  surge  capacity;  limited  capacity  to  manage  the  new  media;  and  lack  of  mechanisms  to  handle  cross‐ agency coordination arrangements from the beginning of the outbreak.    For  future  actions,  group  members  agreed  to  formalize  their  risk  communications  roles  in  the  context  of  APSED  (2010),  to  prioritize  regional  investment  in  country‐level  risk  communications  planning  and  capacity  development  (forums,  training  and  tools  development),  and  to  strengthen  cross‐government  coordination  for  health  emergency  communications.     

‐ 11  ‐

2.3 

SESSION 3: SYNTHESIZING OUR RISK COMMUNICATIONS  EXPERIENCE FROM PANDEMIC (H1N1) 2009 

This  session  aimed  to  synthesize  lessons  from  the  pandemic  experience.  It  was  conducted  using  a  combination  of  plenary  presentations  on  key  themes  and  panel  discussion with the technical advisers.       2.3.1 Overview of the Pandemic (H1N1) 2009 Media Project Ms Joy Rivaca Caminade, Technical Officer (Risk Communications), Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

In  2009–2010,  the  H1N1  pandemic  threatened  the  health of people all around the  world,  causing  much  anxiety  and  having  far‐reaching  health,  social  and  economic  impacts.  The  pandemic  spurred  extensive  public  health  activity  in all settings, including media‐ based  public  health  communications.     The  WHO  Regional  Office  for  the  Western  Pacific  invited   15  ministries  of  health  to  implement  a  project  to  assess  the  extent,  nature  and  success  of media messaging during pandemic (H1N1) 2009. The project involved a retrospective  review  of  all  ministry  of  health  and  WHO  press  statements  (e.g.  press  releases,  conferences  and  interviews)  as  well  as  sample  national  media  reports  (related  to  the  press  statements)  during  the  study  period  (25  April  2009–14  August  2010).  In‐depth  interviews with key stakeholders were also conducted.    The  project  was  expected  to  generate  the  following:  (1)  country‐specific  reports  on  media  messaging  and  reporting  during  the  H1N1  pandemic;  (2)  a  published  compilation  of  the  country‐specific  reports;  (3)  media  monitoring  tools  that  could  be  used  in  any  public  health  event;  and  (4)  a  regional  database/network  of  WHO,  ministry  of  health  and media agency health emergency communication focal points.    Preliminary  results  from  the  project  were  presented  in  the  workshop  for  initial  review  as well as for use as input in the succeeding discussions during the workshop. 

‐ 12  ‐

2.3.2

Summary of the country reports on Pandemic (H1N1) 2009 Media Project Mr Adam Craig, Consultant, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

All  countries  participating  in  the  project  noted  the  importance  of  clear  and  targeted  risk  communications  messaging  during  a  public  health  emergency.  Countries  used  a  combination  of  media‐based  crisis  communication  and  health  promotion  activities  to  meet  their  public  health  communication  objectives.  Media‐ based  emergency  communication  and  health  promotion  (before  and  during  an  event)  were  seen  as  complementary  and  necessary  components  of  a  comprehensive  risk  communications strategy.    During  the  pandemic,  the  number  of  press  releases  issued  by  countries  participating  in  the  in‐depth  analysis  ranged  from  10  to  145.  Similarly,  the  methods  that  ministries  of  health  and  WHO  used  to  disseminate  information  to  the  media  ranged  dramatically,  from  simply  issuing  written  press  statements  to  undertaking  a  combination  of  information  dissemination  methods  including  government‐initiated  media  interviews,  website updates and press conferences.     Analysis  indicated  that  the  two  most  common  content  areas  of  country‐issued  press  releases were epidemiological updates (56%; range: 15% to 93%) and information about  national  response  activities  (20%;  range:  10%  to  44%).  Releases  also  contained  behaviour  change  messages,  but  they  were  secondary  to  the  above‐noted  key  content  areas.  These  content  areas  likely  reflected  the  media  (and  public’s)  information  demands at the time.    Based  on  the  preliminary  report,  some  of  the  conclusions  from  the  study  were  as  follows:   Mass media communication is a key public health tool, not just a public relations  exercise.   Clear,  agreed  and  tested  internal  communication  mechanisms  enable  and  empower the media function of the ministry of health.   Media  spokespersons  and/or  units  need  to  be  a  central  part  of  emergency  response teams.   Government  messages  must  be  the  first,  must  be  correct,  must  be  credible  in  times of emergencies and must acknowledge uncertainties.   Fostering  trust  between  the  government  and  the  media  can  aid  clear  and  accurate reporting.   Emergency  situation  guidelines  for  the  media  may  assist  national  governments  in meeting their communication objectives. 

‐ 13  ‐

2.3.3

Global lessons on risk communications Mr Thomas Abraham, Journalism and Media Studies Centre, University of Hong Kong

Lessons  learnt  during  pandemic  (H1N1)  2009  on  risk  communications  can  be  summarized into three main areas:    (1)  The  public  and  public  health  sector  perceive  risks  very  differently  during  a  pandemic.  The  challenge  is  to  devise  a  way  to  use  communication  to  bridge  this  gap.    (2)  There  is  a  need  to  integrate  emergency  and  outbreak  communication  tools  with  long‐term  health  communication strategies.    (3)  The  public  health  sector  needs  to  understand  how  to  communicate  risk  to  rural  communities.    Risk  communications  needs  to  act  as  a  bridge  between  expert  assessments  and  public  assessments  of  risk,  where  the  outcome  is  a  shared  understanding  of  risk,  and  a  consensus  on  what  needs  to  be  done.  This  reinforces  the  message  that  risk  communications  is  not  about  putting  out  messages  and  persuading  the  public  to  accept  them,  but  a  process  of  reaching  consensus.  This,  however,  changes  during  an  emergency situation where people need to know quickly what to do.    Disease  outbreaks  and  the  emergence  of  new  diseases  happen  at  the  level  of  communities,  and  often  at  the  animal–human  interface.  Models  for  community‐level  risk communications should be established to actively engage communities in managing  risks.      2.3.4 Panel discussion: key lessons and gaps in health emergency communications Moderator: Mr Adam Craig, Consultant, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

The  objectives  of  the  panel  discussion  were  intentionally  broad  in  order  to  capture  key  lessons  learnt  from  pandemic  (H1N1)  2009  in  terms  of  public  health  emergency  risk  communications and to identify the gaps in national and global responses.  

‐ 14  ‐

Panel members

Panel members were Dr Husnina Ibrahim, Senior Principal Assistant Director, Ministry of  Health,  Malaysia;  Ms  Bey  Mui  Leng,  Director,  Corporate  Communications,  Ministry  of  Health,  Singapore;  and  Mr  Thomas  Abraham,  Journalism  and  Media  Studies  Centre,  University of Hong Kong, Hong Kong (China).  

  The  panel  discussion  ran  for  40  minutes  and  covered  the  following  issues  and/or  questions:   Reflect  on  your  experience  during  the  pandemic  and,  in  broad  terms,  how  well  you  think  the  public  health  system  did  with  regard  to  media‐based  risk  communications during the emergency. Why do think this?   What  were  the  critical  events  and/or  situations  that  challenged  your  jurisdiction’s  media  communication  efforts?  Reflect  on  why  they  were  challenges  for  your  organization,  what  impact  they  had,  how  they  were  handled  and what you or your organization learnt from them.   What  were  some  of  the  notable  successes  in  public  health  risk  communications  during the pandemic? Reflect on the factors that led to these successes and how  these  factors  could  be  capitalized  on  for  capacity  development  and  response  activities.   The  pandemic  reinforced  the  public  health  system’s  appreciation  of  the  important role risk communications plays in emergency responses. What are the  major  (internal  and/or  external)  barriers  to  strengthening  public  health  risk  communications  capacity  in  the  region,  and  how  can  these  challenges  be  addressed? What would you suggest doing to address them?   You  are  about  to  outline  your  advice  to  the  ministers  on  what  needs  to  be  done  to  bolster  risk  communications  capacity  in  the  region  in  preparation  for  another  influenza pandemic. What are the three key points of advice you would give? 

‐ 15  ‐

Discussion Based  on  Singapore’s  experience  with  severe  acute  respiratory  syndrome  (SARS)  in  2003  and  pandemic  (H1N1)  2009,  it  was  noted  the  importance  of  identifying  a  central  source  of  information  to  establish  linkages  with  technical  experts  in  the  field,  such  as  WHO,  and  to  communicate  with  the  media.  The  single  source  of  information  enabled  Singapore  to  ensure  consistent messaging.    During  health  emergencies,  media  communication  is  one  component  of  a  spectrum  of  activities  that  needs  to  be  done  right  because  of  its  high‐intended  value.  Communication  from  the  senior  management  down  to  the  other  members  of  the  organization should also not to be missed out.    In  Malaysia,  the  Government  views  communication  as  a  critical  component  of  its  preparedness  effort.  It  works  hard  to  ensure  that  stakeholders  coordinate  during  public  health events, that networking arrangements are in place, that culture and ethnicity are  addressed  when  communicating  risk  to  the  public,  and  that  staff  commitment  is  developed.  As  a  result,  the  public  is  assured  that  the  Government  is  protecting  its  people.     Infectious  diseases,  outbreaks  and  health  emergencies  are  considered  highly  political  issues  in  many  countries  because  of  the  economic,  social  and  political  consequences  of  these  events.  This  amplifies  the  need  for  transparency  in  communication,  in  developing  trust  and  in  responding  to  issues  in  a  timely  manner.  Trust  is  fragile  and  can  be  destroyed with just one mistake. It is usually tougher to regain trust if it has been lost.    In  New  Zealand,  the  Government  develops  key  messages  at  national  level  that  can  be  slightly  modified  for  various  audiences.  Overall,  however,  the  messages  conveyed  to  communities remain consistent.    In  many  government  health  agencies,  roles  are  structured  horizontally,  making  establishing relationships challenging. The presence of command‐and‐control structures  would  help  facilitate  coordination  arrangements  and  operationalize  a  feedback  mechanism.    Understanding  the  public’s  perception  of  the  way  communication  should  be  handled  is  crucial.  Yet,  this  aspect  of  communication  remains  to  be  one  of  the  least  understood  and  most  challenging.  It  is  imperative  to  conduct  more  research  on  public  perception  and to tap available resources (such as academic institutions) to understand the nuance  of public perception. Methodologies, tools and skills also need to be developed. 

‐ 16  ‐

2.4 

SESSION 4: COMMUNICATING RISKS IN A HEALTH EMERGENCY –  SCENARIO‐BASED EXERCISE 

To  increase  participants'  appreciation  and  understanding  of  the  concept  of  risk  communications  in  the  context  of  a  health  emergency,  this  session  was  designed  for  participants to work through scenarios inherent in an emergency situation. The exercise  also  intended  for  participants  to  identify  key  principles  and  strategies  of  risk  communications and its application in a health emergency and to start thinking of some  of  the  existing  capacity  gaps  at  the  country  level  and  the  needed  actions  to  apply,  integrate and institutionalize health emergency communication functions.    Participants  were  divided  into  three  groups  to  discuss  the  given  scenarios  and  to  agree  on specific decisions and actions (see Annex 5 for the Guidelines for the Scenario‐Based  Exercise).    During  the  exercise,  groups  were  given  three  injects  and  30  minutes  to  work  on  the  tasks  required  for  each  scenario.  After  completing  the  tasks  for  the  third  inject,  the  groups  were  given  another  15  minutes  to  debrief,  to  reflect  on  their  experience  and  to  synthesize  their  actions.  Based  on  the  exercise,  groups  identified  the  following  and  reported back in the plenary session:   five most important elements of health emergency communications,   five important decisions to make for communications, and   five key capacities needed for health emergency communications.     

‐ 17  ‐

2.4.1

Group 1: Dapdap Group

The  most  important  elements  of  health  emergency  communications  identified  by  this  group  were  support  for  preparedness,  evidence‐based  decision‐making  and  proactive  action,  credible  spokespersons,  and  mechanisms to engage stakeholders.    In  times  of  health  emergencies,  the  ministry  of  health  should  make  the  following  strategic  decisions:  define  roles  and  responsibilities;  implement  the  risk  communications  plans  and  identify  resources;  ensure  timely  and  transparent communication; and coordinate surveillance and risk assessment.    As  part  of  the  health  emergency  plans,  the  ministry  of  health  should  have  a  team  of  communication  professionals  with  the  right  skills  at  all  levels  and  capacity  development  should  be  sustained.  A  culture  of  being  responsive,  accountable,  flexible  and  adaptable  should  be  developed.  The  communications  team  should  take  a  leadership  role  in  communicating  risk  to  the  public  and  other  stakeholders,  and  in  coordinating  partner  relations. Best practices need to be documented for knowledge sharing.      2.4.2 Group 2: Panda Group

Maintaining  trust  and  cultivating  better  relations  with  the  media  were  two  of  the  key  elements  identified  for  health  emergency  communications.  Equally  important  elements  were  establishing  mechanisms  to  improve  coordination  and  communication with  stakeholders  and  local  communities,  setting  up  monitoring  and  evaluation  systems  and  conducting  public  perception  studies.  A  proactive  disease  surveillance  and  information  sharing  system  underpins  the  functionality  of  health  emergency  communications.    At  the  time  of  health  emergencies,  the  ministry  of  health  should  be  proactive  in  addressing  stakeholder  concerns  and  in  advocating  for  community  action.  It  is  critical  that  risk  communications  strategies  allow  for  risk  assessment  results  to  feed  into  key  messages. Targeting the primary audience will ensure proper use of resources and more  effective results. 

‐ 18  ‐

In  terms  of  capacity,  the  communications  team  within  the  ministry  of  health  needs  to  develop  skills  in  media  relations,  social  media  liaison,  resource  mobilization,  communications planning and communications training.      2.4.3 Group 3: Iceland Group

This  group  identified  several  practices  in  their  own  countries  that  could  hinder  efficient  risk  communications  in  times  of  emergencies.  The  issues  that  need  to  be  addressed  by  governments  include:  developing  trust;  ensuring  transparency;  listening  to  the  public;  making  early  announcements;  and  planning.  They  also  need  to  address  intra‐  and  inter‐ agency coordination, clearly target their audiences and tailor their messages accordingly.    During  health  emergencies,  governments  should  strategically  and  quickly  act  on  identifying  roles  and  responsibilities  of  key  staff  (i.e.  who  is  doing  what  and  when)  and  seek  advice  from  experts  on  issues  that  affect  the  nature  of  the  public  health  emergency. Equally important is setting up a communications team for the event (based  on  existing  protocols  and  plans),  identifying  channels  of  communications  and  planning  the content and timing of the messages.   

2.4.4

Communications  teams  within  ministries  of  health  need  to  develop  core  capacities  for  resource  mobilization,  collaboration  development  (including  risk  assessment  team,  partnership  arrangements  with  relevant  ministries,  media,  nongovernmental  organizations,  private  sector),  media  surveillance,  managing  an  emergency  risk  communications operation centre, and risk communications planning.      Panel discussion: reinforcing principles of risk communications in public health emergencies Moderator: Dr Darren Hunt, Acting Director of Public Health, Ministry of Health, New Zealand; Panel Members: Leaders of Dapdap, Panda and Iceland Groups

  After  a  presentation  of  the  group  reflections,  the  team  leaders  of  the  three  groups  that  participated  in  the  scenario‐based  exercise  acted  as  panel  members  in  a  discussion  on  the  capacity  development  considerations  for  health  emergency  communications  that  could be derived from the exercise. 

‐ 19  ‐

Discussion Communications  is  an  important  part  of  any  government’s  health  programme.  Some  of  the  key  points  that  governments  should  consider  in  order  to  be  effective  in  communications include the following:   Governments  should  establish  their  role  as  the  trusted  and  credible  source  of  information  at  all  times,  but  most  especially  in  times  of  emergencies  and  uncertainties.   Government  officials  need  to  develop  pragmatic  thinking  in  protecting  public  health.  It  is  also  crucial  to  decide  on  the  appropriate  mechanisms  for  health  emergency communications, whether in terms of developing new arrangements  or building on existing mechanisms.   The  principle  of  collaboration  and  coordination  needs  to  be  applied  in  such  a  way  that  various  priorities  are  strategically  linked  with  each  other  (e.g.  risk  assessment  and  its  implication  for  response  and  action).  Mechanisms  should  be  put  in  place  to  foster  coordination  among  stakeholders  such  as  local  and  international media and relevant government agencies.   One  of  the  challenges  in  preparing  for  health  emergency  communications  is  the  application  of  principles  into  concrete,  on‐the‐ground  actions.  This  usually  necessitates  conducting  emergency  drills  in  order  to  develop  an  “instinct”  for  what to do during emergencies. Leadership training may also be provided.   The  emergence  of  the  social  media  makes  information  readily‐available  in  real  time.  Governments  should  find  ways  to  maximize  the  potential  of  the  social  media to make information available as quickly as possible.   The  triggers  for  shifting  to  emergency  mode  and  the  communications  implications  for  the  shift  are  less  understood  on  the  ground.  Understanding  these  triggers  and  the  appreciation  for  the  needed  actions  are  critical  to  ensure  that the needed resources are allocated for health emergency actions.   Governments  need  to  develop  their  ability  to  manage  a  sudden  influx  in  communication requests during a public health event, i.e. surge capacity.   A  regional  framework  for  health  emergency  communications  needs  to  be  developed  and  agreed  upon  to  ensure  coordination  and  to  develop  a  sense  of  shared responsibility for the region’s health security.       

‐ 20  ‐

2.5 

SESSION 5: HARNESSING RISK COMMUNICATIONS CAPACITY IN THE  REGION 

Risk communications is one of the capacity development requirements mandated under  IHR (2005), and one of the pillars of APSED (2010). Given the global and regional  frameworks, initiatives have been developed to support capacity development for risk  communications. This session talked about the initiatives of WHO and ASEAN to support  its Member States to develop this core capacity, as well as other initiatives with a direct  link to successful operationalization of risk communications functions.      2.5.1 ASEAN risk communications strategy Dr Husnina Ibrahim, Senior Principal Assistant Director, Ministry of Health, Malaysia

In  order  to  comply  with   IHR  (2005)  requirements,  and  in  line  with  APSED  (2010),  the  Association  of  Southeast  Asian  Nations  (ASEAN)  developed  and  implemented  a  Communication  and  Integration  Strategy  under  the  ASEAN  Plus  Three  Emerging  Infectious  Diseases  Programme  (funded  by  the  Australian  Agency  for  International  Development,  or  AusAID).  One  of  the  projects  related  to  risk  communications  was  the  establishment  of  the  ASEAN  Risk  Communications  Resource  Centre,  hosted  by  the  Ministry  of  Health,  Malaysia.  The  initiative,  which  was  endorsed  in  July  2010  at  the  ASEAN  Health  Ministers  Meeting  held  in  Singapore,  aims  to  contribute  to  capacity  development of ASEAN Member States.    The  overall  goal  of  the  Centre  is  to  establish  a  central  capacity  within  ASEAN  to  provide  leading  edge  training  and  research  in  risk  communications  for  emerging  infectious  diseases. The  Centre  will  also  ensure  that  capacity‐building  activities  will  be  based  on  the  needs  of  the  Member  States,  and  that  the  rich  experiences  of  the  countries  on  risk  communications  will  be  systematically  shared  among  countries  as  part  of  the  Centre’s  research and training programme.    Various activities are scheduled in the next five years, based on the workplan developed  by  the  Member  States.  The  current  challenge  is  to  ensure  that  activities  involving  communications  teams  within  Member  States  complement  each  other,  and  that  duplication  is  minimized  if  not  avoided.  One  of  the  immediate  activities  for  which  WHO  can  provide  technical  support  is  the  conduct  of  training  for  trainers  on  risk  communications, scheduled by ASEAN for its communications focal points. 

‐ 21  ‐

2.5.2

APSED (2010): Emergency Operation Centre (EOC) Dr Li Ailan, Medical Officer (International Health Regulations), Division of Health Security and Emergencies, WHO Regional Office for the Western Pacific

Public health emergency preparedness is a  new  APSED  focus  area.  It  is  critically  important  for  countries  and  areas  to  prepare  a  response  to  acute  public  health  emergencies  in  order  to  mitigate  the  negative  impacts  on  health,  the  economy  and  social  development.  Steps  taken  to  strengthen  public  health  emergency  preparedness  should  build  on  the  foundation  laid  for  pandemic  influenza  preparedness  and  the  important  lessons  learnt from the response to pandemic (H1N1) 2009.    Countries  are  encouraged  to  prepare  a  public  health  emergency  response  plan  (PHEP)  that  incorporates  a  common  platform  for  command,  control  and  coordination  of  response operations. Also, under APSED, each country is expected to develop a national  command  and  response  structure  and  a  common  response  operation  platform  –  Emergency  Operation  Centre  (EOC)  –  so  that  PHEP  can  be  rapidly  implemented  when  required.     Together,  PHEP  and  EOC  enable  timely  decision‐making  and  response,  which  are  needed  to  handle  the  rapidly  changing  nature  of  public  health  emergencies,  increasing  public  pressure,  and  legal  requirements  under  IHR  (2005).  The  PHEP  and  EOC  also  provide  a  streamlined  structure  to  connect  them  with  other  focus  areas  and  components,  such  as  surveillance,  risk  assessments,  response,  risk  communications,  response  logistics,  coordination  of  surge  capacity,  and  health  care  facility  and  point‐of‐ entry preparedness.      2.5.3 Risk assessment capacity Dr Ruth Foxwell, Epidemiologist, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

Risk  assessment,  as  a  key  component  of  an  effective,  evidence‐based  decision‐making  process,  enables  countries  to  adopt  an  integrated,  multidisciplinary  approach  to  public  health  emergencies  and  to  build  capacity  in  surveillance  and  response.  Evidence‐based  decision‐making  through  risk  assessment  provides  policy‐makers  with  defensible  proof  for  their  decisions  and  actions,  which  enables  them  to  cope  better  with  public  pressure  and  the  unpredictability  and  uncertainty  of  public  health  events.  Risk  assessment  also  serves  as  the  base  for  risk  communications, which governments are mandated to do to protect public health.  

‐ 22  ‐

In  the  next  five  years,  reliance  on  information  from  various  sources  to  assess  risk  will  be  more  pronounced  as  diseases  become  more  complicated  and  various  hazards  could  affect  national borders. Risk assessment not only provides an evidence base for decisions, but also  optimizes  resource  use  and  improves  the  timeliness  of  response.  To  do  all  of  these  effectively, however, evidence from surveillance must be accurate and timely.     Under  APSED  (2010),  Member  States  are  encouraged  to  develop  capacity  for  risk  assessment  at  the  country  level  in  a  systematic  way  and  to  set  up  operational  links  between risk assessment and risk communications in a coordinated manner.    2.5.4 APSED (2010) workplan for risk communications Ms Joy Rivaca Caminade, Technical Officer (Risk Communications), Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

APSED  (2005)  raised  the  profile  of  risk  communications,  and  paved  the  way  for  Member  States  to  develop  national  and  regional  plans  that  were  put  to  test  during  pandemic  (H1N1)  2009,  and  other  outbreaks  of  diseases  such  as  H5N1,  dengue  and  leptospirosis.  In addition,  APSED  also  provided  an  opportunity  for  key  personnel  to  receive  training  on  risk  communications  and  media  relations.    Moving  forward,  APSED  (2010)  recognized  a  gap  in  capacity  for  risk  communications  during  public  health  events  in  many  countries  and  areas  in  the  Asia  Pacific  region,  and  therefore gives priority to developing systems, procedures and structures to strengthen  capacities  for  in‐country  health  emergency  communications.  APSED  (2010)  advocates  that  a  structure,  team  or  mechanism  should  be  established  and/or  developed  to  proactively and efficiently coordinate health emergency communications.    In  five  years,  it  is  envisioned  that  a  sustainable  and  integrated  health  emergency  communications  system  will  exist  within  each  ministry  of  health,  and  that  a  communications  structure,  team  or  mechanism  will  be  in  place  to  ensure  effective  linkages  with  other  sectors  during  public  health  emergencies.  A  coordination  arrangement  will  be  established  with  the  health  promotion  and/or  education  unit  and  other  stakeholders,  both  for  public  health  emergencies  and  for  long‐term  social  mobilization  programmes.  An  institutionalized  system  will  be  functional  and  provide  an  interface  for  the  risk  communications  team  to  work  closely  with  surveillance,  risk  assessment  and  response  during  health  emergencies  and  for  prevention  and  response  actions.  

‐ 23  ‐

APSED  (2010)  also  advocates  for  the  development  of  a  mechanism  for  efficiently  generating  feedback  from  the  public  and  documenting  lessons  and  best  practices  from  past health emergencies. This will ensure that lessons from field experiences are used to  improve  future  risk  communications  strategies.  Human  resource  development  programmes  will  be  available  to  ensure  career  advancement  of  risk  communications  professionals  and  the  sustainable  availability  of  the  expertise  within  the  ministry  of  health.      2.5.5 Discussion: Towards complementation

Risk  communications,  especially  in  the  context  of  a  health  emergency,  should  be  understood as more than just giving information to the public, in the same way that it is  more  than  just  transmitting  risk  assessment  results  to  a  wider  audience.  Risk  communications  should  be  contextualized  as  a  two‐way  process  and  an  integral  element within the overall risk management framework.     Risk  assessment  results  would  provide  a  key  input  in  the  messages  communicated  to  the  public,  in  the  same  manner  that  risk  communications  also  feeds  into  the  risk  assessment  process  and  provides  the  human  factor.  Given  the  interdependence  of  these  two  disciplines,  the  establishment  of  a  systematic  link  is  critical  to  ensure  that  messaging is coordinated and based on scientific evidence.    The  interface  between  risk  assessment  and  risk  communications  also  provides  opportunities for the development of capacities, especially in strategic communications,  public  perception  assessment  (media  feedback),  behaviour  change  analysis,  etc.  It  also  provides  an  opportunity  to  bring  in  other  expertise  in  order  to  balance  the  scientific  results with the human factors of risks.    Based on country experiences with various risks, the application of risk communications  is  a  sophisticated  process  and  often  multi‐faceted  based  on  the  evolving  nature  of  the  public  health  emergency.  The  key  is  to  ensure  that  the  risk  communications  system  is  robust  enough  to  cope  with  the  challenges.  Building  and  maintaining  a  strong  system  will depend not only on capacity development of key staff, but also on continuous policy  advocacy for sustainable support for risk communications.     

‐ 24  ‐

2.6 

SESSION 6: APSED (2010) RISK COMMUNICATIONS WORKPLAN  DEVELOPMENT 

  Participants  were  divided  into  three  groups  to  review  the  draft  APSED  (2010)  workplan  on  risk  communications  (see  Annex  6  for  the  Draft  APSED  2010  Workplan  on  Risk  Communications). Each group was requested to answer the following questions:    (1)  What  do  you  think  of  the  proposed  vision  and  strategic  directions  for  risk  communications  in  our  region?  How  should  we  move  towards  a  common  vision collectively in the next five years?    (2)  Do  you  think  the  proposed  actions  contained  in  the  APSED  (2010)  workplan  are  important  and  feasible  for  countries?  Why?  What  would  you  suggest  as  additional  and/or  priority  activities  for  countries  and  for  WHO?  Provide  timeline.    At  the  end  of  the  discussion,  groups  provided  a  quick  summary  of  what  was  discussed,  highlighting key aspects of capacity that need to be addressed nationally.      2.6.1 Group 1 (Dapdap): Summary of agreements

Group  1  unanimously  endorsed  the  vision  and  actions  within  the  APSED  (2010)  workplan on risk communications. Most countries in the group were already integrating  these  actions  into  their  national  workplans  to  varying  degrees.  The  group’s  suggestions  and  comments  focused  on  clarification  and  expansion  of  the  workplan  rather  than  change of direction.    All  countries  in  the  group  have  existing  structures  that  can  be  further  developed  to  cover  health  emergency  communications.  Coordination  arrangements  are  also  in  place,  but  the  degree  of  functionality  varies  across  countries.  They  all  agreed  that  working  mechanisms  are  to  be  functional  in  five  years  but  recognized  that  this  would  require  more structure, resources and commitment.    The  group  believed  that  most  of  the  milestones  at  the  country  level  are  achievable,  but  the  regional  activities  and  mechanisms  are  more  challenging,  although  desirable.  They  also  suggested  including  a  knowledge  management  component  in  the  workplan  –  to  collect  and  share  best  practices  regionally  and  nationally  (as  a  role  of  WHO  perhaps?)  and  to  build  on  existing  mechanisms  to  avoid  duplication.  Monitoring  and  evaluation  could also be added.    For capacity development, there are provisions to use existing systems and processes to  formalize  the  desired  outcomes,  e.g.  competencies.  Activities  in  the  workplan  could  be  made  more  outcome‐focused  to  allow  individual  countries  the  opportunity  to  develop  what works for them. 

‐ 25  ‐

2.6.2

Group 2 (Panda): Summary of agreements

  The  current  vision  advocates  for  sustainability  of  risk  communications  within  the  ministry of health through the existence of a risk communications team or structure and  a  career  development  programme  for  staff.  For  this  to  happen,  there  would  have  to  be  strong  linkages/coordination  mechanisms  agreed  upon  and  the  location  of  the  risk  communications team/division is clearly defined within the ministry.    Although  common  activities  have  been  identified,  implementation  might  differ  in  each  country.  The  capacity  development  aspect  of  the  workplan  should  be  sufficiently  supported with training and the development of core competencies. Appropriate use of  technologies and methods should be encouraged, when possible. As with any other new  initiatives,  getting  into  the  political  agenda  would  generate  the  needed  policy  support  for institutionalization.    In terms of complementing efforts, partnerships could be established with organizations  and  institutions  with  risk  communications  programmes,  such  as  the  ASEAN  Plus  Three  Emerging  Infectious  Diseases  Programme,  especially  in  the  conduct  of  training  and  in  documentation of best practices.      2.6.3 Group 3 (Iceland): Summary of agreements

Strong  ties  and  coordination  arrangements  with  international  experts  such  as  WHO  would  lead  to  complementation  of  work  and  better  use  of  resources.  The  group  also  suggested to focus some of the key areas of capacity development on policy‐makers (to  advocate  for  institutionalization)  and  to  hasten  community  participation  and  mobilization (to ensure sustainability).     

‐ 26  ‐

2.7 

SESSION 7: STRENGTHENING PARTNERSHIPS AND CAPACITY  DEVELOPMENT FOR RISK COMMUNICATIONS 

Based  on  the  APSED  (2010)  workplan  for  risk  communications,  representatives  from  Member  States  were  asked  to  develop  national  workplans  in  line  with  APSED.  Some  of  these  representatives  volunteered  to  share  and  present  their  outputs  during  the  workshop to generate feedback and to ensure consistency with their neighbours.      2.7.1 Cambodia: APSED (2010) National Risk Communications Workplan Dr Teng Srey, Vice-Director, Communicable Disease Control Department, Ministry of Health, Cambodia

Cambodia’s  vision  and  overall  objectives  are  in  line  with  the  APSED  (2010)  workplan.  To  implement  the  workplan  at  the  country  level,  advocacy  and  integration  activities  will  focus  on  human  resources  development  (from  the  national  to  the  district  levels),  improvement  of  internal  communication  with partners working on the same issues,  and  increased  involvement  of  stakeholders for resource mobilization.    To  realize  the  institutionalization  of  the  risk  communications  functions,  both  short‐  and  long‐term  plans  need  to  be  developed,  as  well  as  an  organizational  communications  strategy.  A  system  to  generate  feedback  and  contribute  to  future  risk  communications  strategies  is  also  a  priority.  Standard  operating  procedures  and  protocols  for  health  emergency communications need to be developed, tested and periodically updated.      2.7.2 China: APSED (2010) National Risk Communications Workplan Dr Li Jie, Vice-Director, Training and Education Division, Health News and Communication Centre, Ministry of Health, China

  China  is  confronted  with  multiple  challenges,  including  a  huge  population,  a  lack  of  budget  for  risk  communications,  expansive  rural  areas,  low  health  literacy  (6.8%),  widespread  preference  of  health  officers  to  dictate  the  way  the  media  receives  information  instead  of  adjusting  to  the  needs  of  the  media,  and  a  limited  capacity  to  relate  to  both  traditional  and social media. 

‐ 27  ‐

Under  the  APSED  (2010)  workplan,  the  Ministry  of  Health  aims  to  assist  its  provincial‐ level  political  promotion,  enhance  district‐  and  county‐level  risk  communications  capacity through trainings, refocus training activities from theory to best practices (with  the  help  of  WHO),  improve  risk  communications  research  (to  consider  social  and  cultural  contexts,  advocate  for  increased  resource  allocation  for  health  and  develop  its  education and behaviour change programmes.      2.7.3 Hong Kong (China): APSED (2010) Risk Communications Workplan Dr Choi Mei Yee, Head, Emergency Response and Information Branch, Center for Health Protection, Department of Health, Hong Kong (China)

In  Hong  Kong  (China),  risk  communications  is  an  essential  part  of  all  contingency  plans.  Also,  there  is  a  designated  team  and  spokespersons  for  crisis  communication,  supported  with  regular  training  and  a  redeployment plan to address surge capacity.     The  Government  has  a  panel  of  experts  that  advises  the  Center  for  Health  Protection  on  risk  communications  strategies  and  approaches, shares its views on the relevance  and  effectiveness  of  messages,  provides  guidance on public perception, points out potential blind spots for risk communications,  and  gives  independent  assessment  and  feedback  on  the  effectiveness  and  relevance  of  risk  communications  actions  implemented  by  the  Center.  Under  APSED  (2010),  the  Government  will  continue  all  efforts  and  also  explore  more  ways  to  use  new  and  evolving media.      2.7.4 The Lao People’s Democratic Republic: APSED (2010) National Risk Communications Workplan Dr Khamphitthoun Somsamouth, Deputy Director, Center for Information and Education for Health, Ministry of Health, Lao People’s Democratic Republic

The  vision  of  the  Lao  People’s  Democratic  Republic  for  its  workplan  is  to  ensure  better  coordination  among  health  and  non‐health  stakeholders  at  all  levels  in  order  to  deliver  specific  risk  communications  messages  to  the  different  target  audiences  during  health  emergency  events.  The  Government’s  main  activities  will  focus  on  strengthening  its  task  force  and  establishing  a  risk  communications  network  at  the  provincial  and  district  levels,  advocating  to  politicians  and  policy‐makers,  and  developing  a  monitoring  and  evaluation 

‐ 28  ‐

framework for risk communications, among others. One of the cross‐cutting issues to be  addressed  will  be  surveillance  and  investigation,  which  will  focus  on  ensuring  that  risk  assessment  is  done  to  support  development  of  messages  and  conceptualization  of  campaigns.    Some  of  the  challenges  in  moving  the  workplan  forward  will  be  strengthening  the  competency  of  staff  to  translate  risk  communications  principles  into  action,  building  capacity  to  implement  interventions,  getting  policy  support  for  risk  communications,  which  is  considered  a  new  concept  in  the  country,  appointing  a  skilled  focal  person  for  risk  communications  as  a  member  of  a  national  emergency  taskforce,  and  working  with  multiple stakeholders to ensure coordinated intervention.      2.7.5 Papua New Guinea: APSED (2010) National Risk Communications Workplan Dr Ennio Kuble, Consultant, Multimedia, National Department of Health, Papua New Guinea

APSED  (2010)  is  in  line  with  the  Department  of  Health’s  National  Plan  2011–2015  and  the  Government’s  Medium‐Term  Development  Goals  (MTDG)  for  2011–2020.  The  Government  acknowledges  WHO’s  technical  support  in  the  development  of  the  risk  communications  workplan  plus  other   APSED (2010) components. Thus,  Papua  New  Guinea’s  workplan  on  risk  communications  covers  the  three  elements  and  the  various activities identified as priorities: health emergency communications; operational  communications; and behaviour change communications.    Some  of  the  activities  put  forth  in  the  workplan  are  strengthening  communications  mechanisms  and  development  of  appropriate  standard  operating  procedures  for  media  response;  monitoring  and  analysis;  skills  training  for  spokespersons  at  all  levels;  maintaining  formal  linkages  with  stakeholders  at  all  levels;  conducting  feedback  and  impact  evaluation  of  emergency  communication  during  health  emergencies;  synthesizing lessons learnt and best practices from past health emergencies; developing  national  guidelines  and  tools  for  behaviour  change  communications  for  all  relevant  hazards;  and  advocating  and  strengthening  the  Healthy  Islands  concept  to  ensure  sustainability.   

‐ 29  ‐

2.7.6

Dr Nguyen Thi Lim Lien, Deputy Director, National Center for Health Education and Communications, Ministry of Health, Viet Nam

Viet Nam: APSED (2010) National Risk Communications Workplan

In  Viet  Nam,  all  media  organizations  are  owned  and  controlled  by  the  Government  and  are  managed  and  supervised  by  Viet  Nam’s  Ministry  of  Information  and  Communications.  Although  a  health  emergency  communication  procedure  is  in  operation,  it  uses  a  one‐way  channel  and  there  is  no  feedback  mechanism.  During  health  emergencies,  daily  press  reviews  are  done  and  reports  are  prepared  for  the  Ministry  of  Health.  However,  the  country’s  media  structure  limits  the  transparency  of  information from the government sector.    Viet  Nam’s  risk  communications  workplan  for  APSED  (2010)  will  focus  heavily  on  the  structural  arrangements,  development  of  coordination  mechanisms  and  strengthening  of  partnerships  and  linkages.  It  will  also  improve  advocacy  for  policy  and  programme  support and enhance career development for staff working on risk communications.   

   

‐ 30  ‐

2.8  2.8.1

SESSION 8: SUMMARY AND AGREEMENTS  Highlights of the regional synthesis report on pandemic (H1N1) 2009 media messaging and reporting project Mr Adam Craig, Consultant, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

While  differences  in  approach  and  social  structures  exist  across  the  region,  there  are  common  health  emergency  communication  principles  that  are  shared  by  all  countries  that  participated  in  a  project  to  assess  the  implementation  of  media‐based  crisis  communication  by  Member  States  across  the  Western  Pacific  Region  during  the  H1N1  pandemic.  The  five  outbreak  communication  principles  articulated  in  the  WHO  Outbreak  Communication  Planning  Guide  (2008)  were  understood  and  valued  by  all  participants  and  countries.  These  principles  also  served  as  the  cornerstone  for  the  outbreak  communication  capacity‐building  work  undertaken  by  the  WHO  Regional  Office  for  the  Western  Pacific  Region  and  its  partners  through  APSED.  However,  there  are  gaps  between  understanding  the  principles  and  the  capacity  to  implement  related  action in some contexts.    Member States reported many lessons in media‐based emergency communication from  their  pandemic  experiences.  Many  of  these  experiences  were  unique  to  the  individual  countries  and  hence  have  been  captured  in  their  own  national  analysis,  while  others  were  shared  by  many  countries.  Specifically,  most  countries  valued  the  importance  of  the following elements of health emergency communications:   well‐developed emergency communication plans in place before an emergency;   media‐savvy  spokespeople  who  have  the  support  they  need  to  proactively  engage the media;   strong  operational  communication  protocols  and  systems  in  place  that  ensure  rapid  and  accurate  transfer  of  information  between  different  arms  of  government and consistency in public messaging;   timely  and  regular  information  to  the  media  to  manage  rumours  that  may  develop;   gaining and maintaining the public’s (and the media’s) trust;   understanding  the  public’s  information  needs  and  responding  to  them  appropriately; and   efficient  handling  of  information  provision  to  the  media  to  avoid  being  overwhelmed by demands for information.    Some  challenges  were  faced  by  Member  States  when  implementing  media‐based  emergency communication, such as the following:   All countries noted the challenges faced in developing somewhat complex public  health messages in a time of high anxiety and limited information. 

‐ 31  ‐

 Ensuring  adequate  human  resources  were  available  for  media‐based  risk  communications  during  the  emergency  was  reported  as  a  challenge  in  all  settings but particularly in resource‐poor developing countries.   Some  country  reports  noted  that  while  adequate  information  was  provided  to  journalists  a  lack  of  understanding  of  the  pathogenesis  of  the  influenza  virus  or  general  lack  of  understanding  of  public  health  responses  resulted  in  incorrect,  and sometimes sensationalized, reporting that provoked public anxiety.   Information  demands  placed  upon  ministries  of  health  during  emergency  situations  will,  in  the  short  term,  likely  be  overwhelming.  To  manage  the  impact  of  this,  it  is  important  that  systems  are  in  place  to  ensure  that  the  surge  in  information demand does not derail broader disaster response activities.   Finding  the  right  balance  between  the  early  reporting  of  information  to  the  media and information verification/confirmation raised anxiety.   Some  countries  reported  experiencing  logistical,  cultural  or  language  barriers  when  delivering  messages  to  citizens  in  remote  locations  or  from  diverse  ethnic  or language groups.     

2.8.2

Closing remarks Dr Chin Kei Lee, Team Leader, Emerging Disease Surveillance and Response, WHO Regional Office for the Western Pacific

Dr  Lee  thanked  the  participants  for  the  excellent  discussion  and  collaboration,  and  for  sharing  their  experiences and lessons during the workshop.  He also  expressed  appreciation  for  their  contribution  to  the  successful  implementation  of  APSED  (2005)  and  once  again  rallied  their  support  for  the  seamless  transition  to  APSED  (2010).    Dr  Lee  reiterated  that  the  region  faces  many  challenges,  but  with  thoughtful  preparation,  the  region  may  be  able  to  ensure  a  shift  from  a  nationally  response‐driven  framework,  to  regionally  preparedness‐driven  framework  that  is  integrated and sustainable.     Dr  Lee  also  expressed  his  warm  appreciation  of  the  support  and  collaboration  of  partners,  especially  from  the  Member  States,  and  ended  with  an  affirmation  of  WHO’s  commitment  to  continue  to work together beyond the workshop.    

‐ 32  ‐

3. CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS   3.1   CONCLUSIONS  The workshop made the following conclusions:  3.1.1 Participants  recognized  that  health  emergency  communications  is  a  fundamental  component  in  managing  public  health  emergencies  and  in  ensuring  a  sense  of  trust  during  times  of  uncertainty.  As  part  of  the  International  Health  Regulations  (IHR,  2005)  core  capacity  requirements,  participants  agreed  that  developing  sustainable  health  emergency  communications capacity within the ministry of health is essential.    3.1.2 Participants  acknowledged  the  significant  contribution  of  the  Asia  Pacific  Strategy  for  Emerging  Diseases  (APSED,  2005)  to  the  introduction  and  implementation of risk communications as part of their public health actions.    3.1.3 Building  on  lessons  learnt  from  pandemic  (H1N1)  2009,  participants  recognized  the  value  of  having  risk  communications  procedures,  protocols,  mechanisms and human resources in place and functional in case of a public  health  emergency.  Recent  outbreaks,  natural  disasters  and  food  safety  events experienced by countries and areas in the region have highlighted the  need for capacity in health emergency communications.    3.1.4 APSED  (2010)  provides  a  common  regional  framework  for  Member  States  to  develop  national  and  local  capacities,  including  increasing  readiness  for  public  health  emergency  response.  Participants  agreed  to  operationalize  the  APSED (2010) workplan on risk communications, and reviewed and agreed to  the  overall  strategic  directions  and  priority  actions.  The  workplan  provides  guidance  for  countries  to  develop  or  improve  national  capacities  in  health  emergency  communications  based  on  the  agreed  strategic  direction  and  workplan.  Some  countries  and  areas  have  started  developing  their  workplans using APSED (2010).    3.1.5 Participants acknowledged the inputs shared by the Association of Southeast  Asian  Nations  (ASEAN) and  Plus  Three countries  for  its  regional  initiatives  on  risk  communications  and  how  these  initiatives  could  contribute  to  the  implementation of APSED (2010).  

‐ 33  ‐

3.2   RECOMMENDATIONS  The workshop made the following recommendations:  3.2.1 Member  States  should  participate  in  the  planning  and  review  process  for  APSED (2010).    3.2.2 Member  States  should  implement  the  APSED  (2010)  workplan  on  risk  communications.    3.2.3 Member  States  should  use  the  APSED  (2010)  workplan  to  further  improve  health  emergency  communications  for  public  health  emergency  response.  A  designated  focal  point  or  person  should  facilitate  the  development  and  implementation of national and local action plans, to include:     ensuring  that  a  functional  mechanism,  structure  or  team  for  health 

emergency  communications  will  be  institutionalized  within  the  ministry  of health;   establishing  a  structure  or  mechanism  to  proactively  and  efficiently 

coordinate  health  emergency  communications  during  public  health  emergencies,  and  to  ensure  that  health  emergency  communications  is  a  key component of public health measures;   developing  strong  linkages  to  systematically  coordinate  health 

emergency  communications  with  risk  assessment,  surveillance  and  response, as well as with relevant sectors;    developing  and  testing  working  mechanisms  such  as  procedures, 

guidelines and protocols;    supporting  the  development  of  feedback  mechanisms  to  inform  health 

emergency  communications  and  taking  into  account  the  use  of  appropriate technology;   ensuring  sustainable  support  for  the  institutionalization  of  health 

emergency  communications  as  a  core  function  within  the  ministry  of  health; and   developing  the  structure  for  career  progression  for  health  emergency 

communicators  to  ensure  availability  of  expertise  for  the  ministry  of  health.    3.2.4 WHO  should  incorporate  the  suggestions  and  recommendations  from  the  workshop into the APSED (2010) workplan on risk communications.    3.2.5 WHO should continue to provide technical support to countries and areas to  ensure  implementation  of  the  APSED  (2010)  workplan  and  to  meet  the  core  capacity  requirements  of  the  Member  States  under  IHR  (2005).  WHO  should  work  in  collaboration  with  other  partners  and  networks  to  operationalize  APSED (2010). 

 

‐ 35 ‐

ANNEX 1            

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

Programme of Activities    Day 1 – Tuesday, 15 November 2011  08:30–09:00  09:00–10:00  Registration  Opening session  Welcome and opening remarks  ‐  Dr Takeshi Kasai, Director, Health Security and Emergencies  WHO Western Pacific Regional Office (WPRO)  Self‐introduction  Overview of objectives and agenda  Nomination of Chairs  Administrative announcements   Group photo  10:00–10:30  10:30–11:20  10:30–10:50  Coffee break  Session 1: Setting the context for health emergency communications  Asia Pacific Strategy on Emerging Diseases (APSED 2010)  ‐ Dr Chin Kei Lee, Team Leader, Emerging Disease Surveillance and      Response (ESR), WHO/WPRO  10:50–11:10  Key principles of communications in a health emergency  ‐ Dr Asiya Odugleh‐Kolev, Technical Officer, WHO/HQ  11:10–11:20  11:20–12:00    12:00–13:00  Questions and clarifications  Session 2: Distilling lessons from Pandemic (H1N1) 2009  Poster session (all country participants) GROUP WORK  Lunch  (Ballroom II)   

‐ 36 ‐

      13:00–14:00  13:00–13:30  13:30–14:00  14:00–15:30   Session 2: (continued)  Poster session (all country participants) GROUP WORK (continued)   Feedback from the poster session groups  Session 3: Synthesizing our risk communications experience from Pandemic (H1N1)  2009   Overview of the Pandemic (H1N1) 2009 media project  ‐ Ms Joy Rivaca Caminade, Technical Officer (Risk Communications),     ESR, WHO/WPRO  14:20–14:50  Summary of the country reports  ‐ Mr Adam Craig, Consultant, ESR, WHO/WPRO  14:50–15:15   Global lessons on risk communications  ‐ Mr Thomas Abraham, Journalism and Media Studies Centre,    The University of Hong Kong  15:15–15:30  15:30–16:00  16:00–17:30  16:00–17:00   Questions and clarifications  Coffee break   Session 3: (continued)  PANEL SESSION: Key lessons and gaps in health emergency communications  Panel Members:  ‐ Dr Husnina Ibrahim, Senior Principal Assistant Director,     Ministry of Health, Malaysia  ‐ Ms Bey Mui Leng, Director, Corporate Communications,     Ministry of Health, Singapore  ‐ Mr Thomas Abraham, Journalism and Media Studies Centre,    The University of Hong Kong  17:30–20:00    Welcome cocktails (Music Bar Foyer) 

14:00–14:20 

‐ 37 ‐

Day 2 – Wednesday, 16 November 2011  08:30–08:40  08:40–10:00   Wrap–up of Day 1    Session 4: Communicating risks in a health emergency:  Scenario‐based     exercise  GROUP WORK  10:00–10:30  10:30–12:00  10:30–11:15  11:15–12:00  Coffee break    Session 4: (continued)   Scenario‐based exercise GROUP WORK (continued)  PANEL SESSION: Reinforcing principles of risk communications in public health  emergencies   Moderator: Dr Darren Hunt, Acting Director of Public Health,   Ministry of Health, New Zealand  Panel Members: Group Rapporteurs  12:00–13:00  Lunch:  (Ballroom II)    13:00–15:00  13:00–13:20  Session 5: Harnessing risk communications capacity in the Region  ASEAN risk communication strategy  ‐ Dr Husnina Ibrahim, Senior Principal Assistant Director,     Ministry of Health, Malaysia    13:20–13:40  APSED (2010): Emergency Operation Centre (EOC)  ‐ Dr Li Ailan, Medical Officer (IHR),WHO/WPRO  13:40–15:00  Risk assessment capacity  ‐ Dr Ruth Foxwell, Epidemiologist, ESR,WHO/WPRO  15:00–15:15  APSED (2010) workplan for risk communications  ‐ Ms Joy Rivaca Caminade, Technical Officer (Risk Communications),    ESR, WHO/WPRO  15:15–15:30  15:00–15:30  15:30–17:30  Discussion: Towards complementation  Coffee break  Session 6: APSED (2010) risk communications workplan development  GROUP WORK   

‐ 38 ‐

    Day 3 – Thursday, 18 November 2011  08:30–08:40  08:40–10:30  08:40–09:30  Wrap–up of Day 2  Session 6: (continued)  Report back of the group outputs  ‐ Group Rapporteurs  09:30– 10:00  10:00–10:30  10:30–12:00  Discussion  Coffee break  Session 7: Strengthening partnerships and capacity  development for risk  communications  National actions in institutionalizing risk communications capacity  ‐ Country plans presentation  12:00–13:00    13:00–15:00  13:00–13:30  Lunch:  (Ballroom II)    Session 8: Summary and agreements  Presentation of the highlights of the regional synthesis report on media reports on  Pandemic A(H1N1) 2009  ‐ Mr Adam Craig, Consultant, ESR, WHO/WPRO  13:30–14:00  Presentation of the regional and country level workplans on risk communications  ‐ Dr Chin Kei Lee, Team Leader, ESR, WHO/WPRO  14:00–14:30  Summary and recommendations  ‐ Dr Chin Kei Lee, Team Leader, ESR, WHO/WPRO  14:30–15:00  15:00–15:30  15:30–16:00  Discussion and agreements on next steps  Coffee break  Session 9: Closing session 

10:30–12:00 

 

‐ 39 ‐

ANNEX 2  

         

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

  List of Participants, Temporary Advisers,   Observers and Secretariat      1.  PARTICIPANTS      WESTERN PACIFIC REGION      BRUNEI DARUSSALAM    Mr Nazdeny Ardian JOHAN  Dr Yusma Jeffrin Dato Md YUSOF  Public Relations Officer  Medical Officer  Ministry of Health  Department of Health Services  Commonwealth Drive  Ministry of Health  Bandar Seri Begawan  Commonwealth Drive   Tel. No.: (673) 238 0989  Bandar Seri Begawan  Tel. No.: (673) 238 2652  Fax No.:  (673) 238 3016  Fax No.:  (673) 238 2652  E‐mail:  nazdeny.johan@moh.gov.bn  E‐mail:  jeffyusof@gmail.com      CAMBODIA    Mr SOK Samnang  Dr TENG Srey  IT Officer  Vice Director  Communicable Disease Control Department  Communicable Disease Control Department  Ministry of Health  Ministry of Health  # 151‐153 Kampuchea Krom Avenue  # 151‐153 Kampuchea Krom Avenue  Phnom Penh  Phnom Penh  Tel no.:  (855) 1283 6868  Tel no.:  (855) 1273 8394  E‐mail:  tengsrey72@yahoo.com  Fax no.:  (855) 2388 2317  E‐mail:  samnang_lati@yahoo.com   

 

 

‐ 40 ‐

    CHINA    Ms LI Jie  Vice Director  Training and Education Division  Health News and Communication Center  Ministry of Health  Building 12, Block 1, Anhua Xili  Andingmenwai Dajie Chaoyang District  Beijing 100011  Tel. No.: (8610) 6424 5767  Fax No.:  (8610) 6426 5461  E‐mail:  honri@126.com      HONG KONG (CHINA)    Dr CHOI Mei Yee  Head  Emergency Response and Information Branch  Center for Health Protection  Department of Health  1/F 147C Argyle Street  Kowloon  Tel. No.: (852) 2125 2888  Fax No.:  (852) 2713 1941  E‐mail:  smychoi@dh.gov.hk      FIJI    Dr Lisi Penelope FINIASI  Acting Senior Medical Officer  Ministry of Health  P.O. Box 144, Seaqaqa  Tel. No.: (679) 938 7342  Fax No.:  (679) 886 0030  E‐mail:  dr.finiasi@gmail.com      LAO PEOPLE'S DEMOCRATIC REPUBLIC    Dr Sibounhom ARCHKHAWONGS  Director  Disease Prevention Division  Department of Hygiene and Prevention  Ministry of Health  Vientiane  Tel. No.: (856 20) 9980 4821  Fax No.:  (856 21) 241 924  E‐mail:  sbh_dohp@yahoo.com   

Ms MI Yanping  Director  Office of Health Emergency  Ministry of Health  No. 1 Nanlu  Xizhimenwai  Beijing 100044  Tel. No.: (8610) 6879 2350  Fax No.:  (8610) 6879 2590  E‐mail:  miyp@moh.gov.cn 

 

Ms Rosita MALA  Acting Health Inspector  Tavua Health Office  P.O. Box 301, Tavua  Tel. No.: (679) 668 0500/927 0311 (mobile)  Fax No.:  (679) 668 0924  E‐mail:  rosita_mala@yahoo.com 

Dr Khamphitthoun SOMSAMOUTH  Deputy Director  Center for Information and Education for Health  Ministry of Health  Vangxay Village, Xaysetha District  Vientiane  Tel. No.: (856 20) 2222 4262  Fax No.:  (856 21) 223 723  E‐mail:  ksomsamut@hotmail.com 

 

 

‐ 41 ‐

    MALAYSIA    Ms Zawaha IDRIS  Principal Assistant Director  Institute for Health Behavioral Research  Ministry of Health Malaysia  Jalan Rumah Sakit Bangsar  59000 Kuala Lumpur  Tel. No.: (603) 2082 1400  Fax No.:  (6016) 284 4204  E‐mail:  hjhzawaha@yahoo.com;    zawaha@iptk.gov.my      MONGOLIA    Mr CHOIROG Urtnasan  Spokesperson  EWAR Unit  National Center for Communicable Diseases  Ministry of Health  Nam‐Yan‐Ju Street, Bayanzurkh District  46210 Ulaanbaatar  Tel. No.: (976) 9915 0594  E‐mail:  urtaa_ch@yahoo.com      NEW ZEALAND    Dr Darren HUNT  Acting Director of Public Health  Ministry of Health  No. 1 the Terrace  P.O. Box 5013  Wellington 6145  Tel. No.: (64) 4816 2000  Fax No.:  (64) 4496 2191  E‐mail:  darren_hunt@moh.gov.nz      PAPUA NEW GUINEA    Ms Rosheila DAGINA  Technical Officer  Emergency Surveillance and Response  National Department of Health  P.O. Box 807  Waigani  Tel. No.: (675) 323 6179  Fax No.:  (675) 323 6179  E‐mail:  rdagina@gmail.com;    rosheila_dagina@health.gov.pg     

Mr Sasitheran Krishnan Kutty NAIR  Senior Assistant Director  Health Education Division  Ministry of Health Malaysia  Level 6, Block E10, Complex E  Federal Government Administrative Centre,  62590 Putrajaya  Tel. No.: (603) 8883 4429  Fax No.:  (63) 8883 4472  E‐mail:  sasitheran@moh.gov.my;    sasi_theran@yahoo.com 

Ms Sarantuya ALTANSUKH  Spokesperson  Office of the Minister's Affairs  Ministry of Health  Apt.‐10, Building‐40, Khoroo‐18  Bayanzurkh District  Ulaanbaatar  Tel. No.: (976) 8811 9617  E‐mail:  tumen_sar@yahoo.com 

Mr Spiros ANASTASIOU  Strategic Communications Manager  Ministry of Health  P.O. Box 5013  Wellington 6145  Tel. No.: (64) 4816 2036  Fax No.:  (64) 4496 2010  E‐mail:  spiro_anastasiou@moh.govt.nz 

Mr Ennio KUBLE  Consultant  Multimedia  National Department of Health  P.O. Box 807  Waigani  Tel. No.: (675) 301 3827  Fax No.:  (675) 301 3742  E‐mail:  enio_kuble@health.gov.pg 

 

 

‐ 42 ‐

  PHILIPPINES    Ms Rosemarie AGUIRRE  Health Education and Promotion Officer V  National Center for Health Promotion  Department of Health  Bldg. 18, San Lazaro Compound  Rizal Avenue, Sta. Cruz  Manila   Tel. No.: (632) 743 8438  Fax No.:  (632) 743 6110  E‐mail:  rgaguirre@yahoo.com      REPUBLIC OF KOREA    Dr Dong‐Woo LEE  Epidemic Intelligence Service Officer  Korea Centers for Disease Control   and Prevention  543 Yeonje‐ri, Gangoe‐myeon  Cheongwon‐gun  Chungcheongbuk‐do  Tel. No.: (8243) 719 7252  Fax No.:  (8243) 719 7259  E‐mail:  aryumput2@gmail.com      VIET NAM    Dr NGUYEN Van Hien  Head, Communication‐Network  Direction Division  General Department of Preventive Medicine  Ministry of Health  135/1, Nui Truc, Ba Dinh  Hanoi  Tel. No.: 844) 3736 8159  Fax No.:  (844) 3736 7853  E‐mail:  hienytdp@yahoo.com 

Ms May Elenor DE GUZMAN  Supervising Administrative Officer  Media Relations Unit‐OSEC  Department of Health  Bldg. 1, San Lazaro Compound  Rizal Avenue, Sta. Cruz  Manila  Tel. No.: (632) 711 6105  E‐mail:  mayelenor@yahoo.com 

SINGAPORE    Mr Joshua WOO  Manager, Media Relations  Ministry of Health  College of Medicine Building  16 College Road  Singapore 169854  Tel. No.: 656) 325 1346  E‐mail:  joshua_woo@moh.gov.sg 

Dr NGUYEN Thi Kim Lien  Deputy Director  National Center for Health Education   and Communications  366 Doi Can, Ba Dinh  Hanoi  Tel. No.: 844) 3762 2196  Fax No.:  844) 3832 9241  E‐mail:  kimlien1001@gmail.com;    lienxbyh@yahoo.com 

    SOUTH‐EAST ASIA REGION      INDONESIA    Ms Hikmandari ABUDARI  Head, General Affairs  Public Communication Centre  Ministry of Health Indonesia  Jl. H.R. Rasuna Said Blok, X5 Kav. 4‐9  Jakarta 12950  Tel. No.: 6221) 5290 7416‐9  Fax No.:  (6221) 5290 7421  E‐mail:  hikmandari@yahoo.com 

Dr Utami MURTI  Head  Public Communication Centre  Ministry of Health Indonesia  Jl. H.R. Rasuna Said Blok, X5 Kav. 4‐9  Jakarta 12950  Tel. No.: (6221) 5290 7416‐9  Fax No.:  (6221) 5292 1670  E‐mail:  murti_utami@yahoo.com 

 

 

‐ 43 ‐

      2.   TEMPORARY ADVISERS 

Dr Husnina IBRAHIM  Public Health Specialist   and Senior Principal Assistant Director  Surveillance Section  Disease Control Division  Department of Public Health  Ministry of Health Malaysia  Level 4, Block E10, Complex E  62590 Putrajaya, Malaysia  Tel. No.: (603) 8883 4392  Fax No.:  (603) 8888 6271  E‐mail:  husnina@moh.gov.my 

Mr Thomas ABRAHAM  Director  Public Health Communication Project  Journalism and Media Studies Centre  Eliot Hall  The University of Hong Kong  Pokfulam Road  Hong Kong   Tel. No.: (852) 2219 4017  Fax No.:  (852) 2858 8736  E‐mail:  thomas@hku.hk 

Ms BEY Mui Leng  Director  Corporate Communications/  Press Secretary to Minister of Health  Ministry of Health  College of Medicine Building  16 College Road  Singapore 169854  Republic of Singapore  Tel. No.: (65) 6375 9050  Fax No.:  (65) 6325 1686  E‐mail:  bey_mui_leng@moh.gov.sg       

3. OBSERVERS/REPRESENTATIVES      CANADA‐ASIA REGIONAL   ASEM INITIATIVE FOR THE RAPID  EMERGING INFECTIOUS DISEASE  CONTAINMENT OF PANDEMIC INFLUENZA  (CARIED)  (ASEF)      Mr John RAINFORD  Ms Naoko NODA  Director  Advisor  Risk Communications  ASEM Initiative for the Rapid Containment   Public Health Agency of Canada  of Pandemic Influenza  Canada‐Asia Regional Emerging  Asia‐Europe Foundation  Infectious Disease (CAREID) Project  31 Heng Mui Keng Terrance  380 Hunt Club, Ottawa  Singapore 119595  Republic of Singapore  Ontario 5902A  Canada  Tel. No.: (65) 6874 9752  Tel. No.: (613) 960 2576  Fax No.:  (65) 6872 2246  Fax No.:  (613) 941 3605  E‐mail:   naoko.noda@asef.org;  E‐mail:  john.rainford@phac‐aspc.gc.ca    noda_naoko@jics.org.jp   

 

 

‐ 44 ‐

  CENTRE FOR GOVERNANCE   AND PUBLIC POLICY (CGPP)    Dr Sara DAVIES  Senior Research Fellow  Centre for Governance and Public Policy  Griffith Asia Institute  Griffith University  Nathan  Queensland 4111  Australia  Tel. No.: (617) 3735 7742  Fax No.:  (617) 3735 7737  E‐mail  :sara.davies@griffith.edu.au      UNITED NATIONS CHILDREN'S FUND   (UNICEF)    Dr Ketan CHITNIS  Regional HIV/AIDS Specialist   (Knowledge Generation)  UNICEF ASIA Pacific Shared Services Centre  (APSSC)  10 Phra Atit Road  Bangkok 10200  Thailand  Tel. No.: (662) 356 9451  Fax No.:  (662) 280 5941  E‐mail:  kchitnis@unicef.org 

INTERNATIONAL FEDERATION OF RED CROSS  AND RED CRESCENT SOCIETIES (IFRC)    Ms Cecilia ANSHELM  Regional Health Coordinator for Southeast Asia  International Federation of Red Cross   and Red Crescent Societies  South East Asia Regional Delegation  170/11‐12 Sukhumvit Soi 16  Bangkok 10110  Thailand  Tel. No.: (662) 661 8201 Ext 200  Fax No.:  (662) 661 9322  E‐mail:  cecilia.anshelm@ifrc.org 

WORLD ORGANISATION FOR ANIMAL HEALTH  (OIE)    Dr Mary Joy GORDONCILLO  Project Officer  World Organisation for Animal Health  OIE‐Sub‐regional Representative   for South‐East Asia  c/o DLD, 69/1 Phaya Thai Road  Ratchathewi  Bangkok 10400  Thailand  Tel. No.: (662) 653 4864  Fax No.:  (662) 653 4904  E‐mail:  m.gordoncillo@oie.int 

      4.  SECRETARIAT      ASSOCIATION OF SOUTHEAST IAN NATIONS (ASEAN) SECRETARIAT      Dr Ferdinal FERNANDO  Assistant Director/Head  Health and Communicable Diseases Division  Cross‐sectional Cooperation Directorate  ASEAN Socio‐Cultural Community Department  The ASEAN Secretariat  70 A Jalan Sisingamangaraja  Jakarta  Indonesia  Tel. No.: (6621) 724 3372  Fax No.:  (6621) 724 8234  E‐mail:  ferdinal.fernando@asean.org     

 

 

‐ 45 ‐

    WHO/WESTERN PACIFIC REGIONAL OFFICE    Dr Takeshi KASAI  Dr Chin Kei LEE  Director  Team Leader  Division of Health Security and Emergencies  Emerging Disease Surveillance and Response  World Health Organization  Division of Health Security and Emergencies  Regional Office for the Western Pacific  World Health Organization  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Regional Office for the Western Pacific  Philippines  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Philippines  Tel. No.: (632) 528 9730  Tel. No.: (632) 528 9944  Fax No.:  (632) 521 1036  Fax No.:  (632) 521 1036  E‐mail:   kasait@wpro.who.int  E‐mail:  leec@wpro.who.int        Ms Joy Rivaca CAMINADE  Dr Ruth FOXWELL  Technical Officer, Risk Communications  Epidemiologist  Emerging Disease Surveillance and Response  Emerging Disease Surveillance and Response  Division of Health Security and Emergencies  Division of Health Security and Emergencies  World Health Organization  World Health Organization  Regional Office for the Western Pacific  Regional Office for the Western Pacific  P.O. Box 2932, 1000 Manila  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Philippines  Philippines  Tel. No.: (632) 528 9344  Tel. No.: (632) 528 9916  Fax No.:  (632) 521 1036  Fax No.:  (632) 521 1036  E‐mail:   caminadej@wpro.who.int  E‐mail:   foxwellr@wpro.who.int    joyrivaca@yahoo.com      Mr Timothy O'LEARY  Ms Debbie GRAY  Public Information Officer  Technical Officer, Health and Human Rights  World Health Organization  Division of Health Sector Development  Regional Office for the Western Pacific  World Health Organization  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Regional Office for the Western Pacific  Philippines  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Philippines  Tel. No.: (632) 528 8001  Tel. No.: (632) 528 8001  Fax No.:  (632) 521 1036  Fax No.:  (632) 521 1036  E‐mail:  olearyt@wpro.who.int  E‐mail:  grayd@wpro.who.int        Mr Adam CRAIG    c/o Emerging Disease Surveillance and Response  Division of Health Security and Emergencies  World Health Organization  Regional Office for the Western Pacific  P.O. Box 2932, 1000 Manila  Philippines  Tel. No.: (632) 528 8001  Fax No.:  (632) 521 1036  E‐mail:  adam@adamcraig.com.au   

 

 

‐ 46 ‐

    WHO MONGOLIA    Ms Zolzaya Zevseg  Communication and Health Promotion Officer  World Health Organization  Representative Office in Mongolia  Ministry of Health  Government Building 8  Olympic Street‐2  Ulaanbaatar  Mongolia  Tel. No.: (976) 1132 7870  Fax No.:  (976) 1132 4683  E‐mail:  zevsegz@wpro.who.int 

  WHO VIET NAM  Ms Laura NGO‐FONTAINE  Risk Communications Officer  World Health Organization  Representative Office in Viet Nam  63 Tran Hung Dao Street  Hoan Kiem District  Hanoi  Socialist Republic of Viet Nam  Tel. No.: (844) 943 3734; 35  Fax No.:  (844) 943 3740  E‐mail:  ngofontainel@wpro.who.int 

    WHO/SOUTH‐EAST ASIA REGIONAL OFFICE    WHO INDONESIA    Ms Nursila DEWI  Risk Communication Officer  World Health Organization  Country Office for Indonesia  Bina Mulia I, Floor 9  Jl. HR. Rasuna Said Kav 10 Kuningan  Jakarta 12950  Indonesia  Tel. No.: (6221) 520 4349  Fax No.:  (6221) 520 1164  E‐mail:  dewin@searo.who.int     

 

WHO HEADQUARTERS    Ms Aphaluck BHATIASEVI  Ms Asiya Odugleh‐KOLEV  Technical Officer (Communications)  Technical Officer  Global Capacities Alert and Response  Emerging and Dangerous Pathogens   World Health Organization  Global Capacities Alert and Response   20, Avenue Appia CH‐1211  Health Security and Environment  Geneva  World Health Organization  Switzerland  20, Avenue Appia CH‐1211  Tel No.:  (4122) 791 2958  Geneva  Switzerland  Fax No.:  (4122) 791 4667  Tel No.:  (4122) 791 4568  E‐mail:  bhatiaseviap@who.int  Fax No.:  (4122) 791 4667  E‐mail:  oduglehkoleva@who.int   

 

 

‐ 47 ‐

ANNEX 3A               

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Guidelines for Poster Presentation       

In  order  to  capture  succinctly  the  risk  communications  challenges,  lessons  learnt  and  best  practices  from  pandemic  (H1N1)  2009,  a  poster  presentation  is  being  organized  for  all  country  participants  during  the  Workshop  on  Risk  Communications  for  Public  Health  Emergencies on 15–17 November 2011 in Manila, Philippines.    The  posters  will  enable  countries  to  describe  their  experiences  during  a  pandemic  that  threatened  the  health  of  people  all  around  the  world,  causing  much  anxiety  and  having  far‐ reaching  health,  social  and  economic  impacts.  It  will  be  used  as  a  tool  of  exchange  among  participants  on  how  the  H1N1  pandemic  spurred  health  emergency  communications,  and  the mechanisms put in place to address health emergency communications challenges.     

Suggested content of the poster presentation  To prepare for the poster presentation, the following guidelines can be considered:   Summarize  the  evolution  of  pandemic  (H1N1)  2009  in  the  country,  including  key  dates, events and response activities.   Provide  a  brief  overview  of  the  country's  media  context  and/or  landscape,  answering  questions  such  as  how  many  media  agencies  are  there  in  the  country,  what  are  the  people's  main  sources  of  information,  what  is  the  reach  of  the  media  organizations  and  what  is  the  relationship  between  the  media  and  the  government,  given the political, social and economic context of the country?   Give  a  description  of  the  government's  health  emergency  communications  arrangement,  procedures  and  protocol.  Include  a  flow  diagram  of  the  linkages  between  the  risk  assessment  results  with  the  internal  message  development,  approval  and  release  procedures.  Identify  the  strengths  and  weaknesses  of  the  protocol/procedure.   Highlight  the  methods  by  which  the  government  communicated  with  the  media  during  the  pandemic  (include  frequency  and  nature  of  the  methods,  including  social  media).  Note  the  change  in  approach  over  the  course  of  the  pandemic  and  describe  what worked, what did not and why.   Identify  two  to  three  key  achievements  and  two  to  three  main  challenges  that  were  faced  related  to  health  emergency  communications.  Include  also  any  changes  put  in 

 

‐ 48 ‐

place  to  address  the  challenges.  Identify  factors  and/or  conditions  that  would  necessitate the need for health emergency communication approaches.   If  available,  include  a  case  study  example  of  either  good  or  poor  public  health  emergency  communications  during  the  pandemic  in  your  country,  and  the  analysis  of  the  outcomes.  You  can  include  newspaper  clippings  or  video  clips  to  support  the  case study.   

Poster format  The recommended size of the poster is A1 portrait (841 mm X 594 mm), although this can be  flexible. There are three options for submission of the poster.  (1)  Submit  your  poster  to  the  Secretariat  when  you  register  on  15  November  2011,  and  WHO  will  place  it  in  the  appropriate  location  at  the  venue.  We  need  confirmation of this option by 10 November 2011.  Send  to  WHO  Secretariat  an  electronic  copy  of  the  poster  on  or  before   10  November  2011,  and  WHO  will  print  the  poster  for  you.  Please  send  the  material to Joy Rivaca Caminade (e‐mail: caminadej@wpro.who.int).  If  a  poster  cannot  be  produced,  prepare  maximum  of  eight  A4  slides  with  the  relevant  information  and  e‐mail  them  to  caminadej@wpro.who.int  on  or  before  10  November  2011.    WHO  Secretariat  will  put  together  the  slides  and  will  print  them out in poster format. 

(2) 

(3) 

The  poster  will  be  displayed  and  presented  by  a  designated  country  participant  at  the  meeting venue.    If  you  have  any  questions  or  require  clarifications  regarding  the  poster  presentation,  please  do not hesitate to contact:     

Ms JOY RIVACA CAMINADE  Technical Officer (Risk Communications)  World Health Organization (WHO)  Regional Office for the Western Pacific  Tel: (+63‐2) 5289959 (GPN 89344)  Mobile: (+63‐918) 9064191  Email: caminadej@wpro.who.int; joyrivaca@yahoo.com      Thank you in advance for your participation.   

 

‐ 49 ‐

ANNEX 3B              

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

   

Facilitator’s Guide for the Poster Presentations  (Scheduled 15 November 2011)     

In  order  to  capture  succinctly  the  risk  communications  challenges,  lessons  learnt  and  best  practices  from  pandemic  (H1N1)  2009,  a  poster  presentation  is  being  organized  for  all  country  participants  during  the  Workshop  on  Risk  Communications  for  Public  Health  Emergencies on 15–17 November 2011 in Manila, Philippines.    The  posters  will  enable  countries  to  describe  their  experiences  during  a  pandemic  that  threatened  the  health  of  people  all  around  the  world,  causing  much  anxiety  and  having  far‐ reaching  health,  social  and  economic  impacts.  It  will  be  used  as  a  tool  of  exchange  among  participants  on  how  the  H1N1  pandemic  spurred  health  emergency  communications,  and  the mechanisms put in place to address health emergency communications challenges.      Objectives of the poster session   Review  how  the  pandemic  (H1N1)  2009  event  occurred  and  progressed  in  the  countries  and  areas  of  the  Western  Pacific  Region  and  understand  the  highlights  of  the  response  measures that were implemented on health emergency communications.  Describe the government's health emergency communications arrangement, procedures  and protocol.  Highlight  the  methods  by  which  the  government  communicated  with  the  media  during  the  pandemic  and  any  change  in  approach  over  the  course  of  the  pandemic  and  understand what worked, what did not and why.  Identify  key  achievements,  main  challenges  and  gaps  that  were  faced  related  to  health  emergency communications and how the challenges were addressed.  Share  case  study  examples  of  either  good  or  poor  public  health  emergency  communications during the pandemic and some analysis of the outcomes.  

 

 

The  review  of  the  health  emergency  communications  of  countries  and  areas  will  provide  a  good  basis  for  moving  forward  and  for  the  preparation  for  any  future  public  health  emergencies. 

 

‐ 50 ‐

  Format of the poster session  Country participants will be divided into four groups. Posters will be displayed in clusters and  according to group assignments. The venue for the poster session is Ballroom 2.     Table. Proposed group allocation     GROUP 1  GROUP 2  GROUP 3  GROUP 4    Philippines  New Zealand  Lao PDR  Mongolia      Adam and Zola          Participant  Indonesia  Papua New Guinea  Viet Nam  Participant  Malaysia  China  Brunei Darussalam  Participant  Cambodia  Fiji  Republic of Korea  Participant  Hong Kong (China)  Singapore    Observer                Temporary Advisers (can choose own group in preparation for the panel session  WHO Facilitators  Sila, Aphaluck and  Asiya and Ruth  Laura and Tim  Debbie 

  For each group, members are to: 

(1) 

(2)    Each county participant will present his or her poster to the other participants in the group  (about 5 minutes). Each presentation will be followed by questions and discussions within  the group.    After all of the country presentations, the facilitator will prompt further discussion in the  groups.    Proposed questions for discussion within the group:      How  did  pandemic  (H1N1)  come  into  their  country?  What  was  the  timeline?  What  health  emergency  communications  actions  and  decisions  were  implemented?     What  were  the  decision‐making  and  clearance  procedures  and  structures  used  for H1N1 response?  How  can  we  ensure  that  health  emergency  communications  structures  and/or  people  are  part  of  the  national  and/or  local  command  and  control  structure  for  emergency response?  How  were  the  decisions  on  health  emergency  communications  approaches  and  strategies  made?  What  were  the  triggers?  What  information  was  used  for  make  the decisions? What were the factors that facilitated decision‐making?  Based  on  what  we  have  learnt  from  the  pandemic  response,  what  do  you  think  could  be  improved  for  future  health  emergency  communications  (e.g.  risk  assessment  approach,  evidence‐based  intervention,  expert  advisory,  balanced  decision, information sharing among countries)?  What would you do differently if a pandemic occurred six months from now? 

nominate a rapporteur who will lead the poster presentation, facilitate  questions and discussion within the group and present a summary of the  discussion in plenary;  nominate a participant to present the poster for their country; 







 

‐ 51 ‐

  Wrap‐up  At the end of the presentation and discussion, please wrap up by providing a quick summary  of  what  was  learnt  from  the  country  poster  presentations  and  discussion  in  the  group.  Highlight key points that may be important for future public health emergency preparedness  and response.     At  the  conclusion  of  the  session,  encourage  participants  to  view  poster  presentations  of  the  other countries.    After the poster session, please remind participants to report back to the conference room  at 16:00 for a short panel discussion, during which  rapporteurs will report the summary of  lessons learnt from pandemic (H1N1) 2009, based on the poster session. 

 

‐ 53 ‐

ANNEX 4              

Workshop on RISK COMMUNICATIONS for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

   

Facilitator’s Guide: Panel Session  Key Lessons and Gaps in Health Emergency Communications  (Scheduled 15 November 2011)     

PANELLISTS   Dr  Husnina  Ibrahim  (Focal  Point  for  Risk  Communications,  ASEAN  and  Ministry  of  Health, Malaysia)   Dr  Bey  Mui  Leng  (Director,  Corporate  Communications,  Ministry  of  Health,  Singapore)   Dr  Thomas  Abraham  (Director  of  the  Public  Health  Communications  Programme  University of Hong Kong)    DISCUSSION FACILITATOR   Mr  Adam  Craig  (Public  Health  Consultant,  Risk  Communications  Focal  Point  for  the  WHO Regional Office for the Western Pacific during the H1N1 pandemic)    OBJECTIVES OF THE SESSION  The objectives of the session are quite broad:   to  capture  key  lessons  learnt  for  public  health  emergency  risk  communications  from  the H1N1 pandemic; and    to identify gaps in national and global responses.    Given the breadth of this scope and time available, panellists will have the flexibility to draw  on  real‐life  examples  to  highlight  points  and  to  keep  the  discussion  grounded  and  relevant.  Also,  while  the  topic  is  specifically  about  the  H1N1  experience,  examples  from  other  similar  infectious disease public health emergencies could be drawn upon during the discussion.   

FORMAT OF THE SESSION  Given  the  panel  discussion  will  be  in  the  late  afternoon,  when  delegates’  focus  may  be  lagging,  it  is  proposed  that  the  session  be  run  in  an  interactive  way.  The  panel  will  be  set  up  as  an  informal  interview  style  format  where  the  discussion  facilitator  poses  pre‐scripted  open‐ended questions to the panel followed by individual or multiple panellist responses.  

‐ 54 ‐

To keep the audience engaged, questions will be invited from the floor throughout the panel  as well as at the end.    The panel area will be set up to facilitate an informal and open discussion.       TIMING  The  panel  will  run  for  approximately  40  minutes,  with  20  minutes  for  questions  from  delegates. The introduction and wrap‐up will take approximately 10 minutes.      PANEL QUESTIONS  Proposed  panel  questions  are  noted  below.  Please  prepare  to  speak  for  2  to  3  minutes  in  response to each question. Further, if you have additional relevant questions that you would  like to speak to, please send them to the discussion facilitator.    PROPOSED PANEL QUESTIONS   To  begin,  I’d  like  to  ask  each  of  you  to  reflect  on  your  experience  during  the  pandemic and, in broad terms, how well you think the public  health system  did  with  regard  to  media‐based  risk  communications  during  the  emergency.  Why  do  think  this?     What  were  the  critical  events  or  situations  that  challenged  your  jurisdictions’  media  communication  efforts?  Reflect  on  why  they  were  challenges  for  your  organization,  what  impact  they  had,  how  they  were  handled  and  what  you  or  your  organization  learnt from them.     What  were  some  of  the  notable  successes  in  public  health  risk  communications  during  the  pandemic?  Reflect  on  the  factors  (circumstances,  actions,  systems,  etc.)  that  led  to  these  successes  and  how  these  factors  can  be  capitalized  on  for   (1) capacity development and (2) response activities.     I  think  we  all  accept  that  the  pandemic  has  reinforced  the  public  health  system’s  appreciation  of  the  important  role  risk  communications  plays  in  emergency  responses.  What  are  the  major  (internal  and/or  external)  barriers  to  strengthening  public  health  risk  communication  capacity  in  the  region  and  how  can  these  challenges be addressed? What would you suggest be done to address them?     Now,  hypothetically,  you  have  all  been  invited  as  public  health  risk  communications  advisers  to  the  ASEAN  Meeting  of  Health  Ministers.  You  are  about  to  outline  your  advice  to  the  ministers  on  what  needs  to  be  done  to  bolster  risk  communications  capacity  in  the  region  in  preparation  for  another  influenza  pandemic.  What  are  the  three key points of advice you will give?

‐ 55  ‐

ANNEX 5A            

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Guidelines for the Scenario‐based Exercise  (Scheduled 16 November 2011)     

Objectives of the exercise   To  increase  participants'  appreciation  and  understanding  of  the  concept  of  risk  communications  in  the  context  of  a  health  emergency,  by  going  through  scenarios  inherent in an emergency situation.   To  enable  participants  to  identify  key  principles  and  strategies  of  risk  communications  and its application in a health emergency.   To  start  thinking  of  the  existing  capacity  gaps  at  the  country  level  and  the  actions  needed  to  apply,  integrate  and  institutionalize  health  emergency  communications  functions. 

  Exercise mechanism  Participants  will  be  put  into  three  groups  that  will  be  assigned  a  facilitator  from  the   WHO Secretariat to guide the process.   (1)    (2)  Participants  should  decide  on  names  for  their  groups  to  identify  their  outputs.  Decisions and actions will be written on colour‐coded metacards.  For each group, assign the following:   rapporteur  to  be  responsible  for  leading  the  discussion,  deciding  what  action  to  take  and  reporting  the  results  (Groups  can  opt  to  have  different  person  assigned  these  roles  for  every  inject,  but  an  overall  team  leader  needs  to  be  identified.);   inject monitor to keep track of the injects as they arrive and to relay them to the  group;   recorder to take note of all actions and decisions on a log sheet; and   timekeeper to ensure that groups complete the tasks within the allocated time.    (3)    (4)  There will be three injects throughout the exercise. Groups will be given 30 minutes to  work on the tasks required for that scenario.  Once  the  time  allocated  is  over,  end  work  on  that  scenario  and  move  on  to  the  discussion  of  the  new  inject.  There  is  no  need  to  revise  or  go  back  to  the  previous  outputs, as events are not necessarily sequential. 

 

‐ 56  ‐

  Rules   Each scenario will happen; the key is to identify the decision points and key actions from  the scenario.   The  information  given  in  the  injects  for  the  series  of  events  in  the  scenario  may  or  may  not be linked. This is intentional. As in real life, events, information and media reports do  not follow a systematic flow.   The  information  given  to  the  groups  with  every  inject  is  the  only  available  information.  There is no one to give additional information or assumptions.   

Context  ANJORI is a developing country divided into two main islands. It is composed of 86 provinces and  has  a  total  population  of  120  million  people.  Administratively,  it  has  a  decentralized  system  of  government. ANJORI shares borders with six neighbouring countries.    Although  the  country's  economy  thrives  more  on  its  agriculture,  fisheries  and  industrial  exports,  it  also  derives  a  significant  part  of  its  income  from  the  tourism  sector.  The  country  is  home  to  many  natural  tourist  attractions  as  well  as  modern  recreational  facilities.  It  has  a  well‐developed  tourism programme and regularly hosts sporting, educational and tourism events.    ANJORI has a number of diseases endemic to the country, such as influenza and dengue fever, as  well  as  waterborne  and  foodborne  diseases  like  cholera.  For  the  past  several  years,  it  also  registered  an  increased  number  of  hand,  foot  and  mouth  disease  (HFMD)  cases  with  some  fatalities. In 2011, the number of HFMD cases was unprecedented.     Additional exercise inputs   Fact sheet about ANJORI   Map of the country   

‐ 57  ‐

 

Exercise scenario   

INJECT 1: Local media reports on HFMD cases  Time to accomplish tasks: 30 MINUTES    The  local  media  in  Dapdap  City,  the  third  biggest  province  located  in  the  central  part  of  ANJORI,  reported  an  increasing  number  of  hand,  foot  and  mouth  disease  (HFMD)  cases  in  the  past  two  weeks.  From  an  average  of  30  patients  a  day  admitted  in  hospitals,  the  number  has  increased  to  80.  For  9  April  2011,  alone,  85  patients  were  admitted  and  five  were  in  serious  condition,  requiring a respirator.    The  number  of  children  being  hospitalized  every  day  has  almost  doubled  to  an  average  of  20  in  the  recent  past.  So  far  this  year,  out  of  the  600  children  who  contracted  the  disease,  mostly  belonging  to  Dapdap  City,  three  had  died.  Doctors  in  the  city  hospital  are  worried  because  there  are  usually  no  fatalities  in  the  early  part  of  the  year.  Normally,  HFMD  peaks  between  October  and December, but there were also many cases from March to May.    WHAT IS KNOWN   There  is  no  vaccine  against  HFMD  and  the  best  preventive  method  is  to  keep  the  environment, food and drinks hygienic.   The  Department  of  Education  and  Culture  of  Dapdap  City  has  ordered  primary  schools  and  day  care  centres  to  carry  out  preventive  measures  against  HFMD  and  other  infectious diseases.   Although  there  were  sporadic  news  reports  of  cases  in  neighbouring  provinces,  this  was  the first news that landed on the front page of the provincial daily newspaper.   The surveillance system shows increased reporting of HFMD cases in most of the central  provinces.   The  city  is  a  highly  urbanized  area,  but  it  also  has  some  of  the  most  beautiful  beach  resorts in the country, including a protected coral reef and diving site.    WHAT IS NOT KNOWN   Not known if all the cases were confirmed as HFMD.   Not known if there were other possible causes and if there was a link among the cases.    TASK  You  are  the  responsible  team  for  risk  communications  in  the  Department  of  Health  and  Well‐ Being of ANJORI. Given the scenario, address the following concerns:     What important decisions and key actions need to be taken immediately?   At this stage, what message/s do you need to send and to whom?   With whom do you need to coordinate and for what?    Additional exercise inputs   Fact sheet about HFMD   Sample news reports   

‐ 58  ‐

  INJECT 2: Widespread HFMD cases and deaths mean wider media attention  Time to accomplish tasks: 30 MINUTES    The provincial and national media report the following:   5 May: Provincial News – Six babies die of HFMD in Dapdap and disease has spread to 13  provinces.   14 May: National News – HFMD kills nine, and now affects 24 provinces.   24  May:  National  News  –  Doctors  discover  new  virus  causing  HFMD.  The  coxsackie  B2  virus,  which  is  more  dangerous  than  the  EV71  virus,  makes  the  patient’s  condition  worsen  quickly,  sometimes  leading  to  death.  The  media  report  many  hospitals  identifying the new virus as responsible for the deaths.    7  June:  Many  parents  decide  to  stop  sending  their  children  to  schools  for  fear  of  infection, and some primary schools and day care centres have closed indefinitely.   HFMD  now  affects  35  provinces,  with  most  of  the  outlying  provinces  sending  their  severe  cases  to  Dapdap  City  for  treatment.  News  reports  show  overcrowded  hospitals  and dying patients and children.   There is no media report mention of any action from the Ministry of Health.   Newspaper columns have started to ask questions about the government action.   People  are  anxious  and  worried  for  the  safety  of  their  children  in  schools  and  day  care  centres.    RUMOURS   Facebook  and  Twitter  accounts  have  been  set  up  by  a  parent  of  a  child  who  died  from  HFMD, telling the story of how her child died with no help.   Chloramine  B  disinfectants  distributed  by  the  local  governments  for  disinfection,  have  been  rumoured  to  be  ingested  by  children,  and  mothers  have  mixed  them  in  food  with  the belief that doing so would increase protection.    TASK  The  Minister of  Health  and Well‐Being  has  organized  a high‐level  committee to  address  HFMD in  the  country.  As  the  responsible  team  for  risk  communications  in  the  communicable  disease  prevention department of the Ministry, how would you address the following concerns:   How  would  you  prepare  for  the  first  meeting  if  you  knew  that  you  would  be  asked  for  suggestions relating to communications?   What important decisions and key actions would you recommend taking immediately?   At this stage, what message/s do you need to send and to whom?   With whom do you need to coordinate and for what?      Additional exercise inputs   Facebook account with some entries on HFMD cases   Sample news reports   

‐ 59  ‐

INJECT 3: Increasing political interest as the country prepares for an international event  Time to accomplish tasks: 30 MINUTES    By  August,  the  number  of  HFMD  cases  had  reached  more  than  four  times  higher  than  the  previous  year.  Children  under  five  accounted  for  more  than  96%  of  the  HFMD  cases.  As  of  September,  ANJORI  had  35  000  cases  of  HFMD,  resulting  in  81  deaths  of  children  and  affecting  57  provinces.  The  situation  prompted  the  President  of  the  country  to  order  all  departments  in  the government ministries to double their efforts to stop the spread of the disease.     The  media  accused  the  government  agencies  of  delaying  a  proper  response  to  the  disease,  unwittingly  or  otherwise,  and  predicted  that  the  situation  would  worsen.  The  Minister's  action  was  also  criticized  as  being  too  late.  The  Facebook  and  Twitter  accounts  (with  thousands  of  fans  and followers all over the world) provided daily accusations of the Ministry' of Healths inaction.    By  the  end  of  September,  HFMD  had  become  a  nightmare  for  parents,  with  the  number  of  cases  reaching  55  000,  with  160  deaths  affecting  80  provinces.  The  President  continues  to  challenge  the Health Ministry for being unable to control an "easy" disease.    By  the  end  of  November,  there  have  been  almost  half  a  million  cases  of  HFMD  all  over  the  country.  Almost  1000  have  died  and  the  majority  were  children.  The  media  continue  to  show  images  of  overcrowded  hospitals,  and  many  traditional  and  social  media  report  the  cases  every  day.  Some  international  media  have  also  shown  reports  of  tourists  getting  infected;  three  tourists  died  from  HFMD  after  visiting  ANJORI.  The  disease  has  also  spread  to  five  of  the  six  neighbouring  countries,  although  there  is  no  evidence  that  the  disease  was  imported  from  ANJORI.    In  two  weeks  time,  on  1  December  2011,  ANJORI  is  going  to  host  an  international  Boy  and  Girl  Scouts  camp  in  the  province  of  MOBO,  located  in  the  northern  part  of  the  country.  The  camp,  which  is  expected  to  last  for  seven  days,  will  draw  participants  from  27  countries,  with  children  ranging  in  age  from  8  to  10  years.  The  country  is  expecting  around  2000  international  guests  composed of children, parents and school administrators.    Some  of  the  participants  and  parents  are  having  second  thoughts  about  attending  the  camp,  based  on  what  they  hear  and  see  about  the  HFMD  cases.  Embassies  from  the  participating  countries  are  requesting  information  on  the  measures  being  taken  by  the  Ministry  of  Health  and  Well‐Being.  Facebook  and  Twitter  have  become  sources  of  information  on  the  "real"  situation  in  the country.    TASK  The Health Minister called on the communications team and showed disappointment for the bad  media  coverage  of  the  HFMD  situation.  In  addition,  there  is  increasing  pressure  from  the  organizers  of  the  Boy  and  Girl  Scouts  camp  to  aggressively  address  the  risk  of  HFMD  in  the  campsites.  A  multisectoral  meeting  was  organized  by  the  Ministry  of  Health  and  Well‐Being  to  discuss  the  issue,  and  inform  the  stakeholders  of  the  Ministry's  actions.  A  communications  plan  was one of the key topics for discussion.    Given the scenario described, how would you address the following concerns:   How  would  you  prepare  for  the  multisectoral  meeting?  What  would  be  the  main  components of your communication plan?   What  important  decisions  and  key  actions  would  you  recommend  the  Minister  take  immediately to balance pressure from the President and the increasing public concern?   At this stage, what message/s do you need to send, to whom and how?   With whom do you need to coordinate and for what?  

‐ 60  ‐

    Additional exercise inputs   TV news report with the ANJORI President's statement on the HFMD situation   Description of the camp site and a profile of the participants to the international event          Debriefing  At the end of the task for Inject 3, each group will be given another 30 minutes to debrief, reflect  on  and  synthesize  their  experience.  Based  on  the  exercise,  and  going  through  the  scenario,  groups will identify only the following:     five most important elements of health emergency communications   five important decisions to make for communications   five key capacities needed for health emergency communications.    Participants  can  discuss  many  things  within  the  time  period,  including  the  rationale  for  the  choices, but they have to trim down their presentation to the points indicated above.    The  overall  rapporteur/team  leader  of  the  group  will  be  asked  to  prepare  a  presentation  and  deliver it during the succeeding panel discussion.   

‐ 61  ‐

  GROUPINGS: Scenario‐based Exercise      Group 1  Overall Exercise Leader: Dr Darren HUNT (NEZ)  Dr Yusma Jeffrin Md YUSOF (BRN)  Mr SOK Samnang (CAM)  Dr CHOI Mee Yee (HOK)  Dr Sibounhom ARCHKHAWONGS (LAO)  Mr Sasitheran Krishnan NAIR (MAA)  Mr Spiros ANASTASIOU (NEZ)  Ms Rosemarie AGUIRRE (PHL)  Mr Joshua WOO (SIN)  Dr Utami MURTI (INO)  Mr John RAINFORD (CAREID)  Dr Ketan CHITNIS (UNICEF)    Moderator: Dr Husnina IBRAHIM  (Technical Adviser)    WHO Technical Support Team  Aphaluck BHATIASEVI (HQ) ‐‐ Synthesis  Laura NGO‐FONTAINE (VIE) – Note taker  Timothy O'LEARY (WPRO) – Evaluator 

  Group 2   

  Group 3  Dr TENG Srey (CAM)  Ms MI Yanping (CAM)  Ms Rosita MALA (FIJ)  Ms Zawaha IDRIS (MAA)  Ms Sara ALTANSUKH (MOG)  Mr Ennio KUBLE (PNG)  Dr Dong‐Woo LEE (KOR)  Dr NGUYEN Thi Kim Lien (VIE)  Ms Naoko NODA (ASEF)  Ms Cecilia ANSHELM (IFRC)      Moderator: Mr Thomas  ABRAHAM (Technical Adviser)    WHO Technical Support Team  Adam CRAIG (WPRO) ‐‐ Synthesis  Nursila DEWI (INO) ‐‐  Note taker  Ruth FOXWELL (WPRO) ‐‐ Evaluator 

Mr Nazdeny Ardian JOHAN (BRN)  Ms LI Jie (CHN)  Dr Lisi Penolope FINIASI (FIJ)  Dr Khamphithoun SOMSAMOUTH  (LAO)  Mr CHOIROG Urtnasan (MOG)  Ms Rosheila DAGINA (PNG)  Ms May Elenor DE GUZMAN (PHL)  Dr NGUYEN Van Hien (VIE)  Dr Abudari HIKMANDARI (INO)  Dr Sara DAVIES (Observer)  Dr Ferdinal FERNANDO (ASEC)    Moderator: Ms BEY Mui Leng  (Technical Adviser)    WHO Technical Support Team  Asiya Odugleh‐KOLEV (HQ) ‐‐ Synthesis  Zolzaya ZEVSEG (MOG) – Note taker  Ranil APPUHAMY (WPRO) ‐ Evaluator 

  WHO Admin/Logistics Support   Meg Dichoso   

  WHO Admin/Logistics Support  Don Rivada and Pettie Santiago   

  WHO Admin/Logistics Support  Elizabeth Mangali   

Overall Exercise Manager:  Dr Darren Hunt  Exercise Simulator:  Joy Rivaca‐Caminade  Overall Inject Monitor: Mr Don Rivada   

‐ 63  ‐

ANNEX 5B            

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects      Map of the Decentralized Republic of Anjori   

 

This is an exercise message. 

‐ 64  ‐

       

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects        Decentralized Republic of Anjori  CONTEXT      ANJORI is a developing country divided into two main islands. Administratively, it  has  a  decentralized  system  of  government.  It  is  composed  of  86  provinces  and  has  a  total population of 120 million. ANJORI shares borders with six neighbouring countries.    Although  the  country's  economy  thrives  more  on  its  agriculture,  fisheries  and  industrial  exports,  it  also  derives  a  significant  part  of  its  income  from  tourism.  The  country  is  home  to  many  natural  tourist  attractions  as  well  as  modern  recreational  facilities.  It  has  a  well‐developed  tourism  programme  and  regularly  hosts  sporting,  educational and tourism events.    ANJORI  has  a  number  of  diseases  endemic  to  the  country,  such  as  influenza  and  dengue  fever,  as  well  as  waterborne  and  foodborne  diseases  like  cholera.  For  the  past  several  years,  it  also  registered  an  increased  number  of  hand,  foot  and  mouth  disease  (HFMD)  cases  with  some  fatalities.  In  2011,  the  number  of  HFMD  cases  was  unprecedented. 

This is an exercise message. 

‐ 65  ‐

    Decentralized Republic of Anjori  COUNTRY PROFILE    BASIC FACTS ABOUT ANJORI            Country in the Western Pacific Region  Two‐party state  Population – 120 million  45% are under 15 years old  30% live in urban areas   Livelihood subsistence on agriculture (35%), fisheries (20%) and tourism (15%) 

INFRASTRUCTURE  Safe water – most of the population depends on the use of water from deep wells  Electricity – available in most cities and towns; irregular access but available in rural areas  Roads – relatively poor: city centres connected by concrete roads and highways; rural areas  linked by dirt roads  Mode of transport – private cars and public transport: national train system and connecting  bridge between two islands 

CULTURE AND SOCIETY       MEDIA    Majority of the country has access to TV and radio, 75% have access to the Internet  Television  o 1 government‐controlled station and 3 privately owned stations; relatively no censorship  o 3 free stations from neighbouring countries  o 80% have access to cable TV  Radio  o Popular in rural areas  o Relatively no censorship compared to TV  Print media  o Several national, regional and local newspapers  o More popular in urban areas  o Relatively no censorship by the government  o Access to international media  o People are media savvy  Mixed religions; majority Catholic  Strong family and community ties  Community leaders (72% are women) are powerful; positions handed down to family members  High literacy rates among rural populations and ethnic minorities  Several ethnic groups speak their own language 

 

PUBLIC HEALTH SYSTEM    Devolved health system  Several rural health facilities (mostly private and charging expensive fees) 

This is an exercise message. 

‐ 66  ‐

       

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects    INJECT 1:  09:15  Local media reports on HFMD cases     

The  local  media  in  Dapdap  City,  the  third  largest  province  located  in  the  central  part  of  the  country,  has  reported  an  increasing  number  of  hand,  foot  and  mouth  disease  (HFMD)  cases  in  the  past  2  weeks.  From  an  average  of  30  patients  a  day  admitted  in  hospitals,  the  number  has  increased  to  80.  On  9  April  2011  alone,  85  patients  were  admitted  and  five  were  in  serious  condition requiring a respirator.  The  number  of  children  being  hospitalized  every  day  has  almost  doubled  to  an  average  of  20  in  the  recent  past.  So  far  this  year,  out  of  the  600  children  who  contracted  the  disease,  mostly  belonging  to  Dapdap  City,  three  had  died.  Doctors  in  the  city  hospital  are  worried  because  there  are  usually  no  fatalities  in  the  early  part  of  the  year.  Normally,  HFMD  peaks  between  October  and  December,  but  there  were  also  many  cases  in  the  period  from  March  to  May.  WHAT IS KNOWN  There  is  no  vaccine  against  HFMD  and  the  best  preventive  method  is  to  keep  the  environment, food and drinks hygienic.   Dapdap’s  Department  of  Education  and  Culture  has  ordered  primary  schools  and  day  care  centres  to  carry  out  preventive  measures  against  HFMD  and  other  infectious  diseases.   Although there were sporadic news reports of cases in neighbouring provinces, this was  the first news report that landed on the front page of the provincial daily newspaper.   The surveillance system shows increased reporting of HFMD cases in most of the central  provinces.   The  city  is  a  highly  urbanized  area,  but  it  also  has  some  of  the  most  beautiful  beach  resorts in the country, including a protected coral reef and diving site.  WHAT IS NOT KNOWN    Not known if all the cases were confirmed as HFMD.  Not  known  if  there  were  other  possible  causes  and  if  there  was  a  link  among  the  cases.    

TASK (to be accomplished in 30 minutes):  You  are  the  responsible  team  for  risk  communications  in  the  Department  of  Health  and  Well‐ Being of ANJORI. Given the scenario, address the following concerns:     What important decisions and key actions need to be taken immediately?  At this stage, what message/s do you need to send and to whom?  With whom do you need to coordinate and for what? 

This is an exercise message. 

‐ 67  ‐

       

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects    INJECT 2:  09:45  Widespread HFMD cases and deaths  mean wider media attention    The provincial and national media report the following:     5  May:  Provincial  News  –  Six  babies  die  of  HFMD  in  Dapdap  and  disease  has  spread  to  13 provinces.  14 May: National News – HFMD kills nine, and now affects 24 provinces.  24  May:  National  News  –  Doctors  discover  new  virus  causing  HFMD.  The  coxsackie  B2  virus,  which  is  more  dangerous  than  the  EV71  virus,  makes  the  patient’s  condition  worsen  quickly,  sometimes  leading  to  death.  The  media  report  many  hospitals  identifying the new virus as responsible for the deaths.  7  June:  Many  parents  decide  to  stop  sending  their  children  to  schools  for  fear  of  infection, and some primary schools and day care centres have closed indefinitely.  HFMD  now  affects  35  provinces,  with  most  of  the  outlying  provinces  sending  their  severe  cases  to  Dapdap  City  for  treatment.  News  reports  show  overcrowded  hospitals  and dying patients and children.  There is no media report mention of any action from the Ministry of Health.  Newspaper columns have started to ask questions about the government action.  People  are  anxious  and  worried  for  the  safety  of  their  children  in  schools  and  day  care  centres. 

 

    

RUMOURS    Facebook  and  Twitter  accounts  have  been  set  up  by  a  parent  of  a  child  who  died  from  HFMD, telling the story of how her child died with no help.  Chloramine  B  disinfectants,  distributed  by  the  local  governments  for  disinfection,  have  been  rumoured  to  be  ingested  by  children,  and  mothers  have  mixed  them  in  food  with  the belief that doing so would increase protection. 

 

This is an exercise message. 

‐ 68  ‐

TASK (to be accomplished in 30 minutes):  The  Minister  of  Health  and  Well‐Being  organized  a  high‐level  committee  to  address  HFMD  in  the  country.  As  the  responsible  team  for  risk  communications  in  the  communicable  disease  prevention department of the Ministry, how would you address the following concerns:      How  would  you  prepare  for  the  first  meeting  if  you  knew  that  you  would  be  asked  for  suggestions relating to communications?  What important decisions and key actions would you recommend taking immediately?  At this stage, what message/s do you need to send and to whom?  With whom do you need to coordinate and for what? 

 

This is an exercise message. 

‐ 69  ‐

      Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects    Hand, Food and Mouth Disease (HFMD)  FACT SHEET    HFMD is a common infectious disease of infants and children. It is characterized by  fever, painful sores in the mouth, and a rash with blisters on hands, feet and also buttocks.    HFMD is caused by viruses from the group called enteroviruses. This group has many  different types of viruses including polioviruses, coxsackieviruses, and echoviruses. HFMD is  most commonly caused by coxsackievirus A16, which usually results in a mild self‐limiting  disease with few complications.    HFMD is also caused by enterovirus 71 (EV71), which has been associated with serious  complications, and may be fatal.    FREQUENTLY ASKED QUESTIONS ON HFMD    Is HFMD the same as foot‐and‐mouth disease in animals?  No,  HFMD  is  not  to  be  confused  with  foot‐and‐mouth  (also  called  hoof‐and‐mouth)  disease,  which is caused by a different virus and affects cattle, sheep and pigs.    How serious is HFMD?  Most people with HFMD recover fully after the acute illness.   HFMD  caused  by  coxsackievirus  A16  infection  is  a  mild  disease,  and  nearly  all  patients  recover in 7 to 10 days without medical treatment. Complications are uncommon.  o Dehydration  is  the  most  common  complication  of  HFMD  infection  caused  by  coxsackieviruses; it can occur if intake of liquids is limited due to painful sores in  the mouth.  Rarely,  patients  with  coxsackievirus  A16  infection  develop  “aseptic”  or  viral  meningitis.  In  this  case,  the  person  will  have  a  fever,  headache,  stiff  neck  or  back pain, and may need to be hospitalized for a few days. 

o

This is an exercise message. 

‐ 70  ‐



HFMD  caused  by  EV71  has  been  associated  with  meningitis  and  encephalitis,  and  on  occasion  can  cause  severe  complications,  including  neurological,  cardiovascular  and  respiratory problems. Cases of fatal EV71 encephalitis have occurred during outbreaks. 

How soon after exposure do symptoms of HFMD appear?      What are the symptoms of HFMD?    The  disease  usually  begins  with  a  fever,  poor  appetite  and  malaise,  and  frequently  with  a sore throat.  One or 2 days after fever onset, painful sores develop in the mouth. They begin as small  red  spots  that  blister  and  then  often  become  ulcers.  They  are  usually  located  on  the  tongue, gums and inside of the cheeks.  A  non‐itchy  skin  rash  develops  over  1–2  days  with  flat  or  raised  red  spots,  some  with  blisters.  The  rash  is  usually  located  on  the  palms  of  the  hands  and  soles  of  the  feet;  it  may also appear on the buttocks and/or genitalia.  A  person  with  HFMD  may  not  have  symptoms,  or  may  have  only  the  rash  or  mouth  ulcers.  The time period from infection to onset of symptoms is usually 3–7 days.  Fever, lasting 24–48 hours, is often the first symptom of HFMD. 



  

How do you get HFMD?   HFMD  virus  is  contagious  and  infection  is  spread  from  person  to  person  by  direct  contact  with  nose  and  throat  discharges,  saliva,  fluid  from  blisters,  or  the  stool  of  infected  persons.  Infected  persons  are  most  contagious  during  the  first  week  of  the  illness,  but  the  period  of  communicability  can  last  for  several  weeks  (as  the  virus  persists in stool).  HFMD is not transmitted to or from pets or other animals. 

  

Who is at risk for HFMD?    Everyone  who  has  not  already  been  infected  is  at  risk  of  infection,  but  not  everyone  who is infected becomes ill.  HFMD  occurs  mainly  in  children  under  10  years  old,  but  most  commonly  in  children  younger  than  5  years  of  age.  Younger  children  tend  to  have  worse  symptoms.  Children  are more likely to be susceptible to infection and illness from these viruses because they  are  less  likely  than  adults  to  have  antibodies  and  be  immune  from  previous  exposures  to them. Most adults are immune, but cases in adolescents and adults are not unusual. 

  Can you be infected with HFMD more than once?  Yes,  infection  only  results  in  immunity  to  one  specific  virus;  other  episodes  may  occur  following  infection with a different member of the enterovirus group. 

This is an exercise message. 

‐ 71  ‐

What about pregnant women?    Ideally,  pregnant  women  should  avoid  close  contact  with  anyone  with  HFMD  and  pay  particular attention to measures that prevent transmission.  Pregnant  women  are  frequently  exposed  to  enterovirus  infections,  including  HFMD.  They  may  cause  mild  or  no  illness  in  a  pregnant  woman.  Currently,  there  is  no  clear  evidence  that  maternal  enterovirus  infection,  including  HFMD,  is  associated  with  any  particular  adverse  outcome  of  pregnancy  (such  as  miscarriage,  stillbirth  or  congenital  defects).  However,  pregnant  women  may  pass  the  virus  to  the  baby  if  they  are  infected  shortly before delivery or have symptoms at the time of delivery.  Most  newborn  infants  infected  with  an  enterovirus  have  mild  illness,  but  a  few  may  develop  an  overwhelming  infection  of  many  organs,  including  liver  and  heart,  and  die  from  the  infection.  The  risk  of  this  severe  illness  is  higher  for  newborn  infants  infected  during the first two weeks of life. 



  How is HFMD treated?     Recommendations  There  are  no  specific  antiviral  drugs  or  vaccines  available  against  non‐polio  enteroviruses  causing  HFMD.  The  risk  of  infection  can  be  lowered  by  good  hygiene  practices  and  prompt  medical attention for children showing severe symptoms.    To the public  Preventive measures for HFMD include:   frequent hand washing with soap and water, especially after touching any blister or sore,  before preparing food or eating, before feeding young infants, after using the  toilet and  after changing diapers;  cleaning  contaminated  surfaces  and  soiled  items  (including  toys)  first  with  soap  and  water, and then disinfecting them using a dilute solution of chlorine containing bleach;  avoiding close contact (kissing, hugging, sharing utensils, etc.) with children with HFMD;  keeping  infants  and  sick  children  away  from  kindergarten,  nursery,  school  or  gatherings  until they are well;  monitoring  the  sick  child’s  condition  closely  and  seeking  prompt  medical  attention  if  there is persistent high fever, decrease in alertness or deterioration in general condition;  covering mouth and nose when sneezing and coughing;  properly disposing used tissues and diapers into waste bins that close properly; and  maintaining cleanliness of home, child care centre, kindergarten or school.  Presently,  there  is  no  specific  treatment  available  for  HFMD.  Patients  should  drink  plenty of water and seek symptomatic treatment to reduce fever and pain from ulcers. 

      

This is an exercise message. 

‐ 72  ‐

       

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects   

INJECT 2:  10:15  Increasing political interest as country prepares  for an international event    By August, the number of HFMD cases had reached 35 000, more than four times higher  than  last  year.  Children  under  five  accounted  for  more  than  96%  of  the  HFMD  cases.  As  of  September,  ANJORI  had  81  deaths  in  children  and  affected  57  provinces.  The  situation  prompted the President of the country to order all departments in the government ministries to  double their efforts to stop the spread of the disease.    The  media  accused  the  government  agencies  of  delaying  a  proper  response  to  the  disease, unwittingly or otherwise, and predicted that the situation would worsen. The Minister’s  action  was  also  criticized  as  being  late.  The  Facebook  and  Twitter  accounts  (with  thousands  of  fans and followers all over the world) provided daily accusations of the Ministry’s inaction.    By the end of September, HFMD had become a nightmare for parents, with the number  of  cases  reaching  55  000,  with  160  deaths  affecting  80  provinces.  The  President  continues  to  challenge the Health Ministry for being unable to control an “easy” disease.    By  the  end  of  November,  there  have  been  almost  half  a  million  cases  of  HFMD  all  over  the  country.  Almost  1000  have  died  and  the  majority  were  children.  The  media  continue  to  show  images  of  overcrowded  hospitals  and  many  traditional  and  social  media  cover  the  cases  every  day.  Some  international  media  have  also  run  reports  of  tourists  getting  infected;  three  tourists  died  from  HFMD  after  visiting  ANJORI.  The  disease  has  also  spread  to  five  of  the  six  neighbouring  countries,  although  there  is  no  evidence  that  the  disease  was  imported  from  ANJORI.    In  two  weeks  time,  on  1  December  2011,  ANJORI  is  going  to  host  an  international  Boy  and  Girl  Scouts  camp  in  the  province  of  MOBO  located  in  the  northern  part  of  the  country.  The  camp,  which  is  expected  to  last  for  seven  days,  will  draw  participants  from  27  countries,  with  children  ranging  in  age  from  8  to  10  years.  The  country  is  expecting  around  2000  international  guests composed of children, parents and school administrators.    Some  of  the  participants  and  parents  are  having  second  thoughts  about  attending  the  camp,  based  on  what  they  hear  and  see  about  the  HFMD  cases.  Embassies  from  the 

This is an exercise message. 

‐ 73  ‐

participating  countries  are  requesting  information  on  the  measures  being  taken  by  the  Ministry  of  Health  and  Well‐Being.  Facebook  and  Twitter  have  become  sources  of  information  on  the  “real” situation in the country.    TASK (to be accomplished in 30 minutes):  The Health Minister called on the communications team and showed disappointment for the bad  media  coverage  of  the  HFMD  situation.  In  addition,  there  is  increasing  pressure  from  the  organizers  of  the  Boy  and  Girl  Scouts  camp  to  aggressively  address  the  risk  of  HFMD  in  the  campsites.  A  multisectoral  meeting  was  organized  by  the  Ministry  of  Health  and  Well‐Being  to  discuss  the  issue,  and  inform  the  stakeholders  of  the  Ministry’s  actions.  A  communications  plan  was one of the key topics for discussion.  Given the scenario described, how would you address the following concerns:        How  would  you  prepare  for  the  multisectoral  meeting?  What  would  be  the  main  components of your communication plan?  What  important  decisions  and  key  actions  would  you  recommend  the  Minister  take  immediately to balance pressure from the President and the increasing public concern?  At this stage, what message/s do you need to send, to whom and how?  With whom do you need to coordinate and for what? 

This is an exercise message. 

‐ 74  ‐

Decentralized Republic of Anjori  FACT SHEET   

  BASIC FACTS ABOUT ANJORI        Country in the Western Pacific Region  Two‐party state  Population – 120 million  45% are under 15 years old  30% live in urban areas  Livelihood subsistence on agriculture (35%),  fisheries (20%) and tourism (15%)    CULTURE AND SOCIETY   Several ethnic groups speak their own  language 

MEDIA    Majority of the country has access to TV and  radio, 75% have access to the Internet  Television  o 1 government‐controlled station and 3  privately owned stations; relatively no  censorship  o 3 free stations from neighbouring  countries  o 80% have access to cable TV  Radio  o Popular in rural areas  o Relatively no censorship compared to  TV  Print media  o Several national, regional and local  newspapers  o More popular in urban areas  o Relatively no censorship by the  government  o Access to international media  o People are media savvy 

INFRASTRUCTURE     Safe water – most of the population depends  on the use of water from deep wells  Electricity – available in most cities and  towns; irregular access but available in rural  areas  Roads – relatively poor: city centres  connected by concrete roads and highways;  rural areas linked by dirt roads  Mode of transport – private cars and public  transport: national train system and  connecting bridge between two islands 







CULTURE AND SOCIETY      Mixed religions; majority Catholic  Strong family and community ties  Community leaders (72% are women) are  powerful; positions handed down to family  members  High literacy rates among rural populations  and ethnic minorities 

PUBLIC HEALTH SYSTEM    Devolved health system  Several rural health facilities (mostly private  and charging expensive fees) 

This is an exercise message. 

‐ 75  ‐

         

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

Scenario‐based Exercise – All Paper Injects      DEBRIEFING:      At  the  end  of  the  task  for  Inject  3,  each  group  will  be  given  another   30  minutes  to  debrief,  reflect  on  and  synthesize  their  experience.  Based  on  the  exercise,  and  going through the scenario, groups will identify only the following:         Participants  can  discuss  many  things  within  the  time  period,  including  the  rationale  for  the choices, but they have to trim down their presentation to the points indicated above.    The overall rapporteur/team leader of the group will be asked to prepare a presentation  and deliver it during the succeeding panel discussion.              CREDITS:  Graphics concept of all design:  Don Rivada and Elizabeth Mangali  Exercise Administrator:  Ma Carmela Dichoso  Exercise Support:  Novelina Zapanta and Ma Perpetua Santiago 

10:45 

five most important elements of health emergency communications  five important decisions to make for communications  five key capacities needed for health emergency communications 

 

This is an exercise message. 

‐ 77 ‐

ANNEX 5C            

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

 

Scenario‐Based Exercise – Screen Injects     

‐ 78 ‐

           

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

 

Scenario‐Based Exercise – Screen Injects   

‐ 79 ‐

           

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

 

Scenario‐Based Exercise – Screen Injects   

‐ 80 ‐

           

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

 

Scenario‐Based Exercise – Screen Injects   

‐ 81 ‐

           

Workshop on Risk Communications for Public Health Emergencies  15–17 November 2011, Manila, Philippines 

 

 

Scenario‐Based Exercise – Screen Injects   

        CREDITS:  Graphics concept of all design:  Don Rivada and Elizabeth Mangali  Exercise Administrator:  Ma Carmela Dichoso  Exercise Support:  Novelina Zapanta and Ma Perpetua Santiago 

‐ 83  ‐

ANNEX 6

  Asia Pacific Strategy for Emerging Diseases (APSED)  APSED (2010) WORKPLAN  FOCUS AREA 5: RISK COMMUNICATIONS    1. Vision (What is to be seen in five years?)  Risk  communications  is  institutionalized  within  the  ministry  of  health  as  an  essential  component  of  the  health  emergency  response  actions,  and  integrated  into routine functions.  By the end of five years,   A  structure,  team  or  mechanism  is  established  and/or  developed  to  proactively  and  efficiently  coordinate  health  emergency  communications  during  public  health  emergencies.  The  team  also  ensures  application  of  health  emergency  communications  principles  for  routine prevention and response measures.  Linkages  and  coordination  arrangements  systematically  integrate  risk  communications  with  risk  assessment,  surveillance  and  response,  as  well  as  with  relevant  sectors.  Coordination  arrangements  between  the  three  components  of  risk  communications  –  health  emergency  communications,  operation  communications  and  behaviour  change  communications  – ensure that these components are integrated as part  of the overall preparedness and response plans.  Working  mechanisms  (procedures,  guidelines  and  protocols)  are  developed and tested to ensure that the public is at the centre of health  emergency  communications  activities  and  facilitate  timely  and  transparent communications to the public. Feedback mechanisms are in  place  to  feed  into  future  actions,  and  also  take  into  account  the  use  of  appropriate technology.  Advocacy  for  health  emergency  communications  adapts  an  approach  where  communication  practitioners  and  risk  managers  are  provided  an  opportunity  to  apply  risk  communications  principles  in  emergency  situations  in  country  or  within  the  region.  The  experiential  advocacy  approach  facilitates  sustainable  support  for  the  institutionalization  of  health  emergency  communications  as  a  core  function  within  the  ministry of health.   Career  development  for  health  emergency  communications  ensures  availability  of  expertise  within  the  ministry  of  health  and  facilitates  professional growth for health emergency communicators. 









 

‐ 84  ‐

    2. Stages (Describe the stages in moving from the current status to the Vision.)    Stage 1: Advocacy and integration  A  sustainable  and  integrated  health  emergency  communications  system  exists  within  the  ministry  of  health,  where  a  communications  structure,  team  or  mechanism  ensures  effective  linkages  with  other  sectors  during  public  health  emergencies.  A  coordination  arrangement  is  established  with  the  health  promotion  and  education  units  and  other  stakeholders,  both  for  public  health  emergencies  and  for  long‐term  social  mobilization  programmes.    A  mechanism  is  in  place  for  collecting  feedback  from  the  public  based  on  the  social,  cultural  and  political  contexts  of  the  intended  audience.  Standard  operating  procedures  (SOPs) and guidelines are developed, tested and regularly updated.      Stage 2: Institutionalization for sustainability  An  institutionalized  system  is  functional  and  provides  an  interface  for  the  health  emergency communications team to work closely with surveillance, risk assessment and  response  during  health  emergencies  and  for  prevention  and  response  actions.  A  mechanism for efficiently generating feedback from the public and documenting lessons  and  best  practices  from  past  health  emergencies  is  operational  and  ensures  that  results  are used to improve future health emergency communications strategies.    Human resource development programmes are available to ensure career advancement  of  professional  health  emergency  communicators  and  the  sustainable  availability  of  expertise within the ministry.       

3. Key milestones (key expected results to be achieved collectively by a  defined time frame)  Year 1   Focal points and teams for health emergency communications  identified   Guidelines for health emergency communications and media  response, monitoring and analysis developed   Health emergency communications structure or mechanism  established   Protocols and procedures for health emergency communications  developed, tested and updated   Functional regional health emergency communications network  organized   Health emergency communications principles, SOPs and mechanisms  applied during public health events 

Year 3 

Year 5 

 

‐ 85  ‐

       

4. Components (list the components of the focus area)   



Health  emergency  communications  –  rapid  dissemination  of  information  and  health  messages  to  target  audiences  during  a  health  emergency.  The  objectives  are to build public trust, to enable and empower populations to adopt protective  measures,  to  reduce  confusion  and  to  facilitate  enhanced  surveillance.  Messaging  during  a  health  emergency  is  anchored  on  risk  assessment  results,  taking  into  consideration  the  level  of  uncertainty  and  insufficiency  of  information.  This  component  includes  the  initial  announcement  and  information  dissemination through mass media.  As health emergency communications is a less developed and often neglected  area during a health emergency situation, this is the priority component of the  APSED (2010) workplan on risk communications. 

 

    

Operation  communications  –  timely  exchange  of  information  among  internal  stakeholders  including  health  authorities,  clinicians,  laboratories,  decision‐ makers  and  other  disciplines  and  sectors.  Effective  operation  communications  ensures  coordinated  response  and  keeps  decision‐makers  informed  of  the  situation,  enabling  them  to  make  informed  choices  on  possible  next  steps  and  policy  changes.  Operations  communications  also  takes  into  consideration  inter‐ country  communications,  especially  when  disease  outbreaks  or  public  health  emergencies affect cross‐border areas. 

    

Behaviour  change  communications  –  establishment  and  implementation  of  health  promotion  programmes  for  prevention  and  control  of  emerging  diseases  and  other  threats  to  public  health,  including  the  promotion  of  protective  behaviours  and  social  mobilization  during  public  health  emergencies.  Behaviour  change  communications  adopts  a  long‐term  approach  and  necessitates  working  closely with communities. 

 

‐ 86  ‐

       

5. Activities (For each component, list priority activities according to the stage of  implementation.)  Stage 1 Activities  Stage 2 Activities  (Advocacy and integration)  (Institutionalization for sustainability)     Review lessons learnt on health emergency  communications from pandemic (H1N1) 2009 and  other public health events.  Appoint and sustain a health emergency  communications team or person within the ministry  of health, supported by training and development of  competencies.     Develop and test guidelines and protocols integrating  surveillance, risk assessment, response and for media  analysis.  Develop structure and career development  opportunities for health emergency communicators  to ensure sustainable availability of expertise within  the ministry of health.  Conduct regular health emergency skills training and  workshops for professional development, knowledge  sharing and publication.  Organize a professional network with agreed  competency requirements.  Convene regular consultations on the use of  appropriate technology for health emergency  communications.  Proactively conduct advocacy activities to ensure  sustainable support for the institutionalization of  health emergency communications as a core function  within the ministry of health. 







Establish  a  structure  or  mechanism  to  proactively   and  efficiently  coordinate  health  emergency  communications during public health emergencies.  Develop and test health emergency  communications procedures, guidelines and  protocols (including interface with other existing  programmes of the ministry of health).  Organize regular national and regional meetings to  sustain interest for health emergency  communications.  Develop appropriate feedback mechanisms to  inform health emergency communications.  Develop and conduct national and regional disease‐  or hazard‐specific health emergency  communications exercises (as needed).  Conduct regular national and regional exercises and  hands‐on training on health emergency  communications using real events in country and  within the region.   







 



     

6. Key activities for the coming year (key common activities to be completed  collectively in the coming year, e.g. July 2011–June 2012)      Synthesis of lessons learnt from past emergencies  Development of structure (mechanism, teams, focal points, etc.)  Development of SOPs based on real‐life events  Skills training on health emergency communications