ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD 56ª ASAMBLEA MUNDIAL DE LA SALUD Punto 16.1 del orden del día provisional A56/30 4 de abril de 2003
Informe del Auditor Interno MANDATO 1. El siguiente es el informe anual de la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión correspondiente al año civil 2002, que se transmite a la Asamblea de la Salud para su información. 2. En el artículo XII de las Normas de Gestión Financiera - Auditoría Interna - se establece el mandato de la Oficina de Auditoría Interna y Supervisión. Con arreglo al inciso (e) del párrafo 112.3 de dicho artículo, la Oficina presentará anualmente un informe resumido al Director General sobre sus actividades, con inclusión de la orientación y el alcance de esas actividades, así como sobre el estado de aplicación de las recomendaciones. Las Normas de Gestión Financiera también establecen que este informe se presente a la Asamblea de la Salud, junto con las observaciones que se estimen necesarias. 3. La Oficina desempeña una actividad independiente y objetiva a través de la cual proporciona garantía y asesoramiento con el fin de revalorizar y mejorar las operaciones de la Organización. Gracias a un enfoque sistemático y disciplinado, la Oficina ayuda a la Organización a alcanzar sus objetivos mediante la evaluación y el mejoramiento de la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernanza. 4. El cometido de la Oficina consiste en evaluar si el conjunto de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernanza, ideados y aplicados por la administración de la Organización, es apropiado y funciona de manera tal que posibilita: a) que se determinen y gestionen los riesgos; b) que la información financiera, gerencial y sobre el funcionamiento sea exacta, fiable y oportuna; c) que la actuación del personal sea compatible con las políticas, normas y procedimientos, y las reglamentaciones pertinentes; d) que los recursos se obtengan económicamente, se utilicen eficazmente y se protejan adecuadamente; e) que se ejecuten los programas y planes, y se alcancen los objetivos; y f) que el proceso de control de la Organización favorezca la calidad y el mejoramiento constante. 5. Las Normas para la práctica profesional de la auditoría interna revisadas, establecidas por el Instituto de Auditores Internos, fueron adoptadas en junio de 2002 por la 33ª Reunión de representantes de los servicios de auditoría interna de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas y las instituciones financieras multilaterales para su utilización en el sistema de las Naciones Unidas. Consiguientemente, la Oficina puso en práctica estas directrices actualizadas. 6. La Oficina tiene acceso pleno, libre e inmediato a todos los registros, bienes, miembros del personal, operaciones y funciones de la Organización que, en su opinión, guarden relación con el tema que tenga en estudio.
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PRIORIDADES, PROCESO Y PRODUCTOS 7. La piedra angular del enfoque que la Oficina aplica en sus actividades sigue siendo la estructura orgánica y las correspondientes funciones de trabajo, junto con un proceso de evaluación de los riesgos. Como resultado del proceso global de evaluación de los riesgos, la Oficina había determinado las siguientes áreas generales de trabajo: a) oficinas regionales; b) oficinas de los Representantes de la OMS; c) programas y funciones de la Sede; d) sistemas de información; y e) investigación y supervisión. Posteriormente, tras una nueva evaluación detallada de los riesgos, se determinaron prioridades y aspectos específicos dentro de cada una de esas áreas principales. La Oficina también tuvo en cuenta las peticiones efectuadas por la administración para que examinara programas o actividades concretos en el curso del año. 8. En cada una de esas áreas de trabajo, el enfoque general consistió en determinar los riesgos para el logro de los objetivos establecidos en el plan de acción y examinar determinados sistemas de control en funcionamiento, concebidos para reducir esos riesgos. A tal efecto, en el examen se evaluaron los riesgos para la eficiencia, la eficacia y la economía de las operaciones; el cumplimiento de las normas y políticas; y la fiabilidad de la información correspondiente a cada área de trabajo. 9. La Oficina examinó los procesos administrativos, financieros y gerenciales de la Sede, las oficinas regionales y las oficinas en los países. Esta labor comprendió exámenes de determinados saldos en cuentas y procesos financieros de la Sede. En las oficinas regionales, el examen se centró en el logro de los objetivos en relación con las actividades del programa, el cumplimiento de los procedimientos y el fortalecimiento de los controles internos. El enfoque basado en los riesgos adoptado para examinar la consecución de los objetivos se aplicó también a determinados programas de la Sede que así lo requerían. En las oficinas en los países, el examen se centró principalmente en la aplicación de la estrategia institucional a nivel de país. Por último, la Oficina facilitó la autoevaluación de los controles en varios programas en los que el personal respectivo evaluó los riesgos relacionados con el logro de sus objetivos y determinó medios para reducir el riesgo residual. 10. A raíz de la labor realizada por la Oficina se formularon recomendaciones al personal directivo en diversos niveles de la Organización con miras a mejorar el enfoque, la eficiencia y la eficacia de la gestión; lograr una mayor economía en las operaciones; cumplir las normas y políticas establecidas; mejorar la precisión y fiabilidad de la información financiera y gerencial; y adoptar medidas contra el fraude y las faltas de conducta.
ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA 11. La Oficina rinde cuentas directamente al Director General y su dotación de personal consta de seis puestos profesionales de auditor y un puesto de Director. Todos los puestos fueron cubiertos durante 2002. 12. Desde fines de 1995 hasta mediados de 2002, la Oficina mantuvo una presencia en Washington, D.C., en virtud de un acuerdo especial para realizar una auditoría interna general de la Oficina Regional para las Américas/OPS. A mediados de 2002, el Director de la OPS decidió establecer una auditoría interna independiente para la OPS. Por lo tanto, en el futuro, la Oficina realizará las auditorías de la Oficina Regional para las Américas de la misma manera que en las demás oficinas regionales, por lo que se está procurando ajustar la plantilla de personal profesional de Ginebra para absorber la carga adicional de trabajo.
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13. Como parte de los esfuerzos que despliega la Oficina con miras al perfeccionamiento y el mantenimiento de los conocimientos técnicos de su personal, éste ha participado en diversos cursos internos y en programas externos de formación. La formación profesional permanente mediante el proceso de autoaprendizaje también es un componente importante del perfeccionamiento del personal. 14. La Oficina mantiene contacto regular con el Comisario de Cuentas de la Organización. Al igual que en años anteriores, durante este año se celebraron consultas para coordinar la labor de auditoría y evitar la superposición en cuanto a la cobertura. La Oficina proporciona al Comisario de Cuentas un ejemplar de todos los informes de auditoría interna.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE 2002 15. En opinión de la Oficina, los resultados de la auditoría realizada en 2002 indican que, en general, los procesos internos de la OMS en materia de control, gestión de riesgos y gobernanza siguen proporcionando una garantía razonable para prevenir o detectar cualquier deficiencia importante en el logro de los objetivos de la Organización. 16. No se han impuesto limitaciones en cuanto al alcance del trabajo de la Oficina durante el desarrollo de sus actividades. Tampoco queda pendiente ninguna diferencia de opinión importante entre la Oficina y el personal de dirección de la Organización con respecto a la aceptación del riesgo residual. 17. A continuación se describen, conforme a las grandes categorías establecidas en el plan de trabajo, los principales problemas y esferas en que es necesario introducir mejoras, determinados en las auditorías realizadas en 2002.
Oficinas regionales y oficinas en los países 18. Proyecto nacional de vigilancia de la poliomielitis. El objetivo final de este proyecto, que se ejecuta bajo la dirección del Representante de la OMS en Nueva Delhi, es certificar la erradicación de la poliomielitis en la India. La Oficina realizó una evaluación de los aspectos financiero, administrativo y de apoyo al programa del proyecto, que reveló deficiencias de control que requieren atención. La falta de una definición clara de las tareas propias del Proyecto y las que incumben a la Oficina Regional y a la oficina del Representante de la OMS, así como las interrupciones en las comunicaciones, menoscaban la eficiencia y la rendición de cuentas, y debilitan la ejecución del programa. Es necesario ejercer un mayor control sobre las subvenciones para gastos locales, que representaban aproximadamente la mitad de los gastos del Proyecto, calculados en US$ 36 millones para el bienio 2000-2001. Por último, una supervisión reforzada de las 200 unidades del Proyecto desplegadas sobre el terreno ayudaría a reducir los riesgos inherentes a una estructura descentralizada. 19. Oficina Regional para el Pacífico Occidental. La auditoría se centró en áreas de administración y finanzas determinadas en el proceso de evaluación de los riesgos. Los resultados de la auditoría indican que la Oficina Regional ha puesto en práctica controles eficaces para reducir los principales riesgos, si bien esos controles pueden mejorarse en lo que respecta a las contribuciones extrapresupuestarias. Un sistema de información mejorado podría facilitar la presentación de informes a los donantes y mejorar el control financiero de las contribuciones. 20. Oficina Regional para las Américas/OPS. Si bien los procesos y controles empleados por la Oficina Regional para las Américas/OPS para concertar y gestionar acuerdos de financiación
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extrapresupuestaria con los asociados han funcionado generalmente de manera satisfactoria, la auditoría señaló algunas áreas concretas de riesgo residual. El establecimiento de objetivos de financiación extrapresupuestaria podría ser una medida dinámica para que la Oficina Regional/OPS afianzara su capacidad y mantuviera una perspectiva adecuada de las necesidades de los donantes. La participación de la Oficina Regional en las actividades de una fundación pública sin fines de lucro debería ser objeto de un examen crítico a fin de asegurarse de que tal relación es apropiada y compatible con las restricciones legales. También se requiere una mejor coordinación y un mayor intercambio de información con la sede de la OMS. 21. Oficina Regional para África. En la auditoría se hizo particular hincapié en las repercusiones de la división de las funciones financieras tras el regreso de la Oficina Regional a Brazzaville. Se evaluó la pertinencia de las medidas adoptadas para garantizar en una medida razonable la integridad de los registros financieros y la adecuada seguridad de los activos monetarios. Los resultados de la auditoría indican que las operaciones financieras y contables se han visto afectadas negativamente por la división de las mismas entre Harare y Brazzaville. En el informe se recomienda la adopción de medidas de carácter prioritario para resolver los problemas derivados de la falta de acceso en línea a los sistemas contables desde la oficina de Brazzaville. Además, se señala la necesidad de que la administración de la Región aplique controles y mecanismos de fiscalización más rigurosos, y se recomienda un examen minucioso de la estructura de control en relación con los pagos efectuados desde la oficina de Harare. Por último, se ha de prestar atención a la necesidad de poner al día un importante volumen de trabajo atrasado en la oficina de contabilidad, relacionado con las cuentas de gastos, transitorias y personales, y la aplicación de ciertos procedimientos preceptivos. 22. Examen de la labor realizada en los países y con los países. Este examen se realizó con el propósito de evaluar la presencia de la OMS en los países, en el contexto de las estrategias de cooperación con los países. Se realizaron visitas a cinco regiones, que incluyeron actividades in situ en 10 oficinas en los países seleccionadas en función de sus diferencias de tamaño y la complejidad de sus operaciones. Se examinaron, entre otras cosas, los medios por los que cada oficina había puesto en práctica los principios de: a) enfoque estratégico; b) enfoque intersectorial; c) estrategia unificada de cooperación entre la OMS y los países; d) intercambio de conocimientos e información sanitaria; e) presencia reforzada en los países; y f) apoyo de la oficina regional y la Sede. El mensaje contenido en la estrategia institucional ha influido en los métodos de trabajo en los países y con los países, si bien el grado de aplicación de la estrategia varía de un país a otro. Para lograr una aplicación eficaz de la estrategia institucional en las actividades que se desarrollen en los países y con los países se deberá hacer mayor hincapié en el enfoque estratégico, ampliar la participación en asociaciones intersectoriales, mejorar la utilización de los instrumentos y procesos de divulgación de la información, y reforzar la presencia en los países.
La Sede 23. Arreglos contractuales en la Sede. La auditoría llegó a la conclusión de que existe un riesgo moderado en el proceso de gestión de las actividades; en consecuencia, los resultados previstos en el marco de ciertos arreglos contractuales no siempre podrán alcanzarse. Se deberán fortalecer los procedimientos con una política más amplia para la gestión de los aspectos de los arreglos contractuales relacionados con el programa en lo tocante a la obtención de resultados. 24. Departamento de Salud Reproductiva e Investigaciones Conexas. Si bien el Departamento ha identificado y gestionado bien los principales riesgos inherentes a sus operaciones, la auditoría advirtió ciertas deficiencias en materia de control. Los controles y los procesos de gestión se deberán fortalecer mejorando las relaciones de trabajo con la unidad de apoyo administrativo pertinente y con el proceso de gobernanza para las actividades del Departamento. Tanto la selección de asociados para 4
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las actividades de investigación como el otorgamiento de donaciones para fortalecer las capacidades se podrían realizar de manera más transparente. 25. Adquisición por la OMS de suministros de ayuda humanitaria para el norte del Iraq. La importación por la OMS de suministros médicos para el norte del Iraq en virtud del memorando de entendimiento suscrito con la Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Iraq representa aproximadamente la mitad de todos los gastos autorizados por el Programa. La evaluación reveló que la ejecución del programa de la Organización se debe mejorar en lo tocante a la eficiencia y la eficacia. En los últimos seis años se ha autorizado a la OMS a adquirir bienes importados por un valor superior a los US$ 225 millones. No obstante, ha resultado difícil tanto hacer llegar los bienes al Iraq como instalarlos. Esta situación obedece a diversos factores, entre ellos, los procedimientos y reglamentos engorrosos, y el apoyo y la capacidad insuficientes de la Sede, incluida su función de compra. Sin embargo, la auditoría reveló que el personal de las oficinas sobre el terreno realizaba un buen trabajo en circunstancias difíciles, y señaló como un aspecto positivo los instrumentos de evaluación de las necesidades y la base de datos sobre equipo médico desarrollada y utilizada en el Iraq. 26. Servicio Mundial de Medicamentos contra la Tuberculosis. Mecanismo relativamente nuevo, desarrollado por la Alianza «Alto a la Tuberculosis», el Servicio Mundial de Medicamentos contra la Tuberculosis ha realizado progresos desde su creación en marzo de 2001. No obstante, la auditoría mostró la necesidad de fortalecer ciertas áreas del proceso de gobernanza, mejorar la planificación y vigilancia de la ejecución de los programas y reforzar el control de los contratos de compra.
SUPERVISIÓN 27. De conformidad con su mandato de determinar si los bienes se han protegido contra pérdidas y evaluar las medidas adoptadas para prevenir el fraude, el despilfarro y la malversación, la Oficina llevó a cabo las investigaciones pertinentes. Trabajando en estrecha colaboración con la Administración General y las oficinas regionales, la Oficina dedicó aproximadamente el 15% de su tiempo disponible para auditoría a los casos que se plantearon en 2002. Los resultados de la labor realizada durante ese año se han comunicado a la Directora General, y la Oficina está realizando las correspondientes actividades de vigilancia. Por la naturaleza del trabajo, los resultados de las investigaciones son estrictamente confidenciales y están sujetos a las exigencias del procedimiento reglamentario a fin de evitar que se prejuzgue de alguna manera sobre su utilización final.
AUDITORÍA DEL ONUSIDA 28. Durante 2002, en su calidad de auditor interno del organismo anfitrión, la Oficina realizó una auditoría de las contrataciones en el ONUSIDA. Los resultados de la auditoría, junto con las recomendaciones, se han comunicado al Director Ejecutivo del Programa.
SEGUIMIENTO Y APLICACIÓN 29. La Oficina vigila la aplicación de todas sus recomendaciones y verifica las medidas de aplicación notificadas, de ser posible, en las visitas de auditoría subsiguientes. Las recomendaciones han sido aceptadas positivamente por el personal directivo superior, y la Oficina está satisfecha del curso dado en general a las principales recomendaciones de la auditoría. En el anexo del presente
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documento se da cuenta del estado de los informes presentados en 2002 y de las observaciones formuladas al cierre. 30. Todos los informes emitidos en 2001 y con anterioridad han quedado cerrados, excepto los que se mencionan más adelante. En algunas de esas áreas los temas son complejos y la labor de ejecución puede llevar cierto tiempo. Así pues, las auditorías permanecen abiertas respecto de los asuntos que se exponen a continuación. 31. Internet e Intranet. En febrero de 2000 se publicó un informe en el que se abordaban los mecanismos de control interno relativos a la utilización de las tecnologías de Internet e Intranet por la Organización. Se señalaron varios problemas de seguridad de alto riesgo y se adoptaron medidas inmediatas para eliminar el riesgo operativo. También se abordaron cuestiones relativas a aspectos normativos, deficiencias preponderantes y conocidas, problemas entre lugares de destino de la OMS y otras cuestiones estratégicas. Si bien se incluyeron varias recomendaciones concretas, el informe demostró con claridad que era necesario adoptar decisiones e impartir instrucciones de alto nivel. La Oficina aún no ha recibido una respuesta a la auditoría, pero ha advertido progresos en esta área. 32. Programa «petróleo por alimentos» para el Iraq. En septiembre de 2000 se publicó un informe, y posteriormente se recibió información sobre las medidas adoptadas en relación con algunas de las recomendaciones. Un examen del seguimiento indicó que se habían abordado algunas cuestiones de organización, aunque todavía no se habían resuelto muchos de los problemas operacionales relativos a la dotación de personal, las adquisiciones y la vigilancia. Se han celebrado conversaciones con el Departamento del Programa Iraq, y la Oficina seguirá vigilando el estado de la aplicación de las recomendaciones. 33. Oficina Regional para África. En la auditoría realizada a fines de 2000 se advirtió que una transferencia bancaria de US$ 400 000 realizada en 1997 nunca se había acreditado a la Oficina Regional. Hasta el momento, esa suma no se ha recuperado a pesar de los esfuerzos realizados para ello, por lo que la solución definitiva de esta cuestión aún está pendiente. 34. Unidades de apoyo administrativo - asuntos comunes. Se ha publicado un informe de auditoría resumido en el que se destacan las deficiencias en materia de control detectadas en las auditorías de las unidades de apoyo administrativo realizadas en 2000 que las distintas unidades no pueden subsanar eficazmente. Mientras sigue en espera de una respuesta inicial a dicho informe, la Oficina ha observado que la Administración General ha realizado, o prevé realizar, cambios positivos. 35. Adquisición de productos farmacéuticos. En el informe de auditoría publicado en mayo de 2001 a este respecto se examinó la necesidad de fortalecer en la Sede el sistema de garantía y pruebas de la calidad, así como los procedimientos de contratación. También se destacaba la necesidad de confeccionar una lista de medicamentos esenciales para las compras de la OMS, basada en la Lista Modelo OMS de Medicamentos Esenciales. Aún no se ha recibido respuesta. 36. Comité de Examen de Contratos. En el informe publicado en julio de 2001 a este respecto se llegó a la conclusión de que la eficacia del Comité de Examen de Contratos en la Sede podría reforzarse mediante a) el establecimiento de sus objetivos y su mandato; b) la fusión de los diferentes conjuntos de comités en un solo órgano; c) el establecimiento de un depositario central de la labor del Comité; y d) la reorganización de su composición con arreglo al mandato establecido. Si bien aún no se ha recibido una respuesta formal, se entiende que está próxima la finalización de un proyecto sustancial de reforma del Comité.
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37. Centro OMS para el Desarrollo Sanitario, Kobe (Japón). En el informe de auditoría publicado en julio de 2001 se indicó que era preciso mejorar la relación entre el Centro y la Sede. La situación obedecía principalmente a la manera en que el Centro interpretaba su relación con la OMS en lo concerniente a la presentación de informes, y a su relación operacional con la Sede en cuestiones tales como atribuciones, procesos, información y comunicación. No se ha recibido respuesta, aunque se entiende que ya se han realizado cambios en los arreglos administrativos con la Sede.
INTERVENCIÓN DE LA ASAMBLEA DE LA SALUD 38. Se invita a la Asamblea de la Salud a que tome nota del informe.
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ANEXO
INFORMES DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTES A 2002 Y ESTADO DE LOS MISMOS Fecha del informe 25 de marzo de 2002 25 de marzo de 2002 Fecha de cierre de la auditoría Observaciones Examen consultivo durante el desarrollo del sistema; no se formularon recomendaciones formales que requieran respuesta. La OPS se encargará del seguimiento.
Oficina/asunto
Tramitación automática de documentos de obligación 23 de abril de 2002 No disponible
Centro Latinoamericano y del Caribe para Información en Ciencias de la Salud (BIREME), São Paulo (Brasil) 30 de abril de 2002 14 de mayo de 2002 19 de junio de 2002 Abierta 13 de diciembre de 2002 25 de junio de 2002
Proyecto nacional de vigilancia de la poliomielitis, Nueva Delhi
Oficina Regional para el Pacífico Occidental
Acuerdos para la ejecución de trabajos y otros acuerdos en la Sede
Se ha recibido una respuesta inicial y se han aceptado las recomendaciones. Las cuestiones complejas exigirán más tiempo para lograr plena aplicación. La OPS se encargará del seguimiento. La OPS se encargará del seguimiento. La OPS se encargará del seguimiento.
Controles de las tarjetas de viaje de la OPS 15 de agosto de 2002 15 de agosto de 2002 22 de agosto de 2002
14 de agosto de 2002
No disponible No disponible No disponible Abierta
Centro Panamericano de Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente (CEPIS), Lima
Oficina del Representante de la OPS/OMS en el Perú
Acuerdos con asociados que aportan fondos extrapresupuestarios en la Oficina Regional para las Américas/OPS
Asignación para gastos de representación y promoción
27 de septiembre de 2002
5 de diciembre de 2002
Anexo
Oficina/asunto 24 de octubre de 2002 Abierta Se ha recibido una respuesta inicial y se han aceptado la mayoría de las recomendaciones. Se deben seguir examinando ciertos acuerdos con los copatrocinadores.
Fecha del informe
Fecha de cierre de la auditoría
Observaciones
Contratos en el ONUSIDA
Departamento de Salud Reproductiva e Investigaciones Conexas 5 de diciembre de 2002 11 de diciembre de 2002 17 de diciembre de 2002 17 de diciembre de 2002 Abierta Abierta
30 de octubre de 2002
Abierta
Subsidios de alquiler en la Sede
Oficina Regional para África
Examen del trabajo en los países y con los países 31 de diciembre de 2002 Abierta
= 9 de enero de 2003 5 de febrero de 2003 10 de febrero de 2003 Abierta Abierta Abierta 14 de febrero de 2003 Abierta
No se formularon recomendaciones formales, pero se hizo una indicación acerca de la situación sobre el terreno.
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Evaluación de la adquisición por la OMS de suministros de ayuda humanitaria para el norte del Iraq
Control de las unidades de apoyo administrativo respecto de contratos
Servicio Mundial de Medicamentos contra la Tuberculosis
Examen de los mecanismos de fijación de precios de productos por los asociados colaboradores
Cuentas de compensación en la Sede
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