Recomendaciones de auditoría externa e interna: progresos realizados en la aplicación: informe de la Secretaría

70.ª ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD A70/56 Punto 21 del orden del día provisional 11 de mayo de 2017 Recomendaciones de auditoría externa e interna: progresos realizados en la aplicación Informe de la Secretaría 1. En el presente informe se ofrece una puesta al día de las medidas adoptadas por la Secretaría para garantizar la aplicación integral de las recomendaciones de auditoría externa e interna,1 y un re- sumen de los resultados de las investigaciones a las que se hace referencia en el informe del Auditor Interno para el año civil 2016. 2. La Secretaría toma nota de los progresos destacados en los informes del Comisario de Cuentas y del Auditor Interno correspondientes al año civil 2016 y reitera su intención de aplicar con puntualidad las recomendaciones de auditoría y reducir el número de aquellas que siguen pendientes. En general, los esfuerzos que ha desplegado en este sentido han permitido mantener una elevada tasa de aplicación de las recomendaciones de auditoría interna; solo el 3,7% de las recomendaciones abiertas pendientes se consideran «retrasadas» y ninguna auditoría ha sido clasificada como «insatisfactoria» en 2016. El estado de aplicación es igualmente positivo con respecto a las 41 recomendaciones de auditoría exter- na pendientes, 36 de las cuales (88%) se han aplicado.2 3. En el marco del compromiso de la Organización con el fortalecimiento de los controles internos, se han hecho progresos con respecto a los viajes y las adquisiciones mediante el examen de las políti- cas actuales, la elaboración de marcos eficaces y la difusión de información a las principales partes interesadas. 4. Con respecto a las adquisiciones, en 2016 se cerraron varias recomendaciones de auditoría. Con- cretamente, hasta ahora se han cerrado 26 de las 47 recomendaciones de auditoría interna en materia de adquisiciones que dicen respecto a la función de adquisición en el Centro Mundial de Servicios y al uso de los acuerdos para la ejecución de trabajos en la sede. La labor se ha centrado en la mejora de la capa- citación, el refuerzo de las medidas de control de los contratos, la rendición de cuentas y la garantía de calidad, y la introducción de instrumentos de notificación y una base de datos de proveedores. 5. Además, también se han cerrado cuatro de las 10 recomendaciones de auditoría externa relaciona- das con un mejor control de las actividades de adquisición de servicios, de adquisiciones en las emergen- cias y de fortalecimiento de las capacidades de planificación de las adquisiciones. Prosiguen los trabajos destinados a cerrar todas las recomendaciones relacionadas con las adquisiciones. 1 Los informes correspondientes al año civil 2016 figuran en los documentos A70/43 (Informe del Comisario de Cuentas) y A70/44 (Informe del Auditor Interno). 2 Véase el documento A70/43, anexo. A70/56 2 6. Con respecto a los viajes, se han cerrado 14 de las 23 recomendaciones destinadas a mejorar la política y los procesos. La Secretaría está firmemente decidida a cerrar las restantes recomendaciones relacionadas con los viajes, que dicen respecto al control a posteriori de las peticiones de reembolso de gastos de viaje y a la actualización del módulo viajes del Sistema Mundial de Gestión. CONTROLES INTERNOS, RENDICIÓN DE CUENTAS Y GOBERNANZA 7. En 2016 se emprendieron una serie de iniciativas clave para conseguir que, de conformidad con lo solicitado por el Auditor Interno, las diferentes iniciativas de rendición de cuentas interactúen de forma armoniosa y se cumpla el objetivo del Comisario de Cuentas de garantizar el fortalecimiento en la Organización de la transparencia y la rendición de cuentas. 8. En primer lugar, se ha vinculado la lista de comprobación para la autoevaluación del control interno con la carta anual de representación de los directores regionales y los subdirectores generales. La lista de comprobación permite verificar los controles en cinco áreas generales (medio interno, ges- tión de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión) y ha sido un ins- trumento muy útil para que los gestores puedan reflexionar sobre su medio y sus operaciones (y enten- derlos), identificar los puntos fuertes y débiles, priorizar las actuaciones y mejorar la observancia de las reglas, reglamentos y procedimientos de la OMS. La carta de representación da al Director General la seguridad de que los controles internos bajo la responsabilidad de los directores regionales y subdi- rectores generales funcionan. 9. Además, la iniciativa reciente de publicar las cartas de representación de los directores regiona- les y subdirectores generales y el pacto de rendición de cuentas anual entre el Director General y los subdirectores generales de la Sede refuerzan la transparencia y la observancia. 10. La Secretaría valora las buenas prácticas identificadas por las auditorías internas y externas de las oficinas regionales y en los países, tales como los arreglos con instituciones financieras para efec- tuar pagos en efectivo relacionados con la celebración de talleres y campañas de vacunación (oficina en la República Árabe Siria) o el concepto de «distritos de aprendizaje inter pares» (República Unida de Tanzanía), y tratará de fomentar su difusión. 11. A nivel regional y de país, se ha intensificado la labor relacionada con la aplicación de la Agen- da de Transformación en la Región de África, y se han alcanzado importantes hitos. Se ha completado satisfactoriamente la reestructuración de las áreas de trabajo técnicas en la Oficina Regional para Áfri- ca y los equipos de apoyo interpaíses de la Región de África, logrando así que el personal esté adapta- do al trabajo que ha de realizar. La reestructuración del área de administración general está en curso y se prevé que se complete para finales de julio de 2017. 12. En el área de cooperación financiera directa ha habido una reducción del número de informes pendientes, especialmente en la Región del Mediterráneo Oriental, donde en 2016 se registró, en com- paración con 2014, una reducción del 50% del valor en dólares estadounidenses de los informes pen- dientes relacionados con la cooperación financiera directa y la aplicación directa. Sin embargo, es ne- cesario seguir trabajando en el área de la cooperación financiera directa a nivel de los países, como han destacado las auditorías de las oficinas en Ghana y Rwanda.1 1 Véase el documento A70/44. A70/56 3 13. En este aspecto, en la Región de África se ha puesto en marcha un marco de garantía de la cooperación financiera directa que incluye procedimientos actualizados para las actividades de garan- tía y un cuadro de consecuencias para los asociados en la ejecución que no hayan demostrado el nivel de control necesario en su administración de fondos de la OMS. Asimismo, se ha elaborado un manual para ayudar a los ministerios de salud a observar las normas y reglamentaciones de la OMS y se están capacitando los funcionarios pertinentes de los ministerios de salud de la Región. En la Región del Mediterráneo Oriental se está adoptando un enfoque similar. 14. El fortalecimiento de los controles internos requiere instrumentos y plataformas para un segui- miento eficiente. En este aspecto se han hecho mejoras gracias a un uso más generalizado en todas las oficinas principales de instrumentos de monitoreo, como la plataforma de inteligencia empresarial o el portal de analítica. 15. Con respecto al sistema de Seguro de Enfermedad del Personal y a la nueva plataforma en línea de presentación de demandas de reembolso, el Comité Mundial de Supervisión del Seguro de Enfer- medad del Personal está buscando activamente formas de contener los costos a largo plazo, y la Secre- taría está colaborando estrechamente con la Oficina de Servicios de Supervisión Interna para reducir al máximo los posibles riesgos de fraude. 16. La Secretaría toma nota de las recomendaciones hechas en el informe del Auditor Interno a re- sultas de una auditoría operacional del Sistema Mundial de Gestión y reconoce que es necesario mejo- rar los procesos de aprobación, pero señala que los riesgos están mitigados por los controles existentes y las medidas de verificación de documentos. 17. La Secretaría toma nota de las recomendaciones hechas con respecto a la gobernanza en el área de las tecnologías de la información, la mayoría de las cuales requieren medidas a más largo plazo y planes de aplicación que irán hasta bien entrado el año 2018. Sin embargo, se han tomado medidas enérgicas para seguir avanzando y se han hecho progresos significativos en la elaboración de una carta de gober- nanza en materia de tecnologías de la información. Además, se ha celebrado la primera reunión de la Junta Mundial sobre Tecnologías de la Información, encargada de examinar las propuestas de inversión en este ámbito con base en criterios establecidos y de proponer la asignación de fondos. 18. Conviene mencionar también la propuesta de cambiar el nombre del Fondo para la Gestión de Bienes Inmuebles por Fondo para Infraestructura,1 cuyos objetivos se ampliarían más allá de los bie- nes inmuebles para incluir las inversiones en tecnologías de la información y cuya finalidad es dispo- ner de una fuente de financiación sostenible para las inversiones en tecnologías de la información y facilitar así la labor de la Junta Mundial sobre Tecnologías de la Información. 19. También se ha presentado una iniciativa mundial de reforma de las tecnologías de la informa- ción que responderá a varias recomendaciones de auditoría externa sobre la gobernanza en este ámbi- to, en particular las relacionadas con la cartera mundial de tecnologías de la información, con el fin de reducir las duplicaciones, aprovechar mejor las soluciones institucionales y centrarse en la estandari- zación, uniformización y optimización a nivel mundial. 20. En relación con el proyecto de Transformación del Sistema Mundial de Gestión, se ha reforzado la gobernanza y se han definido claramente las responsabilidades institucionales, proporcionando así más visibilidad con respecto a los costos de inversión y ordinarios, y reforzando la rendición de cuen- tas sobre las soluciones aplicadas. 1 Véase el documento A70/54. A70/56 4 ADQUISICIONES 21. Desde el último informe de la Secretaría sobre los progresos realizados en la aplicación de las re- comendaciones de auditoría externa e interna1 se han hecho avances significativos en relación con la aplicación de la Estrategia de Adquisiciones. En 2016 se perfeccionó el plan de aplicación a fin de per- mitir el establecimiento de prioridades y una mejor coordinación de las actividades en 2017 y 2018. 22. En consulta con la Red de Adquisiciones de la OMS, se ha elaborado un marco de rendición de cuentas sobre adquisiciones que abarca la primera y segunda líneas de defensa, tal como se definen en el Marco de Rendición de Cuentas de la OMS, y que se aplicará en toda la OMS a nivel mundial. En respuesta a una recomendación del Comisario de Cuentas, en 2017 se llevará a cabo una revisión de la política y los procesos de planificación de las adquisiciones, de modo que se respete el calendario de planificación operacional para 2018-2019. 23. En el segundo trimestre de 2017 se publicará una versión revisada de la Sección VI (Adquisi- ciones) del Manual electrónico de la OMS en la que quedarán reflejados los resultados del análisis ini- ciado en 2016. Está previsto que en la versión de 2017 queden completamente definidos diversos as- pectos de la gestión de las relaciones con los proveedores, en particular las sanciones y los mecanis- mos de protesta de los proveedores. 24. En relación con la adquisición de servicios, ha proseguido la separación de las modalidades con- tractuales en función de que digan o no respecto a adquisiciones. 25. En el seguimiento de la auditoría interna sobre el uso en la Sede de los acuerdos para la ejecu- ción de trabajos, se han examinado todos los planes de trabajo existentes en el Sistema Mundial de Gestión con miras a garantizar una segregación adecuada de las funciones de quienes inician la de- manda y quienes la aprueban. La exigencia de dicha segregación se reiterará en el próximo proceso de planificación operacional para el bienio 2018-2019. 26. Los pormenores de todas las políticas y procesos mencionados serán agrupados y presentados en un manual sobre adquisiciones que complementará la estrategia mundial de capacitación sobre ad- quisiciones que se pondrá en marcha en 2017 con el objetivo de reforzar las capacidades del personal en esta materia. 27. En relación con las emergencias y en respuesta a una recomendación de auditoría externa, se están ultimando un marco sobre las políticas de adquisición en las emergencias y los correspondientes procedimientos operativos normalizados, con el fin de facilitar la respuesta de la Organización a las emergencias y mejorar la observancia de las normas a nivel de los países. 28. En el ámbito de las tecnologías de la información, se está formulando una política de adquisi- ciones que ya se encuentra en su fase final y está muy centrada en el ejercicio de un control estricto de la adquisición de bienes y servicios relacionados con las tecnologías de la información y en su super- visión mundial. 1 Documento EBPBAC24/3. A70/56 5 VIAJES 29. Entre septiembre de 2015 y marzo de 2016 se realizó un estudio del costo de los viajes en mi- sión y de la política al respecto, cuya conclusión fue que la gestión general de las actividades relacio- nadas con los viajes es buena, aunque hay aspectos mejorables que podrían incrementar la eficiencia y generar ahorros a la Organización. Dichos aspectos están relacionados principalmente con el refuerzo de los controles, la mejora de la observancia de la política en cuestiones como la planificación de los viajes y la compra anticipada de billetes o el uso de tecnologías en línea para procesar las operaciones relacionadas con los viajes. 30. En consecuencia, se efectuaron varios cambios en 2016, entre ellos: la fijación de un techo pre- supuestario para los viajes no urgentes de los funcionarios en el bienio 2016-2017, con miras a obtener una reducción del 10% en comparación con el bienio anterior; la obligación de elevar a los Subdirecto- res Generales la aprobación de las solicitudes tardías de autorización de viaje de funcionarios de la Sede; la instauración en diferentes oficinas principales de un techo mensual y una reducción de los viáticos para los consultores a largo plazo, y el uso de un sistema de reservas en línea para todos los viajes a Europa con salida desde Ginebra. Los objetivos de estos cambios consistieron en reducir los costos, mejorar la observancia de la política y concienciar de los costos a los viajeros y los gestores del presupuesto. 31. El costo de los viajes en misión ascendió en 2016 a US$ 201 millones a nivel mundial, lo que representa una reducción del 14% en comparación con el año anterior, debida principalmente a una disminución del costo medio por viaje y a una reducción del precio de los billetes de avión. 32. En febrero de 2017 se hicieron nuevos cambios de la política de viajes, entre ellos: la obligación de elevar a los directores de administración y finanzas de las oficinas regionales la aprobación de las solicitudes tardías de autorización de viaje de funcionarios de las oficinas regionales y las oficinas en los países; el endurecimiento de los requisitos relativos a los planes de viaje, y la mejora de los proce- dimientos relacionados con la observancia de la política sobre demandas de reembolso. También se prevén importantes ahorros en viáticos y costos de procesamiento de transacciones con otros cambios cuya adopción está prevista para el bienio en curso, como la introducción de un programa de hoteles preferenciales para los 15 destinos más frecuentes de los viajes en misión o la ampliación del sistema de reservas en línea a ciertos destinos extraeuropeos. 33. La Secretaría mantendrá en 2017 su compromiso con la reducción de costos y el uso óptimo de los recursos. RESULTADOS DE LAS INVESTIGACIONES 34. Con respecto a las investigaciones descritas en el informe del Auditor Interno correspondiente al año civil 2016, la Secretaría confirma su compromiso de actuar con puntualidad y quisiera aportar la siguiente actualización de los resultados de las investigaciones. 35. De los 14 informes de investigación realizados por la Oficina de Servicios de Supervisión Interna en 2016, cinco dieron lugar a procedimientos disciplinarios y a la imposición de medidas disciplinarias. En los dos casos de solicitud fraudulenta de reembolso al sistema de Seguro de Enfermedad del Personal (IR2016/12 y IR2016/13), los funcionarios fueron destituidos. La misma sanción se aplicó a un funciona- rio que no cumplió con las disposiciones de las políticas y procedimientos que rigen la movilización de recursos al solicitar una donación a título personal (IR2016/9). Un funcionario implicado en la compra fraudulenta de boletos de viaje, el uso no autorizado de activos de la OMS y la falsificación de la firma A70/56 6 de funcionarios de la OMS (IR2016/10) fue destituido sumariamente. En vista de los hechos y la falta de cooperación con la investigación por parte del implicado, se decidió destituir al funcionario que había certificado como oficiales numerosas llamadas telefónicas que en realidad había hecho a un familiar y a personas externas cuya identidad no reveló (IR2016/4). En un caso (IR2016/14), el funcionario ha sido acusado de falta de conducta y la decisión sobre las medidas disciplinarias se tomará una vez completado el procedimiento disciplinario. 36. En tres casos (IR2016/1, IR2016/2 y IR2016/11) los funcionarios decidieron dimitir o jubilarse anticipadamente antes de que finalizara la investigación o concluyeran los procedimientos disciplina- rios. A estos casos no se les pudieron aplicar medidas disciplinarias, pero los funcionarios fueron in- formados de que en el futuro no se les permitiría trabajar para la OMS bajo ninguna modalidad con- tractual. Además, cuando resultó procedente, los pagos indebidos se descontaron de sus indemnizacio- nes por separación del servicio. 37. En cinco casos no se tomaron medidas disciplinarias. En el caso IR2016/8 se concluyó que las acusaciones no tenían fundamento, y el funcionario investigado fue informado de que se habían retira- do todos los cargos. En el caso IR2016/5 no se confirmaron las acusaciones, y en particular se conclu- yó que no hubo irregularidades en la contratación. Al caso IR2016/7 se le aplicó una amonestación no disciplinaria de conformidad con el artículo 1115 del Reglamento de Personal. En el caso IR2016/3, la Directora General decidió su cierre por razones de procedimiento. En el caso IR2016/6, el Comité Consultivo Mundial sobre medidas futuras en relación con denuncias de acoso examinó las conclusio- nes de la Oficina de Servicios de Supervisión Interna y recomendó que se cerrara y no se adoptaran otras medidas, solución que fue refrendada por la Directora General. El funcionario implicado ha de- nunciado el caso a través del sistema de justicia interno. 38. Desde 2014, la Secretaría ha venido publicando una circular anual en la que informa a los fun- cionarios de los procedimientos disciplinarios concluidos, con el fin de aumentar la concienciación respecto de las normas de conducta y las medidas adoptadas por la Administración para hacer frente a las violaciones de esas normas. La circular sobre los procedimientos disciplinarios concluidos en 2016 se publicó en abril de 2017. INTERVENCIÓN DE LA ASAMBLEA DE LA SALUD 39. Se invita a la Asamblea de la Salud a que tome nota del presente informe. = = =