Всемирная организация здравоохранения ШЕСТЬДЕСЯТ ТРЕТЬЯ СЕССИЯ ВСЕМИРНОЙ АССАМБЛЕИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Пункт 16.1 предварительной повестки дня А63/37 3 мая 2010 г.
Отчет Внешнего ревизора Ассамблее здравоохранения Генеральный директор имеет честь препроводить Шестьдесят третьей сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения Отчет Внешнего ревизора о финансовых операциях Всемирной организации здравоохранения за финансовый период 2008-2009 гг. (в Приложении).
А63/37
ПРИЛОЖЕНИЕ ОТЧЕТ ВНЕШНЕГО РЕВИЗОРА АССАМБЛЕЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ О ФИНАНСОВЫХ ОПЕРАЦИЯХ ВСЕМИРНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЗА ФИНАНСОВЫЙ ПЕРИОД С 1 ЯНВАРЯ 2008 г. ПО 31 ДЕКАБРЯ 2009 г. ВВЕДЕНИЕ 1. Проведение ревизии Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) за финансовые периоды 2008-2009 гг. и 2010-2011 гг., в соответствии с резолюцией WHA60.7 Шестидесятой сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения, было поручено Контролеру и Генеральному ревизору Индии. 2. Охват ревизии установлен в положении XIV Положений о финансах и в приложенном к ним Дополнительном круге ведения, определяющем характер внешней ревизии. Согласно положениям этого Круга ведения, ревизор составляет заключение по финансовым отчетам за финансовый период и сообщает о финансовых операциях и содержащихся в этих документах различных других вопросах. Ревизии были проведены в соответствии с Международными стандартами 3. аудиторских проверок. Ревизии были сосредоточены на таких аспектах, как финансы, соблюдение правил и добавленная стоимость. 4. Ревизия финансовых отчетов за финансовый период 2008-2009 гг. не выявила недостатков или ошибок, которые я считал бы существенными для точности, полноты и обоснованности финансовых отчетов в целом, и я высказал безоговорочное заключение по финансовым отчетам Организации за финансовый период, заканчивающийся 31 декабря 2009 года. 5. В течение финансового периода 2008-2009 гг. ревизии были проведены во всех региональных бюро Организации, помимо отдельных страновых бюро в каждом регионе. Промежуточный отчет, содержащий результаты ревизий, проведенных в первый год финансового периода и охвативших региональные бюро для стран Африки и Западной части Тихого океана и отдельные страновые бюро, а также углубленный обзор работы Глобального центра обслуживания в Малайзии, наряду с оценкой процедур, принятых и примененных для проведенной в штаб-квартире конверсии данных для Глобальной системы управления, были переданы Шестьдесят второй сессии Всемирной ассамблеи здравоохранения в документе А62/291. 6. Во второй год финансового периода ревизии были проведены в региональных бюро для стран Юго-Восточной Азии, Европы и Восточного Средиземноморья, наряду с ревизиями в отдельных страновых бюро в каждом регионе. Кроме того, два
Промежуточный отчет был принят к сведению, см. документ WHA/62/2009/REC/3, протокол второго заседания Комитета В, раздел 3.
1
3
А63/37
Приложение
углубленных обзора управления были проведены в штаб-квартире ВОЗ в Женеве и в Глобальном центре обслуживания в Куала-Лумпуре. Обзор управления денежными средствами и выверка банковских счетов Отдела финансов в штаб-квартире ВОЗ в Женеве и выверка банковских счетов в Глобальном центре обслуживания в КуалаЛумпуре были проведены с целью определить эффективность и действенность системы управления денежными средствами в условиях Глобальной системы управления. Помимо этого, для проверки адекватности мер внутреннего контроля Глобальной системы управления была рассмотрена эффективность процессов, связанных с кадровыми ресурсами, включая выплату заработной платы и страхование здоровья сотрудников. В случае необходимости были проверены вопросы, ранее представленные Ассамблее здравоохранения. 7. Помимо ревизии ВОЗ, были также изучены отдельные счета Африканской программы борьбы с онхоцеркозом, Доверительного фонда Специальной программы научных исследований и подготовки специалистов по тропическим болезням, Доверительного фонда Объединенной программы Организации Объединенных Наций по ВИЧ/СПИДу, Международного вычислительного центра, Международного агентства по изучению рака и ЮНИТЭЙД. Соответствующие аудиторские заключения передаются отдельно руководящим органам или комитетам этих учреждений. 8. Рабочие связи с Секретариатом были конструктивными, и проведению ревизий на различных уровнях и в различных местах содействовало великолепное сотрудничество со стороны Секретариата, а также руководства региональных и страновых бюро. Координация с Бюро служб внутреннего контроля была постоянной и полной. В случае необходимости использовались результаты работы служб внутреннего контроля. 9. Важные результаты, полученные в ходе ревизий, после детального обсуждения с соответствующими руководителями передавались им в аудиторских письмах для руководства. Наиболее важные из этих результатов, обобщенные надлежащим образом, включены в настоящий отчет. 10. Секретариат согласился с рекомендациями, сделанными в настоящем отчете.
11. В соответствии с указанием Комитета по программным, бюджетным и административным вопросам, настоящий отчет содержит таблицу с подробным изложением состояния выполнения важных рекомендаций, сделанных Внешним ревизором. ФИНАНСОВЫЕ ВОПРОСЫ 12. Учреждения, отношения с которыми регулируются на основе хостинговых соглашений, не являющиеся частью программного бюджета ВОЗ, не включены в финансовые отчеты. Это изменение, а также другие улучшения в представлении финансовых отчетов за двухгодичный период 2008-2009 гг., потребовали повторного представления поступлений и расходов финансовых отчетов 2006-2007 гг. и балансовых позиций.
4
Приложение
А63/37
13. В течение двухгодичного периода общие операционные доходы составили 3759,11 млн. долл. США. Сумма в размере 10,66 млн. долл. США оставалась в составе неустановленных и неиспользованных поступлений, подлежащих учету в 2010 г. в качестве добровольных взносов. Общие операционные расходы за двухгодичный период составили 3941,55 млн. долл. США, тогда как 111,26 млн. долл. США представляли собой обязательства из Программного бюджета за товары и услуги, которые должны быть поставлены в следующем году. Общий остаток, перенесенный в 2010 г. после учета чистых финансовых поступлений и расходов в размере 80,98 млн. долл. США в 2008-2009 гг., составил 101,47 млн. долл. США. 14. Из общей суммы в 2412,91 млн. долл. США, хранящейся в ВОЗ в виде денежных средств и их эквивалентов, 513,10 млн. долл. США хранятся от имени неконсолидированных субъектов по административным соглашениям. РЕФОРМЫ УПРАВЛЕНИЯ 15. Я отмечаю, что в январе 2010 г. еще три региона, а именно: Региональное бюро для стран Восточного Средиземноморья, Европейское региональное бюро и Региональное бюро для стран Юго-Восточной Азии внедрили Глобальную систему управления. По утверждению Секретариата, все преимущества Глобальной системы управления еще предстоит реализовать полностью. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ УЧЕТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СЕКТОРЕ 16. В соответствии с подобными инициативами во всей системе Организации Объединенных Наций, ВОЗ, согласно резолюции WHA60.9, приняла предложение о внедрении Международных стандартов учета в государственном секторе (МСУГС). Было отмечено, что переход к этим Стандартам делается в поддержку лучшего принятия решений и лучшего руководства, что укрепит рамки управления на основе результатов, предоставив более полную и транспарентную информацию о финансовом положении Организации. 17. Обеспечение независимости ревизии является важным для доверия к ежегодным финансовым отчетам. В соответствии с резолюцией WHA62.6, Положения о финансах были пересмотрены, чтобы выполнить обязательство Организации по полному осуществлению Стандартов начиная с 1 января 2010 года. Однако исправленные Положения о финансах создали несоответствие между частотой составления финансовых отчетов и частотой ревизионных циклов. Несмотря на то, что Положения о финансах дают возможность ВОЗ перейти от двухгодичного к одногодичному циклу учета, неисправленное положение о финансах, определяющее проведение внешней ревизии, по-прежнему требует, чтобы Внешний ревизор представлял отчет о ревизии двухгодичного финансового отчета, подготовленного Генеральным директором. 18. Секретариат согласился с тем, что во время представления исправленных Положений о финансах Исполнительному комитету в январе 2009 г. не было предусмотрено положение о полных ежегодных ревизиях финансовых отчетов. Он
5
А63/37
Приложение
согласился, что ВОЗ не достигнет полной сертификации МСУГС до тех пор, пока она не перейдет к ежегодным финансовым отчетам, сопровождаемым ежегодной внешней ревизией. Секретариат далее заявил, что ВОЗ не сможет представлять финансовые отчеты в соответствии с МСУГС до 2012 г. по следующим причинам: (а) полное соответствие данных МСГУС зависит от внедрения Глобальной системы управления, которая не будет действовать во всех местах до конца 2010 г.; и (b) из-за ведущейся работы, которая необходима в областях основных средств и инвентарных перечней. 19. Я поддерживаю предложение Секретариата о том, чтобы указать сроки для преодоления противоречия между Положениями о финансах XIII и 14.8-14.9 и внесения изменения в полномочия Внешнего ревизора с целью удовлетворения необходимости в ежегодных ревизиях. Я также принял к сведению, что Секретариат представит Ассамблее здравоохранения доклад с объяснением этого несоответствия и предложением, чтобы, невзирая на Положение о финансах 13.1, двухгодичные финансовые отчеты за 2010-2011 гг. по-прежнему представлялись в соответствии со Стандартами бухгалтерского учета системы Организации Объединенных Наций. БЮДЖЕТНЫЙ КОНТРОЛЬ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СРЕДСТВ 20. В моем предыдущем отчете я рекомендовал проводить периодические обзоры для обеспечения оптимального использования ассигнованных/предоставленных средств. От руководителей фондов требуется обеспечить, чтобы обязательства брались в пределах имеющихся ассигнований. В региональных бюро по-прежнему наблюдаются пассивные сальдо. В Европейском региональном бюро отрицательное сальдо в некоторых случаях превышало 100 000 долл. США каждый. Основными причинами были разница в валютных курсах и расходы на заработную плату, финансируемые из различных источников техническими подразделениями. В Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья расходы были произведены при отсутствии ассигнований. Принято к сведению заверение регионального руководства в том, что после реализации Глобальной системы управления начиная с января 2010 г. пассивное сальдо больше не возникнет. 21. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии в пяти фондах из 26 от 46% до 93% общих выделенных ассигнований оставались свободными от обязательств. Использование средств в Бюро представителя ВОЗ в Индии составило менее 50% по семи программным кодам, причем два из них имели 0% использования. Показатель исполнения в некоторых ключевых областях работы, определенных в стратегиях сотрудничества со странами в Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья, был очень низким, несмотря на наличие средств. 22. Я рекомендую проводить периодические обзоры ассигнований по отношению к выплатам/обязательствам, чтобы обеспечить оптимальную эффективность.
6
Приложение
А63/37
НЕОПЛАЧЕННЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА 23. Неоплаченные обязательства представляют собой обязательства Организации, которые не были выполнены. Большое число обязательств, достигавших значительной суммы, оставались неоплаченными во всех региональных бюро и в бюро представителей ВОЗ в Индии и Йемене. В Бюро представителя ВОЗ в Йемене неоплаченные обязательства составляли от 46% до 100% выделенной суммы в тех случаях, когда выделенная сумма превышала 100 000 долл. США. 24. Региональные руководители и руководители страновых бюро согласились с требованием непрерывной круглогодичной проверки неоплаченных обязательств. Меня проинформировали о том, что в Глобальной системе управления в качестве одного из методов контроля концепция неоплаченных обязательств будет заменена понятием залога, которое будет эквивалентно твердому обязательству на еще не поставленные товары и услуги. УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММАМИ 25. ВОЗ при составлении бюджетов, мониторинге и оценке для планирования и осуществления программ приняла подход к управлению на основе результатов. Система управления деятельностью в Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии связывает финансовую информацию с планами работы. Из общего числа в 1380 ожидаемых для конкретных подразделений результатов, рассмотренных для анализа, 57,03% были достигнуты полностью, 26,74% - достигнуты частично и 4,27% не были достигнуты. В отчете отсутствует информация в отношении остальных 11,96%. Не было прямой взаимозависимости между техническим прогрессом и финансовым осуществлением продукта. Доклад о состоянии обязательств по центрам бюджетирования, составленный посредством системы управления деятельностью, показал, что процент свободных обязательств составил более 50% в семи из 11 центров бюджетирования в обязательных взносах. В отношении добровольных взносов он составил более 50% по четырем центрам бюджетирования. В отсутствие полной увязки было невозможно сделать оценку эффективности достижения в связи с израсходованной суммой. Большинство свободных ассигнований в Бюро представителя ВОЗ в Индии были связаны со средствами на кадровые ресурсы, управление которыми осуществляет Региональное бюро. В Европейском региональном бюро было отмечено много случаев, когда технический и финансовый прогресс составлял ниже 75%. Также в некоторых случаях, несмотря на то, что состояние было показано как выполненное, техническое и финансовое исполнение не было обновлено. Руководство странового бюро в Кыргызстане согласилось, что состояние прогресса в планах работы могло бы отражаться более эффективно. Было отмечено, что показатель исполнения в Бюро представителя ВОЗ в Йемене составил ниже 50%. 26. Я принял к сведению заверение руководства Регионального бюро для стран ЮгоВосточной Азии и руководства странового бюро в Йемене в том, что с началом осуществления операций в рамках Глобальной системы управления невозможно будет осуществлять расходы без связи с планом работы и соответствующей деятельностью.
7
А63/37
Приложение
Я рекомендую установить связи для всех обязательств с целью оценить эффективность программ по отношению к израсходованным денежным средствам. УПРАВЛЕНИЕ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ И ВЫВЕРКА БАНКОВСКИХ СЧЕТОВ 27. Был проведен обзор управления денежными средствами и выверки банковских счетов Отдела финансов в штаб-квартире. Цели ревизии состояли в том, чтобы изучить эффективность и результативность системы управления денежными средствами и выверки банковских счетов в условиях Глобальной системы управления. 28. Планирование денежных средств: Эффективное управление денежными средствами является главной обязанностью Финансового отдела. Бюджет денежных средств является одним из средств финансового планирования и эффективного управления денежными средствами. Бюджеты денежных средств используются для того, чтобы установить, имеет ли субъект достаточно денежных средств для выполнения регулярных операций и/или остается ли слишком много денежных средств в непродуктивных сферах. Ежедневное планирование и мониторинг потока денежных средств представляет собой такой метод бюджета денежных средств, для которого инструментом контроля потока денежных средств является электронная таблица Excel. Еженедельная оценка денежных средств, необходимых Организации, производится для расходов на заработную плату, счетов к оплате, выплат по страхованию здоровья сотрудников и для финансирования региональных счетов. Эти цифры составляются на основе исторических еженедельных средних цифр, взятых из Общей платформы выплат в Глобальной системе управления. При этом учитываются предстоящие крупные единовременные выплаты, предлагаемые техническими подразделениями. Отчеты об ежедневном состоянии денежных средств составляются в качестве оценок необходимых денежных средств и имеющихся остатков в каждом банке в виде таблиц и в качестве временного решения за пределами Глобальной системы управления. Инструмент прогнозирования денежных средств в Глобальной системе управления не является полезным, так как он оперирует остатками на кредиторских счетах, на которых большинство счетов оплачиваются непосредственно Глобальным центром обслуживания. 29. Секретариат считает, что бюджет денежных средств не является ни необходимым, ни полезным, так как потоки денежных средств в ВОЗ в значительной мере относятся к расходам на персонал и, следовательно, являются в разумной степени предсказуемыми, а поступление денежных средств от доноров является полностью непредсказуемым. Для крупных непредвиденных выплат кратковременная наличность держится на краткосрочном депозитном счете денежного рынка. Денежные средства, инвестированные в расширенные мандаты на вложение денежных средств, могут быть получены с предварительным уведомлением за два дня. Таким образом, планирование денежных средств основано на ежедневном управлении денежными средствами Отделом финансов. Эти процессы не институционализированы, и отсутствует должным образом документированная подробная информация. Отчеты об ежедневном состоянии денежной наличности имеются только начиная с августа 2009 г., так как
8
Приложение
А63/37
предыдущим делопроизводителем они не составлялись. Подобно этому, предварительные извещения о крупных выплатах также не регистрируются, так как было указано, что они были получены по телефону, по электронной почте или с помощью записок. 30. Поступление обязательных взносов, которые составляют приблизительно одну четверть всех поступлений ВОЗ, следует отразить с помощью анализа тенденций, так же как и поступление добровольных взносов, которые в течение последних трех лет составляли более 50% всех поступлений в ВОЗ. Отсутствие структурированного бюджета денежных средств препятствует проведению анализа изменений между тем, что прогнозировалось, и тем, что было реально получено, своевременному выявлению бесполезных позиций и началу корректирующих действий. В документе Служб внутреннего контроля (09/805), озаглавленном "Обзор принятого ВОЗ подхода к финансовому контролю", отмечается отсутствие доклада о бюджете и мониторинге прогресса, структурированного по широким категориям доходов и расходов, который необходим для метода управления на основе результатов. 31. Я принял к сведению заверение Секретариата в том, что для ВОЗ нет проблем с ликвидностью. Я рекомендую рассмотреть возможность применения долгосрочного подхода к составлению бюджета денежных средств и принять его для планирования поступлений, выплат и инвестиций. Вся соответствующая информация может быть документирована для страхования от риска и контроля прослеживаемости. Полезность различных функциональных средств и отчетов, имеющихся в Глобальной системе управления для управления потребностями в денежных средствах, также можно пересмотреть. 32. Инвестиции: Структура инвестиций ВОЗ включает внутреннее и внешнее управление инвестициями. За внутренние инвестиции отвечает Отдел финансов; руководители фондов отвечают за внешние портфели. ВОЗ приняла инвестиционную политику, определяемую Положениями о финансах и Финансовыми правилами ВОЗ. Цель инвестиционной политики ВОЗ состоит в получении конкурентной рыночной нормы прибыли, обеспечивая при этом безопасность основной суммы. Из общей суммы инвестиций в 2100 млн. долл. США по состоянию на декабрь 2009 г. 1100 млн. долл. США инвестированы во внутренние срочные депозиты; существует структурированный депозит на сумму 25 млн. долл. США, и окончательные выплаты Отдела финансов ВОЗ в сумме приблизительно 34 млн. долл. США были инвестированы в корпоративные ценные бумаги с фиксированным доходом через банк "Northern trust", специализирующийся на хранении ценности. 33. Внутренние инвестиции: Внутренние срочные депозиты в течение года уменьшились приблизительно на 240 млн. долл. США с 1365 млн. долл. США в мае 2009 г. до 1125 млн. долл. США в декабре 2009 года. Было отмечено, что ряд банков держат значительные суммы в течение длительного периода по стоимости, превышающей их недельную/месячную расходную стоимость. Ежедневное рассмотрение могло бы выявить остатки, помимо немедленных потребностей, остающиеся неинвестированными на некоторых счетах. Надлежащее использование имеющихся средств становится особенно необходимым в условиях нынешней
9
А63/37
Приложение
глобальной рецессии, экономических потрясений, непредсказуемого характера добровольных взносов и текущих проблем с потоками денежных средств. Секретариат согласился с тем, что некоторые остатки являются более высокими, чем необходимо. Было указано, что эти остатки подлежат рассмотрению в рамках решений при анализе затрат-эффективности, сравнивающих процентные ставки по текущим счетам с депозитными ставками и оценивающих целесообразность и своевременность размещения и перевода средств. 34. Хотя я и считаю, что при нынешнем режиме процентных ставок существенных потерь для Организации нет, я рекомендую, чтобы все избыточные средства, хранящиеся неинвестированными в банках даже в течение короткого времени, регулярно рассматривались для принятия надлежащих решений об инвестировании. 35. Валютные операции: ВОЗ функционирует в многовалютной среде и обрабатывает входящие и исходящие потоки различных валют. Управление денежными средствами осуществляет Отдел финансов, который учитывает валютные остатки для урегулирования различных платежных обязательств. Было отмечено, что некоторые валюты покупались/продавались в тот же или в следующий месяц и даже на следующий день, что свидетельствует о необходимости лучшего планирования. 36. Я поддерживаю Секретариат в его стремлении планировать и прослеживать долгосрочные потребности и получение валюты. 37. Отчетность перед руководством: До внедрения Глобальной системы управления (июль 2008 г.) Отдел финансов составлял двухмесячные отчеты с подробной информацией о состоянии инвестиций, кредитных лимитах, валютных прибылях и потерях. После внедрения Глобальной системы управления отчетность о внутренних инвестициях перед высшим руководством не стала официальной, регулярной и документированной. 38. Меня успокаивает заверение Секретариата в том, что практика регулярной и структурированной отчетности перед руководством о состоянии инвестиций восстанавливается. 39. Внешние инвестиции: На управляемые внешним образом инвестиции в 2008-2009 гг. приходилось приблизительно 1000 млн. долл. США из всех инвестиций ВОЗ. Внешние инвестиции осуществляются руководителями фондов в соответствии с широкими принципами инвестиций, предписанными ВОЗ, а также соглашениями об управлении портфелем ценных бумаг между руководителями фондов и ВОЗ. Консультативный комитет по инвестициям отметил плохую краткосрочную эффективность всех руководителей фондов, особенно в 2008 году. Отсутствие ресурсов, выделенных для мониторинга эффективности руководителей фондов, также было отмечено в докладе Бюро служб внутреннего контроля (09/805). Значительное непостоянство отмечено в финансовых результатах управляемого банком "UBS" портфеля инвестиций, включая реализованные и нереализованные потери в сумме 10,9 млн. долл. США на группе ценных бумаг в этом портфеле в течение 2008 года. Подобно этому, финансовые результаты по долговым ценным бумагам Европейского
10
Приложение
А63/37
кредитного управления продолжали быть отрицательными. Секретариат заявил, что потери 2008 г. были полностью компенсированы, так как за двухгодичный период 2008-2009 гг. в общей сложности два портфеля ценных бумаг дали значительную среднюю прибыль в размере 4,6%. 40. В ноябре 2008 г. было рекомендовано принять на работу специалиста по анализу рисков, чтобы составить детальный анализ рисков портфелей ценных бумаг. Было отмечено, что "Предложения подавать заявки" для проекта по анализу рисков были получены только в июле 2009 г. и представлены на совещании Консультативного комитета по инвестициям в ноябре 2009 г., то есть через год после его рекомендации. 41. Я принял к сведению, что специалист по анализу риска инвестиций уже назначен. Результаты его рассмотрения предложено представить Консультативному комитету по инвестициям в марте 2010 года. 42. Банк "Northern Trust": ВОЗ заключила соглашение с банком "Northern Trust" в качестве глобального депозитария (кастодиана) активов Организации (денежных средств и ценных бумаг). Он отвечает за своевременное получение и кредитование всех поступлений, процентов, распределение денежных средств и всех других выплат. От него требуется представлять отчеты о деятельности в отношении инвестиционного риска и аналитических услуг. Было отмечено, что отчетность о результатах деятельности не содержит анализа причин в отношении плохо функционирующих фондов, чтобы руководители могли принять соответствующие корректирующие меры. Консультативный комитет по инвестициям также рекомендовал соответствующим образом усилить отчетность банка "Northern Trust". 43. Я принял к сведению, что после этого улучшенные отчеты о перекрестном риске портфелей, а также акциях и ценных бумагах с плохой результативностью включены в пакет аналитической отчетности для Консультативного комитета по инвестициям. Я рекомендую далее укреплять отчетность в результате обзора, предпринятого специалистом по анализу риска инвестиций. 44. Было отмечено, что меры внутреннего контроля, проверенные независимым аудитором Депозитария, обеспечивают разумные, но не абсолютные гарантии в отношении эффективности мер контроля, учитывая различные сообщения об исключениях по состоянию на март 2009 года. Они включили необходимость в ежегодном рассмотрении счетов для обеспечения своевременной регистрации операций, их получения из разрешенных источников, своевременного разрешения и документирования изменений существующих систем подачи заявок, а также полной и точной регистрации подлежащей получению суммы налога. ВОЗ необходимо получить от своего кастодиана заверение в том, что для повышения эффективности мер контроля будут приняты меры в отношении ежегодных обзоров, рассмотрения процессов подтверждения подлинности на основе рисков и улучшения других систем. 45. Я рекомендую, чтобы кастодианом (банком "Northern Trust") были предприняты последующие действия по докладу независимого аудитора.
11
А63/37
Приложение
46. Выверка банковских счетов: Процесс выверки банковских счетов является важным внутренним контролем, который обеспечивает полную, своевременную и точную регистрацию денежных банковских операций в учетных записях для целей финансовой отчетности. ВОЗ не могла проводить ежемесячную выверку банковских счетов до тех пор, пока Глобальная система управления не стала полностью готовой к использованию в июле 2008 г. после решения системных проблем загрузки в буфер. График выверки постоянно пересматривался и отставал от сроков. 47. Выверка до 2008 г.: Из 38 банковских счетов, обрабатываемых Финансовым отделом для выверки вплоть до декабря 2008 г., выверка была признана полной только в 33 счетах даже после закрытия счетов. Невыверенные счета включили три наиболее сложные выверки счетов банка "UBS" в долларах США, швейцарских франках и евро. В отношении 33 банковских счетов, выверка которых была завершена на декабрь 2008 г., было отмечено, что действия по некоторым выверенным позициям оставались незавершенными. Выверка операций 2008 г. была завершена вместе с операциями 2009 г. поздно - в марте 2010 года. 48. Причинами были проблемы начального периода и проблемы кривой обучения с модулем банковской выверки Глобальной системы управления, сложностью и количеством необходимых банковских выверок, кадровыми проблемами и другими рабочими обязательствами поддерживающего Глобального центра обслуживания. Выверка банковских счетов должна проводиться ежемесячно и должна стать постоянной, так как отсутствие выверки подвергает счета рискам. 49. Выверки счетов 2009 г.: Из общего числа в 51 банковский счет, подлежащих выверке за 2009 г., 28 должны быть выверены Финансовым отделом и 23 - только Глобальным центром обслуживания. Во время ревизии оставались незавершенными выверки за девять месяцев с сопряженными с ними рисками в отношении точности счетов и дублирования, неправильной выплаты или переплаты. Было также отмечено наличие незавершенной выверки в 12 счетах, которые были поделены между Глобальным центром обслуживания и Финансовым отделом с 1 января по 30 апреля 2009 года. Финансовый отдел уведомил Глобальный центр обслуживания о 2160 строках банковских балансов в этих счетах, которые по состоянию на 30 сентября 2009 г. требовали выверки. Финансовый отдел был в процессе выверки приблизительно 3300 зафиксированных операций на 15 счетах и он несет исключительную ответственность за исключение дублирующих строк в этих счетах, а также в общих счетах. Выверка операций 2009 г., в том числе в общих счетах, может быть завершена только после закрытия счетов двухгодичного периода. 50. Я рекомендую составить график своевременной выверки банковских счетов и строго его придерживаться. Стабилизация Глобальной системы управления по-прежнему является областью риска и требует внимательного мониторинга. 51. Дублирующие строки банковской выписки: Дублирующие строки банковской выписки появляются в Глобальной системе управления в результате дублирования электронного представления этих выписок банками, услугами которых пользуется ВОЗ.
12
Приложение
А63/37
52. Я принял к сведению последующее удаление этих дублирующих выписок и предлагаю Секретариату продолжить совершенствование системы для предотвращения внесения такого дублирования в Глобальную систему управления. 53. Банковские выписки с групповыми номерами: Ежедневные банковские выписки в электронной форме, направляемые банками, относятся к групповым суммам, а не к отдельным операциям, что приводит к большому объему выверки этих счетов вручную и делает невозможным функционирование модуля автоматической банковской выверки, имеющегося в Глобальной системе управления. 54. Я предлагаю продолжить работу с банками над решением проблемы групповых дебетов. 55. Балансы главной бухгалтерской книги: Было отмечено, что при банковской выверке задолженностей существовали расхождения в банковских балансах в главной книге и балансах в банковских выписках на конец 2008 г., на основе которых были составлены счета за 2008 год. Эти расхождения были выявлены, учтены или скорректированы в ходе выверки, завершенной по счетам до декабря 2008 г.; они были выверены Финансовым отделом только в 2009 году. 56. Значительные отличия были отмечены между цифрами в базе данных финансового контроля и цифрами, указанными в главной книге Глобальной системы управления, причем некоторые из них относились к 2008 году. Указанные системные различия в процедурах делопроизводства между главной книгой и модулями Финансового отдела впоследствии были согласованы. 57. Денежные средства в пути: На переходном этапе Глобальной системы управления пришлось аннулировать крупные платежи из-за перегрузки системы. Ответственному за денежные средства в пути пришлось работать с накопившимися суммами дебета/кредита. Ему не были даны указания относительно проблемы аннулированных платежей с остатками на этом счете в сумме 1 251 656 долл. США на октябрь 2009 года. Эта сумма включила различия, вызванные двойным занесением переведенных средств, неправильно примененным обменным курсом валют и невыясненным остатком по операциям на авансовых счетах. 58. Я принял к сведению произведенную затем выверку несогласованных счетов и рекомендую периодически проверять счет денежных средств в пути для обеспечения полноты счетов. 59. Внутренний контроль: Внутренние меры контроля обеспечивают разумные гарантии по достижению организацией целей в отношении соблюдения правил и положений, эффективности и результативности операций и хорошей финансовой отчетности. Эффективное разделение обязанностей является важным компонентом принятой в организации системы внутреннего контроля. Было отмечено, что обязанности сотрудников Финансового отдела включают многочисленные задачи по обработке чековых квитанций, их отправке в банки, подготовке платежей, деятельности по выверке счетов, а также по обработке мелких расходов. Необходимо
13
А63/37
Приложение
сохранить разделение обязанностей сотрудников, участвующих в инвестиционной деятельности от выдачи разрешений на платеж до выверки банковских счетов, так как это представляет собой частичное наложение контрольных функций. Не следует допустить, чтобы проблемы, упомянутые Секретариатом в отношении ограничений, связанных с кадровыми ресурсами, ослабляли внутренние меры контроля. 60. Принятая в Организации политика предотвращения мошенничества требует особого внимания к персональному риску. Мошенничество может повторяться, если сотрудники, занимающиеся разработкой систем, будут принимать участие в реальных операциях. Функции Финансового отдела, связанные с внутренними инвестициями на сумму более чем 1000 млн. долл. США, не должны выполняться сотрудниками, работающими по краткосрочным контрактам. 61. Я рекомендую пересмотреть обязанности сотрудников, занимающихся выверкой банковских счетов и внутренними инвестициями. ВЫВЕРКА БАНКОВСКИХ СЧЕТОВ НА МЕСТАХ 62. Задержки в получении и подготовке выверки ежемесячных банковских выписок в отношении всех банковских счетов были отмечены в Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии и в некоторых случаях в Европейском региональном бюро после введения в эксплуатацию Глобальной системы управления, так как межучережденческие ваучеры для выполнения платежных инструкций не были своевременно получены из штаб-квартиры. 63. Я рекомендую, чтобы закрытие ежемесячных банковских счетов производилось по графику. ССУДЫ 64. Ссудные счета представляют собой область работы высокого риска, в которой необходимо строго соблюдать системы контроля, принятые в соответствии с Руководством ВОЗ, для обеспечения ежемесячных расходов в пределах указанных лимитов. Ежемесячное пополнение ссудного счета должно производиться в соответствии с имеющимся остатком, историческими данными о выплатах по крайней мере за три предыдущих месяца и ожидаемыми специальными потребностями на месяц. В Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья, а также в Бюро представителя ВОЗ в Йемене цифры либо о расходах, либо о пополнении по нескольким месяцам выходили за установленные пределы. Частые задержки получения возвратов по ссудам наблюдались во всех региональных бюро, что приводило к задержкам в согласовании с денежным обеспечением и банковскими записями. Отрицательные остатки и несколько избыточных и недостаточных остатков наблюдались на некоторых ссудных счетах в штаб-квартире из-за отсутствия своевременной ежедневной регистрации на клиринговых счетах. В Европейском региональном бюро ссудные счета велись в банке на суммы, превышающие установленные лимиты в нескольких странах. Руководители региональных и страновых
14
Приложение
А63/37
бюро заверили в том, что электронный ссудный модуль, разработанный в рамках Глобальной системы управления, впредь позволит своевременно получать и регистрировать информацию. 65. Я рекомендую, чтобы все бюро, отвечающие за контроль ссудных счетов, регулярно проверяли состояние этого счета и обеспечивали соблюдение положений Руководства ВОЗ. ПРЯМОЕ ФИНАНСОВОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО 66. Прямое финансовое сотрудничество представляет собой официальное соглашение между ВОЗ и местным правительством в отношении расходов, понесенных правительствами, которые субсидируются ВОЗ в целях укрепления развития здравоохранения. Первым результатом является подписанный контракт, а заключительным - приемлемый технический доклад и финансовое подтверждение, которые должны быть получены в течение трех месяцев после завершения деятельности. В Бюро представителя ВОЗ в Индии возмещение неизрасходованных остатков не было произведено в срок в 88 из 606 случаев прямого финансового сотрудничества. Технические доклады и подтверждение расходов были получены только в двух случаях. Программа/проект не состоялись в 22 случаях, а авансированные ВОЗ суммы до восьми месяцев оставались за пределами средств ВОЗ. В выплатах контрактным партнерам по прямому финансовому сотрудничеству также не были отказано в тех случаях, когда они в соответствии с положениями Руководства ВОЗ должны были представить технические доклады и финансовые подтверждения. В Бюро представителя ВОЗ в Йемене финансовые и технические доклады не были получены в 14% случаев, несмотря на истечение значительного периода времени. 67. База данных контрольных мер для мониторинга авансов и возмещений по прямому финансовому сотрудничеству по завершении проектов не была полной или надлежащим образом интегрированной для получения информации для руководства в региональных бюро для стран Восточного Средиземноморья и Юго-Восточной Азии. Было отмечено, что в Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья из 15 стран, в которых соглашения вступили в силу в 2008 г., 10 имели неиспользованные суммы. В 2009 г. было зарегистрировано всего 120 финансовых подтверждений из Соблюдение процедур Руководства 3198 обязательств, взятых в этом году. по-прежнему было слабым, несмотря на административное распоряжение об отказе на сумму 46 531 868 долл. США, данное в 2009 г. этому Региональному бюро на основании отсутствия требуемой документации. 68. Я поддерживаю усилия руководства региональных и страновых бюро по мониторингу с помощью Глобальной системы управления и рекомендую укреплять процедуры внутреннего контроля для обеспечения эффективности проектов/деятельности, финансируемых посредством прямого финансового сотрудничества.
15
А63/37
Приложение
ВЫПЛАТА АВАНСОВ СОТРУДНИКАМ 69. В моем предыдущем докладе было рекомендовано соблюдать положения Руководства в отношении выдачи разрешений на авансы сотрудникам и их своевременного возмещения. Региональные руководители дали заверения в том, что непогашенные авансы будут урегулированы. Аванс, сумма которого превышает размер месячного оклада и/или подлежит выплате за период, превышающий три месяца, дается только в случае серьезных чрезвычайных обстоятельств. Было отмечено, что в региональных бюро дается значительное количество авансов в счет заработной платы. Главной причиной, указанной в отношении такого значительного количества авансов в счет заработной платы, были проблемы, возникшие в условиях Глобальной системы управления, по которым с июля 2008 г. обрабатываются оклады сотрудников, работающих по срочным контрактам. Многие сотрудники не были включены в систему начисления заработной платы Глобальной системы управления, несмотря на наличие действующих контрактов. Этот аспект Глобальной системы управления, связанный с кадровыми ресурсами, в данном отчете комментируется мной отдельно. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии из 463 случаев выдачи аванса в счет заработной платы 212 ожидали корректировки в течение трех месяцев. 70. В соответствии с положениями Руководства ВОЗ аванс на командировочные расходы подлежит возмещению из заработной платы или вознаграждений сотрудников, если требования на оплату командировочных расходов не представлены в течение В Региональном бюро для стран 30 дней после завершения командировки. Юго-Восточной Азии 364 случая оставались необработанными. Были отмечены 40 случаев переплаты и непредставления требований на оплату командировочных расходов в требуемые сроки в Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья. В 14 случаях возмещение не было получено. В Глобальном центре обслуживания не был полностью активирован контрольный механизм процесса выявления нарушений, внедренный в Глобальной системе управления для вычета из заработной платы невозвращенного аванса. В Европейском региональном бюро командировочные предписания в Эстонию и Кыргызстан были выданы после начала поездки. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии процент незапланированных поездок составил от 33 до 47. Дальнейший анализ выявил, что 227 сотрудников предприняли в течение одного квартала более одной поездки на незапланированной основе. Отчеты о командировках не были представлены в 1356 случаях запланированных поездок. 71. Цель правил Страхования здоровья сотрудников состоит в возмещении основной части расходов, понесенных на признанную необходимой медицинскую помощь. В региональных бюро для стран Восточного Средиземноморья и Юго-Восточной Азии многие случаи оставались нерассмотренными и неутвержденными. Практику прямой оплаты провайдеров медицинской помощи в Организации необходимо привести в соответствие с правилами, предписанными штаб-квартирой. 72. Я принял к сведению усилия, предпринятые руководителями для согласования лицевых счетов, и рекомендую сделать возмещение эффективным в рамках Глобальной
16
Приложение
А63/37
системы управления. Практику прямой оплаты провайдеров услуг после оказания таких услуг можно пересмотреть, чтобы привести ее в соответствие с правилами. ПРОЦЕССЫ В ОБЛАСТИ КАДРОВЫХ РЕСУРСОВ 73. Подробное исследование процессов в области кадровых ресурсов, включая выплату заработной платы и страхование здоровья сотрудников, был проведен в штабквартире и в Глобальном центре обслуживания, Куала-Лумпур, для оценки эффективности процессов и адекватности внутренних мер контроля в условиях Глобальной системы управления. Глобальный центр обслуживания использует инфраструктуру Глобальной системы управления для оказания сквозных услуг в области кадровых ресурсов посредством проведения операций в отношении изменения статуса сотрудников или личной информации, ведения контрактов, регистрации отсутствий, дисциплинарных мер и выплат пособий на обучение приблизительно для 7700 сотрудников. 74. Эффективность и результативность процессов в области кадровых ресурсов: Эффективность и результативность процессов в области кадровых ресурсов, осуществляемых в Глобальном центре обслуживания, могут быть оценены на основании достижения уровня обслуживания, установленного в Соглашении об уровне обслуживания, в котором определены, в частности, ожидания всех участников в отношении услуг, удовлетворение заказов на обслуживание и связанные с заработной платой выплаты. Анализ баз данных в докладах о тенденциях выявил, что процент случаев, находящихся в пределах времени обработки заказа, установленного в виде целевых рабочих дней, по таким кадровым действиям, как назначение, изменение классификационной категории и переназначение, составлял всего лишь от 34 до 59. Уровни обслуживания по действиям, связанным с участниками Специальных соглашений об обслуживании, сотрудниками службы конференций, другими видами назначений и временными назначениями на более высокие должности, в Соглашении об уровне обслуживания не указаны. Подробные данные, касающиеся пособия на образование, обработки отпусков и случаев приоритетных запросов, также не были включены в доклады о тенденциях. Было признано, что Соглашение об уровне обслуживания действовало только до декабря 2009 г. и находилось в процессе пересмотра. 75. Секретариат считал, что Соглашение об уровне обслуживания было разработано на ранних стадиях функционирования Глобального центра обслуживания, когда не было ни реального опыта в использовании новой системы, ни статистических данных для статистической проверки предположений. Он был проинформирован о том, что после того, как Глобальная система управления стала доступной для пользователей в июле 2008 г., возникли сотни ошибок и системных проблем и пришлось применять множество временных решений, которые продолжают использоваться и в настоящее время. Это увеличивает время обработки для завершения операций. Кроме того, существовал большой объем "унаследованных" операций, которые не были частью доклада о тенденциях. Секретариат утверждал, что реально Соглашение об уровне обслуживания действовало от завершения периода
17
А63/37
Приложение
стабилизации до 31 декабря 2009 года. Изученные в ходе ревизии операции относились к докладам о тенденциях до ноября 2009 г., то есть через 16 месяцев после начала работы Глобальной системы управления. 76. Я принял к сведению, что Соглашение об уровне обслуживания в настоящее время пересматривается для того, чтобы поставить более реалистичную цель в отношении эффективности. 77. Анализ докладов о еженедельном рассмотрении приложений поддержки, произведенных Глобальной системой управления, выявил ряд незавершенных случаев в структурных подразделениях из-за отсутствия обновленных данных от клиентов. Значительные ретрокорректировки были произведены в платежной ведомости за август 2009 г. в отношении элементов оплаты, касавшихся 8432 сотрудников, на общую сумму 6 366 648 долл. США. Такое значительное количество ретрокорректировок свидетельствует о задержках в обработке кадровых ресурсов и/или позднем начале действий в отношении кадровых ресурсов со стороны сотрудников и/или руководителей. 78. Глобальная система управления предназначена для ускорения и упрощения обработки посредством устранения бумажной цепочки и обеспечения электронной обработки и проверки, быстрого проведения операций через короткие цепи утверждения и включения, в случае необходимости, электронной проверки бюджета и планирования. Данные должны были вводиться только один раз, что затем должно было последовательно отражаться во всех областях, использующих одну и ту же информацию, и увязывать подотчетность с доступом к информации, необходимой для соответствующих действий, и информацией о роли и ответственности сотрудников. Сами сотрудники должны вносить изменения и обновлять личные данные, например о браке, рождении ребенка и изменении адреса. Это по-прежнему должно делаться и проверяться вручную. Секретариат признал, что качество запросов и данных не является полностью удовлетворительным. Между Глобальным центром обслуживания и сотрудниками, подающими заявки или запросы, происходит постоянный обмен для уточнения, получения информации и выполнения административных формальностей, прежде чем будут выполнены все предварительные требования, указанные в Соглашении об уровне обслуживания. Кроме того, из-за системных проблем запросы достигают Глобальный центр обслуживания на несколько дней позже того времени, когда они были утверждены. 79. Я считаю необходимым укрепить систему для охвата всех действий, связанных с кадровыми ресурсами, чтобы привести эффективность и результативность процессов обработки кадровых ресурсов в соответствие с принятыми стандартами и полностью реализовать главные цели Глобальной системы управления. 80. Очистка данных и их надежность: Данные об операциях, введенные для обработки, независимо от того, были ли они составлены людьми, системой или введены через интерфейс, подлежат разнообразному контролю для проверки точности, полноты и достоверности. Было отмечено, что некоторым служащим были присвоены два табельных номера, тогда как в соответствии с требованиями контроля эти номера
18
Приложение
А63/37
должны быть уникальными. Необходимые меры контроля не были приняты для создания уникальной идентичности и избежания двойных платежей. 81. Я рекомендую, чтобы Секретариат принял уникальные номера для отдельных сотрудников, учредил меры контроля и усовершенствовал ИТ для решения проблемы присвоения двойных табельных номеров. 82. Было установлено, что в значительном числе регистрационных записей отсутствовала требуемая информация об основном месте службы, обосновании для назначения, виде назначения, дате начала работы по виду назначения и виде назначения и что база данных была неполной, влияя тем самым на ее точность и достоверность. 83. Я поддерживаю стремление Секретариата создать списки контрольных вопросов и отчеты о проверках для выявления потенциально недостающей информации. 84. Статус иждивенцев: В принятой в Организации Объединенных Наций общей системе окладов и пособий, надбавки на иждивенцев выплачиваются в форме более высоких окладов и пособий для сотрудников, имеющих иждивенцев, чем для сотрудников без иждивенцев, и с помощью фиксированных пособий на детей и вторичных иждивенцев. Наличие иждивенцев влияет также на взносы и возмещение по Страхованию здоровья сотрудников, финансовые последствия которых являются очень высокими. Сотрудники должны представить удовлетворительные доказательства наличия иждивенцев, чтобы получить право на пособия для иждивенцев. Изменения в статусе любых иждивенцев, на которых выплачиваются пособия, должны сразу же сообщаться сотрудником. Было отмечено, что обязанность ежегодной проверки иждивенцев не была никому поручена и никто из служащих не был осведомлен о координаторе по вопросам проверки наличия иждивенцев. Последняя проверка наличия иждивенцев была проведена в 2006 году. Уведомление о ежегодном рассмотрении за 2007 г. и 2008 г., запланированное на конец 2009 г., было направлено только в январе 2010 года. 85. Я рекомендую завершить проверку за 2007-2008 гг. в установленные сроки и, в случае необходимости, произвести соответствующее возвращение средств. 86. В соответствии с правилами, проверка наличия иждивенцев производится на основании документов в момент поступления на работу в ВОЗ. Правилами не предусмотрено представление необходимых документов для установления непрерывного наличия иждивенцев. В отсутствие такого положения невозможно исключить риск незаконных выплат иждивенцам, не имеющим на это права. Было отмечено, что в обязанности сотрудника входит внесение изменений в свою личную информацию с помощью механизма самостоятельного внесения данных в Глобальную систему управления. Предполагается, что сотрудники незамедлительно будут уведомлять об изменениях в статусе иждивенцев, не ожидая ежегодного рассмотрения. 87. Я принял к сведению намерение Секретариата создать систему контроля для автоматического прекращения выплаты пособий в конечную дату. Я рекомендую,
19
А63/37
Приложение
чтобы пособия на иждивенцев регулярно и периодически подвергались проверке на предмет финансовых последствий. 88. Контрольные меры в процессах, связанных с кадровыми ресурсами: Внутренний контроль включает ряд мер по выявлению и предупреждению, таких как процедуры разрешения и утверждения; разделение обязанностей (выдача разрешений, обработка, регистрация, рассмотрение); контроль доступа к ресурсам и регистрационным записям; проверка и согласование; рассмотрение оперативной эффективности; инспектирование (назначение, рассмотрение и утверждение, руководство и подготовка). Организация должна достичь определенного равновесия между контрольными мерами выявления и предупреждения. Корректирующие меры являются необходимым дополнением контрольных мер, чтобы добиться выполнения поставленных задач. 89. Документация: Документирование операций является одной из ключевых внутренних мер контроля. Необходимые оправдательные документы для операции должны быть в наличии для аудиторской проверки, транспарентности и подотчетности. Они не были в непосредственном наличии в случаях, проверенных либо в Системе регистрации, либо на общем диске "I": даже через несколько месяцев после завершения действий, связанных с кадровыми ресурсами. Была получена информация о том, что система с тех пор значительно изменена, чтобы сделать процесс загрузки записей по кадровым ресурсам быстрой и точной. 90. Было отмечено отсутствие механизмов мониторинга для обеспечения своевременной и полной выгрузки документов и отсутствие поручения составлять отчет о системе управленческой информации для мониторинга загрузки/обновления документов. Была принята к сведению мера Секретариата по созданию процесса мониторинга в качестве части механизма контроля качества. 91. Я одобряю принимаемые меры по загрузке входящих и сохраненных документов в Систему управления записями к марту 2010 года. Я рекомендую своевременно и полностью загружать все документы в Систему управления записями для содействия проведению ревизии, поиску документов руководителями различных подразделений и информированного принятия решений. Можно также подтвердить юридическую силу сканированных документов. 92. Сквозная ревизия: Ревизионный журнал представляет собой хронологическую последовательность записей, каждая из которых содержит фактические данные, непосредственно относящиеся к процессу работы, функционированию системы или являющиеся их результатом. В проверенных выборочно записях отсутствовали копии сведений о процессах. В выходном буфере связанного с кадровыми ресурсами модуля Глобальной системы управления отсутствовал доступ к истории прослеживания данных, чтобы можно было обеспечить сквозную ревизию. Ведется работа над тем, чтобы обеспечить полные сквозные ревизии с помощью произвольных отчетов. 93. Более широкая проблема наличия журнала регистрации процессов, который содержал бы историю записей и идентификацию лиц, создающих, редактирующих или
20
Приложение
А63/37
изменяющих записи, оставалась нерешенной. Принято к сведению решение о создании в Глобальной системе управления ревизионного журнала, который даст возможность для прослеживания. 94. Контрольные перечни и вспомогательные средства: Контрольный перечень помогает обеспечить последовательность и полноту выполнения задачи. В нем изложены задачи, которые необходимо выполнить в зависимости от сроков или других факторов. Контроль качества при составлении всеобъемлющих контрольных перечней и вспомогательные средства для работы отсутствовали. Принято к сведению заверение Секретариата в том, что будут созданы контрольные перечни с целью охватить необходимые шаги и документы для обработки важных операций. 95. Разделение обязанностей: Ни один отдельный человек или группа не должны контролировать все основные этапы операции или события, чтобы уменьшить риск возникновения ошибок, нерационального использования времени или неправильных действий, а также риск невыявления проблем. Ответственность и обязанности следует систематически возлагать на некоторое число отдельных людей, чтобы обеспечить наличие эффективных сдерживающих и уравновешивающих факторов. Основные обязанности включают разрешение и регистрацию операций, обработку, а также пересмотр или ревизию операций. В изученных случаях разделение обязанностей отсутствовало в отношении некоторых случаев повышения внутри классификационной категории и назначения и всех случаев изменения личной информации, так как вся операция обрабатывалась одним человеком. Бюро служб внутреннего контроля ранее рекомендовало Организации обеспечить, чтобы все выплаты, связанные с вознаграждениями и пособиями для сотрудников, проверялись по крайней мере одним руководителем на точность и наличие соответствующей оправдательной документации. 96. Я рекомендую завершить ведущееся рассмотрение необходимости дальнейшего разделения обязанностей для усиления внутренних мер контроля и уменьшения потенциального риска обманных выплат. 97. Меры контроля входных данных: эти меры необходимы для обеспечения правильного ввода данных. Они включают проверку обязательных полей, цифр и достоверности в отношении выполнения выборочных действий, связанных с кадровыми ресурсами. Было отмечено, что ни в одном из обязательных полей не использовались контрольные цифры. Таким образом, не было письменного подтверждения наличия и использования контроля входных данных. Об этом свидетельствует также создание системой дублирующих табельных номеров служащих. 98. Решения о характеристиках обязательности/необязательности полей принимались во время разработки системы на основе процессов делопроизводства, которые, возможно, требуют пересмотра. 99. Использование контрольных номеров: Использование контрольных номеров необходимо для обеспечения однозначности субъектов, операций и событий. Было отмечено, что создание контрольных номеров, таких как уникальный табельный номер
21
А63/37
Приложение
служащего, системой не производилось. Отсутствовала также проверка на возможность дублирования, о чем свидетельствовало существование одних и тех же табельных номеров для различных служащих и различных табельных номеров для одного и того же служащего. 100. Ответ Секретариат о том, что автоматическое присвоение номеров выключено на время переходных трудностей и будет включено, принят к сведению. 101. Вышестоящий контроль: Компетентный вышестоящий контроль помогает обеспечить достижение целей внутреннего контроля. Назначение, рассмотрение и утверждение работы служащего включает передачу каждому сотруднику четкой информации об обязанностях, ответственности и подотчетности; периодическое рассмотрение в необходимой степени работы каждого сотрудника и утверждение работы в критические моменты для обеспечения бесперебойного хода работы. Секретариат сообщил, что некоторые процессы имеют встроенную процедуру разрешения. Кроме того, проводятся ежемесячные выборочные проверки. 102. Я уверен в том, что в начале 2010 г. в Глобальную систему управления будут включены официальные механизмы для обеспечения проведения проверок вышестоящими руководителями на различных уровнях. 103. Состояние самостоятельной оценки мер контроля ответственными за делопроизводство и руководителями: Наилучшая практика требует от руководителей периодически проводить самостоятельную оценку функционирования внутреннего контроля. Было отмечено, что самостоятельная оценка мер контроля в соответствии с проектным документом Глобальной системы управления реально не была проведена. Она была предназначена для содействия обеспечению соответствия с широко признанными целями ревизии и контроля, использования в качестве контрольного перечня вопросов для рассмотрения во время разработки практического применения, оказания помощи функциональным контактам или ответственным за практическое выполнение при составлении требований к ревизии и контролю. 104. Заявление Секретариата о том, что стандартные операционные процедуры для уменьшения потенциального риска созданы, принято к сведению. 105. Процессы, касающиеся выплаты заработной платы: Регулярные глобальные ежемесячные выплаты заработной платы включают процессы, которые должны выполняться в заранее определенной последовательности и по согласованным графикам. Авансы в счет заработной платы обычно выплачиваются в исключительных обстоятельствах и, в идеале, они должны производиться из фонда заработной платы. Было отмечено, что некоторые выплаты были произведены через Счета к оплате для аванса в счет заработной платы. Это объяснялось необходимостью завершения административных формальностей до преобразования статуса заявителя в статус служащего, что могло потребовать до двух месяцев. В течение этого времени сотруднику ежемесячно выплачивался аванс в счет заработной платы. Этот процесс выплат сотруднику, не имеющему ни номера заявителя, ни табельного номера,
22
Приложение
А63/37
осуществлялся в обход мер контроля, встроенных в Систему управления кадровыми ресурсами и в модули выплаты заработной платы Глобальной системы управления, и был сопряжен с возможностью человеческих ошибок из-за вмешательства вручную в Счета к оплате для выплаты заработной платы. Этот процесс свидетельствует также о том, что, после того как служащий приступает к работе, выплата не подтверждается и меры контроля в системе автоматически не включаются. Это подрывает саму цель использования Глобальной системы управления, которая предназначена для того, чтобы стать комплексным решением по планированию ресурсов предприятия для процессов, связанных с кадровыми ресурсами и оплатой труда. 106. Я принял к сведению утверждение Секретариата о том, что авансы в счет заработной платы сейчас производятся только после утверждения старшим руководством. Я рекомендую пересмотреть практику выплаты авансов в счет заработной платы через Счета к оплате. 107. Отказ банка выплатить заработную плату из-за отсутствия подтверждения банковских реквизитов: В самой системе должна существовать возможность автоматической проверки на экране детальной информации банковского счета и выдачи заработной платы и следует проводить надлежащую проверку банковских реквизитов сотрудника и проверку достоверности. Были отмечены случаи аннулирования выплаты заработной платы из-за отказа банка, и эти случаи были повторно обработаны в Счетах к оплате в соответствии со структурой процесса. Для корректировки оплаты затем были произведены ретроактивные выплаты. Невыплата или задержка в выплате добавилась также к числу созданных запросов на услуги. Вышеупомянутых последствий можно было бы избежать, если бы существовали надлежащие меры контроля. Эффективность и результативность Глобальной системы управления зависят от запросов на услуги и, в свою очередь, дают возможность избежать дополнительного бремени на сотрудников, дополнительных издержек и задержек процессов. 108. Я рекомендую внедрить все автоматизированные правильности для сокращения случаев отказа банков. меры подтверждения
109. Согласование данных системы Страхования здоровья сотрудников и кадровых ресурсов: ВОЗ имеет независимую систему Страхования здоровья сотрудников для покрытия своим участникам медицинских расходов на приемлемую медицинскую помощь. Для сотрудников, заработная плата которых поступает через Глобальную систему управления, модуль заработной платы автоматически отчисляет взносы в Страхование здоровья сотрудников на основе информации, имеющейся в системе управления кадровыми ресурсами, и вычитает их из ежемесячной заработной платы. Информационная система страхования здоровья сотрудников, которая обрабатывает эти требования на оплату, берет данные о сотруднике из данных о заработной плате. Служащие, имеющие статус заявителя, должны ждать возмещения своих требований, если они поданы, из системы Страхования здоровья сотрудников до тех пор, пока сотруднику не будет присвоен номер в модулях кадровых ресурсов и заработной платы Глобальной системы управления. Любые расхождения данных в кадровых ресурсах и заработной плате, включая вопросы, связанные с иждивенцами,
23
А63/37
Приложение
также появятся в информационной системе страхования здоровья сотрудников. Таким образом, правильность данных системы страхования здоровья сотрудников не может быть обеспечена и по-прежнему будет связана с вопросом целостности данных системы управления кадровыми ресурсами. Эта проблема признана Секретариатом. 110. Было отмечено, что в системе заработной платы и информационной системе страхования здоровья сотрудников не делается никакого индивидуального согласования в отношении взносов в систему Страхования здоровья сотрудников. Любые изменения в контрактный период автоматически не отражаются в информационной системе страхования здоровья. Кроме того, нет никакой прямой автоматизированной связи между взносом в Страхование здоровья сотрудников и проверкой требований на оплату в информационной системе страхования здоровья сотрудников. 111. Я рекомендую, что усиление, которое Секретариат предлагает внести в периодическое согласование связанных со служащим и производимых Отделом заработной платы вычетов в счет взноса в Страхование здоровья сотрудников с фактически возмещаемой суммой, может быть встроено в этот процесс. 112. Прямая оплата для сотрудников: В правилах Страхования здоровья сотрудников отсутствует положение о прямой оплате. Была получена информация о том, что прямая оплата обычно производится от имени пенсионеров в размере 80%; иногда возмещение составляет больше, чем 80% из-за катастрофических расходов/дополнительной выплаты. Информационная система страхования здоровья показала в 2008-2009 гг. в качестве прямой оплаты от имени сотрудников сумму в размере 15 млн. долл. США. Было отмечено, что информация о возмещении в настоящее время ограничивается лишь данными выборочных проверок. 113. Я принял к сведению ответ Секретариата о том, что процедура для мониторинга возмещений разрабатывается. 114. Мониторинг и оценка процессов в области кадровых ресурсов: Глобальный центр обслуживания является глобальной технологической платформой для быстрой и надежной доставки полного набора разнообразных продуктов и услуг, в том числе связанных с кадровыми ресурсами, выплатами и счетами к оплате. Это представляло собой полную перестройку процесса в контексте принятия модели оказания услуг наряду с внедрением Глобальной системы управления. Было отмечено, что отсутствовали формальные линии отчетности Глобального центра обслуживания с другими департаментами штаб-квартиры, такими как Управление кадровыми ресурсами и Ревизор, в отношении очистки, обновления, проверки и подтверждения подлинности данных. Не был создан детальный и официальный общесистемный/ координационный механизм управления информацией. 115. Совещания Комитета администраторов бизнес-процесса - полезного форума для обеспечения привлечения администраторов бизнес-процессов к эффективному осуществлению Глобальной системы управления - проводились нерегулярно. Модуль заработной платы является общим для многих администраторов бизнес-процесса.
24
Приложение
А63/37
В докладе Бюро служб внутреннего контроля о рассмотрении подхода ВОЗ к финансовому контролю (09/805) говорится об отсутствии согласования между ролью финансового контролера как главного финансового должностного лица и отсутствием какой-либо роли в ключевых финансовых операциях, обрабатываемых Глобальным центром обслуживания. Было отмечено, что участие департамента по управлению кадровыми ресурсами, главного обладателя знаний в этой области, в повышении эффективности и результативности процессов в области кадровых ресурсов было, скорее, нерегулярным, чем систематическим. С тех пор установлены рабочие связи по техническим вопросам координаторов, работающих с модулями кадровых ресурсов и финансов Глобального центра обслуживания, с директором Департамента управления кадровыми ресурсами и Главным контролером. 116. Мониторинг процессов в области кадровых ресурсов, который осуществляется с помощью докладов о тенденциях и еженедельных докладов группы поддержки программного обеспечения, не подчеркивает достижения уровней обслуживания, указанных в Соглашении об уровне обслуживания и эти доклады, вероятно, страдают от проблем полноты данных. По характеру эти доклады являются количественными и не способствуют мониторингу качественных аспектов при обработке действий, связанных с кадровыми ресурсами. Круг ведения, повестка дня и выполнение решений еженедельных совещаний Группы директоров Общего руководства по оценке эффективности этих механизмов мониторинга не были документированы. 117. Было обнаружено, что отсутствовали качественные показатели для оценки эффективности мер контроля в модуле кадровых ресурсов. Ошибки в формах для самостоятельного заполнения показали, что качество данных от технических подразделений не было хорошим. Действия по кадровым ресурсам в отношении конкретного сотрудника сознательно осуществлялись фрагментированно для целей эффективности. Существующая модель делопроизводства, возможно, потребует пересмотра для улучшения содержания работы администратора кадровых ресурсов и содействия рассмотрению процесса в области кадров администраторами кадровых ресурсов. 118. Я поддерживаю стремление Секретариата запланировать проведение семинаров для документирования глобальных процессов делопроизводства в области кадровых ресурсов в отношении стандартных операционных процедур, а также ролей и обязанностей. 119. Я рекомендую определить четкие сферы ответственности в тех случаях, когда область делопроизводства является общей, учитывая фрагментацию процессов по кадровым ресурсам, созданную в результате перехода к Глобальной систем управления и оказанию услуг в форме Глобального центра обслуживания. Необходима большая координация между департаментом по Управлению кадровыми ресурсами и Глобальным центром обслуживания для достижения большей эффективности и результативности процессов в области кадровых ресурсов.
25
А63/37
Приложение
УПРАВЛЕНИЕ КАДРАМИ 120. Правила о персонале требуют, чтобы руководители периодически давали официальную оценку работе, поведению и развитию потенциала для всех сотрудников, находящихся в их подчинении. Такая оценка должна проводиться через такие интервалы времени, какие требуются в зависимости от рабочей ситуации или индивидуальной эффективности, но не реже чем один раз в год. Оценка эффективности сотрудника, отраженная в этих отчетах, должна использоваться в качестве основы для оказания содействия сотруднику в обеспечении его/ее наиболее эффективного вклада в работу Организации, а также для решений, касающихся статуса сотрудника и продолжения его работы в Организации. Процесс получения полных отчетов согласно Системе управления деятельностью персонала для всех сотрудников, работающих по срочным контрактам, за 2008 г. был признан неполным в Европейском региональном бюро и Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии. В Бюро представителя ВОЗ в Индии были представлены только 77% отчетов и 23% задач рабочего плана. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии были также отмечены отклонения от процедуры назначения, такие как отсутствие связанных с приемом на работу записей о созыве комитета по отбору кандидатов и составлении краткого списка кандидатов. Принято к сведению заверение руководства в том, что процедуры будут соблюдаться. 121. Я рекомендую, чтобы процесс рассмотрения эффективности работы сотрудников подвергался мониторингу в соответствии с процедурами, установленными для содействия исправлению в середине срока, если в этом возникнет необходимость. Процедуры приема на работу могут соблюдаться и документироваться. КОНТРАКТЫ НА УСЛУГИ 122. Требования получить документы с обязательствами, утвержденные для соглашений о выполнении работ, включают представление подробной информации о смете расходов и докладов о присуждении контракта, если стоимость работ равна или превышает 15 000 долл. США, а также письменное доказательство выданного аванса, в случае его наличия, для предложенной деятельности. Все части формы, относящиеся к конкретной услуге, которая должна быть оказана, должны быть заполнены и представлены компетентному органу, например, период действия проекта, краткое описание работ, условия оплаты и результаты. Во всех региональных и страновых бюро по-прежнему отмечаются многочисленные случаи отсутствия требуемой документации, включая необходимые утверждения и подписи на контрактах. Авансовые и окончательные платежи производились без оправдательных документов. Сметные расчеты были неправильными, что приводило к возвратам. В Европейском региональном бюро не обеспечивалась достаточная конкуренция. В пяти случаях были присуждены контракты на проведение различных работ, связанных с научными исследованиями. В трех случаях контракт был заключен с физическими лицами, а в остальных с организациями. Несмотря на рекомендации Комитета по рассмотрению контрактов, ни в одном из этих случаев не было проведено конкурсных торгов для получения самого выгодного предложения и наилучшей цены. Делались также ретроактивные утверждения.
26
Приложение
А63/37
123. Я рекомендую более строго выполнять положения Руководства, касающиеся соглашений о выполнении работ, и усилить внутренний контроль. СОГЛАШЕНИЯ О ТЕХНИЧЕСКИХ УСЛУГАХ 124. Соглашение о технических услугах относится к такому соглашению, по которому учреждение оказывает ВОЗ по контракту услуги в области совместных исследований. До заключения контрактов руководители должны принять во внимание административную структуру учреждения и быть уверенными в том, что оно способно управлять средствами и отчитываться за них в соответствии с приемлемыми стандартами внутреннего контроля. Финансовые и технические отчеты являются частью контракта и представляются через указанные интервалы времени. Подробная калькуляция расходов, описание финансового и технического прогресса отсутствовали в большинстве случаев, изученных в трех региональных бюро. Страновое руководство Бюро представителя ВОЗ в Индии согласилось, что первоначальные бюджеты, представленные контрактными партнерами, возможно, следует глубже анализировать до подписания соглашений. В большинстве случаев соглашения не были подписаны или были подписаны после начала действия контракта. В Европейском региональном бюро данные о финансовом и техническом прогрессе не были зарегистрированы, хотя в системе управления деятельностью состояние работ было показано как завершенное. Данные, составленные в Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья, не совпадали с финансовыми отчетами в административной и финансовой системе, в результате чего мониторинг был неэффективным. Неиспользованные суммы были возвращены двумя учреждениями в Бюро представителя ВОЗ в Индии, так как первоначальный бюджет для проектов по соглашению не был составлен контрактным партнером надлежащим образом. 125. Я рекомендую усилить соблюдение принятых ВОЗ и предписанных в Руководстве процессов и процедур в отношении соглашений о технических услугах, о чем мы получили заверения со стороны руководства странового и региональных бюро. СТИПЕНДИИ 126. Программа стипендий была создана для укрепления систем здравоохранения и оказания услуг в странах посредством увеличения в государствах-членах потенциала кадровых ресурсов для здравоохранения. Отчеты о завершении обучения и отчеты об использовании услуг стипендиатов должны быть получены в течение месяца после завершения учебы и 12 месяцев после завершения учебы, соответственно. В региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии в течение двухгодичного периода 905 человек получили стипендии. Из 881 отчета, которые должны были быть получены, 156 человек не представили отчет о завершении обучения в установленные сроки. Отчеты об использовании услуг стипендиатов отсутствовали почти во всех случаях, проверенных в региональных бюро для стран Юго-Восточной Азии и Восточного Средиземноморья.
27
А63/37
Приложение
127. Приняты к сведению усилия, предпринимаемые региональным руководством совместно со страновыми бюро по периодическому контролю для содействия раннему представлению отчетов о завершении обучения и отчетов об использовании услуг стипендиатов. Своевременное представление таких отчетов поможет оценить вклад, внесенный в создание потенциала систем здравоохранения в странах-членах. ЗАКУПКИ 128. Необходимо соблюдать положения Руководства в отношении закупок, касающиеся запросов на предложение цены и обеспечение полной и свободной конкуренции. Базу данных о продавцах необходимо пересматривать и обновлять через регулярные интервалы времени, чтобы сделать ее более полной и осуществлять транспарентные и справедливые закупки. Было отмечено, что в Региональном бюро для стран Восточного Средиземноморья и Бюро представителя ВОЗ в Йемене отсутствовал механизм для мониторинга эффективности продавцов. В Бюро представителя ВОЗ в Йемене практиковалась разбивка заказов на закупку. 129. Заключение контрактов на закупку, требующих частичной предоплаты до поставки товаров или выполнения услуг, является возможным только в качестве исключения и только в случае оперативной необходимости. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии в одном случае был выплачен аванс в размере 50%, который не был частью ни общих условий, ни условий, приложенных к заказу на закупку. 130. Согласно правилам в отношении процедуры возмещения НДС, поставки товаров и услуг для официального использования иностранным дипломатическим представительствам или консульским миссиям и аккредитованным отделениям представительств при международных организациях не облагаются налогом. Возврат НДС не был востребован по расходам на горючее, телекоммуникации и почтовым расходам в страновых бюро в Эстонии и Кыргызстане. 131. Я принял к сведению заверение регионального руководства в том, что будут оценены и обновлены данные о поставщиках и что будут документированы подтверждения авансовых платежей. Я предлагаю, чтобы ежемесячная подача заявок на возмещение НДС использовалась в качестве регулярного механизма. ИНВЕНТАРНЫЕ ПЕРЕЧНИ 132. В моем предыдущем отчете я рекомендовал подготовить и регулярно обновлять полную базу данных об оборудовании многократного использования. Это было сделано для того, чтобы обеспечить непрерывное наличие имущества Организации и предоставить основу для отчетности в финансовых отчетах Организации. В Региональном бюро для стран Юго-Восточной Азии инвентарные записи не были обновлены. В этом Региональном бюро, а также в Бюро представителя ВОЗ в Индии отсутствующая информация включала серийный номер изготовителя, дату приобретения и справочные номера закупок. В Региональном бюро для стран
28
Приложение
А63/37
Восточного Средиземноморья физическая проверка не считалась всеобъемлющим мероприятием для отражения правильного местоположения и важных подробных данных инвентарных перечней. В его страновых бюро отсутствовала отдельная регистрации для проектных и непроектных инвентарных перечней. Значительное число привлекательного имущества и других высокоценных предметов, таких как автомашины, полученные из страновых бюро, не было включено в инвентарные перечни. Перечни всех предметов многократного использования, направленные в страновые и другие проектные бюро для физической проверки в 2009 г. в соответствии с требованиями новой Глобальной системы управления, оказались неполными и необновленными даже в Европейском региональном бюро. Было установлено, что своевременные меры во исполнение решений Комитета по обследованию имущества, не были приняты. 133. Заверение руководства в том, что регистрация в инвентарных перечнях была централизована и компьтеризована, принято к сведению. Я одобряю предпринятые усилия в отношении недостающих данных и расхождений в страновых бюро, выявленных в результате физической проверки. Я рекомендую оптимизировать использование модуля глобального реестра имущества в Глобальной системе управления для имущества многократного использования. СЛУЧАИ МОШЕННИЧЕСТВА И ПРЕДПОЛАГАЕМОГО МОШЕННИЧЕСТВА 134. В течение двухгодичного периода были выявлены четыре случая доказанного мошенничества на сумму 222 689 долл. США. Потеря в сумме 37 000 долл. США возникла в результате неправильного поведения и/или мошенничества в двух других расследованиях. Другие случаи были оценены, завершены и закрыты и не привели к финансовым потерям для Организации. ВЫРАЖЕНИЕ ПРИЗНАТЕЛЬНОСТИ 135 Я хотел бы выразить признательность за сотрудничество и помощь, оказанную во время моей ревизии Генеральным директором, региональными директорами и сотрудниками Всемирной организации здравоохранения.
Vinod Rai Контролер и Генеральный ревизор Индии Внешний ревизор 31 марта 2010 г.
29
А63/37
Приложение
Добавление СОСТОЯНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ВАЖНЫХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ВНЕШНЕЙ РЕВИЗИИ (по состоянию на конец марта 2010 г.) РЕКОМЕНДАЦИИ А. Глобальная система управления 1. Было рекомендовано осуществить полную калькуляцию расходов, чтобы определить точную величину капитальных затрат/стоимости осуществления Глобальной системы управления. 2. Было рекомендовано предоставить историческую информацию администраторам бизнес-процессов для принятия обоснованных решений. 3. Должны быть завершены демонтаж старой системы и стратегия архивирования данных. СОСТОЯНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ 1. Полный анализ расходов в настоящее время отложен до тех пор, пока не будет завершен ввод системы в действие еще в трех региональных бюро. 2. Выполнение этой рекомендации ожидает стабилизации. Необходимо определить финансирование и ресурсные возможности, чтобы предпринять конверсию исторических данных. 3. Архивирование данных старой системы и проект по демонтажу системы начаты и их предполагается завершить в течение 2010-2011 гг. 4. Политика классификации данных утверждена в апреле 2009 г., а политика управления корректировками программ будет завершена во втором квартале 2010 года. 5. Усиление отчетности в области безопасности ориентировочно намечено на четвертый квартал 2010 года. 6. Эти вопросы намечается рассмотреть на следующем совещании администраторов бизнес-процессов.
4. Было рекомендовано рассмотреть возможность принятия утвержденной Системы управления безопасностью данных и политики классификации данных. 5. Было рекомендовано установить дополнительные средства обеспечения безопасности, чтобы ограничить доступ к важным программам и данным. 6. Было рекомендовано, чтобы структурированные ответы были получены пользователей ГСУ в рамках библиотечной инфраструктуры информационной технологии. В. Закупки 7. Мониторинг времени обработки заказов на закупки. 8. Не обновлена база данных поставщиков (Бюро представителя ВОЗ в Нигерии). С. Авансы сотрудникам 9. Требования о возмещении расходов по командировкам, заработной плате, страхованию здоровья сотрудников и другим авансам в Африканском региональном бюро остаются необработанными.
7. Решение этого вопроса зависит от стабилизации Глобальной системы управления. 8. Ожидается обновление статуса.
9. Указано, что действия предпринимаются.
= = =
30