ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD 52a ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD Punto 15 del orden del día provisional A52/14 8 de abril de 1999
Informe financiero interino no comprobado correspondiente a 1998 Informe del Comisario de Cuentas
La Directora General tiene el honor de transmitir adjunto a la 52ª Asamblea Mundial de la Salud el informe interino del Comisario de Cuentas sobre la Organización Mundial de la Salud en el ejercicio 1998-1999 (anexo).
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ANEXO TRÁMITE DE PRESENTACIÓN
7 de abril de 1999 Señor Presidente de la Asamblea Mundial de la Salud Organización Mundial de la Salud CH-1211 Ginebra 27 SUIZA
Señor Presidente:
Tengo el honor de presentar a la 52ª Asamblea Mundial de la Salud mi informe interino sobre la Organización Mundial de la Salud para el ejercicio financiero 1998-1999. Este informe responde a mi intención, expresada en la 51ª Asamblea Mundial de la Salud, de informar anualmente sobre la labor de auditoría que se ha realizado y que se ha presentado a la Directora General para recabar sus observaciones. Ha sido un privilegio participar en el proceso de cambio y de reforma y deseo dejar constancia de mi gratitud a la Directora General y a la Organización por la cooperación y la ayuda que me han prestado. Atentamente,
(firmado) H. E. KLUEVER COMISARIO DE CUENTAS AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA DE SUDÁFRICA
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Anexo
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INFORME INTERINO DEL COMISARIO DE CUENTAS INDEPENDIENTE A LA 52ª ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD: AUDITORÍA DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD: EJERCICIO 1998-1999
1.
INTRODUCCIÓN
A tenor de la resolución WHA48.18 de la 48ª Asamblea Mundial de la Salud, la auditoría de la Organización Mundial de la Salud para los ejercicios 1996-1997 y 1998-1999 se asignó al Auditor General de la República de Sudáfrica. Se han realizado considerables progresos en la auditoría del ejercicio 1998-1999, que ha abarcado, entre otras cosas, un proceso de planificación general, trabajo de auditoría interina sobre el terreno en la OMS y respecto de determinadas cuentas conexas, la terminación de los procedimientos de las oficinas regionales como parte de nuestra auditoría de todas las oficinas regionales in loco en cada ejercicio, así como una ampliación de nuestros procedimientos para incluir diversas oficinas en los países. Además, se llevó a cabo una auditoría especializada de los sistemas informáticos en lo concerniente a los controles generales. Asimismo, prosiguió la interacción con la Secretaría y los representantes de los órganos deliberantes respecto de asuntos relativos al aumento de la comunicación y de la responsabilización, de los que se informa más adelante, como la creación de un comité de auditoría. Sin embargo, la labor de auditoría que se realizó el año pasado no tenía por objeto emitir un dictamen sobre los estados financieros, que figuran en el Informe financiero interino no comprobado correspondiente al año 1998. El presente informe debe enmarcarse en el contexto de una contribución constructiva al proceso de renovación y de reforma, cuyos objetivos son aumentar la responsabilización, así como la economía, la eficiencia y la eficacia operacionales, y mejorar de esa manera la gestión general de la OMS. Además, me complace dejar constancia de que la cooperación y la ayuda prestadas por la Directora General, los Directores Regionales y el personal han sido excelentes y que los documentos de contabilidad que sometimos a nuestras verificaciones de auditoría en la Sede y en las regiones fueron, por lo general, de elevado nivel.
2. 2.1
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA Objetivo
La auditoría se realiza de conformidad con los principios establecidos en el artículo XII del Reglamento Financiero y en las atribuciones adicionales respecto de la intervención externa de cuentas que figuran en el apéndice de dicho Reglamento. Los objetivos de la auditoría, realizada en el periodo en examen, abarcaron la planificación, así como el inicio de los procedimientos interinos que facilitarán la presentación de informes a la Asamblea Mundial de la Salud y servirán de base para la terminación de la auditoría y para la emisión de un dictamen de auditoría sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio 1998-1999.
2.2
Alcance
De conformidad con las normas comunes de auditoría del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica, la auditoría que
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se realizó en la Sede, en las oficinas regionales y en las oficinas en los países abarcó, entre otras cosas, los siguientes aspectos: C Una fase de planificación estratégica para asegurar que la auditoría fuera eficaz y eficiente. C El seguimiento de determinados asuntos notificados anteriormente a la Asamblea Mundial de la Salud. C Verificaciones de auditoría provisionales de sistemas y controles en la Sede, en las oficinas regionales y en las oficinas en los países. C Una combinación de procedimientos sustantivos, analíticos y de cumplimiento para lograr los objetivos de la auditoría. C Una auditoría de los sistemas informáticos en lo que respecta a los controles generales dentro del sistema de Apoyo Informativo en Administración y Finanzas. C Trabajo de auditoría de valor añadido en determinadas esferas. Las metas y objetivos estratégicos y el plan de auditoría para el bienio en curso se comunicaron al Comité de Administración, Presupuesto y Finanzas del Consejo Ejecutivo, así como a la Secretaría.
3.
PROPÓSITO DEL INFORME
El propósito del presente informe es señalar a la atención de la Asamblea Mundial de la Salud, con un grado apropiado de agregación y bajo los epígrafes que a continuación se enumeran, distintos asuntos relativos al trabajo de auditoría terminado en el primer año del ejercicio 1998-1999, así como determinadas esferas que pueden mejorarse: C C C C C C C C Comunicaciones y rendimiento de cuentas. Presentación del presupuesto y proceso presupuestario. Contribuciones señaladas pendientes. Ejecución, vigilancia y evaluación de los programas. Operaciones presupuestarias, financieras y conexas. Controles generales en el entorno informático. Preparación de los sistemas informáticos para el año 2000. Auditorías realizadas en las oficinas regionales y en las oficinas en los países.
4. 4.1
COMUNICACIONES Y RENDIMIENTO DE CUENTAS Establecimiento de un comité de auditoría
En mi anterior informe a la 51ª Asamblea Mundial de la Salud expuse los progresos realizados en relación con el establecimiento de un comité de auditoría que se ocupara eficazmente de las cuestiones de contabilidad y de auditoría. En su 103ª reunión, el Consejo Ejecutivo, mediante la resolución EB103.R8, estableció un comité de auditoría, como comité independiente creado por el Consejo Ejecutivo e integrado por seis miembros, uno de cada región de la OMS. Los objetivos del comité de auditoría, en relación con las auditorías externa e interna, son los siguientes:
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C prestar asistencia al Consejo en la supervisión de las operaciones financieras y gerenciales de la OMS; C promover la responsabilización y la transparencia en las transacciones financieras; y C facilitar la comunicación tempestiva y la adopción de medidas correctivas oportunas. Se supone que el establecimiento de este comité contribuirá de manera importante a mejorar el proceso de presentación de informes y proporcionará un foro para abordar eficazmente las cuestiones de contabilidad, de auditoría y de gestión planteadas por los auditores externos e internos y las opiniones de la Secretaría al respecto.
4.2
Establecimiento de un comité directivo de auditoría
A raíz de las consultas sostenidas con la Directora General, durante las cuales se trataron las ventajas de disponer de un mecanismo estructurado para la comunicación al más alto nivel entre el comisario de cuentas y la Secretaría, se estableció un comité directivo de auditoría integrado por representantes de categoría superior de ambas partes. El objetivo de dicho comité es servir de foro para facilitar los procesos de planificación y de seguimiento de la auditoría, lo que repercutirá en una mayor objetividad. Creo que el comité directivo de auditoría desempeñará una importante función en lo que respecta a fortalecer la cooperación y la interconexión entre el equipo de la auditoría externa y la Secretaría, lo que, a su vez, aumentará la eficacia y la calidad de la auditoría.
4.3
Auditoría interna y supervisión
El programa de auditoría incluye un examen de la medida en que se puede depender de la labor realizada por la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión (IAO), para evitar la duplicación de actividades y asegurar que la auditoría sea eficaz en relación con el costo. El examen indicó que puede utilizarse la labor realizada por la IAO en la medida en que ésta se refiera a los objetivos y los aspectos principales del mandato de la auditoría externa.
4.4
Dictamen de auditoría
En lo que se refiere al dictamen de auditoría revisado, que propuse en mi informe a la 51a Asamblea Mundial de la Salud, el Consejo Ejecutivo, mediante la resolución EB103.R14, aprobó las modificaciones del Reglamento Financiero propuestas por la Directora General y recomendó a la 52a Asamblea Mundial de la Salud que las adoptara. Esas mejoras, que prevén la inclusión de nuevos detalles, reflejan las mejores prácticas actuales y asegurarán la coherencia dentro del sistema de las Naciones Unidas.
5.
PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO Y PROCESO PRESUPUESTARIO
La Asamblea Mundial de la Salud, mediante la resolución WHA46.35 del 14 de mayo de 1993, pidió, entre otras cosas, el desarrollo de un proceso presupuestario y contable mejorado que generara una presentación más sencilla y más clara, metas realistas y mensurables de acuerdo con cada una de las prioridades 5
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sanitarias establecidas y un proceso de evaluación regular de los progresos realizados. En mis informes anteriores a la Asamblea Mundial de la Salud dejé constancia de determinadas esferas en que podían hacerse mejoras, así como de los progresos realizados a ese respecto. El proceso de renovación y de reforma que está teniendo lugar en la OMS ha sido observado durante la auditoría interina, especialmente en lo que respecta al cambio de la estructura orgánica en la Sede, a las medidas tomadas para reorganizar el presupuesto y a las iniciativas en el proceso gerencial mediante las cuales la OMS vigilará y evaluará su desempeño. Los progresos realizados por la OMS en la promoción del concepto de un enfoque estratégico de la preparación y presentación de los programas, así como su reconocimiento de las esferas que pueden mejorarse, son dignos de elogio.
6.
CONTRIBUCIONES SEÑALADAS PENDIENTES
La 51a Asamblea Mundial de la Salud, en la resolución WHA51.1, expresó su inquietud por la cuantía elevada de las contribuciones pendientes de pago y pidió al Director General que siguiera considerando la oportunidad de adoptar, teniendo en cuenta la evolución observada en el sistema de las Naciones Unidas, todas las medidas adicionales que pudieran ser adecuadas. Pese a los distintos esfuerzos desplegados en ese sentido, la cuantía de las contribuciones señaladas pendientes ha seguido aumentando. A continuación se ilustra la tendencia de las contribuciones pendientes de pago, junto con un desglose por regiones y sus efectos en los distintos meses.
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Figura 1: Tendencia del nivel de las contribuciones señaladas pendientes 250 000 000 WHO99166
200 000 000 150 000 000 US$ 100 000 000 50 000 000 0 31/12/93 31/12/94 31/12/95 31/12/96 31/12/97 31/12/98
Periodo de 12 meses hasta el
1984-93 1996-97 Bienio
1994-95 Bienio 1998
El monto total de las contribuciones pendientes de pago al 31 de diciembre de 1998 ascendió a US$ 185 967 618, en comparación con un total pendiente de US$ 179 676 194 al 31 de diciembre de 1997, lo que equivale a un aumento del 3,5%.
Figura 2: Atrasos de contribuciones, por regiones, al 31 de diciembre de 1998 WPRO 0,3% EMRO 5,9% AFRO 2.2%
AMRO 31,6%
EURO 60,0%
SEARO 0,0% WHO99167
Figura 3: Presupuesto ordinario: ingresos, obligaciones y gastos 700 000 000 WHO99168
600 000 000 500 000 000
US$
400 000 000 300 000 000 200 000 000 100 000 000 0 Ene-98 Feb-98 Mar-98 Abr-98 May-98 Jun-98 Jul-98 Ago-98 Sep-98 Oct-98 Nov-98 Dic-98
Ingresos (acumulativos)
Gastos (acumulativos)
Obligaciones (acumulativas)
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En lo que concierne a las obligaciones financieras respecto del presupuesto ordinario, la exposición precedente revela, entre otros, los siguientes hechos: C La cuantía total de las obligaciones contraídas por la OMS durante el año 1998 del ejercicio financiero en curso respecto del presupuesto ordinario ascendió a US$ 578 090 685, en tanto que el monto de los ingresos durante el mismo periodo fue de US$ 365 115 153. C Las obligaciones contraídas excedieron de los ingresos acumulativos recibidos en 1998. C Los gastos acumulativos efectuados excedieron de los ingresos acumulativos sólo una vez en 1998, al final de noviembre, cuando el déficit de numerario se enjugó recurriendo al mecanismo de los adelantos internos. Habida cuenta del efecto en el programa de trabajo y en la situación financiera de la OMS, las iniciativas para recaudar esos atrasos de contribuciones deberían evaluarse sistemáticamente, y la participación de las regiones a este respecto será importante para alcanzar buenos resultados.
7. a
EJECUCIÓN, VIGILANCIA Y EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS
El Consejo Ejecutivo, mediante la resolución EB95.R4, sobre la reforma presupuestaria, adoptada en su 95 reunión, aprobó el concepto de presupuestación estratégica por programas, en el entendimiento de que se prepararían planes de acción detallados anuales en fechas más próximas al momento de la ejecución y de que habría una mayor responsabilización en el proceso gerencial de la OMS mediante la fijación de metas y su evaluación regular. Esta decisión fue confirmada por la 48a Asamblea Mundial de la Salud. Los progresos realizados a este respecto fueron objeto de examen durante la auditoría externa del ejercicio 1996-1997, y se comunicaron a la 51a Asamblea Mundial de la Salud varias deficiencias, relacionadas con una falta de homogeneidad entre los planes de acción de diferentes programas, así como con los planes mismos. Además, se señaló que, si bien se habían hecho evaluaciones, no existía un sistema oficial unificado para evaluar los programas. Durante el bienio en curso esos asuntos fueron nuevamente objeto de examen en la Sede, en las oficinas regionales y en las oficinas en los países.
7.1
Ejecución y vigilancia de los programas
El examen reveló que los planes de acción no se habían terminado a tiempo, y se identificaron las siguientes esferas que podían mejorarse: C La exhaustividad de la información proporcionada podría mejorarse indicando, entre otras cosas, los objetivos o metas específicos, el tiempo de trabajo del personal requerido, los recursos financieros y las fechas de comienzo y de terminación. C Los planes de acción deberían indicar claramente cómo se llevará a cabo el proceso de vigilancia. C Podría haberse hecho un uso más eficaz del sistema de gestión computadorizado para la preparación y la vigilancia de los planes de acción. C Debería establecerse un vínculo operativo directo entre el presupuesto por programas y el trabajo operacional cotidiano. Fui informado de las novedades previstas para el ejercicio financiero siguiente y de que durante 1999 se elaborarán en la Sede nuevos procedimientos para mejorar la planificación y la vigilancia operacionales, que se aplicarán en toda la Organización en el año 2000. 8
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7.2
Evaluación de los programas
La 51 a Asamblea Mundial de la Salud fue informada de los progresos realizados por la OMS en el establecimiento de un sistema oficial unificado para las evaluaciones de los programas mediante la publicación de un proyecto de orientaciones. A principios de 1998 se terminaron y difundieron ampliamente las directrices generales para evaluar las políticas y programas de la OMS. Sin embargo, la falta de unas normas de trabajo convenidas en relación con la planificación, la vigilancia y la evaluación impidió que se aplicara un sistema de evaluación unificado. Se está elaborando un sistema de este tipo para efectuar evaluaciones independientes regulares, tanto internas como externas.
8.
OPERACIONES PRESUPUESTARIAS, FINANCIERAS Y CONEXAS
La auditoría comprendió un examen encaminado a determinar si los sistemas presupuestarios y financieros, junto con las operaciones conexas, eran acordes con el Reglamento Financiero de la Organización, sus políticas y sus directrices, y proporcionaban información fidedigna que permitiera garantizar la integridad y exactitud de los asientos contables. Las verificaciones de auditoría revelaron que, en general, los asientos contables son de fiar y están bien llevados. El examen de la idoneidad y eficacia del sistema de control interno, así como la verificación de las operaciones realizadas en esferas clave de la actividad financiera, como el control presupuestario, las obligaciones, los gastos, la gestión de caja, las cuentas de adelantos y los asientos de inventario de proyectos y otras actividades, revelaron una serie de esferas en las que podrían fortalecerse los controles. Esas esferas se indican a continuación.
8.1
Gestión de las asignaciones
En mi informe anterior mencioné que algunas asignaciones fueron temporalmente superadas por las obligaciones contraídas. Aunque las verificaciones de auditoría provisionales revelaron un número limitado de casos en que eso había ocurrido, son dignas de elogio las medidas aplicadas para facilitar el seguimiento.
8.2
Gestión del efectivo y de las cuentas bancarias
La auditoría realizada en las oficinas regionales y en las oficinas en los países reveló que algunas cuentas bancarias estaban al parecer inactivas, mientras que otras se mantenían con saldos que eran ya sea excesivos o insuficientes para satisfacer las necesidades operacionales en la fecha en que se hicieron los exámenes. Para asegurar que los fondos se utilicen de la manera más ventajosa para la OMS, la Secretaría se ha comprometido a señalar una vez más esta cuestión a la atención de las oficinas regionales.
8.3
Cuentas de adelantos
Un examen de las cuentas de adelantos en determinadas regiones reveló la falta de uniformidad en los sistemas de contabilidad y de registro de los titulares de las cuentas de anticipos, y se sugirió que las deficiencias en la autenticidad y autorización de las distintas transacciones, así como la aplicación uniforme de los sistemas de contabilidad y de registro, se abordaran mediante acuerdos formalizados para realizar exámenes
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periódicos a ese respecto. La Secretaría se ha comprometido a transmitir esta indicación a las regiones y a examinar sus respuestas.
8.4
Gestión de activos
Las normas de contabilidad revisadas del sistema de las Naciones Unidas establecen que el equipo no fungible, el mobiliario y los vehículos se consignen mediante una nota en los estados financieros. La OMS ha procurado cumplir con ese requisito, y el equipo no fungible, inclusive el mobiliario, las computadoras, el equipo de oficina y los vehículos motorizados fueron consignados al valor de costo mediante una nota en los estados financieros correspondientes al ejercicio que terminó el 31 de diciembre de 1997. La auditoría reveló diversos aspectos que hay que abordar respecto de los sistemas de registro utilizados y la coherencia del método de valoración. Se entiende que la Secretaría introducirá mejoras a ese respecto en un plazo realista.
8.5
Adquisiciones
Durante la auditoría de los suministros y las adquisiciones se observó que, cuando se envían mercancías a las regiones, la nota de recepción se conserva en la oficina regional en cuestión, sin que se envíe confirmación de la recepción a la Sede. El pago se autoriza una vez confirmado el recibo de las mercancías por parte del agente expedidor. La Secretaría ha reconocido la necesidad de asegurar la exhaustividad de los registros y actualmente se están examinando algunas mejoras al respecto.
8.6
Becas
Las auditorías en las oficinas regionales revelaron que el sistema de vigilancia posterior a las becas podría mejorarse a fin de asegurar que los informes de utilización se presenten en todos los casos, para su evaluación, a las regiones interesadas. Si bien se reconocen las iniciativas de la administración para aumentar la participación de las oficinas en los países a fin de obtener los informes de vigilancia posterior exigidos respecto del programa de becas, se recomienda que la administración estudie la posibilidad de recuperar los costos en que se haya incurrido en los casos en que no puedan obtenerse los servicios subsiguientes.
9.
CONTROLES GENERALES EN EL ENTORNO INFORMÁTICO
Se llevó a cabo una auditoría de los sistemas informáticos respecto de los controles generales dentro del sistema de Apoyo Informativo en Administración y Finanzas (AFI). La auditoría reveló que las medidas adecuadas de control general dentro del sistema de tecnología de la información para asegurar el funcionamiento eficaz y continuo del tratamiento de datos no se habían aplicado del todo en de las siguientes esferas: C Estructura orgánica y procedimientos operativos. 10
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C C C C
Controles de los cambios de los programas. Controles del acceso lógico. Controles del acceso físico y del sistema. Planificación de imprevistos.
En cuanto a las medidas tomadas por la Secretaría, se informó a mi Oficina de que el proyecto de examen de la Estrategia de la Tecnología Informática está estudiando las esferas identificadas en la auditoría en que pueden mejorarse los controles.
10.
PREPARACIÓN DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS PARA EL AÑO 2000
La OMS ha tomado medidas desde hace un tiempo considerable para prepararse y prevenir eventuales problemas de la tecnología de la información asociados con el efecto del año 2000. Las unidades que están expuestas a sufrir ese efecto tienen la responsabilidad de adoptar las medidas necesarias, y no se ha considerado administrativamente necesario crear ni convocar de manera regular un comité directivo que se encargue de la cuestión. La OMS no ha compilado un plan general para tratar ese asunto ni se han hecho ensayos completos de los sistemas. Si bien la Secretaría confía en que la vigilancia y las pruebas que se llevarán a cabo en esos sistemas expuestos antes de que termine el año serán suficientes, no pudo determinarse si se han tomado medidas adecuadas para garantizar que todos los sistemas funcionen debidamente el 1 de enero de 2000.
11.
AUDITORÍAS REALIZADAS EN LAS OFICINAS REGIONALES Y EN LAS OFICINAS EN LOS PAÍSES
Se han hecho trabajos de auditoría en determinadas oficinas regionales, con miras a visitar todas esas oficinas durante el ejercicio financiero. Sin embargo, se prestó más atención a la labor realizada a nivel de país, y se visitaron varias oficinas en los países. Si bien se observaron algunos aspectos alentadores, como la alta calidad de los planes de acción terminados por algunas oficinas, quedó claro que aún persisten notables diferencias en muchas esferas. Además, se observó la falta de uniformidad respecto de la evaluación comparativa o normas análogas. Esto se viene reconociendo desde hace varios años y actualmente la OMS está llevando a efecto algunas iniciativas para abordar esos asuntos de manera coordinada. En vista de su importancia para el logro de los objetivos de la OMS y de la atención que se les está prestando actualmente, en el plan de auditoría para el ejercicio financiero actual se han incluido varias oficinas en los países. Esas visitas están coordinadas con una auditoría interna, para que sean rentables. Las conclusiones específicas de todas las auditorías realizadas en oficinas regionales y en oficinas en los países se notificaron a la administración pertinente y los resultados de esas auditorías se tomaron en consideración al consignar los resultados agregados, bajo los correspondientes epígrafes del presente informe.
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12.
NOTA DE AGRADECIMIENTO
Es para mí un placer participar en el proceso de reforma y de renovación de la OMS y deseo dejar constancia de mi gratitud a la Directora General, a los Directores Regionales y al personal por la cooperación y la ayuda que me han prestado en el curso de mi auditoría.
(firmado) H. E. Kluever Auditor General de la República de Sudáfrica Comisario de Cuentas 7 de abril de 1999
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