ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD CONSEJO EJECUTIVO 111ª reunión Punto 9.4 del orden del día provisional EB111/24 13 de diciembre de 2002
Informes de la Dependencia Común de Inspección Informes anteriores de la DCI: aplicación de recomendaciones Informe de la Secretaría
1. La Asamblea General de las Naciones Unidas y los órganos legislativos de varias otras organizaciones participantes en la Dependencia Común de Inspección (DCI), incluida la OMS, hicieron suyo el nuevo sistema de seguimiento de los informes de la DCI que figura en el anexo I del informe anual de la DCI correspondiente a 1997.1 2. La novedad consiste en el establecimiento de un proceso sistemático para controlar cada medida adoptada para que los órganos legislativos competentes examinen los informes, incluidas medidas de seguimiento por los funcionarios pertinentes de las organizaciones participantes, de conformidad con el artículo 11 del párrafo 4 del Estatuto de la DCI. 3. La DCI ha ideado recientemente un sistema de control que utiliza matrices o cuadros de seguimiento para cada informe considerado por un órgano legislativo. La matriz indica la recomendación, la dependencia responsable de su aplicación, el funcionario a cargo de la aplicación, el plazo para la aplicación, y las repercusiones iniciales de la aplicación. El cuadro completo se debe presentar a la DCI y a la oficina de los órganos legislativos correspondientes. 4. Este documento tiene por objeto presentar al Consejo el nuevo cuadro de seguimiento (anexo). Comprende información detallada ulterior sobre los progresos realizados por la OMS en la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe de la DCI titulado «Examen de la gestión y la administración en la Organización Mundial de la Salud (OMS)» (documento JIU/REP/2001/5), presentado al Consejo Ejecutivo en su 109ª reunión, en enero de 2001.2
INTERVENCIÓN DEL CONSEJO EJECUTIVO 5. Se invita al Consejo Ejecutivo a tomar nota del informe.
_____________________ 1 Informe de la Dependencia Común de Inspección (correspondiente al periodo comprendido entre el 1 de julio de 1996 y el 30 de junio de 1997). Documentos Oficiales de la Asamblea General, quincuagésimo segundo periodo de sesiones, Suplemento Nº 34 (documento A/52/34). Naciones Unidas, Nueva York, 1997. 2
Documento EB109/30.
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ANEXO APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES APROBADAS/ACEPTADAS JIU/REP/2001/5: Examen de la gestión y la administración en la OMS Recomendación de la DCI Aprobada1 o aceptada2 Aceptada Dependencia responsable de su aplicación Grupo Orgánico de Administración General (GMG) Funcionario a cargo de su aplicación Director Ejecutivo de GMG Plazo Repercusiones previstas de su aplicación La delegación clara de autoridad, cuando está debidamente correlacionada con el proceso de adopción de decisiones y la obligación conexa de rendición de cuentas, permite evitar confusiones y duplicaciones. Observaciones
Rec. 1: Se debe realizar un examen exhaustivo de la delegación de autoridad y la obligación conexa de rendición de cuentas en la Organización e informar al Consejo Ejecutivo al respecto. El examen debe incluir, en una primera etapa, una definición de cuándo hace falta mantener la autoridad administrativa en la Sede y un análisis comparativo de la autoridad delegada en los grupos orgánicos y las oficinas regionales. En una segunda etapa, tras la implantación de mejores sistemas de información, hace falta un estudio más específico de la división del trabajo entre las unidades de apoyo administrativo y los servicios centrales, teniendo en cuenta la experiencia de las organizaciones del sistema de las
Fase I: 2002-2003; Fase II: 2004-2005. Aunque se han hecho trabajos preparatorios importantes sobre la revisión de la delegación de autoridad con miras a armonizar, normalizar y mejorar la delegación en la OMS, se están debatiendo todavía los aspectos más estratégicos del equilibrio entre la autoridad de la Sede y la de las regiones/países o la división del trabajo y de la autoridad entre las unidades de apoyo administrativo y los servicios centrales.
_____________________ 1 2
Recomendaciones aprobadas por los órganos legislativos. Recomendaciones aceptadas por los jefes ejecutivos sin acción legislativa.
Anexo
Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2
Dependencia responsable de su aplicación
Funcionario a cargo de su aplicación
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación
Observaciones
Naciones Unidas.
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada
Dependencia responsable de su aplicación Grupo Orgánico de Administración General (GMG)
Funcionario a cargo de su aplicación Director Ejecutivo de GMG
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación Rec. 2(a): Mejor integración de todos los aspectos de las actividades de la OMS relacionados con la tecnología de la información; fortalecimiento del liderazgo para la formulación de la estrategia sobre tecnología de la información. Rec. 2(b): No es aplicable. Rec. 2(c): Mayor transparencia y mejor comunicación con los órganos deliberantes.
Observaciones
Rec. 2: a) Se debe establecer un departamento común de tecnología de la información en la Sede; b) se debe presentar al Consejo Ejecutivo en su 111ª reunión una estrategia global en materia de tecnología de la información que debería indicar las necesidades estimadas de recursos, las etapas proyectadas de ejecución y las posibilidades de financiación, así como las consecuencias de mantener los actuales sistemas antiguos; c) la Directora General debe informar periódicamente al Consejo Ejecutivo sobre la aplicación de la estrategia y la situación del Fondo para la Tecnología de la Información.
Rec. 2(a): Aplicada como indica el documento DG Note 2002/4, de 7 de marzo de 2002. Rec. 2(b): El orden del día extraordinariamente nutrido de la 111ª reunión del Consejo Ejecutivo, asociado al término de la reorganización de GMG, ha dado lugar al aplazamiento de la presentación de un documento sobre esta cuestión hasta una reunión posterior del Consejo. Ello ofrecerá mayores posibilidades de debatir en profundidad este asunto importante. Rec. 2(c): El Fondo para la Tecnología de la Información se ha establecido de conformidad con el artículo 9.3 del Reglamento Financiero, y la financiación correspondiente se halla prevista en el proyecto de presupuesto por programas para el ejercicio 2004-2005. En el informe financiero, la Directora General informará anualmente a la Asamblea de la Salud sobre la utilización y la situación del Fondo.
Anexo
Anexo
Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada en principio, pero con algunas reservas, como se indica en el documento EB109/30: las significativas variaciones existentes entre las regiones de la OMS dificultan la aplicación de un conjunto único de criterios institucionales comunes para la representación de la OMS en los países; el cronograma propuesto es demasiado ambicioso teniendo en cuenta la necesidad de someter toda propuesta conexa a consultas regionales amplias.
Dependencia responsable de su aplicación Departamento de Cooperación y Comunicación (CCO), Grupo Orgánico de Desarrollo Sostenible y Ambientes Saludables (SDE)
Funcionario a cargo de su aplicación Director de CCO
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación La estrategia de cooperación con los países abarca un marco estratégico de dos a cinco años para todas las actividades desplegadas a nivel de los países, incluidas las repercusiones relativas a los recursos de la OMS en su conjunto, así como una evaluación de las actividades de los asociados. El principal beneficio previsto es una asignación más racional de los recursos de la OMS a los países, teniendo presente una amplia variedad de factores pertinentes para optimizar los efectos de las intervenciones de la OMS.
Observaciones
Rec. 3: La serie común de criterios objetivos solicitados por el Consejo para determinar la naturaleza y la amplitud de la representación de la OMS en los países se debe finalizar previas consultas amplias y se debe presentar en la 111a reunión para su aprobación. Los criterios también deben incluir la envergadura de las actividades previstas a nivel de país; la relación proporcional entre los costos operacionales y los recursos globales de los programas; los recursos extrapresupuestarios esperados; y la naturaleza y la envergadura de los servicios y actividades de los asociados de la OMS.
Se definieron por primera vez criterios objetivos para la 101ª reunión del Consejo Ejecutivo, celebrada en 1998 (documento EB101/5); esos criterios fueron luego recogidos de manera flexible por las oficinas regionales. Recientemente, dichos criterios se han perfeccionado para que contribuyan a orientar acerca de la amplitud de la representación. Sin embargo, no se prevé someterlos a una aprobación oficial, sino más bien aplicar la estrategia de cooperación con los países, introducida recientemente, como mecanismo para proceder a una revisión más exhaustiva de la envergadura de la presencia en los países, en estrecha consulta con cada Estado Miembro. La estrategia de cooperación con los países se está desenvolviendo en las regiones a un ritmo variable; al 30 de octubre de 2002 se habían ultimado 30 revisiones; en 2003 se ultimarán otras 25 a 30.
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada, con la condición de que el grado de autoridad delegado en las oficinas de la OMS en los países se gradúe y que la delegación se efectúe a través de las oficinas regionales.
Dependencia responsable de su aplicación Cabinete Mundial; todas las oficinas regionales
Funcionario a cargo de su aplicación Todos los directores ejecutivos y directores regionales
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación Mejor desempeño de la OMS en todos los niveles, en particular a nivel de país, como se aprecia en el marco para la evaluación de las oficinas en los países; respuestas más rápidas gracias a un mayor empoderamiento local.
Observaciones
Rec. 4: En el contexto del Gabinete Mundial, se debe emprender un examen de la red descentralizada de la OMS e impartir directrices sobre: a) las cadenas de responsabilidad entre los tres niveles de la Organización y el intercambio de información; b) el grado de autoridad delegado en las oficinas de los países; y c) medidas para el fortalecimiento de éstas mediante el desarrollo de sus recursos humanos.
Rec. 4(a) y Rec. 4(b): Estas dos recomendaciones se deben considerar en el contexto de la Rec. 1, porque las cadenas de responsabilidad entre los tres niveles y la delegación a las oficinas en los países forman parte de la cuestión general de la delegación de autoridad. Rec. 4(c): En el proyecto de presupuesto por programas para el ejercicio 2004-2005 se ha hecho un esfuerzo consciente por fortalecer la presencia de la OMS en los países.
Rec. 5: A partir de la 111a reunión del Consejo Ejecutivo, en la primera reunión del Consejo celebrada en el segundo año de cada bienio, así como en la subsiguiente Asamblea de la Salud, deberá presentarse en forma tabular un informe final sobre el grado de consecución de los resultados previstos del bienio anterior.
Aceptada
Departamento de Planificación, Vigilancia y Evaluación de Programas (PME), Grupo Orgánico de Administración General (GMG)
Director de PME
El informe final correspondiente a 20002001 ha sido ultimado; el examen a mitad de periodo correspondiente a 2002-2003 se ultimará a comienzos de 2003.
Las lecciones aprendidas de la aplicación de los presupuestos por programas anteriores y del actual serán útiles en el debate del proyecto de presupuesto por programas para el ejercicio 2004-2005.
Se debe considerar la posibilidad de que el informe correspondiente a 2002-2003 se presente en forma de cuadros.
Anexo
Anexo
Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada
Dependencia responsable de su aplicación Departamento de Planificación, Vigilancia y Evaluación de Programas (PME), Grupo Orgánico de Administración General (GMG)
Funcionario a cargo de su aplicación Director de PME
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación Una información más integral y precisa sobre la gestión de los programas que refleje el trabajo de toda la organización.
Observaciones
Rec. 6: Se requieren mayor disciplina en la aplicación del Sistema de Gestión de las Actividades (SGA) y esfuerzos adicionales, en particular a) el establecimiento de una interfaz entre el SGA y los sistemas de las Regiones de las Américas y del Pacífico Occidental; b) el acceso prioritario de las oficinas de país a una interfaz simplificada del SGA disponible por Internet; y c) la determinación, por el Departamento de Reforma Presupuestaria y Administrativa (BMR), de las necesidades de capacitación de los grupos orgánicos relacionadas con el SGA.
La remodelación del Sistema de Gestión de las Actividades está planificada y se ha comenzado a llevar a la práctica en marzo de 2001; los mecanismos y procedimientos operativos de una base de datos mundial se están poniendo a prueba desde enero de 2002.
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada, salvo la Rec. 7(c). Con respecto a las modalidades de utilización de empresas privadas de consultoría de gestión, esta cuestión ya ha sido examinada detenidamente en el documento JIU/REP/99/7, que se refiere específicamente a este tema y se remitió al Consejo Ejecutivo en su 107ª reunión, en enero de 2001. El Consejo observó lo siguiente: «Las normas y directrices de la OMS sobre la utilización de consultorías de gestión siguen los procedimientos aplicables a todos los subcontratistas y prestadores de servicios del exterior. En vista de la dificultad de distinguir entre consultorías de gestión y consultorías técnicas, no sería factible ni deseable que se definieran políticas, normas ni procedimientos relativos a los consultores en materia de gestión» (documento EB107/32).
Dependencia responsable de su aplicación Oficina de la Directora General (DGO); Grupo Orgánico de Administración General (GMG)
Funcionario a cargo de su aplicación Director Ejecutivo de GMG
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación Una definición más clara de los mandatos respectivos para los trabajos relacionados con la evaluación, así como mayor transparencia respecto de las conclusiones de las evaluaciones.
Observaciones
Rec. 7: Se debe fortalecer la función de evaluación interna mediante lo siguiente: a) una definición clara de las responsabilidades respectivas del Departamento de Reforma Presupuestaria y Administrativa (BMR) y de la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión (IAO) y la correspondiente asignación de recursos; b) la presentación de todos o parte de los resultados de los estudios de evaluación en el sitio web de la OMS, una política de transparencia ya adoptada por otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas; y c) la elaboración de una política más clara y de criterios de evaluación respecto de la utilización por la OMS de empresas privadas de consultoría de gestión.
Rec. 7(a): Aplicada, como lo indica un memorando de entendimiento entre IAO y BMR, firmado el 8 de enero de 2002. Rec. 7(b): Las evaluaciones relativas a la erradicación de la poliomielitis y al proceso de presupuestación estratégica se han puesto a disposición en el sitio web de la OMS. Rec. 7(c): No es aplicable.
Anexo
Anexo
Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Aceptada
Dependencia responsable de su aplicación Departamento de Servicios de Recursos Humanos (HRS) y Departamento de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones (ITT), Grupo Orgánico de Administración General (GMG)
Funcionario a cargo de su aplicación Rec. 8(a) y Rec. 8(b): Director Gerente de HRS; Rec. 8(c): Director del Sistema de Gestión Mundial
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación Una función de recursos humanos más moderna, proactiva y receptiva que establezca un equilibrio entre el establecimiento de orientaciones y normas a nivel central y los servicios descentralizados de recursos humanos «próximos al cliente».
Observaciones
Rec. 8: Se debe reforzar la función de personal: a) asignando esa responsabilidad a un departamento único del Grupo Orgánico Administración General y dotándolo de una firme dirección; b) redefiniendo su función en relación con las oficinas regionales y los grupos orgánicos; y c) suministrándole un sistema integrado y al día de tecnología de la información sobre recursos humanos como parte integrante de la estrategia de tecnología de la información mencionada en la Rec. 2.
Rec. 8(a): Aplicada, como se indica en el documento DG Note 2002/4, de 7 de marzo de 2002, sobre la reorganización del Departamento del HRS en cuatro servicios principales, que comprenden la función anteriormente independiente de desarrollo y capacitación del personal. Rec. 8(b): La función de HRS en relación con los grupos orgánicos se ha redefinido y fortalecido después de la reorganización indicada en el documento DG Note 2002/4, de 7 de marzo de 2002. Se prevé que determinadas funciones de recursos humanos, en particular las de clasificación y algunas de contratación, se transferirán de las unidades de apoyo administrativo a HRS. El ascenso de la función de Director de Recursos Humanos al rango de puesto del Gabinete a partir de octubre de 2001 también ha fortalecido la función del Departamento frente a las oficinas regionales y los grupos orgánicos. Rec. 8(c): En marzo de 2002 se estableció por un tiempo limitado una nueva oficina de proyecto con la
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2
Dependencia responsable de su aplicación
Funcionario a cargo de su aplicación
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación
Observaciones
responsabilidad de introducir un nuevo sistema de gestión mundial que abarcará mejoras muy importantes en su componente de recursos humanos. Se está por cubrir un cargo de director. Rec. 9: El nuevo Departamento de HRS debería; a) realizar un inventario de las aptitudes del personal en todos los niveles; b) efectuar estudios anuales de la dotación de personal junto con los grupos orgánicos y las oficinas regionales y ayudarlos a lograr las metas convenidas en esferas tales como el equilibrio en la representación de ambos sexos, la representación geográfica y el desarrollo del personal; c) hacer proyecciones para determinar el efecto de las jubilaciones previstas en una distribución geográfica equitativa; d) velar por que las listas de especialistas se utilicen de hecho; y e) instituir un sistema de auténtica rotación entre los funcionarios del cuadro orgánico de la OMS. Aceptada Departamento de Servicios de Recursos Humanos (HRS), Grupo Orgánico de Administración General (GMG) Director Gerente de HRS Rec. 9(a): A comienzos de 2003 se habrá ultimado un marco mundial para la OMS (competencias clave y de gestión). Se ha emprendido un proyecto de inventario de competencias del personal con miras a documentarlas de manera continua. Rec. 9(b): Se alienta a los grupos orgánicos y oficinas regionales a realizar con esta finalidad planes anuales de dotación de personal (véase también c) más abajo) y presentar informes anuales. Rec. 9(c): En la Sede se está poniendo a prueba un nuevo instrumento de gestión de la fuerza de trabajo que permitirá que los responsables de la gestión, entre otras cosas, hagan proyecciones sobre los efectos de las jubilaciones de personal con miras a una aplicación más amplia en 2003. Rec. 9(d): Un instrumento de contratación que se sirve de la web facilitará la Mejor planificación de los recursos humanos; mejor ajuste entre la competencia de que se dispone y las necesidades institucionales identificadas; utilización más racional de la dotación de personal disponible y prospección más fácil de los recursos que sería necesario contratar del exterior.
Anexo
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2
Dependencia responsable de su aplicación
Funcionario a cargo de su aplicación
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación
Observaciones
confección y la gestión de listas de candidatos. Rec. 9(e): Se han establecido políticas y procedimientos para un sistema de rotación y movilidad plenamente operativo; los responsables de la alta gestión están examinando dichas políticas y procedimientos, que se discutirán con los representantes del personal. Rec. 10: El Consejo quizá desee revisar el texto del artículo VIII del Estatuto del Personal («Relaciones con el personal») a fin de institucionalizar el Consejo Mundial Personal/Administración y mecanismos similares en todas las oficinas regionales. Rec. 11: El Consejo y la Asamblea de la Salud quizá deseen: a) alentar al Comisario de Cuentas de la OMS y al Auditor Externo de la OPS a que mantengan y refuercen su colaboración; y b) considerar la posibilidad de reducir la duración del mandato del Comisario de Cuentas a un periodo no consecutivo que abarque varios ejercicios financieros a fin de permitir un grado razonable de rotación sin menoscabo del grado necesario de continuidad. Aceptada Departamento de Servicios de Recursos Humanos (HRS), Grupo Orgánico de Administración General (GMG) Director Gerente de HRS Aplicada, como se indica en el documento Cluster Note 2002/29, de 22 de agosto de 2002, en el que figura el mandato del Consejo Mundial Personal/Administración. Anclaje institucional más firme de un nuevo mecanismo de consulta entre el personal y la administración, que ha demostrado ya su utilidad.
Como se explica en el documento EB109/30, la aplicación de esta recomendación corresponde al Consejo Ejecutivo y a la Asamblea de la Salud. En la actualidad, la OMS no considera necesario introducir cambios importantes porque la colaboración entre los dos auditores externos ya está funcionando bien.
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Recomendación de la DCI
Aprobada1 o aceptada2 Como se indica en el documento EB109/30, la Organización considera que la práctica vigente es eficaz.
Dependencia responsable de su aplicación
Funcionario a cargo de su aplicación
Plazo
Repercusiones previstas de su aplicación
Observaciones
Rec.12: Si los órganos deliberantes decidieran que determinados informes de IAO deben ponerse a disposición del Comité de Auditoría en forma sistemática, quizá deseen solicitar a la Directora General que proponga las enmiendas necesarias de las Normas de Gestión Financiera.
= = = Anexo